Vous êtes-vous déjà senti perdu dans une multitude d'acronymes commerciaux, où chaque conversation ressemble à un code d'entreprise ? Tu n'es pas seul. Les achats regorgent d'abréviations qui sont utilisées dans les réunions, les e-mails et les contrats, parfois sans explication.

Des termes tels que PO (bon de commande) et PR (demande d'achat) ne sont qu'un début. Il est essentiel de comprendre ces abréviations pour naviguer dans les communications avec les fournisseurs, gérer les budgets et rationaliser les processus d'achat.

Dans cet article, nous allons détailler les abréviations des bons de commande (PO) les plus couramment utilisées, expliquer leur signification et vous aider à éviter toute confusion dans la gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement.

Abréviations : Directives d'utilisation des termes des bons de commande

La navigation dans les abréviations des bons de commande consiste à maintenir la clarté, la cohérence et le professionnalisme dans toutes vos communications commerciales.

Pour vous aider à rester à la pointe des normes du secteur et à éviter les interprétations erronées, voici quelques directives essentielles étayées par des manuels de style fiables.

Conditions d'approvisionnement de base

1. PO — Bon de commande

Un bon de commande est un document juridiquement contraignant émis par un acheteur à un fournisseur, spécifiant les produits ou services à acheter, les quantités, les prix convenus et les conditions de livraison. Le bon de commande fait office de contrat et d'autorisation pour le vendeur de livrer des biens ou des services dans les conditions énoncées.

Exemple : Une entreprise de vente au détail passe un bon de commande pour 500 unités d'un produit auprès de son fournisseur, en spécifiant un délai de livraison de 30 jours.

2. PR — Demande d'achat

Une demande d'achat (PR) est un document interne utilisé au sein d'une organisation pour demander l'achat de biens ou de services. Il est généralement soumis pour approbation avant qu'un bon de commande ne soit émis. Cela aide les entreprises à contrôler leurs dépenses et à s'assurer que les achats sont conformes aux budgets et aux politiques.

Exemple : Un responsable marketing soumet un PR pour demander l'autorisation d'acheter de nouveaux supports publicitaires. Une fois approuvé, un bon de commande est généré.

3. BOM — Nomenclature

Une nomenclature (BOM) est une liste complète des matières premières, des composants et des sous-ensembles nécessaires à la fabrication d'un produit fini. Il comprend souvent des descriptions d'articles, des quantités et des informations sur les fournisseurs.

Exemple : Un fabricant de produits électroniques utilise une nomenclature pour répertorier tous les composants (tels que les micropuces, les résistances et les matériaux du boîtier) nécessaires à l'assemblage d'un smartphone.

4. CAPEX — Dépenses d'investissement

Les dépenses d'investissement (CAPEX) font référence aux fonds consacrés à l'acquisition, à la mise à niveau ou à la maintenance d'actifs à long terme tels que des bâtiments, des équipements ou des infrastructures technologiques. Les investissements CAPEX sont généralement importants et visent à générer des avantages à long terme.

Exemple : Une entreprise de logistique achète une flotte de nouveaux camions de livraison dans le cadre de ses investissements CAPEX.

5. OPEX — Dépenses opérationnelles

Les dépenses opérationnelles (OPEX) comprennent les coûts permanents nécessaires à la gestion quotidienne d'une entreprise. Ces dépenses sont à court terme et comprennent le loyer, les services publics, les salaires et les fournitures de bureau. Contrairement aux dépenses d'investissement, les coûts d'exploitation sont entièrement déductibles l'année où ils sont engagés.

Exemple : Les frais d'abonnement mensuels aux logiciels et les factures d'électricité font partie des coûts d'exploitation.

6. BAFO — Meilleure et dernière offre

La meilleure offre finale (BAFO) est l'offre finale soumise par un fournisseur à l'issue des négociations. Il est généralement utilisé dans les processus d'approvisionnement et d'appel d'offres pour finaliser les prix et les conditions.

Exemple : Après plusieurs cycles de négociations, un fournisseur soumet son BAFO, abaissant son prix d'offre initial et incluant des services supplémentaires.

7. RFQ — Demande de devis

Une demande de devis (RFQ) est un document envoyé aux fournisseurs demandant des informations sur les prix et la disponibilité de biens ou services spécifiques. Les appels d'offres sont généralement utilisés lorsque les spécifications du produit sont claires et que le prix est la principale considération.

