Die Geschäftslandschaft entwickelt sich rasant, und sich auf dieselben veralteten Beschaffungsmethoden zu verlassen, ist wie der Versuch, ein Rennen mit einem platten Reifen zu gewinnen. Das verlangsamt Sie, erhöht die Kosten und birgt unnötige Risiken. Die digitale Beschaffung ist nicht nur ein Trend, sondern eine entscheidende Veränderung, die Abläufe rationalisiert, die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessert und ein neues Maß an Effizienz ermöglicht.

Aber wo fängst du an? Dieser Artikel führt Sie durch die wichtigsten Schritte für den erfolgreichen Übergang zu einer digitalen Beschaffungsstrategie. Er hilft Ihnen dabei, Prozesse zu optimieren, Technologien zu nutzen und messbare Auswirkungen auf Ihr Geschäft zu erzielen.

Was ist eine Beschaffungsstrategie?

Eine Beschaffungsstrategie ist ein strukturierter Plan, der beschreibt, wie ein Unternehmen Waren, Dienstleistungen und Ressourcen auf die kostengünstigste und effizienteste Weise erwirbt. Dabei werden Faktoren wie Lieferantenbeziehungen, Risikomanagement, Kostenkontrolle und Einhaltung von Vorschriften berücksichtigt, um die Beschaffung an den allgemeinen Geschäftszielen auszurichten.

Eine klar definierte Einkaufsstrategie geht über den Einkauf hinaus; sie stellt sicher, dass jede Beschaffungsentscheidung zum langfristigen Unternehmenserfolg beiträgt.

Vorteile einer effektiven Beschaffungsstrategie

Bei einer optimierten Beschaffungsstrategie geht es nicht nur um Kosteneinsparungen, sondern auch darum, in jeder Phase der Lieferkette Wert zu schaffen. So kommt eine starke Beschaffungsstrategie Ihrem Unternehmen zugute:

• Kosteneffizienz: Reduziert unnötige Ausgaben und nutzt die große Kaufkraft.
• Risikominderung: Identifiziert und minimiert Lieferkettenrisiken und gewährleistet so die Geschäftskontinuität.
• Optimierung der Lieferantenleistung: Stärkt die Lieferantenbeziehungen für bessere Preise, Qualität und Service.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Stellt die Einhaltung von Industriestandards und gesetzlichen Anforderungen sicher.
• Betriebliche Effizienz: Automatisiert Prozesse, um manuelle Aufgaben zu reduzieren und Zeit und Ressourcen zu sparen

Nachdem wir nun erklärt haben, warum eine effektive Beschaffungsstrategie wichtig ist, wollen wir uns mit den verschiedenen Arten von Beschaffungsansätzen befassen und untersuchen, wie sie mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen.

Arten der Beschaffungsstrategie: Wählen Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete

Der richtige Ansatz hängt von Ihren Geschäftszielen, den Herausforderungen der Branche und der Dynamik der Lieferkette ab. Ganz gleich, ob Ihr Fokus auf Kostensenkung, Lieferantenbeziehungen, Risikominderung oder Nachhaltigkeit liegt, die Wahl des richtigen Beschaffungsmodells kann zu langfristigem Erfolg führen.

Hier finden Sie die effektivsten Beschaffungsstrategien und wie sie sich an den unterschiedlichen Geschäftszielen orientieren.

1. Kostenorientierte Beschaffung: Diese Strategie legt Wert darauf, die niedrigsten Preise zu sichern und gleichzeitig die Produktqualität und das Serviceniveau aufrechtzuerhalten. Unternehmen, die diesen Ansatz verwenden, verhandeln oft aggressiv, nutzen Großeinkäufe und suchen kosteneffiziente globale Lieferanten.

2. Management der Lieferantenbeziehungen: Anstatt sich ausschließlich auf den Preis zu konzentrieren, legt diese Beschaffungsstrategie Wert auf Zusammenarbeit und langfristige Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten. Starke Lieferantenbeziehungen führen zu besserem Service, verbesserter Produktqualität und mehr Flexibilität in Zeiten volatiler Märkte.

3. Risikobasierte Beschaffung: Da Lieferkettenunterbrechungen immer häufiger werden, müssen Unternehmen die Risiken bei der Beschaffung proaktiv bewerten und mindern. Diese Strategie beinhaltet die Diversifizierung der Lieferanten, die Stärkung der Sorgfaltspflicht und die Umsetzung von Notfallplänen zur Minimierung potenzieller Unterbrechungen.

