Einführung

Die Beschaffung ist eine wichtige Funktion für jedes Unternehmen. Es beinhaltet den Kauf von Waren und Dienstleistungen zum richtigen Preis, von den richtigen Lieferanten und zur richtigen Zeit. Einkaufsentscheidungen zu treffen, ohne Daten zu analysieren, kann jedoch zu unnötigen Kosten, Lieferantenrisiken und Ineffizienzen führen. An dieser Stelle kommt die Beschaffungsanalyse ins Spiel.

Mit Beschaffungsanalysen können Sie Daten sammeln, analysieren und interpretieren, um Kaufentscheidungen zu verbessern. Es hilft Ihnen auch dabei, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren, die Leistung Ihrer Lieferanten zu bewerten und Risiken zu reduzieren.

Anstatt sich auf Vermutungen zu verlassen, können Sie Daten verwenden, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die Effizienz und Rentabilität verbessern.

In diesem Ratgeber erfährst du, was Beschaffungsanalytik ist, die verschiedenen Typen, Schlüsselkomponenten, Implementierungsschritte und die Vorteile, die sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben können. Sie werden auch erfahren, wie Akirolabs Ihnen helfen kann, einen datengesteuerten Beschaffungsansatz zu verfolgen.

Was ist Procurement Analytics?

Analytik für die Beschaffung ist der Prozess der Analyse von Beschaffungsdaten zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und Effizienz. Es beinhaltet das Sammeln von Daten aus verschiedenen Quellen, deren Organisation und die Verwendung von Tools, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen.

Mit Beschaffungsanalysen können Sie Ausgabenmuster, Lieferantenzuverlässigkeit, Markttrends und potenzielle Risiken verfolgen. Es hilft Ihnen, die Kosten zu kontrollieren, bessere Angebote auszuhandeln und sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten die Anforderungen erfüllen.

Anstatt Rechnungen und Bestellungen manuell zu überprüfen, können Sie automatisierte Tools verwenden, um Berichte zu erstellen, Preise zu vergleichen und verschwenderische Ausgaben zu identifizieren. Auf diese Weise können Sie Ihre Beschaffungsstrategie verbessern und unnötige Kosten reduzieren.

Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit den Arten der Beschaffungsanalyse befassen.

Arten von Beschaffungsanalysen

Es gibt vier Haupttypen von Beschaffungsanalytik, die jeweils einem anderen Zweck dienen:

1. Deskriptive Analytik

Dieser Typ konzentriert sich auf die Zusammenfassung vergangener Beschaffungsaktivitäten. Es beantwortet Fragen wie:

• Wie viel haben Sie im letzten Quartal ausgegeben?
• Bei welchen Lieferanten haben Sie am häufigsten eingekauft?
• Welche Produkte oder Dienstleistungen wurden am häufigsten gekauft?

Indem Sie historische Daten überprüfen, können Sie Ihre Ausgabenmuster verstehen und Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind.

2. Diagnostische Analytik

Mithilfe von Diagnoseanalysen können Sie verstehen, warum bestimmte Beschaffungstrends auftreten. Es betrachtet Daten aus der Vergangenheit und identifiziert Ursachen für Probleme wie:

• Warum sind die Beschaffungskosten im letzten Monat gestiegen?
• Warum ist die Leistung der Lieferanten gesunken?
• Warum kam es bei einem bestimmten Produkt zu Lieferverzögerungen?

Indem Sie die Ursachen für die Herausforderungen bei der Beschaffung ermitteln, können Sie Korrekturmaßnahmen ergreifen, um zu vermeiden, dass sich Fehler wiederholen.

3. Prädiktive Analytik

Predictive Analytics verwendet historische Daten und Algorithmen, um zukünftige Beschaffungstrends vorherzusagen. Es hilft Ihnen bei der Beantwortung von Fragen wie:

• Werden die Lieferantenpreise im nächsten Quartal steigen?
• Bei welchen Produkten wird es wahrscheinlich zu Engpässen kommen?
• Wie werden sich Marktveränderungen auf Ihre Beschaffungskosten auswirken?

Mit diesen Erkenntnissen können Sie sich auf zukünftige Risiken vorbereiten, Budgets anpassen und im Voraus bessere Verträge aushandeln.

