Présentation

Saviez-vous que les entreprises perdent en moyenne 5 % de leur chiffre d'affaires annuel en raison de fraudes et d'inefficacités liées aux achats ? D'après le Association des examinateurs certifiés en matière de fraude (ACFE), des processus d'achat mal gérés, tels que le fait d'ignorer des approbations ou d'émettre des commandes non autorisées, peuvent épuiser discrètement les ressources de votre organisation.

L'une des sources de confusion les plus courantes mais négligées réside dans le malentendu entre les demandes d'achat et les bons de commande. Bien qu'ils puissent sembler similaires, leur utilisation incorrecte peut entraîner des dépassements de budget, des problèmes de conformité et même des relations tendues avec les fournisseurs.

Dans cet article, nous analysons les différences entre demande ou bon de commande, expliquez leurs objectifs distincts, décrivez leurs types et vous montrez comment une utilisation efficace des deux peut rationaliser votre processus d'approvisionnement et protéger vos résultats.

Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?

Une demande d'achat est un document interne généré au sein d'une organisation pour demander officiellement l'achat de biens ou de services. Il constitue la première étape du processus d'achat, garantissant que tout achat envisagé fait l'objet d'un examen et d'une approbation appropriés avant tout engagement externe.

Généralement initiée par des employés ou des services qui identifient un besoin, la demande décrit l'article ou le service requis, son coût estimé, sa quantité et la raison de l'achat. Ce document est réservé à un usage interne et n'est jamais envoyé aux fournisseurs. Une fois soumis, il passe par une chaîne d'approbation, impliquant généralement les chefs de département, les finances ou l'équipe des achats, pour vérifier que l'achat est nécessaire, conforme au budget et conforme aux objectifs de l'organisation.

Par exemple, si un département a besoin de nouvelles licences logicielles, une demande d'achat sera soumise avant tout contact avec un fournisseur. Ce processus aide les organisations à maintenir le contrôle financier, à empêcher les dépenses non autorisées et à créer une piste transparente et vérifiable des intentions d'achat.

Maintenant que nous avons défini ce qu'est une demande d'achat et pourquoi elle est importante, explorons les différents types utilisés par les organisations pour répondre aux différents besoins d'approvisionnement.

Types de demandes d'achat

Il existe plusieurs types de demandes d'achat, chacune étant conçue pour répondre aux différents besoins d'achat d'une organisation.

1. Demande d'achat standard

Il s'agit du type le plus couramment utilisé et il est généralement soumis pour des achats ponctuels de routine. Les articles tels que les fournitures de bureau, les licences logicielles ou les équipements de remplacement entrent souvent dans cette catégorie. Il comprend des détails tels que la description de l'article, la quantité et le coût estimé.

2. Demande d'achat de contrats

Utilisé lorsque les articles ou les services demandés sont déjà couverts par un contrat existant avec un fournisseur. Ce type fait référence aux termes du contrat pour garantir la cohérence des conditions de prix, de livraison et de paiement, réduisant ainsi la nécessité de négociations répétées.

3. Demande d'achat récurrente

Conçu pour les achats répétés sur une période donnée, tels que l'encre d'imprimante mensuelle, les services de nettoyage ou la maintenance planifiée. Il rationalise le processus d'approbation pour les articles qui sont régulièrement nécessaires, ce qui permet de gagner du temps et d'économiser des efforts administratifs.

4. Demande d'achat d'urgence

Soumis lorsque des biens ou des services sont nécessaires immédiatement en raison de situations urgentes et imprévues, telles que des pannes d'équipement ou des problèmes de sécurité. Ils sont souvent accélérés dans le cadre du processus d'approbation afin d'éviter les interruptions opérationnelles.

5. Demande d'achat de capital

Utilisé pour des investissements de grande valeur ou à long terme tels que des machines, des véhicules ou des infrastructures informatiques. Celles-ci nécessitent généralement une documentation, une justification et une approbation supplémentaires de la part de la haute direction ou des finances en raison de leur impact significatif sur le budget d'investissement de l'organisation.

Reconnaître les types de demandes d'approvisionnement vous permet d'adapter vos flux de travail d'approbation internes. Mais pourquoi ce document est-il si essentiel à votre stratégie d'achat ? Explorons ses avantages.

Pourquoi avez-vous besoin d'une demande d'achat ?

Voici pourquoi vous avez besoin d'une demande d'achat -

1. Contrôle les dépenses non autorisées

Les demandes d'achat garantissent qu'aucun achat n'est effectué sans approbation appropriée. En exigeant une autorisation avant que les fonds ne soient engagés, les organisations peuvent empêcher les dépenses impulsives ou non autorisées.

2. Soutient la conformité budgétaire

Chaque demande est examinée en fonction des budgets ministériels et des limites de dépenses. Cette étape permet de s'assurer que tous les achats sont conformes aux plans financiers et qu'aucun département ne dépasse les ressources allouées.

3. Crée une piste d'audit claire

Les demandes fournissent des preuves documentées indiquant qui a demandé quoi, quand et pourquoi. Cela crée de la transparence et favorise la conformité lors des audits internes ou des examens financiers.

4. Améliore la coordination départementale

En soumettant des demandes formelles, les départements peuvent communiquer leurs besoins à l'équipe des achats, réduisant ainsi le risque de commandes dupliquées ou de non-respect des exigences.

5. Améliore le flux d'approbation

Un processus de demande standardisé permet à la direction d'évaluer la nécessité, le calendrier et la valeur des achats, ce qui permet de hiérarchiser les dépenses en fonction des objectifs organisationnels.

6. Prévision et planification des aides

Au fil du temps, les données relatives aux demandes d'approvisionnement fournissent des informations sur les habitudes d'achat. Ces informations sont précieuses pour la planification des stocks, les négociations avec les fournisseurs et les prévisions financières à long terme.

7. Renforce les contrôles internes

Le processus de réquisition impose la responsabilisation à chaque étape. Les employés savent que tous les achats doivent suivre un chemin défini, ce qui favorise la discipline et réduit le risque de fraude.

Avec ses nombreux avantages, la demande d'achat jette les bases de décisions d'achat intelligentes. Voyons ensuite comment ce processus se déroule étape par étape.

Étapes d'une demande d'achat

Le processus de demande d'achat joue un rôle essentiel dans le lancement d'un cycle d'approvisionnement contrôlé et transparent. Il aide les organisations à valider leurs besoins, à appliquer la discipline budgétaire et à empêcher les dépenses non autorisées avant tout engagement d'achat.

Vous trouverez ci-dessous les étapes clés de la création et du traitement d'une demande d'achat :

Identification du besoin

Un département ou un employé identifie le besoin d'un produit ou d'un service pour soutenir les opérations, les projets ou les fonctions internes.

Création d'une demande d'achat

Un formulaire de demande est rempli avec des détails tels que le nom de l'article, la quantité, le coût estimé, le but et les fournisseurs préférés. Cela formalise la demande en interne.

Soumission pour approbation

La demande complétée est soumise aux autorités compétentes, généralement les chefs de département, les finances ou les achats, en fonction de la hiérarchie d'approbation de l'organisation.

Révision et approbation

Les approbateurs évaluent la demande en fonction des besoins commerciaux, de l'alignement du budget et de la conformité aux politiques. Ils peuvent approuver, rejeter ou demander des révisions.

Transmission à l'équipe des achats

Une fois approuvée, la demande est envoyée à l'équipe des achats ou des achats, qui prendra les prochaines étapes pour trouver et émettre un bon de commande.

Une fois qu'une demande est approuvée, la phase suivante de l'approvisionnement commence, avec l'émission d'un bon de commande au fournisseur choisi. Découvrons ce qu'est un bon de commande et comment il fonctionne.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande est un document officiel et juridiquement contraignant émis par un acheteur à un vendeur, confirmant son intention d'acheter des biens ou des services spécifiques selon des conditions convenues. Il s'agit du contrat officiel entre les deux parties, détaillant exactement ce qui est commandé, à quel prix et quand il doit être livré. Une fois que le vendeur accepte le bon de commande, il devient une obligation contractuelle d'exécuter la commande comme spécifié.

En règle générale, un bon de commande comprend des informations telles que la description des articles, les quantités, les prix unitaires, les dates de livraison, le mode d'expédition, les conditions de paiement et les coordonnées de l'acheteur et du fournisseur. Il est créé une fois qu'une demande d'achat a été approuvée et que l'équipe des achats a sélectionné un fournisseur. Le PO apporte clarté et protection juridique aux deux parties en documentant les attentes à l'avance.

Par exemple, une fois qu'un département a soumis une demande de chaises de bureau et que la demande a été approuvée, l'équipe des achats émet un bon de commande au fournisseur sélectionné indiquant le nombre de chaises, le coût unitaire, la date limite de livraison et le calendrier de paiement. Cela garantit que le fournisseur fournit exactement ce qui a été demandé et que l'organisation dispose d'un historique clair de la transaction. Un processus de commande bien géré réduit les erreurs, améliore le suivi et favorise la responsabilité financière tout au long du cycle d'approvisionnement.

Tout comme les demandes d'achat, les bons de commande varient en fonction de la nature de la transaction. Jetons un coup d'œil aux différents types de bons de commande que les entreprises utilisent couramment.

Types de bons de commande

Différents scénarios commerciaux nécessitent différents types de bons de commande. Comprendre ces variations aide les organisations à choisir la structure adaptée à chaque transaction, améliorant ainsi l'efficacité et la coordination des fournisseurs. Vous trouverez ci-dessous les quatre types de bons de commande les plus couramment utilisés :

1. Bon de commande standard : Il s'agit du type de bon de commande le plus courant, utilisé pour des achats ponctuels avec des détails clairement définis. Il précise exactement ce qui est acheté, la quantité, le prix convenu, le calendrier de livraison et les conditions de paiement. Par exemple, commander 100 unités de fournitures de bureau auprès d'un fournisseur avec une date de livraison définie.

2. Bon de commande d'une couverture : Un bon de commande général est utilisé pour les achats récurrents auprès du même fournisseur sur une période donnée. Au lieu d'émettre plusieurs bons de commande individuels, l'acheteur fixe une quantité maximale ou une limite de dépenses totales, permettant ainsi plusieurs livraisons dans le cadre d'une seule commande. Il est idéal pour les biens ou services fréquemment utilisés, tels que les produits de nettoyage ou les travaux d'entretien.

3. Bon de commande planifié : Ce type décrit les achats prévus à l'avance, y compris les dates de livraison et les quantités estimées. Bien qu'il ressemble à un bon de commande standard, la livraison effective n'est pas confirmée tant qu'un ordre de libération n'est pas émis. Il aide à planifier à long terme des projets de grande envergure ou des besoins saisonniers.

4. Bon de commande contractuel : Un bon de commande contractuel ne précise aucun détail sur les articles ou les quantités, mais définit les termes et conditions pour les achats futurs. Une fois le bon de commande contractuel en place, des bons de commande standard spécifiques peuvent être émis en vertu de celui-ci. Il est généralement utilisé dans le cadre de relations d'approvisionnement stratégiques ou avec des fournisseurs proposant des prix et des niveaux de service convenus au fil du temps.

La compréhension de ces types de bons de commande vous permet d'adapter vos stratégies d'engagement avec les fournisseurs. Mais pourquoi l'émission d'un bon de commande est-elle si cruciale ? Voici ce qui en fait un outil indispensable en matière d'achats.

Pourquoi avez-vous besoin d'un bon de commande ?

Un bon de commande est bien plus qu'un simple document transactionnel. Il s'agit d'un outil essentiel pour garantir le contrôle, la clarté et la responsabilité dans le processus d'approvisionnement. Voici pourquoi chaque organisation devrait utiliser les bons de commande comme partie intégrante de son flux de travail d'achat :

1. Crée un accord juridiquement contraignant : Une fois accepté par le vendeur, un bon de commande devient un contrat légal. Cela protège les deux parties en définissant clairement les attentes en matière de prix, de quantité, de livraison et de conditions de paiement.

2. Améliore la précision des commandes : En documentant exactement ce qui est commandé, les bons de commande réduisent le risque d'erreurs ou de malentendus entre les acheteurs et les fournisseurs. Les deux parties disposent d'un point de référence pour confirmer les détails de la commande.

3. Permet un meilleur suivi du budget : Les bons de commande aident les équipes financières à suivre les dépenses par rapport aux budgets. Chaque bon de commande approuvé est un engagement de fonds, ce qui facilite la prévision des coûts et la gestion des flux de trésorerie.

4. Améliore la planification des stocks : Lorsqu'ils sont liés aux systèmes d'inventaire, les points de vente aident les organisations à anticiper les stocks entrants, à planifier le stockage et à éviter les pénuries ou les situations de surstock.

5. Soutient l'audit et la conformité : Une piste de commande bien documentée facilite le suivi des activités d'achat, la vérification des paiements et la conformité aux politiques internes ou aux exigences d'audit externe.

6. Renforce les relations avec les fournisseurs : Des bons de commande clairs et cohérents favorisent le professionnalisme et renforcent la confiance avec les fournisseurs. Les fournisseurs apprécient de recevoir des instructions et des délais précis, ce qui facilite les transactions.

Une fois que l'importance des bons de commande est claire, il est utile de comprendre les étapes à suivre pour les gérer. Passons en revue les étapes d'un processus de commande d'achat.

Étapes impliquées dans un bon de commande

Une fois qu'une demande d'achat est approuvée, le processus d'approvisionnement entre dans sa phase d'exécution, initiant le bon de commande. Le bon de commande garantit que tous les détails de la commande sont convenus et documentés avant qu'un fournisseur ne livre des biens ou des services. Cette phase apporte une clarté juridique et une coordination logistique au processus d'achat. Voici les principales étapes de la gestion d'un bon de commande :

Révision de la demande d'approvisionnement approuvée

L'équipe d'approvisionnement examine la demande approuvée pour confirmer le besoin, les spécifications et toute exigence particulière notée par le service demandeur.

Sélection des fournisseurs et devis

Sur la base de politiques internes ou de listes de fournisseurs préférés, l'équipe sélectionne un fournisseur approprié. Des devis peuvent être demandés s'ils ne sont pas déjà inclus dans la demande.

Création de bons de commande

Un bon de commande détaillé est généré, décrivant la description des articles, la quantité, les prix, les conditions de livraison, le calendrier de paiement et toute autre condition convenue.

Approbation interne (si nécessaire)

Dans certaines organisations, le bon de commande lui-même doit passer par une étape supplémentaire d'approbation interne avant d'être envoyé, en particulier pour les achats importants ou de grande valeur.

Délivrance au fournisseur

Le bon de commande finalisé est envoyé au fournisseur sélectionné. Une fois accepté, il devient un accord juridiquement contraignant pour la livraison et le paiement.

Traitement des commandes par le fournisseur

Le vendeur traite la commande et livre les biens ou les services comme indiqué dans le bon de commande.

Réception et inspection

Lors de la livraison, l'équipe de réception inspecte l'envoi pour vérifier qu'il répond aux spécifications du bon de commande en termes de qualité, de quantité et d'état.

Correspondance des factures et traitement des paiements

Le fournisseur soumet une facture, qui est comparée au bon de commande et au reçu de livraison. Si tous les enregistrements concordent, le paiement de la facture est approuvé.

Les demandes et les bons de commande étant clairement définis, il est temps de les comparer côte à côte pour voir comment elles fonctionnent ensemble dans le flux de travail des achats.

Bon de commande ou demande d'achat

Voici une brève note sur demande ou bon de commande -

AspectDemande d'achatBon de commandeObjectif Lance la demande interne d'achat de biens ou de services Formalise l'engagement externe d'achat Étape en cours de processus Première étape du processus d'approvisionnement Suit l'approbation de la demande ; déclenche l'achat réel Créé par l'employé ou le service ayant besoin de biens/services Équipe d'approvisionnement ou d'achat Révision par les chefs de département, des finances ou des achats pour approbation interne Fournisseur (pour accuser réception et confirmer la commande) Public interne - utilisé au sein de l'organisation seulementExterne - envoyé aux fournisseurs ou aux fournisseurs Type de document informel et non contraignants/formels et juridiques ContrainConcentration sur le contenuArticle nécessaire, coût estimé, justification de la demandePrix final, quantité, calendrier de livraison, conditions de paiementCas d'utilisation Utilisé pour obtenir une approbation interne avant d'effectuer un achatUtilisé pour passer une commande officielle auprès d'un fournisseEffet sur le budgetExamen préliminaire Utilisé pour évaluer l'impact budgétaire avant l'engagementConfirmation des dépenses budgétisées et allocation des fondsStatut légalAucune obligation légaleDevient un contrat légal une fois accepté par le fournisseurLien vers les déclencheurs d'achats l'équipe des achats pour commencer l'approvisionnement Document final que l'équipe des achats émet pour remplir un achat

Cette comparaison permet de clarifier leurs rôles distincts et leur complémentarité. Terminons par quelques réflexions finales sur la manière dont l'utilisation efficace des deux contribue à la réussite des achats.

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Conclusion

Compréhension demande ou bon de commande est essentiel pour mettre en place un processus d'approvisionnement transparent, efficace et responsable. Alors qu'une demande d'achat sert de demande interne pour valider la nécessité d'un achat, un bon de commande formalise cette demande dans un accord juridiquement contraignant avec un fournisseur.

Ensemble, ces deux documents créent un flux de travail structuré qui aide les organisations à contrôler les dépenses, à éviter les erreurs d'approvisionnement, à maintenir la conformité et à renforcer les relations avec les fournisseurs. En mettant en œuvre des processus clairs pour les demandes d'approvisionnement et les bons de commande, et en utilisant l'automatisation dans la mesure du possible, les entreprises peuvent rationaliser les achats, améliorer la précision des budgets et garantir la continuité opérationnelle.

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FAQs

1. Les demandes d'achat et les bons de commande peuvent-ils être combinés dans les petites organisations ?

Oui, dans les petites entreprises dont la complexité des achats est minimale, le processus de réquisition et de commande est souvent combiné en une seule étape pour gagner du temps. Cependant, cela peut réduire la visibilité et le contrôle, en particulier à mesure que l'organisation se développe.

2. Qui est chargé de contrôler la conformité entre les demandes et les bons de commande ?

En règle générale, l'équipe des achats ou des finances veille à ce que le bon de commande soit conforme à la demande approuvée. Ils vérifient que les quantités, les coûts et les informations sur le fournisseur correspondent avant d'émettre ou de traiter les paiements.

3. Que se passe-t-il si un achat est effectué sans demande ni bon de commande ?

C'est ce que l'on appelle un achat non-conformiste et cela peut entraîner de graves problèmes tels que des dépassements de budget, des risques d'audit, des remises manquées ou des fraudes en matière d'approvisionnement. Les organisations mettent souvent en œuvre des politiques ou des outils d'automatisation pour signaler ou empêcher de tels achats.