En entreprise, les achats constituent un levier stratégique de croissance, d'atténuation des risques et d'avantage concurrentiel. Alors que les chaînes d'approvisionnement sont mises à rude épreuve en raison des tensions géopolitiques, des changements réglementaires, de la hausse des coûts et des perturbations liées au climat, la structure de votre approvisionnement l'organisation a un impact direct sur votre capacité à réagir avec agilité et confiance.

Une structure d'approvisionnement fragmentée ou mal alignée entraîne souvent des opportunités manquées, des efforts dupliqués, un manque de visibilité et un engagement incohérent des fournisseurs. En fait, les équipes d'approvisionnement les plus performantes fonctionnent dans le cadre d'une structure clairement définie et stratégiquement alignée. Lorsqu'elle est conçue efficacement, la structure de votre organisation des achats devient un puissant catalyseur, stimulant l'efficacité, garantissant la conformité, améliorant relations avec les fournisseurs, et en alignant les décisions d'approvisionnement sur les objectifs commerciaux plus généraux.

Dans cet article, nous allons explorer les différents types de structures d'organisation des achats, savoir quand les utiliser, comment les aligner sur votre modèle commercial et comment les optimiser en termes d'agilité, de résilience et de création de valeur.

Qu'est-ce qu'une structure d'organisation des achats ?

Une structure d'organisation des achats définit la manière dont votre fonction d'approvisionnement est organisée : qui prend les décisions, comment les responsabilités sont réparties et comment les activités d'approvisionnement sont liées au reste de votre entreprise. C'est le cadre qui façonne la manière dont votre équipe s'approvisionne de manière stratégique, atténue les risques, génère des économies et garantit la continuité.

Une hiérarchie d'approvisionnement bien définie établit des flux de travail et des lignes hiérarchiques clairs, depuis les acheteurs opérationnels et les responsables des catégories jusqu'aux responsables de l'approvisionnement stratégique et aux responsables des achats. Cette structure réduit la duplication des efforts et garantit que les décisions d'approvisionnement sont alignées sur les objectifs commerciaux à tous les niveaux. En fait, des organisations d'approvisionnement de renommée mondiale opèrent avec 29 % moins d'employés à temps plein que leurs pairs tout en offrant une valeur stratégique plus élevée.

Alors, pourquoi une organisation d'achats structurée est-elle si importante ? Parce qu'elle influence tout, de la rapidité d'exécution à la conformité. Une structure décousue du service des achats entraîne souvent des négociations indépendantes, des conditions fournisseurs incohérentes et des opportunités manquées de consolidation.

En revanche, une structure bien alignée applique les politiques, encourage la collaboration interfonctionnelle et positionne les achats comme un partenaire commercial stratégique plutôt que comme une fonction de back-office transactionnelle.

Composantes essentielles d'une structure d'organisation des achats efficace

Les éléments essentiels d'une structure d'approvisionnement efficace sont les suivants :

• Hiérarchie des achats : Un système hiérarchisé qui distingue les achats tactiques des approvisionnement stratégique, avec des niveaux d'autorité et des voies d'escalade définis.
• Rôles et responsabilités définis : Clarification des propriétaires des différentes catégories de dépenses, des relations avec les fournisseurs, gestion des contratset la surveillance des risques.
• Intégration avec les unités commerciales : Collaboration fluide avec les services financiers, juridiques, de la chaîne d'approvisionnement et des opérations pour garantir que les achats soutiennent les objectifs de l'entreprise.
• Mécanismes de gouvernance et de conformité : Contrôles intégrés qui garantissent que toutes les activités d'approvisionnement sont conformes aux politiques, aux budgets et à l'appétit pour le risque.

Votre structure d'approvisionnement donne le ton en matière de performance. Que vous opériez selon un modèle centralisé ou une configuration d'approvisionnement décentralisée, le succès dépend de la façon dont votre organisation est conçue pour équilibrer le contrôle, l'agilité et la valeur stratégique.

