Dans le monde des affaires extrêmement compétitif et axé sur le numérique d'aujourd'hui, les achats ne sont plus simplement un coup de main ; il s'agit d'une initiative stratégique qui affecte directement la croissance, la résilience et la rentabilité de votre organisation. L'ancienne perception selon laquelle les achats étaient considérés comme un service administratif et transactionnel est révolue depuis longtemps. Elle joue désormais un rôle majeur dans la gestion des risques liés aux fournisseurs, la promotion de la durabilité, l'amélioration de la rentabilité et le soutien à l'innovation au sein de l'entreprise.

Cependant, pour réaliser pleinement ce potentiel stratégique, votre organisation d'approvisionnement a besoin de bien plus que de simples outils ; elle a besoin d'un modèle opérationnel de nouvelle génération. Ce modèle doit être suffisamment agile pour s'adapter à la volatilité des marchés, suffisamment intelligent pour utiliser des données en temps réel et suffisamment collaboratif pour s'adapter à tous les aspects de l'entreprise.

Cet article explique comment évaluer la maturité actuelle de vos achats, identifier les éléments structurels et stratégiques d'un modèle opérationnel efficace et mettre en œuvre les technologies et les relations qui font de l'approvisionnement un véritable partenaire commercial.

Évaluation de l'état actuel des achats

Avant de créer un modèle opérationnel d'approvisionnement prêt pour l'avenir, vous devez clairement comprendre où en est votre organisation aujourd'hui. Il ne s'agit pas simplement d'identifier les problèmes ; il s'agit de reconnaître les opportunités de transformation. Une évaluation honnête de votre fonction d'achat actuelle permet de jeter les bases d'une amélioration durable et évolutive.

1. Repérer les goulots d'étranglement

Commencez par identifier les domaines dans lesquels vos processus sont ralentis. Les équipes utilisent-elles toujours des feuilles de calcul ? Les approbations sont-elles bloquées dans d'interminables chaînes d'e-mails ? Selon une récente enquête de la CAPPO, 56 % des organisations sont confrontées à des inefficacités de leurs processus qui entraînent des retards dans les projets et une augmentation des coûts opérationnels. Ces points de friction nuisent à la productivité et limitent la capacité des achats à apporter une valeur stratégique.

2. Synchronisation stratégique

Posez-vous la question suivante : les achats sont-ils alignés sur la stratégie globale de l'entreprise ? Si les achats sont axés uniquement sur le prix et non sur la création de valeur, l'innovation ou la collaboration avec les fournisseurs, ils fonctionnent en silo. Un mauvais alignement peut entraîner des conflits de priorités, des opportunités d'économies manquées et des relations incohérentes avec les fournisseurs. Les achats doivent travailler main dans la main avec les équipes des finances, des opérations et du développement durable pour obtenir des résultats importants pour l'ensemble de l'entreprise.

3. Contrôle technique

Enfin, examinez votre infrastructure technologique. Vos outils permettent-ils d'obtenir des informations en temps réel, d'automatiser et de collaborer, ou créent-ils davantage de tâches manuelles ? Les dépenses informatiques mondiales devant atteindre 5,61$ d'ici la fin de 2025, les organisations qui ne parviendront pas à se moderniser risquent de prendre du retard. Les plateformes d'approvisionnement basées sur le cloud, les analyses pilotées par l'IA et l'automatisation ne sont plus un luxe ; elles constituent la base d'un modèle d'approvisionnement efficace et axé sur les informations.

Une fois que vous aurez évalué ces domaines clés : efficacité des processus, alignement stratégique et maturité technologique, vous serez prêt à prendre des décisions éclairées concernant la refonte de votre modèle d'approvisionnement afin de soutenir votre croissance future. Examinons les facteurs qui orienteront votre prochain déménagement.

Choisir le bon modèle : quels sont les facteurs les plus importants ?

Le bon modèle opérationnel d'approvisionnement garantit la flexibilité, génère de la valeur et soutient une croissance évolutive.

