Die Beschaffung ist für den Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung und stellt sicher, dass Unternehmen die richtigen Waren und Dienstleistungen effizient erwerben.

Das Fachgebiet hat jedoch zahlreiche Akronyme und Abkürzungen, die Neulinge manchmal überfordern können. Das Verständnis dieser Begriffe ist für eine effektive Kommunikation, Einhaltung von Vorschriften und strategische Entscheidungen unerlässlich.

In diesem Artikel werden die Bedeutung von Akronymen und Schlüsselbegriffen für die Beschaffung, ihre Funktionen und ihre Rationalisierung von Beschaffungsprozessen untersucht.

Bedeutung von Akronymen und Abkürzungen in der Beschaffung

Akronyme und Abkürzung für Beschaffung Namen sind wichtige Instrumente bei der Beschaffung. Sie helfen Ihnen dabei, klar zu kommunizieren, effizient zu arbeiten und Industriestandards einzuhalten.

Deshalb sind diese sprachlichen Abkürzungen wichtig:

1. Effizienz in der Kommunikation

Die Beschaffung umfasst komplexe Transaktionen, einschließlich Lieferantenverhandlungen, Vertragsmanagement, Compliance und Finanzabwicklung. Akronyme helfen dabei, Informationen schnell zu vermitteln.

Anstatt zu sagen, „Wir müssen Lieferanten auffordern, detaillierte Vorschläge für dieses Projekt einzureichen.“ du kannst einfach sagen, „Wir müssen eine Ausschreibung ausstellen.“ Das spart Zeit und stellt sicher, dass Ihr Team und Ihre Lieferanten die erforderlichen Maßnahmen sofort verstehen.

In Situationen mit hohem Druck, wie z. B. dringenden Beschaffungsbedürfnissen oder Vertragsverhandlungen, verwenden Sie Standard Abkürzung für Beschaffung beschleunigt Diskussionen und hilft Ihnen, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

2. Branchenübergreifende Standardisierung

Akronyme für den Einkauf sind branchenübergreifend weithin anerkannt und gewährleisten die Konsistenz von Transaktionen und Dokumentationen. Ganz gleich, ob Sie in der Fertigung, im Einzelhandel, im Gesundheitswesen oder in der IT tätig sind, diese Abkürzungen für die Beschaffung tragen zur Aufrechterhaltung eines gemeinsamen Verständnisses bei.

Beispielsweise werden Begriffe wie RFQ (Request for Quotation), SLA (Service Level Agreement), TCO (Total Cost of Ownership) und ERP (Enterprise Resource Planning) weltweit verwendet. Wenn Sie und Ihre Lieferanten dieselbe Sprache sprechen, sorgen Sie für weniger Verwirrung und rationalisieren Ihre Prozesse — unabhängig davon, ob Sie lokal arbeiten oder eine internationale Lieferkette verwalten.

3. Einhaltung und rechtliches Verständnis

Die Beschaffung erfordert die strikte Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen und Compliance-Vorschriften. Akronyme können als Kurzreferenz verwendet werden, um die Einhaltung aller erforderlichen Richtlinien sicherzustellen und Risiken zu vermeiden.

Zum Beispiel:

• MSA (Master Service Agreement) legt langfristige Lieferantenbedingungen fest.
• SLA (Service Level Agreement) legt Leistungserwartungen fest.
• COGS (Cost of Goods Sold) hilft dabei, die Beschaffungskosten zu verfolgen.
• LC (Letter of Credit) gewährleistet sichere internationale Transaktionen.

Die korrekte Verwendung dieser Abkürzungen minimiert Fehler, vermeidet Vertragsstreitigkeiten und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei allen Beschaffungsaktivitäten.

4. Vereinfacht die Dokumentation

Die Beschaffung umfasst eine umfangreiche Dokumentation — Bestellungen, Rechnungen, Verträge und Lieferantenbewertungen. Ohne Abkürzungen für die Beschaffung, diese Dokumente werden lang und schwer zu navigieren.

