Les dépenses incontrôlées peuvent sembler être une lacune mineure dans les processus, mais en réalité, il s'agit de l'une des fuites de valeur les plus persistantes du secteur des achats. Les dépenses irrégulières, les achats effectués en dehors de vos canaux d'approvisionnement approuvés ou des accords avec les fournisseurs négociés, peuvent éroder silencieusement les marges, fausser les stratégies relatives aux catégories et compromettre les performances des fournisseurs.

Malgré des politiques d'achats bien établies, les organisations les plus matures sont confrontées à des difficultés en matière de dépenses. Elle expose les entreprises à des risques de conformité, affaiblit les relations avec les fournisseurs et limite la visibilité sur les dépenses totales, ce qui rend plus difficile l'optimisation du fonds de roulement et l'application des contrôles ESG ou des risques.

Sur le marché volatil et soucieux des coûts d'aujourd'hui, il s'agit d'un passif stratégique. Dans cet article, nous allons examiner les causes et les conséquences des dépenses non conformistes et, plus important encore, vous montrer comment les identifier, les contrôler et les réduire grâce à une combinaison d'application des politiques, d'amélioration des processus et de visibilité axée sur la technologie.

Qu'est-ce que Maverick Spend ?

Les dépenses non autorisées, également appelées dépenses non autorisées, hors contrat ou non gérées, sont l'équivalent d'une fuite dans votre chaîne d'approvisionnement. En termes d'achats stratégiques, les dépenses non-conformistes sont toutes les transactions effectuées sans suivre les politiques d'approvisionnement établies, telles que l'approvisionnement auprès de fournisseurs non approuvés, le contournement des systèmes d'achats électroniques ou l'ignorance des conditions contractuelles.

Cela se produit lorsque les employés effectuent des achats en dehors des canaux d'approvisionnement approuvés ou s'écartent des accords avec les fournisseurs négociés. Bien que souvent involontaire, ce comportement contourne les contrôles conçus pour améliorer la conformité, les économies de coûts et les performances des fournisseurs.

Ces achats peuvent sembler minimes pris isolément, mais peuvent représenter collectivement une part importante des dépenses totales, en particulier dans les organisations décentralisées ou en croissance rapide.

Un rapport de Spend Matters révèle que les dépenses irrégulières peuvent faire grimper les coûts d'approvisionnement jusqu'à 20 %, principalement en raison de remises sur volume manquées, de conditions de paiement incohérentes et d'une perte de contrôle sur les performances et la conformité des fournisseurs.

Pourquoi Maverick Spend existe-t-il ?

Même avec des politiques clairement définies, les achats non-conformistes sont souvent le résultat de frictions opérationnelles ou de lacunes structurelles. Les causes courantes incluent :

• Manque de sensibilisation aux politiques ou de formation: Les employés ne comprennent peut-être pas parfaitement les protocoles d'approvisionnement ou l'importance de la conformité.
• Flux de travail d'approvisionnement compliqués: Les processus d'approbation complexes ou lents amènent souvent les équipes à contourner les systèmes au profit de la rapidité.
• Besoins urgents ou ad hoc: Lorsque des besoins commerciaux surviennent rapidement, en particulier dans les domaines des ventes, du marketing ou des opérations, les règles d'achat peuvent être ignorées involontairement.
• Achats décentralisés: Sans supervision centralisée, les équipes locales peuvent donner la priorité à la commodité plutôt qu'à la cohérence.

Types de dépenses non conformistes

Les dépenses des non-conformistes ne sont pas toutes égales. Comprendre ses variations vous permet de cibler les bonnes interventions :

• Inconnu et incontrôlé: Il s'agit d'achats effectués auprès de fournisseurs non approuvés sans aucune vérification ni visibilité préalables. Ils représentent le niveau de conformité et d'exposition au risque le plus élevé.
• Partiellement connu et contrôlé: Le fournisseur est peut-être connu, mais la transaction se déroule en dehors des conditions contractuelles, telles que le paiement d'un prix plus élevé, l'utilisation de conditions de livraison obsolètes ou le dépassement de seuils budgétaires.
• Connu et partiellement contrôlé: les achats sont effectués dans le cadre de contrats existants mais s'écartent des conditions convenues, par exemple, en commandant des articles ne figurant pas dans la liste de produits négociée ou dépassant les limites de volume.

