Der Umgang mit der Einkaufswelt kann sich oft so anfühlen, als würde man ein komplexes Rätsel lösen, bei dem sich jedes Teil auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.

Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Beschaffungsexperte sind oder gerade erst in diesem Bereich tätig sind, es ist entscheidend für die Gesundheit und den Erfolg Ihres Unternehmens, zu verstehen, wie Sie Kosten effektiv verwalten und senken können.

Aber wo fängst du an?

Diese Frage steht im Mittelpunkt des Beschaffungsmanagements, und die Antwort darauf zu finden, kann sich erheblich auf die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens auswirken.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Grundlagen der Identifizierung und Verwaltung von Beschaffungskosten. Wir werden die verschiedenen Arten von Beschaffungskosten aufschlüsseln und Ihnen Strategien vorstellen, mit denen Sie Ihre Prozesse optimieren und Geld sparen können.

Was sind Beschaffungskosten?

Die Beschaffungskosten umfassen alle Ausgaben, die beim Erwerb von Waren oder Dienstleistungen anfallen, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind. Dies umfasst jeden Schritt des Beschaffungsprozesses, von der Beschaffung von Lieferanten bis zur Zahlung.

Beschaffungskosten sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie sich direkt auf Rentabilität und betriebliche Effizienz auswirken. Es dient auch als wichtiger Leistungsindikator für die Bewertung der Ausgabenpraktiken und der Beschaffungseffizienz.

Allgemeine Arten von Beschaffungskosten

Die Beschaffungskosten können in verschiedene Typen eingeteilt werden, von denen jede ihre eigenen Auswirkungen auf die Budgetierung und das Finanzmanagement hat:

• Direkte Kosten: Dies sind Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit dem Kauf von Waren oder Dienstleistungen stehen, z. B. der Grundpreis oder der Stückpreis dessen, was Sie kaufen. Beispiele hierfür sind Rohstoffe, Herstellungskosten und Transportgebühren.
• Indirekte Kosten: Diese Kosten stehen nicht in direktem Zusammenhang mit dem Produkt, sind aber für die Beschaffung notwendig. Dazu gehören Verwaltungsgebühren, Lieferkosten, Steuern und andere Gemeinkosten, die zur Unterstützung der Beschaffungsaktivitäten anfallen.
• Feste Kosten: Die festen Beschaffungskosten bleiben unabhängig vom Volumen der beschafften Waren oder Dienstleistungen konstant. Dazu gehören die Gehälter für das Beschaffungspersonal und bestimmte Verwaltungskosten.
• Variable Kosten: Diese Kosten schwanken je nach Umfang der Beschaffungstätigkeit. Beispielsweise können die Rohstoffpreise je nach Marktbedingungen variieren und sich auf die gesamten Beschaffungskosten auswirken.

Beschaffungskosten vs. Kosten des Produkts

Es ist wichtig, zwischen Beschaffungskosten und Produktkosten zu unterscheiden:

Aspekt

Beschaffungskosten

Kosten des Produkts

Definition

Gesamtkosten für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind.

Kosten, die bei der Herstellung eines zum Verkauf bestimmten Produkts anfallen.

Komponenten

Beinhaltet direkte Kosten (Kaufpreis, Versand), indirekte Kosten (Verwaltungsgebühren) und andere damit verbundene Kosten.

Beinhaltet direkte Materialien, direkte Arbeitskräfte und Fertigungsgemeinkosten.

Fokus

Betont die Gesamtkosten für Beschaffung und Einkauf.

Konzentriert sich auf die mit Produktion und Herstellung verbundenen Kosten.

Beispiele

Rohstoffe, Lieferkosten und Verwaltungskosten.

Direkte Materialien (z. B. Stahl für die Herstellung) und Arbeitskosten im Zusammenhang mit der Produktion.

Budgetierung

Oft ist eine separate Budgetierung für direkte und indirekte Kosten erforderlich.

In der Regel werden sie bis zum Verkauf als Lagerkosten behandelt und dann in den Kosten der verkauften Waren (COGS) wiedergegeben.

Auswirkungen auf die Preisgestaltung

Wirkt sich auf die Gesamtbetriebskosten und Beschaffungsstrategien aus.

Beeinflusst direkt die Preisstrategien für Produkte, die an Kunden verkauft werden.

Verwaltung

Beinhaltet Beschaffungsprozesse und Lieferantenbeziehungen.