Durch die Verwendung von Akronymen werden Berichte übersichtlicher und verständlicher. Anstatt zum Beispiel zu schreiben:
„Das Ausschreibungsverfahren führte dazu, dass drei Anbieter in die engere Wahl kamen, die alle die Anforderungen des Service Level Agreements erfüllen und die niedrigsten Gesamtbetriebskosten bieten. Der ausgewählte Lieferant erhält nächste Woche eine Bestellung.“

Sie können einfach angeben:
„Der RFP-Prozess führte dazu, dass drei Anbieter in die engere Wahl kamen, die alle die SLA-Anforderungen erfüllten und die niedrigsten Gesamtbetriebskosten boten. Der ausgewählte Lieferant erhält nächste Woche eine Bestellung.“

Das spart Platz und macht die Dokumentation übersichtlicher und einfacher zu überprüfen.

5. Verbessert die Zusammenarbeit

Die Beschaffung erfordert eine nahtlose Koordination zwischen den Abteilungen Finanzen, Betrieb, Recht, Logistik und externen Lieferanten. Akronyme helfen Ihnen, effizient mit allen Beteiligten zu kommunizieren.

Wenn Sie beispielsweise Budgets mit dem Finanzteam besprechen, können Sie sich auf CAPEX (Capital Expenditure) und OPEX (Operating Expenditure) beziehen, anstatt lange finanzielle Begriffe zu erläutern.

Bei Lieferantenverhandlungen stellt die Erwähnung von MOQ (Mindestbestellmenge), TCO (Total Cost of Ownership) und JIT (Just-in-Time) sicher, dass alle Beteiligten die Erwartungen an die Lieferkette erfüllen.

Durch die Verwendung von standardisierten Abkürzungen für die Beschaffung, verbessern Sie die Teamarbeit, verbessern die Entscheidungsfindung und stellen sicher, dass jede an der Beschaffung beteiligte Abteilung ihre Verantwortung versteht. Nachdem Sie nun die Bedeutung von Akronymen und Abkürzungen verstanden haben, wollen wir uns kurz die Liste der wichtigsten Akronyme und ihrer Funktionen ansehen.

Lesen Sie auch: Die 15 wichtigsten globalen Beschaffungsveranstaltungen für 2025

Liste der wichtigsten Akronyme und ihrer Funktionen

Das Verständnis der Akronyme für die Beschaffung ist für einen effizienten Arbeitsablauf unerlässlich. Im Folgenden finden Sie einige häufig verwendete Akronyme zusammen mit ihren Bedeutungen:

Allgemeine Akronyme für das Beschaffungswesen

• RFI (Informationsanfrage) — Ein Dokument, das verwendet wird, um allgemeine Informationen über Lieferanten und ihre Fähigkeiten zu sammeln, bevor eine formelle Anfrage gestellt wird.
• RFQ (Angebotsanfrage) — Ein Prozess, bei dem Beschaffungsteams Lieferanten auffordern, Preisangebote für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen einzureichen.
• RFP (Angebotsanfrage) — Ein Dokument, in dem Lieferanten aufgefordert werden, umfassende Vorschläge einzureichen, einschließlich Preisgestaltung, Lieferfristen und Spezifikationen.
• PO (Bestellung) — Ein formelles Dokument, das von einem Käufer an einen Lieferanten ausgestellt wird und den Kauf von Waren oder Dienstleistungen autorisiert.
• PR (Bestellanforderung) — Eine interne Anfrage zur Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen vor der Ausstellung einer Bestellung.

Akronyme für Verträge und Compliance

• MSA (Master Service Agreement): Ein Vertrag, der die Bedingungen für zukünftige Transaktionen zwischen einem Käufer und einem Lieferanten festlegt.
• SLA (Service Level Agreement): Eine vertragliche Vereinbarung, in der Leistungserwartungen, Reaktionszeiten und Servicegarantien dargelegt werden.
• COGS (Kosten der verkauften Waren): Die direkten Kosten für die Herstellung von Waren, die von einem Unternehmen verkauft werden.
• TCO (Gesamtbetriebskosten): Die gesamten Kosten für die Anschaffung, den Betrieb und die Wartung eines Produkts oder einer Dienstleistung während seines Lebenszyklus.

