Gérer le monde des achats peut souvent donner l'impression de résoudre un casse-tête complexe où chaque pièce influe sur vos résultats financiers.

Que vous soyez un professionnel chevronné des achats ou que vous débutiez dans ce domaine, il est essentiel de comprendre comment gérer et réduire les coûts efficacement pour la santé et le succès de votre entreprise.

Mais par où commencer ?

Cette question est au cœur de la gestion des achats, et trouver la réponse peut avoir un impact significatif sur les performances financières de votre entreprise.

Dans ce guide, nous vous expliquerons les éléments essentiels de l'identification et de la gestion des coûts d'approvisionnement. Nous allons détailler les différents types de dépenses d'approvisionnement et vous présenter des stratégies qui peuvent vous aider à rationaliser vos processus et à économiser de l'argent.

Quels sont les coûts d'approvisionnement ?

Les coûts d'approvisionnement comprennent toutes les dépenses engagées lors de l'acquisition de biens ou de services nécessaires aux opérations commerciales. Cela inclut chaque étape du processus d'approvisionnement, de l'approvisionnement des fournisseurs au paiement.

Les coûts d'approvisionnement sont cruciaux pour les organisations car ils ont un impact direct sur la rentabilité et l'efficacité opérationnelle. Il sert également d'indicateur de performance clé pour évaluer les pratiques de dépenses et l'efficacité des achats.

Types courants de coûts d'approvisionnement

Les coûts d'approvisionnement peuvent être classés en plusieurs types, chacun ayant ses propres implications pour la budgétisation et la gestion financière :

• Coûts directs : Il s'agit de dépenses directement liées à l'achat de biens ou de services, comme le prix de base ou le prix unitaire de ce que vous achetez. Les exemples incluent les matières premières, les coûts de fabrication et les frais de transport.
• Coûts indirects : Ces dépenses ne sont pas directement liées au produit mais sont nécessaires à l'achat. Ils comprennent les frais administratifs, les frais de livraison, les taxes et autres frais généraux qui soutiennent les activités d'approvisionnement.
• Coûts fixes: Les coûts d'achat fixes restent constants quel que soit le volume de biens ou de services achetés. Cela comprend les salaires du personnel chargé des achats et certaines dépenses administratives.
• Coûts variables : Ces coûts fluctuent en fonction du niveau de l'activité d'approvisionnement. Par exemple, les prix des matières premières peuvent varier en fonction des conditions du marché, ce qui a une incidence sur les dépenses d'approvisionnement globales.

Coût d'approvisionnement par rapport à Coût du produit

Il est important de faire la distinction entre les coûts d'approvisionnement et les coûts des produits :

Aspect

Coût d'approvisionnement

Coût du produit

Définition

Total des dépenses engagées pour l'acquisition de biens ou de services nécessaires aux opérations commerciales.

Dépenses engagées pour créer un produit destiné à la vente.

Composantes

Comprend les coûts directs (prix d'achat, expédition), les coûts indirects (frais administratifs) et les autres dépenses connexes.

Comprend les matériaux directs, la main-d'œuvre directe et les frais généraux de fabrication.

Concentrez-vous

Met l'accent sur le coût global de l'approvisionnement et des achats.

Se concentre sur les coûts associés à la production et à la fabrication.

Exemples

Matières premières, frais de livraison et frais administratifs.

Matériaux directs (par exemple, l'acier pour la fabrication) et coûts de main-d'œuvre liés à la production.

Établissement d'un budget

Nécessite souvent une budgétisation distincte pour les coûts directs et indirects.

Généralement traités comme des coûts d'inventaire jusqu'à la vente, ils sont ensuite reflétés dans le coût des marchandises vendues (COGS).

Impact sur les prix

Affecte les coûts opérationnels globaux et les stratégies d'approvisionnement.

Influence directement les stratégies de prix des produits vendus aux clients.

Gestion

Implique les processus d'approvisionnement et les relations avec les fournisseurs.

Implique les processus de production et le contrôle des coûts de fabrication.

Types de dépenses d'approvisionnement

Il est essentiel de comprendre les différents types de dépenses d'approvisionnement pour une gestion efficace des coûts. Voici les principales catégories de dépenses d'approvisionnement auxquelles les entreprises sont généralement confrontées, enrichies d'informations provenant de diverses sources :

1. Coûts de base

Les coûts de base font référence aux dépenses fondamentales directement associées à l'achat de biens ou de services. Cela inclut le prix d'achat ou le prix unitaire des articles achetés.

Par exemple, si une entreprise paie 1 000$ pour 50 unités d'acier, cela représente le coût de base. La prise en compte de ces coûts est cruciale car ils constituent la base de la détermination de la rentabilité.

