Bei der Beschaffung geht es nicht mehr nur um den Kauf von Waren und Dienstleistungen, sie ist zu einem wichtigen Faktor für den Geschäftserfolg geworden. Unternehmen, die einen strategischen Beschaffungsansatz verfolgen, können ihre Kosten um bis zu senken 20%, verbessern Sie die Leistung Ihrer Lieferanten und reduzieren Sie die Risiken in der Lieferkette. Ohne einen klaren Rahmen kann die Beschaffung jedoch komplex, ineffizient und kostspielig werden.

Hier kommt der 7-stufige strategische Beschaffungsprozess ins Spiel. Dieser strukturierte Ansatz hilft Unternehmen dabei, die besten Lieferanten zu identifizieren, effektiv zu verhandeln und die Beschaffungsabläufe zu optimieren.

In diesem Artikel werden wir jeden Schritt aufschlüsseln, von der Erstellung von Kategorieprofilen bis hin zur kontinuierlichen Verbesserung, damit Sie eine leistungsstarke Beschaffungsstrategie entwickeln können, die langfristigen Mehrwert bietet.

Was ist strategisches Sourcing?

Strategische Beschaffung ist ein systematischer und datengesteuerter Beschaffungsansatz, der über den bloßen Kauf von Waren und Dienstleistungen hinausgeht. Es konzentriert sich auf die Optimierung der Kosten, die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und die Reduzierung von Risiken, indem Markttrends analysiert, Lieferanten bewertet und Beschaffungsentscheidungen an langfristigen Geschäftszielen ausgerichtet werden.

Im Gegensatz zur traditionellen Beschaffung, bei der häufig nur die Kostenreduzierung im Vordergrund steht, verfolgt die strategische Beschaffung eine ganzheitliche Sichtweise, bei der Faktoren wie Qualität, Zuverlässigkeit, Nachhaltigkeit und Risikomanagement berücksichtigt werden.

Schritt 1: Profilieren Sie die Kategorie

Bevor Unternehmen sich mit der Lieferantenauswahl befassen, müssen sie ihre Ausgabenmuster und Beschaffungskategorien verstehen.

• Identifizieren und kategorisieren Sie Beschaffungsmöglichkeiten: Ermitteln Sie, welche Waren und Dienstleistungen unverzichtbar sind und wo strategische Beschaffung den größten Mehrwert bringen kann.
• Analysieren Sie Ausgaben und Volumen: Evaluieren Sie Beschaffungsdaten, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren und die Verhandlungsmacht mit Lieferanten zu verbessern.
• Beurteilen Sie den aktuellen Stand von Rohstoffen und Dienstleistungen: Verstehen Sie die interne Nachfrage, Lieferantenabhängigkeiten und historische Einkaufstrends, um einen effektiven Beschaffungsplan zu erstellen.

Durch die Erstellung von Profilen für Beschaffungskategorien legen Unternehmen die Grundlage für bessere Einkaufsentscheidungen und Lieferantenpartnerschaften.

Schritt 2: Angebotsmarktanalyse

Eine gründliche Marktanalyse hilft Unternehmen dabei, Lieferantenoptionen zu bewerten, Risiken einzuschätzen und Möglichkeiten zur Kostenoptimierung zu identifizieren.

• Recherchieren und bewerten Sie potenzielle Lieferanten: Machen Sie sich eingehend mit Markttrends, Lieferantenkapazitäten und wettbewerbsfähigen Preisstrukturen vertraut.
• Verwenden Sie Kraljics Matrix für die Lieferantenbewertung: Kategorisieren Sie Lieferanten auf der Grundlage von Risiko und Rentabilität, um die Einkaufsprioritäten festzulegen.
• Berücksichtigen Sie die Kaufkraft und die Marktpositionierung: Beurteilen Sie Ihre Verhandlungsmacht auf dem Markt, um bessere Konditionen auszuhandeln und Lieferkettenrisiken zu mindern.

Eine gut durchgeführte Marktanalyse stellt sicher, dass Unternehmen Lieferanten auswählen, die sich an langfristigen Beschaffungszielen orientieren.

Schritt 3: Entwickeln Sie eine Beschaffungsstrategie

Mit datengestützten Erkenntnissen aus der Erstellung von Kategorienprofilen und Marktforschung können Unternehmen nun eine effektive Beschaffungsstrategie entwickeln.

