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Beschaffungsverträge sind strategische Vermögenswerte. Unsachgemäß verwaltete Verträge können zu Lieferantenstreitigkeiten, verpassten Einsparungen, Versäumnissen bei der Einhaltung von Vorschriften und Betriebsverzögerungen führen. Ein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement kann jedoch die Leistung der Lieferanten verbessern, die Unternehmensführung stärken und die Kosteneffizienz während des gesamten Beschaffungsprozesses steigern.

Die Procurement Contract Management Software (PCMS) ist weit mehr als ein digitaler Aktenschrank. Die heutigen PCMS-Lösungen automatisieren, zentralisieren und optimieren jede Phase des Vertragslebenszyklus, von der Erstellung und Genehmigung bis hin zur Verlängerung und Leistungsverfolgung.

Die Implementierung eines starken PCMS beseitigt Engpässe, reduziert das rechtliche und finanzielle Risiko und ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Beschaffungs-, Rechts- und Finanzteams in Echtzeit. Dies führt zu mehr Transparenz, schnelleren Bearbeitungszeiten, stärkeren Lieferantenpartnerschaften und einer Beschaffungsfunktion, die den Geschäftswert steigert.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, was eine Software für das Management von Beschaffungsverträgen leistet, ihre wichtigsten Funktionen und Vorteile erläutern und Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auswählen können.

Was ist eine Software zur Verwaltung von Beschaffungsverträgen?

Die Procurement Contract Management Software ist eine digitale Lösung, mit der die Erstellung, Ausführung und Verwaltung von Beschaffungsverträgen während ihres gesamten Lebenszyklus optimiert werden kann. Durch die Zentralisierung vertragsbezogener Prozesse verbessert PCMS die Transparenz, gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und ermöglicht bessere Lieferantenbeziehungen.

Vorteile der Zentralisierung von Beschaffungsvertragsprozessen

Die Verwaltung von Beschaffungsverträgen auf verstreuten Systemen, gemeinsam genutzten Laufwerken und E-Mail-Threads mag auf den ersten Blick überschaubar erscheinen. Da Ihr Lieferantenstamm und Ihr Vertragsvolumen jedoch wachsen, kann dieser fragmentierte Ansatz zu schwerwiegenden Ineffizienzen und Risiken führen.

Zentralisierung Ihrer Beschaffung Vertragsmanagement Die zentrale, intelligente Plattform vereinfacht die Überwachung und verändert die Art und Weise, wie Ihre Teams zusammenarbeiten, die Vorschriften einhalten und die Ausgaben kontrollieren.

So bietet ein zentralisiertes Vertragssystem einen echten Mehrwert:

• Verbesserte Barrierefreiheit: Alle Beschaffungsverträge werden in einem sicheren, zentralen Repository gespeichert, sodass die Beteiligten jederzeit und von überall auf aktuelle Versionen zugreifen können.
• Verbesserte Compliance- und Auditbereitschaft: Durch die Zentralisierung werden Arbeitsabläufe standardisiert, die Einhaltung von Richtlinien durchgesetzt und Audits vereinfacht, sodass Sie interne Kontrollen und externe Vorschriften einhalten können.
• Risikominderung und proaktive Überwachung: Eine zentrale Ansicht ermöglicht es Teams, abgelaufene Vereinbarungen, Risiken bei Nichteinhaltung von Vorschriften oder ungünstige Bedingungen zu identifizieren, bevor sie zu rechtlichen oder finanziellen Problemen eskalieren.
• Optimierte Zusammenarbeit: Beschaffung, Recht, Finanzen und Betrieb können in Echtzeit in einem einheitlichen Arbeitsbereich zusammenarbeiten, was die Vertragszyklen beschleunigt und Missverständnisse reduziert.
• Bessere Daten und Berichterstattung: Eine zentrale Plattform bietet Ihnen Einblick in wichtige Vertragskennzahlen wie Verlängerungsfristen, Lieferantenleistung und Preisbedingungen und ermöglicht so intelligentere Entscheidungen und Prognosen.
• Kontrolle der Kosten: Da alle Vertragsdetails an einem Ort gespeichert sind, können Sie die Lieferantenpreise vergleichen, doppelte Verträge vermeiden und Möglichkeiten für Neuverhandlungen oder Konsolidierung identifizieren.

Angesichts dieser Vorteile ist klar, dass es bei der Zentralisierung darum geht, eine agilere, informiertere und strategische Beschaffung Funktion. Schauen wir uns nun an, wie moderne Software den Vertragslebenszyklus von Anfang bis Ende optimiert.

Wie Software das Beschaffungsvertragsmanagement transformiert

Manuelle Vertragsprozesse haben in der Vergangenheit vielleicht funktioniert, aber heute behindern sie Ihre Einkaufsfunktion. Da das Vertragsvolumen steigt und die Lieferketten immer komplexer werden, führt die Verwendung von Tabellenkalkulationen, E-Mail-Ketten oder getrennten Dokumentensystemen zu mehr Problemen als zur Lösung.

Schauen wir uns die häufigsten Herausforderungen im manuellen Beschaffungsvertragsmanagement an und wie eine leistungsstarke Procurement Contract Management Software (PCMS) Ihnen hilft, diese zu bewältigen.

Herausforderungen manueller Beschaffungsvertragsprozesse

• Fehler und Auslassungen: Die manuelle Eingabe von Vertragsbedingungen, Lieferantendetails oder Genehmigungshinweisen führt häufig zu Tippfehlern, Inkonsistenzen oder fehlenden Informationen, wodurch Ihr Unternehmen einem rechtlichen oder finanziellen Risiko ausgesetzt ist.
• Verspätete Genehmigungen: Physisches oder E-Mail-basiertes Routing verlangsamt den Vertragszyklus, insbesondere wenn mehrere Interessengruppen beteiligt sind. Dies führt zu verpassten Terminen, verzögertem Onboarding und einer langsameren Amortisierungszeit.
• Mangelnde Sichtbarkeit: Ohne ein zentrales Dashboard oder Berichte in Echtzeit ist es schwierig, den Status eines Vertrags zu ermitteln, wer ihn verzögert oder wann er verlängert werden muss, was eher zu einem reaktiven als zu einem strategischen Management führt.
• Eingeschränkte Skalierbarkeit: Wenn Ihr Lieferantenstamm wächst, wird die manuelle Nachverfolgung, Aktualisierung und Prüfung von Verträgen unhaltbar, was zu Compliance-Lücken und verpassten Gelegenheiten führt.

Wie PCMS diese Probleme löst

Führende Plattformen wie Akirolabs haben Maßstäbe gesetzt, indem sie Funktionen anbieten, die Ineffizienzen beseitigen und eine strategischere Vertragsaufsicht ermöglichen.

• Automatisierte Arbeitsabläufe: PCMS-Plattformen leiten Verträge automatisch zur Erstellung, Überprüfung, Verhandlung und Genehmigung weiter, wodurch Zykluszeiten und administratives Hin und Her reduziert werden.
• Tracking und Benachrichtigungen in Echtzeit: Sie erhalten einen 360°-Überblick über Vertragsstatus, Versionshistorie und Verlängerungsdaten, sodass nichts übersehen wird.
• Zusammenarbeit in der Cloud: Interne Teams und externe Lieferanten können in Echtzeit mit gemeinsamen Arbeitsbereichen und sicheren Kommunikationstools zusammenarbeiten.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Durch den Wegfall manueller Nachverfolgung, Papierkram und Dateneingabe kann sich Ihr Team auf die Lieferantenstrategie, Kostenoptimierung und Wertschöpfung konzentrieren.
• Audit- und Compliance-Bereitschaft: Jede Aktion wird protokolliert und ist durchsuchbar, was Audits vereinfacht und Ihnen hilft, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

Mit diesen Funktionen macht die Software für das Beschaffungsvertragsmanagement Ihre Beschaffung intelligenter, schneller und besser auf Ihre Geschäftsziele ausgerichtet. Lassen Sie uns nun die spezifischen Funktionen untersuchen, auf die Sie bei der Bewertung einer Lösung achten sollten.

Auswahl der richtigen Funktionen: Was zeichnet großartige PCMS aus

Wenn Sie in eine Lösung für das Beschaffungsvertragsmanagement investieren, ist es unerlässlich, sicherzustellen, dass diese über den grundlegenden Speicher und die Aufgabenverteilung hinausgeht. Die richtige Software sollte Ihnen helfen, Prozesse zu rationalisieren, Risiken zu reduzieren, die Transparenz zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften in großem Maßstab zu unterstützen.

Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Bewertung der Procurement Contract Management Software (PCMS) achten sollten:

1. Automatisierte Vertragsgestaltung

Reduzieren Sie die Entwurfszeit und vermeiden Sie menschliche Fehler mit Tools, die Verträge in vorab genehmigter Rechts- und Beschaffungssprache erstellen. Dies beschleunigt die Bearbeitung und reduziert gleichzeitig die Zyklen der rechtlichen Überprüfung.

2. Vordefinierte, anpassbare Vorlagen

Sorgen Sie für Konsistenz zwischen Anbietern und Vertragstypen. Integrierte Vorlagen sorgen für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Beschaffungsstandards und machen das Onboarding neuer Benutzer schnell und kinderleicht.

3. Optimierte Überprüfungs- und Genehmigungsabläufe

Intelligente Routing-Funktionen senden Verträge automatisch in der richtigen Reihenfolge an die richtigen Stakeholder, was Genehmigungen beschleunigt und die Geschäfte auf Kurs hält.

4. Tools für Verhandlungen in Echtzeit

Verhandeln Sie direkt auf der Plattform mit Funktionen für Kommentare, Redlining und Versionskontrolle. Auf diese Weise wird Verwirrung vermieden, die Zusammenarbeit verbessert und der Zeitverlust durch Hin- und Herüberarbeitungen reduziert.

5. Rechtsverbindliche elektronische Signaturen

Die integrierte E-Signaturfunktion ermöglicht eine sichere, gesetzeskonforme und schnelle Unterzeichnung von Verträgen. Es sind keine Druck-, Scan- oder Drittanbieter-Tools erforderlich.

6. Benachrichtigungen zur Vertragsverfolgung und -verlängerung

Verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Termin. Ein gutes PCMS verfolgt Meilensteine wie Vertragslaufzeiten, Zahlungsfristen und Leistungsbeurteilungen und sendet automatische Benachrichtigungen, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten.

7. Lebenszyklusmanagement nach der Signatur

Die Arbeit Ihres Vertrags endet nicht mit der Unterzeichnung. Verwalte Verpflichtungen, bearbeite Änderungen, verfolge die Einhaltung der Lieferantenvorschriften und stelle sicher, dass Budgetprognosen und KPIs eingehalten werden — alles innerhalb der Plattform.

Diese Funktionen helfen dabei, die Beschaffung agiler und transparenter zu gestalten und auf die Unternehmensstrategie abzustimmen. Lassen Sie uns als Nächstes untersuchen, wie diese Funktionen den Mehrwert in verschiedenen Abteilungen steigern, von der Beschaffung über die Rechtsabteilung bis hin zu Finanzen und Betrieb.

Unternehmensweiter Mehrwert: Wie PCMS jede Abteilung unterstützt

Die Software für das Management von Beschaffungsverträgen ist ein strategisches Asset, das die funktionsübergreifende Ausrichtung, Effizienz und Risikominderung unterstützt. Von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Finanzplanung — die Vorteile von PCMS gehen weit darüber hinaus Beschaffung und Lieferantenmanagement.

So profitieren verschiedene Abteilungen von der Implementierung:

Beschaffung

PCMS optimiert den gesamten Lebenszyklus von Lieferantenverträgen, von der Erstellung und Verhandlung bis hin zur Verlängerung, und ermöglicht es den Beschaffungsteams:

• Standardisieren Sie die Vertragssprache und die Konformitätsprüfungen.
• Beschleunigen Sie das Onboarding und reduzieren Sie die Zykluszeiten.
• Überwachen Sie die Lieferantenleistung und die vertraglichen Verpflichtungen in Echtzeit.

Das heißt Beschaffung kann weniger Zeit damit verbringen, Unterschriften nachzujagen, und mehr Zeit damit verbringen, eine Lieferantenstrategie zu entwickeln.

Lesen Sie auch Schritte zur Einführung einer erfolgreichen digitalen Beschaffungsstrategie

Rechtliches

Rechtsteams erhalten eine bessere Kontrolle und weniger Brandschutzübungen. Eine zentrale Vertragsbibliothek mit Versionskontrolle und vorab genehmigten Klauseln hilft ihnen dabei:

• Minimiere das rechtliche Risiko und die Haftung.
• Verkürzen Sie die Bearbeitungszeit von Verträgen.
• Stellen Sie die Durchsetzbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in großem Umfang sicher.

Automatisierte Genehmigungsworkflows befreien die Rechtsabteilung zudem von sich wiederholenden Prüfungen, sodass sie sich auf strategische Beratungsaufgaben konzentrieren können.

Finanzen und Betrieb

Mit einer einzigen Informationsquelle für alle vertraglichen Verpflichtungen erhalten Finanz- und Betriebsteams klarere Einblicke in:

• Künftige Zahlungsbedingungen, Vertragsverbindlichkeiten und Cashflow-Prognosen.
• Budgetplanung und Anpassung der Ausgaben an die Vertragsbedingungen.
• Operative KPIs sind an Service Level Agreements (SLAs) und die Leistung der Anbieter gebunden.

Diese Transparenz ermöglicht es den Teams, proaktive, fundierte Entscheidungen zu treffen und Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden.

Verkäufe

Vertriebsteams verwenden häufig Beschaffungsverträge, die an kundenorientierte Leistungen oder Dienstleistungen von Drittanbietern gebunden sind. PCMS-Plattformen, die in CRM-Tools integriert sind, ermöglichen ihnen:

• Greifen Sie während der Verhandlungen auf relevante Lieferantenvereinbarungen zu.
• Stellen Sie sicher, dass der Anbieter für das Onboarding von Kunden bereit ist.
• Passen Sie die Beschaffungszeitpläne an die Markteinführungsstrategien an.

Ein gut implementiertes PCMS wird zu einer gemeinsamen digitalen Infrastruktur, die Agilität, Rechenschaftspflicht und Abstimmung in Ihrem Unternehmen verbessert. Schauen wir uns als Nächstes an, wie PCMS-Tools bewertet werden können und was die besten Tools von anderen unterscheidet.

Auswahl des richtigen PCMS: Worauf Sie bei einer hochwirksamen Lösung achten sollten

Der Schlüssel liegt darin, eine Lösung zu finden, die Ihre aktuellen Herausforderungen bewältigt und mit dem Wachstum, der Komplexität und den strategischen Zielen Ihres Unternehmens Schritt hält.

Hier sind die kritischen Faktoren, die Sie bei der Bewertung der Procurement Contract Management Software (PCMS) berücksichtigen sollten:

1. Benutzerfreundliche Oberfläche

Eine leistungsstarke Plattform bedeutet wenig, wenn Ihr Team es vermeidet, sie zu nutzen. Suchen Sie nach Software mit einem klaren, intuitiven Design, das die Lernkurve minimiert. Die besten Lösungen bieten geführte Arbeitsabläufe, benutzerfreundliche Dashboards und eine Self-Service-Vertragssuche, die allesamt zu einer höheren Akzeptanz in allen Abteilungen führen.

2. Anpassung und Flexibilität

Jedes Unternehmen hat eigene Beschaffungsrichtlinien, Genehmigungshierarchien und Risikoschwellenwerte. Wählen Sie eine Plattform für konfigurierbare Vorlagen, rollenbasierte Berechtigungen, Klauselbibliotheken und Regeln zur Workflow-Automatisierung, die auf Ihr Geschäftsmodell zugeschnitten sind.

3. Nahtlose Integrationen

Ihr PCMS sollte sich problemlos in Kernsysteme wie ERP (z. B. SAP, Oracle), CRM (z. B. Salesforce), Dokumentenmanagement-Tools und E-Signatur-Plattformen integrieren lassen. Diese Integrationen beseitigen Datensilos und ermöglichen funktionsübergreifende Transparenz, sodass Finanz-, Rechts- und Betriebsdaten in Echtzeit auf Vertragsdaten zugreifen können.

4. Skalierbarkeit und Leistung

Denke langfristig. Kann die Software einen Anstieg des Vertragsvolumens bewältigen? Unterstützt sie Verträge mit mehreren Regionen oder mehreren Sprachen? Ein skalierbares PCMS ist unerlässlich, wenn Ihre Lieferantenbasis oder Ihre geografische Präsenz wachsen.

5. Sicherheit auf Unternehmensebene

Verträge enthalten hochsensible Informationen: Lieferantenpreise, finanzielle Bedingungen und geistiges Eigentum. Die von Ihnen gewählte Plattform muss Folgendes bieten:

• Ende-zu-Ende Verschlüsselung
• SOC 2- oder ISO 27001-Zertifizierung
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Detaillierte Audit-Trails

Dies ist nicht verhandelbar, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufrechtzuerhalten.

6. Analytik und Berichterstattung

Erstklassige Plattformen ermöglichen Einblicke. Wählen Sie ein Tool, das Echtzeit-Dashboards, Risikowarnungen, Verlängerungsprognosen und Leistungsanalysen bietet und Ihnen hilft, Vertragsdaten in verwertbare Informationen umzuwandeln.

Die Wahl des richtigen PCMS ist eine strategische Investition. Es sollte Ihr Team in die Lage versetzen, die Automatisierung zu ermöglichen, die Einhaltung von Vorschriften zu stärken und sich nahtlos mit dem breiteren technischen Stack verbinden zu lassen, der Ihre Beschaffungsfunktion steuert. Schauen wir uns an, wie eine Plattform wie Akirolabs vereint diese Funktionen, um ein intelligenteres, schnelleres und strategischeres Vertragsmanagement zu unterstützen.

Wie akirolabs das Einkaufs- und Vertragsmanagement verbessert

Akirolabs wurde für Unternehmen entwickelt, die Beschaffungsverträge nicht nur effizient, sondern auch strategisch verwalten möchten. Es zentralisiert Vertragsabläufe, verankert die Einhaltung von Richtlinien und verknüpft jede Vertragsmaßnahme mit der Lieferantenstrategie und den Geschäftsergebnissen.

So hilft Akirolabs Ihren Teams dabei, Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten:

1. Bettet Verträge in strategische Beschaffungsinitiativen ein

In Akirolabs sind Verträge keine isolierten Dokumente. Sie sind in Beschaffungs- und Kategoriestrategien eingebettet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Verpflichtungen der Lieferanten, die Preisgestaltung und die für die Einhaltung der Vorschriften erforderlichen Maßnahmen direkt mit den strategischen Zielen und geplanten Ergebnissen übereinstimmen.

2. Automatisiert Arbeitsabläufe und Genehmigungen, ohne die Kontrolle zu verlieren

Die Plattform unterstützt konfigurierbare Routing-Regeln, die auf Vertragstyp, Wertschwellen, Geschäftsbereichen oder regionalen Richtlinien basieren. Die Beteiligten erhalten automatische Eingabeaufforderungen, wobei die vollständige Rückverfolgbarkeit und die Prüfprotokolle für jede Genehmigung gewahrt bleiben.

3. Beschleunigt die Ausarbeitung mit Klauselbibliotheken und vorab genehmigten Vorlagen

Akirolabs ermöglicht es Rechts- und Beschaffungsteams, eine zentrale Klauselbibliothek zu verwalten. Benutzer können Verträge mithilfe vorab genehmigter Vorlagen zusammenstellen, was das Hin und Her mit rechtlichen Fragen reduziert und gleichzeitig die Durchsetzbarkeit und Standardisierung gewahrt bleibt.

4. Ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit mit Rechts-, Finanz- und Lieferantenvertretern

Interne und externe Stakeholder können Verträge in einem gemeinsamen Arbeitsbereich überprüfen, kommentieren und überarbeiten. Die Versionskontrolle stellt sicher, dass es nur eine einzige Informationsquelle gibt, während die Zugriffsberechtigungen für Vertraulichkeit und Kontrolle sorgen.

5. Verfolgt Verpflichtungen, Verlängerungen und Lieferanten-KPIs in einem Arbeitsbereich

Nach der Unterzeichnung verfolgt Akirolabs weiterhin die Leistung der Lieferanten, die Verlängerungstermine und die Meilensteine des Serviceniveaus. Auf diese Weise kann die Beschaffung rechtzeitig vor Ablauf oder Eskalation auf Abweichungen reagieren und die Bedingungen neu aushandeln.

6. Liefert beschaffungsbezogene Berichte und strategische Einblicke

akirolabs verknüpft Vertragsdaten mit umfassenderen Beschaffungsanalysen. Sie können die vertraglich vereinbarten Ausgaben anhand des Budgets abgleichen, die Einhaltung der Lieferantenvorschriften anhand verschiedener Kategorien verfolgen und die Vertragsergebnisse direkt mit Kennzahlen zur Kosteneinsparung oder Risikominderung verknüpfen.

7. Lässt sich nahtlos in ERP-, Rechts- und Dokumentensysteme integrieren

Die Plattform ist mit wichtigen ERP-Plattformen (SAP, Oracle), E-Signatur-Tools und internen Dokumentenablagen verbunden. Dadurch wird sichergestellt, dass Vertragsdaten zwischen Beschaffung, Finanzen und Rechtsabteilung ohne Doppelarbeit oder Verzögerung fließen.

Warum das für Ihr Unternehmen wichtig ist

Wenn Ihr Team Lieferantenverträge in Silos verwaltet, Genehmigungen einholt oder aufgrund mangelnder Transparenz riskiert, dass die Vorschriften nicht eingehalten werden, bietet Akirolabs eine strukturierte und strategische Alternative. Es macht das Vertragsmanagement von einem reaktiven Verwaltungsaufwand zu einem Motor für Einkaufsleistung, Unternehmensführung und Kosteneffizienz.

Buchen Sie noch heute eine Demo um zu erfahren, wie Akirolabs Ihre Einkaufs- und Vertragsmanagementstrategie modernisieren und Verträge in Katalysatoren für den Geschäftswert verwandeln kann.

Fazit

Eine Investition in eine Software zur Verwaltung von Beschaffungsverträgen ermöglicht intelligentere, schnellere und regelkonformere Entscheidungen in Ihrem gesamten Unternehmen. Mit der richtigen Plattform können Sie Engpässe beseitigen, Risiken reduzieren, Lieferantenbeziehungen stärken und datengestützte Erkenntnisse gewinnen, die den langfristigen Wert steigern.

Der Erfolg hängt jedoch davon ab, ob Sie sich für eine Lösung entscheiden, die auf die Herausforderungen von heute und die Chancen von morgen zugeschnitten ist. Nehmen wir an, Sie sind bereit, fragmentierte Prozesse und manuelles Vertragsmanagement hinter sich zu lassen. In diesem Fall Akirolabs bietet die intelligenten, automatisierten und kollaborativen Tools, die Sie benötigen, um aus jedem Beschaffungsvertrag einen Wachstumstreiber und Wettbewerbsvorteil zu machen.

Jede Entscheidung, die Sie in der Beschaffung treffen, beeinflusst die Stabilität, Effizienz und Rentabilität Ihrer Lieferkette. Beim strategischen Einkauf geht es nicht nur um den Erwerb von Produkten oder Dienstleistungen — es beinhaltet eine durchdachte Planung, Lieferantenbewertung und Kostenanalyse, um sicherzustellen, dass jeder Einkauf zu den langfristigen Geschäftszielen beiträgt.

Es trägt dazu bei, einen stetigen Fluss hochwertiger Materialien aufrechtzuerhalten, minimiert Risiken im Zusammenhang mit Lieferunterbrechungen und stärkt die Lieferantenbeziehungen.

Indem Sie sich auf den Wert und nicht nur auf die Kosten konzentrieren, ermöglicht Ihnen der strategische Einkauf, die Produktkonsistenz aufrechtzuerhalten, die betriebliche Effizienz zu verbessern und effektiv auf Marktveränderungen zu reagieren. Es stellt sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur die unmittelbaren Anforderungen erfüllt, sondern sich auch auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet.

Aber was macht den Einkauf wirklich strategisch? Und wie wirkt sich das auf die gesamte Lieferkette aus?

In diesem Blog werden seine Bedeutung, seine wichtigsten Prinzipien und bewährten Verfahren untersucht, damit Sie fundierte Entscheidungen treffen können, die ein nachhaltiges Wachstum unterstützen.

Was ist strategischer Einkauf?

