La transformation des achats est devenue une initiative fondamentale pour les organisations qui souhaitent rester compétitives et prospérer à une époque d'évolution rapide du marché. En réinventant et en optimisant les processus, les technologies et les stratégies d'approvisionnement, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, réaliser des économies de coûts importantes et créer de la valeur sur l'ensemble de leurs chaînes d'approvisionnement. Cette transformation répond à des besoins opérationnels immédiats et positionne les achats comme un moteur stratégique de la croissance à long terme.

Un récent Étude sur les principaux problèmes du CPO du groupe Hackett souligne l'urgence de ce changement, 89 % des personnes interrogées reconnaissant que leurs talents et leurs besoins commerciaux évolueront fondamentalement en raison des technologies numériques.

En outre, 84 % pensent que la transformation numérique améliorera les performances en matière d'achats et la prestation de services au cours des trois à cinq prochaines années. Ces résultats mettent en évidence le consensus croissant selon lequel la transformation numérique n'est plus facultative mais essentielle au succès des achats.

Cet article explore en détail le concept de transformation des achats, en proposant des étapes concrètes pour créer une stratégie de transformation réussie tout en maximisant la valeur du Du plan à la stratégie (P2S), de la source au paiement (S2P), et Procure-to-pay (P2P) processus.

Au-delà de l'exécution, intégrer un Du plan à la stratégie (P2S) Cette approche garantit le succès commercial à long terme en favorisant la prise de décisions proactives, la collaboration interfonctionnelle et l'alignement stratégique. En incorporant P2S aux côtés de S2P et P2P, les organisations peuvent passer d'opérations d'achat réactives à un modèle structuré, axé sur la valeur, qui améliore l'efficacité, la rentabilité et les relations avec les fournisseurs.

Définition de la transformation des achats

Transformation des achats, une refonte systématique des processus d'approvisionnement, vise à améliorer et à moderniser la façon dont vous gérez les achats au sein de votre organisation. Il ne s'agit pas seulement d'économiser de l'argent, il s'agit de rendre vos processus plus efficaces, transparents et conformes à vos objectifs commerciaux. Que vous souhaitiez réduire les coûts, travailler plus intelligemment ou garantir la conformité, la transformation des achats vous aide à atteindre ces objectifs tout en ajoutant de la valeur à votre entreprise.

Étant donné que des défis tels que la pandémie et des événements mondiaux tels que la guerre en Ukraine affectent les chaînes d'approvisionnement, la transformation de votre processus d'approvisionnement n'est plus une option. C'est essentiel pour que votre entreprise puisse s'adapter, être compétitive et réussir dans ce monde en mutation.

Maintenant que vous connaissez la définition, jetez un coup d'œil à la manière dont vous pouvez transformer votre processus d'approvisionnement.

Comment transformer votre processus d'approvisionnement ?

Si vous êtes prêt à explorer transformation des achats, c'est-à-dire une mise à jour complète de vos processus, voici les étapes clés à suivre -

• Passez en revue votre processus actuel

Examinez en détail le fonctionnement actuel de vos achats pour mieux comprendre signification de la transformation des achats et comment cela s'applique à votre organisation. Identifiez les domaines dans lesquels les choses sont lentes, dépassées ou inefficaces. Cela vous aidera comprendre ce qui doit être corrigé.

• Identifier les principales améliorations

Concentrez-vous sur les changements qui auront le plus d'impact. Cela peut inclure l'établissement de meilleures relations avec les fournisseurs, l'amélioration de la façon dont vous suivez les dépenses ou l'accélération de vos flux de travail.

• Utilisez de nouveaux outils et de nouvelles technologies

Introduisez des outils numériques tels que des systèmes d'approvisionnement en ligne ou l'automatisation pour rendre vos processus plus rapides et plus intelligents. Ces outils peuvent réduire le travail manuel, fournir de meilleures informations et vous aider à prendre des décisions éclairées.

• Formez et organisez votre équipe

Assurez-vous que votre équipe sait comment utiliser efficacement les nouveaux systèmes et outils. Vous devrez peut-être également réorganiser votre équipe pour vous assurer qu'elle est prête à prendre en charge les changements.

• Impliquez tout le monde

La transformation fonctionne mieux lorsque tout le monde est impliqué. Impliquez votre direction, vos employés et vos fournisseurs dans le processus. Leur soutien et leur coopération rendront la transition plus fluide et plus réussie.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer un processus d'approvisionnement plus efficient et plus efficace qui bénéficiera à l'ensemble de votre organisation.

Avec le bon plan, les bons outils et le bon travail d'équipe, vous serez bien placé pour exceller dans l'environnement commercial difficile d'aujourd'hui.

