Verschwendet Ihr Unternehmen Geld für die falsche Software?

Bei der Beschaffung von IT-Software geht es nicht nur darum, das neueste Tool auszuwählen, sondern auch darum, strategische Entscheidungen zu treffen, die Effizienz, Sicherheit und langfristigen Wert steigern. Ein einziger Fehltritt, wie das Übersehen versteckter Kosten oder das Ignorieren von Compliance-Anforderungen, kann zu Budgetüberschreitungen, Sicherheitslücken und Betriebsunterbrechungen führen.

Dennoch haben viele Unternehmen mit Verzögerungen bei der Beschaffung, Anbieterbindung und unzureichend ausgelasteter Software zu kämpfen. Wie überwindet man also die Komplexität und macht sie richtig?

In diesem Artikel besprechen wir acht bewährte Schritte, mit denen Sie die Softwarebeschaffung optimieren, Risiken reduzieren und den ROI maximieren können.

Was ist Softwarebeschaffung?

Die Softwarebeschaffung ist der strategische Prozess der Auswahl, Beschaffung und Verwaltung von Softwarelösungen, die auf Ihre Geschäftsanforderungen und Ihre IT-Infrastruktur abgestimmt sind. Es geht über den bloßen Kauf einer Lizenz hinaus. Es umfasst die Bewertung von Softwareoptionen, die Aushandlung von Verträgen, die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und die Verwaltung der Software während ihres gesamten Lebenszyklus.

Eine gut strukturierte Strategie für die Softwarebeschaffung hilft Unternehmen:

• Kosten optimieren: Vermeiden Sie unnötige Ausgaben, indem Sie kostengünstige Lösungen wählen, die sich an langfristigen Zielen orientieren.
• Stellen Sie Compliance und Sicherheit sicher: Halten Sie sich an Branchenvorschriften und Datenschutzgesetze und minimieren Sie gleichzeitig die Cybersicherheitsrisiken.
• Steigern Sie die Effizienz: Optimieren Sie den Betrieb, indem Sie skalierbare und kompatible Software wählen, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt.
• Stärken Sie die Lieferantenbeziehungen: Bauen Sie langfristige Partnerschaften mit vertrauenswürdigen Softwareanbietern auf, um bessere Preise, Support und Updates zu erhalten.

Ohne einen strukturierten Beschaffungsansatz laufen Unternehmen Gefahr, für nicht ausgelastete Software zu viel zu bezahlen, in Fallen zu tappen, an einen Anbieter gebunden zu sein oder mit Compliance-Strafen zu rechnen. Aus diesem Grund ist es wichtig, Best Practices zu befolgen, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Softwareinvestitionen zu ziehen.

Was ist der richtige Beschaffungsprozess?

Ein gut strukturiertes Beschaffungsprozess stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die besten Softwarelösungen auswählt und gleichzeitig Kosten, Risiken und Ineffizienzen minimiert. Beim richtigen Ansatz geht es nicht nur um den Kauf von Software, sondern auch darum, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die den Geschäftszielen, IT-Anforderungen und der langfristigen Skalierbarkeit entsprechen.

Ein erfolgreicher Beschaffungsprozess für IT-Software umfasst:

• Regelmäßige Bewertung: Klare Definition der Softwareanforderungen auf der Grundlage von Geschäftszielen, Benutzeranforderungen und IT-Kompatibilität.
• Marktforschung und Lieferantenbewertung: Untersuchung von Softwareoptionen, Vergleich von Funktionen und Bewertung der Glaubwürdigkeit des Anbieters.
• Kosten-Nutzen-Analyse: Bewertung der Gesamtbetriebskosten (TCO), einschließlich Lizenz-, Implementierungs- und Wartungskosten.
• Vertragsverhandlung und Risikominderung: Sicherstellung günstiger Konditionen, Einhaltung der Branchenvorschriften und Vermeidung von Anbieterabhängigkeit.
• Implementierung und Lebenszyklusmanagement: Effektiver Einsatz von Software, Leistungsverfolgung und Optimierung der Nutzung im Laufe der Zeit.

Durch die Standardisierung und Optimierung Ihres Beschaffungsworkflows kann Ihr Unternehmen unnötige Ausgaben reduzieren, die IT-Effizienz verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und gleichzeitig die besten Softwarelösungen für langfristiges Wachstum sichern.