4. Nachhaltige Beschaffung: Unternehmen legen zunehmend Wert auf ethische Beschaffung und umweltfreundliche Beschaffungspraktiken. Diese Strategie integriert soziale Verantwortung in Einkaufsentscheidungen, indem sie die Arbeitspraktiken der Lieferanten, den CO2-Fußabdruck und Initiativen zur Abfallreduzierung berücksichtigt.

5. Globale vs. lokale Beschaffung: Einige Unternehmen profitieren aufgrund von Kostenvorteilen und dem Zugang zu Spezialprodukten von globalen Lieferanten, während andere die lokale Beschaffung bevorzugen, um eine schnellere Lieferung, geringere Logistikkosten und die Einhaltung regionaler Vorschriften zu gewährleisten. Die beste Strategie besteht häufig darin, beide Ansätze in Einklang zu bringen.

6. Strategie für die digitale Beschaffung: Die technologiegetriebene Beschaffung verändert die Branche. Durch den Einsatz von KI, Automatisierung und Datenanalyse können Unternehmen die Entscheidungsfindung verbessern, die Transparenz verbessern und Abläufe rationalisieren, um die Effizienz zu steigern.

Die beste Beschaffungsstrategie hängt von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Indem Sie die Beschaffung an Ihren allgemeinen Geschäftszielen ausrichten, können Sie die Kosteneffizienz, die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die langfristige Nachhaltigkeit fördern.

Lassen Sie uns nun untersuchen, wie digitale Beschaffungsstrategien die Zukunft der Beschaffung und Beschaffung verändern.

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Vom Papier zum Digitalen: Schritte für eine erfolgreiche digitale Beschaffungsstrategie

Bei der Umstellung auf eine digitale Beschaffungsstrategie geht es nicht nur um die Einführung neuer Technologien, sondern auch um die Entwicklung eines optimierten, datengesteuerten Ansatzes, der die Effizienz verbessert, die Kosten senkt und die Lieferantenbeziehungen verbessert.

Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung für den Übergang von der manuellen Beschaffung zu einem vollständig digitalen System.

Schritt 1: Analysieren Sie Ihre aktuellen Beschaffungsprozesse

Bevor Sie in die digitale Beschaffung einsteigen, benötigen Sie ein klares Bild Ihrer aktuellen Abläufe. Eine detaillierte Analyse hilft Ihnen dabei, Ineffizienzen zu erkennen, unnötige Komplexitäten zu beseitigen und die Grundlage für einen optimierten digitalen Übergang zu legen. So fangen Sie an:

1. Erfassung und Zentralisierung von Beschaffungsdaten

Ohne genaue Daten ist es unmöglich, fundierte Entscheidungen zu treffen. Sammeln Sie zunächst Informationen zur Beschaffung von:

• Stakeholder aus allen Abteilungen müssen ihre Bedürfnisse, Problembereiche und Beschaffungsabläufe verstehen.
• Lieferanten- und Lieferantenverträge zur Bewertung aktueller Beziehungen, Preisstrukturen und Compliance-Anforderungen.
• Finanzberichte und historische Ausgabendaten zur Analyse von Trends, zur Identifizierung von Ineffizienzen und zur Erkennung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten.

Durch die Zentralisierung dieser Daten erhalten Sie einen vollständigen Überblick darüber, wie Beschaffung Funktionen innerhalb Ihrer Organisation.

2. Ordnen Sie bestehende Workflows zu und identifizieren Sie Lücken

Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf veraltete, manuelle Prozesse, die ihre Beschaffungszyklen verlangsamen können. Analysieren Sie Ihre aktuellen Beschaffungsabläufe und stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wo sind die Engpässe? Dauern Genehmigungen zu lange?
• Verwenden verschiedene Abteilungen separate Systeme oder inkonsistente Verfahren?
• Wie oft kommt es zu eigenwilligen (nicht autorisierten) Käufen und warum?

Diese Übung hilft Ihnen, Bereiche zu identifizieren, in denen die Automatisierung Arbeitsabläufe rationalisieren, manuelle Fehler reduzieren und die Effizienz verbessern kann.

