Vous êtes-vous déjà demandé comment les entreprises suivent leurs achats et garantissent des transactions fluides ?

C'est là que les bons de commande (PO) entrent en jeu.

Que vous soyez acheteur ou vendeur, comprendre le fonctionnement d'un bon de commande peut vous éviter des coûts imprévus, des articles manquants et des problèmes de communication.

Dans ce guide, nous allons expliquer comment fonctionne un bon de commande, les différents types de bons de commande et pourquoi ils sont essentiels pour les acheteurs et les vendeurs. À la fin, vous saurez comment utiliser les bons de commande pour rationaliser votre processus d'approvisionnement et sécuriser des transactions plus intelligentes.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande est un document juridiquement contraignant généré par un acheteur et envoyé à un vendeur pour demander officiellement des produits ou services spécifiques à un prix prédéterminé. Il décrit les détails de l'achat et ouvre la voie à un échange transparent et mutuellement convenu.

Pensez à un bon de commande comme à votre « panier » sur un site de commerce électronique : il s'agit essentiellement d'une liste de ce que vous avez l'intention d'acheter. Il communique l'intention de l'acheteur d'acheter une quantité spécifique de biens ou de services auprès du fournisseur à un prix convenu.

Une fois accepté par le vendeur, le bon de commande se transforme en contrat, consolidant ainsi l'engagement entre les deux parties.

Rôle du PO dans la garantie de l'engagement et la protection

L'importance d'un bon de commande réside dans sa capacité à consolider l'accord entre un acheteur et un vendeur. Un bon de commande garantit la clarté et la compréhension mutuelle en détaillant méticuleusement les détails d'une transaction. Une fois accepté, il devient un contrat juridiquement exécutoire, protégeant les deux parties en :

• Protéger l'acheteur: Un bon de commande protège les acheteurs contre les augmentations de coûts ou les retards imprévus en garantissant le prix et les conditions de livraison convenus. Il facilite également la gestion du budget en affectant des fonds aux achats prévus, évitant ainsi les dépenses excessives.
• Protéger le vendeur: Avec un bon de commande accepté, le vendeur a l'assurance du paiement lors de l'exécution de la commande conformément aux conditions convenues.
• Résolution des litiges: En cas de désaccord, le PO agit comme un point de référence fiable, clarifiant les termes convenus et facilitant la résolution. Il crée une trace écrite qui peut être utilisée comme point de référence.
• Éviter les commandes dupliquées: les bons de commande permettent d'éviter les commandes dupliquées et les factures imprévues.
• Rationalisation des processus : Ils rationalisent les processus d'approvisionnement et assurez-vous que tous les achats sont autorisés.

Essentiellement, le bon de commande formalise le processus d'achat, permettant de suivre les progrès et de garantir le respect des politiques d'achat.

Processus de commande

Maintenant que vous savez ce qu'est un bon de commande, expliquons étape par étape comment les bons de commande passent de la demande à l'approbation, afin de garantir une expérience d'achat fluide.

Étapes du processus

Bien que le processus de commande puisse varier en fonction de la taille, de la structure et des besoins de dépenses de l'entreprise, certaines étapes sont courantes, de l'identification du besoin au paiement :

1. Identification des besoins/Demande d'achat : Un service identifie un besoin et crée une demande d'achat détaillant l'article, le fournisseur, la quantité et le coût estimé.
2. Approbation: La demande est acheminée pour approbation par les responsables et la comptabilité concernés. L'approbation garantit l'alignement avec les budgets et les politiques.
3. Sélection du fournisseur: Si un fournisseur n'est pas pré-approuvé, un processus de sélection (impliquant éventuellement des appels d'offres) est lancé.
4. Création d'un PO : Un bon de commande est créé sur la base de la demande approuvée, y compris le numéro de bon de commande, les dates, les détails de l'article, les prix et les conditions.
5. Délivrance : Le bon de commande est envoyé au fournisseur, qui s'engage formellement à acheter.
6. Contrat contraignant : Une fois accepté, le bon de commande devient un contrat juridiquement contraignant.
7. Livraison/Réception: Le fournisseur livre les biens ou les services, qui sont ensuite inspectés.
8. Correspondance à trois voies : Le bon de commande, la facture et le rapport de réception sont comparés pour garantir leur exactitude.
9. Paiement : Les factures sont examinées et payées conformément aux conditions du bon de commande.
10. Fermeture du PO : Le bon de commande est clôturé, marquant la transaction comme terminée.