Exemple : Une entreprise lance un appel d'offres à trois fournisseurs différents afin d'obtenir le meilleur prix pour 1 000 chaises de bureau.

8. RFP — Demande de proposition

Une demande de proposition (RFP) est une demande officielle envoyée aux fournisseurs pour leur demander de soumettre une proposition décrivant comment ils répondront aux besoins de l'organisation, y compris les coûts, les délais et les détails de mise en œuvre. Contrairement à un appel d'offres, un appel d'offres se concentre sur des aspects qualitatifs tels que l'expertise, l'approche et les niveaux de service.

Exemple : Une entreprise à la recherche d'un nouveau système ERP envoie un appel d'offres aux fournisseurs informatiques, évaluant leurs plans de mise en œuvre, leur support technique et leurs modèles de tarification.

Lisez également : Différence entre RFQ et RFP : quoi utiliser et quand ?

9. RFx — Demande pour [N'importe quoi]

Le terme RFx est une abréviation générale utilisée pour désigner divers documents de demande en matière d'approvisionnement, notamment RFQ (Request for Quote), RFP (Request for Proposal) et RFI (Request for Information). Il représente une approche flexible de l'approvisionnement en biens et services.

Exemple : Une équipe d'approvisionnement émet un appel d'offres, combinant les éléments d'un appel d'offres (détails des prix) et d'une QRT (capacités du fournisseur) afin de rationaliser la sélection des fournisseurs.

Abréviations relatives aux finances et aux paiements

1. ERP — Planification des ressources d'entreprise

La planification des ressources d'entreprise (ERP) fait référence à un logiciel de gestion d'entreprise qui intègre des fonctions essentielles telles que les finances, la chaîne d'approvisionnement, les achats, les ressources humaines et les opérations dans un système unique. Les systèmes ERP permettent de rationaliser les processus, d'améliorer la précision des données et d'améliorer la prise de décision grâce à des rapports en temps réel.

Exemple : Une entreprise de fabrication met en œuvre SAP ERP pour gérer les stocks, suivre les commandes et traiter les transactions financières dans un système unifié.

2. AP — Comptes créditeurs

Les comptes fournisseurs (AP) font référence à l'argent qu'une entreprise doit à ses fournisseurs pour des biens ou des services reçus mais non encore payés. Le département AP est chargé de traiter les factures, de vérifier les transactions et de garantir les paiements en temps voulu aux fournisseurs afin de maintenir de bonnes relations et d'éviter les frais de retard.

Exemple : Une entreprise reçoit une facture pour les matières premières achetées à crédit. Le service AP traite la facture et planifie le paiement avant la date d'échéance.

3. AR — Comptes débiteurs

Les comptes clients (AR) représentent l'argent dû à une entreprise par ses clients pour des produits ou services fournis mais non encore payés. La réalité augmentée est enregistrée comme un actif au bilan et joue un rôle crucial dans la gestion des flux de trésorerie.

Exemple : Une société de logiciels émet une facture à un client pour un service d'abonnement, le paiement étant attendu dans les délais NET 30. Jusqu'à réception du paiement, le montant est enregistré sous AR.

4. TCO — Coût total de possession

Le coût total de possession (TCO) fait référence au coût global d'acquisition, d'exploitation et de maintenance d'un produit ou d'un service pendant toute sa durée de vie. Le TCO comprend les coûts directs (prix d'achat) et les coûts indirects (maintenance, formation, consommation d'énergie, etc.). Les entreprises utilisent l'analyse du coût total de possession pour prendre des décisions rentables.

Exemple : Une entreprise qui compare deux solutions logicielles de gestion de flotte calcule le TCO en tenant compte des frais de licence, des coûts de mise en œuvre et des dépenses de support à long terme.

5. FOB — Gratuit à bord

La gratuité à bord (FOB) est un terme d'expédition internationale qui spécifie le moment où la propriété et la responsabilité des marchandises sont transférées du vendeur à l'acheteur. Il en existe deux types courants :

• Point d'expédition FOB (origine FOB) : L'acheteur assume la responsabilité des marchandises une fois que celles-ci quittent les locaux du vendeur.
• Destination FOB : Le vendeur est responsable des marchandises jusqu'à ce qu'elles soient livrées chez l'acheteur.