Strategischer Einkauf ist ein strukturierter Beschaffungsansatz, der sich eher auf langfristige Ziele als auf kurzfristige Kosteneinsparungen konzentriert. Anstatt einfach Waren und Dienstleistungen nach Bedarf zu kaufen, bewerten Sie Lieferanten, bewerten Risiken und richten Einkaufsentscheidungen an den Gesamtzielen Ihres Unternehmens aus.

Diese Methode stellt sicher, dass die Beschaffung zum Geschäftswachstum, zur Effizienz der Lieferkette und zum Wettbewerbsvorteil beiträgt.

Im Gegensatz zum traditionellen Einkauf, bei dem häufig die sofortige Verfügbarkeit und der Preis im Vordergrund stehen, werden beim strategischen Einkauf Faktoren wie Lieferantenzuverlässigkeit, Markttrends und Gesamtbetriebskosten analysiert. Dazu gehören der Aufbau enger Beziehungen zu wichtigen Lieferanten, die Aushandlung günstiger Verträge und die Sicherstellung von Qualität und Kontinuität der Versorgung.

Durch die Implementierung eines strategischen Einkaufs reduzieren Sie Lieferkettenrisiken, verbessern die Kosteneffizienz und schaffen ein robusteres Geschäftsmodell. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen leiten, mit diesem Ansatz können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die den langfristigen Erfolg unterstützen.

Lesen Sie auch: Strategische Beschaffung und Beschaffung: Die Unterschiede und Gemeinsamkeiten verstehen

Vorteile des strategischen Einkaufs in der Lieferkette

Der strategische Einkauf spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Effizienz der Lieferkette, der Reduzierung von Risiken und der Verbesserung der allgemeinen Geschäftsleistung. Anstatt sich ausschließlich auf Kostensenkungen zu konzentrieren, stellt dieser Ansatz sicher, dass Beschaffungsentscheidungen zu langfristiger Stabilität und Wachstum beitragen.

Hier sind einige wichtige Vorteile des strategischen Einkaufs im Supply-Chain-Management:

1. Kosteneinsparungen ohne Kompromisse bei der Qualität

Beim strategischen Einkauf stehen die Gesamtbetriebskosten im Vordergrund und nicht nur der ursprüngliche Preis. Indem Sie bessere Verträge aushandeln, die Bestellmengen optimieren und zuverlässige Lieferanten auswählen, können Sie die Kosten senken und gleichzeitig die Produktqualität aufrechterhalten.

2. Stärkere Lieferantenbeziehungen

Der Aufbau langfristiger Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten gewährleistet einen besseren Service, eine verbesserte Zuverlässigkeit und günstigere Preise. Es ist wahrscheinlicher, dass Lieferanten Ihre Bedürfnisse priorisieren, wenn sie sich für eine dauerhafte Geschäftsbeziehung einsetzen.

3. Reduzierte Risiken in der Lieferkette

Ungeplante Störungen können zu Verzögerungen und finanziellen Verlusten führen. Beim strategischen Einkauf bewerten Sie Lieferantenrisiken, diversifizieren Ihre Bezugsquellen und erstellen Notfallpläne, um Störungen aufgrund von Lieferengpässen, politischer Instabilität oder Marktschwankungen zu minimieren.

4. Verbesserte Effizienz und Produktivität

Durch die Rationalisierung der Beschaffungsprozesse, die Automatisierung von Routineaufgaben und die Auswahl der richtigen Lieferanten kann Ihr Unternehmen die Durchlaufzeiten verkürzen und die betriebliche Effizienz verbessern. Dies ermöglicht reibungslosere Produktionszyklen und eine bessere Bestandsverwaltung.

5. Bessere Einhaltung und Nachhaltigkeit

Der strategische Einkauf umfasst die Bewertung von Lieferanten im Hinblick auf ethische Praktiken, Umweltauswirkungen und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dies hilft Ihrem Unternehmen dabei, Branchenstandards einzuhalten, rechtliche Risiken zu reduzieren und zu Initiativen zur sozialen Verantwortung des Unternehmens beizutragen.

6. Verbesserter Wettbewerbsvorteil

Eine gut verwaltete Lieferkette verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil, indem sie eine konsistente Produktverfügbarkeit gewährleistet, die Kosten senkt und die Reaktionszeiten auf Marktanforderungen verbessert. Wenn die Beschaffung an den Geschäftszielen ausgerichtet ist, stärkt dies Ihre allgemeine Marktposition.

Durch die Einführung eines strategischen Einkaufs können Sie die Beschaffung von einer Kostenstelle in eine wertschöpfende Funktion verwandeln, die den langfristigen Erfolg fördert.

Im nächsten Abschnitt lernen wir, wie Sie einen detaillierten strategischen Einkaufsplan entwickeln.

Lesen Sie auch: MRO-Beschaffung verstehen: Beschaffung, Einkauf und Kategoriemanagement

Entwicklung eines strategischen Einkaufsplans

Ein gut strukturierter strategischer Einkaufsplan hilft dabei, Beschaffungsentscheidungen an den Geschäftszielen auszurichten und so Kosteneffizienz, Lieferantenzuverlässigkeit und langfristigen Erfolg sicherzustellen. Anstatt Ad-hoc-Käufe zu tätigen, schaffen Sie einen klaren Rahmen für die Bewertung von Lieferanten, das Risikomanagement und die Optimierung von Beschaffungsprozessen.

So können Sie einen effektiven strategischen Einkaufsplan entwickeln:

1. Definieren Sie Geschäfts- und Beschaffungsziele

Identifizieren Sie zunächst die wichtigsten Ziele Ihres Unternehmens und wie sich Kaufentscheidungen auf sie auswirken. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Kostensenkung, Qualitätsverbesserung, Lieferantenvielfalt und Nachhaltigkeit. Durch die Festlegung klarer Ziele wird sichergestellt, dass die Beschaffung den allgemeinen Geschäftsprioritäten entspricht.

2. Analysieren Sie die aktuellen Ausgaben und die Leistung Ihrer Lieferanten

Sehen Sie sich frühere Einkaufsdaten an, um das Ausgabenverhalten, die Zuverlässigkeit der Lieferanten und die Kosteneffizienz zu verstehen. Identifizieren Sie Bereiche, in denen die Kosten optimiert, Verträge neu ausgehandelt oder die Lieferantenbeziehungen verbessert werden können. Diese Analyse hilft dabei, fundierte Entscheidungen für zukünftige Beschaffungsstrategien zu treffen.

3. Identifizieren und bewerten Sie Lieferanten

Die Auswahl der richtigen Lieferanten ist entscheidend für einen erfolgreichen Einkaufsplan. Bewerten Sie potenzielle und bestehende Lieferanten anhand von Faktoren wie Preisgestaltung, Qualität, Zuverlässigkeit, Finanzstabilität und Einhaltung von Industriestandards. Erwägen Sie, Ihren Lieferantenstamm zu diversifizieren, um die Abhängigkeit von einer einzigen Quelle zu verringern.

4. Entwickeln Sie Verhandlungs- und Vertragsstrategien für Lieferanten

Ein strategischer Einkaufsplan umfasst gut ausgehandelte Verträge, in denen Preisstrukturen, Lieferfristen, Qualitätsstandards und Streitbeilegungsmechanismen festgelegt sind. Richten Sie langfristige Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten ein, um bessere Konditionen zu erzielen und eine konsistente Versorgung sicherzustellen.

5. Implementieren Sie die Beschaffungsrichtlinien und -prozesse

Standardisieren Sie Einkaufsverfahren, um Konsistenz und Effizienz zu gewährleisten. Definieren Sie Genehmigungsabläufe, Ausgabenlimits und Berichtsstrukturen, um die Transparenz und Rechenschaftspflicht bei Beschaffungsvorgängen zu verbessern. Implementieren Sie Technologielösungen wie Beschaffungssoftware, um Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren.

6. Managen Sie Risiken und erstellen Sie Notfallpläne

Identifizieren Sie potenzielle Risiken in Ihrer Lieferkette, wie Preisschwankungen, Lieferantenausfälle oder geopolitische Probleme. Entwickeln Sie Notfallpläne, z. B. alternative Beschaffungsoptionen oder Bestandspuffer, um Unterbrechungen zu minimieren und die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten.

7. Überwachen, Messen und Verbessern

Der strategische Einkauf ist ein fortlaufender Prozess, der einer regelmäßigen Überwachung bedarf. Etablieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie Kosteneinsparungen, Lieferantenleistung, Beschaffungszyklen und Vertragstreue. Bewerten und verfeinern Sie Ihren Einkaufsplan kontinuierlich, um ihn an sich ändernde Marktbedingungen und Geschäftsanforderungen anzupassen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie einen strategischen Einkaufsplan erstellen, der Ihre Lieferkette stärkt, die Kosteneffizienz verbessert und den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens sicherstellt.

Nachdem Sie nun eine Vorstellung von der Entwicklung eines strategischen Einkaufsplans haben, schauen wir uns die Technologie und die Tools für den strategischen Einkauf an.

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Technologie und Tools für den strategischen Einkauf

Technologie spielt eine entscheidende Rolle dabei, den strategischen Einkauf effizienter, datengesteuerter und kostengünstiger zu gestalten. Digitale Lösungen helfen dabei, die Beschaffung zu rationalisieren, das Lieferantenmanagement zu verbessern, Risiken zu reduzieren und gleichzeitig die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Hier sind einige wichtige Technologien und Tools, die den strategischen Einkauf unterstützen:

1. Managementsysteme für die Beschaffung

Diese Systeme automatisieren Einkaufsprozesse, von der Lieferantenauswahl bis zur Auftragsverwaltung. Sie helfen dabei, Ausgaben zu verfolgen, Beschaffungsrichtlinien durchzusetzen und Kaufentscheidungen zu optimieren. Zu den Funktionen gehören häufig Nachverfolgung in Echtzeit, automatisierte Workflows und die Integration in Finanzsysteme.

2. Plattformen für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)

SRM-Plattformen unterstützen Unternehmen dabei, Lieferanten effektiv zu bewerten, zu verwalten und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Sie bieten Einblicke in die Leistung von Lieferanten, die Einhaltung von Verträgen und das Risikomanagement. Diese Tools tragen dazu bei, starke Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten und eine zuverlässige Beschaffung sicherzustellen.

3. E-Sourcing- und E-Procurement-Lösungen

E-Sourcing-Tools helfen Unternehmen dabei, Lieferanten zu vergleichen, Ausschreibungen durchzuführen und bessere Vertragsbedingungen auszuhandeln. E-Procurement-Lösungen hingegen automatisieren Bestellanforderungen, Genehmigungen und Auftragserfüllung und sorgen so für Effizienz und Transparenz bei der Beschaffung.

4. Tools zur Ausgabenanalyse und zum Kostenmanagement

Diese Tools analysieren Beschaffungsdaten, um Ausgabenmuster, Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Leistungstrends der Lieferanten zu identifizieren. Sie helfen Unternehmen dabei, die Beschaffungskosten zu verfolgen, Ineffizienzen zu erkennen und Beschaffungsstrategien zu optimieren.

5. Systeme zur Unternehmensressourcenplanung (ERP)

ERP-Systeme integrieren die Beschaffung mit anderen Geschäftsfunktionen wie Bestandsverwaltung, Finanzen und Lieferkettenbetrieb. Sie bieten Einblicke in Echtzeit, optimieren Arbeitsabläufe und verbessern die Entscheidungsfindung, indem sie Daten abteilungsübergreifend konsolidieren.

6. Lösungen für künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen

KI-gestützte Tools verbessern den strategischen Einkauf, indem sie die Nachfrage vorhersagen, die Lieferantenauswahl optimieren und Vertragsverhandlungen automatisieren. Sie können Beschaffungstrends analysieren, Kosteneinsparungsmöglichkeiten vorschlagen und die Effizienz verbessern, indem sie manuelle Aufgaben reduzieren.

7. Blockchain für Transparenz bei der Beschaffung

Die Blockchain-Technologie verbessert die Transparenz und Sicherheit bei der Beschaffung, indem sie manipulationssichere Aufzeichnungen von Transaktionen erstellt. Sie hilft dabei, die Echtheit der Lieferanten zu überprüfen, Betrug zu verhindern und das Vertragsmanagement zu verbessern, indem sie ein unveränderliches Verzeichnis der Beschaffungsaktivitäten führt.

8. Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme

Diese Systeme speichern und organisieren Beschaffungsverträge, Bestellungen und Compliance-Dokumente sicher. Sie verbessern die Zugänglichkeit, erleichtern die Zusammenarbeit und stellen sicher, dass alle Dokumente im Zusammenhang mit der Beschaffung gut verwaltet und leicht abgerufen werden können.

9. Internet der Dinge (IoT) für intelligente Beschaffung

IoT-fähige Geräte ermöglichen die Nachverfolgung von Inventar und Lieferungen in Echtzeit, sodass Unternehmen ihre Kaufentscheidungen optimieren können. Intelligente Sensoren in Lagern und Lieferketten helfen bei der Überwachung der Lagerbestände und reduzieren so das Risiko von Überbeständen oder Engpässen.

Durch die Integration dieser Technologien in Ihren strategischen Einkaufsprozess können Sie die Effizienz Ihrer Beschaffung verbessern, Risiken reduzieren und fundiertere Entscheidungen treffen. Digitale Tools rationalisieren nicht nur die Abläufe, sondern liefern auch die Daten und Erkenntnisse, die zur Verbesserung der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette erforderlich sind.

Im folgenden Abschnitt erfahren wir mehr über das Risikomanagement im strategischen Einkauf.

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Risikomanagement im strategischen Einkauf

Das Risikomanagement ist ein wichtiger Bestandteil des strategischen Einkaufs und stellt sicher, dass Beschaffungsentscheidungen Sicherheitslücken und Störungen in der Lieferkette minimieren. Unerwartete Ereignisse wie Lieferantenausfälle, Preisschwankungen, regulatorische Änderungen und geopolitische Probleme können sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken. Eine gut strukturierte Risikomanagementstrategie hilft Unternehmen, sich auf Unsicherheiten vorzubereiten und die Stabilität der Lieferkette aufrechtzuerhalten.

Hier sind die wichtigsten Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

1. Identifizierung von Beschaffungsrisiken

Das Verständnis potenzieller Risiken ist der erste Schritt zu einem effektiven Risikomanagement. Zu den häufigsten Risiken bei der Beschaffung gehören:

• Probleme mit der Lieferantenzuverlässigkeit — Verzögerungen, Qualitätsmängel oder finanzielle Instabilität der Lieferanten können den Betrieb stören.
• Marktvolatilität — Schwankungen der Rohstoffpreise, der Wechselkurse und der Inflation wirken sich auf die Beschaffungskosten aus.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften — Änderungen der Handelspolitik, der Umweltgesetze oder der Branchenvorschriften können sich auf die Beschaffungsstrategien auswirken.
• Logistik- und Transportrisiken — Verzögerungen aufgrund von Wetter, Arbeitsstreiks oder geopolitischen Spannungen können die Lieferketten stören.
• Cybersicherheitsbedrohungen — Datenschutzverletzungen in Beschaffungssystemen können zu Betrug, finanziellen Verlusten oder betrieblichen Rückschlägen führen.

2. Entwicklung einer Strategie zur Risikominderung

Um die Beschaffungsrisiken zu minimieren, sollten Unternehmen proaktive Strategien umsetzen wie:

• Diversifizierung der Lieferanten — Vermeiden Sie es, sich auf einen einzigen Lieferanten zu verlassen, indem Sie bei mehreren Anbietern in verschiedenen Regionen einkaufen.
• Langfristige Lieferantenverträge — Schließen Sie Verträge ab, die die Preis- und Lieferkontinuität sicherstellen, um die Marktvolatilität zu mindern.
• Regelmäßige Lieferantenaudits — Führen Sie Leistungsbeurteilungen und finanzielle Zustandsprüfungen durch, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
• Inventarpufferung — Halten Sie den Sicherheitsbestand aufrecht, um Störungen im Falle unerwarteter Verzögerungen zu vermeiden.
• Rechts- und Compliance-Überwachung — Bleiben Sie über Branchenvorschriften auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass Lieferanten die Compliance-Standards einhalten.

3. Nutzung von Technologie zur Risikobewertung

Digitale Tools und Analysen spielen eine entscheidende Rolle bei der Identifizierung und Minderung von Beschaffungsrisiken. Unternehmen können Folgendes nutzen:

• Modelle zur Risikobewertung — KI-gestützte Tools analysieren die Leistung von Lieferanten und prognostizieren potenzielle Ausfälle.
• Automatisierte Compliance-Verfolgung — Softwarelösungen helfen dabei, regulatorische Änderungen zu überwachen und die Einhaltung der Vorschriften durch Lieferanten sicherzustellen.
• Überwachung der Lieferkette in Echtzeit — IoT und Datenanalysen bieten Einblicke in die Logistik und den Lagerbestand in Echtzeit.

4. Erstellung eines Notfallplans

Ein Notfallplan stellt sicher, dass der Beschaffungsbetrieb bei Störungen reibungslos weitergeführt wird. Zu den wichtigsten Elementen gehören:

• Alternative Lieferantennetzwerke — Vorab zugelassene Ersatzlieferanten, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.
• Krisenmanagementteams — Spezialisiertes Personal, das schnell auf Notfälle in der Lieferkette reagiert.
• Szenarioplanung — Simulation potenzieller Risikoszenarien und Entwicklung von Reaktionsstrategien.

5. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung

Das Risikomanagement ist ein fortlaufender Prozess, der eine regelmäßige Bewertung und Anpassung erfordert.

Unternehmen sollten:

• Führen Sie häufig Risikobewertungen und Vertragsprüfungen für Lieferanten durch.
• Überwachen Sie Markttrends und geopolitische Entwicklungen, die sich auf die Beschaffung auswirken.
• Aktualisieren Sie die Risikomanagementstrategien auf der Grundlage früherer Erfahrungen und neuer Branchenherausforderungen.

Durch die Implementierung eines strukturierten Risikomanagementansatzes können Unternehmen ihre strategischen Einkaufsprozesse stärken, Störungen reduzieren und die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette verbessern.

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akirolabs: Verbessern Sie Ihre Beschaffung mit strategischem Einkauf

Beschaffungsteams, die den strategischen Einkauf über Regionen, Kategorien und Interessengruppen hinweg skalieren wollen, sehen sich häufig mit fragmentierten Tools, eingeschränkter Transparenz und inkonsistenter Ausführung konfrontiert. Das ist wo Akirolabs zeichnet sich durch eine Cloud-native, KI-fähige SaaS-Plattform aus, die speziell für strategisches Kategorienmanagement in großen Unternehmen.

Akirolabs ist kein Beschaffungs- oder Beschaffungsinstrument. Stattdessen befindet es sich im Strategieebene des Procurement-Tech-Stacks. Es fungiert als zentralisiertes Betriebssystem, in dem Einkaufsleiter, Kategoriemanager und Geschäftsbeteiligte gemeinsam Kategorienstrategien entwickeln, anpassen und umsetzen können, die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind.

Wichtige Funktionen zur Unterstützung des strategischen Einkaufs

1. Strukturierte Strategieentwicklung

Im Gegensatz zu statischen PowerPoint-Decks oder Excel-Tabellen bietet Akirolabs vorgefertigte Tools wie:

• SWOT, PESTLE, Porters Fünf Kräfte
• Lieferantenkartierung und Risiko-Heatmaps
• Strategische Szenariomodellierung unter Berücksichtigung von Kosten, ESG und Resilienz

Auf diese Weise können Teams datengestützte Entscheidungen treffen und Kompromisse zwischen Beschaffungsmodellen prüfen (z. B. global vs. lokal, Singlesource vs. Dualsource).

2. Integrierte Zusammenarbeit und Einbindung der Interessengruppen

akirolabs unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen Funktionen wie Forschung und Entwicklung, Finanzen, Recht und Nachhaltigkeit durch:

• Rollenbasierte Arbeitsbereiche
• Maßgeschneiderte Umfragen und Tools zur Erfassung von Anforderungen
• Integrierte Chat-, Tagging- und Genehmigungsworkflows

Dadurch wird sichergestellt, dass Beschaffungsstrategien funktionsübergreifend validiert werden und unterschiedliche Geschäftsprioritäten widerspiegeln.

3. Ausführung und Leistungsverfolgung in Echtzeit

Sobald eine Strategie entwickelt ist, ermöglicht Akirolabs die Ausführung durch:

• Nachverfolgung von Initiativen mit Zeitplänen und KPIs
• Automatisch generierte Zusammenfassungen
• Live-Dashboards, die Kosteneinsparungen, ESG-Auswirkungen und Risikominderung anzeigen

Teams können die Wertschöpfung verfolgen, Abhängigkeiten verwalten und der Geschäftsleitung über Fortschritte berichten — alles von derselben Plattform aus.

4. Integrierte Risiko- und ESG-Informationen

Das Beschaffungsrisiko ist bei Akirolabs kein Nebensache. Es ist in den gesamten Prozess eingebettet über:

• KI-gestützte Risikoidentifikation und Szenariomodellierung
• ESG-Scoring-Tools und Nachhaltigkeitskontrade-Off-Analyse
• Modul „Purpose Procurement“ zur Förderung von Initiativen in den Bereichen DE&I und grüne Beschaffung

Diese Funktionen helfen dabei, die Beschaffung an den Unternehmensrisiko-, Compliance- und Nachhaltigkeitszielen auszurichten.

Akirolabs ermöglicht es Ihnen, die Beschaffung in einen strategischen Motor für Wert, Effizienz und Nachhaltigkeit umzuwandeln. Es ist an der Zeit, über den einfachen Einkauf hinauszugehen und das wahre Potenzial Ihrer Einkaufsfunktion auszuschöpfen.

Fazit

Beim strategischen Einkauf geht es nicht nur darum, Waren und Dienstleistungen zu erwerben — es geht darum, fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Effizienz steigern, Risiken reduzieren und langfristigen Wert für Ihr Unternehmen schaffen.

Durch einen strukturierten Ansatz, den Einsatz von Technologie und die Pflege starker Lieferantenbeziehungen können Sie eine widerstandsfähigere und nachhaltigere Lieferkette aufbauen.

Wenn Sie Ihre Beschaffungsstrategie auf die nächste Stufe heben möchten, können die richtigen Tools und das richtige Fachwissen den Unterschied ausmachen.

Vereinbaren Sie noch heute eine Demo um zu erfahren, wie eine datengesteuerte, KI-gestützte Beschaffungsplattform Ihnen helfen kann, Einkaufsentscheidungen zu optimieren und die Effizienz Ihrer Lieferkette zu maximieren.

Die Beschaffung verändert sich rasant, beeinflusst durch neue Beschaffungstechnologien, sich verändernde Lieferketten und der wachsende Bedarf an Effizienz, Kostenkontrolle und Nachhaltigkeit. Im Jahr 2025 werden Unternehmen wie Ihres auf fortschrittliche Einkaufstools angewiesen sein, um Prozesse zu rationalisieren, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern und intelligentere Entscheidungen zu treffen.

Künstliche Intelligenz, Automatisierung, prädiktive Analytik und Blockchain verändern die Art und Weise, wie Unternehmen Beschaffungsvorgänge beschaffen, aushandeln und verwalten. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie die neuesten Lösungen einsetzen, die die Transparenz verbessern, Risiken reduzieren und die Ausgaben optimieren.

Dieser Blog behandelt die wichtigsten Trends und Einkaufstechnologien, die die Beschaffung im Jahr 2025 prägen, und hilft Ihnen dabei, die richtigen Tools und Strategien für den Aufbau einer stärkeren und effizienteren Einkaufsfunktion zu finden.

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Neue digitale Technologien in der Beschaffung

Die digitale Transformation verändert die Art und Weise, wie Sie die Beschaffung abwickeln, und macht Prozesse schneller, intelligenter und genauer. Mit neuen Beschaffungstechnologien können Sie Ineffizienzen reduzieren, Risiken reduzieren und bessere Entscheidungen treffen.

Automatisierung, künstliche Intelligenz und datengestützte Erkenntnisse sind nicht mehr nur optional — sie werden immer wichtiger, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Hier sind einige der wichtigsten digitalen Technologien, die die Beschaffung verändern, und wie Sie davon profitieren können:

1. Kognitives Rechnen und künstliche Intelligenz

KI und Cognitive Computing heben die Beschaffung auf ein ganz neues Niveau. Anstatt Stunden damit zu verbringen, Lieferantendaten und Vertragsbedingungen zu sortieren, kann KI die schwere Arbeit für Sie erledigen. Intelligente Systeme analysieren riesige Datensätze in Echtzeit und helfen Ihnen dabei, Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu identifizieren, Lieferantenrisiken vorherzusagen und bessere Beschaffungsstrategien zu empfehlen.