• Bestimmen Sie Sourcing-Meilensteine und RFx-Prozesse: Legen Sie klare Ziele für die Beschaffung fest, einschließlich Kostensenkungen, Risikomanagement und Nachhaltigkeit.
• Bewerten Sie die Fähigkeiten und Eignung der Lieferanten: Beurteilen Sie Faktoren wie Finanzstabilität, technologische Fähigkeiten und Skalierbarkeit.
• Erläutern Sie die Geschäftsziele und Lieferantenanforderungen: Passen Sie die Einkaufsziele an die allgemeine Geschäftsstrategie an, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu gewährleisten.

Eine klar definierte Beschaffungsstrategie stellt sicher, dass Unternehmen Lieferanten auswählen, die sowohl unmittelbare als auch langfristige Bedürfnisse erfüllen.

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Schritt 4: RFP veröffentlichen und Vorschläge analysieren

Die Phase der Angebotsanfrage (RFP) ist entscheidend für die Auswahl des richtigen Lieferanten auf der Grundlage der wichtigsten Geschäftsanforderungen.

• RFP-Dokumente verwalten und veröffentlichen: Stellen Sie klare, strukturierte Ausschreibungen bereit, in denen die Geschäftsanforderungen, die erwarteten Ergebnisse und die Bewertungskriterien dargelegt werden.
• Lieferantenvorschläge sammeln und analysieren: Vergleichen Sie Angebote auf der Grundlage von Kosten, Qualität, Konformität und Mehrwertdiensten.
• Nutzen Sie das Feedback Ihrer Lieferanten für fundierte Entscheidungen: Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, um Angebote zu verfeinern und die Beschaffungsstrategie zu verbessern.

Ein strukturierter RFP-Prozess stellt sicher, dass Unternehmen Lieferanten auswählen, die das beste Gleichgewicht zwischen Qualität, Kosten und Zuverlässigkeit bieten.

Schritt 5: Lieferanten verhandeln und auswählen

Sobald die Lieferantenvorschläge geprüft wurden, müssen Unternehmen die Bedingungen aushandeln und die Vereinbarungen abschließen.

• Führen Sie umfassende Verhandlungen: Decken Sie wichtige Aspekte wie Preisgestaltung, Serviceniveau, Lieferfristen und Vertragsflexibilität ab.
• Arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen: Binden Sie die Teams für Beschaffung, Finanzen und Betrieb ein, um Lieferanten auszuwählen, die den Unternehmenszielen entsprechen.
• Lieferanten auf der Grundlage der Verhandlungsergebnisse in die engere Wahl ziehen: Wählen Sie Partner, die Compliance-Anforderungen, Kostenziele und Qualitätsstandards erfüllen.

Die strategische Lieferantenauswahl minimiert Risiken, erhöht die betriebliche Effizienz und sorgt für langfristigen Einkaufserfolg.

Schritt 6: Implementierung und Integration

Die Integration ausgewählter Lieferanten in bestehende Abläufe erfordert eine sorgfältige Ausführung und Zusammenarbeit.

• Sorgen Sie für eine effektive Kommunikation während der Lieferantenintegration: Sorgen Sie für klare Onboarding-Prozesse und stellen Sie wichtige Ansprechpartner her.
• Erleichtern Sie die erfolgreiche Umsetzung von Lieferantenvereinbarungen: Überwachen Sie die Leistung in der Anfangsphase, um Probleme proaktiv anzugehen.
• Lieferanten in den regulären Geschäftsbetrieb und in Besprechungen einbeziehen: Etablieren Sie eine langfristige Zusammenarbeit, indem Sie Lieferanten in strategische Diskussionen einbeziehen.

Eine reibungslose Umsetzungsphase stärkt die Lieferantenbeziehungen und stellt sicher, dass die Einkaufsziele effizient erreicht werden.

Schritt 7: Benchmarking und kontinuierliche Verbesserung

Die Beschaffung ist kein einmaliger Prozess und erfordert eine kontinuierliche Bewertung und Optimierung.

• Bewerten Sie regelmäßig die Lieferantenleistung anhand von KPIs: Verfolgen Sie Faktoren wie Kosteneinsparungen, Liefergenauigkeit und Einhaltung der Vorschriften.
• Optimieren Sie Strategien für eine effiziente Beschaffung: Verwenden Sie Datenanalysen, um Beschaffungsprozesse zu verfeinern und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
• Identifizieren Sie Verbesserungen und gehen Sie proaktiv auf Leistungsprobleme ein: Förderung einer offenen Kommunikation mit Lieferanten zur Verbesserung der Servicequalität.