Beinhaltet Produktionsprozesse und Kostenkontrolle bei der Herstellung.

Arten von Beschaffungskosten

Für ein effektives Kostenmanagement ist es unerlässlich, die verschiedenen Arten von Beschaffungskosten zu verstehen. Hier sind die wichtigsten Kategorien von Beschaffungsausgaben, mit denen Unternehmen in der Regel konfrontiert sind, aufgeführt, angereichert mit Erkenntnissen aus verschiedenen Quellen:

1. Grundkosten

Die Grundkosten beziehen sich auf die Grundkosten, die direkt mit dem Kauf von Waren oder Dienstleistungen verbunden sind. Dies beinhaltet den Einkaufspreis oder den Stückpreis der Artikel, die beschafft werden.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise 1.000$ für 50 Stahleinheiten zahlt, entspricht dies den Grundkosten. Die Berücksichtigung dieser Kosten ist von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für die Bestimmung der Rentabilität bilden.

2. Kosten für den Transport

Die Transportkosten umfassen alle Kosten im Zusammenhang mit der Logistik des Warentransports von den Lieferanten zum Unternehmen. Dies beinhaltet Versandkosten, Frachtkosten und etwaige Bearbeitungskosten. Ein effizientes Management kann zu erheblichen Einsparungen führen. Beispielsweise können durch Bestellungen in großen Mengen die Versandkosten pro Einheit gesenkt werden.

Darüber hinaus sollten Unternehmen erwägen, lokale Lieferanten zu beauftragen, um die Treibstoff- und Zollgebühren im Zusammenhang mit dem internationalen Versand zu minimieren.

3. Kosten für das Vertragsmanagement

Die Kosten für das Vertragsmanagement umfassen Ausgaben im Zusammenhang mit der Aushandlung, Ausarbeitung und Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten und Verkäufern. Dies kann Anwaltskosten für die Vertragsprüfung und Konformitätsprüfung beinhalten.

Die Standardisierung der Vertragsmanagementprozesse kann dazu beitragen, diese Kosten zu senken, indem umfangreiche rechtliche Prüfungen minimiert und durch etablierte Beziehungen bessere Konditionen gewährleistet werden.

4. Steuern und Abgaben

Steuern und Abgaben stellen zusätzliche Kosten dar, die Unternehmen bei der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen berücksichtigen müssen. Dazu gehören Umsatzsteuer, Einfuhrzölle, Mehrwertsteuer (MwSt.) und andere anfallende Steuern, die bei der Beschaffung anfallen können.

Unternehmen können diese Kosten senken, indem sie sorgfältig Materialien beschaffen und verfügbare Steuerbefreiungen oder Sonderprogramme nutzen.

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5. Administrative Kosten

Verwaltungskosten sind indirekte Ausgaben im Zusammenhang mit der Beschaffungsfunktion, die den Gesamtbetrieb unterstützen. Dazu gehören:

• Gehälter für Beschaffungspersonal,
• Bürobedarf,
• Software, die für das Beschaffungsmanagement verwendet wird,
• Andere Gemeinkosten sind notwendig, um einen effizienten Beschaffungsprozess aufrechtzuerhalten.

Die Automatisierung administrativer Aufgaben kann die Produktivität steigern und unnötige Ausgaben reduzieren.

6. Indirekte Beschaffungskosten

Indirekte Beschaffungskosten sind mit der Leitung Ihrer Einkaufsabteilung verbunden, hängen aber nicht direkt mit bestimmten Einkäufen zusammen. Dazu gehören Gehälter für das Beschaffungspersonal, Verwaltungsgebühren, Bearbeitungsgebühren und andere Transaktionskosten.

Es ist zwar schwierig, diese Kosten vollständig zu eliminieren, aber der Einsatz von Technologie kann die Produktivität verbessern und dazu beitragen, diese Kosten zu senken.

7. Kosten für den Abschluss

Abschlusskosten sind alle zusätzlichen Kosten, die in der Endphase einer Beschaffungstransaktion anfallen. Dazu können Inspektionsgebühren, Zertifizierungsgebühren oder kurzfristige Anpassungen gehören, die zum Abschluss eines Kaufvertrags erforderlich sind.

8. Kosten für das Inventar

Die Inventarkosten umfassen alle Ausgaben im Zusammenhang mit der Lagerung und Verwaltung von Inventar nach der Beschaffung. Dazu gehören Lagergebühren, Versicherungen, Nebenkosten für Lagereinrichtungen und alle Kosten, die mit der Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände verbunden sind.