Maschinelles Lernen kann auch Routineaufgaben wie Rechnungsabgleich, Bestellgenehmigungen und Risikobewertungen erledigen, sodass Sie mehr Zeit für strategischere Entscheidungen haben. Sogar KI-gestützte Chatbots können dazu beitragen, die Lieferantenkommunikation zu optimieren, Routineanfragen zu beantworten und Ihren Beschaffungsprozess reibungsloser und effizienter zu gestalten.

2. Intelligente Inhaltsextraktion

Wenn Sie jemals Probleme damit hatten, wichtige Informationen aus Verträgen, Rechnungen oder Beschaffungsdokumenten zu extrahieren, kann Ihnen die intelligente Inhaltsextraktion das Leben erleichtern. Mithilfe von KI und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) kann diese Technologie unstrukturierte Daten scannen und wichtige Details wie Preise, Lieferantenbedingungen und Compliance-Klauseln automatisch abrufen.

Keine manuelle Dateneingabe oder das Durchsuchen endloser Dokumente mehr. Auf diese Weise können Sie Genehmigungen schneller bearbeiten, die Vertragsgenauigkeit sicherstellen und Beschaffungsentscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger, gut strukturierter Informationen treffen.

3. Visualisierung von Beschaffungsdaten

Daten sind mächtig, aber nur, wenn Sie sie sinnvoll nutzen können. Fortschrittliche Visualisierungstools verwandeln komplexe Beschaffungsdaten in leicht verständliche Dashboards, mit denen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) verfolgen, die Leistung Ihrer Lieferanten überwachen und Ausgabentrends in Echtzeit analysieren können.

Mit Heatmaps, Trenddiagrammen und interaktiven Diagrammen können Sie Ineffizienzen schnell erkennen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung finden und Ihre Beschaffungsstrategie optimieren. Diese Art der Datenklarheit stellt sicher, dass Ihre Entscheidungen transparent und fundiert sind und auf die Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt sind.

4. Einsatz von Sensoren und Wearables zum Tracking

Die Verfolgung von Lieferungen, die Überwachung des Inventars und die Gewährleistung der Sicherheit der Lieferkette können eine Herausforderung sein, aber IoT-gestützte Sensoren und Wearables können das ändern. Dank der in Lieferungen, Lagerhäusern und Transportflotten integrierten Sensoren können Sie sich in Echtzeit über Standort, Temperatur und Zustand der Waren informieren.

Wearables wie RFID-fähige Ausweise können auch dabei helfen, die Bewegungen der Mitarbeiter in Lagern zu verfolgen und so Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Diese Tracking-Lösungen reduzieren Risiken, verhindern Verluste aufgrund von Verderb oder Diebstahl und sorgen für einen reibungslosen Ablauf Ihres Beschaffungsprozesses, indem sie pünktliche Lieferungen sicherstellen.

5. Kollaborationsnetzwerke für mehr Sichtbarkeit

Bei der Beschaffung geht es nicht mehr nur um Transaktionen — es geht darum, starke Lieferantenbeziehungen aufzubauen und eine vollständige Transparenz in Ihrer gesamten Lieferkette zu gewährleisten. Digitale Kollaborationsnetzwerke, die auf Cloud-Plattformen und Blockchain basieren, helfen Ihnen dabei, in Echtzeit mit Lieferanten, Anbietern und Logistikpartnern in Verbindung zu bleiben.

Diese Netzwerke bieten Ihnen sofortigen Zugriff auf Leistungsdaten von Lieferanten, Vertragsaktualisierungen und Compliance-Aufzeichnungen, was Lieferantenverhandlungen und Streitbeilegung erleichtert. Mit verbesserter Transparenz und nahtloser Kommunikation können Sie Engpässe reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und die Beschaffung effizienter gestalten.

6. Prädiktive und fortschrittliche Analytik

Wäre es nicht toll, Unterbrechungen der Lieferkette zu antizipieren, bevor sie eintreten? Predictive Analytics hilft Ihnen dabei. Durch die Analyse historischer Beschaffungsdaten, Marktbedingungen und Leistungstrends von Lieferanten können KI-gestützte Analysen die Nachfrage prognostizieren, Beschaffungsstrategien optimieren und potenzielle Risiken erkennen.

Ob es darum geht, Preisschwankungen vorherzusagen oder unzuverlässige Lieferanten zu identifizieren, diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Herausforderungen immer einen Schritt voraus zu sein und proaktivere Entscheidungen zu treffen. Fortschrittliche Analysen helfen auch dabei, Ausgabenmuster zu verfolgen, die Budgetoptimierung sicherzustellen und die allgemeine Einkaufseffizienz zu verbessern.

Nachdem wir nun über neue digitale Technologien Bescheid wissen, wollen wir uns die wichtigsten Einkaufstrends für 2025 ansehen.

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Die wichtigsten Einkaufstrends für 2025

Die Beschaffung durchläuft 2025 einen tiefgreifenden Wandel, der auf schnelle technologische Fortschritte, eine sich verändernde globale Lieferkettendynamik und steigende Anforderungen an Nachhaltigkeit zurückzuführen ist. Unternehmen müssen sich diesen Veränderungen stellen, um die Effizienz zu steigern, Risiken zu minimieren und die langfristige Wertschöpfung voranzutreiben.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Einkaufstrends, die die Zukunft prägen werden -

1. KI und Automatisierung werden die Beschaffung verändern

Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung werden eine zentrale Rolle bei der Revolutionierung der Beschaffungsprozesse spielen. Generative KI wird die Entscheidungsfindung im Einkauf verbessern, indem sie Lieferantenempfehlungen, Ausgabenprognosen und fortschrittliche Analysen bietet.

KI-gestützte Assistenten automatisieren Angebotsanfragen (RFQs), die Erstellung von Bestellungen, die Rechnungsverarbeitung und das Onboarding von Lieferanten, wodurch der manuelle Aufwand erheblich reduziert wird. Intelligente KI-Systeme werden auch Echtzeitdaten analysieren, um Beschaffungsfachleuten zu helfen, fundierte Entscheidungen in Bezug auf Lieferantenauswahl, Risikominderung und Kostenoptimierung zu treffen.

Diese Fortschritte werden nicht nur die Geschwindigkeit und Genauigkeit erhöhen, sondern auch die allgemeine Effizienz der Beschaffung verbessern, indem menschliche Fehler reduziert werden und die Fachkräfte mehr Zeit haben, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.

2. Nachhaltigkeit und ESG-Compliance werden eine Priorität sein

Nachhaltigkeit ist nicht mehr optional, und Unternehmen werden einem zunehmenden Druck ausgesetzt sein, Prinzipien aus den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) in ihre Beschaffungsstrategien zu integrieren.

Unternehmen müssen sich auf die Erfassung des CO2-Fußabdrucks, die verantwortungsvolle Beschaffung und die Einhaltung der ESG-Standards durch Lieferanten konzentrieren. Umweltfreundliche Beschaffung wird zu einem zentralen Schwerpunkt werden, wobei der Einsatz nachhaltiger Materialien, ethische Arbeitspraktiken und Modelle der Kreislaufwirtschaft im Vordergrund stehen.

Digitale Tools werden entscheidend dazu beitragen, die Transparenz der Lieferkette zu verbessern und sicherzustellen, dass Beschaffungsentscheidungen mit den globalen Nachhaltigkeitsverpflichtungen übereinstimmen. Unternehmen, die ESG-Prinzipien nicht berücksichtigen, riskieren Reputationsschäden und potenzielle regulatorische Strafen, sodass die nachhaltige Beschaffung zu einem nicht verhandelbaren Aspekt künftiger Geschäftsstrategien wird.

3. KI-gestützte und personalisierte Beschaffungsplattformen

Die Beschaffungssoftware wird sich weiterentwickeln, um hochgradig personalisierte und KI-gestützte Benutzererlebnisse zu bieten. Diese Plattformen werden sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen, indem sie standortspezifische Beschaffungsempfehlungen, Vertragsautomatisierung und erweiterte Analyse-Dashboards bieten.

KI-gestützte Beschaffungssysteme lassen sich nahtlos in ERP-Software (Enterprise Resource Planning), Finanzsysteme und Supply-Chain-Management-Plattformen integrieren und ermöglichen so einen Datenfluss in Echtzeit über den gesamten Geschäftsbetrieb hinweg.

Durch die Integration von Marktanalysetools in Echtzeit können Beschaffungsexperten schnell auf Preisschwankungen, Leistungstrends bei Lieferanten und geopolitische Störungen reagieren.

Dieses Maß an Personalisierung und Integration wird die Beschaffung agiler und anpassungsfähiger an die Marktbedingungen machen, was zu besseren strategischen Entscheidungen führt.

4. Prädiktive Analytik wird zu intelligenteren Entscheidungen führen

Die Beschaffung wird von einer reaktiven zu einer proaktiven Funktion übergehen und prädiktive Analysen nutzen, um Ausgaben zu optimieren und Risiken zu reduzieren. KI-gestützte Analysen werden Unternehmen dabei helfen, Beschaffungsbedürfnisse zu antizipieren, Budgets zu optimieren und die Nachverfolgung der Lieferantenleistung zu verbessern.

Echtzeitdaten werden verwendet, um Lieferantenrisiken wie finanzielle Instabilität oder potenzielle Störungen zu bewerten, sodass Unternehmen präventive Maßnahmen ergreifen können. Darüber hinaus werden KI-gestützte dynamische Preisprognosen Trends bei Rohstoffpreisen, Materialien und Dienstleistungen analysieren und so den Beschaffungsteams helfen, kosteneffektive Einkaufsentscheidungen zu treffen.

Durch den Einsatz prädiktiver Analysen können Unternehmen die Beschaffungsplanung verbessern, das Risikomanagement verbessern und die Lieferantenverhandlungen optimieren.

5. Stärkere Zusammenarbeit mit Lieferanten und strategische Partnerschaften

Die traditionelle transaktionale Lieferantenbeziehung wird sich zu einem stärker kooperativen und strategischen Partnerschaftsmodell entwickeln. Die Beschaffungsteams werden aktiv mit den Lieferanten zusammenarbeiten, um Innovationen voranzutreiben, die Kosteneffizienz zu verbessern und die gegenseitigen Wachstumschancen zu verbessern.

Unternehmen werden in die Überwachung der Lieferantenleistung in Echtzeit mithilfe von Leistungsindikatoren (KPIs) und datengesteuerten Dashboards investieren, um Qualität, Compliance und Effizienz sicherzustellen.

Programme zur Lieferantenvielfalt werden ebenfalls an Bedeutung gewinnen, da sich Unternehmen darauf konzentrieren, Inklusivität zu fördern und Risiken zu reduzieren, die mit einer übermäßigen Abhängigkeit von einer begrenzten Anzahl von Anbietern verbunden sind. Die Stärkung der Zusammenarbeit mit Lieferanten wird nicht nur zu Innovationen führen, sondern auch zu einer widerstandsfähigeren Lieferkette führen, die besser in der Lage ist, globale Störungen zu bewältigen.

6. Cybersicherheit wird ein Muss bei der Beschaffung sein

Da die Beschaffung zunehmend digitalisiert wird, werden die Cybersicherheitsrisiken steigen, sodass Sicherheit oberste Priorität hat. Unternehmen müssen robuste Cybersicherheitsmaßnahmen ergreifen, um sensible Einkaufsdaten vor Cyberbedrohungen, Betrug und Verstößen zu schützen.

Das Risikomanagement von Drittanbietern wird von entscheidender Bedeutung sein, da Unternehmen strenge Cybersicherheitsrichtlinien für ihre Anbieter durchsetzen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verlangen. Durch die Stärkung der digitalen Beschaffungssicherheit werden geschäftskritische Informationen geschützt, Schwachstellen in der Lieferkette vermieden und die Integrität der Beschaffungstransaktionen gewährleistet.

Unternehmen, die Cybersicherheit nicht priorisieren, setzen sich Betriebsstörungen, Reputationsschäden und finanziellen Verlusten aus.

7. Agile Beschaffungsstrategien für Resilienz

In einer Zeit kontinuierlicher Marktvolatilität müssen Beschaffungsstrategien agiler werden, um sich schnell an unvorhergesehene Störungen anpassen zu können. Unternehmen werden flexible Beschaffungsmodelle implementieren, die es ihnen ermöglichen, dynamisch auf wirtschaftliche Schwankungen, geopolitische Krisen und Unterbrechungen der Lieferkette zu reagieren.

Nearshoring und Lokalisierung werden zu wichtigen Trends werden, da Unternehmen versuchen, die Abhängigkeit von Lieferanten aus der Ferne zu verringern und Lieferkettenrisiken zu mindern. Unternehmen werden auch dynamische Vertragsmodelle einführen, die Flexibilität bieten, Beschaffungsstrategien anzupassen, wenn sich die Marktbedingungen ändern.

Durch die Einführung einer agilen Beschaffung werden Unternehmen die Widerstandsfähigkeit ihrer Lieferkette verbessern und so die Geschäftskontinuität auch angesichts von Unsicherheiten sicherstellen.

8. Die Beschaffung wird sich zu einer strategischen Geschäftsfunktion entwickeln

Die Beschaffung wird nicht mehr nur als Kostensenkungsfunktion betrachtet, sondern sie wird eine entscheidende Rolle bei der Förderung der Geschäftsstrategie, des Umsatzwachstums und der Innovation spielen.

Einkaufsleiter werden eng mit Führungskräften der obersten Führungsebene, einschließlich CFOs, CTOs und COOs, zusammenarbeiten, um die Einkaufsstrategien an den umfassenderen Geschäftszielen auszurichten. In den Diskussionen in den Vorstandsetagen werden zunehmend Überlegungen zur Beschaffung im Mittelpunkt stehen, da Unternehmen erkennen, welche Auswirkungen die Funktion auf Nachhaltigkeit, Rentabilität und betriebliche Effizienz hat.

Wenn Beschaffungsteams zunehmend strategische Aufgaben übernehmen, werden sie zum langfristigen Geschäftswachstum, Wettbewerbsvorteilen und zur Wertschöpfung im gesamten Unternehmen beitragen.

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akirolabs: Ihr strategischer Einkaufsvorteil

Da die Beschaffung im Jahr 2025 immer komplexer wird, sehen sich Unternehmen einem zunehmenden Verbesserungsdruck ausgesetzt Effizienz, Kostenkontrolle, und Nachhaltigkeit. Traditionelle Beschaffungsmethoden haben Schwierigkeiten, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Akirolabs, eine KI-gestützte, Cloud-native Beschaffungsplattform, ist einzigartig positioniert, um Unternehmen dabei zu unterstützen, sich an diese neue Landschaft anzupassen und erfolgreich zu sein.

Zentralisierte Beschaffungsdaten

• Traditionelle Beschaffungssysteme stützen sich häufig auf manuelle Prozesse und Getrennte Tools, was zu fragmentierten Daten und ineffizienten Entscheidungsprozessen führt.
• Akirolabs zentralisiert Beschaffungsdaten auf einer einzigen Plattform und bietet Sichtbarkeit in Echtzeit in die Leistung von Lieferanten, Beschaffungsstrategien und historische Entscheidungen.
• Das zentralisierter Ansatz stellt sicher funktionsübergreifende Zusammenarbeit, reduziert Silos und ermöglicht schnellere, fundiertere Entscheidungen.

KI-gestützte Erkenntnisse und prädiktive Analysen

• Auf dem heutigen schnelllebigen Markt müssen Unternehmen proaktiv, aber viele haben mit einem Mangel an Einblicke in Echtzeit.
• Akirolabs nutzt AI um prädiktive Analysen und umsetzbare Erkenntnisse bereitzustellen, die es Teams ermöglichen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und mildern Lieferantenrisiken bevor sie zu Problemen werden.
• Mit Akiro Assist, den KI-gestützten Co-Piloten der Plattform, erhalten die Einkaufsteams personalisierte Empfehlungen die Beschaffungsstrategien optimieren, Preisschwankungen vorhersagen und die Lieferantenauswahl verbessern.

Nachhaltigkeit und ESG-Integration

• Nachhaltigkeit ist ein wachsendes, aber integrierendes Thema ESG (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) Die Grundsätze der Beschaffung können eine Herausforderung sein.
• Akirolabs bettet ein ESG-Metriken in Beschaffungsstrategien, Nachverfolgung CO2-Fußabdrücke, ethische Beschaffung, und Lieferantenvielfalt in Echtzeit.
• Die Plattform ist Jenseits der Kategorie Mit dieser Funktion können Unternehmen erstellen kategorienübergreifende Nachhaltigkeitsstrategien, um sicherzustellen, dass alle Beschaffungsentscheidungen mit soziale Verantwortung der Unternehmen Tore.

Zusammenarbeit mit Lieferanten und Beziehungsmanagement

• Der Aufbau starker Lieferantenbeziehungen ist von entscheidender Bedeutung, doch viele Unternehmen haben damit zu kämpfen schlechte Sichtbarkeit des Lieferanten und ineffiziente Kommunikation.
• Akirolabs erleichtert Zusammenarbeit in Echtzeit durch Cloud-basierte Netzwerke, bietet sofortigen Zugriff auf Leistungsdaten der Lieferanten, Vertragsaktualisierungen, und Aufzeichnungen zur Einhaltung der Vorschriften.
• Durch Kartierung der Interessengruppen und Umfragenkönnen Einkaufsteams sicherstellen, dass die Lieferantenbeziehungen auf Transparenz und gegenseitigem Nutzen basieren, und so verbessern Einbindung von Lieferanten.

Agile Beschaffungsstrategien

• Die Notwendigkeit von flexibel Beschaffungsstrategien waren noch nie so wichtig wie heute, insbesondere angesichts Marktvolatilität und Unterbrechungen der Lieferkette.
• Akirolabs unterstützt agiler Einkauf durch Angebot dynamische Szenariomodellierung, wodurch Teams verschiedene Beschaffungsstrategien simulieren und sich entsprechend anpassen können, wenn sich die Marktbedingungen ändern.
• Diese Fähigkeit zu Strategien in Echtzeit anpassen stellt sicher, dass die Beschaffungsteams widerstandsfähig bleiben und die Auswirkungen unvorhergesehener Störungen minimiert werden.

Durch Adoption Akirolabs, können Unternehmen ihre Beschaffungsstrategien zukunftssicher machen, die betriebliche Effizienz steigern und ihre Nachhaltigkeits- und Kostenkontrollziele mühelos erreichen.

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Fazit

Die Beschaffungstechnologie wird 2025 die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Beschaffung, Lieferantenbeziehungen und Kostenoptimierung verwalten, neu definieren. Angesichts der Fortschritte in den Bereichen KI-gestützte Automatisierung, prädiktive Analytik, Blockchain, IoT und cloudbasierte Zusammenarbeit geht es bei der Beschaffung nicht mehr nur um Kostensenkung — sie wird zu einer strategischen Funktion, die Effizienz, Nachhaltigkeit und Widerstandsfähigkeit fördert. Unternehmen, die diese neuen Technologien einsetzen, werden sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie die Entscheidungsfindung verbessern, die Transparenz erhöhen und die Risiken in der Lieferkette mindern.

Da sich die Beschaffung ständig weiterentwickelt, müssen Unternehmen über traditionelle Methoden hinausgehen und in digitale Lösungen investieren, die Abläufe rationalisieren und langfristigen Wert schaffen. Ganz gleich, ob es darum geht, KI für eine intelligente Beschaffung zu nutzen, Blockchain für sichere Transaktionen zu nutzen oder prädiktive Analysen zur Prognose von Markttrends zu implementieren — diesen Trends immer einen Schritt voraus zu sein, wird der Schlüssel zum zukünftigen Erfolg sein. Durch den Einsatz der richtigen Technologielösungen können sich Beschaffungsteams von reaktiven Kostenstellen zu proaktiven, wertorientierten Geschäftsträgern entwickeln.

Ist Ihre Einkaufsstrategie bereit für die Zukunft? Um mehr darüber zu erfahren, wie Akirolabs bei der Beschaffungstechnologie helfen kann, vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Demo!

Wenn Ihre indirekten Ausgaben unter dem Radar bleiben, sind Sie nicht allein und sie kosten mehr als Sie denken.

Indirektes Kategorienmanagement wird oft übersehen, doch es macht bis zu 40% der Gesamtausgaben eines Unternehmens und verbirgt zahlreiche Ineffizienzen. Verstreute Lieferanten, eigensinnige Einkäufe und mangelnde Strategie verbrauchen Ressourcen und verlangsamen das Wachstum.

Die gute Nachricht ist, dass ein strukturierter, technologiegestützter Ansatz für das indirekte Kategorienmanagement Ihnen helfen kann, die Kontrolle zurückzugewinnen, Lieferantenbeziehungen zu optimieren und messbare Einsparungen zu erzielen.

In diesem Artikel stellen wir bewährte Methoden und intelligente Strategien vor, mit denen Sie indirekte Ausgaben in einen strategischen Vorteil verwandeln können, ohne die Komplexität zu erhöhen.

Was ist indirektes Category Management?

Indirektes Kategorienmanagement ist der strategische Prozess zur Organisation, Verwaltung und Optimierung der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Dieser Prozess wird auch als indirekte Ausgaben bezeichnet.

Dazu gehören alles, von Büromaterial und Marketingdienstleistungen bis hin zu Softwareabonnements und Gebäudemanagement sowie Reisekosten. Indirekte Kategorien tragen zwar nicht direkt zu Ihrem Endprodukt bei, sie wirken sich jedoch erheblich auf die betriebliche Effizienz, die Kostenstruktur und die allgemeine finanzielle Leistung Ihres Unternehmens aus.

Im Gegensatz direkte Beschaffung, wo Lieferantenbeziehungen und Materialien eng mit der Produktion verknüpft sind, verteilen sich die indirekten Ausgaben häufig auf verschiedene Abteilungen. Kategorie Das Management hilft Ihnen dabei, diese Ausgaben zu konsolidieren, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren, Stakeholder aufeinander abzustimmen und Lieferantenentscheidungen konsistent zu gestalten.

Indem Sie ähnliche Einkäufe in definierte Kategorien einteilen und eine strategische Sichtweise anwenden, können Sie versteckte Effizienzsteigerungen erschließen, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und den Wert Ihrer Lieferantenbasis steigern. Der richtige Ansatz stellt sicher, dass Sie nicht nur das kaufen, was Sie benötigen, sondern dass Sie es intelligenter, schneller und kostengünstiger einkaufen.

Genau aus diesem Grund erfordern indirekte Ausgaben mehr Aufmerksamkeit. Sie werden oft unterschätzt und bergen dennoch ungenutztes Potenzial.

Lesen Sie auch Kategorienmanagement im Einkauf: Strategie und Vorteile

Warum indirekte Ausgaben Aufmerksamkeit erfordern

Indirekte Ausgaben hängen möglicherweise nicht direkt mit Ihrer Produkt- oder Servicebereitstellung zusammen, machen jedoch einen erheblichen Teil der Gesamtkosten Ihres Unternehmens aus. Wenn sie nicht verwaltet werden, führt dies zu Ineffizienzen, höheren Kosten und Compliance-Risiken, die sich auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.

Hier ist der Grund, warum Sie das indirekte Category Management ernst nehmen müssen:

• Es summiert sich schnell: Indirekte Ausgaben machen oft 40% der gesamten Geschäftsausgaben aus und umfassen Kategorien wie IT, Reisen, Bürobedarf und professionelle Dienstleistungen.
• Es ist oft dezentralisiert, mit mehreren Abteilungen, die Einkäufe unabhängig voneinander verwalten, was zu inkonsistenten Preisen, eingeschränkter Sichtbarkeit und schlechter Vertragstreue führt.
• Es fallen versteckte Kosten an: Doppelte Lieferanten, nicht verwaltete Abonnements und nicht standardisierte Prozesse können die Betriebskosten im Laufe der Zeit in die Höhe treiben.
• Es erhöht die Risikoexposition: Ohne einen klaren Beschaffungsprozess ist die Wahrscheinlichkeit von Verstößen, Datensicherheitsproblemen und Serviceunterbrechungen höher.
• Es schränkt die Verhandlungsmacht ein: Fragmentierte Ausgaben machen es schwieriger, Mengenrabatte oder strategische Lieferantenpartnerschaften zu nutzen.
• Es reduziert die betriebliche Effizienz: Unzusammenhängende Beschaffungsmaßnahmen verschwenden Zeit und Ressourcen, die für hochwertige, strategische Aufgaben eingesetzt werden könnten.
• Es lässt Geld auf dem Tisch liegen: Unternehmen, die indirekte Ausgaben nicht effektiv verwalten, verpassen möglicherweise potenzielle Einsparungen von 15 bis 25% pro Transaktion, wie in Organisationen, die implementiert haben Procure-to-Pay (P2P) -Systeme und optimierten ihre Einkaufszyklen.