L'étape suivante consiste à déterminer quel modèle structurel correspond le mieux à vos objectifs commerciaux. Que votre priorité soit le contrôle des coûts, l'agilité ou la cohérence globale, le choix du bon modèle d'approvisionnement jette les bases d'opérations évolutives et stratégiques.

Modèles de structure d'organisation des achats communs

Les modèles de structure organisationnelle commune des achats font référence aux différentes manières dont les entreprises conçoivent et gèrent les responsabilités en matière d'achats : centralisées, décentralisées ou hybrides, afin de les aligner sur leurs objectifs opérationnels, leur échelle et leurs priorités stratégiques.

1. Approvisionnement centralisé

Lorsque la cohérence, le contrôle et la rentabilité sont des priorités absolues, l'approvisionnement centralisé se distingue en tant que structure fiable, en particulier pour les organisations de grande taille ou hautement réglementées qui cherchent à normaliser et à étendre leurs opérations d'approvisionnement.

Dans une structure d'approvisionnement centralisée, toutes les décisions d'approvisionnement, les négociations avec les fournisseurs et les activités d'approvisionnement sont gérées par une seule équipe principale, généralement au niveau de l'entreprise ou du siège social. Cette structure rationalise les achats au sein de l'organisation et garantit une gouvernance plus stricte en matière de dépenses, de relations avec les fournisseurs et de conformité.

Qui profite le plus de la centralisation des achats ?

• Grandes entreprises aux dépenses complexes : Les modèles centralisés permettent de consolider approvisionnement entre plusieurs unités commerciales, ce qui permet de tirer plus facilement parti des contrats à l'échelle de l'entreprise et d'optimiser les dépenses.
• Secteurs hautement réglementés : Des secteurs tels que les produits pharmaceutiques, l'aérospatiale ou les services financiers bénéficient d'un contrôle centralisé pour garantir la conformité réglementaire et une vérification cohérente des fournisseurs.
• Les responsables des finances et des achats mettent l'accent sur l'efficacité : Si votre direction vise un meilleur contrôle des coûts, une meilleure gestion des risques et une consolidation stratégique des fournisseurs, la centralisation constitue une base solide.

Principaux avantages

• Un pouvoir de négociation renforcé : La consolidation du volume entre les départements permet d'obtenir des conditions, des prix et des niveaux de service plus favorables de la part des fournisseurs.
• Visibilité et contrôle accrus des dépenses : La supervision centralisée vous permet de suivre les achats, de contrôler la conformité des contrats et d'éliminer les dépenses frauduleuses.
• Normalisé Processus d'approvisionnement: Grâce à une source fiable unique pour les procédures d'achat, les équipes fonctionnent avec des directives plus claires et moins d'inefficacité.
• Conformité et gouvernance améliorées : Une équipe d'approvisionnement centrale veille à ce que les politiques et les exigences réglementaires soient appliquées de manière cohérente dans l'ensemble de l'organisation.

Quand utiliser l'approvisionnement centralisé
La centralisation est idéale lorsque votre organisation recherche une cohérence au niveau de l'entreprise, une meilleure influence sur les fournisseurs et un contrôle plus strict des résultats d'approvisionnement. Cela fonctionne particulièrement bien lorsque les catégories d'achats sont uniformes d'une unité commerciale à l'autre ou lorsque les écosystèmes de fournisseurs peuvent être consolidés dans le cadre de contrats communs.

Approvisionnement décentralisé

Lorsque la cohérence globale n'est pas possible, ou lorsque la rapidité et la réactivité locale sont essentielles, les entreprises se tournent souvent vers un modèle d'approvisionnement décentralisé. Cette approche donne la priorité à l'autonomie au niveau de l'unité afin de répondre à l'évolution rapide des besoins opérationnels et du marché.