Lisez également : Comprendre le processus, l'importance et la signification de la gestion des fournisseurs.

Types de bons de commande

Les bons de commande ne sont pas tous identiques. Selon la situation, les entreprises utilisent différents types de bons de commande. Explorons les principales variantes et déterminons quand les utiliser.

1. Bon de commande (SPO)

Un bon de commande standard (SPO) est utilisé pour les achats ponctuels lorsque l'acheteur sait exactement ce dont il a besoin, y compris la quantité et le prix. Une fois que le vendeur accepte, il doit exécuter la commande spécifiée. Elles sont idéales pour des achats simples et directs.

2. Bon de commande planifié (PPO)

Un bon de commande planifié (PPO) est utilisé pour anticiper les besoins futurs sans que tous les détails soient finalisés. Il estime les besoins futurs, en spécifiant le produit et le calendrier général. Les quantités et les dates de livraison exactes peuvent être ajustées ultérieurement pour la planification des stocks.

3. Bon de commande général (BPO)

Un bon de commande général (BPO) concerne les achats récurrents auprès d'un fournisseur spécifique sur une période donnée. Il permet plusieurs livraisons à des prix prédéterminés et fixe une limite de dépenses. Les BPO sont idéaux pour les besoins courants tels que les fournitures de bureau, les versions étant effectuées selon les besoins.

4. Bon de commande contractuel (CPO)

Un bon de commande contractuel (CPO) établit des termes et conditions spécifiques pour les transactions futures. Il s'agit d'un accord-cadre qui définit les normes de prix et de qualité. Les achats sont ensuite effectués dans le cadre de ce contrat, souvent par le biais de bons de commande standard, garantissant ainsi une tarification et un service cohérents.

Avantages de l'utilisation des bons de commande

Pourquoi s'embêter à utiliser les bons de commande ? La réponse réside dans leurs nombreux avantages, tant pour les acheteurs que pour les vendeurs. Découvrons les principaux avantages.

Pour les acheteurs :

• Gestion des stocks améliorée : Les bons de commande permettent aux acheteurs de suivre efficacement les commandes, de garantir une livraison rapide et de minimiser les ruptures de stock ou les surstocks. Ils permettent d'éviter les commandes dupliquées et les factures imprévues.
• Conditions de paiement favorables : Les bons de commande peuvent faciliter la négociation de meilleures conditions de paiement avec les fournisseurs, en optimisant les flux de trésorerie et en permettant aux entreprises d' « acheter maintenant, payer plus tard ».
• Contrôle budgétaire amélioré : En exigeant une approbation avant les achats, les bons de commande permettent de maintenir les dépenses dans les limites des budgets alloués, d'empêcher les dépenses non autorisées et d'offrir une meilleure visibilité sur les dépenses.
• Suivi des commandes: Les bons de commande permettent de surveiller les commandes entrantes, y compris les dates de livraison, afin de s'assurer que les envois arrivent au moment voulu.
• Piste d'audit détaillée: Les PO fournissent des audits internes/externes et des documents de conformité.
• Suivi financier précis : Les bons de commande permettent le suivi des dépenses et éclairent la prise de décisions.
• Surveillance des prix : Les bons de commande aident à identifier les hausses de prix soudaines, ce qui permet une meilleure gestion des coûts.

Pour les vendeurs :

• Gestion simplifiée des stocks : Les bons de commande fournissent aux vendeurs des prévisions de commande précises, ce qui permet de planifier efficacement les stocks, de réduire les coûts de stockage et de rationaliser le traitement des commandes.
• Sécurité juridique : Les bons de commande acceptés constituent des contrats juridiquement contraignants, fournissant aux vendeurs l'assurance du paiement lors de l'exécution de la commande et leur permettant d'accorder un crédit.
• De meilleures relations avec les clients : La fourniture de bons de commande rationalise la communication et garantit des attentes claires, favorisant ainsi des relations clients plus solides et plus fiables.
• Communication rationalisée : Les bons de commande favorisent des interactions claires et transparentes avec les acheteurs.
• Piste d'audit détaillée : Les PO créent un enregistrement documenté de chaque vente à des fins d'audit.
• Suivi financier précis : Les points de vente rationalisent les rapprochements, les prévisions et les rapports.
• Suivez facilement les envois: les bons de commande permettent de suivre vos envois grâce à des numéros de commande distincts qui facilitent le suivi de votre envoi.
• Permet de gagner du temps: Les commandes permettent de gagner du temps en éliminant les allers-retours et en garantissant un processus d'achat fluide pour les deux parties.