8 Schritte zum Aufbau einer erfolgreichen Strategie für die Beschaffung von IT-Software

Der Aufbau einer erfolgreichen Strategie für die Beschaffung von IT-Software erfordert mehr als nur den Vergleich von Preisen; es geht darum, fundierte, zukunftssichere Entscheidungen zu treffen.

Wenn Sie diese acht wichtigen Schritte befolgen, können Sie die Beschaffung rationalisieren, Risiken minimieren und den Wert Ihrer Softwareinvestitionen maximieren.

1. Definieren Sie einen strategischen Plan für die Beschaffung von IT-Software

Eine klar definierte Beschaffungsstrategie ist die Grundlage für einen effizienten und kostengünstigen Prozess zur Beschaffung von IT-Software. Ohne einen klaren Plan riskieren Unternehmen zu hohe Ausgaben, Kompatibilitätsprobleme und eine Bindung an einen bestimmten Anbieter. All dies kann zu betrieblichen Ineffizienzen und Budgetüberschreitungen führen.

Konzentrieren Sie sich auf die folgenden Schlüsselelemente, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Software auswählen:

• An Geschäfts- und IT-Zielen ausrichten: Definieren Sie, wie die Software das Geschäftswachstum, die IT-Infrastruktur und die langfristige digitale Transformation unterstützt. Priorisieren Sie Lösungen, die Produktivität, Cybersicherheit oder das Kundenerlebnis verbessern.
• Plan für Skalierbarkeit: Wählen Sie Software, die mit Ihren Geschäftsanforderungen skaliert werden kann, sodass kostspielige Migrationen und Upgrades zu einem späteren Zeitpunkt vermieden werden. Eine Lösung, die Ihren heutigen Anforderungen entspricht, sollte Ihrem Unternehmen auch in fünf Jahren noch dienen.
• Stärken Sie die Lieferantenbeziehungen: Bauen Sie starke Partnerschaften mit Softwareanbietern auf, um bessere Preise, Anpassungsoptionen und langfristigen Support auszuhandeln. Eine gute Beziehung zu Ihrem Lieferanten kann zu exklusiven Rabatten und einer schnelleren Problemlösung führen.

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Wissen Sie? Unternehmen mit einer strukturierten IT-Beschaffungsstrategie reduzieren die Softwarekosten und stellen sicher, dass sie in Lösungen investieren, die maximalen Nutzen bei minimalem Risiko bieten.

2. Nutzen Sie digitale Beschaffungslösungen für schnellere Genehmigungen

Herkömmliche Beschaffungsprozesse können langsam, fehleranfällig und frustrierend sein und oft zu Verzögerungen, Missverständnissen und unnötigen Kosten führen. Unternehmen benötigen einen agileren, datengesteuerten Ansatz für die Softwarebeschaffung.

Mit IT-Software-Beschaffungslösungen können Sie Beschaffungsabläufe digitalisieren und automatisieren, um Genehmigungen zu beschleunigen, die Transparenz zu verbessern und menschliche Fehler zu reduzieren.

So verändert die digitale Beschaffung den Prozess:

• Automatisieren Sie Genehmigungsworkflows: Manuelle Genehmigungen verlangsamen die Beschaffung und führen zu Projektverzögerungen. Durch die Automatisierung von Kaufanfragen, Budgetgenehmigungen und Vertragsunterzeichnungen können Unternehmen die Fehlerquoten senken, die im Durchschnitt bei 1-5%.
• Nutzen Sie KI und Analytik: KI-gestützte Einkaufstools analysieren die Leistung von Anbietern, die Softwarenutzung und Kostentrends und helfen IT-Teams dabei, datengestützte Kaufentscheidungen zu treffen. KI kann auch versteckte Kosten oder Compliance-Risiken erkennen und so unerwartete Budgetüberschreitungen verhindern.
• Zentralisierte Cloud-basierte Beschaffung: Cloud-basierte Beschaffungsplattformen ermöglichen es IT-, Finanz- und Einkaufsteams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Bestellungen zu verfolgen und das Vertragsmanagement in einem einheitlichen System zu optimieren. Dies verhindert Datencaches und sorgt für abteilungsübergreifende Transparenz.

Die Einführung digitaler Beschaffungstools kann die Entscheidungsfindung beschleunigen, die Kostenkontrolle verbessern und Ihre Strategie zur Softwarebeschaffung zukunftssicher machen.

