Stellen Sie sich ein Beschaffungssystem vor, in dem jeder Einkauf optimiert wird, bei Lieferantenverhandlungen die bestmöglichen Angebote erzielt werden und die Kosteneinsparungen in die Höhe schnellen — und das alles bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Konsistenz im gesamten Unternehmen.

Das ist die Macht von zentralisierter Einkauf!

Durch die Konsolidierung der Beschaffung in einer einzigen, einheitlichen Funktion können Unternehmen Kosten senken, die Effizienz steigern und engere Lieferantenbeziehungen aufbauen.

Dieser Ansatz bietet zwar wegweisende Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, wie z. B. geringere Flexibilität und langsamere Entscheidungsfindung in schnelllebigen Umgebungen.

Ist der zentralisierte Einkauf also die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?

In diesem Leitfaden werden wir die Vorteile, potenziellen Fallstricke und schrittweise Implementierungsstrategien aufschlüsseln, um Ihnen zu helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Was ist zentralisierter Einkauf?

Der zentralisierte Einkauf, auch bekannt als zentralisierte Beschaffung, ist ein strategischer Ansatz, bei dem alle abteilungs- und standortübergreifenden Beschaffungsaktivitäten über eine einzige Technologielösung verwaltet werden.

Dieses Modell stellt sicher, dass jeder Kauf einem standardisierten Arbeitsablauf folgt, der den Eingang, die Bearbeitung der Bestellung, die Rechnungsgenehmigung und die Zahlung umfasst.

Der effektivste Weg zur Implementierung eines zentralisierten Einkaufs ist eine Cloud-basierte Plattform, die die Zugänglichkeit und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessert.

Vergleich mit anderen Einkaufsmodellen

Einige Unternehmen bevorzugen dezentrale oder hybride Ansätze. Wenn Sie diese Alternativen verstehen, können Sie die richtige Lösung wählen.

Zentralisierte vs. dezentrale Einkaufsmodelle

Zentralisierte und dezentrale Einkaufsmodelle stehen für zwei unterschiedliche Beschaffungsansätze, von denen jeder seine eigenen Merkmale, Vorteile und Herausforderungen hat.

Merkmal

Zentralisierter Einkauf

Dezentraler Einkauf

Steuerung

Von einer einzigen Einkaufsabteilung verwaltet

Einzelne Abteilungen wickeln ihren Einkauf selbst ab

Entscheidungsfindung

Zentralisierter Entscheidungsprozess

Autonomie der Abteilungen, um unabhängige Entscheidungen zu treffen

Flexibilität

Weniger flexibel; langsamere Reaktionszeiten

Höhere Flexibilität; schnellere Entscheidungsfindung

Beziehungen zu Lieferanten

Langfristige Beziehungen werden zentral verwaltet

Jede Abteilung baut ihre eigenen Lieferantenbeziehungen auf

Kosteneffizienz

Skaleneffekte führen zu niedrigeren Kosten

Potenziell höhere Kosten aufgrund fehlender Großeinkäufe

Einhaltung und Überwachung

Stärkeres Compliance- und Risikomanagement

Es ist schwieriger, die Einhaltung abteilungsübergreifender Vorschriften durchzusetzen

Lesen Sie auch: Dezentralisierter versus zentralisierter Einkauf: Grundlegendes zu den wichtigsten Unterschieden und Vorteilen

Hauptvorteile des zentralisierten Einkaufs

Der zentralisierte Einkauf bietet zahlreiche Vorteile, die die Beschaffungseffizienz und die allgemeine betriebliche Effektivität eines Unternehmens erheblich verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Höhere Kaufkraft führt zu intensiveren Verhandlungen mit Lieferanten: Durch die Konsolidierung der Beschaffungsaktivitäten steigt das Gesamteinkaufsvolumen, sodass Unternehmen Mengenrabatte nutzen und bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln können.
• Kosteneinsparungen durch Reduzierung von Doppelbestellungen und Gemeinkosten: Durch den zentralisierten Einkauf werden Prozesse optimiert, doppelte Bestellungen vermieden und die Lohn- und Verwaltungskosten gesenkt, indem die Anzahl der an der Beschaffung beteiligten Mitarbeiter minimiert wird.
• Verbesserte Sichtbarkeit und Kontrolle über Beschaffungsprozesse: Ein zentralisiertes System bietet einen umfassenden Überblick über alle Beschaffungsaktivitäten, verbessert die Ausgabenanalyse und gewährleistet die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien und -vorschriften.
• Verstärkte Lieferantenbeziehungen und verbesserte Verhandlungsbedingungen: Der zentralisierte Einkauf fördert engere Beziehungen zu Lieferanten durch konsistente Kommunikation und den Aufbau langfristiger Partnerschaften, wodurch das Serviceniveau und die Zusammenarbeit verbessert werden.
• Bessere Koordination innerhalb der Organisation: Zentralisierte Daten ermöglichen verschiedenen Teams den einfachen Zugriff auf die erforderlichen Informationen, was eine verbesserte Zusammenarbeit und rationalisierte Prozesse zwischen den Abteilungen fördert.
• Verbesserte Risikominderung: Standardisierte Beschaffungspraktiken reduzieren Fehler und Risiken bei Nichteinhaltung von Vorschriften, während die zentrale Nachverfolgung die Überwachung und Prüfung erleichtert, um die Einhaltung ethischer Beschaffungsstandards sicherzustellen.
• Gesteigerte Prozesseffizienz: Die Automatisierung manueller Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschaffung führt zu schnelleren Genehmigungen, weniger Fehlern und einem effizienteren Beschaffungszyklus.