Akronyme für Finanzen und Zahlungen

• CAPEX (Investitionsausgaben): Mittel, die für den Erwerb oder die Modernisierung von Sachanlagen wie Maschinen oder Gebäuden ausgegeben werden.
• OPEX (Betriebskosten): Laufende Ausgaben im Zusammenhang mit dem täglichen Geschäftsbetrieb.
• EFT (Elektronischer Geldtransfer): Eine digitale Zahlungsüberweisungsmethode zwischen Parteien.
• LC (Akkreditiv): Eine Bankgarantie gewährleistet die Zahlung an einen Lieferanten, sobald die Vertragsbedingungen erfüllt sind.

Akronyme für Lieferanten- und Bestandsmanagement

• SRM (Lieferantenbeziehungsmanagement): Ein strategischer Ansatz zur Verwaltung von Lieferanteninteraktionen für eine optimale Leistung.
• ERP (Unternehmensressourcenplanung): Software, die Beschaffung, Finanzen und Bestandsverwaltung integriert und automatisiert.
• MOQ (Mindestbestellmenge): Die niedrigste Menge eines Produkts, die ein Lieferant zu verkaufen bereit ist.
• JIT (Just-in-Time): Ein Bestandsverwaltungssystem, das die Lagerbestände minimiert, indem Waren nur bei Bedarf bestellt werden.

Im nächsten Abschnitt werden wir über die Vorteile der Verwendung von Akronymen für die Beschaffung lesen.

Lesen Sie auch: Die Bedeutung von Ausgabentransparenz und Kategorisierung verstehen

Vorteile der Verwendung von Akronymen für die Beschaffung

So profitieren Sie von Beschaffungsakronymen -

1. Spart Zeit

Die Beschaffung umfasst die Verarbeitung großer Datenmengen wie Lieferantenangebote, Bestellungen, Verträge und Compliance-Berichte. Ohne Akronyme dauert das Schreiben von E-Mails, Berichten und Verträgen länger.

Anstatt zu sagen:
„Wir müssen mehrere Lieferanten kontaktieren, um Preis- und Lieferdetails für eine Großbestellung zu erhalten.“

Du kannst einfach sagen:
„Wir müssen eine Angebotsanfrage (RFQ) ausstellen.“

Das beschleunigt und verdeutlicht die Kommunikation. Es hilft auch in dringenden Situationen wie Lieferantenverhandlungen oder Disaster Recovery, in denen schnelle Entscheidungen entscheidend sind.

2. Reduziert Fehler

Akronyme beseitigen Verwirrung. Standardbedingungen stellen sicher, dass Anweisungen, Verträge und Finanzberichte klar und korrekt sind.

Zum Beispiel ein Vertrag, der Folgendes festlegt:
„Die Zahlung muss innerhalb von 30 Tagen mit einem PC abgeschlossen sein.“

ist viel klarer als:
„Die Zahlung sollte über eine Bankgarantiemethode erfolgen, bei der Gelder auf der Grundlage der vereinbarten Vertragsbedingungen freigegeben werden.“

Da LC (Letter of Credit) ein allgemein anerkannter Begriff ist, verstehen sowohl Sie als auch Ihr Lieferant die Zahlungsbedingungen ohne Verwirrung. Die Verwendung von Begriffen wie COGS (Cost of Goods Sold) und TCO (Total Cost of Ownership) trägt ebenfalls dazu bei, die finanzielle Genauigkeit der Berichte sicherzustellen.

3. Verbessert die Professionalität

Die Kenntnis von Akronymen für die Beschaffung erhöht Ihre Glaubwürdigkeit. Ganz gleich, ob Sie mit Lieferanten, Finanzteams oder Wirtschaftsprüfern sprechen, die Verwendung branchenüblicher Begriffe lässt Sie professioneller aussehen.

Wenn Sie bei Lieferantenverhandlungen vertrauensvoll über MOQ (Mindestbestellmenge), SLA (Service Level Agreement) und JIT (Just-in-Time) sprechen, zeigen Sie Fachwissen. Dies kann Ihnen helfen, bessere Angebote zu erzielen und die Lieferantenbeziehungen zu stärken.

