Si vos dépenses indirectes passent inaperçues, vous n'êtes pas seul et elles coûtent plus cher que vous ne le pensez.

La gestion indirecte des catégories est souvent négligée, alors qu'elle représente jusqu'à 40 % des dépenses totales d'une entreprise et cache de nombreuses inefficacités. La dispersion des fournisseurs, les achats non-conformistes et l'absence de stratégie épuisent les ressources et ralentissent la croissance.

La bonne nouvelle, c'est qu'une approche structurée et technologique de la gestion indirecte des catégories peut vous aider à reprendre le contrôle, à optimiser les relations avec les fournisseurs et à réaliser des économies mesurables.

Dans cet article, nous allons présenter les meilleures pratiques éprouvées et les stratégies intelligentes pour vous aider à transformer les dépenses indirectes en avantage stratégique, sans ajouter de complexité.

Qu'est-ce que la gestion indirecte des catégories ?

La gestion des catégories indirectes est le processus stratégique d'organisation, de gestion et d'optimisation de l'achat de biens et services non essentiels, également connu sous le nom de dépenses indirectes.

Il s'agit notamment des fournitures de bureau et des services de marketing, des abonnements aux logiciels et de la gestion des installations, sans oublier les frais de voyage. Bien que les catégories indirectes ne contribuent pas directement à votre produit final, elles ont un impact significatif sur l'efficacité opérationnelle, la structure des coûts et la performance financière globale de votre entreprise.

Contrairement à achats directs, où les relations avec les fournisseurs et les matériaux sont étroitement liés à la production, les dépenses indirectes sont souvent réparties entre les différents départements. Catégorie La gestion vous aide à consolider ces dépenses, à identifier les opportunités d'économies, à aligner les parties prenantes et à uniformiser les décisions relatives aux fournisseurs.

En regroupant les achats similaires dans des catégories définies et en appliquant une approche stratégique, vous pouvez débloquer des gains d'efficacité cachés, améliorer la conformité et générer plus de valeur auprès de votre base de fournisseurs. La bonne approche garantit que vous n'achetez pas seulement ce dont vous avez besoin, mais que vous l'achetez de manière plus intelligente, plus rapide et plus rentable.

C'est exactement pourquoi les dépenses indirectes exigent une plus grande attention ; elles sont souvent sous-estimées, mais elles recèlent un potentiel inexploité.

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Pourquoi les dépenses indirectes exigent de l'attention

Les dépenses indirectes ne sont peut-être pas directement liées à la prestation de votre produit ou service, mais elles représentent une part importante des dépenses totales de votre entreprise. Si elle n'est pas gérée, elle entraîne des inefficacités, une hausse des coûts et des risques de conformité qui ont une incidence sur vos résultats.

Voici pourquoi vous devez prendre au sérieux la gestion indirecte des catégories :

• Cela s'additionne rapidement : Les dépenses indirectes représentent souvent 40 % du total des dépenses des entreprises, englobant des catégories telles que l'informatique, les voyages, les fournitures de bureau et les services professionnels.
• Il est souvent décentralisé, avec plusieurs les départements gèrent les achats de manière indépendante, ce qui entraîne des prix incohérents, une visibilité limitée et une mauvaise conformité aux contrats.
• Cela entraîne des coûts cachés : les fournisseurs dupliqués, les abonnements non gérés et les processus non standardisés peuvent augmenter les coûts opérationnels au fil du temps.
• Elle augmente l'exposition au risque : En l'absence d'un processus d'approvisionnement clair, les risques de non-conformité, de problèmes de sécurité des données et d'interruptions de service sont plus élevés.
• Cela limite le pouvoir de négociation : La fragmentation des dépenses rend plus difficile l'exploitation des remises sur volume ou des partenariats stratégiques avec les fournisseurs.
• Elle réduit l'efficacité opérationnelle : Les efforts d'approvisionnement déconnectés font perdre du temps et des ressources qui pourraient être alloués à des tâches stratégiques de grande valeur.
• Cela laisse de l'argent sur la table : Les entreprises qui ne parviennent pas à gérer efficacement leurs dépenses indirectes risquent de ne pas pouvoir réaliser des économies potentielles 15 % à 25 % par transaction, comme en témoignent les organisations qui ont mis en œuvre de l'achat au paiement (P2P) et ont rationalisé leurs cycles d'achat.

Pour maîtriser ces défis, explorons les quatre piliers d'une gestion indirecte efficace des catégories.