En identifiant les types et les causes profondes des dépenses non conformistes dans votre organisation, vous pouvez commencer à créer un environnement d'approvisionnement plus conforme, plus rentable et plus transparent.

Maintenant que vous comprenez ce que sont les dépenses non-conformistes et pourquoi elles se produisent, l'étape suivante consiste à évaluer les risques qu'elles présentent. Bien que les achats hors contrat puissent sembler inoffensifs ou même utiles à court terme, leur impact à long terme sur la santé financière, l'efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire peut être important et souvent sous-estimé.

Risques et conséquences de Maverick Spend

Incidences financières

Les dépenses non-conformistes contournent souvent les accords négociés avec les fournisseurs, érodant ainsi les avantages de coûts que vous avez travaillé dur pour obtenir. Lorsque les acheteurs passent un contrat hors contrat :

• Les remises sur volume sont perdues, compromettant les économies d'échelle.
  
• Les prix deviennent incohérents, en augmentant les coûts unitaires dans toutes les catégories.
• Les coûts du « Procure-to-Pay » augmentent, car le traitement des achats non standard nécessite généralement davantage d'interventions manuelles.

Cela augmente non seulement les coûts opérationnels, mais rend également la budgétisation et les prévisions moins fiables.

Défis opérationnels

Au-delà des chiffres, les dépenses non-conformistes génèrent des frictions qui peuvent mettre à rude épreuve les flux de travail internes et les relations externes :

• La conformité aux contrats s'affaiblit, ce qui rend difficile l'application des SLA, des garanties ou des conditions de service négociées.
• Relations avec les fournisseurs souffrir, car un comportement d'achat fragmenté peut créer des communications conflictuelles ou des volumes de commandes imprévisibles.
• La visibilité des dépenses diminue, empêchant les équipes achats de consolider les données pour l'analyse des catégories, la rationalisation des fournisseurs ou l'optimisation des coûts.

Bref, lorsque chacun achète selon ses propres conditions, la fonction achats perd sa capacité à orienter les dépenses de manière stratégique.

Conformité et risques juridiques

L'approvisionnement ne fonctionne pas en vase clos. Les dépenses non-conformistes exposent l'entreprise à des risques plus importants en matière de gouvernance et de réputation :

• Non-conformité réglementaire devient préoccupante lorsque les achats ne répondent pas aux normes ESG, anti-corruption ou spécifiques au secteur.
• Sources provenant de fournisseurs non approuvés peut entraîner des produits de mauvaise qualité, des failles de sécurité des données ou le non-respect des normes de travail ou de durabilité.
• Dans des secteurs tels que la santé, la défense ou les produits pharmaceutiques, achats non autorisés peut même entraîner sanctions légales ou risques liés à la licence.

La plupart des responsables des achats citent le risque lié aux fournisseurs comme leur principale préoccupation, et les dépenses irrégulières passent souvent inaperçues dans le cadre des contrôles des risques standard.

Reconnaître les risques liés aux dépenses non conformistes n'est que la première étape. La véritable valeur réside dans la mise en place de systèmes qui vous aident à la prévenir. Explorons les leviers stratégiques que vous pouvez utiliser pour maîtriser les dépenses non autorisées et renforcer les performances d'achat à tous les niveaux.

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Stratégies pour contrôler les dépenses des non-conformistes

Les stratégies suivantes sont conçues pour vous aider à identifier, à réduire et à prévenir les dépenses irrégulières dans le cadre de vos opérations d'approvisionnement, en améliorant ainsi la conformité, l'efficacité et le contrôle des coûts.