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3. Beurteilen Sie vor dem Kauf die Gesamtbetriebskosten

Der Preis einer Softwarelösung ist nur die Spitze des Eisbergs. Die tatsächlichen Kosten beinhalten laufende Ausgaben wie Schulung, Wartung, Compliance und Support. Das Ignorieren dieser versteckten Kosten kann zu Budgetüberschreitungen, unerwarteten Verlängerungsgebühren und kostspieligen Systemintegrationen führen. Aus diesem Grund ist die Bewertung der Gesamtbetriebskosten (TCO) bei der Softwarebeschaffung von entscheidender Bedeutung.

So bewerten Sie die Softwarekosten vor dem Kauf genau:

1. Aufschlüsselung der gesamten Lebenszykluskosten: Die tatsächlichen Kosten einer Software gehen weit über den Kaufpreis hinaus. Bei der Bewertung von Anbietern sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Lizenzgebühren: Einmaliger Kauf oder laufendes Abonnement?
• Integrationskosten: Wird es sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen?
• Anpassung und Upgrades: Benötigen Sie in Zukunft zusätzliche Funktionen?
• Support und Wartung: Wie hoch sind die Kosten für laufende Sicherheitspatches und technischen Support?
• Kosten für Schulungen: Wie viel Zeit und Geld wird für das Onboarding von Mitarbeitern benötigt?

2. Vergleichen Sie Abonnementmodelle mit unbefristeten Lizenzmodellen: Einige Softwarelösungen bieten Monats- oder Jahresabonnements an, während für andere ein einmaliger Kauf mit lebenslangem Zugriff erforderlich ist. Auch wenn Abonnements auf den ersten Blick günstiger erscheinen, können sich die langfristigen Kosten summieren, weshalb eine unbefristete Lizenzierung in einigen Fällen die intelligentere Wahl ist.

3. Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung: Optimieren Sie Ihre Ausgaben, indem Sie Großlizenzverträge, Mehrjahresverträge oder Bündelung von Softwarelösungen aushandeln. Strategische Lieferantenrabatte können die Beschaffungskosten erheblich senken.

Unternehmen, die vor dem Kauf von Software detaillierte TCO-Bewertungen durchführen, sparen 15-25% zu den Beschaffungskosten, zur Vermeidung unnötiger Ausgaben und zur Optimierung der Budgetzuweisung.

Durch eine gründliche Bewertung der Gesamtbetriebskosten kann Ihr Unternehmen finanzielle Überraschungen vermeiden, kostengünstige Softwarelösungen wählen und den langfristigen Wert seiner IT-Investitionen maximieren.

4. Stärken Sie das Lieferantenmanagement und die Verhandlungen für langfristigen Erfolg

Die Auswahl der richtigen Software ist nur die halbe Miete; die Verwaltung Ihrer Lieferantenbeziehungen bestimmt den langfristigen Erfolg. Eine starke Anbietermanagementstrategie sorgt für besseren Service, mehr Flexibilität, Kosteneinsparungen und minimierte Risiken während des gesamten Lebenszyklus der Software.

So verwalten und verhandeln Sie strategisch mit Softwareanbietern:

1. Förderung der langfristigen Zusammenarbeit mit Anbietern: Anstatt Anbieter als einmalige Transaktionspartner zu behandeln, sollten Sie eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung aufbauen, um Folgendes zu gewinnen:

• Vorrangiger Support und Anpassung: Anbieter bieten eher engagierten Support, schnellere Problemlösungen und Produktanpassungen für langfristige Kunden an.
• Flexible Preise und Rabatte: Starke Lieferantenbeziehungen führen häufig zu Vorzugspreisen, mehrjährigen Vertragsrabatten und zusätzlichen Funktionen ohne zusätzliche Kosten.
• Bessere Ausrichtung der Roadmap: Langfristige Partnerschaften ermöglichen es Unternehmen, Softwareupdates an ihre sich ändernden Bedürfnisse anzupassen.

