Présentation

Les contrats constituent l'épine dorsale de toute relation commerciale réussie, qu'il s'agisse de nouer des partenariats essentiels ou de garantir le bon déroulement des opérations. Mais vous êtes-vous déjà demandé ce qui se passe dans les coulisses du parcours d'un contrat ? De sa création à son renouvellement ou à sa clôture, chaque contrat passe par un cycle de vie bien défini qui peut faire ou défaire son efficacité.

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, comprendre les étapes clés de Cycle de vie des contrats La gestion (CLM) n'est plus une option, c'est une nécessité. Un processus CLM solide permet de maintenir l'organisation de vos contrats et vous aide à garder une longueur d'avance sur les problèmes de conformité, à atténuer les risques et à maximiser la valeur à chaque étape.

Que vous débutiez dans le CLM ou que vous souhaitiez affiner votre approche, examinons les étapes essentielles du cycle de vie d'un contrat et découvrons comment vous pouvez les gérer comme un pro.

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?

Cycle de vie des contrats La gestion (CLM) est votre stratégie ultime pour rester au courant de tous les contrats gérés par votre organisation. Il s'agit du processus qui permet de suivre et de gérer tous les aspects d'un contrat, depuis le moment où il est proposé ou demandé, jusqu'à son exécution et son exécution, et jusqu'à son renouvellement ou son expiration. Avec CLM, vous vous assurez que chaque contrat atteint son objectif, minimise les risques et génère une valeur maximale.

Considérez-le comme une approche disciplinée, étape par étape, qui vous permet de surveiller les performances, de garantir la conformité et d'assurer le bon fonctionnement des opérations. Qu'il s'agisse de fournir les biens ou les services promis ou de décider s'il est temps de les renouveler, CLM veille à ce que chaque étape du cycle de vie des contrats fonctionne comme sur des roulettes.

Les entreprises se tournent souvent vers les systèmes CLM pour rendre ce processus encore plus efficace. Ces outils, généralement des logiciels de gestion des contrats, vous aident à rationaliser l'ensemble du cycle de vie. Certaines solutions couvrent tous les aspects du CLM, tandis que d'autres se concentrent sur des étapes spécifiques pour des solutions rapides et abordables. Par exemple, des outils tels que ContractWorks simplifient les tâches telles que la signature, le stockage et le suivi des contrats d'entreprise afin que vous puissiez consacrer moins de temps à la paperasserie et davantage à l'obtention de résultats.

Il n'y a pas deux entreprises identiques, et leurs besoins en matière de CLM ne le sont pas non plus. C'est pourquoi il est important de choisir une solution adaptée à vos défis, à vos objectifs et à votre budget uniques. Avec les bons outils et une solide stratégie CLM, vous ne vous contentez pas de gérer des contrats, vous mettez votre organisation sur la voie du succès à long terme.

Comprenons maintenant les différentes étapes de la gestion du cycle de vie des contrats.

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Étapes de la gestion du cycle de vie des contrats

Chaque étape du processus de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) joue un rôle important dans la gestion et l'exécution des contrats. Alors que certaines étapes ont toujours fait l'objet d'une plus grande attention, comme la gestion des modèles de contrats, les nouvelles technologies telles que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique ont attiré l'attention sur la gestion post-exécution. Ces avancées ont permis d'accélérer les processus, de réduire les risques et de tirer le meilleur parti de vos contrats.

Explorons chaque étape du processus CLM et voyons comment les bons outils peuvent simplifier et améliorer la gestion des contrats.

1. Création de modèles

Une bibliothèque de modèles de contrats bien organisée peut vous faire gagner du temps et réduire les risques. En établissant des règles claires pour la sélection des modèles, vous pouvez vous assurer que vos contrats respectent des normes cohérentes. Grâce à des outils intelligents, vous pouvez intégrer des clauses pré-approuvées à vos documents, ajouter du texte personnalisé, baliser des informations clés telles que des métadonnées ou des annexes, et maintenir une approche structurée. Tout nouveau modèle peut passer par un processus d'approbation avant d'être utilisé, afin que vous gardiez toujours le contrôle du contenu.

