Présentation

Les achats sont une fonction essentielle pour toute entreprise. Cela implique l'achat de biens et de services au bon prix, auprès des bons fournisseurs et au bon moment. Cependant, prendre des décisions d'achat sans analyser les données peut entraîner des coûts inutiles, des risques pour les fournisseurs et des inefficacités. C'est là qu'intervient l'analyse des achats.

L'analyse des achats vous permet de collecter, d'analyser et d'interpréter des données afin d'améliorer les décisions d'achat. Il vous aide également à identifier les opportunités de réduction des coûts, à évaluer les performances des fournisseurs et à réduire les risques.

Au lieu de vous fier à des conjectures, vous pouvez utiliser les données pour prendre des décisions éclairées qui améliorent l'efficacité et la rentabilité.

Dans ce guide, vous découvrirez ce que analyse des achats est, les différents types, les composants clés, les étapes de mise en œuvre et les avantages que cela peut apporter à votre entreprise. Vous verrez également comment akirolabs peut vous aider à adopter une approche d'approvisionnement axée sur les données.

Qu'est-ce que l'analyse des achats ?

Analyse des achats est le processus d'analyse des données d'approvisionnement pour améliorer la prise de décision et l'efficacité. Cela implique de collecter des données provenant de différentes sources, de les organiser et d'utiliser des outils pour générer des informations pertinentes.

L'analyse des achats vous permet de suivre les habitudes de dépenses, la fiabilité des fournisseurs, les tendances du marché et les risques potentiels. Il vous aide à contrôler les coûts, à négocier de meilleures offres et à vous assurer que vos fournisseurs répondent aux exigences.

Au lieu d'examiner manuellement les factures et les bons de commande, vous pouvez utiliser des outils automatisés pour générer des rapports, comparer les prix et identifier les dépenses inutiles. Cela vous permet d'améliorer votre stratégie d'achat et de réduire les coûts inutiles.

Dans la section suivante, nous examinerons les types d'analyses des achats.

Types d'analyses des achats

Il existe quatre principaux types de analyse des achats, chacun ayant un objectif différent :

1. Analyses descriptives

Ce type se concentre sur la synthèse des activités d'achat passées. Il répond à des questions telles que :

• Combien avez-vous dépensé le trimestre dernier ?
• À quels fournisseurs avez-vous acheté le plus ?
• Quels sont les produits ou services les plus achetés ?

En examinant les données historiques, vous pouvez comprendre vos habitudes de dépenses et identifier les domaines à améliorer.

2. Analyses diagnostiques

Les analyses diagnostiques vous aident à comprendre pourquoi certaines tendances en matière d'approvisionnement se produisent. Il examine les données passées et identifie les causes de problèmes tels que :

• Pourquoi les coûts d'approvisionnement ont-ils augmenté le mois dernier ?
• Pourquoi les performances des fournisseurs ont-elles diminué ?
• Pourquoi un certain produit a-t-il connu des retards d'approvisionnement ?

En identifiant les causes profondes des problèmes d'approvisionnement, vous pouvez prendre des mesures correctives pour éviter de répéter les erreurs.

3. Analyses prédictives

L'analyse prédictive utilise des données historiques et des algorithmes pour prévoir les tendances futures en matière d'approvisionnement. Il vous aide à répondre à des questions telles que :

• Les prix des fournisseurs vont-ils augmenter au prochain trimestre ?
• Quels produits seront probablement confrontés à des pénuries ?
• Quel sera l'impact de l'évolution du marché sur vos coûts d'approvisionnement ?

Grâce à ces informations, vous pouvez vous préparer aux risques futurs, ajuster les budgets et négocier de meilleurs contrats à l'avance.

4. Analyses prescriptives

L'analyse prescriptive fournit des recommandations sur les meilleures décisions d'achat. Il répond aux questions suivantes :

• Quel est le meilleur moyen de réduire les coûts d'approvisionnement ?
• Quel fournisseur choisir en fonction du coût, de la qualité et de la fiabilité ?
• Comment minimiser les perturbations de la chaîne d'approvisionnement ?

Ce type d'analyse utilise les données, l'apprentissage automatique et l'IA pour orienter la prise de décision et aider à optimiser les processus d'approvisionnement.

Maintenant que nous comprenons les différents types d'analyse des achats, examinons les principaux éléments.

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Composantes clés de l'analyse des achats

Pour mettre en œuvre efficacement l'analyse des achats, vous devez vous concentrer sur les éléments clés suivants :

1. Collecte de données

Les données d'approvisionnement proviennent de factures, de bons de commande, de contrats fournisseurs et de rapports de marché. Vous devez collecter et organiser ces données dans un format structuré à des fins d'analyse.

2. Nettoyage des données

Les données d'approvisionnement brutes contiennent souvent des erreurs, des doublons ou des valeurs manquantes. Le nettoyage des données garantit l'exactitude et la fiabilité des informations générées.