Dans la section suivante, nous examinerons comment vous pouvez mettre en œuvre avec succès la transformation des achats.

Comment réussir la transformation des achats ?

Compréhension transformation des achats est essentiel pour naviguer dans ce processus complexe qui, lorsqu'il est exécuté efficacement, peut apporter une valeur substantielle à votre organisation. Cela implique plus que des changements superficiels ; cela nécessite de réorganiser les flux de travail, d'intégrer des technologies avancées et de favoriser la collaboration tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Voici un guide technique, étape par étape, pour réaliser la transformation des achats :

1. Réaliser une analyse complète de l'état actuel

Commencez par une évaluation approfondie de vos processus d'approvisionnement existants. Tirez parti des outils d'analyse pour identifier les inefficacités et les blocages. Les principales actions sont les suivantes :

• Cartographie des données: extrayez et analysez les données d'approvisionnement à l'aide de plateformes d'analyse des dépenses. Surveillez les tendances en matière de performance des fournisseurs, d'écarts de coûts et de conformité aux contrats.
• Consultation des parties prenantes: Menez des entretiens structurés et des ateliers avec les services internes, les fournisseurs et les équipes d'approvisionnement afin de recueillir des informations qualitatives.
• Audits de processus: utilisez des outils d'exploration de processus pour visualiser les flux de travail, identifier les redondances et découvrir les domaines de non-conformité ou de retards.

Produit livrable: Un rapport détaillé sur l'état actuel mettant en évidence les lacunes, les inefficacités et les niveaux de référence en matière de performance.

2. Identifiez les opportunités d'amélioration

À l'aide des informations issues de votre analyse, identifiez les domaines stratégiques à améliorer. Cette étape implique :

• Consolidation des dépenses: Regroupez les achats fragmentés pour améliorer l'effet de levier sur les fournisseurs et réduire les coûts.
• potentiel d'automatisation: Identifiez les tâches manuelles et répétitives qui peuvent être automatisées, telles que la création de bons de commande, le rapprochement des factures et la gestion des contrats.
• Évaluation des risques: utilisez des plateformes de gestion des risques liés aux fournisseurs pour évaluer les vulnérabilités de votre base d'approvisionnement, notamment les risques financiers, géopolitiques et opérationnels.

Produit livrable: une liste hiérarchisée d'opportunités d'amélioration alignées sur les objectifs de l'organisation.

3. Élaborez une feuille de route de transformation détaillée

Créez un plan structuré et réalisable qui intègre vos initiatives d'amélioration. Les principales considérations sont les suivantes :

• Établissement d'objectifs: Établissez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents, limités dans le temps) liés à des indicateurs tels que les économies de coûts, les performances des fournisseurs et la réduction des temps de cycle.
• Sélection de technologies: Identifiez des outils tels que les plateformes d'achats électroniques, les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) et les systèmes de gestion des relations fournisseurs (SRM). Choisissez des solutions compatibles avec les systèmes ERP existants.
• Allocation des ressources: Attribuez les rôles et les responsabilités, en veillant à l'alignement entre les équipes. Allouez des budgets pour les mises à niveau technologiques, la formation et la gestion du changement.

Produit livrable: Un plan de transformation complet avec des jalons, des livrables et des exigences en matière de ressources.

4. Mettre en œuvre la transformation

Exécutez votre plan en déployant de nouvelles technologies et de nouveaux processus. Les étapes critiques sont notamment les suivantes :

• Intégration du système: Intégrez les outils d'approvisionnement aux systèmes ERP, financiers et d'inventaire pour un flux de données fluide.
• Programmes de formation: Organiser des sessions de formation technique pour les équipes d'achat et les autres parties prenantes afin de garantir l'adoption de nouveaux outils et pratiques.
• Gestion du changement: Élaborez une stratégie structurée de gestion du changement pour surmonter les résistances, promouvoir l'adhésion et aligner les parties prenantes sur les objectifs de transformation.

Produit livrable : Des solutions entièrement déployées et des équipes formées, prêtes à fonctionner dans le nouveau cadre.

5. Surveillez, évaluez et optimisez

Mettez en place des mécanismes pour évaluer en permanence le succès de votre transformation. Concentrez-vous sur :

• Suivi des KPI: utilisez des tableaux de bord pour suivre les indicateurs de performance des achats, tels que les économies réalisées, les temps de cycle d'approvisionnement et la précision des livraisons des fournisseurs.
• Boucles de feedback: Recueillez les commentaires des utilisateurs et des fournisseurs afin d'identifier les points faibles des nouveaux processus.
• Améliorations itératives: Tirez parti de l'analyse prédictive et des outils d'IA pour affiner les stratégies d'approvisionnement, identifier les opportunités de réduction des coûts et prévenir les risques.