9. Kosten für die Einhaltung

Die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften entstehen, wenn sichergestellt wird, dass die Beschaffungsaktivitäten den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Dazu können Gebühren für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Schulungskosten für das Beschaffungspersonal in Compliance-Fragen und Prüfungskosten gehören.

10. Künftige Kosten

Neben den unmittelbaren Ausgaben sollten Unternehmen auch zukünftige Kosten berücksichtigen, die auf schlechte Beschaffungsentscheidungen zurückzuführen sind, wie z. B.:

• Kosten einer schlechten Beschaffung (CoPP): Finanzielle Folgen ineffektiver Vergabepraktiken.
• Lebenszykluskosten: Nicht nur die anfänglichen Anschaffungskosten, sondern auch langfristige Wartung, Austausch und Upgrades.
• Strategische Opportunitätskosten: Verlorene Vorteile, wenn die strategische Beschaffung nicht verfolgt wird, z. B. verpasste Lieferantenpartnerschaften oder Innovationen.
• Kosten für Beschaffungsrisiken: Künftige Ausgaben aufgrund von Risiken wie Unterbrechungen der Lieferkette oder Nichteinhaltung von Vorschriften.

Die Bewältigung dieser zukünftigen Kosten ist der Schlüssel zur Optimierung der Beschaffungsstrategien und zur Sicherstellung langfristiger Einsparungen.

Strategien zur Senkung der Beschaffungskosten

Die Senkung der Beschaffungskosten ist unerlässlich, um das Geschäftsergebnis eines Unternehmens zu verbessern und die betriebliche Effizienz zu steigern. Hier sind die wichtigsten Strategien, die Unternehmen umsetzen können, angereichert mit Erkenntnissen aus verschiedenen Quellen:

1. Einsparungen bei den Betriebskosten

Diese Strategien konzentrieren sich auf sofortige, kurzfristige Maßnahmen, die die Effizienz der täglichen Beschaffung verbessern, den manuellen Aufwand reduzieren und die direkten Kosten minimieren.

A. Automatisieren Sie Beschaffungsprozesse

Die Implementierung von Automatisierungsprozessen in Beschaffungsprozessen kann den Betrieb erheblich rationalisieren und die Kosten senken. Durch den Einsatz fortschrittlicher Beschaffungssoftware können Unternehmen Aufgaben wie

• Erstellung einer Bestellung
• Bearbeitung von Rechnungen
• Genehmigungsworkflows

Die Automatisierung minimiert manuelle Fehler, beschleunigt den Beschaffungszyklus und entlastet das Beschaffungsteam, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, anstatt sich wiederholende Aufgaben zu erledigen.

B. Führen Sie Ausgabenanalysen durch und vermeiden Sie Maverick-Ausgaben

Die regelmäßige Analyse von Ausgabendaten hilft dabei, Kostentreiber, eigenwillige Ausgaben und Möglichkeiten für Einsparungen bei der Beschaffung zu identifizieren. Unternehmen können Einkaufsmuster überwachen und die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien durchsetzen, indem sie Datenanalysetools nutzen.

Die Eliminierung unbefugter Käufe durch strengere Kontrollen spart Geld und verbessert die allgemeine Effizienz der Beschaffung.

Dieser Ansatz kann auch dazu beitragen, die Gesamtausgaben zu identifizieren — Ausgaben, die oft unbemerkt bleiben, sich aber im Laufe der Zeit erheblich ansammeln können.

C. Effektives Logistikmanagement

Ein effektives Logistikmanagement umfasst sowohl die Transportkosten als auch die Bestandsverwaltung.

Unternehmen sollten ihre Logistikabläufe regelmäßig evaluieren, um mögliche Einsparungen durch die Konsolidierung von Bestellungen und Lieferungen zu ermitteln und so die Versandkosten zu senken. Die Erforschung alternativer Transportmethoden kann ebenfalls zu Kostensenkungen führen.

Darüber hinaus trägt die regelmäßige Überprüfung der Lagerbestände dazu bei, einen optimalen Lagerbestand aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Lagerkosten zu minimieren. Überbestände binden Kapital und verursachen zusätzliche Lagerkosten, während zu geringe Lagerbestände dazu führen können, dass Verkaufschancen verpasst werden.