2. Verhandeln Sie intelligente Verträge, die über den Preis hinausgehen: Konzentrieren Sie sich beim Abschluss von Verträgen nicht nur auf die Vorabkosten. Verhandeln Sie für:

• Skalierbarkeitsoptionen: Stellen Sie sicher, dass die Preis- und Lizenzstrukturen zukünftige Erweiterungen ohne versteckte Kosten unterstützen.
• Flexibilität bei der Integration: Sichere APIs und Interoperabilität mit deinem bestehenden Tech-Stack, um kostspielige Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
• Service Level Agreements (SLAs): Definieren Sie zum Schutz Ihres Unternehmens klare Leistungserwartungen in Bezug auf Verfügbarkeit, Kundensupport und Sicherheitsmaßnahmen.
• Austritts- und Verlängerungsbedingungen: Vermeiden Sie die Bindung an einen Anbieter, indem Sie transparente Vertragsausstiegsklauseln und flexible Verlängerungsbedingungen aushandeln.

3. Mindern Sie die Lieferantenrisiken durch gründliche Sorgfaltspflicht: Jeder Anbieter ist mit potenziellen Risiken verbunden, egal ob es sich um finanzielle Instabilität, schwache Cybersicherheit oder Compliance-Verstöße handelt. Um das Risiko zu reduzieren:

• Bewerten Sie die Finanzstabilität: Informieren Sie sich über die finanzielle Situation des Anbieters, um sicherzustellen, dass er langfristig unterstützt wird.
• Überprüfen Sie Sicherheit und Compliance: Beurteilen Sie die Datenschutzrichtlinien, Cybersicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung von Industriestandards wie GDPR, ISO 27001 oder SOC 2.
• Überwachen Sie die laufende Leistung: Richten Sie regelmäßige Leistungsbeurteilungen Ihrer Lieferanten ein, um Probleme proaktiv zu lösen, bevor sie eskalieren.

Indem Sie Anbieter strategisch verwalten, können Sie den langfristigen Softwareerfolg sicherstellen, Risiken minimieren und den ROI maximieren.

5. Implementieren Sie strenge Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen

Cyberbedrohungen und Compliance-Verstöße sind nicht nur IT-Probleme, sondern auch Geschäftsrisiken. Eine einzige Sicherheitsverletzung kann Millionen kosten, Ihrem Ruf schaden und sensible Unternehmensdaten preisgeben. Tatsächlich kostet eine durchschnittliche Datenschutzverletzung Unternehmen 4,88 Millionen $. Deshalb sollten Sicherheit und Compliance in Ihrer Strategie für die Beschaffung von IT-Software nicht verhandelbar sein.

So schützen Sie Ihren Software-Beschaffungsprozess vor Risiken:

1. Stellen Sie sicher, dass die Datenschutzgesetze eingehalten werden: Die staatlichen Vorschriften werden immer strenger, und die Nichteinhaltung kann zu hohen Bußgeldern führen. Bevor Sie einen Softwarekauf abschließen, sollten Sie sicherstellen, dass der Anbieter die folgenden Branchenvorschriften einhält:

• GDPR (Allgemeine Datenschutzverordnung): Unverzichtbar für Unternehmen, die mit EU-Kundendaten umgehen.
• ISO 27001: Ein globaler Standard, der ein starkes Informationssicherheitsmanagement gewährleistet.
• SOC 2 (Kontrolle der Serviceorganisation 2): Evaluiert Datensicherheit, Verfügbarkeit und Datenschutz für cloudbasierte Software.
• HIPAA (Gesetz zur Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen): Obligatorisch für Unternehmen im Gesundheitswesen, die mit geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) umgehen.

2. Standardisieren Sie die Vertragsbedingungen für maximalen Schutz: Ihr Vertrag sollte mehr als nur Preisvereinbarungen umfassen; er sollte Ihr Unternehmen vor Compliance-Risiken, Serviceausfällen und Cybersicherheitsbedrohungen schützen. Zu den wichtigsten Vertragsbedingungen gehören:

• Sicherheits- und Compliance-Klauseln: Stellen Sie sicher, dass sich die Anbieter zu regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen, Verschlüsselungsrichtlinien und Zeitplänen für die Meldung von Sicherheitsverletzungen verpflichten.
• Dateneigentum und Portabilität: Klären Sie, wem Ihre Daten gehören und wie sie migriert werden können, wenn Sie den Anbieter wechseln.
• Service Level Agreements (SLAs): Diese Vereinbarungen legen klare Leistungsmaßstäbe für Verfügbarkeit, Support-Reaktionszeiten und Sicherheitsverpflichtungen fest.
• Entschädigungsklauseln: Schützen Sie Ihr Unternehmen vor rechtlicher Haftung, wenn der Anbieter die Compliance-Standards nicht einhält.