Voici les facteurs critiques à prendre en compte avant de prendre une décision :

• Harmonie stratégique: Votre stratégie d'approvisionnement devrait soutenir directement la mission globale de votre organisation, qu'il s'agisse de croissance, de durabilité, de maîtrise des coûts ou d'innovation. Les responsables des achats doivent collaborer avec les équipes de direction pour s'assurer que leurs objectifs sont parfaitement alignés sur les KPI à l'échelle de l'entreprise.
• Dynamique d'équipe et profil des dépenses : Tenez compte de la taille, des capacités et de la répartition de votre équipe d'approvisionnement, ainsi que des dépenses annuelles de votre organisation et de la complexité des catégories. Un modèle décentralisé peut convenir aux entreprises dotées d'unités autonomes, tandis que les modèles centralisés ou hybrides conviennent à celles qui ont de grandes équipes interfonctionnelles et des dépenses importantes.
• Empreinte géographique : Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs régions, votre modèle doit s'adapter à des lois fiscales, à des pratiques de travail et à des écosystèmes de fournisseurs variés. Un modèle régionalisé ou centré fonctionne souvent mieux pour les entreprises internationales qui recherchent un équilibre entre l'autonomie locale et le contrôle mondial.

• État de préparation technologique : Êtes-vous équipé pour déployer une technologie d'approvisionnement de nouvelle génération ? 94 % des équipes achats utilisent désormais des outils d'IA chaque semaine, contre 50 % l'année dernière. Si votre infrastructure technologique n'est pas prête pour l'IA, l'automatisation et les analyses avancées, votre modèle opérationnel doit inclure une feuille de route pour y parvenir.

• Conformité à la réglementation et au secteur : Votre modèle doit tenir compte des réglementations spécifiques au secteur, des exigences ESG et des mandats d'approvisionnement éthique. Une approche axée sur la conformité est essentielle, en particulier dans les secteurs de la santé, du gouvernement et de la finance.

• Complexité des catégories et maturité de la chaîne d'approvisionnement : Évaluez la nature de vos catégories de dépenses ; faites-vous affaire avec des fournisseurs à haut risque, des composants personnalisés ou des prix fluctuants des matières premières ? Les chaînes d'approvisionnement complexes exigent un modèle qui intègre des stratégies d'approvisionnement agiles, des cadres de gestion des risques et diversification des fournisseurs.

• Préparation au changement et adéquation culturelle : Ne négligez pas la culture interne. Votre organisation est-elle ouverte au changement ? Un modèle opérationnel performant dépend de l'adhésion des parties prenantes, de la clarté des rôles et d'une culture qui valorise l'innovation et l'amélioration continue.

Une fois que vous avez identifié ces facteurs clés, l'étape suivante consiste à concevoir la base structurelle de votre modèle. Voyons comment mettre cela en place pour un succès à long terme.

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Structurer le succès : construire l'épine dorsale de votre modèle d'approvisionnement

Un modèle opérationnel d'approvisionnement bien structuré doit trouver un équilibre entre les priorités concurrentes, s'aligner sur les objectifs commerciaux et permettre une collaboration interfonctionnelle, tout en restant suffisamment agile pour s'adapter à l'évolution de l'entreprise.

Voici les principaux éléments structurels qui constituent la base d'une fonction d'achat à fort impact :

Aperçu du marché des fournisseurs

Les achats doivent aller au-delà des coûts et développer une compréhension approfondie du marché de l'approvisionnement externe pour être stratégiques. Cela signifie qu'il faut se tenir au courant des évolutions du marché, des innovations des fournisseurs, de l'évolution des prix et des risques géopolitiques. Grâce à ces connaissances, vous pouvez :

• Sélectionnez les fournisseurs en fonction de la valeur à long terme, et pas seulement du prix.
• Diversifiez votre base de fournisseurs pour réduire la dépendance et atténuer les risques.
• Tirez parti des capacités des fournisseurs pour la co-innovation et la création de valeur conjointe.

Les équipes d'approvisionnement les plus performantes investissent dans des outils d'intelligence de marché et gestion de la relation avec les fournisseurs des plateformes (SRM) pour transformer les informations en actions.