Quatre piliers d'une gestion indirecte efficace des catégories

La gestion efficace des dépenses indirectes commence par une base solide, et c'est là que les quatre piliers clés de la gestion des catégories indirectes entrent en jeu.

Ces piliers guident la manière dont vous structurez vos efforts d'approvisionnement, impliquez les parties prenantes et obtenez un impact mesurable dans l'ensemble de l'organisation.

Voici les points sur lesquels vous devez vous concentrer :

1. Visibilité des dépenses

Tu ne peux pas gérer ce que tu ne peux pas voir. Il est essentiel d'obtenir une visibilité complète sur vos dépenses indirectes pour identifier les opportunités d'économies, suivre la conformité et éliminer le gaspillage. Utilisez des plateformes d'approvisionnement centralisées, des tableaux de bord en temps réel et analyse des dépenses pour cartographier où va votre argent et pourquoi.

2. Segmentation des catégories

Regroupez les produits et services similaires dans des catégories stratégiques afin de les gérer plus efficacement. Cela vous permet d'adapter les stratégies d'approvisionnement, de consolider les fournisseurs et d'appliquer des critères de référence spécifiques à chaque catégorie. Segmentation permet également d'identifier plus facilement les domaines présentant un potentiel d'économies élevé ou présentant un risque d'approvisionnement élevé.

3. Alignement des intervenants

Achats indirects implique souvent plusieurs départements, chacun ayant ses propres besoins et objectifs. Alignement interne parties prenantes dès le début du processus de planification des catégories, cela garantit l'adhésion, réduit la résistance au changement et améliore la conformité. La collaboration entre les services financiers, informatiques, marketing et autres est essentielle pour garantir la cohérence et obtenir des résultats.

4. Gestion de la relation avec les fournisseurs

Stratégique partenariats avec les fournisseurs conduire à de meilleurs services, à de meilleurs prix et à de meilleures innovations. Concentrez-vous sur l'établissement de relations à long terme avec des fournisseurs de confiance, sur le suivi des performances au moyen d'indicateurs de performance clés et sur la réalisation d'évaluations régulières. Cela permet de réduire les risques et de générer une plus grande valeur au-delà des simples économies de coûts.
Maintenant que vous avez construit une base solide, examinons les meilleures stratégies pour gérer plus efficacement les catégories indirectes.

Principales stratégies liées aux catégories indirectes

Une fois que vous avez défini les principaux piliers de la gestion indirecte des catégories, il est temps de les mettre en œuvre grâce à des stratégies éprouvées qui génèrent des résultats. L'objectif est de réduire la complexité, de contrôler les coûts et de générer de la valeur à long terme, sans ralentir vos équipes.

Voici les meilleures stratégies pour gérer plus efficacement les catégories indirectes :

1. Consolider les fournisseurs

Rationalisez votre base de fournisseurs en consolidant les achats auprès de fournisseurs préférés. Cela renforce votre pouvoir de négociation, réduit les frais administratifs et se traduit souvent par de meilleurs prix et niveaux de service.

Lisez également Qu'est-ce que le sourcing des fournisseurs ? Un guide pour des décisions d'approvisionnement plus intelligentes

2. Mettre en œuvre des plans de catégories personnalisés

Chaque catégorie indirecte a ses nuances. Développer des produits spécifiques à une catégorie sources des stratégies qui reflètent le paysage du marché, la demande interne et les capacités des fournisseurs.

Par exemple, votre stratégie en matière de services informatiques doit être différente de celle concernant les fournitures de bureau ou les voyages.

3. Tirez parti des outils d'approvisionnement numériques

Utilisez des plateformes alimentées par l'IA, des outils d'approvisionnement en ligne et des flux de travail automatisés pour centraliser les données relatives aux dépenses, suivre les performances des fournisseurs et améliorer la cohérence. Ces outils améliorent la visibilité, accélèrent les approbations et minimisent les erreurs tout au long du cycle d'approvisionnement.

4. Collaborez de manière interfonctionnelle

Les catégories indirectes concernent plusieurs départements. Alignez les achats avec les parties prenantes des finances, des ressources humaines et des opérations afin de garantir que les stratégies répondent à la fois aux besoins fonctionnels et aux objectifs commerciaux.

5. Standardisez les politiques et les processus

Élaborez des politiques d'approvisionnement, des modèles de contrats et des directives d'approvisionnement clairs afin de réduire les dépenses non conformistes et de garantir la conformité. La standardisation favorise également l'évolutivité au fur et à mesure de la croissance de votre organisation.