3. Analyse des dépenses

Ce processus vous aide à comprendre où va votre argent. Il classe les dépenses par fournisseur, département et type d'achat, vous aidant ainsi à identifier les opportunités de réduction des coûts.

4. Analyse des performances des fournisseurs

L'évaluation des performances des fournisseurs garantit que vous travaillez avec des partenaires fiables. Vous pouvez évaluer les fournisseurs en fonction des délais de livraison, de la qualité, des prix et du respect des conditions contractuelles.

5. Évaluation des risques

L'analyse des achats vous aide à identifier les risques potentiels, tels que les défaillances de fournisseurs, les fluctuations de prix ou les facteurs géopolitiques susceptibles de perturber les chaînes d'approvisionnement.

6. Surveillance en temps réel

L'utilisation de tableaux de bord et d'outils de reporting vous permet de suivre les activités d'approvisionnement en temps réel, garantissant ainsi des réponses rapides aux problèmes potentiels.

Dans la section suivante, nous allons découvrir les étapes de la mise en œuvre de l'analyse des achats.

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Étapes pour mettre en œuvre l'analyse des achats

La mise en œuvre de l'analyse des achats nécessite une approche structurée. Voici comment procéder :

Étape 1 : Définissez vos objectifs

Décidez ce que vous voulez réaliser grâce à l'analyse des achats. Vous souhaitez réduire les coûts, améliorer les relations avec les fournisseurs ou prévoir les tendances futures ? Des objectifs clairs vous aident à vous concentrer sur les données pertinentes.

Étape 2 : Collecter les données d'approvisionnement

Collectez des données à partir des bons de commande, des dossiers des fournisseurs et des transactions financières. Plus vos données sont détaillées et structurées, meilleures sont les informations que vous obtiendrez.

Étape 3 : Choisissez les bons outils d'analyse

Sélectionnez des logiciels ou des plateformes qui traitent et analysent efficacement les données d'approvisionnement. Les outils dotés de tableaux de bord de visualisation et de fonctionnalités d'automatisation facilitent l'analyse.

Étape 4 : Analyser les habitudes de dépenses

Utilisez les analyses pour identifier les dépenses inutiles, comparer les coûts des fournisseurs et détecter les opportunités potentielles de réduction des coûts.

Étape 5 : Evaluer les performances des fournisseurs

Évaluez vos fournisseurs en fonction de la fiabilité des livraisons, des prix et de la conformité aux contrats. Cela vous aidera à identifier les meilleurs modèles avec lesquels travailler et à remplacer ceux qui ne sont pas performants.

Étape 6 : Utilisez Predictive Insights

Tirez parti de l'analyse prédictive pour prévoir les variations de prix, les fluctuations de la demande et les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement. Cela vous permet de planifier à l'avance et d'éviter des coûts imprévus.

Étape 7 : Mettre en œuvre des stratégies d'approvisionnement basées sur les données

Utilisez les informations acquises pour négocier de meilleurs contrats, améliorer les politiques d'approvisionnement et prendre des décisions d'achat éclairées.

Dans la section suivante, nous allons découvrir les avantages de l'analyse des achats.

Lisez également : Comprendre l'importance de la visibilité et de la catégorisation des dépenses

Avantages de l'analyse des achats

L'analyse des achats vous permet de prendre des décisions éclairées sur la base de données plutôt que d'hypothèses. Il clarifie les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les risques potentiels, vous aidant ainsi à rationaliser les opérations d'approvisionnement.

Voici comment cela profite à votre entreprise :

1. Réduction des coûts

Sans une analyse adéquate des données, les coûts d'approvisionnement peuvent être plus élevés que nécessaire. L'analyse des achats vous permet de suivre les dépenses entre les départements, les fournisseurs et les catégories de produits, ce qui vous permet d'identifier les dépenses inutiles.

En identifiant les achats hors de prix, les commandes dupliquées et les variations de coûts entre les fournisseurs, vous pouvez prendre des mesures pour réduire les coûts. Il fournit également des informations qui vous aident à négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs, vous garantissant ainsi des prix compétitifs sans compromettre la qualité.

2. Optimisation des fournisseurs

Le choix des bons fournisseurs est essentiel pour maintenir la qualité, la fiabilité et la rentabilité. L'analyse des achats vous aide à évaluer les performances des fournisseurs en fonction de facteurs tels que les tendances tarifaires, les délais de livraison, les taux de défauts et la conformité aux contrats.

Si un fournisseur livre régulièrement en retard ou fournit des produits de qualité inférieure, vous pouvez identifier le problème rapidement et explorer d'autres options. Cela vous permet de travailler avec des fournisseurs offrant le meilleur rapport qualité-prix et de minimiser les perturbations dans votre chaîne d'approvisionnement.

3. Gestion des risques

Chaque décision d'approvisionnement comporte un certain niveau de risque, qu'il s'agisse de fluctuations de prix, de pénuries d'approvisionnement ou de facteurs géopolitiques affectant le commerce mondial. L'analyse des achats vous aide à détecter ces risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs.