L'approvisionnement décentralisé donne aux différents départements, unités commerciales ou équipes régionales le pouvoir de gérer leurs propres activités d'approvisionnement, de la sélection des fournisseurs à la négociation des contrats et à l'exécution des achats. Il est particulièrement utile pour les organisations qui opèrent dans diverses zones géographiques ou catégories de produits.

Qui profite le plus de la décentralisation des achats ?
Ce modèle fonctionne bien pour :

• Chefs d'entreprise régionaux sur des marchés en évolution rapide : Les équipes locales peuvent s'approvisionner rapidement et de manière flexible, en s'adaptant aux besoins spécifiques du marché ou à la disponibilité des fournisseurs sans attendre les approbations de l'entreprise.
• Organisations proposant des gammes de produits ou des services diversifiés : Lorsque les besoins d'approvisionnement varient considérablement d'une unité commerciale à l'autre, la décentralisation permet de mettre en place des stratégies d'approvisionnement plus personnalisées.
• Les entreprises privilégient la rapidité à la standardisation : Dans des secteurs tels que la vente au détail ou les biens de consommation, une prise de décision plus rapide au niveau local peut constituer un avantage concurrentiel clé.

Principaux avantages

• Agilité et réactivité accrues : Les équipes locales peuvent réagir rapidement aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement ou à l'évolution de la demande sans devoir gérer les formalités administratives centralisées.
• Pertinence accrue dans la sélection des fournisseurs : Les décisions d'achat reflètent les réalités du terrain, notamment les réglementations locales, les défis logistiques et la dynamique des fournisseurs.
• Appropriation et responsabilité accrues : Les unités commerciales disposent d'une visibilité et d'un contrôle complets sur leurs dépenses d'approvisionnement, ce qui peut accroître la responsabilité en matière de résultats.

Quand utiliser les achats décentralisés
Ce modèle est particulièrement judicieux lorsque la flexibilité est essentielle et lorsque les besoins d'approvisionnement varient considérablement au sein de votre organisation. Il est efficace dans les environnements à haute vitesse ou lorsque la complexité de l'approvisionnement rend le contrôle centralisé peu pratique.

Approvisionnement hybride

Pour les entreprises qui cherchent à trouver le juste équilibre entre cohérence et flexibilité, un modèle d'approvisionnement hybride offre le meilleur des deux mondes : un contrôle au niveau de l'entreprise et une responsabilisation locale.

L'approvisionnement hybride associe une stratégie centralisée à une exécution décentralisée. Les achats de l'entreprise définissent les politiques, négocient les contrats stratégiques et gèrent les relations avec les principaux fournisseurs, tandis que les équipes régionales ou départementales exécutent les achats locaux dans ce cadre.

Qui profite le plus de l'approvisionnement hybride ?

• Les entreprises doivent trouver le juste équilibre entre leur stratégie mondiale et leurs besoins locaux : Ce modèle est idéal si votre organisation opère à l'échelle mondiale mais doit respecter les nuances régionales en matière d'approvisionnement.
• Les CPO recherchent à la fois contrôle et flexibilité : Vous pouvez assurer une supervision stratégique tout en permettant aux unités commerciales d'agir rapidement en cas de besoin.
• Gestionnaires de catégories gérant des portefeuilles de dépenses complexes : Les structures hybrides permettent de faire la distinction entre les catégories qui bénéficient d'une négociation centralisée (par exemple, l'informatique, la logistique) et celles qui nécessitent un approvisionnement local (par exemple, les services, la restauration).

Principaux avantages

• Cohérence stratégique avec l'exécution locale : Les achats de l'entreprise garantissent la conformité aux politiques et les prix préférentiels, tandis que les unités commerciales prennent des décisions en fonction du contexte.
• Meilleure gestion des risques et des dépenses : La supervision centralisée des données des fournisseurs, des conditions contractuelles et des mesures de conformité favorise une meilleure gouvernance et une réduction des dépenses non conformistes.
• Structure d'approvisionnement évolutive : Les modèles hybrides favorisent à la fois la maturité des achats mondiaux et l'agilité opérationnelle régionale, ce qui est idéal pour les entreprises en pleine croissance.