Approche centrée sur l'utilisateur

L'approvisionnement ne fonctionne pas en silo ; il dessert tous les départements qui achètent des biens ou des services. C'est pourquoi un modèle efficace doit être construit en fonction des besoins et de l'expérience des utilisateurs. Pour y parvenir efficacement, votre structure doit :

• Activez les outils en libre-service pour les achats courants de faible valeur.
• Simplifiez les flux de travail d'approbation sans sacrifier le contrôle.
• Fournir un support réactif et une communication cohérente avec les parties prenantes internes.

Cette approche améliore l'efficacité et accroît la crédibilité du service des achats en tant que partenaire de confiance de l'entreprise.

Équilibre et alignement des parties prenantes

Les achats recoupent souvent des priorités contradictoires : les finances veulent des économies, les opérations veulent de la rapidité et le service juridique veut de la conformité. Un modèle robuste trouve le juste équilibre entre contrôle et flexibilité en :

• Établir des structures de gouvernance claires avec des rôles et des responsabilités définis.
• Création de voies d'escalade pour la prise de décisions entre les fonctions.
• Mobiliser les parties prenantes tôt et souvent pour favoriser l'alignement, et non les frictions.

Une cartographie régulière des parties prenantes et des cadres d'engagement peuvent aider les achats à maintenir l'alignement et à éviter les goulots d'étranglement opérationnels.

Voyons maintenant comment les achats peuvent passer du statut de processus transactionnel à celui de partenaire commercial de confiance.

Renforcer les relations : faire en sorte que les achats ne se limitent pas aux transactions

Les achats doivent passer d'une fonction réactive de prise de commandes à un partenaire commercial stratégique intégré à la prise de décisions de l'entreprise afin de générer de la valeur à long terme. Cela implique de développer des relations de confiance non seulement avec les fournisseurs, mais également avec les parties prenantes internes dans tous les départements.

Lorsque les achats agissent comme un connecteur reliant les objectifs des équipes opérationnelles, financières, marketing et produits, ils catalysent la collaboration, l'innovation et la croissance durable.

D'acheteur à partenaire stratégique

Dans les anciens modèles, les achats sont souvent considérés comme une fonction de contrôle des coûts ou une fonction administrative. Les responsables des achats créent de la valeur conjointement avec les parties prenantes et les fournisseurs dans le cadre d'un modèle opérationnel moderne. Cela signifie que :

• Impliquer l'approvisionnement dès le début du développement du produit ou de la planification de l'expansion.
• Collaborer avec les fournisseurs pour favoriser l'innovation, réduire les délais ou améliorer la qualité.
• Utiliser l'expertise en matière d'achats pour définir la stratégie, et pas seulement pour l'exécuter.

Le passage du statut d' « acheteur » à celui de « partenaire » permet aux achats d'influencer les résultats au plus haut niveau.

Engagez-vous et communiquez avec détermination

Une communication claire et cohérente est le ciment des relations stratégiques. Des équipes d'approvisionnement performantes :

• Organisez régulièrement des réunions avec les parties prenantes pour aligner les plans d'approvisionnement, les objectifs et les attentes.
• Utilisez des tableaux de bord et des indicateurs de performance pour garantir la transparence et la responsabilité.
• Adaptez les communications aux besoins des différents publics : dirigeants, utilisateurs finaux et fournisseurs.

La création de ces canaux de communication favorise la confiance, garantit l'alignement et évite les surprises en fin de compte.

Mettre en place des cadres de gouvernance pour la collaboration

Une gouvernance solide garantit que processus d'approvisionnement sont cohérents, évolutifs et équitables. Un cadre bien défini comprend :

• Des droits de décision et des procédures d'escalade clairs.
• Les évaluations des performances des fournisseurs sont liées aux KPI et aux SLA.
• Des directives contractuelles qui favorisent la collaboration, la flexibilité et la conformité.

La gouvernance ne limite pas l'innovation ; elle fournit la structure et la clarté nécessaires pour l'étendre de manière responsable à toutes les équipes et à toutes les régions.

Voyons maintenant comment intégrer ces dimensions relationnelles dans un écosystème d'achats entièrement connecté.

Intégrer les dimensions de la passation des marchés

Les modèles opérationnels d'approvisionnement les plus efficaces ne considèrent pas l'approvisionnement comme une fonction autonome ; ils l'intègrent dans une stratégie entièrement connectée à l'échelle de l'entreprise qui touche tous les aspects des opérations.