Durch die Implementierung von Bestandsverwaltungstechniken wie Just-in-Time-Inventar (JIT) oder Nachfrageprognosen können Unternehmen Angebot und Nachfrage effektiv in Einklang bringen.

D. Minimierung der Verwaltungskosten

Durch die Automatisierung administrativer Aufgaben innerhalb des Beschaffungsprozesses können wertvolle Zeit und Ressourcen eingespart werden.

Unternehmen können ihre Abläufe optimieren und den mit manuellen Prozessen verbundenen Aufwand reduzieren, indem sie das Datenmanagement zentralisieren — beispielsweise die Nachverfolgung von Rechnungen, Genehmigungen und Lieferantenverträgen.

E. Gemeinkosten reduzieren

Eine Neubewertung der für Produktion und Lagerung verwendeten Anlagen kann zu erheblichen Kostensenkungen führen. Unternehmen sollten Optionen in Betracht ziehen, die strategische Vorteile bieten und gleichzeitig die Kosten senken — etwa die Bewertung von Maschinen im Hinblick auf Reparatur und Austausch oder die Auslagerung der Produktion, wenn sie eine ähnliche Qualität zu geringeren Kosten bieten.

Darüber hinaus kann die Einführung von Telearbeit die Kosten für Büroräume senken und gleichzeitig die Produktivität aufrechterhalten.

2. Strategische Kosteneinsparungen

A. Optimieren Sie die Lieferantenbeziehungen

Der Aufbau enger Beziehungen zu Lieferanten kann zu besseren Preisen, verbesserter Qualität und günstigeren Zahlungsbedingungen führen. Durch die regelmäßige Überprüfung und Aushandlung von Verträgen wird sichergestellt, dass sie den Kosteneinsparungszielen Ihres Unternehmens entsprechen.

Der Aufbau strategischer Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten fördert die Zusammenarbeit im Hinblick auf gemeinsame Planung und Innovation, wodurch Preise und Konditionen während des gesamten Lieferantenlebenszyklus verbessert werden können.

Ein formalisierter Beschaffungsprozess trägt auch dazu bei, die Risiken zu mindern, die mit eigenwilligen Ausgaben und Betrug verbunden sind.

B. Rationalisierung der Verhandlungen

Verhandlungen sind ein wichtiger Bestandteil des Beschaffungsprozesses, der sich auf den Aufbau von für beide Seiten vorteilhaften Beziehungen zu Lieferanten konzentrieren sollte.

Die Verwendung eines automatisierten Lieferantenverwaltungssystems ermöglicht es Unternehmen, die Leistung und Preisgestaltung von Anbietern effektiv zu verfolgen. Dieser datengestützte Ansatz ermöglicht es Unternehmen, bei Vertragsverlängerungen oder -anpassungen bessere Konditionen auszuhandeln.

C. Käufe konsolidieren, um Skaleneffekte zu erzielen

Die Zentralisierung des Einkaufs abteilungsübergreifend ermöglicht es Unternehmen, Mengenrabatte zu nutzen und so die Stückkosten zu senken.

Durch die Konsolidierung von Bestellungen mit weniger Lieferanten können Unternehmen ihre Einkaufsprozesse rationalisieren und gleichzeitig bessere Konditionen aushandeln. Dieser Ansatz reduziert die Kosten und minimiert den Verwaltungsaufwand, der mit der Verwaltung mehrerer Lieferanten verbunden ist.

D. Steuern und Abgaben durch Anbietervergleiche steuern

Für eine effektive Budgetierung ist es von entscheidender Bedeutung, die Auswirkungen von Steuern und Abgaben auf die Beschaffungskosten zu verstehen. Unternehmen sollten Lieferantenvergleiche durchführen, um die Gesamtkosten zu ermitteln, zu denen Kaufpreis, Versandkosten, Steuern und Zölle gehören.

Beschaffung von Anbietern, die den besten Gesamtwert bieten — einschließlich günstiger steuerlicher Auswirkungen — können die Gesamtbeschaffungskosten erheblich senken.

Darüber hinaus kann die Erkundung lokaler Beschaffungsmöglichkeiten dazu beitragen, bestimmte Steuern oder Abgaben ganz zu vermeiden.

E. Implementieren Sie das Kategorienmanagement

Die Organisation der Beschaffungsaktivitäten nach Produkt- oder Dienstleistungskategorien ermöglicht bessere Lieferantenmanagement und Möglichkeiten zur Kostensenkung. Dieser strategische Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Einkäufe innerhalb von Kategorien zu konsolidieren und so die Ausgaben zu optimieren und gleichzeitig Skaleneffekte zu nutzen.

