Einführung

Verträge sind das Rückgrat jeder erfolgreichen Geschäftsbeziehung, von der Sicherung wichtiger Partnerschaften bis hin zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs. Aber haben Sie sich jemals gefragt, was hinter den Kulissen eines Vertrags passiert? Von seiner Gründung bis zu seiner späteren Verlängerung oder Schließung durchläuft jeder Vertrag einen genau definierten Lebenszyklus, der über seine Wirksamkeit entscheiden kann.

In der heutigen Geschäftswelt ist das Verständnis der wichtigsten Phasen von Lebenszyklus eines Vertrags Management (CLM) ist nicht mehr optional — es ist eine Notwendigkeit. Ein starker CLM-Prozess sorgt für die Organisation Ihrer Vereinbarungen und hilft Ihnen, Compliance-Problemen immer einen Schritt voraus zu sein, Risiken zu minimieren und den Wert bei jedem Schritt zu maximieren.

Egal, ob Sie CLM noch nicht kennen oder Ihren Ansatz verfeinern möchten, lassen Sie uns in die wesentlichen Phasen des Lebenszyklus eines Vertrags eintauchen und herausfinden, wie Sie sie wie ein Profi verwalten können.

Was ist Contract Lifecycle Management?

Lebenszyklus eines Vertrags Management (CLM) ist Ihre ultimative Strategie, um den Überblick über jeden Vertrag zu behalten, den Ihr Unternehmen abwickelt. Es ist der Prozess, bei dem alle Aspekte eines Vertrags verfolgt und verwaltet werden — von dem Moment, in dem er vorgeschlagen oder angefordert wird, über seine Ausführung und Erfüllung bis hin zur Verlängerung oder zum Ablauf. Mit CLM stellen Sie sicher, dass jeder Vertrag seinen Zweck erfüllt, Risiken minimiert und den größtmöglichen Nutzen bietet.

Stellen Sie sich das als einen disziplinierten, schrittweisen Ansatz vor, der es Ihnen ermöglicht, die Leistung zu überwachen, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ganz gleich, ob es darum geht, zugesagte Waren oder Dienstleistungen zu liefern oder zu entscheiden, ob es Zeit für eine Verlängerung ist, CLM stellt sicher, dass jede Phase des Vertragslebenszyklus wie am Schnürchen funktioniert.

Unternehmen setzen häufig auf CLM-Systeme, um diesen Prozess noch effektiver zu gestalten. Diese Tools — in der Regel Vertragsverwaltungssoftware — helfen Ihnen dabei, den gesamten Lebenszyklus zu optimieren. Einige Lösungen decken jeden Aspekt von CLM ab, während andere sich auf bestimmte Phasen konzentrieren, um schnelle und kostengünstige Lösungen zu finden. Tools wie ContractWorks vereinfachen beispielsweise Aufgaben wie das Unterzeichnen, Speichern und Überwachen von Unternehmensvereinbarungen, sodass Sie weniger Zeit mit Papierkram verbringen und mehr Zeit darauf verwenden müssen, Ergebnisse zu erzielen.

Kein Unternehmen gleicht dem anderen, und auch ihre CLM-Anforderungen sind es nicht. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die Ihren individuellen Herausforderungen, Zielen und Ihrem Budget entspricht. Mit den richtigen Tools und einer soliden CLM-Strategie verwalten Sie nicht nur Verträge — Sie bereiten Ihr Unternehmen auf langfristigen Erfolg vor.

Lassen Sie uns nun die verschiedenen Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements verstehen.

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Stufen des Vertragslebenszyklusmanagements

Jede Phase des Contract Lifecycle Management (CLM) -Prozesses spielt eine wichtige Rolle bei der Verwaltung und Ausführung von Verträgen. Während einige Schritte traditionell stärker in den Mittelpunkt gerückt wurden, wie z. B. die Verwaltung von Vertragsvorlagen, haben neue Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen die Aufmerksamkeit auf das Management nach der Ausführung verlagert. Diese Fortschritte haben es einfacher gemacht, Prozesse zu beschleunigen, Risiken zu reduzieren und das Beste aus Ihren Verträgen herauszuholen.