2. Coûts de transport

Les coûts de transport comprennent toutes les dépenses liées à la logistique du transport des marchandises des fournisseurs à l'entreprise. Cela inclut les frais d'expédition, les frais de transport et les éventuels frais de manutention. Une gestion efficace peut permettre de réaliser d'importantes économies ; par exemple, les commandes en gros peuvent réduire les coûts d'expédition unitaires.

En outre, les entreprises devraient envisager de faire appel à des fournisseurs locaux afin de minimiser les frais de carburant et de douane associés aux expéditions internationales.

3. Coûts de gestion des contrats

Les coûts de gestion des contrats concernent les dépenses liées à la négociation, à la rédaction et à la gestion des contrats avec les fournisseurs et les vendeurs. Cela peut inclure des frais juridiques pour l'examen des contrats et les contrôles de conformité.

La standardisation des processus de gestion des contrats peut contribuer à réduire ces coûts en minimisant les examens juridiques approfondis et en garantissant de meilleures conditions grâce à des relations établies.

4. Taxes et droits

Les taxes et droits représentent des coûts supplémentaires que les entreprises doivent prendre en compte lors de l'achat de biens ou de services. Cela comprend la taxe de vente, les droits d'importation, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et les autres taxes applicables qui peuvent survenir lors de l'achat.

Les entreprises peuvent réduire ces dépenses en s'approvisionnant avec soin en matériaux et en tirant parti des exonérations fiscales disponibles ou des programmes spéciaux.

Lisez également : Stratégies d'approvisionnement stratégique : meilleurs exemples et meilleurs processus

5. Coûts administratifs

Les coûts administratifs sont des dépenses indirectes liées à la fonction d'approvisionnement qui soutiennent l'ensemble des opérations. Il s'agit notamment de :

• Salaires du personnel chargé des achats,
• Fournitures de bureau,
• Logiciel utilisé pour la gestion des achats,
• D'autres frais généraux sont nécessaires pour maintenir un processus d'approvisionnement efficace.

L'automatisation des tâches administratives peut améliorer la productivité et réduire les dépenses inutiles.

6. Coûts d'approvisionnement indirects

Coûts d'approvisionnement indirects sont associés à la gestion de votre service des achats mais ne sont pas directement liés à des achats spécifiques. Il s'agit notamment des salaires du personnel chargé des achats, des frais administratifs, des frais de traitement et d'autres dépenses transactionnelles.

Bien que ces coûts soient difficiles à éliminer complètement, l'utilisation de la technologie peut améliorer la productivité et contribuer à réduire ces dépenses.

7. Coûts de clôture

Les frais de clôture sont toutes les dépenses supplémentaires engagées lors des étapes finales d'une transaction d'approvisionnement. Cela peut inclure des frais d'inspection, des frais de certification ou des ajustements de dernière minute nécessaires pour finaliser un contrat d'achat.

8. Coûts d'inventaire

Les coûts d'inventaire comprennent toutes les dépenses liées au stockage et à la gestion des stocks après l'achat. Cela comprend les frais d'entreposage, les assurances, les services publics pour les installations de stockage et tous les coûts associés au maintien de niveaux de stock optimaux.

9. Coûts de conformité

Les coûts de mise en conformité découlent de la garantie que les activités d'approvisionnement respectent les lois et réglementations pertinentes. Il peut s'agir de frais de conformité réglementaire, de coûts de formation du personnel chargé des achats sur les questions de conformité et de dépenses d'audit.

10. Coûts futurs

Au-delà des dépenses immédiates, les entreprises devraient prendre en compte les coûts futurs liés à de mauvaises décisions d'achat, tels que :

• Coût d'un mauvais approvisionnement (CoPP) : Conséquences financières des pratiques d'achat inefficaces.
• Coûts du cycle de vie : Non seulement le coût d'achat initial, mais aussi la maintenance à long terme, les remplacements et les mises à niveau.
• Coûts liés aux opportunités stratégiques : Des avantages perdus en raison de l'échec de l'approvisionnement stratégique, tels que des partenariats avec des fournisseurs ou des innovations manqués.
• Coûts des risques liés à l'approvisionnement : Dépenses futures liées à des risques tels que les perturbations de la chaîne d'approvisionnement ou la non-conformité.

Il est essentiel de faire face à ces coûts futurs pour optimiser les stratégies d'approvisionnement et garantir des économies à long terme.

Stratégies visant à réduire les coûts d'approvisionnement

La réduction des coûts d'approvisionnement est essentielle pour améliorer les résultats d'une entreprise et améliorer son efficacité opérationnelle. Voici les principales stratégies que les entreprises peuvent mettre en œuvre, enrichies par des informations provenant de diverses sources :

1. Économies de coûts opérationnels

Ces stratégies mettent l'accent sur des actions immédiates et à court terme qui améliorent l'efficacité des achats au quotidien, réduisent les efforts manuels et minimisent les dépenses directes.