Um diese Herausforderungen in den Griff zu bekommen, schauen wir uns die vier Säulen eines effektiven indirekten Kategorienmanagements an.

Vier Säulen eines effektiven indirekten Category Managements

Die effektive Verwaltung indirekter Ausgaben beginnt mit einer soliden Grundlage, und hier kommen die vier wichtigsten Säulen des indirekten Kategorienmanagements ins Spiel.

Diese Säulen geben vor, wie Sie Ihre Beschaffungsmaßnahmen strukturieren, Stakeholder einbeziehen und messbare Ergebnisse im gesamten Unternehmen erzielen.

Hier ist, worauf Sie sich konzentrieren sollten:

1. Geben Sie Sichtbarkeit aus

Du kannst nicht verwalten, was du nicht siehst. Ein vollständiger Überblick über Ihre indirekten Ausgaben ist unerlässlich, um Einsparmöglichkeiten zu identifizieren, die Einhaltung der Vorschriften zu verfolgen und Verschwendung zu vermeiden. Verwenden Sie zentralisierte Beschaffungsplattformen, Echtzeit-Dashboards und Analytik ausgeben um zu kartieren, wohin Ihr Geld fließt und warum.

2. Kategorie Segmentierung

Gruppieren Sie ähnliche Produkte und Dienstleistungen in strategische Kategorien, um sie effektiver zu verwalten. Auf diese Weise können Sie Beschaffungsstrategien maßschneidern, Lieferanten konsolidieren und kategoriespezifische Benchmarks anwenden. Segmentierung erleichtert auch die Identifizierung von Bereichen mit hohem Einsparpotenzial oder Beschaffungsrisiko.

3. Abstimmung der Interessengruppen

Indirekte Beschaffung umfasst oft mehrere Abteilungen, jede mit ihren eigenen Bedürfnissen und Zielen. Interne Abstimmung Interessengruppen Zu einem frühen Zeitpunkt des Kategorieplanungsprozesses wird die Zustimmung gewährleistet, der Widerstand gegen Änderungen verringert und die Einhaltung der Vorschriften verbessert. Die Zusammenarbeit zwischen Finanz-, IT-, Marketing- und anderen Abteilungen ist entscheidend, um Konsistenz zu erreichen und Ergebnisse zu erzielen.

4. Management der Lieferantenbeziehungen

Strategisch Lieferantenpartnerschaften führen zu besserem Service, besseren Preisen und Innovationen. Konzentrieren Sie sich darauf, langfristige Beziehungen zu vertrauenswürdigen Lieferanten aufzubauen, die Leistung anhand von KPIs zu verfolgen und regelmäßige Überprüfungen durchzuführen. Dies trägt dazu bei, Risiken zu reduzieren und mehr Wert zu erschließen, der über reine Kosteneinsparungen hinausgeht.
Nachdem Sie nun eine solide Grundlage geschaffen haben, schauen wir uns die wichtigsten Strategien an, um indirekte Kategorien effektiver zu verwalten.

Top-Strategien für indirekte Kategorien

Sobald Sie die Kernpfeiler des indirekten Kategorienmanagements festgelegt haben, ist es an der Zeit, sie mit bewährten Strategien in die Tat umzusetzen, die zu Ergebnissen führen. Ziel ist es, die Komplexität zu reduzieren, die Kosten zu kontrollieren und langfristigen Mehrwert zu erschließen, ohne Ihre Teams auszubremsen.

Hier sind die wichtigsten Strategien, um indirekte Kategorien effektiver zu verwalten:

1. Lieferanten konsolidieren

Optimieren Sie Ihre Lieferantenbasis, indem Sie Einkäufe bei bevorzugten Anbietern konsolidieren. Dies erhöht Ihre Verhandlungsmacht, reduziert den Verwaltungsaufwand und führt häufig zu besseren Preisen und Serviceniveaus.

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2. Implementieren Sie maßgeschneiderte Kategoriepläne

Jede indirekte Kategorie hat ihre Nuancen. Entwickle kategoriespezifisch Beschaffung Strategien, die die Marktlandschaft, die Binnennachfrage und die Fähigkeiten der Lieferanten widerspiegeln.

Zum Beispiel, Ihre Strategie für IT-Dienstleistungen sollte sich von der für Büromaterial oder Reisen unterscheiden.

3. Nutzen Sie digitale Einkaufstools

Verwenden Sie KI-gestützte Plattformen, Esourcing-Tools und automatisierte Workflows, um Ausgabendaten zu zentralisieren, die Leistung Ihrer Lieferanten zu verfolgen und die Konsistenz zu verbessern. Diese Tools verbessern die Transparenz, beschleunigen Genehmigungen und minimieren Fehler während des gesamten Beschaffungszyklus.

4. Funktionsübergreifend zusammenarbeiten

Indirekte Kategorien betreffen mehrere Abteilungen. Stimmen Sie die Beschaffung mit den Stakeholdern aus den Bereichen Finanzen, Personal und Betrieb ab, um sicherzustellen, dass die Strategien sowohl den funktionalen Anforderungen als auch den Geschäftszielen entsprechen.

5. Standardisieren Sie Richtlinien und Prozesse

Entwickeln Sie klare Beschaffungsrichtlinien, Vertragsvorlagen und Beschaffungsrichtlinien, um externe Ausgaben zu reduzieren und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Die Standardisierung unterstützt auch die Skalierbarkeit, wenn Ihr Unternehmen wächst.

6. Überwachen Sie Markttrends und Benchmarking

Bleiben Sie über kategoriespezifische Marktveränderungen, Preisbenchmarks und Leistungskennzahlen für Lieferanten auf dem Laufenden. Dies hilft Ihnen, fundiertere Beschaffungsentscheidungen zu treffen und Ihre Strategien in Echtzeit anzupassen.

Um die Wirksamkeit dieser Strategien zu verfolgen, untersuchen wir die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), die gemessen werden sollten.

Wichtige Einkaufs-KPIs zur Erfolgsmessung des indirekten Kategorienmanagements

Dem Richtigen auf der Spur wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) ist entscheidend, um festzustellen, ob Ihre Strategien für indirekte Kategorien wirksam sind. Ohne Kennzahlen ist es schwierig, den Wert nachzuweisen, Ihre Bemühungen zu optimieren oder Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind. KPIs helfen Ihnen, die Verantwortung zu behalten, kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben und die Beschaffung an den Geschäftszielen auszurichten.

Hier sind die wichtigsten Einkaufs-KPIs, die Sie für das indirekte Kategoriemanagement verfolgen sollten:

1. Erzielte Kosteneinsparungen: Messen Sie sowohl harte Einsparungen (z. B. ausgehandelte Rabatte) als auch weiche Einsparungen (z. B. Prozessverbesserungen). Dieser KPI spiegelt direkt die finanziellen Auswirkungen Ihrer Beschaffungsstrategien wider.
2. Konformitätsrate: Überwachen Sie die Häufigkeit, mit der die Abteilungen die Listen bevorzugter Lieferanten, die Einkaufsrichtlinien und die Vertragsbedingungen einhalten. Eine höhere Einhaltung der Vorschriften bedeutet weniger unseriöse Käufe und eine bessere Kostenkontrolle.
3. Leistungsbewertung des Lieferanten: Verwenden Sie Scorecards, um die Zuverlässigkeit, Qualität und Lieferzeiten von Lieferanten zu bewerten. Wenn Sie dies überwachen, stellen Sie sicher, dass Sie das Beste aus Ihren Lieferantenbeziehungen herausholen.
4. Zykluszeit der Bestellung (PO): Messen Sie die Zeit, die von der Anforderung bis zur Genehmigung der Bestellung vergangen ist. Kürzere Zyklen bedeuten eine effizientere Beschaffungsprozess und weniger innere Reibung.
5. Prozentsatz von Maverick Spend: Dies gibt den Betrag der Ausgaben an, die außerhalb der genehmigten Beschaffungskanäle getätigt werden. Ein niedrigerer Prozentsatz signalisiert eine stärkere Prozessdisziplin und eine bessere Ausgabenkontrolle.
6. Genauigkeit der Prognose von Einsparungen: Vergleichen Sie die erwarteten und tatsächlichen Einsparungen durch Beschaffungsinitiativen. Präzise Prognosen spiegeln ein fundiertes Verständnis der Ausgabendaten und des Lieferantenverhaltens wider.
7. Akzeptanzrate der Kategoriestrategie: Verfolgen Sie die Konsistenz, mit der interne Teams Kategoriepläne verabschieden und umsetzen. Eine hohe Akzeptanz zeigt, dass sich die Interessengruppen an einem Strang ziehen und dass sie der strategischen Rolle des Beschaffungswesens vertrauen.

Um diese KPIs konsistent zu erreichen, müssen Sie in die Entwicklung der internen Fähigkeiten investieren, die strategische, datengestützte Beschaffungsentscheidungen ermöglichen.

So bauen Sie interne Fähigkeiten für exzellentes indirektes Category Management auf

Starke Technologie kann Ihre Strategie unterstützen, aber es sind Ihre Mitarbeiter und Prozesse, die sie erfolgreich machen. Der Aufbau interner Fähigkeiten ist unerlässlich, um das indirekte Kategorienmanagement zu skalieren und den langfristigen Wert zu steigern. Wenn Ihr Team die strategische Bedeutung indirekter Ausgaben versteht und über die notwendigen Fähigkeiten und Strukturen verfügt, um diese effektiv zu verwalten, fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Rechenschaftspflicht.

So bauen Sie dauerhafte interne Kapazitäten auf:

1. Qualifizierung der Beschaffungsteams: Investieren Sie in Schulungen, die Ihre analytischen Fähigkeiten, Marktforschungsfähigkeiten und Verhandlungstaktiken für Lieferanten verbessern. Rüsten Sie Ihr Team aus, um komplexe indirekte Kategorien souverän zu verwalten.

2. Richten Sie eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit ein: Indirekte Ausgaben betreffen alle Abteilungen. Richten Sie Lenkungsausschüsse oder Einkaufsräte ein, denen Finanzen, Personal, IT und Betrieb angehören, um die Einkaufsprioritäten an den Geschäftsanforderungen auszurichten.

3. Entwickeln Sie klare Führungsstrukturen: Definieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Genehmigungsworkflows für die Verwaltung indirekter Ausgaben. Eine klare Unternehmensführung gewährleistet Konsistenz, Compliance und eine bessere Entscheidungsfindung.

4. Förderung der Inhaberschaft von Kategorien: Weisen Sie der Kategorie Leads zu, die für Strategie, Lieferantenleistung und Ergebnisse verantwortlich sind. Die Übertragung von Verantwortung erhöht die Rechenschaftspflicht und fördert ein tieferes Verständnis der Kategorienlandschaft.

5. Fördern Sie eine datengesteuerte Kultur: Ermöglichen Sie Ihren Teams, Ausgabendaten und Marktinformationen bei ihren täglichen Entscheidungen zu nutzen. Eine datengesteuerte Denkweise führt zu besseren Prognosen, einem besseren Risikomanagement und einer besseren Nachverfolgung der Lieferantenleistung.

Nachdem Ihr Team und Ihre Prozesse eingerichtet sind, ist es an der Zeit, die technologischen Voraussetzungen zu erkunden, die Ihre Strategie für das indirekte Kategorienmanagement zum Leben erwecken.

Die besten Technologieanbieter für intelligenteres indirektes Kategorienmanagement

Um indirekte Kategorien effektiv zu verwalten, benötigen Sie mehr als nur eine Strategie; Sie benötigen die richtige Technologie. Digitale Tools optimieren nicht nur die Beschaffung, sie ermöglichen Einblicke, automatisieren manuelle Aufgaben und helfen Ihnen, das Kategorienmanagement unternehmensweit zu skalieren.

Bei durchdachter Implementierung ermöglicht Technologie eine schnellere Entscheidungsfindung, eine bessere Zusammenarbeit und engere Lieferantenbeziehungen.

Hier sind die wichtigsten technologischen Voraussetzungen, die das indirekte Category Management unterstützen:

1. Spend Analytics-Plattformen

Verschaffen Sie sich in Echtzeit einen Überblick über Ihre indirekten Ausgaben, indem Sie Daten aus mehreren Systemen konsolidieren. Mithilfe von Tools zur Ausgabenanalyse können Sie Muster erkennen, Einsparmöglichkeiten identifizieren und die Leistung Ihrer Lieferanten vergleichen.

2. E-Sourcing- und RFX-Tools

Optimieren Sie Sourcing-Events wie RFQs, RFPsund Auktionen. Diese Plattformen fördern das Engagement der Lieferanten, beschleunigen Bewertungen und ermöglichen wettbewerbsfähigere Angebote.

3. Verwaltung des Vertragslebenszyklus (CLM)

Zentralisieren und automatisieren Sie die Erstellung, Genehmigung und Überwachung von Verträgen. CLM Systeme helfen Ihnen dabei, Risiken zu managen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und kostspielige Vertragsausfälle oder Verlängerungen zu vermeiden.

4. Procure-to-Pay (P2P) -Lösungen

Durchgehend P2P Plattformen automatisieren den gesamten Prozess, von der Anforderung bis zur Zahlung, reduzieren die Zykluszeiten und verbessern die Kontrolle über indirekte Käufe.

5. Tools für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)

Mit diesen Tools können Sie die Leistung Ihrer Lieferanten überwachen, Risiken managen und strategische Partnerschaften fördern. Sie können KPIs verfolgen, Leistungsbeurteilungen planen und effizienter zusammenarbeiten.

6. KI und prädiktive Analytik

KI verbessert Prognosen, Tail-Spend-Management und strategische Beschaffung Entscheidungen. Mithilfe von Prognosemodellen können Sie Lieferantenrisiken und Marktveränderungen vorhersehen, bevor sie sich auf Ihren Betrieb auswirken.

Schauen wir uns an, wie akirolabs Sie beim indirekten Kategorienmanagement unterstützt, um diese technologischen Voraussetzungen wirklich in einer intelligenten, einheitlichen Lösung zusammenzubringen.

Wie akirolabs ein intelligenteres indirektes Kategorienmanagement ermöglicht

Indirektes Kategoriemanagement kann einer der Bereiche sein, die es im Einkauf am schwierigsten zu optimieren gilt. Oft ist er auf mehrere Abteilungen verteilt und auf viele Lieferanten verteilt. Herkömmliche Systeme haben mit Transparenz und Kontrolle zu kämpfen, aber Akirolabs bietet eine ausgeklügelte, KI-gestützte Lösung, die die Verwaltung indirekter Ausgaben vereinfacht und transformiert, sodass Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Beschaffungsstrategien erlangen können.

So geht's Akirolabs unterstützt intelligenteres indirektes Kategorienmanagement:

1. KI-gestützte Beschaffungsstrategie

Mit akirolabs werden indirekte Ausgaben durch KI-gestützte Erkenntnisse optimiert, wodurch intelligentere Beschaffungsstrategien gewährleistet werden. Im Gegensatz zu herkömmlichen Tools, die sich auf operative Aufgaben konzentrieren, bietet Akirolabs den Category Managern KI-gestützte Entscheidungstools, die auf der Grundlage historischer Daten und Marktinformationen umsetzbare Empfehlungen geben. Diese Funktion hilft Ihnen dabei, Möglichkeiten zur Ausgabenoptimierung zu identifizieren, Lieferantenrisiken zu reduzieren und die Effizienz Ihrer indirekten Beschaffungsaktivitäten zu steigern.

Die KI-Engine der Plattform wurde entwickelt, um die menschliche Intelligenz zu erweitern und schnellere, datengestützte Entscheidungen zu ermöglichen, ohne die nuancierten Entscheidungen zu ersetzen, die für die Beschaffung erforderlich sind.

2. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Einbindung von Stakeholdern

An der indirekten Beschaffung sind häufig verschiedene Interessengruppen aus Abteilungen wie IT, Marketing, Finanzen und Personalwesen beteiligt, was die Ausrichtung der Strategie erschweren kann. Akirolabs erleichtert die Zusammenarbeit zwischen diesen Abteilungen, indem es zentralisierte Arbeitsbereiche und gemeinsame Dashboards anbietet. Diese Integration stellt sicher, dass alle Abteilungen auf die Beschaffungsstrategien abgestimmt sind, wodurch Silos reduziert und der Entscheidungsprozess beschleunigt wird.

Die Tools der Plattform für die Zusammenarbeit mit Stakeholdern stellen sicher, dass Sie während des gesamten Kategorienplanungsprozesses Beiträge von den relevanten Teams einholen können, wodurch die Einhaltung der Vorschriften verbessert und die Strategieentwicklung effizienter und inklusiver gestaltet wird.

3. Ausgabentransparenz und Risikomanagement

Eine vollständige Ausgabentransparenz ist für ein effektives indirektes Kategoriemanagement von entscheidender Bedeutung, und akirolabs stellt sicher, dass Sie einen klaren Überblick über Ihre Beschaffungslandschaft in Echtzeit haben. Mit seinen integrierten Tools zur Ausgabenanalyse und zum Risikomanagement konsolidiert Akirolabs Ausgabendaten aus mehreren Systemen, sodass Ineffizienzen und potenzielle Einsparmöglichkeiten leichter erkannt werden können. Die Funktionen der Plattform zur Risikobewertung, einschließlich Risikobewertung für Lieferanten und Markttrendanalysen, ermöglichen es Ihnen, Risiken in der gesamten Lieferkette proaktiv zu identifizieren und zu mindern und so belastbare Beschaffungsentscheidungen auch in volatilen Zeiten zu gewährleisten.

4. Lieferantenbeziehungs- und Leistungsmanagement

Einer der Hauptvorteile von Akirolabs ist die Fähigkeit, langfristige Lieferantenbeziehungen zu unterstützen. Die Plattform ermöglicht die Nachverfolgung der Lieferantenleistung und ein kollaboratives Beziehungsmanagement und ermöglicht es Ihnen, leistungsstarke Lieferanten zu identifizieren und strategische Partnerschaften aufzubauen, die zu verbesserten Preisen, Serviceniveaus und Innovationen führen. Akirolabs zentralisiert Informationen zur Lieferantenleistung und erleichtert so die Durchführung kontinuierlicher Lieferantenüberprüfungen, verbessert die Zusammenarbeit und optimiert die Lieferantenbasis.

5. Wertverfolgung und kontinuierliche Verbesserung

Bei akirolabs geht die Messung des Einkaufserfolgs über Einsparungen hinaus. Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie Compliance-Raten, Lieferantenleistung und Sonderausgaben werden in Echtzeit verfolgt, sodass Sie den Erfolg Ihrer Strategien für indirekte Kategorien beurteilen können. Die Echtzeit-Tracking-Funktionen der Plattform ermöglichen es Ihnen, Ihre Strategien im Handumdrehen anzupassen und so sicherzustellen, dass Sie Ihre Einkaufsziele auch weiterhin erreichen. Die Value-Tracking-Tools von akirolabs ermöglichen es Teams, sowohl spürbare Einsparungen als auch weiche Einsparungen aus verbesserten Prozessen zu erfassen und so einen kontinuierlichen Geschäftswert zu erzielen.

6. Skalierbare und modulare Plattform

Egal, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein globales Unternehmen oder ein mittelständisches Unternehmen handelt, akirolabs bietet eine modulare, skalierbare Lösung, die sich an Ihre Bedürfnisse im Bereich der indirekten Beschaffung anpasst. Die No-Code-Konfiguration der Plattform gewährleistet eine einfache Bereitstellung in verschiedenen Beschaffungsteams, sodass kein umfassender IT-Support erforderlich ist. akirolabs lässt sich nahtlos an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen und ist somit die ideale Wahl für Unternehmen, die indirekte Ausgaben optimieren möchten, ohne die internen Ressourcen zu überlasten.

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre indirekten Ausgaben zu übernehmen? Buchen Sie noch heute eine Demo mit Akirolabs und erfahren Sie, wie unsere Plattform Ihnen helfen kann, schnell eine intelligentere Beschaffung, stärkere Lieferantenpartnerschaften und messbare Werte zu erzielen.

Fazit

Indirektes Category Management ist ein strategischer Imperativ. Wenn Sie indirekte Ausgaben bewusst verwalten, erzielen Sie mehr als nur Kosteneinsparungen. Sie verbessern die Transparenz, mindern Risiken, treiben Innovationen voran und fördern eine stärkere Abstimmung in Ihrem Unternehmen.

Indem Sie sich auf die richtigen Strategien, KPIs, internen Fähigkeiten und unterstützenden Technologien konzentrieren, können Sie aus einem traditionell übersehenen Bereich eine Quelle messbaren Geschäftswerts machen.

Jetzt ist es an der Zeit, von einer fragmentierten Beschaffung zu einem intelligenteren, datengesteuerten Ansatz überzugehen, der zu Ergebnissen führt.

Sie möchten Ihre Strategie für das indirekte Kategorienmanagement optimieren und skalieren?

Vereinbaren Sie noch heute eine Demo mit Akirolabs und entdecken Sie, wie unsere KI-gestützte Plattform Ihnen helfen kann, die indirekte Beschaffung in einen Wettbewerbsvorteil umzuwandeln.

Die Beschaffung ist ein vorderster Verteidigungsmechanismus gegen Störungen. Von geopolitischen Spannungen bis hin zu extremen Wetterereignissen und Inflationsdruck — die moderne Lieferkette ist fragiler denn je. Tatsächlich meldeten über 73% der globalen Lieferkettenleiter allein im letzten Jahr erhebliche Störungen (Gartner, 2024).

Das ist der Grund Widerstandsfähigkeit bei der Beschaffung hat sich als nicht verhandelbare Priorität herausgestellt. Es bezieht sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens, angebotsseitige Schocks zu antizipieren, zu absorbieren und sich von ihnen zu erholen und gleichzeitig die Geschäftskontinuität und Wertschöpfung aufrechtzuerhalten. Eine widerstandsfähige Beschaffung reagiert nicht nur auf Krisen, sondern passt sich auch proaktiv an und gewährleistet Agilität, Compliance und Nachhaltigkeit in allen Beschaffungsstrategien.

In diesem Blog wird untersucht, wie Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit im Beschaffungswesen aufbauen und stärken können. Wir werden uns mit den wichtigsten Säulen einer belastbaren Beschaffung befassen, gemeinsame Hindernisse skizzieren, eine schrittweise Roadmap vorlegen und zeigen, wie digitale Plattformen wie Akirolabs dazu beitragen können, die Beschaffung in eine zukunftsfähige Funktion umzuwandeln.

TL; DR

• Die Resilienz der Beschaffung ist die Fähigkeit, Versorgungsunterbrechungen zu antizipieren, ihnen standzuhalten und sich von ihnen zu erholen und gleichzeitig die Leistung und die strategischen Ziele aufrechtzuerhalten.
  
  
• Das ist keine Option mehr — zunehmende geopolitische Instabilität, ESG-Prüfung und fragile Liefernetzwerke erfordern einen proaktiven Ansatz in Bezug auf Risiken und Agilität.
• Eine belastbare Beschaffungsfunktion muss über manuelle Prozesse und statische Spielpläne hinausgehen und sich auf informationsgestützte Entscheidungen, Lieferantenkartierung und dynamische Notfallpläne konzentrieren.
• Zu den häufigsten Hindernissen gehören isolierte Systeme, Widerstand gegen Veränderungen, begrenzte digitale Akzeptanz und mangelnde Unterstützung durch Führungskräfte.
• Der Aufbau von Resilienz ist ein schrittweiser Prozess: Beginnen Sie mit Risikoaudits, kartieren Sie kritische Abhängigkeiten, entwerfen Sie flexible Strategien und setzen Sie Tools ein, die die Sichtbarkeit und Geschwindigkeit verbessern.

Was ist Resilienz im Beschaffungswesen?

Die Resilienz im Einkauf bezieht sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Beschaffungs- und Lieferabläufe reibungslos laufen zu lassen, auch wenn es mit unerwarteten Problemen wie Lieferverzögerungen, Währungsschwankungen, Rohstoffknappheit oder geopolitischen Störungen konfrontiert ist.

