Beschaffungsentscheidungen bilden die Grundlage für die Geschäftstätigkeit jedes Unternehmens, und wenn sie richtig getroffen werden, schaffen sie einen dauerhaften Wert in der gesamten Lieferkette. In der heutigen volatilen und wettbewerbsintensiven Landschaft geht es bei der Beschaffung nicht nur um den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, sondern auch darum, die Effizienz zu steigern, Risiken zu reduzieren und strategisches Wachstum zu ermöglichen.

Doch selbst die am besten gemeinten Beschaffungsstrategien können aufgrund vermeidbarer Fehltritte zu kurz kommen. Egal, ob es darum geht, einen Lieferanten ausschließlich auf der Grundlage des Preises auszuwählen oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nicht zu berücksichtigen, Fehler bei der Beschaffung kann zu verpassten Einsparungen, Betriebsverzögerungen, Reputationsschäden und unnötigem Risiko führen.

Dieser Artikel beschreibt die 10 häufigsten Fehler bei der Beschaffung hergestellt von Organisationen aus allen Branchen. Noch wichtiger ist, dass es praktische Anleitungen bietet, wie Sie diese Fallstricke erkennen und vermeiden können, um eine intelligentere, agilere Einkaufsfunktion aufzubauen, die die Leistung steigert und Ihr Geschäftsergebnis schützt.

TL; DR

• Was Fehler bei der Beschaffung sind und warum sie wichtig sind.
• Häufige Ursachen für Fehler bei der Beschaffung.
• Die 10 wichtigsten Fehler bei der Beschaffung, die Unternehmen vermeiden müssen.
• Praktische Lösungen für jeden Fehler.
• Wie moderne Tools wie Akirolabs zur Verbesserung der Beschaffung beitragen.
• Letzte Erkenntnisse, um die Beschaffung in eine strategische Funktion umzuwandeln.

Was sind Fehler bei der Beschaffung?

Fehler bei der Beschaffung beziehen sich auf Fehler, Versäumnisse oder schlechte Entscheidungen, die während des Beschaffungs- und Einkaufsprozesses getroffen werden und sich negativ auf die Effizienz, die Kostenstruktur oder die Stabilität der Lieferkette eines Unternehmens auswirken. Diese können von der Wahl des falschen Anbieters oder dem Übersehen von Compliance-Problemen bis hin zur Unzulänglichkeit einer genauen Bedarfsprognose reichen.

Während einige Fehler geringfügig sind und leicht zu korrigieren sind, können andere zu erheblichen finanziellen Verlusten, Betriebsstörungen oder Reputationsschäden führen. In einem wettbewerbsintensiven und kostensensiblen Geschäftsumfeld kann selbst ein einziger Fehler bei der Beschaffung, z. B. die Unterzeichnung eines schlecht ausgehandelten Vertrags oder das Vertrauen auf einen unzuverlässigen Lieferanten, zu kaskadierenden Folgen für alle Abteilungen und Interessengruppen führen.

Kurz gesagt, Fehler bei der Beschaffung sind nicht nur betriebliche Mängel, sondern auch strategische Risiken, die das Wachstum und die Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens untergraben können, wenn sie nicht angegangen werden.

Was verstehen Fehler bei der Beschaffung sind erst der Anfang. Um sie wirksam anzugehen, ist es wichtig, die Grundursachen zu identifizieren, die zu diesen Problemen führen.

Was verursacht Fehler bei der Beschaffung?

Fehler bei der Beschaffung sind häufig auf eine Kombination aus strukturellen Problemen, eingeschränkter Sichtbarkeit und menschlichem Versagen zurückzuführen. Eine häufige Ursache ist die übermäßige Abhängigkeit von manuellen Prozessen wie Tabellenkalkulationen, E-Mails und fragmentierten Systemen, was zu Datenlücken und Missverständnissen führen kann.

