Wenn Ihre Beschaffungsstrategien eher auf Annahmen als auf Erkenntnissen basieren, lassen Sie Geld und Wert auf dem Tisch liegen. Die Kategorieanalyse ist die Grundlage einer datengesteuerten Beschaffung. Sie bietet einen klaren Überblick über Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und Marktdynamik, sodass Sie fundiertere Beschaffungsentscheidungen treffen können. Dennoch überspringen viele Unternehmen diesen Schritt oder betrachten ihn als einmalige Übung, wodurch versteckte Risiken und ungenutzte Chancen übersehen werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Kategorienanalyse durchführen, die über die Grundlagen hinausgeht und Ihnen hilft, Kosteneinsparungen zu erzielen, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und Strategien zu entwickeln, mit denen Ihr Unternehmen der Konkurrenz immer einen Schritt voraus ist.

Was ist Kategorienanalyse?

Die Kategorienanalyse ist der strukturierte Prozess zur Bewertung aller Ausgaben, Lieferanten, Marktdynamiken und Geschäftsanforderungen innerhalb einer bestimmten Beschaffungskategorie, unabhängig davon, ob es sich um Rohstoffe, Logistik, IT-Dienstleistungen oder professionelle Beratung handelt. Sie wandelt fragmentierte Daten in umsetzbare Erkenntnisse um, die zu intelligenteren, mehr strategische Beschaffung Entscheidungen.

Was unterscheidet die Kategorieanalyse von der einfachen Ausgabenanalyse?

Während sich die Ausgabenanalyse auf was du verbringst und woher, die Kategorieanalyse geht tiefer, um Antworten zu finden warum du gibst aus, wie du kannst dich verbessern und was Marktfaktoren, die Sie berücksichtigen müssen.

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Leistungsstarke Einkaufsorganisationen führen regelmäßig Kategorienanalysen durch, um Kosten zu optimieren, Risiken zu mindern und das Geschäftswachstum zu unterstützen.

Durch die Einbettung der Kategorienanalyse in Ihre Beschaffungsprozesse, stellen Sie sicher, dass Fakten jede Beschaffungsentscheidung stützen. Dies verbessert nicht nur die heutigen Ergebnisse, sondern bildet auch eine strategische Grundlage für eine langfristige, unternehmensweite Wertschöpfung.

Warum die Kategorieanalyse für den Geschäftserfolg im Rahmen der Beschaffung von entscheidender Bedeutung ist

Verstehen was Die Kategorieanalyse kratzt nur an der Oberfläche. Lassen Sie uns das erkunden warum es ist eine der wertvollsten Funktionen in der modernen Beschaffung.

1. Erschließt versteckte Kosteneinsparungen

Sie denken vielleicht, Sie haben bereits die besten Preise ausgehandelt, aber ohne eine Kategorieanalyse lassen Sie den Wert oft auf dem Tisch liegen.

• Durch die Konsolidierung von Lieferanten, die Optimierung des Auftragsvolumens und die Nutzung von Marktbenchmarks können Sie intelligenter und nicht schwieriger verhandeln.

2. Reduziert Risiken in der Lieferkette

Mithilfe der Kategorieanalyse können Sie das Lieferantenrisiko proaktiv verwalten, bevor es sich auf Ihren Betrieb auswirkt.

• Identifizieren Sie eine übermäßige Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten, geopolitisches Risiko oder finanzielle Instabilität.
• Entwickeln Sie belastbare Lieferstrategien mit Ersatzlieferanten und diversifizierten Beschaffungskanälen, um Kontinuität und Flexibilität zu gewährleisten.

3. Verbessert Management der Lieferantenbeziehungen

Nicht alle Lieferanten bieten den gleichen Wert. Mithilfe der Kategorieanalyse können Sie Ihren Lieferantenstamm nach Leistung, Risiko und strategischer Bedeutung segmentieren.