6. Surveiller les tendances du marché et effectuer des analyses comparatives

Restez informé des évolutions du marché par catégorie, des benchmarks de prix et des indicateurs de performance des fournisseurs. Cela vous permet de prendre des décisions d'approvisionnement plus éclairées et d'ajuster vos stratégies en temps réel.

Pour suivre l'efficacité de ces stratégies, examinons les indicateurs clés de performance (KPI) qui doivent être mesurés.

Principaux indicateurs de performance clés en matière d'achats pour mesurer le succès de la gestion indirecte des catégories

Suivi de la droite indicateurs de performance clés (KPI) est essentiel pour déterminer si vos stratégies de catégories indirectes sont efficaces. Sans indicateurs, il est difficile de prouver la valeur, d'optimiser vos efforts ou d'identifier les domaines à améliorer. Les KPI vous aident à rester responsable, à favoriser l'amélioration continue et à aligner les achats sur les objectifs commerciaux.

Voici les principaux KPI d'achats à suivre pour la gestion indirecte des catégories :

1. Économies de coûts réalisées : Mesurez à la fois les économies matérielles (par exemple, les remises négociées) et les économies douces (par exemple, l'amélioration des processus). Ce KPI reflète directement l'impact financier de vos stratégies d'approvisionnement.
2. Taux de conformité : Surveillez la fréquence à laquelle les départements respectent les listes de fournisseurs préférés, les politiques d'approvisionnement et les conditions des contrats. Une conformité accrue signifie moins d'achats frauduleux et un meilleur contrôle des coûts.
3. Score de performance des fournisseurs : Utilisez des tableaux de bord pour évaluer la fiabilité, la qualité et les délais de livraison des fournisseurs. En surveillant cela, vous pouvez tirer le meilleur parti de vos relations avec les fournisseurs.
4. Durée du cycle des bons de commande (PO) : Mesurez le temps écoulé entre la demande et l'approbation de la commande. Des cycles plus courts indiquent une plus grande efficacité processus d'approvisionnement et moins de friction interne.
5. Pourcentage de Maverick Spend: Cela indique le montant des dépenses effectuées en dehors des canaux d'approvisionnement approuvés. Un pourcentage plus faible indique une plus grande discipline des processus et un meilleur contrôle des dépenses.
6. Précision des prévisions d'économies : Comparez les économies prévues aux économies réelles résultant des initiatives d'approvisionnement. Des prévisions précises reflètent une bonne compréhension des données relatives aux dépenses et du comportement des fournisseurs.
7. Taux d'adoption de la stratégie par catégorie : Contrôlez la cohérence avec laquelle les équipes internes adoptent et mettent en œuvre les plans de catégories. Le taux d'adoption élevé témoigne de l'alignement des parties prenantes et de la confiance dans le rôle stratégique des achats.

Pour atteindre régulièrement ces indicateurs de performance clés, vous devez investir dans le développement des capacités internes qui permettent de prendre des décisions d'achat stratégiques et fondées sur des données.

Comment renforcer les capacités internes pour l'excellence en matière de gestion des catégories indirectes

Une technologie performante peut soutenir votre stratégie, mais ce sont vos collaborateurs et vos processus qui en font le succès. Le renforcement des capacités internes est essentiel pour développer la gestion indirecte des catégories et générer de la valeur à long terme. Lorsque votre équipe comprend l'importance stratégique des dépenses indirectes et possède les compétences et les structures nécessaires pour les gérer efficacement, vous favorisez une culture d'amélioration continue et de responsabilité.

Voici comment développer des capacités internes durables :

1. Améliorer les compétences des équipes d'approvisionnement : Investissez dans des formations qui améliorent les compétences analytiques, les capacités d'études de marché et les tactiques de négociation avec les fournisseurs. Donnez à votre équipe les moyens de gérer des catégories indirectes complexes en toute confiance.

2. Établissez une collaboration interfonctionnelle : Les dépenses indirectes concernent tous les départements. Créez des comités directeurs ou des conseils d'approvisionnement qui incluent les finances, les ressources humaines, l'informatique et les opérations afin d'aligner les priorités d'approvisionnement sur les besoins de l'entreprise.

3. Élaborez des structures de gouvernance claires : Définissez les rôles, les responsabilités et les flux de travail d'approbation pour la gestion des dépenses indirectes. Une gouvernance claire garantit la cohérence, la conformité et une meilleure prise de décision.

4. Promouvoir la propriété des catégories : Attribuez des responsables de catégorie responsables de la stratégie, de la performance des fournisseurs et des résultats. L'appropriation renforce la responsabilisation et favorise une meilleure compréhension du paysage des catégories.