Herausforderungen des zentralisierten Einkaufs

Der zentralisierte Einkauf bietet zwar erhebliche Vorteile, bringt aber auch mehrere Herausforderungen und Einschränkungen mit sich, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Herausforderungen aufgeführt, die mit diesem Beschaffungsmodell verbunden sind:

• Mögliche Engpässe und Verzögerungen bei Beschaffungsprozessen: Ein zentralisierter Einkauf kann zu Engpässen führen, wenn ein einzelnes Team mit Anfragen überfordert ist. Dies kann zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung und zu einer langsameren Lieferung von Waren und Dienstleistungen an die Endverbraucher führen, insbesondere in zeitkritischen Situationen.
• Komplexität beim Ausbalancieren unterschiedlicher Bedürfnisse in Unternehmen mit mehreren Filialen: Unternehmen mit mehreren Niederlassungen haben oft Schwierigkeiten, die individuellen Beschaffungsanforderungen der einzelnen Standorte zu erfüllen. In verschiedenen Regionen können unterschiedliche Gesetze, Steuervorschriften und lokale Rabatte gelten, was es schwierig macht, einen einheitlichen Ansatz zu implementieren.
• Eingeschränkte individuelle Autonomie: Die zentrale Beschaffung schränkt die Autonomie der einzelnen Abteilungen ein, da sie alle Einkaufsanfragen an das zentrale Team weiterleiten müssen. Dies kann zu Spannungen führen, wenn Abteilungen das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse nicht umgehend berücksichtigt werden.
• Widerstand gegen Veränderungen und Notwendigkeit einer unternehmensweiten Einführung: Der Übergang zu einem zentralisierten Einkaufsmodell kann bei Mitarbeitern, die an dezentrale Prozesse gewöhnt sind, auf Widerstand stoßen. Für eine erfolgreiche Implementierung ist es entscheidend, die Zustimmung aller Beteiligten zu gewinnen. Dazu sind ein effektives Änderungsmanagement und Schulungen erforderlich.
• Ineffizienz, wenn der Betrieb zu groß oder komplex wird: Wenn Unternehmen expandieren, kann eine zentralisierte Beschaffungsstruktur unhandlich werden, was eine effektive Verwaltung erschwert. Dies kann zu Ineffizienzen und der Unfähigkeit führen, schnell auf sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren.
• Mangelndes Fachwissen: Einem zentralisierten Beschaffungsteam mangelt es möglicherweise an spezifischen Kenntnissen über die Anforderungen einzelner Abteilungen oder Produktkategorien. Dies kann auf unzureichende Kommunikation und Informationsaustausch zwischen dem zentralen Team und verschiedenen Geschäftsbereichen zurückzuführen sein.
• Geografische Herausforderungen: Eine zentralisierte Beschaffung kann logistische und kulturelle Überlegungen für Unternehmen, die in verschiedenen Regionen tätig sind, erschweren. Es kann eine Herausforderung sein, diese Komplexität zu bewältigen und gleichzeitig einen standardisierten Ansatz beizubehalten.

Wann sollten Sie den zentralisierten Einkauf implementieren?

Die Implementierung eines zentralisierten Einkaufs kann für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse rationalisieren und eine höhere Effizienz erzielen möchten, ein strategischer Schritt sein. Hier sind einige wichtige Szenarien, in denen es ratsam ist, eine Zentralisierung des Einkaufs in Betracht zu ziehen:

• Mehrere Standorte oder Abteilungen: Die Zentralisierung der Beschaffung kann die Einkaufspraktiken vereinheitlichen und die Effizienz verbessern, wenn Ihr Unternehmen an verschiedenen Standorten tätig ist oder mehrere Abteilungen hat.
• Notwendigkeit von Kosteneinsparungen: Der zentralisierte Einkauf ermöglicht Großeinkäufe, was bessere Verhandlungen und erhebliche Kosteneinsparungen ermöglicht.
• Der Wunsch nach Beständigkeit und Konformität: Die Zentralisierung bietet standardisierte Prozesse, um eine einheitliche Qualität aufrechtzuerhalten und die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien sicherzustellen.
• Herausforderungen bei der Überwachung der Ausgaben: Wenn die Nachverfolgung der Ausgaben schwierig ist, verbessert der zentrale Einkauf die Transparenz und hilft, die Kosten zu kontrollieren.
• Komplexes Lieferantenmanagement: Die Zentralisierung vereinfacht die Lieferantenbeziehungen und ermöglicht kohärente Verhandlungsstrategien.
• Verbessertes Risikomanagement: Der zentralisierte Einkauf bietet Unternehmen, die sich auf Compliance und Risikominderung konzentrieren, eine bessere Übersicht.
• Implementierung von Strategic Sourcing: Die zentralisierte Beschaffung erleichtert die Entwicklung ganzheitlicher Beschaffungsstrategien, die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind.

Implementierung des zentralisierten Einkaufs

Gehen Sie wie folgt vor, um den zentralisierten Einkauf effizient zu implementieren:

1. Bewerten Sie die aktuellen Einkaufsprozesse

Überprüfen Sie die aktuellen Beschaffungsmethoden, um Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Wenn Sie die bestehenden Herausforderungen wie zu hohe Ausgaben oder verstreute Daten verstehen, können Sie herausfinden, wo Zentralisierung einen Mehrwert bieten kann.

2. Bestimme deine Ziele

Definieren Sie spezifische Ziele für die Implementierung eines zentralisierten Beschaffungssystems, z. B. Kosteneinsparungen, verbesserte Prozessgeschwindigkeit oder reduzierte Lieferantenzahlen. Richten Sie messbare Kennzahlen und KPIs ein, um den Fortschritt zu verfolgen, einschließlich der Zykluszeit von Bestellungen, Kosteneinsparungen, Compliance-Raten und verwalteten Ausgaben.

3. Holen Sie alle an Bord

Kommunizieren Sie die Vorteile einer zentralisierten Beschaffung an alle Abteilungen, einschließlich Finanzen, IT und Lieferanten. Eine klare Kommunikation hilft, Widerstände abzubauen und stellt sicher, dass jeder seine Rolle im neuen System versteht.

4. Wählen Sie die richtige zentralisierte Einkaufssoftware

Suchen Sie nach einer Beschaffungssoftware, die Prozesse automatisiert und in bestehende Systeme integriert. Zu den wichtigsten Funktionen, die es zu berücksichtigen gilt, gehören:

• Verwaltung mehrerer Unternehmen
• Budgetverfolgung in Echtzeit
• Individuell anpassbare Genehmigungsworkflows
• Umfassende Berichtsfunktionen
• Mobiler Zugriff

5. Personal ausbilden

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter in den neuen Richtlinien, Verfahren und Softwarefunktionen geschult sind, um einen reibungslosen Übergang zum zentralisierten Einkauf zu ermöglichen.

6. Überwachen und bewerten Sie die Leistung

Bewerten Sie kontinuierlich die Effektivität des zentralisierten Beschaffungsprozesses anhand etablierter KPIs. Eine regelmäßige Überwachung ermöglicht Anpassungen und Verbesserungen auf der Grundlage von Leistungsdaten.

Lesen Sie auch: Wichtige KPIs und Metriken für den Einkauf, die 2025 gemessen werden müssen

Bewährte Methoden für einen effektiven zentralisierten Einkauf

Ein zentralisiertes Einkaufsmodell kann die Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Beschaffung eines Unternehmens erheblich verbessern. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Methoden, um einen erfolgreichen zentralisierten Einkauf sicherzustellen:

• Automatisieren Sie manuelle Aufgaben: Verwenden Sie Technologie, um routinemäßige Beschaffungsaufgaben wie die Erstellung von Bestellungen und die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und den Einkaufszyklus zu beschleunigen.
• Betonen Sie die Standardisierung: Standardisieren Sie Beschaffungsprozesse und Dokumente im gesamten Unternehmen, um Konsistenz und Effizienz bei den Workflows zur Lieferantenbewertung und -genehmigung sicherzustellen.
• Implementieren Sie ein robustes Lieferantenmanagement: Bauen Sie enge Beziehungen zu einer ausgewählten Gruppe von Lieferanten auf, um Rabatte zu nutzen und Lieferkettenrisiken zu reduzieren. Beurteilen Sie regelmäßig die Leistung Ihrer Lieferanten, um sie kontinuierlich zu verbessern.
• Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit: Pflegen Sie eine offene Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen, um Erkenntnisse über spezifische Bedürfnisse zu gewinnen und die Beschaffungsbemühungen an den organisatorischen Anforderungen auszurichten.
• Investieren Sie in Aus- und Weiterbildung: Statten Sie Ihr Einkaufsteam mit Fähigkeiten in den Bereichen Verhandlungs-, Lieferantenmanagement- und Beschaffungssoftware aus, um deren Effektivität zu steigern.
• Überwachen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs): Verfolgen Sie KPIs wie die Zykluszeit von Bestellungen, Kosteneinsparungen und Compliance-Raten, um den Erfolg des zentralisierten Einkaufssystems zu messen.
• Inventar regelmäßig aktualisieren: Halten Sie die Lagerbestände auf dem neuesten Stand, um doppelte Bestellungen zu vermeiden und einen zeitnahen Einkauf für verschiedene Abteilungen sicherzustellen.
• Pflegen Sie starke Lieferantenbeziehungen: Konzentrieren Sie sich auf die Pflege der Lieferantenbeziehungen, um von Mengenrabatten und flexiblen Konditionen zu profitieren.

akirolabs: Zentralisierung und Aktivierung des Kategorienmanagements im großen Maßstab

Akirolabs ist ein strategischer Wegbereiter für die zentralisierte Beschaffung und bietet eine strukturierte, KI-gestützte Plattform, die die Effizienz, Steuerung und Zusammenarbeit zwischen den Einkaufsfunktionen verbessert. Durch die Integration von Automatisierung, Echtzeiteinblicken und erstklassigen Methoden gewährleistet Akirolabs die Abstimmung zwischen globalen und regionalen Teams und gewährleistet gleichzeitig die Flexibilität für die Ausführung vor Ort.

1. Zentralisierte Entwicklung einer Kategorienstrategie

• Eine einzige Quelle der Wahrheit: akirolabs dient als zentrales Repositorium für alle Kategorienstrategien und gewährleistet so die Standardisierung, Zugänglichkeit und Konsistenz im gesamten Unternehmen.
• KI-gestützte Zusammenarbeit: Die Plattform ermöglicht die KI-gestützte Einbindung von Stakeholdern in Echtzeit und institutionalisiert so eine frühzeitige und kontinuierliche funktionsübergreifende Einbindung.
• Strategische Szenariomodellierung: Ermöglicht es Unternehmen, Beschaffungsszenarien zu modellieren (z. B. globale Beschaffung im Vergleich zu lokal-für-lokal) und die Entscheidungsfindung auf der Grundlage wichtiger Geschäftsdimensionen zu optimieren.
• Automatisierte Führung: KI-gestützte Erkenntnisse und vorab ausgefüllte Strategievorlagen beschleunigen die Entscheidungsfindung und sorgen für methodische Genauigkeit.

2. Harmonisierung und Kaskadierung globaler Strategien

• Ausführung von global zu lokal: akirolabs gewährleistet eine nahtlose Kaskadierung globaler Kategorienstrategien auf Regional- und Geschäftsbereichsebene und behält gleichzeitig die strategische Ausrichtung bei.
• Überregionaler Wissensaustausch: Strukturierte Arbeitsabläufe ermöglichen es den Beschaffungsteams, bewährte Verfahren zu nutzen, um die Standardisierung voranzutreiben und gleichzeitig lokale Anpassungen zu ermöglichen.
• Skalierbarkeit und Integration: Die Plattform lässt sich nahtlos in ERP-, CRM- und Beschaffungsökosysteme integrieren und gewährleistet so Datenkontinuität und betriebliche Effizienz.

Akirolabs ist Ihr strategischer Partner beim Aufbau eines erstklassigen zentralisierten Einkaufsbetriebs. Wir helfen Ihnen dabei, die Herausforderungen zu meistern, die Vorteile zu maximieren und die Beschaffung in einen leistungsstarken Wachstumsmotor umzuwandeln.

Fazit

In diesem Artikel haben wir das Konzept des zentralisierten Einkaufs und seine zahlreichen Vorteile untersucht. Wir haben auch die Herausforderungen erörtert, mit denen Unternehmen bei der Implementierung eines zentralisierten Einkaufsmodells konfrontiert sein können, wie z. B. potenzielle Engpässe und die Notwendigkeit einer abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.

Um Ihre Beschaffungsstrategie weiter zu verbessern, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen Akirolabs. Diese KI-gestützte Plattform verwandelt die Beschaffung von einer taktischen Funktion in einen strategischen Werttreiber.

akirolabs bietet Tools für strategische Beschaffung, Zusammenarbeit und Ausgabenanalyse, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Einkaufsentscheidungen an umfassenderen Geschäftszielen auszurichten und gleichzeitig moderne Herausforderungen zu bewältigen.

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