Kontinuierliches Benchmarking stellt sicher, dass Unternehmen wettbewerbsfähig, anpassungsfähig und widerstandsfähig in ihrem Sourcing-Ansatz bleiben.

akirolabs: Verbesserung Ihres strategischen Beschaffungsprozesses

Akirolabs Verwandeln Sie die Beschaffung in eine strategische Funktion, optimieren Sie Ihre Prozesse und richten Sie Einkaufsentscheidungen an den Zielen Ihres Unternehmens aus. Diese KI-gestützte Plattform vereinfacht die Beschaffung, ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und bietet die Einblicke, die Sie für intelligentere und schnellere Entscheidungen benötigen.

So verbessert Akirolabs Ihren strategischen Beschaffungsprozess:

• KI-gestützte Marktinformationen: Entdecken Sie versteckte Möglichkeiten und treffen Sie datengestützte Entscheidungen mit unserem fortschrittlichen Webcrawling, unserer Datenanalyse und AkiroAssist, Ihrem strategischen Co-Piloten.
• Szenario-Modellierung: Evaluieren Sie mehrere Beschaffungsszenarien, um die Kosten zu optimieren, die Qualität auszugleichen und Risiken zu minimieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Strategien zukunftsorientiert und belastbar sind.
• Kollaborativer Arbeitsablauf: Sorgen Sie mit unseren intuitiven Arbeitsabläufen und robusten Umfragetools für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Stakeholdern in Ihrem gesamten Unternehmen und stimmen Sie Ihre Beschaffungsstrategien auf die Unternehmensziele ab.
• Beschaffung mit Zweck: Integrieren Sie ein umfassendes ESG-Framework, um die Nachhaltigkeitsleistung zu verfolgen und Ihre Kategoriestrategien an den umfassenderen ESG-Zielen Ihres Unternehmens auszurichten.
• Zentraler Hub: akirolabs zentralisiert alle Plan-to-Strategie-Prozesse für die strategische Beschaffung und das Category Management.
• Abstimmung der Interessengruppen: Die Plattform fördert eine nahtlose Teamarbeit und Abstimmung, indem sie alle relevanten Interessengruppen einbezieht.
• Transparenz und Einhaltung der Vorschriften: Die Plattform erleichtert die Nachverfolgung von Entscheidungen und gewährleistet Transparenz und Compliance.
• Datengestützte Entscheidungen: Greifen Sie an einem zentralen Ort auf Ausgabendaten zu und nutzen Sie sie, die sich nahtlos in Ihr bevorzugtes Ausgabenanalysetool integrieren lassen.
• Umsetzbare Strategien: Erstellen Sie klare Lieferantenstrategien, verfolgen Sie Fortschritte und treffen Sie intelligentere Entscheidungen, die Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten.
• Proaktives Risikomanagement: Planen Sie potenzielle Risiken ein und machen Sie Ihren Betrieb mit Funktionen zur Szenariomodellierung zukunftssicher.
• Messbarer Wert: Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Initiativen, messen Sie die Ergebnisse und stellen Sie sicher, dass Ihre Beschaffungsstrategie Ihre Geschäfts- und Nachhaltigkeitsziele unterstützt.

Mit Akirolabs, können Sie die Plattform an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und so eine reibungslose Integration und optimale Leistung gewährleisten.

Fazit

Die Implementierung eines 7-stufigen strategischen Beschaffungsprozesses ist für Unternehmen unerlässlich, die Kosten senken, die Lieferantenbeziehungen verbessern und Risiken mindern möchten. Der Erfolg bei der Beschaffung endet jedoch nicht bei der Umsetzung, sondern erfordert kontinuierliche Verbesserung, Technologieintegration und datengestützte Entscheidungsfindung.

Um die Nase vorn zu haben, müssen Unternehmen regelmäßig die Leistung ihrer Lieferanten vergleichen, Beschaffungsstrategien optimieren und Technologien nutzen, um die Effizienz zu steigern. Durch die Integration KI-gesteuerter Beschaffungsplattformen wie Akirolabs können Unternehmen ihre Beschaffungsabläufe rationalisieren, neue Möglichkeiten zur Kosteneinsparung erschließen und stärkere, widerstandsfähigere Lieferketten aufbauen.

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