1. Améliorations des politiques et des processus

Une base solide commence par des règles claires. En l'absence de politiques d'achat bien définies, même des employés bien intentionnés peuvent contourner les processus formels.

• Mettre en place de solides politiques d'approvisionnement qui indiquent quand et comment les employés peuvent effectuer des achats.
• Définissez des flux de travail d'approbation et des seuils de dépenses pour contrôler les achats discrétionnaires et renforcer la responsabilisation.
• Documentez clairement le pouvoir d'achat pour éviter toute ambiguïté quant à savoir qui peut acheter quoi et auprès de qui.

Organisations ayant une définition claire processus d'approvisionnement constatent une baisse significative des dépenses non conformes par rapport à celles qui ne le sont pas.

2. Formation et engagement des employés

Souvent, les dépenses non conformistes ne sont pas le résultat d'un défi, mais d'un manque de compréhension ou de la frustration des utilisateurs.

• Organisez des sessions de formation régulières pour informer les employés sur les flux de travail d'approvisionnement approuvés et les risques liés à leur contournement.
• Créez une boucle de feedback qui encourage les employés à signaler les problèmes liés au processus d'achat. Simplifier un système encombrant est souvent le moyen le plus rapide de réduire la non-conformité.
• Promouvoir la sensibilisation aux achats dans toutes les unités commerciales, en liant les dépenses conformes aux résultats commerciaux tels que le contrôle des coûts, la qualité des fournisseurs et l'atténuation des risques.

Les employés bien informés sont beaucoup plus susceptibles de suivre les procédures lorsqu'ils comprennent le « pourquoi » et le « comment ».

3. Technologie et automatisation

Les outils numériques peuvent réduire de manière significative la friction manuelle qui entraîne en premier lieu des dépenses non conformistes.

• Déployez une plateforme d'achats électroniques qui offre une interface conviviale, des catalogues de fournisseurs pré-approuvés et des approbations en temps réel. Cela supprime toute incitation à sortir du système.
• Utiliser un logiciel d'analyse des dépenses pour suivre les habitudes d'achat, détecter les transactions non conformes et identifier les catégories à risque.
• Automatisez les approbations et les contrôles budgétaires pour empêcher que les achats ne soient traités sans surveillance.

Une étude menée par The Hackett Group montre que les organisations utilisant des outils d'approvisionnement numériques signalent des cycles d'achat plus rapides et 45 % réduction des dépenses frauduleuses.

4. Gestion des fournisseurs

Lorsque les employés ne savent pas qui sont leurs fournisseurs préférés ou ne peuvent pas y accéder facilement, ils ont souvent recours à d'autres solutions.

• Tenir à jour la liste des fournisseurs approuvés avec des conditions, des prix et des niveaux de service prénégociés.
• Assurez-vous que les catalogues des fournisseurs sont intégrés directement dans votre système d'achats électroniques.
• Passez régulièrement en revue les performances des fournisseurs, signalant les problèmes qui poussent les utilisateurs à rechercher des alternatives en dehors du réseau contractuel.

L'alignement stratégique des fournisseurs permet non seulement de limiter les achats hors contrat, mais aussi de renforcer les relations avec les fournisseurs qui favorisent la valeur à long terme.

Le contrôle des dépenses non-conformistes ne nécessite pas de microgestion, mais nécessite de la visibilité, de la structure et de la collaboration. Nous allons maintenant explorer comment des plateformes telles qu'akirolabs peuvent vous aider à mettre en œuvre ces stratégies à grande échelle.

Comment akirolabs vous aide à éliminer les dépenses des non-conformistes

De nombreuses entreprises tentent de contrôler les dépenses non conformistes en durcissant les processus d'approbation ou en publiant des notes de politique. Cependant, en l'absence d'alignement stratégique et de visibilité en temps réel, ces efforts sont souvent insuffisants. C'est là laboratoires d'akiro fournit une solution transformatrice.

akirolabs est un système d'exploitation de stratégie d'approvisionnement génératif alimenté par l'IA qui intègre la discipline des dépenses directement dans vos processus d'approvisionnement. Il élimine les dépenses non autorisées à la racine, au lieu de ne les traiter qu'une fois qu'elles se sont produites.