Pour atteindre ce niveau d'intégration, les achats doivent être holistiques, axés sur les données et étroitement alignés sur les priorités commerciales des différents services.

Une collaboration interfonctionnelle pour un impact accru

Les achats atteignent leur valeur maximale lorsqu'ils travaillent main dans la main avec des équipes telles que les finances, les opérations, le juridique, l'informatique et le développement durable. Plutôt que de fonctionner de manière isolée, les responsables des achats doivent :

• Asseyez-vous à la table pendant les séances de planification stratégique et de budgétisation.
• Aligner les stratégies relatives aux catégories avec les objectifs et les besoins opérationnels du département.
• Développez conjointement des pipelines d'innovation pour les fournisseurs avec la R&D et le développement de produits.

Ce niveau de collaboration garantit que les achats ne se contentent pas de soutenir l'entreprise, ils la façonnent activement.

Gestion de bout en bout pour l'efficacité des processus

Des systèmes disjoints et des flux de travail fragmentés entraînent souvent des erreurs, des lacunes en matière de conformité et des économies manquées. Pour gagner en efficacité, votre modèle opérationnel doit unifier l'approvisionnement, les contrats et les achats dans un processus transparent. Cela inclut :

• Automatiser l'intégralité du cycle de vie de l'approvisionnement au paiement (P2P).
• Veiller à ce que les termes du contrat soient appliqués tout au long du processus de paiement.
• Intégrer les plateformes d'approvisionnement aux systèmes ERP, financiers et de gestion des fournisseurs.

Un écosystème connecté accroît la transparence, améliore les temps de cycle et vous aide gérer les risques liés aux fournisseurs de manière plus proactive.

Prévision proactive de la demande à l'aide de données

Les achats ne peuvent plus se permettre de réagir à la demande ; ils doivent l'anticiper. Grâce à l'accès à des données en temps réel et à des analyses avancées, les équipes les plus performantes peuvent :

• Prévoir la demande en fonction des habitudes de consommation et des conditions du marché.
• Collaborez avec les équipes d'inventaire et de production pour éviter les surstocks ou les pénuries.
• Réduisez le gaspillage et améliorez le fonds de roulement grâce à des stratégies d'approvisionnement juste à temps.

Les achats peuvent favoriser la continuité opérationnelle et l'optimisation financière en combinant des informations prédictives et un approvisionnement agile.

Voyons maintenant en quoi la technologie joue un rôle central dans la concrétisation de cette intégration.

Adopter le numérique : dynamiser la transformation des achats grâce à la technologie

Pour les modèles opérationnels d'approvisionnement de nouvelle génération, l'activation numérique n'est pas facultative ; elle est essentielle à la mission.

Voici comment mettre en place une fonction d'achat numérique qui ait un impact durable :

Des hubs de données centralisés pour des décisions plus intelligentes

Dans la plupart des organisations, les données relatives aux achats sont dispersées sur des feuilles de calcul, des e-mails, des systèmes ERP et des plateformes déconnectées. Cette fragmentation entraîne des angles morts et des problèmes d'efficacité. La centralisation de vos données sur une plateforme unifiée permet de :

• Visibilité en temps réel sur les dépenses, les performances des fournisseurs et la conformité des contrats.
• Alignement interfonctionnel, avec un accès partagé aux indicateurs d'approvisionnement et aux indicateurs de performance clés.
• Prise de décision plus rapide grâce à des tableaux de bord interactifs et à des analyses visuelles.

Un hub de données centralisé transforme les achats en un centre de commande stratégique proactif, transparent et responsable.

Analyses avancées et IA pour un avantage stratégique

La transformation numérique va au-delà de la numérisation ; elle implique l'utilisation d'analyses avancées et d'IA pour améliorer la prise de décision. En intégrant l'apprentissage automatique et des modèles prédictifs à vos flux de travail d'approvisionnement, vous pouvez :

• Identifiez les tendances et les facteurs de coûts qui étaient auparavant cachés.
• Prévoyez les risques liés aux fournisseurs, la volatilité des prix ou les pics de demande avec une grande précision.
• Automatisez les décisions de routine, libérant ainsi du temps pour la réflexion stratégique et la collaboration avec les fournisseurs.