Quand utiliser l'approvisionnement hybride
L'hybride est souvent le modèle de prédilection pour les grandes entreprises diversifiées dont le degré de maturité en matière d'approvisionnement varie d'une unité à l'autre. Il propose une approche contrôlée et évolutive sans entraver l'innovation ou la réactivité locales.

modèle

Principales caractéristiques

Avantages

Difficultés

Centralisé

L'unité centrale contrôle les achats et les politiques normalisées

Économies de coûts grâce à la standardisation des volumes et des politiques

Manque de flexibilité locale, retards potentiels

Décentralisé

Les unités locales gèrent les achats

Agilité et réactivité face aux besoins locaux

Perte d'échelle, pratiques incohérentes

Hybride

Stratégie centralisée avec exécution locale

Équilibre entre contrôle et flexibilité

Une coordination complexe nécessite une gouvernance solide

Maintenant que vous connaissez les principaux modèles d'organisation des achats, explorons les avantages tangibles que chaque structure peut apporter à votre fonction achats.

Les avantages d'une organisation des achats bien structurée

Lorsque votre fonction d'approvisionnement est alignée sur la stratégie commerciale et dotée de rôles, de processus et de gouvernance clairs, l'impact se fait sentir à l'échelle de l'entreprise.

• Plus de rentabilité et d'économies : Consolidez les dépenses, négociez de meilleurs contrats et appliquez des pratiques standardisées. Les fonctions d'achat matures réduisent les coûts d'achat en 8 à 12 % et permettent de réaliser des économies annuelles de 2 à 3 %.

• Amélioration de la conformité et de la gestion des risques : Des rôles et des flux de travail clairs minimisent les dépenses non conformistes, améliorent le respect des contrats et garantissent la conformité ESG et réglementaire, particulièrement vitale dans les secteurs réglementés.

• Prise de décision plus rapide et plus intelligente : Des responsabilités définies et des hiérarchies rationalisées permettent des réponses plus rapides et un meilleur alignement sur les priorités stratégiques.

• Alignement interfonctionnel : L'intégration avec les services financiers, opérationnels, R&D et juridiques garantit que les stratégies d'approvisionnement soutiennent les objectifs de l'entreprise.
• Renforcement de la gestion des fournisseurs et de l'innovation : Les rôles dédiés améliorent le suivi des performances des fournisseurs et favorisent des partenariats d'innovation à long terme.
• Évolutivité et cohérence globale : Les modèles structurés soutiennent l'expansion internationale tout en équilibrant la stratégie mondiale avec l'agilité locale.

Pour tirer pleinement parti d'une fonction achats bien structurée, il ne suffit pas de définir des politiques et des processus ; il faut également mettre en place une hiérarchie appropriée.

Lisez également Achats décentralisés ou centralisés : comprendre les principales différences et avantages

Conception d'une hiérarchie efficace du service des achats

Une hiérarchie d'achats bien définie constitue l'épine dorsale d'une organisation d'achats performante. Il garantit que les responsabilités sont claires, que les droits de décision sont alignés sur l'autorité et que les équipes sont structurées de manière à soutenir à la fois les opérations quotidiennes et les objectifs stratégiques à long terme.

Définitions des rôles

Au sommet de la hiérarchie des achats se trouve le Directeur des achats (CPO), le leader stratégique chargé d'aligner les achats sur les objectifs de l'entreprise, notamment la gestion des coûts, l'atténuation des risques, l'ESG et l'innovation des fournisseurs.

Relevant du CPO, le Directeur des achats ou Responsable des achats supervise l'exécution à l'échelle de la fonction, l'application des politiques et la gestion des équipes. Ce rôle garantit souvent que les stratégies d'approvisionnement et les relations avec les fournisseurs restent alignées sur l'évolution des objectifs commerciaux.