Mangelnde funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist ein weiterer häufiger Schuldiger. Wenn Beschaffungsentscheidungen in Silos getroffen werden, ohne dass Finanz-, Rechts- oder Betriebsabteilungen beteiligt sind, können wichtige Überlegungen wie Einhaltung der Vorschriften, Budgetausrichtung oder Qualitätsstandards übersehen werden.

Darüber hinaus können unzureichende Schulungen, unklare Einkaufsrichtlinien und der Druck, die Kosten schnell zu senken, dazu führen, dass Teams reaktive Entscheidungen treffen, ohne die langfristigen Auswirkungen vollständig zu verstehen.

In vielen Fällen fehlen Unternehmen einfach die richtigen Tools und Frameworks zur Unterstützung der strategischen Beschaffung, was zu vermeidbaren Risiken führt, die Effizienz, Wert und Vertrauen untergraben.

Mit einem klaren Überblick über die zugrunde liegenden Ursachen können Unternehmen ihre Aufmerksamkeit nun auf die häufigsten Fehltritte bei der Beschaffung richten, die die betriebliche Effizienz und strategische Auswirkungen gefährden.

10 häufige Fehler bei der Beschaffung, die es zu vermeiden gilt

Selbst die erfahrensten Einkaufsteams sind nicht vor Fehltritten gefeit. Das Erkennen dieser häufigen Fallstricke ist jedoch der erste Schritt zum Aufbau eines intelligenteren, widerstandsfähigeren Beschaffungsprozesses.

Unten sind zehn Fehler bei der Beschaffung die Unternehmen aktiv vermeiden sollten und wie sie behoben werden können.

Fehler 1: Angenommen, Kosteneinsparungen haben immer oberste Priorität

Viele Beschaffungsteams legen Wert auf Kostensenkung, aber die Prioritäten der Interessengruppen sind oft nuancierter. Wenn Sie sich ausschließlich auf den Preis konzentrieren, werden andere wichtige Faktoren wie Geschwindigkeit, Leistung, Einhaltung der Vorschriften oder Lieferantenbeziehungen übersehen. Beschaffungsstrategien, die nicht mit den Zielen der Abteilung übereinstimmen, finden intern oft keinen Anklang. Stattdessen müssen die Einkaufsleiter damit beginnen, die Ziele der Stakeholder zu verstehen und die Leistungsangebote darauf abzustimmen. Abstimmung, nicht Annahmen, ist der Schlüssel zum Erfolg.

Fehler 2: Der Versuch, jeden Kauf zu zentralisieren und zu kontrollieren

Der Versuch, jede Kaufentscheidung manuell zu verwalten oder zu kontrollieren, kann zu Engpässen, Burnout und langsamen Beschaffungszyklen führen. Dies ist besonders in Organisationen ohne skalierbare Systeme problematisch. Eine effektive Beschaffung erfordert eine Segmentierung. Ausgaben mit hohem Wert oder hohem Risiko sollten streng verwaltet werden, während Einkäufe mit geringem Risiko über Self-Service-Kanäle oder automatisierte Kanäle abgewickelt werden können. Ein abgestufter Ansatz gewährleistet Agilität bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Unternehmensführung.

Fehler 3: Erwartung, dass die Stakeholder die Beschaffung proaktiv einbeziehen

Eine der häufigsten Frustrationen im Beschaffungswesen ist das mangelnde Engagement der Interessengruppen. Das Engagement erfolgt jedoch nicht automatisch. Ohne proaktive Öffentlichkeitsarbeit und nachgewiesenen Mehrwert werden Beschaffungsrisiken umgangen. Die Teams müssen Möglichkeiten identifizieren, um bei bevorstehenden Verlängerungen, Problemen mit der Lieferantenleistung oder bei Problemen mit der Einhaltung der Vorschriften zu helfen, und Lösungen anbieten, nicht Einschränkungen. Wenn die Beschaffung zugänglich und unterstützend gestaltet wird, wird die interne Glaubwürdigkeit gestärkt.