Création d'un bon de commande

La création d'un bon de commande implique plusieurs étapes clés pour garantir l'exactitude, la clarté et l'applicabilité légale. Que vous utilisiez un logiciel spécialisé ou une simple feuille de calcul, il est essentiel d'inclure les éléments essentiels.

Éléments essentiels :

Un bon de commande complet comprend généralement les informations clés suivantes :

• Numéro PO : Un identifiant unique pour faciliter le suivi.
• Date de délivrance : Indique quand le bon de commande a été créé.
• Informations sur l'acheteur : Comprend le nom, l'adresse et les coordonnées de la société acheteuse.
• Informations sur le vendeur : Spécifie le nom, l'adresse et les coordonnées du fournisseur.
• Liste détaillée : Fournit une description claire de chaque article ou service commandé, y compris la quantité, le prix unitaire et le coût total.
• Adresse de livraison : Spécifie où les marchandises doivent être livrées.
• Adresse de facturation : Indique où la facture doit être envoyée.
• Modalités de paiement : Décrit le calendrier et les méthodes de paiement convenus.
• Date de livraison : Spécifie la date de livraison prévue pour les biens ou services.
• Termes et conditions: elles incluent toutes les conditions spécifiques régissant l'achat.

Outils pour créer des bons de commande :

• Logiciel de commande : Un logiciel de commande dédié offre des flux de travail automatisés, des processus d'approbation, une gestion des fournisseurs et des fonctionnalités de reporting. C'est la solution idéale pour les grandes entreprises ayant des besoins d'approvisionnement complexes.
• Modèles Word ou Excel: Pour les petites entreprises, l'utilisation de modèles prédéfinis dans Microsoft Word ou Excel peut être une solution rentable. Ces modèles peuvent être personnalisés et enregistrés pour une utilisation ultérieure.

Comprendre les bons de commande par rapport aux documents connexes

Les bons de commande ne fonctionnent pas isolément : ils sont souvent confondus avec des factures, des contrats et d'autres documents. Voici comment ils se comparent et où chacun d'entre eux s'inscrit dans processus d'achat.

Bon de commande ou facture

Fonctionnalité

Bon de commande

Facture

Créateur

L'acheteur

Vendeur

Finalité

Demande d'achat de biens ou de services

Demande de paiement pour des biens ou des services

Chronométrage

Avant la transaction

Après la fourniture des biens/services

Fonction clé

Offre d'achat

Demande de paiement

Bon de commande ou demande d'achat

Fonctionnalité

Bon de commande

Demande d'achat

Créateur

Acheteur (Service des achats)

Employé interne/département

Finalité

Commande officielle à un fournisseur

Demande d'achat interne

Portée

Externe (envoyé au fournisseur)

Interne

Fonction clé

Autorise un achat

Demande l'approbation d'un achat potentiel

Bon de commande ou commande de vente

Fonctionnalité

Bon de commande

Commande de vente

Créateur

L'acheteur

Vendeur

Finalité

Demande d'achat de biens ou de services

Confirmation de l'acceptation de la commande

Chronométrage

Envoyé par l'acheteur

Créé par le vendeur lors de la réception du bon de commande

Fonction clé

Lance le processus d'achat

Reconnaît et s'engage à exécuter la commande

Automatisation et amélioration du processus de commande

Avec les progrès technologiques, les entreprises abandonnent les commandes manuelles pour adopter l'automatisation. Voyons comment l'automatisation améliore la précision, l'efficacité et la gestion globale des achats.