3. Passen Sie die Einkaufsziele an die Geschäftsziele an

Bei der digitalen Beschaffung geht es nicht nur um Kostensenkungen, sondern auch darum, intelligentere, strategischere Einkaufsentscheidungen zu ermöglichen, die die übergeordneten Ziele Ihres Unternehmens unterstützen. Bedenken Sie:

• Stimmt Ihre Beschaffungsstrategie mit Initiativen zur Kosteneinsparung überein?
• Priorisieren Sie Lieferantenbeziehungen, um Innovation und Nachhaltigkeit voranzutreiben?
• Wie gut unterstützt die Beschaffung das Risikomanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften?

Wenn die Beschaffung strategisch auf die Geschäftsziele ausgerichtet ist, wird sie zu einem Werttreiber und nicht nur zu einer operativen Funktion.

4. Bewerten Sie Ihre Bereitschaft zur digitalen Transformation

Nicht alle Unternehmen befinden sich in derselben Phase der digitalen Einführung. Beurteilen Sie den digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens anhand:

• Überprüfung der aktuellen Beschaffungssoftware und -tools — sind sie veraltet oder nicht ausreichend genutzt?
• Bewertung der Fähigkeiten und der digitalen Kompetenz Ihres Einkaufsteams.
• Identifizierung von Widerständen gegen Veränderungen und Entwicklung von Strategien zur Förderung der Akzeptanz.

Wenn Sie diese Faktoren verstehen, können Sie eine realistische und effektive Roadmap für die digitale Beschaffung erstellen.

Schritt 2: Beurteilen Sie die Marktbedingungen und Risiken

Wenn Sie Markttrends und Risiken verstehen, können Sie fundierte, datengestützte Entscheidungen treffen, die Ihre Beschaffungsabläufe vor Störungen schützen.

1. Führen Sie eine Wettbewerbsanalyse durch

Die Beschaffung erfolgt nicht isoliert; auch Ihre Konkurrenten optimieren ihre Beschaffungsstrategien. Die Durchführung einer Wettbewerbsanalyse hilft Ihnen:

• Vergleichen Sie die Effizienz Ihrer Beschaffung mit Branchenführern, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
• Analysieren Sie Preistrends, um festzustellen, ob Sie zu viel bezahlen oder Möglichkeiten zur Kosteneinsparung nicht nutzen.
• Beurteilen Sie die Lieferantenvielfalt und finden Sie alternative Anbieter, die möglicherweise bessere Konditionen, Serviceniveaus oder Nachhaltigkeitspraktiken anbieten.

Wenn Sie verstehen, wie andere Unternehmen die Beschaffung verwalten, können Sie Ihre eigene Strategie verfeinern und den Veränderungen in der Branche immer einen Schritt voraus sein.

2. Verwenden Sie Risikobewertungsmodelle, um Marktherausforderungen zu identifizieren

Einkaufsteams müssen proaktiv potenzielle Risiken bewerten, die sich auf die Beschaffung und das Lieferantenmanagement auswirken könnten. Eine effektive Methode ist die Analyse der fünf Kräfte von Porter, bei der Folgendes bewertet wird:

• Stromversorgung durch Lieferanten: Konsolidieren Lieferanten, treiben sie die Kosten in die Höhe oder schränken sie die Optionen ein?
• Macht des Käufers: Haben Sie Einfluss auf Verhandlungen oder sind Sie an ungünstige Verträge gebunden?
• Konkurrenzkampf: Wie intensiv ist der Wettbewerb zwischen den Anbietern und wie wirkt er sich auf die Preisgestaltung und Servicequalität aus?
• Bedrohung durch neue Marktteilnehmer: Stören neue Anbieter den Markt mit effizienteren, technologiegetriebenen Modellen?
• Bedrohung durch Substitute: Gibt es alternative Materialien, Technologien oder Dienstleistungen, die das ersetzen könnten, was Sie derzeit beschaffen?

Mithilfe dieses Modells können Sie Schwachstellen in Ihrer Lieferkette und Beschaffungsstrategie lokalisieren und so Risiken mindern, bevor sie zu kostspieligen Problemen werden.

3. Identifizieren und beheben Sie Sicherheitslücken in der Lieferkette

Die Marktbedingungen können sich schnell ändern, und Unternehmen müssen auf Risiken wie die folgenden vorbereitet sein:

• Unterbrechungen der Lieferkette: Naturkatastrophen, geopolitische Probleme oder globale Krisen können zu Verzögerungen oder Engpässen führen.
• Volatilität der Preise: Schwankende Rohstoffkosten, Inflation oder Wechselkurse können sich auf die Beschaffungsbudgets auswirken.
• Herausforderungen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Neue Gesetze, Handelsbeschränkungen oder Umweltrichtlinien können sich auf Lieferantenverträge und Beschaffungsoptionen auswirken.