Produit livrable: Examens réguliers des performances et ajustements itératifs pour maintenir les améliorations et s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise.

Maintenant que nous savons comment transformer avec succès vos processus d'achat et créer une valeur réelle pour votre organisation, examinons les avantages de la transformation des achats.

Avantages de la transformation des achats

Quand c'est bien fait, transformation des achats, c'est-à-dire une refonte des méthodes traditionnelles peut apporter une valeur ajoutée considérable à votre fonction achats et à votre organisation dans son ensemble.

Voici quelques-uns des principaux avantages que cela peut apporter à votre entreprise :

1. Réduire les coûts

La transformation de vos processus d'approvisionnement vous permet de trouver de nouveaux moyens d'économiser du temps et de l'argent. Des flux de travail rationalisés et de meilleures stratégies d'achat peuvent réduire le coût des biens et des services, ce qui est particulièrement utile si votre équipe travaille avec des budgets serrés ou essaie d'améliorer ses résultats.

2. Améliorez l'efficacité

Vous pouvez améliorer vos opérations en actualisant et en automatisant vos processus d'approvisionnement. L'automatisation des tâches répétitives telles que l'approbation des achats, des bons de commande ou des factures signifie que ces tâches sont effectuées plus rapidement et avec moins d'erreurs. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur des aspects plus importants de l'approvisionnement, améliorant ainsi l'efficacité globale de votre service.

3. Stimulez la motivation des équipes

Regardons les choses en face : personne n'aime passer ses journées à effectuer des tâches répétitives et routinières. Il peut être nécessaire d'approuver les bons de commande ou de faire correspondre les factures, mais cela peut aussi s'avérer fastidieux et chronophage. En rationalisant vos processus et en introduisant de meilleurs outils, vous permettez à votre équipe de se concentrer sur des tâches stratégiques à forte valeur ajoutée et plus satisfaisantes. Cela augmente non seulement leur motivation, mais leur permet également de se sentir valorisés.

4. Augmentez la productivité

Lorsque les tâches de routine n'enlisent pas votre équipe, elle peut se concentrer sur le travail qui apporte de la valeur à votre organisation. Ce changement augmente naturellement la productivité de votre fonction achats, car votre équipe consacre son temps à des initiatives qui contribuent directement à la réalisation de vos objectifs commerciaux.

5. Améliorez la qualité

La transformation des achats vous permet de définir des normes plus strictes pour l'achat de biens et de services. Grâce à de meilleurs processus, vous pouvez vous assurer d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Cette focalisation sur la qualité aide votre organisation à obtenir de meilleurs résultats dans l'ensemble.

6. Renforcez la transparence

En automatisant les activités d'approvisionnement, vous facilitez le suivi et le suivi de chaque étape du processus. Cela accroît la transparence, ce qui rend les erreurs, les fraudes ou les pratiques contraires à l'éthique plus difficiles à commettre. Lorsque tout le monde sait que le processus est transparent et équitable, la confiance au sein de votre équipe et avec vos fournisseurs s'améliore.

7. Renforcer les relations avec les parties prenantes

Un processus d'approvisionnement plus efficace signifie une exécution des tâches plus rapide et plus fiable, ce qui renforce les relations avec les parties prenantes telles que les fournisseurs et les équipes internes. En outre, l'adoption de pratiques d'approvisionnement durables et éthiques témoigne de votre engagement en matière de responsabilité sociale et environnementale, améliorant ainsi votre réputation et vos relations.

Nous allons maintenant voir les différents défis liés à la transformation des achats.

Les défis de la transformation des achats

Mise en œuvre la transformation des achats, ce qui signifie la modernisation des stratégies d'approvisionnement peut améliorer de manière significative l'efficacité et la compétitivité d'une organisation.

Cependant, plusieurs défis peuvent survenir au cours de ce processus :

1. Résistance au changement

Les employés habitués aux méthodes d'approvisionnement traditionnelles peuvent être réticents à adopter de nouvelles technologies et de nouveaux processus. Cette résistance peut entraver la mise en œuvre réussie de la transformation des achats. L'engagement précoce des employés, la fourniture d'une formation complète et la communication claire des avantages de la transformation peuvent contribuer à atténuer ce défi.

2. Pénurie de compétences et pénurie de talents

La transition vers les achats numériques nécessite de nouvelles compétences qui peuvent faire défaut à votre équipe actuelle. Il est essentiel d'identifier ces lacunes et d'investir dans des programmes de formation ciblés. En outre, il peut être difficile d'attirer et de retenir les talents possédant l'expertise nécessaire en raison de la concurrence sur les marchés du travail.