• Wechseln Sie vom transaktionalen Einkauf zu Kooperationspartnerschaften, die Innovation, ESG-Auswirkungen und langfristigen Wert fördern.

4. Passt die Beschaffung an den Geschäftsprioritäten an

Durch Kartierung Kategorie Strategien Um Unternehmensziele zu erreichen, egal ob es um Kostenführerschaft, Innovation oder Nachhaltigkeit geht, positionieren Sie die Beschaffung als strategischen Wegbereiter, nicht nur als Kostenstelle.

5. Ermöglicht datengestützte Entscheidungsfindung

Die Kategorieanalyse hilft Ihrem Team, Entscheidungen nicht nur aus dem Bauch heraus zu treffen, sondern liefert faktenbasierte Einblicke in Ausgaben, Lieferantenleistung und Marktdynamik.

• Schnellere, innovativere Beschaffungsstrategien, die auf Daten und nicht auf Annahmen basieren.

Angesichts dieser Vorteile besteht der nächste Schritt darin, zu verstehen, wie die Kategorienanalyse in der Praxis angewendet werden kann. Sehen wir uns nun einen praktischen, schrittweisen Ansatz an, der Ihnen helfen soll, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen und Daten in Entscheidungen umzuwandeln.

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So führen Sie eine Kategorieanalyse durch: Eine schrittweise Anleitung für Einkaufsleiter

Bei der Kategorieanalyse geht es um mehr als die Erstellung von Berichten. Es geht darum, eine faktenbasierte Grundlage zu schaffen, um innovativere Beschaffungs-, Lieferanten- und Investitionsentscheidungen zu treffen. So gehen Sie systematisch vor, um einen messbaren Geschäftswert zu erzielen.

Schritt 1: Definieren und validieren Sie den Geltungsbereich der Kategorie

Bevor Sie sich mit den Daten befassen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie analysieren. Ein schlechter Umfang führt zu Doppelarbeit, Lücken und falsch ausgerichteten Strategien.

Was sollte enthalten sein:

• Produkte oder Dienstleistungen, die unter die Kategorie fallen.
• Lieferantengruppen oder -segmente.
• Beteiligte Regionen oder Geschäftsbereiche.
• Eigentümer der Ausgaben und wichtige Interessengruppen.

Nutzen Sie interne Stakeholder-Workshops, um Ihren Umfang zu überprüfen und sicherzustellen, dass wichtige Funktionen wie Finanzen, Betrieb und Forschung und Entwicklung aufeinander abgestimmt sind.

Schritt 2: Daten sammeln, bereinigen und zentralisieren

Ungenaue oder fragmentierte Daten können die Analyse zum Scheitern bringen, bevor sie überhaupt begonnen hat. Durch die Zentralisierung sauberer Daten sind Sie auf Erfolgskurs.

Zu erfassende Datenquellen:

• Historische und prognostizierte Ausgabendaten.
• Leistungskennzahlen für Lieferanten.
• Vertrags- und Compliance-Aufzeichnungen.
• Marktpreise und externe Benchmarks.

Schlechte Datenqualität kostet Unternehmen durchschnittlich 12,9 Millionen $ pro Jahrund unterstreicht die Notwendigkeit einer effektiven Datenverwaltung.

Investieren Sie in Plattformen zur Ausgabenanalyse oder Datenbereinigungsdienste, um sicherzustellen, dass Sie mit zuverlässigen Informationen arbeiten.

Schritt 3: Analysieren Sie Ausgabenmuster und Lieferantenabhängigkeiten

Wichtige Schwerpunktbereiche:

• Gesamtausgaben nach Kategorien und Trends im Laufe der Zeit.
• Konzentration der Lieferanten: Bist du übermäßig abhängig von ein paar?
• Außervertragliche oder uneigenwillige Ausgaben Stufen.
• Fragmentierung: Verwässern zu viele Lieferanten Ihre Hebelwirkung?