Fehler 4: Unvorbereitet an Stakeholdertreffen teilnehmen

Die Teilnahme an Besprechungen ohne ausreichende Kenntnisse der Lieferantenhistorie, der Ausgabendaten oder der Marktbenchmarks kann der Glaubwürdigkeit der Beschaffung schaden. Die Beteiligten erwarten von der Beschaffung, dass sie Erkenntnisse und Lösungen bietet und nicht von Grund auf informiert wird. Durch den vorherigen Zugriff auf Ausgabenberichte, Lieferantenprofile und Verlängerungsfristen wird die Beschaffung zu einem strategischen Partner. Informiert zu sein ist die Grundlage für Vertrauen und Einfluss.

Fehler 5: Überbetonung des Preises statt der Gesamtkosten und des Risikos

Sich nur auf den niedrigsten Preis zu konzentrieren, kann ein kostspieliger Fehler sein. Dies führt häufig zu versteckten langfristigen Kosten, wie z. B. Implementierungsproblemen, Serviceausfällen oder unflexiblen Verträgen. Erstklassige Beschaffungsteams bewerten die Gesamtbetriebskosten (TCO), einschließlich Schulung, Support, Betriebsrisiken, Verlängerungen bei Verlängerungen und Flexibilität beim Ausstieg. Die Beschaffung sollte auch Risikofaktoren wie Lieferantenkonzentration, rechtliche Risiken und Einhaltung von SLAs bewerten, bevor eine Vereinbarung abgeschlossen wird.

Fehler 6: Entscheidungen nicht mit Daten untermauern

Beschaffungsteams haben oft Schwierigkeiten, ihren Wert zu rechtfertigen, wenn Entscheidungen nicht auf Datenbasis getroffen werden. Rabatte, Prozessverbesserungen oder Maßnahmen zur Risikominderung müssen verglichen und kontextualisiert werden, um die Zustimmung der Geschäftsleitung einzuholen. Tools, die Leistungsdaten von Lieferanten, Branchen-Benchmarks und Preisinformationen zusammenfassen, können helfen, Entscheidungen zu rechtfertigen und das Vertrauen der Stakeholder zu stärken. Daten dienen nicht nur der Berichterstattung, sie sind entscheidend für schnellere und intelligentere Genehmigungen.

Fehler 7: Ignorieren der Bedeutung des Rufs der Beschaffung

Die interne Wahrnehmung der Beschaffung spielt eine wichtige Rolle dabei, wie Teams engagiert werden. Wenn die Beschaffung eher als Hindernis denn als Wertschöpfung betrachtet wird, vermeiden es die Geschäftsbereiche, sie einzubeziehen. Dies führt zu eigennützigen Ausgaben, Vertragsrisiken und verpassten Synergien. Beschaffungsexperten müssen ihren Ruf aktiv pflegen, indem sie reaktionsschnell, beratend und ergebnisorientiert vorgehen. Als Partner und nicht als Durchsetzer von Richtlinien gesehen zu werden, verbessert das die langfristige Zusammenarbeit.

Fehler 8: Zu spät in Verlängerungen einsteigen

Die Beteiligung der Auftragsvergabe in letzter Minute an Vertragsverlängerungen nimmt den Verhandlungsspielraum und schränkt alternative Optionen ein. Da Unternehmen keine Zeit haben, den Bedarf zu ermitteln oder den Markt zu bewerten, akzeptieren sie am Ende standardmäßig Preiserhöhungen oder automatische Verlängerungen. Ein gut gepflegter Verlängerungskalender mit Vorlaufzeiten von 90—180 Tagen ermöglicht es den Teams, die Leistung des Anbieters proaktiv zu überprüfen, internes Feedback einzuholen und Verhandlungsstrategien weit im Voraus vorzubereiten.