2. Création de contrats

Cette étape consiste à établir le contrat à l'aide de modèles et de clauses pré-approuvées. Les outils CLM modernes permettent de créer automatiquement des contrats en fonction de détails spécifiques tels que la région, les produits ou les conditions de prix. Certains systèmes vous permettent même de créer des contrats sans trop de saisie manuelle, en particulier s'ils sont intégrés à des outils que vous utilisez déjà, comme un logiciel CRM ou d'approvisionnement.

En simplifiant cette étape, les entreprises peuvent réduire le temps nécessaire pour finaliser les contrats, améliorer l'efficacité opérationnelle et réduire les frais juridiques.

3. Négociation de contrats

La négociation consiste à trouver des termes sur lesquels les deux parties s'entendent. Un bon contrat doit définir clairement les attentes et inclure des plans pour gérer les violations potentielles.

Le processus commence souvent par un projet de contrat, que l'autre partie examine et sur lequel elle fournit des commentaires. Ce va-et-vient peut se faire par le biais de réunions ou de communications en ligne. Fixer des délais pour les négociations peut faire avancer les choses et éviter des retards inutiles.

Grâce aux outils CLM modernes, vous pouvez gérer les lignes rouges, accélérer les révisions et rester informé des modifications. Des playbooks avec des options de langue prédéfinies peuvent aider votre équipe à négocier en toute confiance, en veillant à ce que les termes correspondent à vos objectifs.

4. Révision du contrat

L'examen des contrats permet de s'assurer qu'ils soutiennent vos objectifs commerciaux. Vous pouvez saisir et appliquer des conditions importantes grâce à des systèmes automatisés, tels que la tarification, les remises et les incitations. En intégrant ces données à d'autres systèmes tels que les services financiers, vous pouvez garantir la conformité et rationaliser le processus de règlement.

Les flux de travail simplifient le processus de révision, vous permettant de vérifier la conformité avant que le contrat n'aille de l'avant.

5. Approbation du contrat

L'approbation d'un contrat peut parfois sembler être un obstacle, mais des flux de travail intelligents peuvent le rendre beaucoup plus rapide. Les processus automatisés acheminent les contrats vers les bonnes personnes pour approbation, qu'il s'agisse d'approbations séquentielles ou parallèles. Si des modifications sont apportées au cours des négociations, les flux de travail s'ajustent automatiquement, garantissant que rien n'est oublié.

Vous pouvez également définir des règles pour déterminer qui doit approuver quoi, afin de garantir la transparence et l'efficacité du processus.

6. Exécution du contrat

L'époque où l'on signait des contrats avec un stylo et du papier est révolue. Vous pouvez désormais signer des contrats numériquement où que vous soyez. Par exemple, les intégrations avec des plateformes telles qu'Adobe Sign vous permettent d'envoyer, de signer et d'enregistrer des contrats en toute sécurité, en quelques clics.

Même les flux de signature manuels sont plus faciles, grâce à des fonctionnalités telles que les codes QR pour valider les documents signés. Une fois signés, les contrats sont mis à jour dans le système, de sorte que vous disposez d'un enregistrement précis.

7. Fonctionnement du contrat

Une fois le contrat signé, il est important de s'assurer que chacun comprend ses responsabilités. Par exemple, si un paiement est dû dans les 30 jours, l'équipe chargée des comptes fournisseurs doit en être informée.

Au cours de cette étape, les principaux termes et conditions sont communiqués aux bonnes personnes au sein de votre organisation. Cela inclut des détails tels que les conditions de paiement, les bons de commande et les contrats de volume. Une documentation et une communication appropriées permettent d'éviter les malentendus et de tout maintenir sur la bonne voie.

8. Exécution du contrat

Cette étape vise à s'assurer que le contrat tient ses promesses. Auparavant, la gestion de cette étape était difficile car les contrats contenaient souvent un langage complexe. Cependant, avec les outils alimentés par l'IA, ce problème n'est plus un problème.