5. Favorisez une culture axée sur les données : Donnez à vos équipes les moyens de tirer parti des données relatives aux dépenses et des informations sur le marché dans leurs décisions quotidiennes. Un état d'esprit axé sur les données permet d'améliorer les prévisions, la gestion des risques et le suivi des performances des fournisseurs.

Une fois votre équipe et vos processus en place, il est temps d'explorer les outils technologiques qui donnent vie à votre stratégie de gestion indirecte des catégories.

Les meilleurs outils technologiques pour une gestion des catégories indirectes plus intelligente

Pour gérer efficacement les catégories indirectes, vous avez besoin de plus qu'une simple stratégie ; vous avez besoin de la bonne technologie. Les outils numériques ne se contentent pas de rationaliser les achats ; ils fournissent des informations, automatisent les tâches manuelles et vous aident à étendre la gestion des catégories à l'ensemble de l'entreprise.

Lorsqu'elle est mise en œuvre de manière réfléchie, la technologie permet une prise de décision plus rapide, une meilleure collaboration et des relations plus solides avec les fournisseurs.

Voici les principaux outils technologiques qui soutiennent la gestion indirecte des catégories :

1. Plateformes d'analyse des dépenses

Bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur vos dépenses indirectes en consolidant les données provenant de plusieurs systèmes. Les outils d'analyse des dépenses vous aident à identifier les tendances, à identifier les opportunités d'économies et à évaluer les performances des fournisseurs.

2. Outils d'approvisionnement en ligne et de RFX

Simplifiez les événements d'approvisionnement, tels que RFQ, RFP, et des ventes aux enchères. Ces plateformes améliorent l'engagement des fournisseurs, accélèrent les évaluations et facilitent des offres plus compétitives.

3. Gestion du cycle de vie des contrats (CLM)

Centralisez et automatisez la création, l'approbation et le suivi des contrats. CLM les systèmes vous aident à gérer les risques, à garantir la conformité et à éviter les interruptions ou les renouvellements coûteux des contrats.

4. Solutions d'achat au paiement (P2P)

bout en bout P2P les plateformes automatisent l'ensemble du processus, de la demande au paiement, en réduisant les temps de cycle et en améliorant le contrôle des achats indirects.

5. Outils de gestion de la relation fournisseur (SRM)

Ces outils vous permettent de suivre les performances des fournisseurs, de gérer les risques et de favoriser des partenariats stratégiques. Vous pouvez suivre les KPI, planifier des évaluations des performances et collaborer plus efficacement.

6. IA et analyse prédictive

L'IA améliore les prévisions, la gestion des dépenses anticipées et approvisionnement stratégique décisions. Les modèles prédictifs vous aident à anticiper les risques liés aux fournisseurs et les évolutions du marché avant qu'elles n'aient un impact sur vos opérations.

Pour réellement réunir ces outils technologiques au sein d'une solution intelligente et unifiée, voyons comment akirolabs soutient votre parcours de gestion indirecte des catégories.

Comment akirolabs permet une gestion plus intelligente des catégories indirectes

La gestion indirecte des catégories peut être l'un des domaines les plus difficiles à optimiser au sein des achats, car elle est souvent fragmentée entre plusieurs départements et répartie entre de nombreux fournisseurs. Les systèmes traditionnels rencontrent des difficultés en termes de visibilité et de contrôle, mais laboratoires d'akiro propose une solution sophistiquée basée sur l'IA qui simplifie et transforme la façon dont les dépenses indirectes sont gérées, permettant aux entreprises de contrôler totalement leurs stratégies d'approvisionnement.

Voici comment laboratoires d'akiro favorise une gestion indirecte plus intelligente des catégories :

1. Stratégie d'approvisionnement pilotée par l'IA

Avec akirolabs, les dépenses indirectes sont optimisées grâce à des informations alimentées par l'IA, garantissant des stratégies d'achat plus intelligentes. Contrairement aux outils traditionnels, qui se concentrent sur les tâches opérationnelles, akirolabs fournit aux gestionnaires de catégories des outils de prise de décision améliorés par l'IA qui fournissent des recommandations exploitables basées sur des données historiques et des informations de marché. Cette fonctionnalité vous aide à identifier les opportunités d'optimisation des dépenses, à réduire les risques liés aux fournisseurs et à améliorer l'efficacité de vos activités d'approvisionnement indirect.

Le moteur d'intelligence artificielle de la plateforme est conçu pour améliorer l'intelligence humaine, permettant ainsi de prendre des décisions plus rapides et fondées sur des données sans remplacer la prise de décision nuancée requise par les achats.