Wenn Sie mit internationaler Beschaffung zu tun haben, sorgt die Beherrschung von Bedingungen wie INCOTERMS (International Commercial Terms) und LC (Letter of Credit) für reibungslosere Transaktionen und verhindert kostspielige Fehler.

4. Verbessert die Lieferantenkommunikation

Lieferanten und Einkaufsteams müssen an einem Strang ziehen. Die Verwendung von Standardakronymen gewährleistet eine klare und effiziente Kommunikation.

Wenn Sie beispielsweise einen Lieferanten fragen:
„Können Sie bestätigen, ob Sie die in unserem Vertrag festgelegten SLA-Anforderungen erfüllen?“

Sie verstehen sofort, was du meinst. Ohne Akronyme müssten Sie jeden Begriff im Detail erklären, was die Diskussionen länger und komplizierter machen würde.

Akronyme helfen auch bei der internen Kommunikation.

• Finanzteams erkennen bei Budgetierungsgesprächen schnell CAPEX (Capital Expenditure) und OPEX (Operating Expenditure).
• Logistikteams verstehen JIT (Just-in-Time) und FOB (Free on Board) leicht, wenn es um Inventar und Versand geht.

Die Verwendung derselben Sprache vermeidet Missverständnisse, beschleunigt die Entscheidungsfindung und stärkt Geschäftsbeziehungen.

5. Hilft bei der Einhaltung von Vorschriften und Prüfungen

Die Beschaffung muss strengen Vorschriften folgen. Akronyme helfen Ihnen dabei, genaue Aufzeichnungen zu führen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Zum Beispiel:

• MSA (Master Service Agreement) und SLA (Service Level Agreement) bieten rechtliche Standardvorlagen für Lieferantenverträge.
• COGS (Cost of Goods Sold) und TCO (Total Cost of Ownership) helfen Wirtschaftsprüfern dabei, die finanzielle Richtigkeit zu überprüfen.
• RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) und RFQ (Request for Quotation) sorgen für einen klaren, strukturierten Angebotsprozess.

Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer verlassen sich auf Beschaffungsberichte. Die Verwendung von Standardakronymen macht die Überprüfung von Dokumenten einfacher und schneller.

Nachdem wir nun die Vorteile kennen, lernen wir, wie Akronyme im strategischen Beschaffungsprozess verwendet werden.

Lesen Sie auch: Definition der täglichen Rollen und Fähigkeiten eines Einkaufskategoriemanagers im Jahr 2025

Wie werden Akronyme im strategischen Beschaffungsprozess verwendet?

Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der Verwendung wichtiger Akronyme in den verschiedenen Phasen des strategischen Beschaffungsprozesses.

1. Identifizierung und Planung von Anforderungen

Akronyme in dieser Phase helfen Einkaufsteams dabei, klare Ziele zu setzen und die erforderlichen Genehmigungen einzuholen.

Wichtige Akronyme in dieser Phase

• PR (Bestellanforderung): Ein internes Dokument, das eingereicht wurde, um die Genehmigung für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen zu beantragen.
• CAPEX (Investitionsausgaben) und OPEX (Betriebskosten): Helfen Sie dabei, zwischen langfristigen Investitionskosten und laufenden Betriebskosten zu unterscheiden.
• TCO (Gesamtbetriebskosten): Diese Kennzahl hilft bei der Bewertung der gesamten Lebenszykluskosten eines Produkts oder einer Dienstleistung, einschließlich des Kaufpreises.

Beispiel: Ein Unternehmen, das neue Produktionsanlagen kaufen möchte, reicht eine PR zur Genehmigung ein. Das Finanzteam analysiert, ob die Ausgaben unter den Investitionsaufwand fallen, und bewertet die Gesamtbetriebskosten, bevor der Antrag genehmigt wird.

2. Identifizierung und Auswahl von Lieferanten

Akronyme in dieser Phase helfen Einkaufsteams dabei, Anfragen zu stellen, Lieferantenvorschläge zu sammeln und den am besten geeigneten Anbieter auszuwählen.