Um diesen Risiken entgegenzuwirken, sollten die Beschaffungsteams:

• Diversifizieren Sie die Lieferantennetzwerke, um zu vermeiden, dass Sie sich zu sehr auf einen einzelnen Anbieter verlassen.
• Verwenden Sie prädiktive Analysen, um Preisschwankungen vorherzusagen und Budgets entsprechend anzupassen.
• Bleiben Sie über die globalen Handelsvorschriften auf dem Laufenden, um die Einhaltung sicherzustellen und Strafen zu vermeiden.

4. Entwickeln Sie ein robustes und agiles Beschaffungsframework

Eine gut durchdachte Beschaffungsstrategie ist sowohl belastbar als auch anpassungsfähig. Durch die kontinuierliche Überwachung der Marktbedingungen und Lieferantenrisiken können Sie:

• Treffen Sie schnellere, datengestützte Beschaffungsentscheidungen, die Kosten und Effizienz optimieren.
• Verbessern Sie die Lieferantenbeziehungen, indem Sie langfristige, flexible Verträge aushandeln.
• Machen Sie Ihre Beschaffungsstrategie zukunftssicher gegen wirtschaftliche Veränderungen und technologische Störungen.

Eine gründliche Markt- und Risikobewertung stellt sicher, dass Ihre digitale Beschaffungsstrategie nicht nur ein statischer Prozess ist, sondern ein dynamischer, sich entwickelnder Rahmen, der Ihren Wettbewerbsvorteil stärkt.

Schritt 3: Klare und messbare Ziele setzen

Ohne klar definierte Ziele kann selbst die fortschrittlichste Beschaffungstechnologie keinen Mehrwert bieten. Die Festlegung klarer und messbarer Ziele stellt sicher, dass Ihre digitale Beschaffungsstrategie mit den umfassenderen Geschäftsprioritäten übereinstimmt, was zu Kosteneffizienz, Compliance und betrieblichen Verbesserungen führt.

1. Definieren Sie strategische Einkaufsziele auf der Grundlage von Daten

Analysieren Sie vor der Implementierung digitaler Beschaffungstools Ihre aktuelle Beschaffungsleistung. Verwenden Sie Ausgabendaten, Leistungskennzahlen für Lieferanten und das Feedback von Stakeholdern, um wichtige Ziele festzulegen, wie z. B.:

• Senkung der Beschaffungskosten durch Optimierung von Lieferantenverträgen und Minimierung von Ineffizienzen.
• Verbesserung der Beschaffungszykluszeiten durch Automatisierung von Genehmigungen und Bestellungen.
• Verbesserung des Compliance- und Risikomanagements durch Implementierung standardisierter digitaler Workflows.
• Stärkung der Lieferantenbeziehungen durch verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit.

Indem Sie Ziele definieren, die auf Daten basieren, schaffen Sie einen klaren Weg für Verbesserungen im Einkauf und vermeiden gleichzeitig unnötige Kosten für die digitale Transformation.

2. Verwenden Sie das SMART Framework für Beschaffungsziele

Verwenden Sie die SMART-Methode zur Zielsetzung, um sicherzustellen, dass Ihre Ziele umsetzbar und erreichbar sind:

• Spezifisch: Anstatt zu sagen „Verbessern Sie die Effizienz der Beschaffung“, definieren Sie genaue Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind, z. B. die Verkürzung der Genehmigungszeiten oder die Automatisierung von Kaufanfragen.
• Messbar: Setzen Sie sich quantifizierbare Ziele, z. B. die Verkürzung der Bearbeitungszeit für die Beschaffung um 30% oder die Reduzierung indirekter Ausgaben um 15%.
• Erreichbar: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen, Technologien und Branchenbenchmarks realistisch sind.
• Relevant: Richten Sie die Beschaffungsziele auf allgemeine Geschäftsstrategien wie Nachhaltigkeit, digitale Transformation oder Kostenoptimierung aus.
• Zeitgebunden: Ordnen Sie jedem Meilenstein Fristen zu, um den Fortschritt zu verfolgen und die Rechenschaftspflicht zu wahren.