Es geht aber nicht nur darum, zu reagieren, wenn Probleme auftreten. CPOs und Einkaufsleiter integrieren zunehmend Resilienz in ihre Strategien, um die Durchlaufzeiten zu verkürzen, Risiken zu minimieren und die Kontinuität auch unter Druck aufrechtzuerhalten. Von einem modernen, belastbaren Beschaffungsteam wird erwartet, dass es:

• Pläne schnell anpassen
• Alternative Lieferanten aktivieren
• Reduzieren Sie angebotsseitige Risiken, ohne die Lieferfristen oder Budgetlinien zu beeinträchtigen

Während der Schifffahrtskrise am Roten Meer Anfang 2025 mussten viele Hersteller beispielsweise Waren über alternative Transportunternehmen umleiten, was nur mit einer reaktionsschnellen Beschaffungsfunktion und einem Überblick über Tier-2+-Lieferanten möglich war.

Warum Resilienz im Beschaffungswesen heute wichtig ist?

Jüngste Ereignisse wie Pandemien, geopolitische Spannungen und Naturkatastrophen haben gezeigt, wie fragil traditionelle Beschaffungsmodelle sein können.

Ohne Resilienz:

• Eine verspätete Lieferung kann die Produktion zum Erliegen bringen und die Kosten erhöhen
• Das Kundenvertrauen und der Ruf der Marke können darunter leiden

Mit Resilienz:

• Reagieren Sie schnell auf Störungen
• Minimiere negative Auswirkungen
• Verwandeln Sie Herausforderungen in Wettbewerbschancen

Resiliente Systeme tragen auch zur langfristigen Stabilität bei, indem sie die übermäßige Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten oder Regionen verringern.

Wichtige Säulen der Resilienz im Beschaffungswesen

Hier sind einige wichtige Säulen der Widerstandsfähigkeit der Beschaffung:

1. Diversifizierte und risikobewusste Lieferantenbasis

Die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten oder einer geografischen Region führt zu einzelnen Fehlerquellen. Strategische Einkaufsführer setzen heute auf „China Plus One“ - oder sogar „Multishore“ -Modelle, um die Abhängigkeit zu verringern.

Umsetzbare Praktiken:

• Kritische Komponenten mit Doppel-/Mehrfachbeschaffung
• Ebenenpläne für Gebäudezulieferer
• Verwendung von Risiko-Scorecards für Lieferanten auf der Grundlage geopolitischer und finanzieller Echtzeitdaten

Beispiel: Ein globales Elektronikunternehmen hat kürzlich seinen Lieferantenstamm nach wiederholten Verzögerungen in Ostasien von 3 auf 8 Länder erweitert und von reaktiver Beschaffung zu szenariogesteuerter Planung übergegangen.

2. Szenariobasierte strategische Planung

CPOs gehen über statische Prognosen hinaus. Sie fragen: „Was passiert mit den Kosten, wenn unser Hauptlieferant schließt? Was ist, wenn sich die Seefrachtraten erneut verdreifachen?“

Tools wie dynamische Planungsmodelle und digitale Zwillinge ermöglichen die Simulation von Ausfällen auf der Angebotsseite, Preisanstiegen oder politischen Unruhen. Dies ermöglicht es den Beschaffungsabteilungen, vorab genehmigte Notfallpläne zu entwickeln.

Beispiel: Laut einer Studie von McKinsey waren Unternehmen, die während der Pandemie Szenarioplanung nutzten, um 60% schneller als ihre Mitbewerber darin, ausfallende Lieferanten zu ersetzen.

3. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Resilienz ist nicht nur eine Herausforderung für die Beschaffung — sie ist eine unternehmensweite Anstrengung. Von den Beschaffungsverantwortlichen von heute wird erwartet, dass sie in folgenden Bereichen zusammenarbeiten:

• Finanzen: für Budgetierung, Puffer und Anpassung des Betriebskapitals
• Legal & Compliance: für Vertragsklauseln und Tools zum Risikotransfer
• Betrieb: um Produktionszeitpläne mit Beschaffungsentscheidungen zu synchronisieren

Zum Beispiel haben Fortune-500-Giganten wie PepsiCo und Siemens bei Angebotsschocks funktionsübergreifende Kriegsräume eingerichtet, um Probleme in Echtzeit zu lösen und Entscheidungen unternehmensweit abzustimmen.

4. Digitale Tools und Sichtbarkeit der Daten

Digitale Tools bieten die Transparenz und Kontrolle, die erforderlich sind, um Risiken zu antizipieren, anstatt nur darauf zu reagieren.

Leistungsstarke Einkaufsteams investieren in:

• Kontrolltürme für die Beschaffung
• Plattformen für Ausgabenanalysen
• Lieferanten-Dashboards mit prädiktiven Warnmeldungen
• KI-gestützte Risikoprognosemodelle

Diese Tools helfen Führungskräften dabei, ihre Beschaffungsstrategien schnell zu ändern, die Lagerbestände zu optimieren und die Einhaltung von Verträgen sicherzustellen.

Dashboards in Echtzeit halfen einem europäischen Automobilhersteller, die Insolvenz eines Tier-2-Lieferanten Wochen vor der Fälligkeit der Lieferung zu erkennen und so einen Produktionsstopp in Höhe von 2 Mio. USD zu verhindern.

5. Integrierte ESG- und Compliance-Bereitschaft

Aufsichtsbehörden, Investoren und Kunden beobachten, wie Unternehmen ihre Produkte beschaffen. Die Resilienz im Beschaffungswesen muss heute Hand in Hand mit ESG und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gehen.

Führende Organisationen binden ein:

• Ethische Beschaffungspraktiken
• Initiativen zur Lieferantenvielfalt
• Überwachung der Umweltleistung
• Bekämpfung von Bestechung, finanzielle Transparenz und Arbeitsrechtskontrollen

Regelmäßige Lieferantenaudits halfen einer multinationalen Bekleidungsmarke, eine kostspielige PR-Krise im Jahr 2024 zu vermeiden, als mehrere Wettbewerber in Südasien wegen Arbeitsrechtsverletzungen aufgedeckt wurden.

So stärken Sie die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens im Einkauf: Eine schrittweise Strategie.

Resilienz im Beschaffungswesen ist kein Zufall; sie wird durch bewusste Planung und intelligente Ausführung aufgebaut. Um Ihre Lieferkette zukunftssicher zu machen und effektiv auf Störungen zu reagieren, benötigen Unternehmen einen strukturierten, proaktiven Ansatz. Hier finden Sie eine schrittweise Strategie, um dies zu erreichen.

• Beginnen Sie mit einem Beschaffungsrisiko-Audit

Identifizieren Sie zunächst Schwachstellen in Ihrem gesamten Beschaffungsprozess. Ein gründliches Risikoaudit umfasst die Bewertung von Lieferanten, Verträgen, Kategorien, Regionen und früheren Vorfällen, um herauszufinden, wo Ihr Unternehmen möglicherweise gefährdet ist. Achten Sie auf Muster wie Abhängigkeiten aus einer Hand, unterbrechungsanfällige Regionen oder lange Lieferzeiten, die die Kontinuität beeinträchtigen könnten.

• Kritische Lieferanten und Abhängigkeiten abbilden

Entwickeln Sie als Nächstes eine klare Karte Ihres Lieferantennetzwerks. Heben Sie die Anbieter hervor, die für Ihren Betrieb unerlässlich sind, und machen Sie sich bewusst, wie abhängig Sie von den einzelnen Anbietern sind. Dazu gehört auch, zu wissen, welcher Stufe jeder Lieferant angehört, welchen Risiken er ausgesetzt ist und ob es praktikable Alternativen gibt. Diese Transparenz hilft dabei, Lieferantenbeziehungen zu priorisieren und bei Bedarf Redundanzen aufzubauen.

• Entwerfen Sie flexible Kategorienstrategien

Starre Beschaffungsstrategien brechen schnell unter Stress. Erstellen Sie stattdessen flexible Kategoriepläne, die schnelle Änderungen ermöglichen. Identifizieren Sie beispielsweise mehrere Lieferanten für kritische Inputs, bauen Sie Pufferlager für Artikel mit schwankenden Schwankungen auf oder schließen Sie Verträge mit regionalen Partnern ab, die in Notfällen schneller liefern können. Die Flexibilität innerhalb der Kategorien gewährleistet Kontinuität, auch wenn etwas Unerwartetes eintritt.

• Investieren Sie in Procurement Intelligence-Plattformen

Manuelle Prozesse schränken die Sichtbarkeit und die Reaktionszeit ein. Um widerstandsfähiger zu werden, sollten Unternehmen digitale Beschaffungsplattformen einführen, die Echtzeit-Dashboards, automatisierte Workflows und KI-gestützte Einblicke bieten. Diese Tools können Störungen vorhersagen, den Zustand der Lieferanten überwachen und proaktive Maßnahmen empfehlen, sodass Beschaffungsteams schneller und intelligenter handeln können.

• Erstellen Sie Playbooks zur Reaktion auf Störungen

Warten Sie nicht auf eine Krise, um herauszufinden, wie Sie reagieren können. Entwickeln Sie Reaktionspläne, in denen klare Rollen, Kommunikationsprotokolle und Sanierungspläne für verschiedene Störungsszenarien wie Lieferanteninsolvenz, Transportverzögerungen oder geopolitische Ereignisse beschrieben werden. Diese Playbooks stellen sicher, dass die Teams an einem Strang ziehen und ohne Verwirrung oder Verzögerungen entschlossene Maßnahmen ergreifen.

• Etablieren Sie KPIs und Feedback-Schleifen

Schließlich ist Resilienz keine einmalige Leistung, sondern ein fortlaufender Prozess. Definieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie die Risikobewertung der Lieferanten, die Wiederherstellungszeiten und die Einhaltung von Verträgen. Überprüfen Sie regelmäßig die Ergebnisse und holen Sie Feedback von Stakeholdern ein, um Ihren Ansatz zu verfeinern. Kontinuierliche Überwachung und kontinuierliches Lernen sorgen dafür, dass die Beschaffungsstrategien im Laufe der Zeit erfolgreich sind.

Diese Schritte bieten zwar einen Fahrplan für Resilienz, aber viele Unternehmen stehen immer noch vor Herausforderungen, die sie behindern. Lassen Sie uns die gemeinsamen Hindernisse identifizieren, die angegangen werden müssen.

Häufige Hindernisse für die Widerstandsfähigkeit des Beschaffungswesens

Gebäude Widerstandsfähigkeit bei der Beschaffung ist unerlässlich, aber viele Unternehmen sind mit internen Hindernissen konfrontiert, die eine Anpassung und Modernisierung erschweren. Diese Herausforderungen sind häufig auf strukturelle Ineffizienzen, veraltete Denkweisen und mangelnde Abstimmung zwischen den Teams zurückzuführen. Das Verständnis dieser Hindernisse ist der erste Schritt zu ihrer Überwindung.

• Widerstand gegen Veränderung und digitale Transformation

Teams, die zögern, neue Technologien einzuführen oder sich von traditionellen Methoden abzuwenden, verzögern häufig den Fortschritt. Dies schränkt die Fähigkeit des Unternehmens ein, schnell zu reagieren und sich auf Störungen einzustellen.

• Isolierte Daten und schlechte funktionsübergreifende Ausrichtung

Wenn Abteilungen isoliert arbeiten und die Systeme nicht miteinander kommunizieren, verliert die Beschaffung den Überblick über wichtige Daten, was fundierte Entscheidungen fast unmöglich macht.

• Übermäßiges Vertrauen in manuelle Arbeitsabläufe

Die Abhängigkeit von Tabellen, E-Mails und manuellen Genehmigungen verlangsamt Prozesse und erhöht das Fehlerrisiko, was es schwieriger macht, bei Unterbrechungen der Lieferkette effizient zu reagieren.

• Budgetbeschränkungen und mangelnde Zustimmung der Geschäftsleitung

Ohne Unterstützung durch die Führung und angemessene Finanzierung haben die Beschaffungsteams Schwierigkeiten, in die Tools, Schulungen und Infrastruktur zu investieren, die für den Aufbau von Resilienz in großem Maßstab erforderlich sind.

Technologie spielt eine Schlüsselrolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen. So hilft Akirolabs Unternehmen dabei, Resilienz durch intelligente Echtzeitlösungen in ihre Beschaffungsstrategie einzubetten.

akirolabs: Neudefinition der strategischen Beschaffung für Resilienz in großem Maßstab

Die meisten Unternehmen haben ihre Beschaffung und Beschaffung digitalisiert — Tools wie Coupa, SAP Ariba und Jaggaer verwalten POs, Verträge und das Onboarding von Lieferanten. Aber eine wichtige Schicht ist immer noch kaputt: die Strategieebene. Kategoriestrategien sind in Tabellenkalkulationen, PowerPoints und unzusammenhängenden Arbeitsabläufen enthalten — fragmentiert, inkonsistent und es ist unmöglich, sie über Teams und Regionen hinweg nachzuverfolgen.

Akirolabs wurde gebaut, um das zu lösen. Es ist kein weiteres Sourcing- oder Analysetool. Es ist der KI-gestütztes Betriebssystem für strategisches Kategorienmanagement—eine Plattform, die Struktur, Zusammenarbeit, Intelligenz und Governance in den Lebenszyklus der vorgelagerten Einkaufsstrategie integriert.

Hier beginnt die Widerstandsfähigkeit der Beschaffung tatsächlich.

Die strategische Beschaffung ist kaputt. Akirolabs behebt es.

In den meisten Unternehmen:

• Strategien werden manuell ohne Standardstruktur erstellt.
• ESG-, DE&I- und Risikoüberlegungen werden als Checkboxen behandelt, nicht als eingebettete Kennzahlen.
• Globale Strategien werden selten richtig auf Regionen oder Geschäftsbereiche übertragen
• Erkenntnisse aus früheren Strategien werden nicht wiederverwendet oder sind nicht zugänglich.
• Es gibt kein System, mit dem nachverfolgt werden kann, ob Strategien ausgeführt werden oder wirksam sind.

Akirolabs ändert das. Es verwandelt die strategische Beschaffung in einen strukturierten, kollaborativen, wiederholbaren und datengesteuerten Prozess — digital.

Was Akirolabs eigentlich macht

Stellen Sie sich Akirolabs als ein strategisches Beschaffungscockpit mit integrierter Intelligenz und Zusammenarbeit vor. Es ist in drei Kernphasen gegliedert:

1. Analysieren — Kontext vor Aktion

• Integrierte Tools für Ausgabenanalyse, Lieferantenkartierung, SWOT, STÖSSEL, und Risikomodellierung.
• Ein proprietäres Engine für Marktinformationen das reale Signale (Nachrichten, Preistrends, Vorschriften) kennzeichnet und sie in Strategieinstrumente einspeist.
• Strukturierte Frameworks für die Erfassung interne Eingänge und äußere Kräfte—an einem Ort.

2. Strategisieren — Entscheidungen mit modellierten Kompromissen

• Dynamische Szenariomodellierungswerkzeuge zur Simulation globale vs. lokale Beschaffung, Lieferantenkonsolidierung versus Diversifizierung, oder Kosten versus Nachhaltigkeit.
• KI-gestützte Empfehlungsmaschine (Akiro Assist), um die Nutzer bei der Bewertung und Entscheidungsfindung von Optionen zu unterstützen.
• Modulare Strategien: Traditionell Kategorieebene, Lieferantenebene, oder kategorieübergreifend (BeyondCategory) Strategien.
• Tools zur Einbindung von Stakeholdern: Umfragen, Mapping, Versionskontrolle, Genehmigungsabläufe.

3. Realisieren — Von der Strategie bis zur Umsetzung mit Rechenschaftspflicht

• Verfolgen Sie die Strategieumsetzung durch Initiativausschüsse, Gantt-Diagramme, und KPI-Dashboards.
• Überwachen Sie die Wertschöpfung: Kosteneinsparungen, CO₂-Auswirkungen, Lieferantenrisiko, ESG-Werte.
• Automatisch generierte Zusammenfassungen für Stakeholder mit KI-Unterstützung.

Warum es auf Resilienz ausgelegt ist

Bei Resilienz geht es nicht nur darum, Risiken abzupuffern — es geht darum, zu wissen, wo das Risiko liegt, es zu modellieren, frühzeitig Entscheidungen zu treffen und funktionsübergreifende Teams aufeinander abzustimmen. akirolabs ermöglicht dies durch:

• Einbettung Risikoanalyse für jedes Tool und jeden Schritt, nicht als nachträglicher Gedanke.
• Bringen externe Signale in den Strategieprozess in Echtzeit.
• Unterstützend Kaskadierung der Strategie von global zu lokal unter Beibehaltung der Struktur.
• Herstellung Kompromisse sichtbar: Kohlenstoff gegen Kosten, Agilität gegen Lieferantenabhängigkeit
• Erstellen eines verwaltetes Repositorium von Strategien die durchsuchbar, klonbar und überprüfbar sind.

Fazit

Resilienz im Beschaffungswesen ist heutzutage eine Notwendigkeit. Störungen, ob global oder lokal, können sich über Nacht auf Lieferketten auswirken, und Unternehmen, die nicht vorbereitet sind, riskieren Betriebsverzögerungen, finanzielle Verluste und Reputationsschäden. Durch den Aufbau agiler, datengesteuerter und strategisch ausgerichteter Beschaffungsprozesse können Unternehmen ihre Anfälligkeit verringern und auf Herausforderungen reagieren, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

Um die Widerstandsfähigkeit der Beschaffung zu erreichen, sind mehr als nur Tools erforderlich. Es erfordert einen kulturellen Wandel, das Engagement der Führung und intelligente Investitionen in Zusammenarbeit und Technologie. Von der Lieferantendiversifizierung und szenariobasierten Planung bis hin zur ESG-Integration und prädiktiven Analysen — jeder Schritt in Richtung Resilienz stärkt die allgemeine Gesundheit des Unternehmens.

Sind Sie bereit, fragmentierte Strategien hinter sich zu lassen und echte Auswirkungen auf die Beschaffung zu erzielen?

Entdecke wie Akirolabs kann Ihnen helfen, intelligentere, schnellere und robustere Kategorienstrategien zu entwickeln, die auf KI basieren, auf Zusammenarbeit basieren und für den globalen Maßstab konzipiert sind.

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Häufig gestellte Fragen

1. Wie unterscheidet sich die Widerstandsfähigkeit der Beschaffung von der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette?

Die Resilienz im Einkauf konzentriert sich speziell auf die Aspekte Beschaffung, Lieferantenauswahl und Lieferantenbeziehungen in der Lieferkette. Während die Resilienz der Lieferkette Logistik, Vertrieb und Inventar umfasst, stellt die Widerstandsfähigkeit der Beschaffung sicher, dass Unternehmen die richtigen Waren und Dienstleistungen ohne Unterbrechung sichern können, selbst bei Lieferantenengpässen, geopolitischen Problemen oder Preisschocks.

2. Können kleine und mittlere Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit im Beschaffungswesen ohne große Budgets stärken?

Ja. Die Widerstandsfähigkeit der Beschaffung erfordert nicht immer große Investitionen. KMUs können damit beginnen, ihre Lieferanten zu diversifizieren, kritische Abhängigkeiten abzubilden und einfache Tools für die Risikoverfolgung und das Vertragsmanagement zu verwenden. Viele Cloud-basierte Beschaffungsplattformen bieten jetzt skalierbare Lösungen, die auf kleinere Teams zugeschnitten sind.

3. Welche Rolle spielt die Einkaufssteuerung für die Widerstandsfähigkeit?

Eine starke Unternehmensführung stellt sicher, dass Beschaffungsrichtlinien, Risikoschwellen, Eskalationspfade und Entscheidungsrechte klar definiert sind. Dies hilft Unternehmen, bei Störungen schnell und konsistent zu reagieren, und setzt die Verantwortlichkeit aller Teams durch, was ein wesentlicher Bestandteil der Widerstandsfähigkeit im Beschaffungswesen ist.

4. Wie oft sollten die Risikobewertungen für die Beschaffung aktualisiert werden?

Idealerweise sollten die Risikobewertungen für die Beschaffung vierteljährlich oder immer dann überprüft werden, wenn größere Veränderungen eintreten (z. B. geopolitische Veränderungen, die Aufnahme neuer Lieferanten oder größere Änderungen der Kategorien). Ein dynamisches Risikoaudit stellt sicher, dass Ihre Strategien zur Risikominderung relevant bleiben.

Beschaffungsentscheidungen bilden die Grundlage für die Geschäftstätigkeit jedes Unternehmens, und wenn sie richtig getroffen werden, schaffen sie einen dauerhaften Wert in der gesamten Lieferkette. In der heutigen volatilen und wettbewerbsintensiven Landschaft geht es bei der Beschaffung nicht nur um den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, sondern auch darum, die Effizienz zu steigern, Risiken zu reduzieren und strategisches Wachstum zu ermöglichen.

Doch selbst die am besten gemeinten Beschaffungsstrategien können aufgrund vermeidbarer Fehltritte zu kurz kommen. Egal, ob es darum geht, einen Lieferanten ausschließlich auf der Grundlage des Preises auszuwählen oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nicht zu berücksichtigen, Fehler bei der Beschaffung kann zu verpassten Einsparungen, Betriebsverzögerungen, Reputationsschäden und unnötigem Risiko führen.

Dieser Artikel beschreibt die 10 häufigsten Fehler bei der Beschaffung hergestellt von Organisationen aus allen Branchen. Noch wichtiger ist, dass es praktische Anleitungen bietet, wie Sie diese Fallstricke erkennen und vermeiden können, um eine intelligentere, agilere Einkaufsfunktion aufzubauen, die die Leistung steigert und Ihr Geschäftsergebnis schützt.

TL; DR

• Was Fehler bei der Beschaffung sind und warum sie wichtig sind.
• Häufige Ursachen für Fehler bei der Beschaffung.
• Die 10 wichtigsten Fehler bei der Beschaffung, die Unternehmen vermeiden müssen.
• Praktische Lösungen für jeden Fehler.
• Wie moderne Tools wie Akirolabs zur Verbesserung der Beschaffung beitragen.
• Letzte Erkenntnisse, um die Beschaffung in eine strategische Funktion umzuwandeln.

Was sind Fehler bei der Beschaffung?

Fehler bei der Beschaffung beziehen sich auf Fehler, Versäumnisse oder schlechte Entscheidungen, die während des Beschaffungs- und Einkaufsprozesses getroffen werden und sich negativ auf die Effizienz, die Kostenstruktur oder die Stabilität der Lieferkette eines Unternehmens auswirken. Diese können von der Wahl des falschen Anbieters oder dem Übersehen von Compliance-Problemen bis hin zur Unzulänglichkeit einer genauen Bedarfsprognose reichen.

Während einige Fehler geringfügig sind und leicht zu korrigieren sind, können andere zu erheblichen finanziellen Verlusten, Betriebsstörungen oder Reputationsschäden führen. In einem wettbewerbsintensiven und kostensensiblen Geschäftsumfeld kann selbst ein einziger Fehler bei der Beschaffung, z. B. die Unterzeichnung eines schlecht ausgehandelten Vertrags oder das Vertrauen auf einen unzuverlässigen Lieferanten, zu kaskadierenden Folgen für alle Abteilungen und Interessengruppen führen.

Kurz gesagt, Fehler bei der Beschaffung sind nicht nur betriebliche Mängel, sondern auch strategische Risiken, die das Wachstum und die Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens untergraben können, wenn sie nicht angegangen werden.

Was verstehen Fehler bei der Beschaffung sind erst der Anfang. Um sie wirksam anzugehen, ist es wichtig, die Grundursachen zu identifizieren, die zu diesen Problemen führen.

Was verursacht Fehler bei der Beschaffung?

Fehler bei der Beschaffung sind häufig auf eine Kombination aus strukturellen Problemen, eingeschränkter Sichtbarkeit und menschlichem Versagen zurückzuführen. Eine häufige Ursache ist die übermäßige Abhängigkeit von manuellen Prozessen wie Tabellenkalkulationen, E-Mails und fragmentierten Systemen, was zu Datenlücken und Missverständnissen führen kann.

Mangelnde funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist ein weiterer häufiger Schuldiger. Wenn Beschaffungsentscheidungen in Silos getroffen werden, ohne dass Finanz-, Rechts- oder Betriebsabteilungen beteiligt sind, können wichtige Überlegungen wie Einhaltung der Vorschriften, Budgetausrichtung oder Qualitätsstandards übersehen werden.

Darüber hinaus können unzureichende Schulungen, unklare Einkaufsrichtlinien und der Druck, die Kosten schnell zu senken, dazu führen, dass Teams reaktive Entscheidungen treffen, ohne die langfristigen Auswirkungen vollständig zu verstehen.

In vielen Fällen fehlen Unternehmen einfach die richtigen Tools und Frameworks zur Unterstützung der strategischen Beschaffung, was zu vermeidbaren Risiken führt, die Effizienz, Wert und Vertrauen untergraben.