2. Collaboration interfonctionnelle et engagement des parties prenantes

Les achats indirects impliquent souvent diverses parties prenantes issues de différents services tels que l'informatique, le marketing, les finances et les ressources humaines, ce qui peut compliquer l'alignement des stratégies. akirolabs facilite la collaboration entre ces départements en proposant des espaces de travail centralisés et des tableaux de bord partagés. Cette intégration garantit que tous les départements sont alignés sur les stratégies d'approvisionnement, réduisant ainsi les silos et accélérant le processus de prise de décision.

Les outils de collaboration avec les parties prenantes de la plateforme vous permettent de recueillir les commentaires des équipes concernées tout au long du processus de planification des catégories, améliorant ainsi la conformité et rendant l'élaboration de la stratégie plus efficace et inclusive.

3. Visibilité des dépenses et gestion des risques

Une visibilité complète des dépenses est cruciale pour une gestion efficace des catégories indirectes, et akirolabs vous garantit une vision claire et en temps réel de votre environnement d'approvisionnement. Grâce à ses outils intégrés d'analyse des dépenses et de gestion des risques, akirolabs consolide les données relatives aux dépenses provenant de plusieurs systèmes, ce qui permet de détecter plus facilement les inefficacités et les opportunités d'économies potentielles. Les fonctionnalités d'évaluation des risques de la plateforme, notamment la notation des risques des fournisseurs et l'analyse des tendances du marché, vous permettent d'identifier et d'atténuer les risques de manière proactive tout au long de la chaîne d'approvisionnement, garantissant ainsi des décisions d'achat résilientes, même en période de volatilité.

4. Gestion des relations avec les fournisseurs et des performances

L'un des principaux avantages d'akirolabs est sa capacité à entretenir des relations à long terme avec ses fournisseurs. En fournissant un suivi des performances des fournisseurs et une gestion collaborative des relations, la plateforme vous permet d'identifier les fournisseurs les plus performants et de développer des partenariats stratégiques qui améliorent les prix, les niveaux de service et l'innovation. akirolabs centralise les informations sur les performances des fournisseurs, ce qui facilite les évaluations continues des fournisseurs, améliore la collaboration et optimise la base d'approvisionnement.

5. Suivi de la valeur et amélioration continue

Avec akirolabs, mesurer le succès des achats va au-delà des économies. Les indicateurs de performance clés (KPI), tels que les taux de conformité, les performances des fournisseurs et les dépenses non conformistes, sont suivis en temps réel, ce qui vous permet d'évaluer le succès de vos stratégies de catégories indirectes. Les fonctionnalités de suivi en temps réel de la plateforme vous permettent d'ajuster vos stratégies à la volée, afin de continuer à atteindre vos objectifs d'approvisionnement. Les outils de suivi de la valeur d'akirolabs permettent aux équipes de réaliser à la fois des économies tangibles et des économies progressives grâce à l'amélioration des processus, offrant ainsi une valeur commerciale continue.

6. Plateforme évolutive et modulaire

Que votre organisation soit une entreprise mondiale ou une entreprise de taille moyenne, akirolabs propose une solution modulaire et évolutive qui s'adapte à vos besoins d'approvisionnement indirect. La configuration sans code de la plateforme garantit un déploiement facile au sein des différentes équipes d'approvisionnement, éliminant ainsi le besoin d'un support informatique étendu. akirolabs s'adapte parfaitement à la croissance de votre entreprise, ce qui en fait un choix idéal pour les organisations qui cherchent à optimiser les dépenses indirectes sans surcharger leurs ressources internes.

Êtes-vous prêt à prendre le contrôle de vos dépenses indirectes ? Réservez une démo avec akirolabs dès aujourd'hui et découvrez comment notre plateforme peut vous aider à créer un approvisionnement plus intelligent, à renforcer les partenariats avec les fournisseurs et à générer rapidement une valeur mesurable.

Conclusion

La gestion indirecte des catégories est un impératif stratégique. Lorsque vous gérez les dépenses indirectes de manière intentionnelle, vous réalisez bien plus que de simples économies de coûts. Vous améliorez la visibilité, réduisez les risques, stimulez l'innovation et renforcez l'alignement au sein de votre organisation.

En vous concentrant sur les bonnes stratégies, les indicateurs de performance clés, les capacités internes et les technologies habilitantes, vous pouvez transformer un domaine traditionnellement négligé en une source de valeur commerciale mesurable.

Le moment est venu de passer d'un approvisionnement fragmenté à une approche plus intelligente, axée sur les données, qui génère des résultats.

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