Zum Beispiel, anstatt auf eine „Verbesserung der Lieferantenkommunikation“ abzuzielen, bestünde ein SMART-Ziel darin,
„Implementieren Sie eine digitale Plattform für die Zusammenarbeit mit Lieferanten, um die manuellen Vertragsverhandlungen innerhalb der nächsten 12 Monate um 40% zu reduzieren.“

3. Richten Sie die Beschaffungsziele an unternehmensweite KPIs aus

Ihre digitalen Einkaufsziele sollten umfassendere Unternehmensziele unterstützen und sicherstellen, dass die Beschaffung zu einem strategischen Geschäftstreiber wird. Zu den wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), an denen Sie sich orientieren sollten, gehören:

• Kosteneinsparungen: Senkung der Beschaffungskosten durch automatisierte Beschaffung, bessere Lieferantenverhandlungen und den Wegfall von Fremdausgaben.
• Betriebliche Effizienz: Kürzere Beschaffungszyklen, schnellere Genehmigungen und weniger manuelle Eingriffe.
• Risikomanagement: Verbesserte Prozesse zur Lieferantenüberprüfung, bessere Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften und verbessertes Vertragsmanagement.
• Nachhaltigkeit und ESG-Ziele: Durch verantwortungsvolle Beschaffung und Lieferantenpartnerschaften wird sichergestellt, dass die Beschaffung den Umwelt-, Sozial- und Unternehmensrichtlinien (ESG) entspricht.

Wenn Einkaufsziele die unternehmensweiten KPIs ergänzen, erhöht dies die Zustimmung der Geschäftsleitung und stellt sicher, dass die Bemühungen zur digitalen Transformation unternehmensweit Priorität haben.

4. Erstellen Sie eine klare Roadmap für die Implementierung

Klar definierte Ziele sind nur der erste Schritt. Um messbare Erfolge zu erzielen, erstellen Sie eine Implementierungs-Roadmap mit den folgenden Elementen:

• Phase 1: Bewertung und Planung: Führen Sie ein Beschaffungsaudit durch, identifizieren Sie Ineffizienzen und ermitteln Sie die erforderlichen digitalen Tools.
• Phase 2: Technologieauswahl: Wählen und integrieren Sie eine Beschaffungssoftware, die den gesetzten Zielen entspricht.
• Phase 3: Schulung und Einführung: Schulen Sie Teams und Lieferanten in Bezug auf digitale Tools, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.
• Phase 4: Leistungsüberwachung: Verfolgen Sie KPIs, identifizieren Sie Bereiche, die verbessert werden müssen, und optimieren Sie kontinuierlich Prozesse.

Eine strukturierte Roadmap stellt sicher, dass die digitale Transformation des Einkaufs auf Kurs bleibt und messbare Verbesserungen bringt.

Schritt 4: Entwickeln Sie eine digitale Einkaufsstrategie

Die einfache Einführung neuer Technologien ohne einen klaren Plan kann zu Ineffizienzen, Compliance-Risiken und Widerstand der Teams führen. Eine gut entwickelte digitale Beschaffungsstrategie konzentriert sich auf die Optimierung von Prozessen, die Integration der richtigen Technologie und die Sicherstellung einer nahtlosen Einführung im gesamten Unternehmen.

1. Neugestaltung veralteter Beschaffungsprozesse für digitale Effizienz

Bevor Sie neue Beschaffungstools auswählen und implementieren, sollten Sie Ihren aktuellen Beschaffungsablauf bewerten und Ineffizienzen identifizieren. Zu den wichtigsten Bereichen, in denen Verbesserungen erforderlich sind, gehören:

• Genehmigungsengpässe: Langsame manuelle Genehmigungen verzögern Käufe und führen zu unnötigen Betriebsverzögerungen.
• Maverick Spending: Das Fehlen einer zentralen Aufsicht führt zu unbefugten Käufen außerhalb zugelassener Lieferantennetzwerke.
• Datensilos: Getrennte Beschaffungs-, Finanz- und Lieferantensysteme führen zu inkonsistenten Daten und mangelnder Transparenz.