Mit einem klaren Überblick über die zugrunde liegenden Ursachen können Unternehmen ihre Aufmerksamkeit nun auf die häufigsten Fehltritte bei der Beschaffung richten, die die betriebliche Effizienz und strategische Auswirkungen gefährden.

10 häufige Fehler bei der Beschaffung, die es zu vermeiden gilt

Selbst die erfahrensten Einkaufsteams sind nicht vor Fehltritten gefeit. Das Erkennen dieser häufigen Fallstricke ist jedoch der erste Schritt zum Aufbau eines intelligenteren, widerstandsfähigeren Beschaffungsprozesses.

Unten sind zehn Fehler bei der Beschaffung die Unternehmen aktiv vermeiden sollten und wie sie behoben werden können.

Fehler 1: Angenommen, Kosteneinsparungen haben immer oberste Priorität

Viele Beschaffungsteams legen Wert auf Kostensenkung, aber die Prioritäten der Interessengruppen sind oft nuancierter. Wenn Sie sich ausschließlich auf den Preis konzentrieren, werden andere wichtige Faktoren wie Geschwindigkeit, Leistung, Einhaltung der Vorschriften oder Lieferantenbeziehungen übersehen. Beschaffungsstrategien, die nicht mit den Zielen der Abteilung übereinstimmen, finden intern oft keinen Anklang. Stattdessen müssen die Einkaufsleiter damit beginnen, die Ziele der Stakeholder zu verstehen und die Leistungsangebote darauf abzustimmen. Abstimmung, nicht Annahmen, ist der Schlüssel zum Erfolg.

Fehler 2: Der Versuch, jeden Kauf zu zentralisieren und zu kontrollieren

Der Versuch, jede Kaufentscheidung manuell zu verwalten oder zu kontrollieren, kann zu Engpässen, Burnout und langsamen Beschaffungszyklen führen. Dies ist besonders in Organisationen ohne skalierbare Systeme problematisch. Eine effektive Beschaffung erfordert eine Segmentierung. Ausgaben mit hohem Wert oder hohem Risiko sollten streng verwaltet werden, während Einkäufe mit geringem Risiko über Self-Service-Kanäle oder automatisierte Kanäle abgewickelt werden können. Ein abgestufter Ansatz gewährleistet Agilität bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Unternehmensführung.

Fehler 3: Erwartung, dass die Stakeholder die Beschaffung proaktiv einbeziehen

Eine der häufigsten Frustrationen im Beschaffungswesen ist das mangelnde Engagement der Interessengruppen. Das Engagement erfolgt jedoch nicht automatisch. Ohne proaktive Öffentlichkeitsarbeit und nachgewiesenen Mehrwert werden Beschaffungsrisiken umgangen. Die Teams müssen Möglichkeiten identifizieren, um bei bevorstehenden Verlängerungen, Problemen mit der Lieferantenleistung oder bei Problemen mit der Einhaltung der Vorschriften zu helfen, und Lösungen anbieten, nicht Einschränkungen. Wenn die Beschaffung zugänglich und unterstützend gestaltet wird, wird die interne Glaubwürdigkeit gestärkt.

Fehler 4: Unvorbereitet an Stakeholdertreffen teilnehmen

Die Teilnahme an Besprechungen ohne ausreichende Kenntnisse der Lieferantenhistorie, der Ausgabendaten oder der Marktbenchmarks kann der Glaubwürdigkeit der Beschaffung schaden. Die Beteiligten erwarten von der Beschaffung, dass sie Erkenntnisse und Lösungen bietet und nicht von Grund auf informiert wird. Durch den vorherigen Zugriff auf Ausgabenberichte, Lieferantenprofile und Verlängerungsfristen wird die Beschaffung zu einem strategischen Partner. Informiert zu sein ist die Grundlage für Vertrauen und Einfluss.

Fehler 5: Überbetonung des Preises statt der Gesamtkosten und des Risikos

Sich nur auf den niedrigsten Preis zu konzentrieren, kann ein kostspieliger Fehler sein. Dies führt häufig zu versteckten langfristigen Kosten, wie z. B. Implementierungsproblemen, Serviceausfällen oder unflexiblen Verträgen. Erstklassige Beschaffungsteams bewerten die Gesamtbetriebskosten (TCO), einschließlich Schulung, Support, Betriebsrisiken, Verlängerungen bei Verlängerungen und Flexibilität beim Ausstieg. Die Beschaffung sollte auch Risikofaktoren wie Lieferantenkonzentration, rechtliche Risiken und Einhaltung von SLAs bewerten, bevor eine Vereinbarung abgeschlossen wird.

Fehler 6: Entscheidungen nicht mit Daten untermauern

Beschaffungsteams haben oft Schwierigkeiten, ihren Wert zu rechtfertigen, wenn Entscheidungen nicht auf Datenbasis getroffen werden. Rabatte, Prozessverbesserungen oder Maßnahmen zur Risikominderung müssen verglichen und kontextualisiert werden, um die Zustimmung der Geschäftsleitung einzuholen. Tools, die Leistungsdaten von Lieferanten, Branchen-Benchmarks und Preisinformationen zusammenfassen, können helfen, Entscheidungen zu rechtfertigen und das Vertrauen der Stakeholder zu stärken. Daten dienen nicht nur der Berichterstattung, sie sind entscheidend für schnellere und intelligentere Genehmigungen.

Fehler 7: Ignorieren der Bedeutung des Rufs der Beschaffung

Die interne Wahrnehmung der Beschaffung spielt eine wichtige Rolle dabei, wie Teams engagiert werden. Wenn die Beschaffung eher als Hindernis denn als Wertschöpfung betrachtet wird, vermeiden es die Geschäftsbereiche, sie einzubeziehen. Dies führt zu eigennützigen Ausgaben, Vertragsrisiken und verpassten Synergien. Beschaffungsexperten müssen ihren Ruf aktiv pflegen, indem sie reaktionsschnell, beratend und ergebnisorientiert vorgehen. Als Partner und nicht als Durchsetzer von Richtlinien gesehen zu werden, verbessert das die langfristige Zusammenarbeit.

Fehler 8: Zu spät in Verlängerungen einsteigen

Die Beteiligung der Auftragsvergabe in letzter Minute an Vertragsverlängerungen nimmt den Verhandlungsspielraum und schränkt alternative Optionen ein. Da Unternehmen keine Zeit haben, den Bedarf zu ermitteln oder den Markt zu bewerten, akzeptieren sie am Ende standardmäßig Preiserhöhungen oder automatische Verlängerungen. Ein gut gepflegter Verlängerungskalender mit Vorlaufzeiten von 90—180 Tagen ermöglicht es den Teams, die Leistung des Anbieters proaktiv zu überprüfen, internes Feedback einzuholen und Verhandlungsstrategien weit im Voraus vorzubereiten.

Fehler 9: Unfähigkeit, strategische Werte zu kommunizieren, die über Einsparungen hinausgehen

Wenn der einzige KPI der Beschaffung Kosteneinsparungen sind, besteht die Gefahr, dass die Funktion an Bedeutung verliert, wenn sich die Geschäftsziele ändern. In Wirklichkeit spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Wachstum zu ermöglichen, die Amortisierungszeit zu verkürzen und die betriebliche Widerstandsfähigkeit sicherzustellen. Führungskräfte müssen ihre strategischen Auswirkungen anhand von Kennzahlen wie Zeit, Risikominderung, ESG-Ausrichtung und Innovationsunterstützung durch Lieferanten kommunizieren. Je mehr die Beschaffung mit Geschäftsergebnissen verknüpft ist, desto unverzichtbarer wird sie.

Fehler 10: Keine Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen

Wenn Unternehmen wachsen und sich Märkte verändern, müssen sich die Beschaffungsstrategien weiterentwickeln. Starre Prozesse oder veraltete Tools reichen oft nicht aus, um einer schnellen Expansion, neuen Vorschriften oder sich ändernden Bedürfnissen der Interessengruppen gerecht zu werden. Die Beschaffung muss agil bleiben, neue Technologien wie KI einführen, Lieferantenbewertungen aktualisieren und sich kontinuierlich an den Geschäftsprioritäten orientieren. Stagnation ist der schnellste Weg, um an Einfluss zu verlieren und ins Hintertreffen zu geraten.

Um diese Fallstricke zu vermeiden, ist mehr als nur Bewusstsein erforderlich. Es erfordert die richtigen Tools, Frameworks und Technologien, um intelligentere, schnellere und besser abgestimmte Beschaffungsentscheidungen zu unterstützen.

Wie kann Akirolabs bei der Beschaffung helfen?

akirolabs verwandelt die Beschaffung von einer taktischen Kostenfunktion in eine strategische Geschäftsgrundlage. Die KI-gestützte Plattform bietet Einkaufsteams die Einblicke, Workflows und Tools für die Zusammenarbeit, die sie benötigen, um schneller intelligentere Entscheidungen zu treffen. So geht's:

1. KI-gestützte Marktinformationen

akirolabs hilft Teams, Marktveränderungen immer einen Schritt voraus zu sein, indem es kontinuierlich externe Datenquellen scannt, um Informationen über Lieferanten, Kategorien und Markttrends in Echtzeit bereitzustellen. Es ermöglicht Ihnen, datengestützte Beschaffungsentscheidungen zu treffen und Möglichkeiten aufzudecken, die bei manueller Recherche möglicherweise übersehen werden.

2. Szenariobasiertes Strategiedesign

Mit akirolabs können Einkaufsleiter mithilfe dynamischer Szenariomodellierung verschiedene Beschaffungsstrategien simulieren. Auf diese Weise können Sie Kompromisse zwischen Kosten, Risiko, ESG-Auswirkungen und Lieferantenleistung abwägen, bevor Sie eine Vorgehensweise festlegen.

3. Kollaborative Beschaffungsplanung

Die Beschaffung erfolgt nicht isoliert. Akirolabs bezieht funktionsübergreifende Stakeholder mit strukturierten Arbeitsabläufen, gemeinsamen Dashboards und Stakeholder-Umfragen in den Prozess ein. Dies fördert die Abstimmung zwischen Beschaffungsstrategien und Geschäftszielen.

4. Zentraler Strategie-Hub

Alle Beschaffungsstrategien, Kategoriepläne und Lieferantendaten sind an einem Ort zentralisiert. Dies gewährleistet Konsistenz, Transparenz und Versionskontrolle in allen globalen Teams, sodass Sie nicht mehr in Tabellen oder verstreuten Dateien suchen müssen.

5. Integrierte ESG- und Risikokennzahlen

akirolabs ermöglicht es Unternehmen, Umwelt-, Sozial- und Unternehmensziele (ESG) und Risikobewertungen vom ersten Tag an in ihre Beschaffungsstrategien einzubetten. Dies gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und unterstützt nachhaltigere und widerstandsfähigere Lieferketten.

6. Speziell für die strategische Beschaffung entwickelt

Im Gegensatz zu ERP-Systemen oder grundlegenden Sourcing-Tools wurde Akirolabs speziell für die strategische Beschaffung entwickelt. Es verfolgt nicht nur Transaktionen, es hilft Ihnen auch bei der Entwicklung langfristiger, zukunftsorientierter Beschaffungsstrategien, die den unternehmensweiten Wert steigern.

Ganz gleich, ob Sie versuchen, die Beschaffung an den Unternehmenszielen auszurichten, die Leistung Ihrer Kategorien zu optimieren oder Ihre Beschaffungsstrategie zukunftssicher zu machen, Akirolabs bietet die Informationen und die Infrastruktur, um dies in großem Maßstab umzusetzen.

Bereit, teure zu eliminieren Fehler bei der Beschaffung? Entdecken Sie, wie Akirolabs kann Ihnen helfen, eine intelligentere, strategischere Einkaufsfunktion aufzubauen.

Fazit

Was früher eine Backoffice-Aufgabe war, ist heute ein wichtiger Faktor für den Geschäftserfolg, wenn sie richtig gemacht wird. Die häufigsten Fehler in der heutigen Beschaffung, angefangen bei der Annahme, dass Kosteneinsparungen immer Priorität haben, bis hin zum Ignorieren der Automatisierung, sind häufig auf veraltete Denkweisen, eingeschränkte Sichtbarkeit und schlechte Abstimmung der Interessengruppen zurückzuführen.

Um diese Fallstricke zu vermeiden, müssen die Denk- und Arbeitsweise der Beschaffungsteams geändert werden. Es erfordert, die richtigen Fragen zu stellen, Daten als Grundlage für Entscheidungen zu nutzen, Vertrauen bei den Stakeholdern aufzubauen und skalierbare, technologiegestützte Prozesse zu implementieren, die sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln.

Einkaufsleiter, die diesen Ansatz verfolgen, gehen über die Kostenkontrolle hinaus und werden zu strategischen Wachstumsförderern. Indem sie diese zentralen Fehltritte erkennen und beheben, heben sie die Beschaffung von einer unterstützenden Funktion zu einer wertschaffenden Kraft auf, die echte Geschäftsergebnisse, Widerstandsfähigkeit und Wirkung liefert. Um mehr zu erfahren vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit Akirolabs.

Häufig gestellte Fragen

1. Warum sind Fehler bei der Beschaffung so wichtig?

Fehler bei der Beschaffung können schwerwiegende Folgen haben, darunter finanzielle Verluste, Verzögerungen in der Lieferkette, Verstöße gegen die Vorschriften und Reputationsschäden. Selbst kleine Fehler, wie das Versäumnis, einen Lieferantenvertrag rechtzeitig zu verlängern, können zu erheblichen Betriebsstörungen führen.

2. Wie können Unternehmen Fehler bei der Beschaffung reduzieren?

Unternehmen können Fehler bei der Beschaffung reduzieren, indem sie manuelle Aufgaben automatisieren, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern, proaktive Verlängerungssysteme aufbauen, Datenanalysen als Entscheidungshilfe nutzen und in Plattformen wie Akirolabs für eine strategieorientierte Beschaffung investieren.

3. Ist es bei der Beschaffung immer noch wichtig, sich auf Kosteneinsparungen zu konzentrieren?

Ja, aber es sollte nicht der einzige Schwerpunkt sein. Moderne Beschaffungsstrategien priorisieren die Gesamtbetriebskosten, die Zuverlässigkeit der Lieferanten, die Einhaltung von Vorschriften und die langfristige Wertschöpfung, insbesondere in komplexen und dynamischen Märkten.

Angesichts des ständig wachsenden Wettbewerbs und der Komplexität der Lieferkette müssen sich Einkaufsleiter anpassen, um die Nase vorn zu haben. Traditionelle Beschaffungsmethoden reichen einfach nicht mehr aus, um nachhaltiges Wachstum und Rentabilität zu gewährleisten. Hier kommt Total Procurement Intelligence ins Spiel, ein fortschrittlicher, datengesteuerter Ansatz, der tiefere Einblicke und eine strategischere Kontrolle über die Beschaffungsabläufe bietet.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie die Nutzung von Total Procurement Intelligence Ihre Geschäftsstrategien revolutionieren, das Lieferantenmanagement verbessern und zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann. Entdecken Sie praktische Strategien, um das volle Potenzial dieses leistungsstarken Tools auszuschöpfen und Ihre Einkaufsleistung zu verbessern.

TL; DR:

• Total Procurement Intelligence integriert Daten aus verschiedenen Quellen, um intelligentere, strategische Beschaffungsentscheidungen zu ermöglichen.
• KI und maschinelles Lernen sind der Schlüssel zur Vorhersage von Trends, zur Optimierung von Lieferantenbeziehungen und zur Förderung von Kosteneinsparungen.
• TPI transformiert die Beschaffung von einer taktischen Funktion zu einem strategischen Faktor, der auf umfassendere Geschäftsziele ausgerichtet ist.
• Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung gehören Datenintegration, Qualifikationslücken und Widerstand gegen Veränderungen, die jedoch mit der richtigen Plattform überwunden werden können.
• AkiroLabs bietet eine benutzerfreundliche, KI-gestützte Lösung, die Integration, Entscheidungsfindung und Skalierbarkeit für Unternehmen jeder Größe berücksichtigt.

Was ist Total Procurement Intelligence?

Total Procurement Intelligence (TPI) ist ein umfassender, datengesteuerter Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, intelligentere, strategischere Entscheidungen im gesamten Beschaffungsprozess zu treffen. Es integriert verschiedene Datenquellen wie Lieferantenleistung, Markttrends und interne Ausgabendaten in ein einheitliches System. Auf diese Weise können Beschaffungsteams in Echtzeit umsetzbare Erkenntnisse gewinnen und einen fundierteren, strategischen Ansatz für die Beschaffung verfolgen.

Bedeutung von Procurement Intelligence

Im heutigen, sich schnell ändernden Geschäftsumfeld wird die Beschaffung zunehmend als strategische Funktion und nicht nur als kostensparendes Instrument angesehen. Unternehmen stehen unter wachsendem Druck, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die nicht nur die Kosten senken, sondern auch zum langfristigen Unternehmenserfolg beitragen. Laut einem Umfrage 2024 von The Hackett Group, 75% der Unternehmen planen, ihre Datenanalyse- und Berichtsfunktionen im kommenden Jahr zu verbessern. Diese Veränderung spiegelt die wachsende Bedeutung von Total Procurement Intelligence (TPI) wider, einem Ansatz, der verschiedene Datenquellen und fortschrittliche Technologien integriert, um Beschaffungsentscheidungen zu optimieren und die allgemeinen Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Hier sind einige wichtige Gründe, warum Total Procurement Intelligence für moderne Unternehmen unverzichtbar ist:

• Verbesserte Datenintegration: TPI konsolidiert Daten aus mehreren Quellen, wie Lieferantenleistung, Markttrends und interne Ausgaben, auf einer einzigen Plattform, um einen ganzheitlicheren Überblick über die Beschaffungsaktivitäten zu erhalten.
• Nutzung von KI und maschinellem Lernen: Durch die Integration fortschrittlicher KI- und maschineller Lerntechnologien hilft TPI Einkaufsteams dabei, Trends zu erkennen, Anforderungen zu prognostizieren und intelligentere, strategischere Entscheidungen zu treffen.
• Bessere Entscheidungsfindung: Mithilfe von Daten und Erkenntnissen in Echtzeit können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, die auf umfassendere Geschäftsziele wie Nachhaltigkeit, Innovation und langfristiges Wachstum abgestimmt sind.
• Agilität und Risikominderung:TPI ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Marktveränderungen und potenzielle Störungen zu reagieren, Beschaffungsrisiken zu reduzieren und sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
• Umstellung auf strategische Beschaffung: TPI konzentriert sich nicht nur auf die Kostenreduzierung, sondern wandelt die Beschaffung in eine strategische Funktion um, die das Geschäftswachstum unterstützt und sich an den wichtigsten Unternehmenszielen orientiert.
• Der Konkurrenz immer einen Schritt voraus: Mit TPI sind Unternehmen besser gerüstet, um in einem Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu sein, indem sie datengestützte Entscheidungen treffen, die sowohl die betriebliche Effizienz als auch langfristige strategische Ziele unterstützen.

Da wir uns dessen Bedeutung bewusst sind, gehen wir nun zu den praktischen Vorteilen über, die Unternehmen durch die Implementierung von Procurement Intelligence erzielen können.

Vorteile von Procurment Intelligence

Die Vorteile von Procurement Intelligence gehen über Kosteneinsparungen hinaus und beeinflussen die Lieferantenbeziehungen, die Entscheidungsfindung und die allgemeine Unternehmensagilität.

Hier ist eine Aufschlüsselung der wichtigsten Vorteile:

• Kostenoptimierung: Procurement Intelligence identifiziert Ineffizienzen und deckt Möglichkeiten für Kosteneinsparungen auf, indem sie die Leistung der Lieferanten und Markttrends analysieren. So können Unternehmen ihre Beschaffungskosten senken und gleichzeitig den Wert steigern.
• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Durch die Nutzung von Daten zur Bewertung der Lieferantenleistung können Unternehmen stärkere, strategischere Partnerschaften aufbauen und so eine bessere Zusammenarbeit, ein besseres Risikomanagement und eine bessere Zuverlässigkeit in der gesamten Lieferkette sicherstellen.
• Bessere Entscheidungsfindung: Durch den Echtzeitzugriff auf Daten und Erkenntnisse sind Beschaffungsteams in der Lage, fundiertere und zeitnahere Entscheidungen zu treffen, die die Beschaffungsstrategien mit umfassenderen Geschäftszielen wie Innovation und Nachhaltigkeit in Einklang bringen.
• Höhere Agilität und Reaktionsfähigkeit: Procurement Intelligence ermöglicht es Unternehmen, schnell auf sich ändernde Marktbedingungen und Störungen zu reagieren, sodass sie Beschaffungsstrategien anpassen und Risiken effektiv mindern können.
• Strategische Ausrichtung auf die Geschäftsziele: Durch die Abstimmung von Beschaffungsentscheidungen an den Unternehmensprioritäten stellt Procurement Intelligence sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten zu langfristigem Geschäftswachstum, Widerstandsfähigkeit und Nachhaltigkeit beitragen.
• Verbessertes Compliance- und Risikomanagement: Datengestützte Einblicke in Lieferanten und Verträge helfen Unternehmen dabei, die Einhaltung gesetzlicher Standards zu verbessern und Risiken zu reduzieren, insbesondere im Zusammenhang mit der Lieferantenleistung und den vertraglichen Verpflichtungen.

Während Procurement Intelligence viele Vorteile bietet, stehen Unternehmen bei ihrer Implementierung möglicherweise vor mehreren Herausforderungen. Lassen Sie uns einige dieser häufigen Hürden untersuchen.

Herausforderungen bei der Implementierung von Procurement Intelligence

Die Vorteile von Procurement Intelligence liegen auf der Hand, aber Unternehmen stehen oft vor großen Herausforderungen, wenn sie versuchen, sie zu implementieren und in ihre Abläufe zu integrieren. Diese Hindernisse können von technologischen Einschränkungen bis hin zu Widerständen gegen Veränderungen innerhalb des Unternehmens reichen. Die Bewältigung dieser Herausforderungen ist entscheidend, um das volle Potenzial von /Procurement Intelligence auszuschöpfen und den Geschäftserfolg voranzutreiben.

Zu den häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, gehören:

• Probleme bei der Datenintegration: Viele Unternehmen haben Probleme mit der Integration von Daten aus mehreren Quellen, was es schwierig macht, sich einen einheitlichen Überblick über die Beschaffungsaktivitäten zu verschaffen.
• Mangel an qualifizierten Ressourcen: Procurement Intelligence erfordert spezielle Fähigkeiten in den Bereichen Datenanalyse, KI und maschinelles Lernen, die vielen Unternehmen fehlen.
• Widerstand gegen Veränderungen: Die Umstellung auf einen datengesteuerten Beschaffungsansatz erfordert oft einen kulturellen Wandel innerhalb des Unternehmens, der auf Widerstand stoßen kann.
• Datenqualität und Genauigkeit: Effektive Beschaffungsinformationen hängen von genauen, aktuellen Daten ab, und eine schlechte Datenqualität kann zu irreführenden Erkenntnissen und Entscheidungen führen.
• Hohe Anfangsinvestition: Die Implementierung von Procurement Intelligence-Lösungen erfordert oft eine erhebliche Vorabinvestition, was für einige Unternehmen ein Hindernis sein kann.

Akiro Labs hilft Unternehmen, diese Herausforderungen zu bewältigen, indem sie eine KI-gestützte, benutzerfreundliche Plattform bereitstellt, die die Datenintegration vereinfacht, die Entscheidungsfindung verbessert und die Datengenauigkeit gewährleistet und gleichzeitig skalierbare Lösungen für jedes Budget bietet.

Angesichts dieser Herausforderungen schauen wir uns einige effektive Strategien an, die Unternehmen umsetzen können, um die Vorteile von Procurement Intelligence zu maximieren.

Effektive Strategien zur Nutzung von Einkaufsinformationen

Um die Vorteile von Procurement Intelligence voll ausschöpfen zu können, müssen Unternehmen strategische Ansätze verfolgen, die ihren Wert maximieren. Die Umsetzung dieser Strategien stellt sicher, dass Einkaufsteams datengestützte Erkenntnisse effektiv nutzen, Prozesse rationalisieren und Beschaffungsentscheidungen an den übergeordneten Unternehmenszielen ausrichten können.