Avantages de l'automatisation des points de vente

• Gain de temps : L'automatisation réduit les tâches manuelles, libérant ainsi le personnel pour des activités stratégiques.
• Réduction des erreurs : Les systèmes automatisés minimisent les erreurs humaines en garantissant la cohérence des données.
• Suivi en temps réel : Fournit une visibilité en temps réel pour une surveillance proactive et des décisions plus rapides.
• Économies de coûts : Les processus rationalisés permettent de réduire les coûts et de libérer les équipes pour des analyses vitales.

Stratégies de suivi et d'amélioration des bons de commande grâce à l'intégration des systèmes

• Intégration aux systèmes de comptabilité : L'intégration du système PO au logiciel de comptabilité rationalise le traitement des factures, automatise le rapprochement et garantit des rapports financiers précis.
• Portails des fournisseurs : Les portails fournisseurs permettent aux fournisseurs de consulter les bons de commande, de soumettre des factures et de suivre l'état des paiements en ligne, améliorant ainsi la communication et réduisant les demandes manuelles.
• Indicateurs de performance : Établissez des indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer l'efficacité du processus de commande, tels que la durée du cycle des commandes, la précision des factures et les économies de coûts.
• Examens réguliers : Réviser régulièrement le processus de commande afin d'identifier les domaines à améliorer, de mettre en œuvre les meilleures pratiques et de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise.
• Flux de travail automatisés : Mettez en œuvre des flux de travail automatisés pour acheminer les bons de commande à des fins d'approbation, faire correspondre les factures et déclencher des notifications, afin de rationaliser le processus.
• Accessibilité mobile : Fournissez un accès mobile au système de commande, permettant aux utilisateurs de créer, d'approuver et de suivre les bons de commande de n'importe où, améliorant ainsi la réactivité.
• Correspondance automatique à trois voies : Intégrez des systèmes pour automatiser la mise en correspondance tripartite afin de vérifier les factures avec les bons de commande et les reçus de livraison, afin de renforcer la sécurité.

Meilleures pratiques en matière de gestion des bons de commande

Pour optimiser l'efficacité des bons de commande, les entreprises doivent suivre certaines bonnes pratiques. Voici quelques stratégies soutenues par des experts pour améliorer la gestion des commandes et éviter les pièges courants.

• Standardisez votre processus : Établissez un processus de commande clair et reproductible pour chaque achat, y compris des directives et les informations requises.
• Évaluez et améliorez le processus de commande actuel : Passez en revue la gestion des commandes, analysez les défis et suivez/signalez l'activité pour une amélioration continue.
• Recevez une confirmation interne et externe: Communiquer les besoins et confirmer les détails de la commande pour une livraison correcte et rapide.
• Garantir la qualité lors de la livraison : Vérifiez les marchandises dès leur réception, notez les exceptions et donnez la priorité à la qualité tout au long du processus.
• Suivez et rapportez les dépenses : Analysez les données d'achat pour comprendre l'efficacité et identifier les domaines à améliorer.
• Surveillez les performances des fournisseurs : Évaluez les performances des fournisseurs sur la base de KPI pour garantir la qualité et la fiabilité.
• Demande prévisionnelle : Analysez les données pour prévoir la demande future et ajuster les niveaux de stocks en conséquence.
• Définissez clairement les rôles et les responsabilités : Définissez les rôles de tous les membres du personnel impliqués dans le processus de commande afin de minimiser les erreurs et les retards.
• Simplifiez le processus d'approbation : Automatisez les processus d'approbation, réduisez les niveaux d'approbation ou déléguez des pouvoirs pour minimiser les délais.
• Utiliser le logiciel de gestion des bons de commande: Automatisez les processus d'approvisionnement à l'aide d'un logiciel de commande pour centraliser les activités et offrir un suivi en temps réel.

Lisez également : Indicateurs clés de performance et indicateurs essentiels à mesurer en 2025

Conclusion

Un processus de commande bien géré fournit un cadre structuré pour les achats, garantissant une communication claire, un suivi précis et des transactions juridiquement solides.

Que vous soyez une petite entreprise utilisant des modèles simples ou une grande entreprise utilisant des outils d'automatisation sophistiqués, la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de gestion des commandes peut améliorer considérablement l'efficacité, réduire les coûts et renforcer les relations avec les fournisseurs.

En exploitant le pouvoir des bons de commande et en s'efforçant continuellement d'améliorer les processus, les entreprises peuvent générer une valeur significative et acquérir un avantage concurrentiel.

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