A. Automatiser les processus d'achat

La mise en œuvre de l'automatisation dans les processus d'approvisionnement peut considérablement rationaliser les opérations et réduire les coûts. L'utilisation de logiciels d'approvisionnement avancés permet aux entreprises d'automatiser des tâches telles que

• Création de bons de commande
• Traitement des factures
• Workflows d'approbation

L'automatisation minimise les erreurs manuelles, accélère le cycle d'approvisionnement et permet à l'équipe des achats de se concentrer sur des activités stratégiques plutôt que sur des tâches répétitives.

B. Procéder à une analyse des dépenses et éliminer les dépenses non conformistes

L'analyse régulière des données relatives aux dépenses permet d'identifier les inducteurs de coûts, les dépenses irrégulières et les opportunités de réaliser des économies sur les achats. Les organisations peuvent surveiller les habitudes d'achat et faire respecter les politiques d'approvisionnement en tirant parti des outils d'analyse des données.

L'élimination des achats non autorisés grâce à des contrôles plus stricts permet d'économiser de l'argent et d'améliorer l'efficacité globale des achats.

Cette approche peut également aider à identifier les dépenses extrêmes, c'est-à-dire des dépenses qui passent souvent inaperçues mais qui peuvent s'accumuler de manière significative au fil du temps.

C. Gérer efficacement la logistique

Une gestion logistique efficace englobe à la fois les coûts de transport et la gestion des stocks.

Les entreprises devraient évaluer régulièrement leurs opérations logistiques afin d'identifier les économies potentielles en consolidant les commandes et les livraisons afin de réduire les frais d'expédition. L'exploration de méthodes de transport alternatives peut également entraîner des réductions de coûts.

En outre, la révision régulière des niveaux de stock permet de maintenir un stock optimal tout en minimisant les coûts de transport. Le surstockage immobilise du capital et entraîne des coûts de stockage supplémentaires, tandis que le sous-stockage peut entraîner des opportunités de vente manquées.

La mise en œuvre de techniques de gestion des stocks, telles que l'inventaire juste à temps (JIT) ou la prévision de la demande, permet aux entreprises d'équilibrer efficacement l'offre et la demande.

D. Minimiser les coûts administratifs

L'automatisation des tâches administratives dans le cadre du processus d'approvisionnement peut permettre d'économiser un temps et des ressources précieux.

Les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations et réduire les frais généraux associés aux processus manuels en centralisant la gestion des données, comme le suivi des factures, des approbations et des contrats fournisseurs.

E. Réduire les frais généraux

La réévaluation des installations utilisées pour la production et le stockage peut entraîner des réductions de coûts importantes. Les entreprises devraient envisager des options offrant des avantages stratégiques tout en réduisant les dépenses, telles que l'évaluation des machines à réparer par rapport à celles à remplacer ou l'externalisation de la production si celle-ci offre une qualité similaire à un coût réduit.

De plus, l'adoption de pratiques de travail à distance peut réduire les coûts liés à l'espace de bureau tout en maintenant la productivité.

2. Économies de coûts stratégiques

A. Optimiser les relations avec les fournisseurs

L'établissement de relations solides avec les fournisseurs peut conduire à de meilleurs prix, à une meilleure qualité et à des conditions de paiement plus favorables. L'examen et la négociation réguliers des contrats garantissent qu'ils correspondent aux objectifs de réduction des coûts de votre organisation.

L'établissement de partenariats stratégiques avec les principaux fournisseurs favorise la collaboration pour une planification et une innovation conjointes, ce qui peut améliorer les prix et les conditions tout au long du cycle de vie des fournisseurs.

Un processus d'approvisionnement officiel permet également d'atténuer les risques associés aux dépenses non conformistes et à la fraude.

B. Rationaliser les négociations

La négociation est un élément essentiel du processus d'approvisionnement qui doit se concentrer sur l'établissement de relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs.

L'utilisation d'un système de gestion des fournisseurs automatisé permet aux entreprises de suivre efficacement les performances et les prix des fournisseurs. Cette approche basée sur les données permet aux entreprises de négocier de meilleures conditions lors des renouvellements ou des ajustements de contrats.

C. Consolider les achats pour réaliser des économies d'échelle

La centralisation des achats entre les différents services permet aux entreprises de bénéficier de remises sur volume, ce qui permet de réduire les coûts unitaires.

En consolidant les commandes auprès de moins de fournisseurs, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus d'achat tout en négociant de meilleures conditions. Cette approche permet de réduire les coûts et de minimiser les frais administratifs associés à la gestion de plusieurs fournisseurs.

D. Explorez les taxes et les droits de douane en comparant les fournisseurs

Il est essentiel de comprendre l'impact des taxes et des droits sur les coûts d'approvisionnement pour une budgétisation efficace. Les entreprises devraient comparer les fournisseurs afin d'évaluer les coûts totaux au débarquement, qui comprennent le prix d'achat, les frais d'expédition, les taxes et les droits de douane.