Fehler 9: Unfähigkeit, strategische Werte zu kommunizieren, die über Einsparungen hinausgehen

Wenn der einzige KPI der Beschaffung Kosteneinsparungen sind, besteht die Gefahr, dass die Funktion an Bedeutung verliert, wenn sich die Geschäftsziele ändern. In Wirklichkeit spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Wachstum zu ermöglichen, die Amortisierungszeit zu verkürzen und die betriebliche Widerstandsfähigkeit sicherzustellen. Führungskräfte müssen ihre strategischen Auswirkungen anhand von Kennzahlen wie Zeit, Risikominderung, ESG-Ausrichtung und Innovationsunterstützung durch Lieferanten kommunizieren. Je mehr die Beschaffung mit Geschäftsergebnissen verknüpft ist, desto unverzichtbarer wird sie.

Fehler 10: Keine Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen

Wenn Unternehmen wachsen und sich Märkte verändern, müssen sich die Beschaffungsstrategien weiterentwickeln. Starre Prozesse oder veraltete Tools reichen oft nicht aus, um einer schnellen Expansion, neuen Vorschriften oder sich ändernden Bedürfnissen der Interessengruppen gerecht zu werden. Die Beschaffung muss agil bleiben, neue Technologien wie KI einführen, Lieferantenbewertungen aktualisieren und sich kontinuierlich an den Geschäftsprioritäten orientieren. Stagnation ist der schnellste Weg, um an Einfluss zu verlieren und ins Hintertreffen zu geraten.

Um diese Fallstricke zu vermeiden, ist mehr als nur Bewusstsein erforderlich. Es erfordert die richtigen Tools, Frameworks und Technologien, um intelligentere, schnellere und besser abgestimmte Beschaffungsentscheidungen zu unterstützen.

Wie kann Akirolabs bei der Beschaffung helfen?

akirolabs verwandelt die Beschaffung von einer taktischen Kostenfunktion in eine strategische Geschäftsgrundlage. Die KI-gestützte Plattform bietet Einkaufsteams die Einblicke, Workflows und Tools für die Zusammenarbeit, die sie benötigen, um schneller intelligentere Entscheidungen zu treffen. So geht's:

1. KI-gestützte Marktinformationen

akirolabs hilft Teams, Marktveränderungen immer einen Schritt voraus zu sein, indem es kontinuierlich externe Datenquellen scannt, um Informationen über Lieferanten, Kategorien und Markttrends in Echtzeit bereitzustellen. Es ermöglicht Ihnen, datengestützte Beschaffungsentscheidungen zu treffen und Möglichkeiten aufzudecken, die bei manueller Recherche möglicherweise übersehen werden.

2. Szenariobasiertes Strategiedesign

Mit akirolabs können Einkaufsleiter mithilfe dynamischer Szenariomodellierung verschiedene Beschaffungsstrategien simulieren. Auf diese Weise können Sie Kompromisse zwischen Kosten, Risiko, ESG-Auswirkungen und Lieferantenleistung abwägen, bevor Sie eine Vorgehensweise festlegen.

3. Kollaborative Beschaffungsplanung

Die Beschaffung erfolgt nicht isoliert. Akirolabs bezieht funktionsübergreifende Stakeholder mit strukturierten Arbeitsabläufen, gemeinsamen Dashboards und Stakeholder-Umfragen in den Prozess ein. Dies fördert die Abstimmung zwischen Beschaffungsstrategien und Geschäftszielen.

4. Zentraler Strategie-Hub

Alle Beschaffungsstrategien, Kategoriepläne und Lieferantendaten sind an einem Ort zentralisiert. Dies gewährleistet Konsistenz, Transparenz und Versionskontrolle in allen globalen Teams, sodass Sie nicht mehr in Tabellen oder verstreuten Dateien suchen müssen.