Déploiement technologique cohérent au sein des équipes

Adopter des outils numériques est une chose ; les déployer de manière cohérente au sein des équipes internationales en est une autre. Sans standardisation, la transformation numérique risque de stagner. Pour garantir l'uniformité et un retour sur investissement maximal, votre modèle d'exploitation doit inclure :

• Des protocoles clairs pour la sélection et le déploiement des technologies.
• Programmes de formation des utilisateurs et de gestion du changement pour favoriser l'adoption.
• Des boucles de feedback continues pour faire évoluer les outils numériques en fonction des besoins de première ligne.

Vous créez une culture d'approvisionnement unifiée avec des objectifs communs et une collaboration en temps réel en vous assurant que chaque équipe peut accéder aux mêmes fonctionnalités numériques.

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Voyons maintenant comment les surmonter et transformer les obstacles en avancées.

Relever les défis : transformer les obstacles en opportunités stratégiques

Lorsqu'ils sont abordés avec le bon état d'esprit, ils peuvent devenir de puissants catalyseurs de succès à long terme lorsqu'ils sont abordés avec le bon état d'esprit. L'essentiel est d'anticiper les pièges courants, de planifier de manière proactive et de créer une culture ouverte au changement.

Voici comment transformer les défis les plus difficiles des achats en opportunités de croissance :

Modernisation des systèmes informatiques existants

Les plateformes d'approvisionnement obsolètes, les données cloisonnées et les processus manuels peuvent ralentir l'ensemble de vos opérations. Bien que la modernisation de l'infrastructure informatique nécessite du temps et des investissements, les bénéfices, la visibilité en temps réel, l'automatisation et la précision des données en valent la peine.

• Commencez par évaluer les lacunes technologiques actuelles et priorisez les solutions rapides.
• Choisissez des plateformes modulaires basées sur le cloud qui s'adaptent à votre activité.
• Intégrez les systèmes d'approvisionnement aux outils financiers, ERP et de chaîne d'approvisionnement pour obtenir une source unique de vérité.

Clarifier les rôles et les droits de décision

Sans responsabilité claire, même le modèle d'approvisionnement le plus avancé peut s'effondrer en raison de la confusion. Il est essentiel de définir :

• Qui est responsable des décisions d'approvisionnement aux niveaux mondial, régional et local ?
• Quelles équipes peuvent négocier, approuver ou faire remonter les problèmes avec les fournisseurs ?
• Comment les achats collaborent avec les services juridiques, financiers et opérationnels pour prendre des décisions interfonctionnelles.

Une gouvernance claire et des matrices RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) intègrent rapidité et responsabilité à votre modèle opérationnel.

Maintien de la flexibilité et de l'agilité

Le rythme de l'évolution des marchés d'approvisionnement, des réglementations mondiales et de l'innovation numérique ne fait que s'accélérer. Votre modèle doit être conçu pour s'adapter.

• Planifiez des révisions régulières de la stratégie pour vous adapter aux changements internes et externes.
• Dotez les équipes d'approvisionnement des outils et de l'autorité nécessaires pour agir rapidement.
• Mettez à l'essai de nouveaux processus ou technologies dans de petites unités avant de les étendre à l'ensemble de l'entreprise.

L'agilité garantit que votre modèle d'approvisionnement reste pertinent, résilient et réactif, même en cas de perturbation.

Favoriser l'adhésion des parties prenantes et l'adoption du changement

Le changement est difficile, surtout lorsqu'il touche tous les départements. Pour que la transformation perdure, vous avez besoin de l'adhésion de votre personnel.

• Investissez dans de solides programmes de gestion du changement qui incluent la formation, la communication et le support.
• Impliquez les parties prenantes dès le début, en expliquant comment le nouveau modèle soutient leurs objectifs.
• Célébrez les victoires rapides pour démontrer leur valeur et créer une dynamique.

Un changement co-créé, et non imposé, conduit à une fonction achats qui est adoptée, et non pas combattue.