4. Präskriptive Analytik

Präskriptive Analysen geben Empfehlungen für die besten Beschaffungsentscheidungen. Sie beantwortet:

• Wie lassen sich die Beschaffungskosten am besten senken?
• Welchen Lieferanten sollten Sie aufgrund von Kosten, Qualität und Zuverlässigkeit wählen?
• Wie können Sie Unterbrechungen in der Lieferkette minimieren?

Diese Art der Analytik nutzt Daten, maschinelles Lernen und KI, um Entscheidungen zu treffen und Beschaffungsprozesse zu optimieren.

Nachdem wir nun die verschiedenen Arten von Beschaffungsanalysen verstanden haben, schauen wir uns die wichtigsten Komponenten an.

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Schlüsselkomponenten der Einkaufsanalytik

Um Beschaffungsanalysen effektiv zu implementieren, müssen Sie sich auf die folgenden Schlüsselkomponenten konzentrieren:

1. Erfassung von Daten

Beschaffungsdaten stammen aus Rechnungen, Bestellungen, Lieferantenverträgen und Marktberichten. Sie müssen diese Daten zur Analyse in einem strukturierten Format sammeln und organisieren.

2. Bereinigung der Daten

Rohdaten für die Beschaffung enthalten häufig Fehler, Duplikate oder fehlende Werte. Die Bereinigung der Daten gewährleistet die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der generierten Erkenntnisse.

3. Analyse der Ausgaben

Dieser Prozess hilft Ihnen zu verstehen, wohin Ihr Geld fließt. Es kategorisiert die Ausgaben nach Lieferant, Abteilung und Einkaufstyp und hilft Ihnen so dabei, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren.

4. Leistungsanalyse der Lieferanten

Die Bewertung der Lieferantenleistung stellt sicher, dass Sie mit zuverlässigen Partnern zusammenarbeiten. Sie können Lieferanten anhand von Lieferzeiten, Qualität, Preisgestaltung und Einhaltung der Vertragsbedingungen beurteilen.

5. Bewertung des Risikos

Mithilfe von Beschaffungsanalysen können Sie potenzielle Risiken wie Lieferantenausfälle, Preisschwankungen oder geopolitische Faktoren identifizieren, die Lieferketten stören könnten.

6. Überwachung in Echtzeit

Mithilfe von Dashboards und Reporting-Tools können Sie die Beschaffungsaktivitäten in Echtzeit überwachen und so schnelle Reaktionen auf potenzielle Probleme sicherstellen.

Im folgenden Abschnitt erfahren Sie mehr über die Schritte zur Implementierung von Beschaffungsanalysen.

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Schritte zur Implementierung von Procurement Analytics

Die Implementierung von Beschaffungsanalysen erfordert einen strukturierten Ansatz. So können Sie das tun:

Schritt 1: Definiere deine Ziele

Entscheiden Sie, was Sie mit Procurement Analytics erreichen möchten. Möchten Sie Kosten senken, Lieferantenbeziehungen verbessern oder zukünftige Trends vorhersagen? Klare Ziele helfen Ihnen, sich auf relevante Daten zu konzentrieren.

Schritt 2: Beschaffungsdaten sammeln

Erfassen Sie Daten aus Bestellungen, Lieferantenaufzeichnungen und Finanztransaktionen. Je detaillierter und strukturierter Ihre Daten sind, desto bessere Einblicke erhalten Sie.

Schritt 3: Wählen Sie die richtigen Analysetools

Wählen Sie Software oder Plattformen aus, die Beschaffungsdaten effizient verarbeiten und analysieren. Tools mit Visualisierungs-Dashboards und Automatisierungsfunktionen erleichtern die Analyse.

Schritt 4: Analysieren Sie die Ausgabenmuster

Verwenden Sie Analysen, um unnötige Ausgaben zu identifizieren, Lieferantenkosten zu vergleichen und potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu erkennen.

Schritt 5: Bewertung der Lieferantenleistung

Beurteilen Sie Ihre Lieferanten auf der Grundlage von Liefertreue, Preisgestaltung und Vertragstreue. Auf diese Weise können Sie diejenigen identifizieren, mit denen Sie am besten zusammenarbeiten können, und diejenigen ersetzen, die unterdurchschnittlich abschneiden.