En dessous d'eux, Gestionnaires de catégories et Acheteurs stratégiques se spécialiser dans les domaines de dépenses à fort impact. Ils sont responsables de la sélection des fournisseurs, de la négociation et de la création de valeur à long terme dans des domaines tels que l'informatique, la logistique ou les matières premières.

Acheteurs tactiques et Analystes des achats constituent le cœur opérationnel. Les acheteurs tactiques gèrent les achats de routine, tandis que les analystes utilisent les données d'approvisionnement pour découvrir les tendances, suivre les performances et faciliter la prise de décisions.

Lignes hiérarchiques

La clarté des lignes hiérarchiques est essentielle, non seulement pour la gouvernance, mais aussi pour permettre des décisions plus rapides et réduire les blocages. Un alignement vertical clair garantit la définition des voies d'escalade, la rationalisation des approbations et le maintien de la responsabilité à tous les niveaux.

Par exemple, dans une structure centralisée, tous les responsables de catégories peuvent rendre compte directement à un responsable des achats mondial, tandis que dans les modèles hybrides, les acheteurs locaux peuvent rendre compte aux responsables des achats régionaux en alignant les lignes pointillées sur la direction centrale.

Alignement des compétences

À mesure que les achats deviennent plus stratégiques, votre hiérarchie doit refléter un équilibre de compétences : sens commercial, évaluation des risques, collaboration avec les parties prenantes et maîtrise du numérique.

L'alignement des talents sur les exigences des rôles garantit que chaque niveau de la hiérarchie contribue à la fois à la planification stratégique et à une exécution agile. Il soutient également le développement des talents, la planification de la relève et la résilience organisationnelle.

Bien que votre hiérarchie d'approvisionnement soit clairement définie, le succès à long terme de votre organisation des achats dépend de pratiques disciplinées qui permettent de maintenir l'alignement des personnes, des processus et des performances.

Meilleures pratiques pour l'optimisation de l'organisation des achats

Pour mettre en place une organisation des achats qui apporte une valeur mesurable année après année, la structure à elle seule ne suffit pas. Vous avez besoin d'une culture d'amélioration continue, de collaboration interfonctionnelle et de développement des compétences.

• Révisez et adaptez régulièrement votre structure : Audit processus d'approvisionnement et la conception de l'organisation pour éliminer les inefficacités et rester en phase avec les changements commerciaux.
• Collaborez avec les parties prenantes internes : Impliquez les départements tels que les finances, la R&D et les opérations dans les décisions d'approvisionnement afin d'améliorer l'alignement et la conformité.
• Développer les talents en matière d'approvisionnement : Investissez dans le renforcement des compétences de votre équipe dans des domaines clés tels que la stratégie par catégorie, l'analyse, l'ESG et l'innovation en matière de fournisseurs.
• Établissez une gouvernance et une responsabilisation claires : Définissez les rôles, les responsabilités et les flux de travail d'approbation pour garantir la cohérence et minimiser les risques.
• Tirez parti des KPI pour améliorer les performances : Suivez des indicateurs tels que les économies de coûts, les performances des fournisseurs et la conformité des contrats afin de favoriser une amélioration continue.

En fin de compte, l'optimisation des achats est une discipline. Lorsque vous combinez clarté structurelle, contribution des parties prenantes et apprentissage continu, votre organisation est mieux équipée pour répondre au changement, capter de la valeur et diriger avec impact.

L'optimisation de votre organisation des achats nécessite plus qu'une structure solide ; elle nécessite les bons outils pour permettre l'alignement stratégique, la collaboration et l'exécution à grande échelle. laboratoires d'akiro est votre outil essentiel pour les équipes d'approvisionnement hautement performantes.