Lassen Sie uns jede Phase des CLM-Prozesses untersuchen und herausfinden, wie die richtigen Tools das Vertragsmanagement vereinfachen und verbessern können.

1. Erstellung von Vorlagen

Eine gut organisierte Bibliothek mit Vertragsvorlagen kann Ihnen Zeit sparen und Risiken reduzieren. Indem Sie klare Regeln für die Vorlagenauswahl einrichten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Verträge einheitlichen Standards entsprechen. Mit intelligenten Tools können Sie vorab genehmigte Klauseln in Ihre Dokumente integrieren, benutzerdefinierten Text hinzufügen, wichtige Informationen wie Metadaten oder Anlagen kennzeichnen und einen strukturierten Ansatz beibehalten. Alle neuen Vorlagen können vor ihrer Verwendung einen Genehmigungsprozess durchlaufen, sodass Sie stets die Kontrolle über den Inhalt behalten.

2. Erstellung eines Vertrags

In dieser Phase wird der Vertrag anhand von Vorlagen und vorab genehmigten Klauseln zusammengestellt. Moderne CLM-Tools ermöglichen die automatische Erstellung von Verträgen auf der Grundlage bestimmter Details wie Region, Produkten oder Preisbedingungen. Bei einigen Systemen können Sie sogar Verträge ohne viel manuellen Aufwand erstellen, insbesondere wenn sie in Tools integriert sind, die Sie bereits verwenden, wie CRM- oder Beschaffungssoftware.

Durch die Vereinfachung dieses Schritts können Unternehmen die Zeit reduzieren, die für den Abschluss von Verträgen benötigt wird, die betriebliche Effizienz verbessern und die Rechtskosten senken.

3. Vertragsverhandlung

Bei Verhandlungen geht es darum, Bedingungen zu finden, auf die sich beide Parteien einigen. Ein guter Vertrag sollte die Erwartungen klar umreißen und Pläne für den Umgang mit potenziellen Verstößen enthalten.

Der Prozess beginnt oft mit einem Vertragsentwurf, den die andere Partei überprüft und Feedback gibt. Dieses Hin und Her kann durch Besprechungen oder Online-Kommunikation erfolgen. Die Festlegung von Fristen für Verhandlungen kann dazu beitragen, dass die Dinge in Bewegung bleiben und unnötige Verzögerungen vermieden werden.

Mit modernen CLM-Tools können Sie Redlines verwalten, Überprüfungen beschleunigen und über Änderungen auf dem Laufenden bleiben. Playbooks mit voreingestellten Sprachoptionen können Ihrem Team helfen, selbstbewusst zu verhandeln und sicherzustellen, dass die Bedingungen Ihren Zielen entsprechen.

4. Überprüfung des Vertrags

Durch die Überprüfung von Verträgen wird sichergestellt, dass sie Ihre Geschäftsziele unterstützen. Mithilfe automatisierter Systeme können Sie wichtige Bedingungen wie Preisgestaltung, Rabatte und Anreize erfassen und durchsetzen. Durch die Integration dieser Daten mit anderen Systemen wie dem Finanzwesen können Sie die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und den Abrechnungsprozess optimieren.

Workflows vereinfachen den Überprüfungsprozess und ermöglichen es Ihnen, die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen, bevor der Vertrag abgeschlossen wird.

5. Genehmigung des Vertrags

Die Genehmigung eines Vertrags kann sich manchmal wie ein Engpass anfühlen, aber intelligente Workflows können ihn viel schneller machen. Automatisierte Prozesse leiten Verträge zur Genehmigung an die richtigen Personen weiter, unabhängig davon, ob es sich um sequentielle oder parallele Genehmigungen handelt. Wenn während der Verhandlungen Änderungen vorgenommen werden, passen sich die Arbeitsabläufe automatisch an, sodass nichts übersehen wird.

Sie können auch Regeln dafür festlegen, wer was genehmigen muss, um den Prozess transparent und effizient zu gestalten.