Ces outils analysent les contrats et fournissent des informations sur les indicateurs de performance tels que les temps de cycle, les économies, les risques et les revenus des contrats. Ils permettent également de suivre les tâches assignées aux membres de l'équipe, garantissant ainsi le respect des engagements.

La gestion des risques devient plus efficace car vous pouvez surveiller les risques financiers, les risques liés aux performances et les risques liés aux tiers à l'aide de données internes et externes.

9. Expiration ou renouvellement du contrat

La dernière étape consiste à préparer le renouvellement ou la clôture d'un contrat. Les alertes et les notifications peuvent vous rappeler qu'un contrat est sur le point d'expirer, ce qui vous donne suffisamment de temps pour évaluer ses performances et décider des prochaines étapes.

Les renouvellements offrent la possibilité de renégocier les conditions, de garantir des taux avantageux ou d'apporter d'autres améliorations. Grâce à des informations claires sur les performances du contrat, vous pouvez décider de le renouveler ou de le résilier.

Chacune de ces étapes est cruciale pour gérer efficacement les contrats. En utilisant des outils qui simplifient ces processus et fournissent des informations en temps réel, vous pouvez vous assurer que vos contrats jouent toujours en votre faveur, ce qui vous permet de gagner du temps, de réduire les risques et d'obtenir de meilleurs résultats.

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Comment akirolabs peut-il contribuer à la gestion du cycle de vie des contrats ?

La gestion efficace des contrats est essentielle pour améliorer les processus d'approvisionnement et établir de solides relations avec les fournisseurs.

Voici comment notre plateforme peut vous aider :

• Informations sur les contrats centralisées
  Conservez tous les détails des contrats (noms des fournisseurs, numéros de contrat, dates clés et conditions de paiement) au même endroit pour un accès rapide et une meilleure visibilité.
• Planification du renouvellement en temps opportun
  Suivez les expirations des contrats, ce qui vous permet de vous concentrer sur les contrats de grande valeur et de préparer les renouvellements ou les renégociations à l'avance.
• Des informations claires et exploitables
  Consultez des données en temps réel et des rapports visuels pour identifier les risques, renforcer les relations avec les fournisseurs et aligner les contrats sur les stratégies d'approvisionnement.
• Intégration fluide avec les objectifs d'approvisionnement
  Assurez-vous que les contrats soutiennent les objectifs des catégories et les priorités commerciales plus larges en faisant de la supervision des contrats un élément clé de votre stratégie d'approvisionnement.
• Surveillance cohérente de la conformité
  Suivez les termes, conditions et indicateurs de performance des contrats pour vous assurer que les objectifs financiers et opérationnels sont atteints.

Avec laboratoires d'akiro, votre approvisionnement devient un processus structuré et stratégique, qui apporte plus de contrôle, d'efficacité et de valeur à long terme à votre organisation.

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Conclusion

La gestion efficace des étapes clés du processus de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est essentielle pour les entreprises qui cherchent à exploiter tout le potentiel de leurs contrats. De la création de modèles à la négociation des conditions, en passant par le suivi des performances et la gestion des renouvellements, chaque étape contribue à réduire les risques, à améliorer la conformité et à maximiser la valeur.

Les entreprises peuvent transformer le CLM en avantage stratégique grâce à des technologies modernes, telles que des informations basées sur l'IA et des flux de travail intuitifs proposés par des plateformes telles que laboratoires d'akiro. En automatisant les processus, en favorisant la collaboration et en fournissant des analyses en temps réel, akirolabs garantit que vos contrats fonctionnent plus intelligemment pour votre entreprise, ce qui vous permet de gagner du temps tout en stimulant la croissance.

Êtes-vous prêt à prendre le contrôle de vos contrats et à les transformer en actifs stratégiques ? Commencez votre aventure avec akirolabs dès aujourd'hui. Réservez une démo dès maintenant!