Exemple : Une entreprise commande des machines à un fournisseur étranger selon les conditions du point d'expédition FOB, ce qui signifie que l'acheteur doit couvrir les frais d'assurance et de transport depuis l'entrepôt du vendeur.

6. NET 30/60/90

Ces conditions de paiement définissent le délai dans lequel un acheteur doit régler une facture après son émission :

• 30 % NETS : Le paiement est dû dans les 30 jours.
• 60 % NETS : Le paiement est dû dans les 60 jours.
• NET 90 : Le paiement est dû dans les 90 jours.

Des délais de paiement plus longs peuvent améliorer les flux de trésorerie des acheteurs, mais peuvent nécessiter des négociations avec les fournisseurs.

Exemple : Un détaillant passe une commande groupée auprès d'un fournisseur sous NET 60 termes, ce qui signifie que le paiement est dû 60 jours après la date de facturation.

7. EOM — Fin du mois

La fin du mois (EOM) est un délai de paiement indiquant qu'une facture est due à la fin du mois au cours duquel elle a été émise. Certaines variantes incluent « 15 EOM », ce qui signifie que le paiement est dû le 15 du mois suivant.

Exemple : Une société de conseil facture un client le 10 mars selon les conditions de l'EOM, ce qui signifie que le paiement est dû avant le 31 mars.

Termes relatifs à la logistique et à la chaîne d'approvisionnement

1. 3PL — Logistique tierce

La logistique tierce (3PL) fait référence aux services logistiques externalisés qui gèrent l'entreposage, le transport, la distribution et l'exécution pour le compte d'une entreprise. Les entreprises font appel à des fournisseurs 3PL pour optimiser les opérations de la chaîne d'approvisionnement, réduire les coûts et se concentrer sur leurs activités principales.

Exemple : Une marque de commerce électronique en pleine croissance s'associe à FedEx Supply Chain, un fournisseur 3PL, pour stocker les stocks, gérer les expéditions et traiter efficacement les commandes des clients.

2. VMI — Inventaire géré par le fournisseur

L'inventaire géré par le fournisseur (VMI) est une stratégie de chaîne d'approvisionnement dans laquelle le fournisseur surveille et gère les niveaux de stock sur le site de l'acheteur. Au lieu que l'acheteur passe des commandes, le vendeur réapprovisionne le stock selon les besoins sur la base de données en temps réel. Cela permet de réduire les ruptures de stock et les stocks excédentaires.

Exemple : Une chaîne d'épiceries met en œuvre le VMI avec son fournisseur de produits laitiers, ce qui lui permet de suivre les niveaux de stocks et de réapprovisionner automatiquement le lait et le fromage pour éviter les pénuries.

3. MRP — Planification des besoins en matériaux

La planification des besoins en matériaux (MRP) est un système utilisé dans la fabrication pour calculer les matériaux, les composants et les produits nécessaires pour respecter les calendriers de production. Il aide les entreprises à planifier leurs achats, à réduire les déchets et à garantir le respect des délais de production.

Exemple : Un constructeur automobile utilise le logiciel MRP pour déterminer le nombre exact de pneus, de moteurs et de sièges nécessaires pour produire 5 000 voitures au cours du prochain trimestre.

4. JIT — Juste à temps

Le just-in-time (JIT) est une stratégie de gestion des stocks dans le cadre de laquelle les matériaux et les marchandises sont commandés et reçus uniquement lorsque cela est nécessaire à la production ou à la vente. Cela réduit les coûts de stockage et minimise les déchets, mais nécessite une coordination précise de la chaîne d'approvisionnement pour éviter les retards.

Exemple : Toyota, pionnière de la fabrication JIT, ne commande des pièces automobiles que lorsqu'un client passe une commande, garantissant ainsi un stock minimal dans les entrepôts.

5. COO — Certificat d'origine

Un certificat d'origine (COO) est un document légal indiquant le pays dans lequel les marchandises ont été fabriquées ou produites. Il est souvent requis pour le dédouanement, les accords commerciaux et les réglementations tarifaires lors de l'exportation de marchandises à l'international.

Exemple : Une entreprise américaine exportant des produits électroniques vers l'Union européenne fournit un directeur des opérations pour bénéficier de taux tarifaires préférentiels dans le cadre d'un accord de libre-échange.