6. Ausführung des Vertrags

Vorbei sind die Zeiten, in denen Verträge mit Stift und Papier unterzeichnet wurden. Jetzt können Sie Verträge von überall aus digital unterzeichnen. Integrationen mit Plattformen wie Adobe Sign ermöglichen es Ihnen beispielsweise, Verträge mit wenigen Klicks sicher zu senden, zu unterzeichnen und zu speichern.

Selbst manuelle Signatur-Workflows sind mit Funktionen wie QR-Codes zur Validierung signierter Dokumente einfacher. Nach der Unterzeichnung werden die Verträge im System aktualisiert, sodass Sie über einen genauen Datensatz verfügen.

7. Betrieb des Vertrags

Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, ist es wichtig sicherzustellen, dass jeder seine Verantwortung versteht. Wenn beispielsweise eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig ist, muss das Kreditorenbuchhaltungsteam darüber informiert werden.

In dieser Phase werden die wichtigsten Geschäftsbedingungen den richtigen Personen in Ihrem Unternehmen mitgeteilt. Dazu gehören Details wie Zahlungsbedingungen, Bestellungen und Volumenvereinbarungen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Kommunikation verhindern Missverständnisse und sorgen dafür, dass alles auf Kurs bleibt.

8. Erfüllung des Vertrags

In dieser Phase geht es darum, sicherzustellen, dass der Vertrag hält, was er verspricht. Bisher war die Verwaltung dieses Schritts eine Herausforderung, da Verträge oft eine komplexe Sprache enthielten. Mit KI-gestützten Tools ist dies jedoch kein Problem mehr.

Diese Tools analysieren Verträge und bieten Einblicke in Leistungskennzahlen wie Zykluszeiten, Einsparungen, Risiken und Vertragsumsätze. Sie helfen auch dabei, die den Teammitgliedern zugewiesenen Aufgaben nachzuverfolgen und so die Einhaltung der Verpflichtungen sicherzustellen.

Das Risikomanagement wird effektiver, da Sie Finanz-, Leistungs- und Drittanbieterrisiken anhand interner und externer Daten überwachen können.

9. Ablauf oder Verlängerung des Vertrags

Die letzte Phase ist die Vorbereitung der Verlängerung oder des Abschlusses eines Vertrags. Warnmeldungen und Benachrichtigungen können Sie daran erinnern, wenn ein Vertrag bald abläuft, sodass Sie genügend Zeit haben, seine Leistung zu beurteilen und über die nächsten Schritte zu entscheiden.

Verlängerungen bieten die Möglichkeit, die Konditionen neu auszuhandeln, günstige Tarife zu sichern oder andere Verbesserungen vorzunehmen. Dank klarer Einblicke in die Leistung des Vertrags können Sie entscheiden, ob Sie den Vertrag verlängern oder beenden möchten.

Jede dieser Phasen ist für eine effiziente Vertragsverwaltung von entscheidender Bedeutung. Mithilfe von Tools, die diese Prozesse vereinfachen und Einblicke in Echtzeit bieten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Verträge immer zu Ihren Gunsten funktionieren. So sparen Sie Zeit, reduzieren Risiken und erzielen bessere Ergebnisse.

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Wie kann Akirolabs beim Contract Lifecycle Management helfen?

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Fazit

Die effektive Verwaltung der wichtigsten Phasen des Contract Lifecycle Management (CLM) -Prozesses ist für Unternehmen, die das volle Potenzial ihrer Verträge ausschöpfen möchten, unerlässlich. Von der Erstellung von Vorlagen und der Aushandlung von Konditionen bis hin zur Leistungsüberwachung und Bearbeitung von Verlängerungen trägt jede Phase dazu bei, Risiken zu reduzieren, die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern und den Wert zu maximieren.

Unternehmen können CLM mit moderner Technologie in einen strategischen Vorteil verwandeln, z. B. mit KI-gestützten Erkenntnissen und intuitiven Workflows, die von Plattformen wie Akirolabs. Durch die Automatisierung von Prozessen, die Förderung der Zusammenarbeit und die Bereitstellung von Echtzeitanalysen stellt Akirolabs sicher, dass Ihre Verträge für Ihr Unternehmen intelligenter funktionieren, Zeit sparen und gleichzeitig das Wachstum vorantreiben.

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