Klare Transparenz darüber, wohin Ihr Geld fließt und wo Möglichkeiten zur Konsolidierung oder Diversifizierung bestehen könnten.

Schritt 4: Angebotsmarktanalyse durchführen

Wenn Sie Ihren externen Markt verstehen, können Sie die Hebelwirkung Ihrer Lieferanten und die Wettbewerbsdynamik besser einschätzen.

Was ist zu beurteilen:

• Marktgröße und Lieferantenlandschaft.
• Preistrends und Kostentreiber.
• Zu den neu auftretenden Risiken gehören geopolitische Ereignisse, regulatorische Veränderungen oder wirtschaftliche Volatilität.

Schritt 5: Bewertung der aktuellen Lieferantenleistung

Sie müssen nicht nur wissen, was Sie kaufen, sondern auch, wie Ihre Lieferanten Ihre Geschäftsziele erreichen.

Zu verfolgende KPIs:

• Preise für pünktliche Lieferungen.
• Qualitäts- und Fehlerquoten.
• Reaktionsfähigkeit des Service.
• Innovationsbeitrag.
• ESG- und Compliance-Leistung.

Schritt 6: Kategorierisiken einschätzen

Häufig zu identifizierende Risiken:

• Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten.
• Eingeschränkte Marktalternativen.
• Vertragslücken oder Risiken bei Nichteinhaltung der Vorschriften.
• Risiko von Unterbrechungen der Lieferkette.
• Finanzielle Gesundheit kritischer Lieferanten.

Ordnen Sie diese Risiken entsprechenden Strategien zur Minderung zu, z. B. dualer Beschaffung oder Neuverhandlungen von Verträgen.

Schritt 7: Identifizieren Sie strategische Chancen

Nutzen Sie die gesammelten Erkenntnisse, um umsetzbare Möglichkeiten aufzudecken. Zu den Beispielen gehören:

• Konsolidierung der Lieferanten um die Hebelwirkung zu erhöhen.
• Diversifikation um das Risiko aus einer Hand zu reduzieren.
• Kosten-Benchmarking um Überzahlungen zu identifizieren.
• Innovationsprogramme für Lieferanten um Produkte gemeinsam zu entwickeln.
• Nachhaltigkeitspartnerschaften um ESG-Ziele zu erreichen.

Schritt 8: Eine Kategorienstrategie entwickeln und kommunizieren

Was Sie in Ihre Strategie aufnehmen sollten:

• Kategorie Vision, Ziele und Vorgaben.
• Strategische Initiativen und Aktionspläne.
• Rollen und Rechenschaftspflicht der Interessengruppen.
• Definierte KPIs zur Erfolgsmessung.
• Umsetzungsfahrplan mit klaren Meilensteinen.

Verwenden Sie visuelle Dashboards und für Führungskräfte geeignete Berichte, um die Ausrichtung der Führung und die Unterstützung des Budgets sicherzustellen.

Selbst die beste Analyse bedeutet nichts ohne Ausführung. Schauen wir uns die besten Methoden an, um eine effektive Kategorieanalyse zu gewährleisten.

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Bewährte Methoden für eine effektive Kategorieanalyse

Folgen Sie diesen bewährten Methoden, um Erkenntnisse in messbare Auswirkungen umzuwandeln:

• Binden Sie funktionsübergreifende Stakeholder frühzeitig ein: Binden Sie Finanz-, Betriebs- und andere wichtige Teams ein, um sicherzustellen, dass die Ziele und Vorgaben der Kategorien aufeinander abgestimmt sind.
• Investieren Sie in saubere, zuverlässige Daten: Pflegen Sie genaue Ausgaben- und Lieferantendaten, um glaubwürdige Erkenntnisse und Strategien zu gewinnen.
• Konzentrieren Sie sich auf die Auswirkungen auf das Geschäft, nicht nur auf die Ausgaben: Priorisieren Sie Kategorien auf der Grundlage von Kritikalität, Risiko und strategischem Wert, nicht nur auf der Höhe der Ausgaben.
• Nutzen Sie externe Marktinformationen: Nutzen Sie Branchen-Benchmarks und Lieferanteninformationen, um Strategien zu validieren und die Wettbewerbsfähigkeit aufrechtzuerhalten.
• Übersetzen Sie Analysen in umsetzbare Pläne: Weisen Sie klare Verantwortliche, Zeitpläne und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu, um Analysen in umsetzbare Maßnahmen umzusetzen.
• Regelmäßig überprüfen und verfeinern: Behandeln Sie die Kategorienanalyse als fortlaufenden Prozess, nicht als einmalige Aufgabe.