Vous pouvez détecter rapidement les signes avant-coureurs en surveillant la fiabilité des fournisseurs, les tendances du marché et la conformité des contrats. Par exemple, si un fournisseur clé a un historique d'expéditions retardées, vous pouvez rechercher de manière proactive des fournisseurs de remplacement ou ajuster les calendriers d'approvisionnement. Cela vous permet d'éviter les interruptions de dernière minute et les coûts imprévus.

4. Amélioration de l'efficacité

Les processus d'achat manuels peuvent être chronophages et sujets à des erreurs. Le tri des factures, des bons de commande et des contrats fournisseurs sans système automatisé ralentit la prise de décision.

L'analyse des achats rationalise ces processus en automatisant la collecte, l'analyse et la production de rapports des données. Au lieu de passer des heures à consulter manuellement des feuilles de calcul, vous pouvez accéder à des informations en temps réel qui mettent en évidence les opportunités de réduction des coûts, les expirations de contrats et les indicateurs de performance des fournisseurs. Cela réduit les délais et vous permet de gérer les activités d'approvisionnement de manière plus efficace.

5. Meilleure prise de décisions

Prendre des décisions d'achat sans données entraîne souvent des opportunités manquées et des dépenses inutiles. L'analyse des achats vous fournit des informations précises qui soutiennent la prise de décisions stratégiques. Au lieu de deviner quel fournisseur propose la meilleure offre, vous pouvez comparer les tendances des prix, les évaluations de qualité et les scores de fiabilité.

Si la demande pour un produit en particulier est censée augmenter, vous pouvez planifier vos achats à l'avance pour éviter de payer des prix plus élevés plus tard. Grâce à l'accès à des informations basées sur les données, vous pouvez prendre des décisions en toute confiance qui améliorent les résultats des achats et contribuent à la réussite globale de l'entreprise.

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Comment akirolabs peut-il contribuer à l'analyse des achats ?

laboratoires d'akiro est une plateforme d'approvisionnement stratégique conçue pour transformer les achats en une fonction axée sur la valeur qui va au-delà des tâches transactionnelles. Il vous permet de prendre des décisions plus intelligentes et plus rapidement. Bien qu'elle ne soit pas uniquement axée sur l'analyse des achats, la plateforme simplifie ces processus dans le cadre de son cadre d'approvisionnement stratégique plus large.

Voici comment akirolabs améliore vos capacités d'analyse des achats :

• Intégration holistique des données : akirolabs fournit une vision complète des tendances et des comportements en matière de dépenses en combinant les données d'approvisionnement internes avec les informations de marché externes.
• Modélisation de scénarios stratégiques : Analysez les dépenses dans le contexte des objectifs organisationnels plus généraux, en vous assurant que les dépenses correspondent aux objectifs stratégiques.
• Décisions fondées sur les données : Exploitez la puissance de l'IA pour obtenir des résultats d'approvisionnement plus intelligents, découvrir des opportunités cachées et suivre les performances des fournisseurs en temps réel.
• Informations de marché alimentées par l'IA : Avec AkiroGPT, notre copilote stratégique, vous pouvez accéder à des conseils personnalisés, analyser les stratégies avec précision et prendre des décisions fondées sur des données.
• Aperçu complet des dépenses : Obtenez des informations plus détaillées sur vos habitudes de dépenses.
• Exploitez les données relatives aux dépenses de manière centralisée : Il s'intègre parfaitement à votre outil d'analyse des dépenses préféré, vous permettant d'accéder aux données relatives aux dépenses et de les exploiter à partir d'un emplacement central.
• Adaptez vos plans : Élaborez des stratégies qui évoluent en fonction de l'évolution des besoins de votre entreprise et des conditions du marché.
• Définissez des indicateurs de performance clés qui comptent : Suivez les indicateurs qui correspondent à vos objectifs et ajustez-les si nécessaire.
• Référentiel centralisé : Avec akirolabs, vous bénéficiez d'un référentiel centralisé qui garantit la transparence et l'alignement sur vos objectifs commerciaux.

laboratoires d'akiro rationalise le processus d'analyse en fournissant les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées et obtenir des résultats significatifs. Avec akirolabs, l'approvisionnement n'est pas qu'une simple tâche transactionnelle ; il devient un élément clé des objectifs stratégiques de votre organisation.

Conclusion

L'analyse des achats est essentielle pour améliorer l'efficacité des achats, réduire les coûts et gérer les risques. Au lieu de prendre des décisions sur la base d'hypothèses, vous pouvez utiliser les données pour faire des choix d'achat plus intelligents.

L'analyse des achats vous permet de mieux contrôler les dépenses, les relations avec les fournisseurs et les stratégies d'approvisionnement futures. Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, l'approvisionnement piloté par les données peut vous aider à optimiser les coûts et à améliorer les performances globales de l'entreprise.

Pour faire passer votre stratégie d'approvisionnement au niveau supérieur, pensez à utiliser des solutions telles qu'akirolabs pour simplifier l'analyse des données et améliorer la prise de décision. Planifiez une démonstration dès aujourd'hui.