3. Achten Sie auf Cyberbedrohungen und laufende Compliance: Cybersicherheit endet nicht, sobald ein Vertrag unterzeichnet ist; sie ist ein fortlaufender Prozess. Erhöhen Sie die Sicherheit durch:

• Regelmäßige Lieferantenaudits: Führen Sie Sicherheitsbewertungen durch, um die Einhaltung der vereinbarten Bedingungen zu überprüfen.
• Bedrohungsüberwachung in Echtzeit: Verwenden Sie KI-gestützte Cybersicherheitstools, um Sicherheitslücken zu erkennen, bevor sie zu Sicherheitslücken werden.
• Interne Mitarbeiterschulung: Seit 88% Wenn Datenschutzverletzungen durch menschliches Versagen verursacht werden, sollten die Mitarbeiter in Bezug auf Phishing-Bedrohungen, sichere Zugriffsprotokolle und bewährte Softwarepraktiken geschult werden.

Indem Sie Sicherheit und Compliance bei der Softwarebeschaffung Priorität einräumen, können Sie behördliche Strafen vermeiden, sensible Daten schützen und die langfristige Betriebsstabilität sicherstellen.

6. Optimieren Sie die Beschaffung mit Automatisierung und KI

Sich auf manuelle Beschaffungsprozesse zu verlassen, ist ein großes Hindernis in einer Welt, in der Geschwindigkeit, Genauigkeit und Kostenkontrolle den Geschäftserfolg bestimmen. Menschliche Fehler, Verzögerungen bei der Genehmigung und falsch verwaltete Softwarelizenzen können zu übermäßigen Ausgaben, Compliance-Problemen und betrieblichen Ineffizienzen führen.

Automatisierungs- und KI-gestützte Beschaffungslösungen rationalisieren Arbeitsabläufe, verbessern die Entscheidungsfindung und reduzieren Risiken, wodurch eine schnellere, intelligentere und kostengünstigere Softwarebeschaffung gewährleistet wird.

1. Beseitigen Sie Fehler und verbessern Sie die Genauigkeit: Die manuelle Beschaffung ist anfällig für Fehler, doppelte Softwarekäufe, falsch eingereichte Rechnungen und falsche Lizenzverlängerungen. KI-gestützte Beschaffungslösungen können:

• Reduzieren Sie menschliche Fehler durch 30% durch die Automatisierung der Vertrags- und Lieferantendatenverwaltung.
• Sorgen Sie für eine genaue Lizenzverfolgung, um Überkäufe oder Unterauslastung zu verhindern.
• Kennzeichnen Sie automatisch Diskrepanzen bei Softwarepreisen, -nutzung und -konformität.

Ein einziger Fehler bei der Beschaffung, z. B. das Versäumnis einer Verlängerungsfrist, kann Unternehmen Tausende von Strafen und Serviceunterbrechungen kosten.

2. Intelligentere Entscheidungsfindung mit KI-Analysen: KI automatisiert nicht nur Aufgaben. Sie analysiert die Leistung von Anbietern, Preistrends und Vertragsbedingungen, um sicherzustellen, dass Unternehmen den besten Nutzen aus ihren Softwareinvestitionen ziehen. KI-gestützte Beschaffungsplattformen können:

• Prognostizieren Sie den Softwarebedarf auf der Grundlage historischer Daten und Nutzungstrends.
• Empfehlen Sie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, wie Vertragsneuverhandlungen oder Mengenrabatte.
• Identifizieren Sie Anbieterrisiken, indem Sie die bisherige Serviceleistung, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und die finanzielle Stabilität analysieren.

3. Nahtlose Integration mit IT- und Finanzsystemen: Ein unzusammenhängender Beschaffungsprozess kann zu einer Fehlausrichtung des Budgets, zu Lücken bei der Einhaltung der Vorschriften und zu Ineffizienzen führen. Automatisierte Beschaffungsplattformen:

• Integrieren Sie es in ERP-, Finanz- und IT-Asset-Management-Systeme für eine bessere Nachverfolgung und Kontrolle.
• Ermöglichen Sie Budgettransparenz in Echtzeit und stellen Sie sicher, dass Softwarekäufe mit den finanziellen Zielen übereinstimmen.
• Optimieren Sie Vertragsgenehmigungen und Verlängerungen und vermeiden Sie so unnötige Verzögerungen.