Best Practices helfen Ihnen zwar beim Aufbau einer soliden Grundlage, aber Sie benötigen die richtige Plattform, wie Akirolabs, um Erkenntnisse zu operationalisieren, Teams aufeinander abzustimmen und Ergebnisse im großen Maßstab zu verfolgen

akirolabs: Das Betriebssystem für strategisches Kategorienmanagement

Die Kategorieanalyse ist unerlässlich, aber ohne ein System, das Erkenntnisse in Maßnahmen umsetzt, bleiben die meisten Strategien statisch oder werden zu wenig ausgelastet. akirolabs schließt diese Lücke, indem es als KI-fähiges Betriebssystem für Unternehmen fungiert, das speziell für das strategische Kategorienmanagement entwickelt wurde.

Speziell für komplexe Beschaffungsumgebungen entwickelt

In großen Unternehmen existieren Kategoriestrategien oft in getrennten Folien, Tabellen oder Beratungsberichten. Es gibt keine Standardstruktur, keine einzige Informationsquelle und keine konsistente Methode, um die Ausführung oder Wiederverwendung von Inhalten nachzuverfolgen, die funktionieren. Akirolabs löst diese Probleme mit:

• Ein zentralisiertes, verwaltetes Repositorium für Kategorienstrategien
• Tools zur strukturierten Strategieentwicklung: SWOT, PESTLE, Porter's Five Forces, Lieferantenkartierung und Risiko-Heatmaps
• Rollenbasierte Zusammenarbeit mit eingebetteten Umfragen und Stakeholder-Workflows
• KI-gestützte Szenariomodellierung, die die Beschaffungsoptionen in Bezug auf Kosten, ESG und Belastbarkeit vergleicht
• Integration externer Marktinformationen und interner Leistungskennzahlen in Echtzeit

Ein vollständiger Strategie-Lebenszyklus: Analysieren → Strategisieren → Realisieren

akirolabs führt Benutzer durch den gesamten strategischen Prozess:

• In Analysieren, Category Manager sammeln interne und externe Daten, bilden Lieferantenbeziehungen ab, bewerten Risiken und strukturieren Erkenntnisse mithilfe vorgefertigter Vorlagen und Informationsfeeds
• In Strategisieren, sie entwickeln Szenarien, modellieren Kompromisse, wählen Werthebel aus und validieren Entscheidungen mit funktionsübergreifendem Input
• In Realisieren, Initiativen sind in Maßnahmen mit Inhabern, Zeitplänen, KPIs und automatisierter Nachverfolgung auf globaler, regionaler und lokaler Ebene unterteilt

KI-gestützte Erkenntnisse und Empfehlungen

akirolabs nutzt sein firmeneigenes AkiroAssist, ein Large Language Model, das speziell für die Beschaffung entwickelt wurde, zusammen mit generativen KI-Funktionen, um:

• Füllen Sie Analysevorlagen wie SWOT, PESTLE und Porter's Five Forces vorab aus.
• Schlagen Sie automatisch Werthebel vor, die Ihren strategischen Zielen entsprechen.
• Stellen Sie kontinuierliche Informationen bereit, um sicherzustellen, dass Sie immer die richtigen Eingaben und Analysen zur Hand haben.