Hier sind einige wichtige Strategien, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Zentralisierung der Daten: Die Zentralisierung von Beschaffungsdaten in einem einheitlichen System ermöglicht einen einfacheren Zugriff auf genaue Einblicke in Echtzeit. Durch die Beseitigung von Datensilos können sich Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihre Beschaffungsabläufe verschaffen, was zu besseren Entscheidungen und einem verbesserten Lieferantenmanagement führt.
• Nutzen Sie KI und maschinelles Lernen: Der Einsatz von KI und Tools für maschinelles Lernen kann dazu beitragen, Trends zu erkennen, die Nachfrage vorherzusagen und die Lieferantenbeziehungen zu optimieren. Diese Technologien ermöglichen es Einkaufsteams, große Datensätze zu analysieren und verborgene Erkenntnisse aufzudecken, die bei herkömmlichen Methoden möglicherweise übersehen werden.
• Etablieren Sie klare KPIs und Metriken: Die Definition von Leistungskennzahlen (KPIs) und Kennzahlen stellt sicher, dass sich die Beschaffungsteams weiterhin auf die wichtigsten Ziele konzentrieren. Die Verfolgung der richtigen Kennzahlen ermöglicht es Unternehmen, die Beschaffungsleistung zu bewerten, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und Strategien an den Unternehmenszielen auszurichten.
• Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit: Beschaffungsinformationen sollten nicht nur auf die Einkaufsabteilung beschränkt sein. Durch die Förderung der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wie Finanzen, Betrieb und Marketing wird sichergestellt, dass Beschaffungsentscheidungen mit der allgemeinen Geschäftsstrategie und den Zielen des Unternehmens in Einklang stehen und ein einheitlicher Ansatz gefördert wird.
• Kontinuierliche Schulung und Kompetenzentwicklung: Damit Beschaffungsinformationen effektiv sind, muss das Team mit den notwendigen Fähigkeiten ausgestattet sein, um Daten zu interpretieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Regelmäßige Schulungen zu neuen Tools, Technologien und Analysetechniken helfen den Beschaffungsteams, den Branchentrends immer einen Schritt voraus zu sein und die Leistung zu optimieren.
• Nutzen Sie Daten und Analysen in Echtzeit: Echtzeitdaten sind der Schlüssel zu einer agilen Beschaffung. Die Nutzung aktueller Markttrends, Daten zur Lieferantenleistung und zu den Ausgaben ermöglicht es Unternehmen, schnell auf sich ändernde Bedingungen zu reagieren, Strategien anzupassen und Risiken zu minimieren.
• Konzentrieren Sie sich auf Nachhaltigkeit und langfristigen Wert: Beschaffungsinformationen sollten nicht nur genutzt werden, um Kosteneinsparungen zu erzielen, sondern auch Beschaffungsentscheidungen an Nachhaltigkeitszielen auszurichten. Die Priorisierung langfristiger Werte, einschließlich Umwelt-, Sozial- und Unternehmensführungsfaktoren (ESG), stellt sicher, dass Beschaffungsstrategien sowohl zum Unternehmenswachstum als auch zur Unternehmensverantwortung beitragen.

Fazit

Beschaffungsinformationen sind entscheidend, um die Effizienz zu optimieren, Kosteneinsparungen zu erzielen und die Beschaffung an langfristigen Geschäftszielen auszurichten. Durch den Einsatz von KI, maschinellem Lernen und Echtzeitdaten können Unternehmen intelligentere Entscheidungen treffen, Lieferantenbeziehungen verbessern und wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

Um die Erkenntnisse aus der Beschaffung voll auszuschöpfen, ist es entscheidend, Herausforderungen zu bewältigen und effektive Strategien zu entwickeln.

Nutzen Sie das Potenzial von Procurement Intelligence mit Akiro Labs. Unsere KI-gestützte Plattform hilft Ihnen dabei, Ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und den strategischen Wert zu steigern. Buchen Sie eine personalisierte Demo mit akirolabs.

Häufig gestellte Fragen

F: Was ist Total Procurement Intelligence?

Total Procurement Intelligence ist ein datengesteuerter Ansatz, der verschiedene Datenquellen, einschließlich Lieferantenleistung und Markttrends, integriert, um Unternehmen dabei zu unterstützen, intelligentere Beschaffungsentscheidungen zu treffen.

F: Wie verbessert Procurement Intelligence die Entscheidungsfindung?

Procurement Intelligence liefert in Echtzeit umsetzbare Erkenntnisse, die es den Beschaffungsteams ermöglichen, fundierte, strategische Entscheidungen zu treffen, die auf Geschäftsziele wie Kostensenkung, Nachhaltigkeit und Innovation abgestimmt sind.

F: Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Implementierung von Procurement Intelligence?

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören Datenintegrationsprobleme, Mangel an qualifizierten Ressourcen, Widerstand gegen Veränderungen, schlechte Datenqualität und hohe Anfangsinvestitionen. Diese können jedoch mit den richtigen Tools und Strategien abgemildert werden.

F: Was sind die 4 Arten der Beschaffung?

Direkte Beschaffung: Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die für die Produktion benötigt werden.
Indirekte Beschaffung: Kauf von Waren und Dienstleistungen, die das Unternehmen unterstützen, aber nicht direkt an der Produktion beteiligt sind.

Beschaffung von Dienstleistungen: Erwerb von Dienstleistungen wie Beratung, Wartung oder IT-Support.

Warenbeschaffung: Kauf physischer Produkte zur Verwendung oder zum Weiterverkauf.

F: Wie groß ist der Markt für Procurement Intelligence?

Der globale Markt für Beschaffungsanalysen wurde mit ca. bewertet 5,36 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024 und werden 2025 voraussichtlich 6,29 Milliarden US-Dollar erreichenund wächst mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 17,4%.

Beschaffungsmanagement-Software verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Beschaffungs-, Einkaufs- und Lieferantenbeziehungen verwalten — und das für immer!

Da die Nachfrage nach Effizienz, Kostenkontrolle und datengestützter Entscheidungsfindung steigt, wird es unerlässlich, über die richtigen Tools zu verfügen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ganz gleich, ob es Ihr Ziel ist, Prozesse zu automatisieren, Einblicke in Echtzeit zu gewinnen oder eine bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten zu fördern, die richtige Software kann die Beschaffung rationalisieren und Ihr Geschäftswachstum fördern.

In diesem Artikel werden wir uns mit den wichtigsten Einkaufstools befassen, die Ihre Abläufe verändern können. Von Automatisierung und KI bis hin zu nahtlosen Integrationen — wir werden die Funktionen untersuchen, die Ihnen helfen können, die Nase vorn zu haben.

Lass uns reinspringen!

Was sind Einkaufstools?

Einkaufstools sind Softwarelösungen, mit denen Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse optimieren und verwalten können. Diese Tools automatisieren wichtige Aufgaben in den Bereichen Beschaffung, Einkauf, Lieferantenmanagement und Bestandskontrolle.

Im Kern ermöglichen es Beschaffungstools Unternehmen, Lieferantenbeziehungen zu verwalten, Bestellungen zu verfolgen und Ausgaben zu kontrollieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Waren und Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Menge und zum besten Preis erworben werden.

Grundlegende Funktionen von Beschaffungstools

• Automatisierung von Beschaffungsaufgaben: Automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Auftragserstellung, Rechnungsverarbeitung und Genehmigungsabläufe, spart Zeit und reduziert menschliche Fehler.
• Lieferantenmanagement: Hilft dabei, die Leistung von Lieferanten zu verfolgen und zu bewerten, Verträge zu verwalten und die Kommunikation aufrechtzuerhalten, um starke Lieferantenbeziehungen sicherzustellen.
• Transparenz und Kontrolle der Ausgaben: Bietet Einblicke in die Ausgaben in Echtzeit und ermöglicht es Unternehmen, Budgets zu verfolgen, Kosten zu optimieren und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
• Analytik und Berichterstattung: Liefert datengestützte Einblicke und Berichte zu Beschaffungsaktivitäten und hilft Unternehmen dabei, strategische Entscheidungen zu treffen.
• Bestandsverwaltung: Überwacht die Lagerbestände, automatisiert Nachbestellprozesse und optimiert den Bestand, um Überbestände oder Fehlbestände zu verhindern.
• Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation: Erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Beschaffungsteams, Finanzen, Betrieb und Lieferanten, um die Abstimmung und Transparenz in der gesamten Lieferkette sicherzustellen.
• Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich in andere Geschäftssysteme wie ERP (Enterprise Resource Planning), Buchhaltung und Lieferkettenmanagement integrieren, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Unterscheidung der Beschaffungstools nach Prozessebene

Operativ (Procure-to-Pay)

Taktisch (Quelle bis Vertrag)

Strategisch (von der Planung zur Strategie)

Umfang des Prozesses

Tägliche Einkaufs- und Zahlungsaktivitäten

Tägliche Einkaufs- und Zahlungsaktivitäten

Langfristige Planung, Kategorienstrategie und Wertschöpfung

Top-Funktionen und Tool-Fokus

- Automatisierte Anforderungs- und Bestellerstellung

- Rechnungsbearbeitung

- Ausgabenkontrolle in Echtzeit

- Konformitäts- und Prüfprotokolle

- Zusammenarbeit mit Lieferanten

- Bestandsverwaltung

- Zentrales Lieferanten-Onboarding

- RFP/RFQ-Automatisierung

- Vertragsverhandlung und Verwaltung

- Genehmigungsworkflows

- Ausgabenanalysen

- Risiko- und Compliance-Prüfungen

- Strategieentwicklung für Kategorien

- Szenariomodellierung

- Ausgaben- und Marktanalyse

- Funktionsübergreifende Zusammenarbeit

- KI-gestützte Erkenntnisse

- Ausrichtung auf die Geschäftsziele

- Nachhaltigkeit und Risikomanagement

Beispiel für einen Anwendungsfall

Büromaterial bestellen, Rechnungen bearbeiten, Lieferungen verfolgen

Durchführung eines wettbewerbsfähigen Angebots für einen neuen Lieferanten, Verwaltung von Vertragsverlängerungen

Festlegung mehrjähriger Beschaffungsstrategien, Abstimmung der Beschaffung an den Geschäftszielen, Förderung von Innovation und Nachhaltigkeit

Wenn Unternehmen diese Unterschiede verstehen, können sie für jede Ebene die richtige Beschaffungsmanagement-Software auswählen.

Die 15 besten Einkaufstools zur Förderung Ihres Geschäfts im Jahr 2025

Werfen wir einen Blick auf die unverzichtbaren Einkaufstools, mit denen Sie Ihre Prozesse optimieren, die Effizienz verbessern und Ihnen helfen, die Nase vorn zu haben.

1. Akirolabore

Akirolabs ist eine hochmoderne Beschaffungssoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, Beschaffungsstrategien (Kategorie und Lieferant) zu entwickeln und zu optimieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Die KI-gestützte Plattform bietet Einblicke in Echtzeit, strategische Szenariomodellierung und automatisierte Workflows, um die Effizienz der Beschaffung zu steigern.

Die wichtigsten Funktionen

• Zentraler Knotenpunkt für Zusammenarbeit: Verabschieden Sie sich von verstreuten Tabellen. Zentralisieren Sie Ihr strategisches Einkaufs- und Kategoriemanagement, fördern Sie eine reibungslose Teamarbeit und stellen Sie sicher, dass jeder Strategien entwickeln kann.
• KI-gestützte Marktinformationen: Nutzen Sie KI, um versteckte Chancen aufzudecken, Ihre Lieferanten zu überwachen, intelligente Einkaufsergebnisse zu erzielen und fundierte Entscheidungen mithilfe von Echtzeitdaten zu treffen.
• Szenariomodellierung für intelligentere Entscheidungen: Evaluieren Sie mehrere Beschaffungsszenarien mit unseren erweiterten Funktionen, bevor Sie sich entscheiden. Sie können potenzielle Ergebnisse bewerten, Risiken abwägen und auf der Grundlage datengestützter Erkenntnisse die vorteilhafteste Option auswählen.
• Effektives Lieferantenmanagement: Verlagern Sie den Fokus von der Verwaltung von Produktkategorien auf die direkte Verwaltung wichtiger Lieferanten. Stellen Sie die Lieferanten in den Mittelpunkt der Planung, um bessere Partnerschaften aufzubauen und die Ziele besser aufeinander abzustimmen. Verwalten Sie alle Verträge mit einer klaren Übersicht über die Lieferantenverträge, sodass Sie Verlängerungen verfolgen, Bedingungen neu aushandeln und Lieferantenbeziehungen effektiver verwalten können.
• Proaktive Risikominderung: Akirolabs hilft Ihnen, der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein. Planen Sie potenzielle Risiken ein und machen Sie Ihren Betrieb zukunftssicher. Erstellen und analysieren Sie mehrere Szenarien, um sich auf globale Probleme vorzubereiten und Ihr Unternehmen auf alle Herausforderungen vorzubereiten.
• Beschaffung mit Zweck: akirolabs hilft Ihnen bei der Auswahl von Lieferanten, die Ihr Engagement für ethische und nachhaltige Praktiken widerspiegeln, und helfen Ihrem Unternehmen, dauerhafte Werte zu schaffen.
• Datenausrichtung: Es hilft zu zeigen, wie sich die Abteilungsleiter um Ihr Unternehmen und Ihr Geschäftsergebnis kümmern.

Preisgestaltung

akirolabs bietet maßgeschneiderte Preise, die auf die Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie ihr Verkaufsteam für ein Angebot.

2. Precoro

Precoro vereinfacht die Beschaffung durch eine durchgängige Automatisierung. Es optimiert den gesamten Beschaffungszyklus von der Anforderung bis zur Zahlung und ermöglicht es Unternehmen, Lieferanten zu verwalten, Ausgaben zu kontrollieren und die Ausgabentransparenz zu verbessern.

Die wichtigsten Funktionen

• Automatisierte Bestellungen: Vereinfacht die Erstellung und Genehmigung von Bestellungen.
• Lieferantenmanagement: Zentralisiert Lieferanteninformationen, um die Beziehungen zu optimieren.
• Ausgabenanalysen: Bietet detaillierte Berichte zur Identifizierung von Sparmöglichkeiten.
• Bearbeitung der Rechnung: Automatisiert Arbeitsabläufe für Rechnungsabgleich und Genehmigung.
• Integration mit ERPs: Lässt sich nahtlos in bestehende Geschäftssysteme wie ERP-Lösungen integrieren.

Preisgestaltung

Die Preispläne von Precoro beginnen bei 499 USD/Monat, wenn sie jährlich in Rechnung gestellt werden.

3. Tradogramm

Tradogramm bietet ein intuitives Einkaufstool, das entwickelt wurde, um die Lieferantenkommunikation zu verbessern und das Auftragsmanagement zu optimieren. Mit der Nachverfolgung und der Sichtbarkeit von Bestellungen in Echtzeit hilft es Unternehmen, Fehler zu reduzieren und die Beschaffung effektiv zu verwalten.

Die wichtigsten Funktionen

• Verfolgung in Echtzeit: Verfolgt Bestellungen in Echtzeit und sorgt so für Transparenz und Effizienz.
• Verwaltung der Bestellungen: Automatisiert die Erstellung und Verfolgung von Bestellungen.
• Kommunikation mit Lieferanten: Erleichtert die direkte Kommunikation mit Lieferanten innerhalb der Plattform.
• Aufbewahrung von Dokumenten: Speichert und organisiert Beschaffungsdokumente für einen einfachen Zugriff.
• Individuell anpassbare Arbeitsabläufe: Passen Sie Arbeitsabläufe an spezifische Geschäftsanforderungen an.

Preisgestaltung

TradoGram bietet gestaffelte Preise an, die auf den Benutzeranforderungen basieren. Die Stufe beginnt bei 198 USD/Monat für bis zu neun Benutzer.

4. Prokurifizieren

Prokurifizieren ist eine cloudbasierte Beschaffungslösung, die darauf abzielt, die Transparenz der Ausgaben zu verbessern und den Genehmigungsprozess zu verbessern. Sie vereinfacht die Beschaffung, indem sie optimierte Arbeitsabläufe und Datenzugriff in Echtzeit für intelligentere Kaufentscheidungen bietet.

Die wichtigsten Funktionen

• Verwaltung von Bestellungen: Automatisiert die Erstellung und Genehmigung von Bestellungen.
• Erfassung der Ausgaben: Verfolgt alle Beschaffungskosten, um sicherzustellen, dass die Budgetziele eingehalten werden.
• Genehmigungsworkflows: Optimiert den Kaufgenehmigungsprozess mit anpassbaren Workflows.
• Mobiler Zugriff: Ermöglicht Benutzern, die Beschaffung unterwegs über mobile Apps zu verwalten.
• Lieferantenmanagement: Hilft Unternehmen dabei, die Leistung ihrer Lieferanten zu verwalten und zu bewerten.

Preisgestaltung

Buchen Sie eine Demo, um individuelle Preisangebote zu erhalten.

5. Odoo

Odoo ist eine integrierte Suite von Geschäftsanwendungen, die das Beschaffungsmanagement umfasst. Es ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die nach einer Komplettlösung für die Verwaltung von Beschaffung, Inventar und anderen Vorgängen suchen.

Die wichtigsten Funktionen

• Integrierte Beschaffung und Inventar: Verbindet die Beschaffung mit der Bestandsverwaltung für einen reibungslosen Betrieb.
• Automatisierte Beschaffung: Automatisiert Bestellungen, Genehmigungen und Rechnungsstellung.
• Lieferantenmanagement: Verwalten und bewerten Sie Lieferanten mit integrierten Tools.
• Kaufprognosen: Prognostizieren Sie zukünftige Bedürfnisse auf der Grundlage vergangener Kaufmuster.
• Anpassungsoptionen: Bietet umfangreiche Anpassungsoptionen für individuelle Geschäftsanforderungen.

Preisgestaltung

Die Odoo-Preise beginnen bei 24,90 USD pro Benutzer/Monat (monatliche Abrechnung) für die Basisversion, wobei zusätzliche Funktionen in höheren Preisstufen verfügbar sind.

6. Coupa

Coupa ist eine umfassende Beschaffungsmanagement-Software, die für ihren Fokus auf die Wertschöpfung durch eine einheitliche Ausgabenmanagement-Plattform bekannt ist. Mit seinen leistungsstarken Analysen und cloudbasierten Tools hilft Coupa Unternehmen dabei, Einsparungen zu erzielen, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern und Beschaffungsstrategien zu optimieren.

Die wichtigsten Funktionen

• Sichtbarkeit der Ausgaben: Bietet Einblicke in die unternehmensweiten Ausgaben in Echtzeit für eine bessere Kontrolle.
• Zusammenarbeit mit Lieferanten: Verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten durch eine zentrale Plattform.
• Automatisierung der Beschaffung: Automatisiert wichtige Beschaffungsaufgaben, um die Effizienz zu steigern.
• Ausgabenmanagement: Hilft bei der Verwaltung und Optimierung der Ausgaben im gesamten Unternehmen.
• Analytik und Berichterstattung: Liefert umsetzbare Erkenntnisse zur Unterstützung datengestützter Entscheidungen.

Preisgestaltung

Coupa bietet maßgeschneiderte Preise, die auf die Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie das Verkaufsteam für ein personalisiertes Angebot.

7. SAP Ariba

SAP Ariba ist ein Marktführer für cloudbasierte Beschaffungssoftware. Es ist für seine globale Reichweite bekannt und bietet Unternehmen die Tools, mit denen sie die Beschaffung rationalisieren, Lieferanten verwalten und durch eine verbesserte Sichtbarkeit der Lieferanten erhebliche Kosteneinsparungen erzielen können.

Die wichtigsten Funktionen

• Globales Lieferantennetzwerk: Zugang zu einem riesigen Netzwerk von Lieferanten für wettbewerbsfähige Beschaffung.
• Leistungsmanagement für Lieferanten: Überwacht die Leistung der Lieferanten, um die Beziehungen zu verbessern.
• Durchgängige Beschaffung: Verwaltet den gesamten Beschaffungszyklus von der Beschaffung bis zur Zahlung.
• Vertragsmanagement: Zentralisiert das Vertragsmanagement für eine bessere Einhaltung der Vorschriften.
• Analysen und Ausgabeneinblicke: Bietet tiefe Einblicke in Ausgaben und Lieferantenleistung.

Preisgestaltung

Die Preise für SAP Ariba variieren je nach Unternehmensgröße und Anforderungen. Kontaktieren Sie SAP Ariba für ein individuelles Angebot.

8. Ausgabenbewusst

Ausgabenbewusst ist eine umfassende Lösung für das Beschaffungsmanagement, die entwickelt wurde, um das Ausgabenmanagement für Unternehmen zu vereinfachen. Spendwise konzentriert sich auf Automatisierung und Nachverfolgung in Echtzeit und bietet Einblick in alle Beschaffungsaktivitäten und hilft Unternehmen dabei, ihre Ausgaben zu optimieren, Genehmigungen zu rationalisieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Die wichtigsten Funktionen

• Automatisierte Bestellungen: Erstellt und automatisiert Bestellungen und reduziert so manuelle Eingaben und Fehler.
• Budgetkontrolle: Bietet Tools zur abteilungsübergreifenden Verwaltung und Nachverfolgung von Budgets.
• Sichtbarkeit der Ausgaben: Bietet Einblicke in Ausgabenmuster in Echtzeit für eine bessere Entscheidungsfindung.
• Lieferantenmanagement: Hilft Unternehmen bei der Verwaltung von Lieferanteninformationen, Verträgen und Leistungen.
• Analytik und Berichterstattung: Bietet detaillierte Berichte zur Analyse von Ausgaben, zur Optimierung von Budgets und zur Verbesserung der Beschaffungsstrategie.

Preisgestaltung

Die Preise beginnen bei 9 USD pro Benutzer/Monat.

9. NetSuite-Beschaffung

NetSuite-Beschaffung ist Teil der umfassenden NetSuite ERP-Suite. Es bietet Unternehmen leistungsstarke Einkaufstools, die so konzipiert sind, dass sie sich nahtlos in andere Geschäftsfunktionen wie Finanzen und Lieferkettenmanagement integrieren lassen.

Die wichtigsten Funktionen

• Integrierte Beschaffung und Finanzen: Integriert Beschaffungsprozesse nahtlos in das Finanz- und Rechnungswesen.
• Lieferantenmanagement: Bietet Tools zur Verwaltung und Bewertung von Lieferanten für eine bessere Zusammenarbeit.
• Verwaltung von Bestellungen: Automatisiert und verfolgt Bestellungen, um die Effizienz zu verbessern.
• Ausgabenkontrolle: Bietet einen Überblick über die Beschaffungsausgaben in Echtzeit.
• Analytik und Berichterstattung: Liefert detaillierte Beschaffungsberichte, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

Preisgestaltung

Die Preise für NetSuite Procurement sind auf Anfrage erhältlich und hängen von der Unternehmensgröße und den Bedürfnissen ab.

10. Jagger

Jagger ist eine robuste Beschaffungsmanagement-Plattform, die ein umfassendes Ausgabenmanagement, Zusammenarbeit mit Lieferanten und datengestützte Einblicke bietet. Sie hilft Unternehmen dabei, Beschaffungsabläufe zu rationalisieren und eine höhere Effizienz bei Beschaffung und Einkauf zu erzielen.

Die wichtigsten Funktionen

• Ausgabenanalyse: Bietet detaillierte Einblicke in die Beschaffungsausgaben, um die Kostensenkung voranzutreiben.
• Zusammenarbeit mit Lieferanten: Verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten für bessere Preise und verbesserte Beziehungen.
• Optimierung der Beschaffung: Hilft Unternehmen dabei, die besten Lieferanten durch strategische Beschaffung zu identifizieren.
• Vertragsmanagement: Zentralisiert Vertragsinformationen für einen einfacheren Zugriff und eine bessere Einhaltung der Vorschriften.
• Risikomanagement für Lieferanten: Beurteilt das Lieferantenrisiko, um die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu verbessern.

Preisgestaltung

Jaggaer bietet maßgeschneiderte Preise, die auf der Unternehmensgröße und den Anforderungen basieren. Kontaktieren Sie das Verkaufsteam für ein Angebot.

11. ProcurementExpress.com

ProcurementExpress.com ist eine benutzerfreundliche Beschaffungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Sie vereinfacht den Einkaufsprozess, indem sie die Anforderungs-, Genehmigungs- und Budgetverwaltung automatisiert.

Die wichtigsten Funktionen

• Verwaltung von Bestellungen: Automatisiert und verfolgt Bestellungen während des gesamten Beschaffungsprozesses.
• Verwaltung des Budgets: Hilft bei der Festlegung von Beschaffungsbudgets und stellt sicher, dass die Ausgaben innerhalb der Grenzen bleiben.
• Genehmigungsworkflows: Passt Genehmigungsabläufe an, um die Entscheidungsfindung zu optimieren.
• Lieferantenmanagement: Zentralisiert die Lieferantendetails, um die Effizienz der Beschaffung zu verbessern.
• Verfolgung in Echtzeit: Verfolgt Ausgaben und Auftragsstatus in Echtzeit.