Durch den Einsatz von Automatisierung und KI können Sie Ineffizienzen beseitigen, Kosten senken und die volle Kontrolle über den Lebenszyklus der Softwarebeschaffung gewinnen, was zu einem intelligenteren, schnelleren und regelkonformeren IT-Beschaffungsprozess führt.

7. Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen IT-, Finanz- und Einkaufsteams

Eine erfolgreiche Beschaffung von IT-Software ist nicht nur eine IT-Entscheidung; sie erfordert eine nahtlose Koordination zwischen mehreren Abteilungen. Budgetbeschränkungen, nicht übereinstimmende Softwareanforderungen und Compliance-Probleme können ohne eine angemessene Zusammenarbeit auftreten, was zu Ineffizienzen und verschwendeten Investitionen führen kann.

Halten Sie sich an die folgenden Best Practices, um einen reibungslosen, funktionsübergreifenden Beschaffungsprozess zu gewährleisten:

1. Förderung der abteilungsübergreifenden Kommunikation

• Frühe Einbindung wichtiger Stakeholder: Vor der Einleitung des Beschaffungsprozesses sollten sich IT, Finanzen, Beschaffung und Endbenutzer über die Softwareanforderungen, Budgetbeschränkungen und Compliance-Anforderungen abstimmen.
• Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Stellen Sie fest, wer für die Bewertung des Anbieters, die finanzielle Genehmigung, die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften und die Implementierungsplanung verantwortlich ist.
• Regelmäßige Check-ins und Updates: Halten Sie monatliche oder vierteljährliche Treffen ab, um den Fortschritt der Beschaffung, die Leistung des Anbieters und bevorstehende Verlängerungen zu besprechen.

2. Passen Sie Softwarekäufe an die Finanzplanung an

• Legen Sie ein dediziertes IT-Beschaffungsbudget fest: Arbeiten Sie mit der Finanzabteilung zusammen, um ein realistisches Softwarebudget bereitzustellen, das Lizenzierung, Integrationen und laufenden Support berücksichtigt.
• Nutzen Sie Spend Analytics für intelligentere Entscheidungen: KI-gestützte Beschaffungstools können Softwareausgaben analysieren, zu hohe Ausgaben erkennen und die Vertragsbedingungen optimieren, um die Kostenkontrolle zu verbessern.
• Prognose zukünftiger Softwareanforderungen: Planen Sie zukünftige Upgrades, zusätzliche Lizenzen oder Softwareerweiterungen ein, um teure Einkäufe in letzter Minute zu vermeiden.

Indem Sie den Datenspeicher der Abteilungen aufschlüsseln und die Zusammenarbeit fördern, können Sie Budgetkonflikte vermeiden, die Beschaffungseffizienz verbessern und den Software-ROI maximieren.

8. Evaluieren und verbessern Sie kontinuierlich die Beschaffungsprozesse

Die Softwarebeschaffung ist ein fortlaufender Prozess, der eine regelmäßige Bewertung, Optimierung und Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen und Technologietrends erfordert. Ohne kontinuierliche Verbesserung verwenden Unternehmen möglicherweise veraltete Software, geben zu viel für unnötige Tools aus oder verpassen bessere Angebote von Anbietern.

So halten Sie Ihre Beschaffungsstrategie agil und effizient:

1. Führen Sie regelmäßige Beschaffungsaudits durch

• Überprüfen Sie die Softwarenutzung: Identifizieren Sie nicht ausgelastete oder redundante Tools, die verkleinert, konsolidiert oder ersetzt werden können, um Kosten zu senken.
• Beurteilen Sie die Leistung des Anbieters: Analysieren Sie, ob Anbieter vereinbarte SLAs einhalten, angemessenen Support bieten und zugesagte Softwareupdates bereitstellen.
• Überwachen Sie die Einkaufs-KPIs: Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie die Dauer des Beschaffungszyklus, die Kosteneinsparungen, die Einhaltung der Vorschriften durch Anbieter und den Erfolg der Softwareeinführung, um Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind.