4. Marktinformationen in Echtzeit

Das Market Intelligence-Modul sammelt und verarbeitet kontinuierlich externe Daten, um Ihre Strategien auf dem neuesten Stand zu halten. Es bietet:

• Maschinelles Lernen ermöglicht das Scannen von Millionen von Quellen nach relevanten Markteinblicken.
• Identifizierung kritischer Trends wie geopolitischer Veränderungen, Preisänderungen und neuer Innovationen.
• Möglichkeit, Erkenntnisse direkt in Analysetools wie PESTLE, Risikobewertungen und SWOT zu taggen.
• Gewissheit, dass Ihre Kategorieanalyse die neuesten Marktentwicklungen widerspiegelt.

Integrierte Zusammenarbeit mit Interessenvertretern

akirolabs unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit durch:

• Erfassung von Stakeholdern und Umfragen zur Erfassung von Beiträgen und zur Abstimmung der Erwartungen.
• Rollenbasierte Strategieräume, die den Zugriff und die Tools an die Benutzerrollen anpassen.
• Integrierte Kommunikationsfunktionen wie Chat, Filesharing und eingebettete Anleitungen.

Dieses kollaborative Umfeld fördert eine frühzeitige und kontinuierliche Abstimmung zwischen Beschaffungs- und Geschäftsbeteiligten und verwandelt die Kategorienanalyse von einer isolierten Aufgabe in einen Prozess der gemeinsamen Gestaltung.

Konzipiert für Skalierung und strategische Kontrolle

akirolabs spiegelt Ihre Unternehmenstaxonomie wider und unterstützt sowohl die globale Strategieumsetzung als auch die lokale Anpassung. Es ermöglicht eine nahtlose Versionierung, rollenspezifischen Zugriff und die vollständige Rückverfolgbarkeit strategischer Entscheidungen. Die Integration mit ERP-, BI- und Lieferantensystemen stellt sicher, dass Strategien von Ihrem breiteren Tech-Stack beeinflusst und mit diesem verknüpft werden.

Mehr als Strategiedokumente — Institutionalisierte Leistung

Mit Akirolabs ist die Kategorienstrategie keine einmalige Übung mehr. Es wird zu einem lebendigen Vermögenswert. Sie erhalten die Fähigkeit:

• Stimmen Sie Beschaffungsentscheidungen mit den Unternehmensprioritäten ab
• Verfolgen Sie die Leistung, Einsparungen, Risikominderung und ESG-Ergebnisse auf Initiativenebene
• Wiederverwendung bewährter Strategien markt- und kategorienübergreifend
• Reduzieren Sie die Abhängigkeit von externer Beratung und verbessern Sie den internen Kapazitätsaufbau

Wenn die Kategorieanalyse Ihr Ausgangspunkt ist, ist Akirolabs das System, das sicherstellt, dass messbare, unternehmensweite Ergebnisse erzielt werden.

Buchen Sie noch heute Ihre Akirolabs-Demo und erfahren Sie, wie führende Unternehmen intelligentere und schnellere Entscheidungen treffen können.

Fazit

Die Kategorieanalyse ist ein strategischer Vorteil. Wenn sie richtig durchgeführt wird, hilft sie Ihnen, Kosteneinsparungen zu erzielen, Risiken zu reduzieren, Lieferantenpartnerschaften zu stärken und die Beschaffung an den Geschäftsprioritäten auszurichten. Aber eine Analyse ohne Ausführung ist nur Information.

Akirolabs wandelt statische Kategoriebeurteilungen in umsetzbare Strategien um, die Erkenntnisse in Echtzeit, Abstimmung mit Interessengruppen und messbaren Ergebnissen bieten.

Sind Sie bereit, von der Analyse zur Wirkung überzugehen? Buchen Sie noch heute eine Demo mit Akirolabs und erfahren Sie, wie Sie Ihre Kategorieneinblicke in unternehmensweite Werte umwandeln können.