Schritt 6: Verwenden Sie Predictive Insights

Nutzen Sie prädiktive Analysen, um Preisänderungen, Nachfrageschwankungen und potenzielle Unterbrechungen der Lieferkette vorherzusagen. So können Sie vorausschauend planen und unerwartete Kosten vermeiden.

Schritt 7: Implementieren Sie datengesteuerte Beschaffungsstrategien

Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um bessere Verträge auszuhandeln, die Beschaffungsrichtlinien zu verbessern und fundierte Einkaufsentscheidungen zu treffen.

Im folgenden Abschnitt erfahren Sie mehr über die Vorteile von Beschaffungsanalysen.

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Vorteile von Procurement Analytics

Beschaffungsanalysen ermöglichen es Ihnen, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und nicht auf Annahmen zu treffen. Sie verdeutlicht Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und potenzielle Risiken und hilft Ihnen dabei, Ihre Beschaffungsabläufe zu optimieren.

So kommt es Ihrem Unternehmen zugute:

1. Reduzierung der Kosten

Ohne eine angemessene Datenanalyse könnten die Beschaffungskosten höher als nötig sein. Mithilfe von Beschaffungsanalysen können Sie Ausgaben abteilungs-, lieferanten- und produktgruppenübergreifend verfolgen, sodass Sie unnötige Ausgaben lokalisieren können.

Indem Sie überteuerte Käufe, doppelte Bestellungen und Kostenunterschiede zwischen Lieferanten identifizieren, können Sie Maßnahmen zur Kostensenkung ergreifen. Es bietet auch Einblicke, die Ihnen helfen, bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln und sicherzustellen, dass Sie wettbewerbsfähige Preise erhalten, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

2. Optimierung der Lieferanten

Die Auswahl der richtigen Lieferanten ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Qualität, Zuverlässigkeit und Wirtschaftlichkeit. Mithilfe von Beschaffungsanalysen können Sie die Leistung Ihrer Lieferanten anhand von Faktoren wie Preistrends, Lieferfristen, Fehlerquoten und Vertragserfüllung beurteilen.

Wenn ein Lieferant ständig verspätet liefert oder minderwertige Produkte anbietet, können Sie das Problem frühzeitig erkennen und alternative Optionen prüfen. Auf diese Weise können Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten und Unterbrechungen in Ihrer Lieferkette minimieren.

3. Risikomanagement

Jede Beschaffungsentscheidung birgt ein gewisses Risiko, unabhängig davon, ob es sich um Preisschwankungen, Lieferengpässe oder geopolitische Faktoren handelt, die den Welthandel beeinflussen. Mithilfe von Beschaffungsanalysen können Sie diese Risiken erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Sie können Warnzeichen frühzeitig erkennen, indem Sie die Zuverlässigkeit der Lieferanten, Markttrends und die Einhaltung von Verträgen überwachen. Wenn beispielsweise ein wichtiger Lieferant in der Vergangenheit verspätete Lieferungen hatte, können Sie proaktiv Ersatzlieferanten finden oder die Beschaffungspläne anpassen. Auf diese Weise können Sie Unterbrechungen in letzter Minute und unerwartete Kosten vermeiden.

4. Verbesserung der Effizienz

Manuelle Beschaffungsprozesse können zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Das Durchsuchen von Rechnungen, Bestellungen und Lieferantenverträgen ohne ein automatisiertes System verlangsamt die Entscheidungsfindung.

Procurement Analytics rationalisiert diese Prozesse, indem sie die Datenerfassung, Analyse und Berichterstattung automatisieren. Anstatt Stunden damit zu verbringen, Tabellen manuell zu überprüfen, können Sie auf Einblicke in Echtzeit zugreifen, die Kosteneinsparmöglichkeiten, Ablaufzeiten von Verträgen und Leistungskennzahlen für Lieferanten aufzeigen. Dies reduziert Verzögerungen und ermöglicht es Ihnen, die Beschaffungsaktivitäten effizienter zu verwalten.

5. Bessere Entscheidungsfindung

Beschaffungsentscheidungen ohne Daten zu treffen, führt oft zu verpassten Gelegenheiten und unnötigen Ausgaben. Beschaffungsanalysen bieten Ihnen genaue Einblicke, die Sie bei strategischen Entscheidungen unterstützen. Anstatt zu erraten, welcher Lieferant das beste Angebot bietet, können Sie Preistrends, Qualitätsbewertungen und Zuverlässigkeitswerte vergleichen.