Voici comment akirolabs y parvient :

1. Des contrôles des dépenses alignés sur la stratégie dès le départ

akirolabs veille à ce que toutes les stratégies de catégories soient basées sur des fournisseurs, des budgets et une logique d'approvisionnement approuvés. Cette clarté initiale fournit aux employés un cadre clair leur permettant de gérer efficacement les dépenses, de réduire les ambiguïtés et de minimiser les achats hors contrat. Les principales caractéristiques sont les suivantes :

• Listes de fournisseurs pré-alignées, indicateurs de performance clés et leviers de valeur.
• Des objectifs approuvés par les parties prenantes qui favorisent une exécution conforme.
• Des guides de dépenses conçus pour aligner les activités d'achat sur les résultats commerciaux.

2. Visibilité en temps réel des écarts de dépenses

akirolabs permet aux équipes d'approvisionnement d'identifier rapidement les dépenses hors stratégie en utilisant la détection des anomalies et des tableaux de bord par catégorie. Cette approche ne se limite pas à un suivi réactif ; elle fournit une supervision stratégique. Les fonctionnalités importantes incluent :

• Des tableaux de bord dynamiques qui mettent en évidence les achats frauduleux par catégorie, région ou utilisateur.
• Des informations basées sur l'IA qui détectent les premiers signes d'un comportement non-conformiste.
• Alertes destinées aux responsables de catégories avant que les écarts ne se transforment en tendances coûteuses.

3. La co-création des parties prenantes stimule l'adhésion

akirolabs implique activement les utilisateurs professionnels dans la création de stratégies d'approvisionnement. Lorsque les parties prenantes participent à la définition des décisions d'approvisionnement, elles sont plus susceptibles de respecter les règles car elles sont propriétaires. Ceci est soutenu par :

• Des flux de travail collaboratifs qui alignent les équipes chargées des achats, des finances et des opérations.
• Des modèles personnalisables qui simplifient l'engagement des parties prenantes.
• L'adhésion à la politique devient une partie intégrante du processus plutôt qu'un mandat imposé de l'extérieur.

4. Exécution de catégories en boucle fermée

akirolabs maintient la visibilité des achats au-delà de la création de stratégies en suivant l'exécution en temps réel. Cela permet de corriger le cap en temps opportun avant que la non-conformité ne s'aggrave. Les principaux avantages sont les suivants :

• Suivi de l'exécution intégré, surveillance des jalons et tableaux de bord KPI.
• Traçabilité complète de la stratégie des catégories et du comportement d'achat.
• Protection stratégique contre les non-conformistes pour les catégories à haut risque telles que le marketing, l'informatique et les dépenses de détail.

Êtes-vous prêt à corriger les failles de votre stratégie d'achat ? Réservez votre démo avec akirolabs et contrôlez les dépenses des non-conformistes de manière proactive.

Conclusion

Les dépenses non contrôlées font gonfler les coûts, compromettent la conformité, érodent les relations avec les fournisseurs et affaiblissent la stratégie d'approvisionnement. Mais avec la bonne combinaison de politiques, de technologies et de discipline des processus, vous pouvez reprendre le contrôle et transformer les dépenses malhonnêtes en une source de valeur stratégique.

Commencez par élaborer des politiques d'achat claires, impliquez les employés grâce à une formation cohérente et exploitez les données pour suivre les comportements en matière de dépenses. Plus important encore, donnez à vos équipes les outils appropriés.

Êtes-vous prêt à limiter vos dépenses irréfléchies et à améliorer les performances en matière d'achats ? Découvrez comment laboratoires d'akiro peut vous aider à centraliser le contrôle, à améliorer la visibilité et à éliminer les achats frauduleux, de manière efficace et à grande échelle.

Réservez une démo avec akirolabs et faites le premier pas vers des achats plus intelligents et conformes.