2. Bleiben Sie über neue Technologietrends auf dem Laufenden

• Einführung neuer digitaler Beschaffungslösungen: Bleiben Sie Brancheninnovationen wie KI-gestützter Beschaffung, Blockchain-basiertem Vertragsmanagement und cloudbasierter Beschaffungsautomatisierung immer einen Schritt voraus.
• Vergleich mit Industriestandards: Vergleichen Sie Ihre Beschaffungspraktiken mit Branchenführern, um Lücken und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Schulen Sie Teams in Bezug auf Best Practices: Investieren Sie in kontinuierliche Weiterbildungsprogramme, um die IT- und Einkaufsteams über neue Compliance-Vorschriften, Sicherheitsmaßnahmen und kostensparende Techniken auf dem Laufenden zu halten.

Durch kontinuierliche Evaluierung und strategische Anpassungen kann Ihr Unternehmen Herausforderungen bei der Beschaffung antizipieren, die Kosteneffizienz maximieren und den langfristigen IT-Erfolg sicherstellen.

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Wie akirolabs eine intelligentere Beschaffung von IT-Software ermöglicht

Bei der Softwarebeschaffung geht es nicht mehr nur um den Kauf von Lizenzen, sondern auch darum, datengestützte, strategische Entscheidungen zu treffen. Akirolabs gibt Ihrem Unternehmen die richtigen Tools an die Hand, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Risiken zu minimieren und die Beschaffungskosten zu optimieren und so den langfristigen Erfolg sicherzustellen.

So verwandelt akirolabs die Beschaffung von IT-Software in einen nahtlosen, effizienten und intelligenten Prozess:

KI-gestützte strategische Entscheidungsfindung

akirolabs nutzt fortschrittliche KI-gestützte Analysen, um Anbieter zu vergleichen, die günstigsten Softwarelösungen zu identifizieren und Vertragsverhandlungen zu optimieren. Sie können intelligentere, schnellere und kostengünstigere Beschaffungsentscheidungen treffen, indem Sie historische Einkaufstrends, Lieferantenleistung und Kostenstrukturen analysieren.

Durchgängige Transparenz und Kontrolle der Beschaffung

Die Verwaltung mehrerer Softwareverträge, die Nachverfolgung von Verlängerungen und die Überwachung der Nutzung können überwältigend sein. Akirolabs zentralisiert alle Beschaffungsdaten und bietet IT- und Finanzteams einen vollständigen Überblick über Softwarekäufe, Ausgabenmuster und Lizenznutzung. Dadurch werden Budgetüberschreitungen vermieden, Softwareverschwendung reduziert und redundante Käufe vermieden.

Risiko- und Compliance-Management

akirolabs unterstützt risikobewusste Entscheidungen, indem es die Bewertung von Compliance und Cybersicherheit in den Strategieentwicklungsprozess einbezieht. Teams können frühzeitig regulatorische und interne politische Kriterien einbeziehen, um so die Einhaltung der Datenschutzstandards sicherzustellen und das Risiko anbieterbezogener Risiken zu verringern.

Optimierte Beschaffungsabläufe und Genehmigungen

Herkömmliche Software-Beschaffungsprozesse sind oft langsam und fehleranfällig, was zu unnötigen Verzögerungen und Ineffizienzen führt. akirolabs digitalisiert Beschaffungsabläufe, automatisiert Kaufgenehmigungen, Vertragsverlängerungen und Lieferantenbewertungen und verkürzt so die Beschaffungszykluszeiten um bis zu 50%

Mit Akirolabs, die Beschaffung von Software ist keine komplexe, zeitaufwändige Aufgabe mehr, sondern ein strategischer Vorteil, der Effizienz, Kosteneinsparungen und Innovation fördert.

Fazit

Die Beschaffung von IT-Software ist ein strategischer Vorteil für Ihr Unternehmen. Ein gut optimierter Beschaffungsprozess senkt nicht nur die Kosten, er gewährleistet auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, mindert Risiken, steigert die Effizienz und positioniert Ihr Unternehmen für langfristigen Erfolg.

Durch Automatisierung, KI-gestützte Analysen und strategisches Lieferantenmanagement können Ihre Unternehmen intelligentere, datengestützte Entscheidungen treffen, kostspielige Fallstricke bei der Beschaffung vermeiden und sicherstellen, dass jede Softwareinvestition einen echten Mehrwert bietet.

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