Comment akirolabs soutient l'organisation des achats stratégiques

Si vos stratégies d'approvisionnement sont encore éparpillées dans des PowerPoints, des feuilles Excel et des fils de discussion interminables, vous n'êtes pas seul. La plupart des grandes entreprises sont confrontées à une planification par catégories fragmentée, à une exécution incohérente et à un manque de mesures intégrées en matière d'ESG, de risque et d'innovation. Cette approche manuelle cloisonnée rend quasiment impossible le suivi des progrès, l'adaptation des stratégies au niveau mondial et local, ou la réutilisation de ce qui fonctionne entre les équipes.

laboratoires d'akiro a été conçu dès le départ pour corriger exactement ces problèmes.

Au lieu de documents déconnectés et de processus ad hoc, akirolabs fournit une plateforme cloud native unique sur laquelle les équipes d'approvisionnement peuvent développer, personnaliser, exécuter et suivre les stratégies de manière structurée, collaborative et reproductible.

Voici comment ses fonctionnalités permettent une véritable transformation :

1. Référentiel de stratégies centralisé et régi

• Source de vérité unifiée : Toutes les stratégies de catégories mondiales, régionales et locales sont stockées dans un référentiel géré unique. Fini les PowerPoint éparpillés, les feuilles de calcul ou les connaissances perdues.
• Contrôle des versions et traçabilité : Chaque version de la stratégie fait l'objet d'un suivi : qui a modifié quoi, quand et pourquoi, ce qui garantit l'auditabilité et la réutilisation facile des meilleures pratiques.
• Intégration de la taxonomie : Téléchargez la taxonomie des catégories de votre entreprise (par exemple, des structures à quatre niveaux) afin que tout le monde, partout, utilise les mêmes définitions et modèles.

2. Développement de stratégies guidé et basé sur des outils

• Outils spécifiques à l'approvisionnement : Les modèles SWOT, PESTLE et Porter's Five Forces intégrés sont conçus pour les achats, et non pour les modèles génériques. Chaque outil possède une entrée de données structurée et une sortie d'informations visuelles.
• Module d'information sur le marché : Scannez, étiquetez et répartissez les actualités, les rapports et les modifications réglementaires directement dans les outils de stratégie. Ajoutez des informations à vos favoris et partagez-les avec les équipes.
• Analyse des dépenses et des fournisseurs : Visualisez l'historique des dépenses, cartographiez les fournisseurs stratégiques et évaluez les dépendances.

3. IA intégrée pour l'analyse et les recommandations

• AI-Assisted Insights: Automated analysis, summarization, and recommendations help teams accelerate decision-making and ensure consistency across strategies.
• Scenario Modeling: Compare sourcing models (global vs. local, single- vs. dual-source), visualizing trade-offs across cost, resilience, sustainability, and agility.

4. Integrated Collaboration and Stakeholder Engagement

• Real-Time Collaboration: Unlimited users can collaborate globally, regionally, or locally—no more silos.
• Stakeholder Mapping & Surveys: Built-in tools for engaging R&D, finance, operations, and other partners to validate requirements and weigh in on trade-offs.
• In-App Communication: Tag colleagues, share insights, and gather feedback directly in the platform.

5. Execution and Performance Management

• Initiative Tracking: Break strategies into actionable initiatives with owners, timelines, and KPIs.
• Gantt Charts & Project Plans: Visualize progress, deadlines, and dependencies.
• Project & Performance Management (PPM): Track value realization (savings, risk reduction, ESG impact) and report live results.
• Executive Summaries: Auto-generated, editable one-pagers for leadership, including scenario comparisons, ESG impact, and recommendations.
• Approval Workflows: Multi-stage approvals with notifications and version control.

6. Embedded Risk and ESG Management

• Risk Engine: Dedicated module for identifying, visualizing, and scoring risks (supply chain, geopolitical, ESG, financial).
• Scenario Modeling for Risk: Simulate how different sourcing strategies affect risk exposure, with heatmaps and scoring.
• ESG Integration: The “Procurement with Purpose” (PwP) module evaluates and embeds ESG, DE&I, and innovation metrics directly into every strategy.
• Continuous Monitoring: Track ESG and risk metrics over time, not just at strategy creation.

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Conclusion

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