Um die Beschaffung zu modernisieren, müssen Sie die Prozesse unter Berücksichtigung digitaler Funktionen neu gestalten:

• Automatisieren Sie Genehmigungen mit digitalen Workflows, um Verzögerungen zu reduzieren und die Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen.
• Implementieren Sie eine zentrale Ausgabenverfolgung, um die Beschaffung in Echtzeit zu überwachen.
• Digitalisieren Sie das Lieferantenmanagement für eine bessere Nachverfolgung von Beziehungen, Vertragserfüllung und Risikominderung.

Indem Sie veraltete Arbeitsabläufe in datengesteuerte, automatisierte Systeme umwandeln, schaffen Sie die Grundlage für eine erfolgreiche Beschaffung.

2. Wählen Sie die richtige digitale Beschaffungssoftware

Der Markt für Beschaffungssoftware bietet eine Vielzahl von E-Procurement-Lösungen, aber die Wahl der richtigen Plattform hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Lösung die folgenden Schlüsselkriterien:

• Skalierbarkeit: Wird die Plattform das zukünftige Geschäftswachstum unterstützen?
• Integrationsmöglichkeiten: Kann es sich nahtlos mit bestehenden ERP-, Finanz- und Lieferantenmanagementsystemen verbinden?
• Automatisierung und KI: Bietet es KI-gestützte Einblicke, prädiktive Analysen und Workflow-Automatisierung?
• Tools für die Zusammenarbeit mit Lieferanten: Können Lieferanten innerhalb der Plattform an Vertragsverhandlungen, Compliance-Nachverfolgung und Leistungsbewertungen teilnehmen?
• Anpassung und Benutzerfreundlichkeit: Ist das System benutzerfreundlich und an bestimmte Beschaffungsprozesse anpassbar?

Zu den führenden Tools für die digitale Beschaffung gehören:

• SAP Ariba: Eine umfassende Lösung für Beschaffung und Ausgabenmanagement.
• Coupa: Bietet KI-gestützte Ausgabenoptimierung und Zusammenarbeit mit Lieferanten.
• Jagger: Spezialisiert auf fortgeschrittenes Sourcing und Category Management.

Die Auswahl der richtigen Beschaffungssoftware stellt sicher, dass Ihre Bemühungen zur digitalen Transformation zu messbaren Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen führen.

3. Schulung der Beschaffungsteams für die digitale Einführung

Selbst die beste Beschaffungstechnologie wird nicht effektiv sein, wenn den Teams das Wissen und die Fähigkeiten fehlen, um sie effizient einzusetzen. Eine erfolgreiche digitale Beschaffungsstrategie beinhaltet:

• Praktische Schulungen, um die Mitarbeiter mit neuen Softwaretools vertraut zu machen.
• Change-Management-Initiativen zur Förderung der Akzeptanz und zur Bekämpfung von Widerständen.
• Klare Richtlinien und Workflows für digitale Beschaffungsprozesse.

Ein strukturiertes Schulungsprogramm stellt sicher, dass die Mitarbeiter reibungslos in eine technologiegestützte Einkaufsumgebung übergehen, wodurch Unterbrechungen minimiert und die Effizienz maximiert werden.

4. Etablieren Sie datengestützte Einkaufsentscheidungen

Ein entscheidender Vorteil der digitalen Beschaffung ist die Fähigkeit, Echtzeitdaten für intelligentere Entscheidungen zu nutzen. Moderne Beschaffungsplattformen bieten:

• KI-gestützte Ausgabenanalyse zur Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten.
• Risikomanagement-Dashboards zur Erkennung potenzieller Lieferantenprobleme, bevor sie eskalieren.
• Prädiktive Analytik für Nachfrageprognosen und strategische Beschaffung.

Durch die Nutzung von Daten als Grundlage für Beschaffungsentscheidungen können Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungen optimieren, Kosten senken und die betriebliche Effizienz steigern.

Schritt 5: Implementieren Sie Softwarelösungen für die Beschaffung

Durch die Implementierung der richtigen Beschaffungssoftwarelösungen werden Ineffizienzen vermieden, die Einhaltung der Vorschriften verbessert und das Gesamtkostenmanagement verbessert. Die Auswahl und Integration der richtigen Tools erfordert jedoch einen strategischen Ansatz, um eine reibungslose Einführung und eine maximale Investitionsrendite zu gewährleisten.

1. Identifizieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen und Softwareanforderungen

Bevor Sie sich für eine Beschaffungsplattform entscheiden, sollten Sie die spezifischen Herausforderungen und Ziele Ihres Unternehmens einschätzen. Zu den häufigsten Problemen, mit denen sich Beschaffungssoftware befassen kann, gehören:

• Mangelnde Ausgabentransparenz: Abteilungsübergreifend fragmentierte Beschaffungsdaten erschweren die Nachverfolgung der Ausgaben.
• Engpässe bei der manuellen Genehmigung: Langsame, papiergestützte Genehmigungsverfahren verzögern Kaufentscheidungen.
• Ineffizienzen im Lieferantenmanagement: Schlechte Lieferantenverfolgung und -bewertung führen zu Risiken und verpassten Einsparmöglichkeiten.
• Lücken in den Bereichen Compliance und Risikomanagement: Ohne automatische Überwachung sind Unternehmen mit regulatorischen Risiken und der Nichteinhaltung von Verträgen konfrontiert.

Wenn Sie die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen, können Sie Softwarelösungen auswählen, die auf die Einkaufsziele abgestimmt sind und messbare Verbesserungen bewirken.

2. Wählen Sie die richtige Beschaffungssoftware

Der Markt für Beschaffungssoftware ist riesig und bietet eine Reihe von Lösungen, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Hier sind drei wichtige Arten von Beschaffungssoftware, die Sie berücksichtigen sollten:

• E-Procurement-Plattformen: Automatisieren Sie Bestellungen, Genehmigungen und Lieferanteninteraktionen, um die Bearbeitungszeit zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.
• Tools zur Ausgabenanalyse: Stellen Sie Dateneinblicke in Echtzeit bereit, um Beschaffungstrends zu verfolgen, Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu identifizieren und Budgets zu optimieren.
• KI-gestützte Automatisierung: Nutzt maschinelles Lernen, um sich wiederholende Aufgaben zu rationalisieren, die Entscheidungsfindung zu verbessern und Betrug oder Verstöße aufzudecken.

Zu den beliebten Beschaffungsplattformen gehören:

• SAP Ariba: Ideal für große Unternehmen, die eine komplette Beschaffungslösung benötigen.
• Coupa: Bietet KI-gestützte Ausgabenoptimierung und Zusammenarbeit mit Lieferanten.
• Jagger: Ideal für Unternehmen, die sich auf fortschrittliches Sourcing und Risikomanagement konzentrieren.
• SEI SCHLAU: Eine Cloud-basierte Beschaffungslösung mit starken Analysefunktionen.

Die Wahl der richtigen Lösung hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität der Beschaffung und den langfristigen Zielen der digitalen Transformation ab.

3. Sorgen Sie für eine nahtlose Software-Integration

Ein häufiger Fehler bei der digitalen Transformation der Beschaffung besteht darin, neue Lösungen nicht in bestehende Systeme zu integrieren. Die Beschaffungssoftware sollte sich nahtlos mit den folgenden Komponenten verbinden lassen:

• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): Um eine reibungslose Finanzberichterstattung und Budgetverfolgung zu gewährleisten.
• Lieferantenmanagementsysteme: Für eine bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Einhaltung von Verträgen.
• Plattformen für Inventar- und Lieferkettenmanagement: Um die Beschaffung an Lagerbeständen und Nachfrageprognosen in Echtzeit auszurichten.

Durch die Sicherstellung der Interoperabilität zwischen Beschaffungssoftware und bestehenden Geschäftssystemen können Unternehmen Datensilos beseitigen und ein transparenteres Beschaffungsökosystem schaffen.

4. Automatisieren und optimieren Sie Beschaffungsabläufe

Beschaffungssoftware ist am effektivsten, wenn sie Routineaufgaben automatisiert und Arbeitsabläufe optimiert. Zu den wichtigsten Automatisierungsfunktionen gehören:

• Automatisierte Bestellanforderungen und Genehmigungen: Reduziert manuelle Eingriffe und beschleunigt die Beschaffungszyklen.
• Intelligenter Lieferantenabgleich: Nutzt KI, um die besten Lieferanten auf der Grundlage von Preis, Zuverlässigkeit und bisheriger Leistung zu empfehlen.
• Verwaltung des Vertragslebenszyklus: Stellt sicher, dass Verträge bei Bedarf automatisch überprüft, erneuert oder neu verhandelt werden.
• Warnmeldungen zur Risikoüberwachung und Einhaltung von Vorschriften: KI-gestützte Erkenntnisse erkennen potenzielle Risiken und kennzeichnen nicht konforme Käufe.