3. Problèmes liés à la gestion des données

Une transformation efficace des achats repose sur des données précises et complètes. Cependant, de nombreuses organisations sont confrontées à des silos de données, à une mauvaise qualité des données et à un manque d'intégration entre les systèmes. La mise en œuvre de solides pratiques de gouvernance des données et l'investissement dans des solutions d'approvisionnement intégrées peuvent résoudre ces problèmes.

4. Intégration des fournisseurs et des fournisseurs

L'intégration des fournisseurs et des fournisseurs sur de nouvelles plateformes d'approvisionnement peut prendre du temps et se heurter à de la résistance, en particulier s'ils sont habitués aux processus existants. Une communication, une formation et une assistance claires peuvent faciliter l'intégration.

5. Défis en matière de conformité et de réglementation

Il est essentiel de s'assurer que les nouveaux processus d'approvisionnement sont conformes aux lois et réglementations en vigueur. La complexité des exigences de conformité peut représenter des défis importants lors de la transformation. Rester informé des changements réglementaires et intégrer des contrôles de conformité dans vos processus d'approvisionnement peut contribuer à atténuer les risques.

En relevant ces défis de manière proactive, votre organisation peut faire face aux complexités de la transformation des achats et parvenir à une fonction d'achat plus efficace, transparente et résiliente.

Comment akirolabs peut-il contribuer à la transformation des achats ?

Avec laboratoires d'akiro, vous pouvez transformer les achats d'une fonction transactionnelle en un moteur stratégique de valeur, de durabilité et d'innovation. Notre plateforme fournit les outils et les informations dont vous avez besoin pour moderniser les processus, améliorer la prise de décisions et aligner les achats sur vos objectifs commerciaux plus généraux.

Voici comment nous vous aidons à mener la transformation des achats :

• Opérations centralisées et transparentes : Remplacez les flux de travail fragmentés par une plateforme unifiée qui regroupe toutes les activités d'approvisionnement dans un hub transparent.
• Informations basées sur l'IA : Utilisez nos fonctionnalités avancées d'analyse et d'IA pour identifier les tendances, prévoir les résultats et prendre des décisions plus intelligentes, fondées sur des données.
• Gestion proactive des risques : Planifiez les interruptions et atténuez les risques à l'aide de la modélisation de scénarios, garantissant ainsi la résilience de votre chaîne d'approvisionnement.
• Flux de travail collaboratifs : Favorisez une collaboration fluide entre les services grâce à des outils intuitifs qui alignent les stratégies d'achat sur les priorités de l'organisation.
• Intégration de la durabilité : Intégrez les critères ESG (environnementaux, sociaux et de gouvernance) dans les processus d'approvisionnement afin d'atteindre des objectifs éthiques et durables.
• Adaptabilité dynamique : Perfectionnez continuellement les stratégies pour vous adapter à l'évolution des conditions du marché, afin de garantir la pertinence et l'efficacité de vos achats.
• Préparation renforcée des équipes : Comblez les lacunes en matière de capacités grâce à des conseils d'action automatisés et à des flux de travail rationalisés, afin de garantir que votre équipe est prête à prendre des initiatives stratégiques à forte valeur ajoutée.
• Résultats mesurables : Suivez les KPI, surveillez les progrès et communiquez la valeur de la transformation des achats aux parties prenantes grâce à des outils de reporting clairs.

En partenariat avec laboratoires d'akiro, vous pouvez exploiter tout le potentiel des achats, en favorisant l'efficacité, l'innovation et la réussite à long terme. Laissez-nous vous aider à repenser les achats en tant que moteur stratégique de votre entreprise.

Conclusion

La transformation des achats, ce qui signifie un changement stratégique dans les processus d'approvisionnement est crucial pour les organisations qui souhaitent prospérer sur le marché concurrentiel d'aujourd'hui. En modernisant les processus, en utilisant des outils numériques et en se concentrant sur des améliorations stratégiques, les entreprises peuvent accroître leur efficacité, réaliser des économies et créer de la valeur. Cette transformation renforce la fonction achats et améliore la performance globale et la résilience de l'organisation.

Bien que des défis tels que la résistance au changement ou des problèmes de gestion des données puissent survenir, ils peuvent être relevés grâce à une stratégie claire, à une formation appropriée et à des solutions technologiques appropriées. Des plateformes comme laboratoires d'akiro fournir les outils nécessaires pour simplifier et rationaliser le parcours de transformation, en aidant les organisations à exploiter tout leur potentiel.

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