Wichtige Akronyme in dieser Phase:

• RFI (Informationsanfrage): Wird verwendet, um allgemeine Informationen über potenzielle Lieferanten und deren Fähigkeiten zu sammeln.
• RFQ (Angebotsanfrage): Wird an Lieferanten gesendet, die in die engere Wahl gekommen sind, um Preis- und Lieferinformationen für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung zu erhalten.
• RFP (Angebotsanfrage): Eine detailliertere Anfrage, bei der die Lieferanten umfassende Angebote einreichen müssen, einschließlich technischer Spezifikationen und Kostenaufschlüsselungen.
• MOQ (Mindestbestellmenge): Die kleinste Menge eines Produkts, die ein Lieferant zu verkaufen bereit ist.

Beispiel: Ein Einzelhandelsunternehmen, das nach neuen Verpackungsmaterialien sucht, gibt eine Informationsanfrage heraus, um den Markt zu verstehen. Nach der Identifizierung geeigneter Lieferanten verschicken sie eine Angebotsanfrage, um Preisangebote einzuholen und den Anbieter mit den wettbewerbsfähigsten Preisen auszuwählen.

3. Vertragsverhandlung und Abschluss

Nach der Auswahl eines Lieferanten handeln die Einkaufsteams Verträge aus, um die Bedingungen, Preise und Leistungserwartungen festzulegen. Die in dieser Phase verwendeten Akronyme helfen dabei, vertragliche Verpflichtungen zu definieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Wichtige Akronyme in dieser Phase:

• MSA (Master Service Agreement): Ein langfristiger Vertrag, in dem die allgemeinen Vertragsbedingungen zwischen dem Käufer und dem Lieferanten festgelegt sind.
• SLA (Service Level Agreement): Gibt die Leistungskennzahlen, Lieferfristen und Qualitätserwartungen an.
• LC (Akkreditiv): Ein Finanzinstrument, das die Zahlungssicherheit zwischen Käufer und Lieferant gewährleistet.
• INCOTERMS (Internationale Handelsbedingungen): Standardisierte internationale Handelsbedingungen, die die Verantwortlichkeiten bei globalen Transaktionen definieren.

Beispiel: Ein Unternehmen, das einen mehrjährigen IT-Servicevertrag unterzeichnet, beinhaltet einen MSA, der die Gesamtvereinbarung regelt, und ein SLA zur Definition der Serviceverfügbarkeit und der Reaktionszeiten. Wenn an dem Vertrag internationale Lieferanten beteiligt sind, können diese INCOTERMS enthalten, um die Versandpflichten zu klären.

4. Auftragsabwicklung und Bezahlung

Sobald die Verträge unterzeichnet sind, initiieren die Einkaufsteams die Auftragserteilung, verfolgen Lieferungen und verarbeiten Zahlungen. Akronyme in dieser Phase helfen dabei, die Auftragsdokumentation und Finanztransaktionen zu standardisieren.

Wichtige Akronyme in dieser Phase:

• PO (Bestellung): Ein formelles Dokument, das an Lieferanten zur Bestätigung einer Bestellung gesendet wird und in dem das Produkt, die Menge und der vereinbarte Preis angegeben sind.
• GRN (Wareneingangsschein): Ein Dokument, das bestätigt, dass die Waren gemäß der Bestellung eingegangen sind.
• EFT (Elektronischer Geldtransfer): Eine digitale Zahlungsmethode für Lieferantengeschäfte.
• COGS (Kosten der verkauften Waren): Die direkten Kosten für die Beschaffung oder Herstellung eines Produkts.

Beispiel: Ein Beschaffungsteam erteilt nach Abschluss eines Vertrags eine Bestellung zur Bestellung von Rohstoffen. Sobald der Lieferant die Ware ausliefert, generiert die Empfangsabteilung eine GRN, um den Versand zu bestätigen, bevor die Zahlung per EFT bearbeitet wird.