Sources auprès de fournisseurs offrant le meilleur rapport qualité-prix global, y compris des implications fiscales favorables, peuvent réduire de manière significative le total des dépenses d'approvisionnement.

En outre, l'exploration des options d'approvisionnement locales peut permettre d'éviter certaines taxes ou droits de douane.

E. Mettre en œuvre la gestion des catégories

L'organisation des activités d'approvisionnement par catégorie de produits ou de services permet de mieux gestion des fournisseurs et des opportunités de réduction des coûts. Cette approche stratégique permet aux entreprises de regrouper les achats par catégories, d'optimiser les dépenses tout en tirant parti des économies d'échelle.

Lisez également : 5 signes critiques indiquant que votre gestion des catégories a besoin d'être améliorée

Pourquoi les méthodes stratégiques ont un impact plus important sur l'épargne

Alors que les stratégies opérationnelles permettent de réaliser des économies immédiates, les méthodes d'approvisionnement stratégiques offrent des améliorations durables à long terme qui permettent de réaliser des économies plus importantes au fil du temps.

Ces stratégies visent à optimiser les relations avec les fournisseurs, à réduire les risques et à aligner les activités d'approvisionnement sur les objectifs commerciaux plus généraux, ce qui contribue à réduire les coûts à long terme.

En redéfinissant le mode de fonctionnement des achats au sein de l'organisation, les méthodes stratégiques améliorent l'efficacité, atténuent les risques futurs et permettent de réaliser des économies globales plus importantes.

Comment akirolabs favorise l'optimisation stratégique des coûts

Bien que les stratégies ci-dessus soient essentielles pour réduire les coûts d'approvisionnement, l'utilisation d'un outil de gestion des catégories comme akirolabs peut faire la différence.

laboratoires d'akiro vous permet de contrôler vos coûts d'approvisionnement avec précision et perspicacité. Notre plateforme simplifie le suivi et l'optimisation des coûts en intégrant des analyses avancées et des outils basés sur l'IA, vous aidant à prendre des décisions fondées sur des données qui maximisent la valeur pour votre entreprise.

Caractéristiques principales :

• Prenez le contrôle des coûts d'approvisionnement : akirolabs consolide et analyse les données relatives aux dépenses de l'ensemble de l'organisation, offrant une vue d'ensemble claire et exploitable pour guider la prise de décision et identifier les opportunités d'économies.
• Améliorez la collaboration : Grâce à des outils intégrés pour la collaboration interfonctionnelle, Akirolabs garantit que les stratégies d'approvisionnement s'alignent sur les objectifs organisationnels, favorisant ainsi la transparence et l'alignement des parties prenantes.
• Optimisez les stratégies grâce à la modélisation de scénarios : La fonction de modélisation de scénarios d'akirolabs permet aux équipes de simuler différentes stratégies d'approvisionnement, de comparer la réduction des coûts par rapport à la création de valeur et d'identifier les solutions les plus efficaces pour réaliser des économies à long terme.
• Surveillance et rapports continus : akirolabs fournit des informations en temps réel et des rapports complets, permettant aux équipes d'approvisionnement de suivre les progrès et d'ajuster les stratégies selon les besoins.
• Suivi de la valeur : La plateforme permet aux organisations de suivre des indicateurs critiques tels que la réduction des coûts, la création de valeur et l'impact ESG, en veillant à ce que les décisions d'achat soient conformes aux objectifs financiers et stratégiques.
• Intégration de la durabilité : akirolabs intègre les objectifs ESG dans ses activités d'approvisionnement, aidant ainsi les entreprises à réduire leurs coûts tout en soutenant leurs objectifs de responsabilité d'entreprise.

En utilisant ces fonctionnalités, Akirolabs vous permet d'éliminer les inefficacités, de négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs et d'aligner les dépenses sur vos objectifs commerciaux.

Conclusion

En conclusion, la gestion efficace des coûts d'approvisionnement améliore l'efficacité opérationnelle et favorise la réussite commerciale. Les stratégies décrites dans cet article constituent une base solide pour les équipes d'approvisionnement qui cherchent à optimiser leurs processus.

Cependant, pour réellement faire passer la fonction achats d'une fonction tactique à un moteur de valeur stratégique, l'utilisation d'un outil puissant comme akirolabs peut faire toute la différence.

Avec des fonctionnalités telles que la modélisation de scénarios stratégiques, des informations basées sur l'IA et une gestion efficace des catégories, laboratoires d'akiro aide les équipes à prendre des décisions plus intelligentes qui correspondent aux objectifs de l'entreprise. Il équilibre les économies de coûts avec l'intégration de la durabilité et de l'innovation dans les stratégies d'approvisionnement.

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