5. Integrierte ESG- und Risikokennzahlen

akirolabs ermöglicht es Unternehmen, Umwelt-, Sozial- und Unternehmensziele (ESG) und Risikobewertungen vom ersten Tag an in ihre Beschaffungsstrategien einzubetten. Dies gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und unterstützt nachhaltigere und widerstandsfähigere Lieferketten.

6. Speziell für die strategische Beschaffung entwickelt

Im Gegensatz zu ERP-Systemen oder grundlegenden Sourcing-Tools wurde Akirolabs speziell für die strategische Beschaffung entwickelt. Es verfolgt nicht nur Transaktionen, es hilft Ihnen auch bei der Entwicklung langfristiger, zukunftsorientierter Beschaffungsstrategien, die den unternehmensweiten Wert steigern.

Ganz gleich, ob Sie versuchen, die Beschaffung an den Unternehmenszielen auszurichten, die Leistung Ihrer Kategorien zu optimieren oder Ihre Beschaffungsstrategie zukunftssicher zu machen, Akirolabs bietet die Informationen und die Infrastruktur, um dies in großem Maßstab umzusetzen.

Bereit, teure zu eliminieren Fehler bei der Beschaffung? Entdecken Sie, wie Akirolabs kann Ihnen helfen, eine intelligentere, strategischere Einkaufsfunktion aufzubauen.

Fazit

Was früher eine Backoffice-Aufgabe war, ist heute ein wichtiger Faktor für den Geschäftserfolg, wenn sie richtig gemacht wird. Die häufigsten Fehler in der heutigen Beschaffung, angefangen bei der Annahme, dass Kosteneinsparungen immer Priorität haben, bis hin zum Ignorieren der Automatisierung, sind häufig auf veraltete Denkweisen, eingeschränkte Sichtbarkeit und schlechte Abstimmung der Interessengruppen zurückzuführen.

Um diese Fallstricke zu vermeiden, müssen die Denk- und Arbeitsweise der Beschaffungsteams geändert werden. Es erfordert, die richtigen Fragen zu stellen, Daten als Grundlage für Entscheidungen zu nutzen, Vertrauen bei den Stakeholdern aufzubauen und skalierbare, technologiegestützte Prozesse zu implementieren, die sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln.

Einkaufsleiter, die diesen Ansatz verfolgen, gehen über die Kostenkontrolle hinaus und werden zu strategischen Wachstumsförderern. Indem sie diese zentralen Fehltritte erkennen und beheben, heben sie die Beschaffung von einer unterstützenden Funktion zu einer wertschaffenden Kraft auf, die echte Geschäftsergebnisse, Widerstandsfähigkeit und Wirkung liefert. Um mehr zu erfahren vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit Akirolabs.

Häufig gestellte Fragen

1. Warum sind Fehler bei der Beschaffung so wichtig?

Fehler bei der Beschaffung können schwerwiegende Folgen haben, darunter finanzielle Verluste, Verzögerungen in der Lieferkette, Verstöße gegen die Vorschriften und Reputationsschäden. Selbst kleine Fehler, wie das Versäumnis, einen Lieferantenvertrag rechtzeitig zu verlängern, können zu erheblichen Betriebsstörungen führen.

2. Wie können Unternehmen Fehler bei der Beschaffung reduzieren?

Unternehmen können Fehler bei der Beschaffung reduzieren, indem sie manuelle Aufgaben automatisieren, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern, proaktive Verlängerungssysteme aufbauen, Datenanalysen als Entscheidungshilfe nutzen und in Plattformen wie Akirolabs für eine strategieorientierte Beschaffung investieren.

3. Ist es bei der Beschaffung immer noch wichtig, sich auf Kosteneinsparungen zu konzentrieren?

Ja, aber es sollte nicht der einzige Schwerpunkt sein. Moderne Beschaffungsstrategien priorisieren die Gesamtbetriebskosten, die Zuverlässigkeit der Lieferanten, die Einhaltung von Vorschriften und die langfristige Wertschöpfung, insbesondere in komplexen und dynamischen Märkten.