5. Lieferantenbeziehungen und Leistungsmanagement

Unternehmen überwachen kontinuierlich die Leistung und Einhaltung der Vorschriften ihrer Lieferanten, um einen reibungslosen Beschaffungsablauf zu gewährleisten. Akronyme in dieser Phase helfen dabei, die Effizienz der Lieferanten zu messen und die Beschaffungsstrategien zu optimieren.

Wichtige Akronyme in dieser Phase:

• SRM (Lieferantenbeziehungsmanagement): Ein strategischer Ansatz zur Verwaltung und Verbesserung der Lieferantenleistung.
• ERP (Unternehmensressourcenplanung): Ein Softwaresystem, das Beschaffung, Finanzen und Bestandsmanagement integriert.
• KPI (Wichtiger Leistungsindikator): Kennzahlen zur Bewertung der Lieferantenleistung, z. B. pünktliche Lieferung und Produktqualität.
• JIT (Just-in-Time): Eine Inventarstrategie, die Verschwendung reduziert, indem Waren nur dann beschafft werden, wenn sie benötigt werden.

Beispiel: Ein Unternehmen, das ERP-Software verwendet, verfolgt die Lieferantenleistung anhand von KPI-Metriken wie Lieferzeiten und Mängelraten. Wenn ein Lieferant kontinuierlich die Qualitätsstandards erfüllt, wird ihm im SRM bei zukünftigen Verträgen Priorität eingeräumt.

6. Überprüfung, Optimierung und kontinuierliche Verbesserung

Die strategische Beschaffung ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßig analysiert und verfeinert werden muss. Akronyme in dieser Phase helfen Einkaufsteams dabei, die finanziellen Auswirkungen zu beurteilen, Prozesse zu optimieren und die Effizienz der Lieferkette zu verbessern.

Wichtige Akronyme in dieser Phase:

• TCO (Gesamtbetriebskosten): Wird verwendet, um die langfristige Wirtschaftlichkeit von Beschaffungsentscheidungen zu bewerten.
• COGS (Kosten der verkauften Waren): Hilft bei der Analyse der Beschaffungsausgaben und der Rentabilität.
• S&OP (Vertriebs- und Betriebsplanung): Ein funktionsübergreifender Prozess, der die Beschaffung an den Verkaufsprognosen ausrichtet.
• RPA (Robotische Prozessautomatisierung): Automatisierungstools, die Beschaffungsabläufe rationalisieren und den manuellen Aufwand reduzieren.

Beispiel: Ein Unternehmen, das die Beschaffungsdaten überprüft, stellt fest, dass die Umstellung auf eine JIT-Inventarstrategie die Lagerkosten senkt. Sie implementieren auch RPA, um die Rechnungsstellung an Lieferanten zu automatisieren und so die Effizienz zu verbessern.

Lesen Sie auch: Strategische Sourcing-Strategien: Top-Beispiele und Prozesse

Fazit

Akronyme und Abkürzungen spielen bei der Beschaffung eine wichtige Rolle. Sie verdeutlichen die Kommunikation, verbessern die Effizienz und sorgen für Genauigkeit in jeder Phase des Prozesses. Diese standardisierten Begriffe tragen dazu bei, die Dokumentation zu vereinfachen, Fehler zu reduzieren, die Lieferantenbeziehungen zu stärken und die Einhaltung gesetzlicher und finanzieller Anforderungen zu unterstützen.

Wenn Sie wichtige Beschaffungsakronyme wie RFP (Request for Proposal), SLA (Service Level Agreement), TCO (Total Cost of Ownership) und ERP (Enterprise Resource Planning) verstehen und verwenden, können Sie komplexe Transaktionen souverän abwickeln. Diese Abkürzungen sparen Zeit und machen Verträge, Finanzberichte und Lieferantenkommunikation präziser und effektiver.

Um Ihre Beschaffungsstrategie auf die nächste Stufe zu heben, nutzen Sie die Leistungsfähigkeit KI-gesteuerter Beschaffungslösungen. Plattformen wie Akirolabs bieten fortschrittliche Tools zur Verbesserung der Effizienz und Entscheidungsfindung und zur Optimierung des Lieferantenmanagements.

Um mehr zu erfahren, buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo!