La gestion de projet d'approvisionnement fait référence à la planification, à l'exécution et à la supervision structurées des activités d'achat au cours du cycle de vie d'un projet. Qu'il s'agisse de construire une nouvelle installation, de lancer un produit ou de mettre en œuvre un système informatique, l'alignement des achats sur les objectifs du projet garantit que les bons biens et services sont acquis dans les délais, dans les limites du budget et conformément aux normes de qualité attendues.

Pourquoi est-ce important ? La mauvaise gestion des achats est l'une des principales causes d'échec des projets. Les retards dans la livraison des fournisseurs, les litiges contractuels, les dépassements de budget ou les performances incohérentes des fournisseurs peuvent faire dérailler les délais et gonfler les coûts. Selon un rapport du Project Management Institute, plus de 37 % des échecs de projets sont directement liés à une planification inadéquate des achats.

À mesure que les projets deviennent plus complexes, couvrent des zones géographiques, impliquent de nombreux fournisseurs et sont soumis à des délais serrés, la nécessité d'un processus d'approvisionnement structuré devient non négociable. Une gestion efficace des projets d'approvisionnement permet de réduire les risques, de renforcer la responsabilité et de maintenir la visibilité de l'attribution du contrat à la livraison finale.

Dans cet article, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur la gestion des achats dans le cadre d'un projet, que vous souhaitiez élaborer votre approche à partir de zéro ou optimiser des processus existants.

Comprendre la gestion des achats de projets

La gestion des achats de projets est distincte de la gestion quotidienne opérations de passation de marchés. Alors que l'approvisionnement général répond aux besoins opérationnels continus, la gestion des projets d'approvisionnement se concentre sur l'acquisition des biens et services nécessaires pour atteindre les objectifs spécifiques du projet, dans les délais et les budgets définis.

Dans les environnements basés sur des projets, l'approvisionnement est intégré au cycle de vie du projet, du lancement à la clôture, et influence directement les délais de livraison, le contrôle des coûts et l'assurance qualité.

Voici comment les achats s'intègrent dans le flux de travail de votre projet :

• Planification des achats : Vous identifiez ce qui doit être acheté, définissez les spécifications et déterminez le meilleur sources stratégie : acheter, construire ou établir un partenariat.
• Sourcing et sélection des fournisseurs : Vous évaluez et sélectionnez les fournisseurs en fonction de leurs capacités, de leur conformité, de leurs coûts et de leurs capacités. Une structure Processus RFP ou RFQ contribue à garantir la transparence et l'alignement avec les délais des projets.
• Passation de contrats : Une fois le fournisseur sélectionné, l'approvisionnement dirige la rédaction et la négociation des contrats. Cela garantit des livrables, des délais, des SLA, des sanctions et des clauses de conformité clairs.
• Exécution et suivi des achats : Tout au long de l'exécution du projet, vous gérer les relations avec les fournisseurs, suivre les progrès et s'assurer que les livrables sont atteints. Les achats jouent également un rôle dans atténuer les risques, la gestion des modifications et la résolution des litiges.
• Clôture et évaluation : Une fois le projet terminé, les achats évaluent les performances des fournisseurs et documentent les leçons apprises pour les initiatives futures.

Les organisations qui intègrent les achats dès le début de la planification des projets ont plus de chances d'atteindre leurs objectifs.

Une fois que vous aurez compris comment les achats soutiennent le cycle de vie global de votre projet, l'étape suivante consiste à maîtriser les quatre phases clés qui garantissent le succès, de la planification à la clôture.

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Les quatre phases de la gestion des achats de projets

Une gestion efficace des projets d'approvisionnement suit un processus structuré. Chaque phase joue un rôle crucial dans la livraison de votre projet dans les délais, dans les limites du budget et conformément aux attentes en matière de qualité.

1. Planifier la gestion des achats

Cette phase fondamentale donne le ton à tout ce qui va suivre.

• Définir ce qui doit être acheté: Identifiez les biens, services ou capacités qui doivent provenir de sources externes pour atteindre les objectifs du projet.
• Élaborer un plan de gestion des achats: Décrivez comment les achats seront gérés, qui est responsable de chaque tâche, les délais et les protocoles de prise de décision.
• Clarifier les rôles et les responsabilités: Assurez l'alignement entre les chefs de projet, les équipes d'approvisionnement et les parties prenantes afin d'éviter les retards ou la duplication des efforts.

2. Réaliser les achats

C'est là que la planification entre en action.

• Solliciter des offres et des propositions: lancez des appels d'offres, des appels d'offres ou des appels d'offres pour engager des fournisseurs potentiels.
• Evaluer et sélectionner les fournisseurs: utilisez des modèles de notation pondérés ou des matrices d'évaluation pour évaluer les propositions en termes de coût, de capacité, de risque et de conformité.
• Négocier et attribuer des contrats: Finaliser les conditions juridiques et commerciales, en mettant l'accent sur les attentes de performance, les délais de livraison, les sanctions et les clauses de sortie.

3. Contrôlez les achats

Cette phase garantit que vos relations avec les fournisseurs restent productives et conformes.

• Surveiller l'exécution des contrats: suivez les livrables par rapport aux KPI, aux SLA et aux jalons.
• Gérez les problèmes de manière proactive: Résolvez les écarts de périmètre, les retards ou les litiges avant qu'ils ne mettent en péril le projet.
• Suivez les modifications: Assurez-vous que les modifications des contrats sont documentées, examinées et approuvées par les parties prenantes concernées.

4. Clôturer les achats

La conclusion est tout aussi importante que le coup d'envoi.

• Confirmer que les obligations sont respectées: vérifiez tous les livrables, les approbations et les paiements.
• Procéder à un examen après le projet: Capturez des informations sur les performances des fournisseurs et l'exécution des achats.
• Publier des ressources et mettre à jour des dossiers: Finalisez les contrats et stockez la documentation pour les audits futurs ou les leçons apprises.

Un processus de clôture approprié atténue les risques juridiques et renforce les relations avec les fournisseurs pour les projets futurs.

Une fois que vous avez défini les phases d'approvisionnement, l'étape suivante consiste à élaborer un plan de gestion des achats robuste qui oriente chaque décision et chaque activité avec précision.

Principaux éléments d'un plan de gestion des achats

Un plan de gestion des achats bien structuré est la pierre angulaire de tout effort d'approvisionnement de projet réussi. Cela garantit que votre équipe reste alignée, que les fournisseurs sont tenus responsables et que les risques sont gérés de manière proactive du début à la fin.

1. Objectifs et stratégie d'approvisionnement

• Fixez-vous des objectifs clairs: Définissez ce qu'est le succès, comme le contrôle des coûts, l'atténuation des risques, la durabilité ou l'innovation des fournisseurs.
• Choisissez votre approche d'approvisionnement: Allez-vous opter pour des appels d'offres, des fournisseurs privilégiés ou des contrats à fournisseur unique ?
• Harmoniser avec la portée du projet: Assurez-vous que les activités d'achat soutiennent directement les principaux livrables et les délais.

2. Critères de sélection et méthodes d'évaluation

• Définir les mesures d'évaluation: Coût, qualité, délais, conformité ESG et fiabilité des fournisseurs.
• Utiliser des modèles de notation standardisés: Garantir une sélection des fournisseurs juste, cohérente et vérifiable.
• Préqualifier les fournisseurs: Réduisez les risques en filtrant les fournisseurs avant de les délivrer RFP ou RFQ.

L'inclusion de mesures ESG dans votre tableau de bord des fournisseurs peut améliorer les performances à long terme des fournisseurs et réduire l'exposition aux risques.

3. Échéanciers, budgets et gestion des risques

• Établissez des jalons clés: définissez des délais d'approvisionnement synchronisés avec les phases générales du projet.
• Schéma des allocations budgétaires: Spécifiez les plafonds de coûts et les méthodes de suivi pour éviter les dépassements.
• Élaborer des stratégies d'atténuation des risques: Identifiez les retards d'approvisionnement potentiels ou les problèmes avec les fournisseurs et préparez les imprévus.

4. Communication et engagement des parties prenantes

• Définir les protocoles de communication: Qui reçoit les mises à jour, à quelle fréquence et par quels canaux.
• Impliquez les parties prenantes tôt: Faites le point sur les aspects juridiques, financiers, de conformité et opérationnels dès la phase de planification.
• Clarifier les voies d'escalade: Garantir une résolution rapide des problèmes liés à l'approvisionnement sans faire dérailler le projet.

Une fois que votre plan de gestion des achats est en place, la valeur réelle se manifeste grâce aux avantages mesurables qu'il apporte tout au long du cycle de vie de votre projet.

Avantages d'une gestion efficace des achats de projets

Les bonnes pratiques d'approvisionnement sont des leviers stratégiques qui influencent directement les indicateurs de réussite de votre projet.

1. Acquisition de biens et de services en temps opportun : Grâce à des calendriers d'approvisionnement structurés et à des rôles de fournisseurs définis, vous minimisez les retards et maintenez les étapes critiques du projet sur la bonne voie.
2. Optimisation des coûts et contrôle budgétaire : Un approvisionnement efficace garantit des prix compétitifs, élimine les écarts de périmètre et protège les marges grâce à une discipline contractuelle.
3. Qualité améliorée grâce à une sélection stratégique des fournisseurs : Lorsque vous évaluez les fournisseurs en fonction de leurs capacités, de leurs performances passées et de leurs certifications de qualité, vous mettez la barre plus haut en matière de livrables et vous minimisez les retouches.
4. Atténuation des risques tout au long de la chaîne logistique: La planification des risques liés à l'approvisionnement protège votre projet contre les pénuries d'approvisionnement, la non-conformité réglementaire ou l'insolvabilité des fournisseurs.
5. Confiance accrue des parties prenantes et réussite du projet : Des processus d'achat transparents inspirent confiance aux équipes internes et externes, favorisant ainsi une meilleure collaboration et une exécution plus fluide.

La gestion des achats de projets devient un avantage concurrentiel lorsqu'elle est bien menée, ce qui permet de prendre des décisions plus intelligentes, de renforcer les relations avec les fournisseurs et de rendre les résultats plus prévisibles.

Bien que les avantages de la gestion des achats de projets soient évidents, les atteindre n'est pas sans défis, en particulier lorsqu'il s'agit de trouver un équilibre entre plusieurs fournisseurs, contrats et parties prenantes sous pression.

Les défis les plus courants et les moyens de les surmonter

La gestion des achats dans le cadre de projets complexes présente souvent des obstacles opérationnels et stratégiques. Voici comment y remédier de manière proactive :

Gestion des relations avec les fournisseurs et des performances

Défi : Des attentes mal alignées et des performances incohérentes peuvent faire dérailler les délais et les budgets.
Solution : Mettez en œuvre des fiches d'évaluation formelles des fournisseurs, effectuez des examens réguliers et incluez des contrats de niveau de service pour responsabiliser les fournisseurs.

Naviguer dans la conformité légale et réglementaire

Défi : Il peut être difficile de rester en conformité dans toutes les régions et catégories, en particulier en raison de l'évolution des réglementations.
Solution: Travaillez en étroite collaboration avec les équipes juridiques lors de la rédaction des contrats, restez au courant des normes du secteur et utilisez des outils d'approvisionnement dotés de contrôles de conformité intégrés

Faire face aux changements de périmètre et aux modifications des contrats

Défi : Les changements de projet nécessitent souvent des modifications rapides des conditions d'approvisionnement, ce qui peut retarder l'avancement s'il n'est pas géré efficacement.
Solution : Intégrez de la flexibilité dans les contrats et établissez un processus officiel de gestion des modifications avec des flux de travail d'approbation clairs.

Garantir une communication claire entre les parties prenantes

Défi : Une mauvaise communication entre les achats, la gestion de projet, les finances et les fournisseurs entraîne des retards et des retouches.
Solution : Établissez des mises à jour régulières de la situation, une documentation centralisée et des rôles/responsabilités clairs dès le départ.

Surmonter ces défis nécessite une combinaison de processus, de personnel et de technologie, ouvrant la voie à une exécution rationalisée et à des partenariats durables avec les fournisseurs.

Relever les défis courants en matière d'approvisionnement n'est qu'une partie de l'équation ; la mise en place de pratiques reproductibles et à fort impact est la clé de la réussite à long terme des projets.

Meilleures pratiques pour la gestion des achats de projets

L'adoption de stratégies éprouvées garantit que votre approche d'approvisionnement génère constamment de la valeur, atténue les risques et permet de maintenir les projets sur la bonne voie :

1. Impliquez les parties prenantes dès le départ

Une collaboration précoce avec les équipes juridiques, financières et opérationnelles permet d'aligner les achats sur les objectifs du projet, de réduire les retouches et d'améliorer l'adéquation avec les fournisseurs.

2. Garantir la transparence dans la sélection des fournisseurs : 

• Des critères d'évaluation normalisés et des méthodes de notation documentées garantissent l'équité et l'auditabilité, ce qui est particulièrement important dans les secteurs réglementés ou les projets du secteur public.
• Maintenez un processus d'appel d'offres ouvert et bien documenté afin de réduire les risques de conformité et de renforcer la confiance entre les équipes.

3. Tirez parti de la technologie pour la supervision des achats

• Utilisez des plateformes d'approvisionnement numériques pour automatiser les flux de travail des appels d'offres, suivre les étapes des contrats et centraliser la communication avec les fournisseurs.
• Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la précision des données pour les rapports et la planification future.

4. Améliorer en permanence les processus d'approvisionnement

• Les examens post-projet et les analyses de performance peuvent mettre au jour des goulots d'étranglement dans les processus ou des problèmes avec les fournisseurs.
• Institutionnalisez ces apprentissages dans les futurs plans d'achats afin de créer une culture d'amélioration continue.

En intégrant ces meilleures pratiques à votre fonction achats, vous positionnez chaque projet et votre organisation pour obtenir de meilleurs résultats, une efficacité accrue et un impact mesurable.

Pour rationaliser et améliorer la gestion de vos projets d'approvisionnement, de la planification à l'exécution, laboratoires d'akiro peuvent faire une différence mesurable.

Comment akirolabs soutient la gestion des projets d'approvisionnement

laboratoires d'akiro une plateforme native du cloud, alimentée par l'IA, spécialement conçue pour transformer les stratégies d'approvisionnement en résultats commerciaux au niveau des conseils d'administration. Que vous gériez un seul projet ou que vous coordonniez les achats dans le cadre de plusieurs initiatives mondiales, Akirolabs vous aide à renforcer la cohérence, la collaboration et la responsabilité à chaque étape.

1. Transformez les plans déconnectés en un système d'exploitation d'approvisionnement centralisé

Dans de nombreuses organisations, la gestion des projets d'achats est une question de feuilles de calcul, e-mails et présentations PowerPoint, ce qui rend quasiment impossible le suivi de l'exécution ou l'alignement des équipes.

akirolabs transforme cela en fournissant :

• UNE référentiel géré et centralisé pour toutes les stratégies d'achat et tous les plans de projet.
• Complet contrôle de version et auditabilité, en veillant à ce que rien ne soit perdu ou mal aligné.
• Collaboration en direct à travers les achats, les finances, les services juridiques et les opérations dans un espace de travail partagé.

Cela signifie que toute votre équipe travaille à partir de la même source fiable, éliminant ainsi les problèmes de communication et les processus déconnectés.

2. Accélérez l'évaluation des fournisseurs et les décisions d'approvisionnement

akirolabs vous permet d'accélérer la sélection des fournisseurs sans compromettre la qualité ou la conformité :

• Des modèles d'évaluation des fournisseurs prédéfinis, adaptés aux objectifs de risque, de coût et d'ESG de votre projet.
• Des informations de marché alimentées par l'IA qui signalent les risques liés aux fournisseurs, l'historique des performances et les problèmes réglementaires en temps réel.
• Des modèles de notation structurés et des cadres de décision qui rendent la sélection des fournisseurs transparente et défendable.

Vous agissez plus rapidement, réduisez la fatigue décisionnelle et associez les bons fournisseurs à vos projets en toute confiance.

3. Gérez l'exécution des achats de projets avec visibilité

L'approvisionnement ne prend pas fin lorsque le contrat est signé. Akirolabs prend en charge le suivi de l'exécution de bout en bout avec :

• Tableaux de bord de suivi des initiatives qui attribuent des responsables, des délais et des indicateurs de performance clés à chaque étape de l'approvisionnement.
• Diagrammes de Gantt et rapports d'avancement sont utilisés pour visualiser l'état du projet en temps réel.
• Résumés exécutifs automatisés qui regroupent les indicateurs de coûts, de risques et de performance des fournisseurs pour une meilleure visibilité du leadership.

Vous obtenez des informations en temps réel, et non des rapports après coup, ce qui vous permet de résoudre les problèmes avant qu'ils n'aient un impact sur votre projet.

4. Renforcer la gestion des risques, des facteurs ESG et de la conformité

Le risque lié à l'approvisionnement n'est pas une évaluation ponctuelle, mais un processus de suivi continu. akirolabs vous aide à :

• Cartographier les risques associés à travers les catégories, les régions et les projets.
• Intégrer Métriques ESG dans les tableaux de bord des fournisseurs et dans la prise de décisions.
• Garantir conformité et gouvernance des contrats grâce à des flux de travail d'approbation structurés.

Vous protégez votre projet contre les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les pénalités de non-conformité et les risques d'atteinte à la réputation.

5. Permettre l'alignement interfonctionnel des parties prenantes

Le succès des achats dépend de l'alignement des équipes, et pas seulement de l'efficacité des processus. akirolabs fournit :

• Outils de collaboration basés sur les rôles qui impliquent les parties prenantes à chaque étape, de la collecte des exigences à l'approbation des contrats.
• Enquêtes personnalisables et cartographie des parties prenantes pour garantir que les besoins de l'entreprise sont capturés et validés.
• Fonctionnalités de communication intégrées à la plateforme qui éliminent les chaînes d'e-mails et les commentaires cloisonnés.
  

Vous établissez une véritable propriété interfonctionnelle, en vous assurant que les décisions d'achat sont alignées sur les priorités du projet et de l'entreprise.

6. Favorisez l'amélioration continue grâce à la réutilisation des stratégies et à des boucles d'apprentissage

Akirolabs ne se contente pas de vous aider à gérer vos achats aujourd'hui, il renforce vos capacités pour demain :

• Stockez et réutiliser les stratégies d'approvisionnement réussies à travers les projets, en évitant de réinventer la roue.
• Document leçons apprises et appliquez-les à vos futurs plans d'approvisionnement.
• Performance de référence entre les unités commerciales, les catégories ou les fournisseurs.

Vous institutionnalisez meilleures pratiques et amélioration continue, transformant les achats en moteur de valeur répétable dans l'ensemble de votre organisation.

Êtes-vous prêt à améliorer la gestion de vos projets d'approvisionnement ? Réservez une démo d'akirolabs dès aujourd'hui et découvrez comment nous vous aidons à planifier plus intelligemment, à exécuter plus rapidement et à livrer en toute confiance.

Conclusion

La gestion des achats de projets est un levier stratégique qui favorise la réussite des projets. En rationalisant les achats, en gérant les risques liés aux fournisseurs de manière proactive et en alignant les parties prenantes dès le premier jour, vous ne vous contentez pas de respecter les délais, vous dirigez en toute confiance, vous contrôlez les coûts et vous améliorez les performances à tous les niveaux.

Vous voulez que les achats améliorent les résultats des projets au lieu de les retarder ? Collaborez avec laboratoires d'akiro et transformez votre processus d'approvisionnement en un véritable avantage concurrentiel.

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