Aligner les KPI sur la valeur commerciale

De nombreuses organisations se concentrent uniquement sur les économies, mais un modèle d'approvisionnement moderne doit également mesurer la création de valeur.

• Incluez des indicateurs clés de performance pour l'innovation des fournisseurs, l'impact sur le développement durable et la satisfaction des parties prenantes.
• Utilisez des tableaux de bord équilibrés qui reflètent à la fois les résultats financiers et stratégiques.
• Passez régulièrement en revue et affinez les indicateurs pour les aligner sur l'évolution des priorités.

Voyons maintenant comment une plateforme comme laboratoires d'akiro permet de combiner tous ces éléments en un seul système intelligent et intégré.

akirolabs : votre partenaire en matière d'excellence en matière d'approvisionnement

Dans sa quête d'un modèle d'approvisionnement de nouvelle génération, akirolabs se distingue en intégrant l'IA, l'analyse des données et l'automatisation au sein d'une plateforme cohérente. Avec laboratoires d'akiro, vous pouvez transformer les achats d'une fonction transactionnelle en un moteur stratégique de valeur, de durabilité et d'innovation. Notre plateforme fournit les outils et les informations dont vous avez besoin pour moderniser les processus, améliorer la prise de décisions et aligner les achats sur vos objectifs commerciaux plus généraux.

Voici comment akirolabs peut améliorer votre fonction d'approvisionnement :

• Opérations centralisées et transparentes : Remplacez les flux de travail fragmentés par une plateforme unifiée qui regroupe toutes les activités d'approvisionnement dans un hub transparent.
• Informations basées sur l'IA : Utilisez nos fonctionnalités avancées d'analyse et d'IA pour identifier les tendances, prévoir les résultats et prendre des décisions plus intelligentes, fondées sur des données.
• Gestion proactive des risques : Planifiez les interruptions et atténuez les risques à l'aide de la modélisation de scénarios, garantissant ainsi la résilience de votre chaîne d'approvisionnement.
• Flux de travail collaboratifs : Favorisez une collaboration fluide entre les services grâce à des outils intuitifs qui alignent les stratégies d'achat sur les priorités de l'organisation.
• Intégration de la durabilité : Intégrez les critères ESG (environnementaux, sociaux et de gouvernance) dans les processus d'approvisionnement afin d'atteindre des objectifs éthiques et durables.
• Adaptabilité dynamique : Perfectionnez continuellement les stratégies pour vous adapter à l'évolution des conditions du marché, afin de garantir la pertinence et l'efficacité de vos achats.
• Préparation renforcée des équipes : Comblez les lacunes en matière de capacités grâce à des conseils d'action automatisés et à des flux de travail rationalisés, afin de garantir que votre équipe est prête à prendre des initiatives stratégiques à forte valeur ajoutée.
• Résultats mesurables : Suivez les KPI, surveillez les progrès et communiquez la valeur de la transformation des achats aux parties prenantes grâce à des outils de reporting clairs.

Avec laboratoires d'akiro, vous gagnez bien plus qu'un outil. Vous bénéficiez d'une plateforme stratégique qui permet à votre équipe de créer, de développer et de maintenir une fonction d'approvisionnement de premier ordre.

Conclusion

La conception de votre modèle opérationnel d'approvisionnement de nouvelle génération est un processus continu d'évolution, d'amélioration et d'impact stratégique. Lorsque vous commencez par évaluer où vous en êtes, en alignant vos efforts sur les objectifs de l'organisation, en adoptant les bonnes technologies et en établissant des relations de collaboration au sein de l'entreprise, vous créez une fonction d'achat qui fournit bien plus qu'un simple soutien opérationnel. Elle stimule la croissance, l'innovation et la valeur à long terme.

L'essentiel est de rester proactif, de répéter souvent et de ne jamais cesser d'optimiser.

Êtes-vous prêt à faire passer votre modèle opérationnel d'approvisionnement au niveau supérieur ? Découvrez comment laboratoires d'akiro peut vous aider à transformer votre stratégie d'approvisionnement grâce à des informations alimentées par l'IA, à une automatisation intelligente et à un contrôle centralisé.

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