Wenn die Nachfrage nach einem bestimmten Produkt voraussichtlich steigen wird, können Sie Einkäufe im Voraus planen, um zu vermeiden, dass Sie später höhere Preise zahlen. Mit dem Zugriff auf datengestützte Erkenntnisse können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die die Einkaufsergebnisse verbessern und zum allgemeinen Geschäftserfolg beitragen.

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Wie kann Akirolabs bei der Beschaffungsanalyse helfen?

Akirolabs ist eine strategische Beschaffungsplattform, die darauf ausgelegt ist, die Beschaffung in eine wertorientierte Funktion umzuwandeln, die über Transaktionsaufgaben hinausgeht. Sie ermöglicht es Ihnen, intelligentere und schnellere Entscheidungen zu treffen. Die Plattform konzentriert sich zwar nicht ausschließlich auf Beschaffungsanalysen, vereinfacht diese Prozesse jedoch im Rahmen ihres umfassenderen strategischen Beschaffungsrahmens.

So verbessert Akirolabs Ihre Procurement Analytics-Funktionen:

• Ganzheitliche Datenintegration: akirolabs bietet einen umfassenden Überblick über Ausgabentrends und -verhalten, indem interne Beschaffungsdaten mit externen Marktinformationen kombiniert werden.
• Strategische Szenariomodellierung: Analysieren Sie die Ausgaben im Zusammenhang mit umfassenderen Unternehmenszielen und stellen Sie sicher, dass die Ausgaben mit den strategischen Zielen übereinstimmen.
• Datengestützte Entscheidungen: Nutzen Sie das Potenzial der KI, um intelligentere Einkaufsergebnisse zu erzielen, versteckte Chancen aufzudecken und die Leistung Ihrer Lieferanten in Echtzeit zu verfolgen.
• KI-gestützte Marktinformationen: Mit AkiroGPT, unserem strategischen Co-Piloten, können Sie auf personalisierte Beratung zugreifen, Strategien präzise analysieren und datengestützte Entscheidungen treffen.
• Umfassender Ausgabenüberblick: Gewinnen Sie tiefere Einblicke in Ihre Ausgabenmuster.
• Zentrale Nutzung von Ausgabendaten: Es lässt sich nahtlos in Ihr bevorzugtes Ausgabenanalysetool integrieren, sodass Sie an einem zentralen Ort auf Ausgabendaten zugreifen und diese nutzen können.
• Passen Sie Ihre Pläne an: Entwickeln Sie Strategien, die sich weiterentwickeln, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen ändern.
• Legen Sie wichtige KPIs fest: Verfolgen Sie die Kennzahlen, die Ihren Zielen entsprechen, und passen Sie sie bei Bedarf an.
• Zentrales Repositorium: Mit akirolabs erhalten Sie ein zentrales Repository, das alles transparent hält und auf Ihre Geschäftsziele abstimmt.

Akirolabs optimiert den Analyseprozess und liefert die Erkenntnisse, die erforderlich sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen und aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen. Bei akirolabs ist die Beschaffung nicht nur eine Transaktionsaufgabe, sie wird zu einem wichtigen Bestandteil der strategischen Ziele Ihres Unternehmens.

Fazit

Beschaffungsanalysen sind unerlässlich, um die Effizienz der Beschaffung zu verbessern, Kosten zu senken und Risiken zu managen. Anstatt Entscheidungen auf der Grundlage von Annahmen zu treffen, können Sie Daten verwenden, um intelligentere Kaufentscheidungen zu treffen.

Mit Beschaffungsanalysen haben Sie eine bessere Kontrolle über Ausgaben, Lieferantenbeziehungen und zukünftige Beschaffungsstrategien. Ganz gleich, ob Sie ein kleines oder ein großes Unternehmen sind, eine datengestützte Beschaffung kann Ihnen helfen, Ihre Kosten zu optimieren und die allgemeine Geschäftsleistung zu verbessern.

Um Ihre Beschaffungsstrategie auf die nächste Stufe zu heben, sollten Sie erwägen, Lösungen wie Akirolabs zu verwenden, um die Datenanalyse zu vereinfachen und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Vereinbaren Sie noch heute eine Demo.