Preisgestaltung

Die Preise beginnen bei 256 USD pro Monat für die Verwaltung von bis zu 10.000 USD pro Monat. Für größere Kapazitäten sind benutzerdefinierte Preise verfügbar.

12. Luftwaffenstützpunkt

Luftwaffenstützpunkt ist eine umfassende Ausgabenmanagement-Plattform, die Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenmanagement kombiniert. Sie bietet Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Ausgaben, indem sie wichtige Beschaffungsprozesse automatisiert, Genehmigungsabläufe optimiert und unternehmensweite Ausgaben in Echtzeit einsehbar macht.

Die wichtigsten Funktionen

• Automatisierte Bestellungen: Optimiert die Erstellung und Genehmigung von Bestellungen, um manuelle Arbeit und Fehler zu reduzieren.
• Verwaltung des Budgets: Bietet einen vollständigen Überblick über Budgets und hilft Unternehmen dabei, Ausgaben im Vergleich zu genehmigten Budgets zu überwachen.
• Sichtbarkeit der Ausgaben: Bietet Echtzeit-Einblicke in alle Ausgaben im Zusammenhang mit der Beschaffung und hilft, zu hohe Ausgaben zu vermeiden.
• Lieferantenmanagement: Verwaltet Lieferanteninformationen und sorgt so für reibungslosere Abläufe und engere Lieferantenbeziehungen.
• Integration mit Buchhaltungssystemen: Lässt sich nahtlos in Buchhaltungssysteme wie QuickBooks, Xero und NetSuite integrieren, um einen reibungslosen Datenfluss und eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten.

Preisgestaltung

Airbase bietet individuelle Preise, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie das Vertriebsteam für ein maßgeschneidertes Angebot.

13. Verrohrung

Verrohrung ist ein vielseitiges Tool für das Geschäftsprozessmanagement, mit dem Unternehmen Beschaffungsabläufe automatisieren und Lieferantenbeziehungen mühelos verwalten können. Pipefy konzentriert sich auf Prozessautomatisierung und Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz der Beschaffung.

Die wichtigsten Funktionen

• Benutzerdefinierte Workflows: Entwickelt maßgeschneiderte Beschaffungsabläufe, die auf die Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.
• Automatisierung von Beschaffungsaufgaben: Automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Kaufanfragen und Genehmigungen.
• Lieferantenmanagement: Zentralisiert die Lieferantendetails für einen einfacheren Zugriff und ein einfacheres Beziehungsmanagement.
• Berichterstattung in Echtzeit: Bietet Einblicke in Echtzeit zur Nachverfolgung der Beschaffungsleistung.
• Tools für die Zusammenarbeit: Erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams über zentralisierte Kommunikationskanäle.

Preisgestaltung

Pipefy bietet maßgeschneiderte Preise, die auf die Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie das Verkaufsteam für ein personalisiertes Angebot.

14. Tipalti

Tipalti ist eine automatisierte Beschaffungs- und Zahlungsabwicklungsplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihren gesamten Lieferantenlebenszyklus zu verwalten, vom Onboarding bis hin zu Zahlungen. Es ist besonders nützlich für globale Unternehmen, die große Mengen an Lieferanten abwickeln.

Die wichtigsten Funktionen

• Automatisiertes Lieferanten-Onboarding: Vereinfacht das Onboarding neuer Lieferanten.
• Weltweite Zahlungsabwicklung: Verwaltet Zahlungen an Lieferanten in mehreren Ländern und Währungen.
• Compliance und Risikomanagement: Stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher und reduziert das Betrugsrisiko.
• Sichtbarkeit ausgeben: Bietet Einblick in die Beschaffungsausgaben in Echtzeit.
• Lieferantenportal: Bietet Lieferanten ein Self-Service-Portal, um Zahlungen zu verfolgen und ihre Daten zu verwalten.

Preisgestaltung

Tipalti bietet Preise ab 99 USD/Monat für den Starter-Plan an. Je nach Größe und Anforderungen des Unternehmens sind zusätzliche Funktionen und benutzerdefinierte Preise verfügbar.

15. Fraxion

Fraxion ist eine benutzerfreundliche Beschaffungsmanagement-Plattform zur Optimierung der Ausgaben und zur Verbesserung der Beschaffungsabläufe. Sie hilft Unternehmen dabei, wichtige Beschaffungsprozesse zu automatisieren und sorgt so für eine bessere Kostenkontrolle, ein besseres Lieferantenmanagement und eine bessere betriebliche Effizienz.

Die wichtigsten Funktionen

• Automatisierung von Bestellungen: Automatisiert den gesamten Bestellvorgang und reduziert so manuelle Eingaben und Fehler.
• Budgetkontrolle: Ermöglicht es Teams, Budgets festzulegen und zu verfolgen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und die Ausgaben zu optimieren.
• Genehmigungsworkflows: Individuell anpassbare Genehmigungsworkflows optimieren die Beschaffungsprozesse und steigern die Effizienz.
• Lieferantenmanagement: Hilft dabei, die Leistung der Lieferanten zu verfolgen und Beziehungen zu verwalten, um bessere Verhandlungen zu fördern.
• Analytik und Ausgabenberichterstattung: Bietet mithilfe von Analysen und detaillierten Berichten aussagekräftige Ausgabentransparenz, um strategische Entscheidungen zu treffen.

Preisgestaltung

Die Preise für Fraxion beginnen bei 399 USD/Monat. Dies hängt jedoch von der Unternehmensgröße, den Funktionen und den Integrationen ab.

Fazit

Unternehmen benötigen fortschrittliche Beschaffungsmanagementsoftware, um Beschaffungsprozesse zu rationalisieren, Ausgaben zu kontrollieren und Lieferantenbeziehungen zu verbessern. Die richtigen Tools können Aufgaben automatisieren, wertvolle Einblicke bieten und Skalierbarkeit bieten, um mit den sich ändernden Marktanforderungen Schritt zu halten.

Akirolabs bietet eine umfassende Lösung, um diesen Anforderungen gerecht zu werden, und integriert modernste Technologien zur Optimierung der Beschaffungsstrategien.

Mit seinen KI-gestützten Erkenntnissen, dem Management der Lieferantenvielfalt und den Tools für die nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht Akirolabs Unternehmen, die Einkaufseffizienz zu steigern und gleichzeitig die umfassenderen Unternehmensziele zu erreichen.

Sind Sie bereit, Ihre Beschaffung auf die nächste Stufe zu heben?

Vereinbaren Sie noch heute eine Demo mit uns und schöpfen Sie das volle Potenzial Ihrer Beschaffungsstrategie aus.

Wussten Sie, dass veraltete Beschaffungspraktiken Ihr Unternehmen jedes Jahr Tausende, wenn nicht Millionen kosten können?

Von ineffizienten Prozessen und steigenden Kosten bis hin zu Unterbrechungen der Lieferkette: Unternehmen, die ihre Beschaffungsstrategie nicht modernisieren, laufen Gefahr, hinter der Konkurrenz zurückzubleiben.

Aber hier sind die guten Nachrichten: Mit dem richtigen Ansatz kann die Beschaffung zu einem starken Motor für Kosteneinsparungen, Lieferanteninnovationen und Geschäftswachstum werden.

In diesem Artikel führen wir Sie durch sechs wichtige Schritte, mit denen Sie Ihr Einkaufserlebnis verbessern können. Dabei stützen wir uns auf datengestützte Erkenntnisse, Automatisierungsstrategien und Best Practices für den Aufbau einer belastbaren, leistungsstarken Lieferkette.

Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung ist der strategische Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten aus externen Quellen, um den betrieblichen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Es umfasst alles von der Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlung bis hin zum Einkauf, Risikomanagement und Kostenoptimierung.

Zu den wichtigsten Aspekten der Beschaffung gehören:

• Beschaffung und Lieferantenmanagement: Identifizierung zuverlässiger Lieferanten, Aushandlung von Verträgen und Pflege starker Beziehungen.
• Kostenkontrolle und Budgetierung: Sicherstellen, dass die Beschaffung den finanziellen Zielen entspricht und gleichzeitig die Ausgaben optimiert werden.
• Einhaltung von Vorschriften und Risikominderung: Einhaltung von Vorschriften, Nachhaltigkeitsstandards und ethischen Beschaffungspraktiken.
• Prozessautomatisierung und Effizienz: Nutzung von Technologie zur Rationalisierung von Einkauf, Rechnungsstellung und Genehmigungen.
• Strategische Wertschöpfung: Wir gehen über Kostensenkungen hinaus, um Innovation, Widerstandsfähigkeit und Wettbewerbsvorteile voranzutreiben.

Beschaffung versus Einkauf: Was ist der Unterschied?

Beschaffung und Einkauf werden zwar oft synonym verwendet, sind aber unterschiedlich:

Beschaffung

Einkauf

Strategischer, langfristiger Ansatz

Taktischer, kurzfristiger Fokus

Beinhaltet Lieferantenbewertung, Vertragsverhandlungen und Risikomanagement

Beinhaltet die Erteilung von Bestellungen und die Bearbeitung von Transaktionen

Zielt darauf ab, Kosten, Innovation und Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu optimieren

Konzentriert sich auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen nach Bedarf

Nachdem wir uns mit den Grundlagen befasst haben, wollen wir anhand von sechs wesentlichen Schritten untersuchen, wie die Beschaffungspraktiken verbessert werden können.

Warum ist es wichtig, die Beschaffungspraktiken zu verbessern?

1. Die Kosten veralteter Beschaffungsmethoden

Veraltete Beschaffungspraktiken stellen eine erhebliche Hürde für Unternehmen dar, die wettbewerbsfähig bleiben wollen. Sie tragen zu Ineffizienzen, erhöhten Kosten und verpassten strategischen Chancen bei.

Deshalb ist eine Modernisierung unerlässlich:

1. Betriebliche Ineffizienzen:

• Verzögerungen bei Kaufgenehmigungen und Auftragsabwicklung.
• Übermäßige manuelle Aufgaben verschwenden wertvolle Ressourcen.

2. Höhere Kosten:

• Mangelnde Ausgabentransparenz führt zu schlechten Lieferantenverhandlungen.
• Verpasste Gelegenheiten für kostensparende Alternativen und Skaleneffekte.

3. Wettbewerbsnachteile:

• Unfähigkeit, schnell auf Marktanforderungen zu reagieren.
• Eingeschränkter Zugang zu innovativen Lieferantenlösungen aufgrund veralteter Methoden.

Deloittes 2023 Umfrage zum globalen Chief Procurement Officer (CPO) stellt fest, dass 40% der Unternehmen die betriebliche Effizienz und die digitale Transformation als wichtige Prioritäten betrachten, um das Kategorienmanagement und die Zusammenarbeit mit Lieferanten besser zu ermöglichen, um die Gesamtkosten zu senken und den Wert zu steigern.

2. Steigende Herausforderungen in der Lieferkette

Die dynamische globale Lieferkettenlandschaft stellt Einkaufsteams vor neue Herausforderungen. Unternehmen müssen sich schnell anpassen, um ihre Widerstandsfähigkeit aufrechtzuerhalten und die betriebliche Kontinuität sicherzustellen.

1. Weltweite Störungen:

• Ereignisse wie COVID-19 haben Schwachstellen in Form von Lieferverzögerungen und Materialknappheit aufgezeigt.
• Naturkatastrophen, geopolitische Spannungen und regulatorische Änderungen stellen weiterhin Risiken dar.

2. Komplexe Marktdynamik:

• Schwankende Rohstoffpreise und Wechselkurse.
• Erhöhte Nachfrage nach ethischen und nachhaltigen Beschaffungspraktiken.

3. Wachsende Kundenerwartungen:

• Druck, schnellere und kosteneffizientere Produkte und Dienstleistungen zu liefern.
• Steigende Erwartungen an Transparenz und Nachhaltigkeit in Beschaffungsprozessen.

Angesichts dieser Herausforderungen und Chancen wird die Einführung moderner Beschaffungspraktiken zu einer strategischen Notwendigkeit. Unternehmen benötigen umsetzbare Maßnahmen, um die Beschaffung in eine wertorientierte Funktion umzuwandeln, die Effizienz zu steigern und widerstandsfähige Lieferketten aufzubauen.

Lesen Sie auch Den Prozess, die Bedeutung und die Bedeutung des Lieferantenmanagements verstehen

6 wichtige Schritte für eine leistungsstarke Beschaffung

Um wettbewerbsfähig und widerstandsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen strategische Beschaffungsansätze verfolgen. Dazu gehören die Nutzung von Technologie, die Förderung der Zusammenarbeit und die Rationalisierung Beschaffungsprozesse für Effizienz.

Indem Unternehmen wichtige Schritte befolgen, können sie mehr Wert erschließen, Risiken minimieren und betriebliche Exzellenz in ihren Einkaufsfunktionen erreichen.

Schritt 1: Richten Sie eine einheitliche Kerndatenplattform ein

Die Zentralisierung von Einkaufsdaten ist unerlässlich, um einen umfassenden Überblick über die Leistung der Lieferanten, die Ausgabenmuster und die Marktchancen zu erhalten.

Vorteile eines einheitlichen Datenkerns:

• Verbesserte Genauigkeit: Reduziert Fehler, die durch inkonsistente oder fragmentierte Daten verursacht werden.
• Schnellere Entscheidungsfindung: Ermöglicht Einblicke in Echtzeit für Agile Beschaffungsstrategien.
• Verbesserte Sichtbarkeit: Bietet einen umfassenden Überblick über die Beschaffungsaktivitäten für eine bessere Überwachung und Prognose.

Bewährte Verfahren:

• Integrieren Sie Beschaffungsdaten in ERP-, CRM- und Finanzsysteme, um einen nahtlosen Datenaustausch zu gewährleisten.
• Implementieren Sie robuste Data-Governance-Frameworks, um die Datenqualität und -sicherheit aufrechtzuerhalten.
• Schulen Sie Beschaffungsteams in der Dateninterpretation, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Schritt 2: Erstellen Sie einen dynamischen Informationsfluss

Starr Beschaffungsprozesse sind schlecht gerüstet, um plötzliche Störungen oder Marktschwankungen zu bewältigen.
Vorteile eines dynamischen Informationsflusses:

• Schnellere Reaktionszeiten: Schnelle Identifizierung und Behebung von Störungen in der Lieferkette.
• Agile Entscheidungsfindung: Befähigung der Beschaffungsteams, Beschaffungsstrategien im Handumdrehen anzupassen.

So implementieren Sie:

• Richten Sie klare Kommunikationsprotokolle zwischen Abteilungen wie Vertrieb, Finanzen und Beschaffung ein.
• Verwenden Sie Tools für die digitale Zusammenarbeit, um den Datenaustausch und die Diskussion in Echtzeit zu ermöglichen.
• Planen Sie regelmäßige funktionsübergreifende Treffen ein, um die Herausforderungen und Chancen im Beschaffungswesen zu erörtern.

Schritt 3: Automatisieren Sie manuelle Prozesse

Manuelle Beschaffungsprozesse sind zeitaufwändig, fehleranfällig und ineffizient.

Die wichtigsten Vorteile der Automatisierung:

• Kosteneffizienz: Laut dem Umfrage zu I&O-Führungskräften von Gartner 2021, 80% der Befragten betrachten die Automatisierung als eine der wichtigsten Taktiken zur Kostenoptimierung.
• Zeitersparnis: Schnellere Bearbeitung von Bestellungen, Genehmigungen und Zahlungen.
• Weniger Fehler: Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler bei der Dateneingabe und Rechnungsverarbeitung.

So führen Sie Folgendes aus:

• Implementieren Sie KI-gestützte Beschaffungssoftware, um Aufgaben wie die Genehmigung von Anforderungen, das Onboarding von Lieferanten und den Rechnungsabgleich zu erledigen.
• Automatisieren Sie die Compliance-Verfolgung, um die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien und -vorschriften sicherzustellen.
• Aktualisieren und optimieren Sie regelmäßig automatisierte Workflows für eine kontinuierliche Verbesserung.

Schritt 4: Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit wichtigen Lieferanten

Starke Lieferantenbeziehungen sind entscheidend für Innovation und Effizienz der Lieferkette.

Vorteile einer starken Zusammenarbeit mit Lieferanten:

• Bessere Produktqualität: Es ist wahrscheinlicher, dass Lieferanten Qualitätsstandards erfüllen, wenn Beziehungen gepflegt werden.
• Kosteneinsparungen: Kooperationspartnerschaften führen oft zu günstigen Preisen und Konditionen.
• Verbesserte Leistung der Lieferkette: Verkürzte Vorlaufzeiten und verbesserte Lieferpläne.

So erreichen Sie:

• Führen Sie regelmäßige Bewertungen der Lieferantenleistung anhand von Kennzahlen wie Lieferzeiten, Qualitätswerten und Serviceniveaus durch.
• Fördern Sie offene Kommunikationskanäle für Feedback, Problemlösungen und gemeinsame Innovationsbemühungen.
• Entwickeln Sie langfristige Verträge mit wichtigen Lieferanten, um Vertrauen und gegenseitige Wachstumschancen aufzubauen.

Schritt 5: Einführung eines automatisierten, verbraucherähnlichen Einkaufsmodells

Beschaffungssysteme sollten so intuitiv und benutzerfreundlich sein wie beliebte Verbraucher-Apps.

Warum es wichtig ist:

• Verbesserte Benutzerakzeptanz: Mitarbeiter verfolgen mit größerer Wahrscheinlichkeit Beschaffungsprozesse, wenn das System einfach zu bedienen ist.
• Verbesserte Konformität: Vereinfachte Prozesse fördern die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien.

Tipps zur Umsetzung:

• Wählen Sie Plattformen mit Self-Service-Optionen, die es Mitarbeitern ermöglichen, Kaufanfragen unabhängig zu erstellen.
• Entscheiden Sie sich für Lösungen mit mobilen Funktionen, die Beschaffungsaktivitäten von unterwegs aus ermöglichen.
• Integrieren Sie Funktionen wie personalisierte Dashboards und Guided Buying, um die Benutzererfahrung zu vereinfachen.

Schritt 6: Erweitern Sie die Planungsfunktionen mit datengestützten Erkenntnissen

Eine proaktive Planung ist unerlässlich, um die Beschaffungsstrategien auf umfassendere Geschäftsziele abzustimmen.

Wichtige Schwerpunktbereiche:

• Ausgabenanalyse: Identifizieren Sie Muster und Trends, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzuzeigen.
• Marktanalyse: Antizipieren Sie Preisschwankungen, Lieferantenrisiken und neue Trends.
• Nachfrageprognose: Prognostizieren Sie den zukünftigen Beschaffungsbedarf, um Fehlbestände oder Überbestände zu vermeiden.

Bewährte Verfahren:

• Verwenden Sie Tools für prädiktive Analysen, um die Nachfrage zu prognostizieren und Beschaffungsstrategien zu optimieren.
• Entwickeln Sie Notfallpläne auf der Grundlage von Markttrends und Lieferantenrisiken.
• Planen Sie regelmäßige Überprüfungen der Beschaffungspläne ein, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Geschäftszielen entsprechen.

akirolabs: Bringen Sie Ihr Beschaffungsspiel auf die nächste Stufe

Um die sechs oben beschriebenen Schritte, insbesondere in Bezug auf Datenzentralisierung, Automatisierung und Zusammenarbeit mit Lieferanten, zu operationalisieren, benötigen Unternehmen mehr als getrennte Tools. Sie benötigen ein einheitliches System, das speziell für die Beschaffungsstrategie entwickelt wurde. Akirolabs füllt diese kritische Lücke, indem sie als KI-fähige Plattform dient, die jede Phase der strategischen Beschaffung digitalisiert und steuert, von der Kategorieanalyse bis zur Ausführungsverfolgung.

Konzipiert für strategische Beschaffung

akirolabs ist kein transaktionales Sourcing-Tool. Es funktioniert wie ein Cloud-natives Betriebssystem für Kategorienstrategie, entwickelt, um funktionsübergreifende Teams in den Bereichen Beschaffung, Finanzen, Forschung und Entwicklung sowie Nachhaltigkeit zu unterstützen. Dank des rollenbasierten Designs können Teams mithilfe strukturierter Workflows und integrierter Intelligenz gemeinsam Kategorienstrategien entwickeln, anpassen und überwachen.

Was zeichnet Akirolabs aus

1. Einheitlicher Daten- und Analysekern

akirolabs konsolidiert interne Ausgabendaten, Lieferanteninformationen und externe Marktsignale in einer einzigen Oberfläche. Auf diese Weise können Einkaufsteams:

• Analysieren Sie die Lieferantenleistung mithilfe integrierter Tools wie SWOT, PESTLE und Risiko-Heatmaps
• Integrieren Sie ERP, Lieferantenrisikosysteme und Market Intelligence-Feeds direkt in den Strategie-Workflow
• Führen Sie datengestützte Chancenanalysen und Szenariovergleiche durch.

2. Automatisierung mit strategischem Kontext

Im Gegensatz zu generischen Automatisierungsplattformen bettet Akirolabs Automatisierung in den strategischen Prozess ein:

• KI-gestützte Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen (via Akiro Assist)
• Vorkonfigurierte Vorlagen für Kategorienplanung, Stakeholder-Umfragen und Nachverfolgung von Initiativen
• Versionskontrolle, Audit-Trails und rollenbasierte Genehmigungen sorgen für reibungslose Governance.

3. Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern in Echtzeit

akirolabs macht das Hin und Her zwischen E-Mails und Dokumenten überflüssig:

• Teams arbeiten in gemeinsamen digitalen Arbeitsbereichen mit Tagging, Kommentaren und In-App-Chat zusammen
• Befragungen und Genehmigungen von Interessenvertretern sind in jede Strategiephase eingebettet
• Führungskräfte können auf Live-Dashboards und Zusammenfassungen zugreifen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

4. Umsetzung der Strategie und Verfolgung der Auswirkungen

Die meisten Beschaffungsinstrumente hören bei der Planung auf. Akirolabs gewährleistet die Umsetzung durch:

• Aufschlüsselung von Strategien in Initiativen mit Zeitplänen, KPIs und Eigenverantwortung
• Verfolgung von Kosteneinsparungen, Risikominderung und ESG-Auswirkungen in Echtzeit
• Verknüpfung strategischer Absichten mit messbaren Ergebnissen in allen Kategorien und Regionen

Das Ergebnis: Beschaffung als strategischer Wegbereiter

Für Unternehmen, die ihre Beschaffung modernisieren wollen, bietet Akirolabs die Grundlage für die Umsetzung intelligenterer, schnellerer und kollaborativerer Beschaffungsstrategien. Es unterstützt alles, von der Planung auf hoher Ebene bis hin zur Ausführung vor Ort, und macht es einfacher, die Kostenoptimierung voranzutreiben, die Rechenschaftspflicht der Lieferanten sicherzustellen und die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu stärken.

Durch die Einführung einer Plattform wie Akirolabs können Unternehmen über reaktive Einkaufsmodelle hinausgehen und einen proaktiven, datenorientierten Beschaffungsansatz verfolgen, der mit Wachstum und Komplexität skaliert.

Sind Sie bereit, Ihre Beschaffungsstrategie zu revolutionieren? Akirolabs ist die Lösung.

Fazit

Bei der Beschaffung geht es darum, Werte zu schaffen, Innovationen voranzutreiben und Widerstandsfähigkeit aufzubauen. Indem Unternehmen diese sechs Schritte befolgen und KI-gestützte Einkaufstools wie Akirolabs nutzen, können sie Kosten senken, ohne Abstriche bei der Qualität machen zu müssen, die Lieferantenbeziehungen für langfristigen Erfolg stärken und die Effizienz durch Automatisierung und datengestützte Entscheidungen verbessern.

Darüber hinaus können Unternehmen Lieferkettenrisiken mindern und Störungen immer einen Schritt voraus sein, um Stabilität in einem unberechenbaren Markt zu gewährleisten. Verbessern Sie Ihre Beschaffungsstrategie mit Akirolabs um nachhaltiges Wachstum zu ermöglichen, die betriebliche Agilität zu verbessern und Ihr Unternehmen für langfristigen Erfolg zu positionieren.

Sie möchten Ihre Beschaffungsstrategie revolutionieren? Buchen Sie noch heute eine Demo und eröffnen neue Wachstums- und Effizienzchancen.