6. ETA — Heure d'arrivée estimée

L'heure d'arrivée estimée (ETA) est le délai de livraison prévu des marchandises en transit. Il aide les entreprises et les clients à planifier la logistique, la gestion des stocks et l'exécution des commandes.

Exemple : Un détaillant en ligne fournit aux clients un ETA de 3 à 5 jours ouvrables pour la livraison standard.

7. LTL — Moins d'un chargement par camion

Le chargement partiel (LTL) est une méthode d'expédition pour les petits envois de fret qui ne nécessitent pas un chargement complet. Les transporteurs LTL regroupent plusieurs envois dans un seul camion, ce qui permet aux entreprises de réduire leurs coûts en partageant l'espace de transport.

Exemple : Une petite entreprise de meubles expédie 10 chaises par expédition LTL, partageant l'espace réservé aux camions avec d'autres entreprises au lieu de réserver un camion entier pour la commande.

Explorons maintenant les différents types de bons de commande (PO) utilisés par les entreprises pour rationaliser les achats et garantir des transactions fluides.

Découvrir les différents types de bons de commande

Il est essentiel de choisir le bon type de bon de commande (PO) pour gérer les relations avec les fournisseurs, optimiser les coûts et améliorer l'efficacité opérationnelle. Différents types de bons de commande ont des objectifs spécifiques, aidant les entreprises à rationaliser leurs achats et à éviter les problèmes de communication.

Voici les types de bons de commande les plus courants et découvrez quand utiliser chacun d'eux.

1. Les bons de commande standard (SPO) : l'offre unique

Un bon de commande standard est le type le plus couramment utilisé dans les transactions commerciales. Il s'agit d'un accord unique qui décrit clairement les détails d'un bon de commande spécifique. Il s'agit d'une demande officielle de biens ou de services, comprenant des détails tels que le type d'article, la quantité, le prix et la date de livraison. Les entreprises utilisant des bons de commande standard réduisent les litiges avec les fournisseurs en 30 % grâce à une documentation claire.

Quand utiliser : Idéal pour les achats non récurrents dont tous les détails sont connus à l'avance.

Exemple: « Commande de 50 t-shirts de marque pour un prochain événement d'entreprise. »

2. Commandes d'achat générales (BPO) : flexibilité dans le temps

Lorsque vous savez que vous allez acheter auprès du même fournisseur à plusieurs reprises, mais que vous n'êtes pas sûr des quantités exactes ou des dates de livraison, les bons de commande généraux sont votre solution de choix. Il s'agit d'un contrat à durée indéterminée qui permet de multiples achats sur une période donnée selon des conditions prédéfinies.

Quand utiliser : Parfait pour les besoins récurrents nécessitant des commandes fréquentes, comme les fournitures de bureau ou les services de maintenance.

Exemple : « Fourniture mensuelle d'encre et de papier d'imprimante pour le prochain exercice financier. »

3. Les bons de commande contractuels (CPO) : un engagement à long terme

Si votre organisation attache de l'importance à la cohérence et à de solides partenariats avec les fournisseurs, les bons de commande constituent une approche stratégique. Il s'agit d'un accord juridiquement contraignant entre l'acheteur et le fournisseur qui définit les termes et conditions tout en laissant des détails tels que les quantités d'articles et les dates de livraison flexibles.

Quand utiliser : Idéal pour les relations à long terme avec les fournisseurs ou lorsque de futurs achats sont attendus mais pas encore définis.

Exemple : « Mise en place d'un contrat de service pluriannuel avec un fournisseur informatique. »

4. Bons de commande planifiés (PPO) : préparer l'avenir

Un bon de commande planifié établit un équilibre entre structure et flexibilité, offrant aux entreprises une approche proactive de l'approvisionnement. Il s'agit d'un bon de commande pré-approuvé avec des quantités et des dates de livraison estimées, mais sans calendrier fixe, permettant de futures commandes de sortie.

Quand utiliser : Idéal pour les entreprises dont les habitudes d'achat sont prévisibles et qui ont tout de même besoin de flexibilité.

Exemple : « Planifier le réapprovisionnement saisonnier des stocks d'un magasin de détail. »

5. Commandes d'achat numériques (DPO) : adopter l'automatisation

À l'ère de la transformation numérique, les points de vente numériques sont en train de devenir la norme pour les entreprises qui cherchent à accélérer les achats et à réduire les erreurs. Il s'agit de bons de commande électroniques générés et gérés par le biais d'un logiciel d'approvisionnement, garantissant la cohérence et un suivi en temps réel.