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Warum strategische Methoden einen höheren Einfluss auf Einsparungen haben

Während operative Strategien sofortige Kosteneinsparungen ermöglichen, bieten strategische Beschaffungsmethoden langfristige, nachhaltige Verbesserungen, die im Laufe der Zeit zu höheren Einsparungen führen.

Diese Strategien konzentrieren sich auf die Optimierung der Lieferantenbeziehungen, die Reduzierung von Risiken und die Ausrichtung der Beschaffungsaktivitäten auf umfassendere Geschäftsziele. All dies trägt langfristig zur Kostensenkung bei.

Durch die Neudefinition der Abläufe im Einkauf innerhalb des Unternehmens sorgen strategische Methoden für eine höhere Effizienz, mindern zukünftige Risiken und führen insgesamt zu größeren Einsparungen.

Wie akirolabs die strategische Kostenoptimierung vorantreibt

Die oben genannten Strategien sind zwar unerlässlich, um die Beschaffungskosten zu senken, aber die Nutzung eines Kategoriemanagement-Tools wie Akirolabs kann einen Unterschied machen.

Akirolabs ermöglicht es Ihnen, Ihre Beschaffungskosten präzise und transparent zu kontrollieren. Unsere Plattform vereinfacht die Kostenverfolgung und -optimierung durch die Integration fortschrittlicher Analysen und KI-gestützter Tools. So können Sie datengestützte Entscheidungen treffen, die den Wert für Ihr Unternehmen maximieren.

Die wichtigsten Funktionen:

• Übernehmen Sie die Kontrolle über die Beschaffungskosten: akirolabs konsolidiert und analysiert Ausgabendaten aus dem gesamten Unternehmen und bietet einen klaren, umsetzbaren Überblick, der als Entscheidungshilfe und zur Identifizierung von Einsparmöglichkeiten dient.
• Verbessern Sie die Zusammenarbeit: Mit integrierten Tools für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit stellt Akirolabs sicher, dass die Beschaffungsstrategien mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, was die Transparenz und die Abstimmung der Interessengruppen fördert.
• Optimieren Sie Strategien mit Szenariomodellierung: Die Szenariomodellierungsfunktion von akirolabs ermöglicht es Teams, verschiedene Beschaffungsstrategien zu simulieren, Kostensenkung mit Wertschöpfung zu vergleichen und die effektivsten Lösungen für langfristige Einsparungen zu identifizieren.
• Kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung: akirolabs bietet Einblicke in Echtzeit und umfassende Berichte, sodass Beschaffungsteams den Fortschritt verfolgen und Strategien nach Bedarf anpassen können.
• Wertverfolgung: Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, wichtige Kennzahlen wie Kostensenkungen, Wertschöpfung und ESG-Auswirkungen zu überwachen und so sicherzustellen, dass Beschaffungsentscheidungen sowohl mit finanziellen als auch strategischen Zielen übereinstimmen.
• Nachhaltigkeitsintegration: akirolabs integriert ESG-Ziele in die Beschaffungsaktivitäten und hilft Unternehmen dabei, Kosten zu senken und gleichzeitig ihre Unternehmensverantwortungsziele zu unterstützen.

Durch die Nutzung dieser Funktionen können Sie mit Akirolabs Ineffizienzen beseitigen, bessere Lieferantenkonditionen aushandeln und Ihre Ausgaben an Ihren Geschäftszielen ausrichten.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das effektive Management der Beschaffungskosten die betriebliche Effizienz verbessert und den Geschäftserfolg fördert. Die in diesem Artikel beschriebenen Strategien bieten eine solide Grundlage für Einkaufsteams, die ihre Prozesse optimieren möchten.

Um die Beschaffung jedoch wirklich von einer taktischen Funktion zu einem strategischen Werttreiber zu machen, kann der Einsatz eines leistungsstarken Tools wie Akirolabs den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Mit Funktionen wie strategischer Szenariomodellierung, KI-gestützten Erkenntnissen und effektivem Kategoriemanagement Akirolabs hilft Teams, intelligentere Entscheidungen zu treffen, die den Geschäftszielen entsprechen. Es bringt Kosteneinsparungen mit der Einbeziehung von Nachhaltigkeit und Innovation in die Beschaffungsstrategien in Einklang.

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