Quand utiliser : Idéal pour les entreprises qui souhaitent rationaliser les approbations, réduire les processus papier et améliorer la tenue de registres.

Exemple : « Utilisation d'un système ERP pour générer automatiquement des bons de commande pour les alertes de faible inventaire. »

Comprendre les types de bons de commande n'est qu'un début. Les bons de commande ne se limitent pas à passer des commandes ; ce sont des outils essentiels pour gérer les budgets, garantir la conformité et renforcer les relations avec les fournisseurs.

Voyons maintenant comment les bons de commande contribuent à la planification financière, au contrôle des coûts et à l'efficacité globale des achats.

Lisez également : Achats décentralisés ou centralisés : comprendre les principales différences et avantages

Le processus et le rôle financier du bon de commande

Les bons de commande (PO) sont l'épine dorsale d'un système bien structuré processus d'approvisionnement et un acteur clé de la santé financière de votre entreprise. Ils apportent clarté, responsabilité et gestion des coûts à chaque transaction.

1. Création d'un bon de commande : du besoin à l'approbation

Un bon de commande commence par l'identification d'un besoin, qu'il s'agisse d'un inventaire, d'un équipement ou de services. Le processus comprend les étapes suivantes :

• Sélection du fournisseur : Contrôler les fournisseurs, comparer les devis et garantir la qualité et la fiabilité.
• Création d'un PO : Décrire clairement les descriptions des articles, les quantités, les prix, les dates de livraison et les conditions de paiement.
• Approbation et émission : Garantir le respect du budget et des politiques avant d'envoyer le bon de commande au fournisseur, ce qui en fait un accord contraignant.

2. Le pouvoir financier des bons de commande : contrôle des coûts et optimisation de la planification

Les PO aident les entreprises à maintenir leur discipline financière grâce aux mesures suivantes :

• Suivi du budget : Empêcher les dépenses non autorisées et garantir l'alignement du budget.
• Planification financière : Utiliser les données des commandes pour prévoir les tendances, optimiser les achats et négocier de meilleures conditions.
• Protection juridique : Servir de référence en cas de litige.
• Gestion des flux de trésorerie : Structurer les paiements pour éviter les pénuries et maintenir les relations avec les fournisseurs.

Bien qu'il soit crucial de comprendre le processus et l'impact financier des bons de commande, leur véritable valeur réside dans leur gestion efficace. Explorons maintenant certaines des meilleures pratiques relatives à l'utilisation des abréviations des bons de commande.

Meilleures pratiques pour l'utilisation des abréviations des bons de commande

1. Épelez-le d'abord: Lorsque vous communiquez avec de nouveaux fournisseurs ou des équipes externes, rédigez le terme complet avant d'utiliser l'abréviation (par exemple, « Demande d'achat (PR) »).

2. Soyez cohérent: Respectez un guide de style uniforme pour toutes les équipes afin d'éviter les erreurs d'interprétation.

3. Évitez la surutilisation: Le jargon des achats n'est pas familier à tout le monde. N'utilisez donc des abréviations que lorsque cela est nécessaire.

4. Confirmer la compréhension: Lorsque vous travaillez avec des équipes internationales, clarifiez les abréviations qui peuvent différer d'une région à l'autre.

5. Standardiser les systèmes: Assurez-vous que les logiciels d'achats et de finances utilisent des abréviations cohérentes pour éviter les erreurs de saisie de données.

Conclusion

La maîtrise des termes et abréviations des bons de commande rationalise les processus, améliore la communication et favorise des décisions financières plus intelligentes. La cohérence est essentielle ; une documentation claire et des pratiques normalisées permettent d'éviter des erreurs coûteuses et de garantir le bon déroulement des opérations.

Utilisez les bons de commande pour la budgétisation, le contrôle des coûts et les prévisions, et tirez parti d'outils d'automatisation tels qu'Akirolabs pour améliorer l'efficacité, réduire les erreurs et obtenir des informations en temps réel sur les achats. En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, les bons de commande deviennent plus que de simples formalités administratives : ils stimulent l'efficacité et la croissance de l'entreprise.

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