Dank der Automatisierung können sich Einkaufsteams auf strategische Aufgaben wie Lieferantenverhandlungen, Kostenoptimierung und langfristige Planung konzentrieren, anstatt sich durch manuelle Prozesse zu verzetteln.

5. Schulen Sie Teams und fördern Sie die Benutzerakzeptanz

Selbst die fortschrittlichste Beschaffungssoftware wird nicht effektiv sein, wenn Ihr Team nicht weiß, wie man sie benutzt. Ein strukturierter Schulungs- und Change-Management-Plan ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung. Zu den Schritten gehören:

• Umfassende Benutzerschulung: Bieten Sie praktische Workshops und Tutorials an, um die Mitarbeiter mit der neuen Plattform vertraut zu machen.
• Kommunikation im Bereich Change Management: Gehen Sie auf die Bedenken der Mitarbeiter ein und heben Sie die Vorteile der Einführung der digitalen Beschaffung hervor.
• Kontinuierliches Lernen und Unterstützung: Stellen Sie fortlaufende Ressourcen, Helpdesks und Unterstützung bei der Problembehandlung bereit, um eine dauerhafte Nutzung sicherzustellen.

Indem Unternehmen die Beschaffungsteams mit dem richtigen Wissen und der richtigen Unterstützung ausstatten, können sie die Einführung beschleunigen und die Auswirkungen der digitalen Transformation maximieren.

6. Überwachen Sie die Leistung und optimieren Sie sie im Laufe der Zeit

Die Umsetzung ist erst der Anfang. Kontinuierliche Überwachung und Verfeinerung sind für den langfristigen Erfolg unerlässlich. Unternehmen sollten:

• Spur wichtige Leistungskennzahlen, wie z. B. die Zykluszeiten bei der Beschaffung, Kosteneinsparungen und die Leistung der Lieferanten.
• Nutzen Sie KI-gestützte Analysen, um Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Aktualisieren Sie regelmäßig die Softwarefunktionen, um Branchentrends und Compliance-Anforderungen immer einen Schritt voraus zu sein.

Durch die kontinuierliche Optimierung digitaler Beschaffungsprozesse sorgen Unternehmen für nachhaltige Effizienz, Kostensenkung und Wettbewerbsvorteile.

Schritt 6: Stärken Sie die Kommunikation und die Beziehungen zu Lieferanten

Eine gut strukturierte Strategie für Lieferantenbeziehungen kann die Kosteneffizienz verbessern, Lieferkettenrisiken reduzieren und langfristige Partnerschaften fördern, die den Geschäftserfolg fördern.

So bauen und stärken Sie die Lieferantenkommunikation in einer digital ausgerichteten Einkaufsstrategie:

1. Sorgen Sie für Transparenz bei Beschaffungsentscheidungen

Transparenz ist die Grundlage für Vertrauen in jede Geschäftsbeziehung. Lieferanten benötigen klare Einblicke in Folgendes:

• Ihre Beschaffungsrichtlinien und Erwartungen: Kommunizieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Compliance-Anforderungen klar und deutlich, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Auswahlkriterien und Leistungsmaßstäbe: Ermöglichen Sie Lieferanten, zu verstehen, wie sie bewertet werden, damit sie sich an Ihren Geschäftszielen orientieren können.
• Auftragsprognosen und Bedarfsplanung: Teilen Sie Daten über erwartete Einkaufstrends, um Lieferanten dabei zu unterstützen, ihre Produktion und ihren Bestand effizient zu verwalten.

Wenn sich Lieferanten informiert und geschätzt fühlen, ist es wahrscheinlicher, dass sie wettbewerbsfähige Preise anbieten, ihre Bestellungen priorisieren und hohe Servicestandards einhalten.

2. Automatisieren Sie Rechnungsverarbeitung und Zahlungen

Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Zahlungsverzögerungen vermieden und finanzielle Transparenz gewährleistet werden.

• Verwenden Sie den KI-gestützten Rechnungsabgleich, um Bestellungen, Rechnungen und Belege für schnellere Genehmigungen zu validieren.
• Implementieren Sie Self-Service-Portale für Lieferanten, in denen Anbieter Rechnungen, Zahlungen und ausstehende Genehmigungen in Echtzeit verfolgen können.
• Richten Sie eine automatische Zahlungsplanung ein, um sicherzustellen, dass Lieferanten Zahlungen zu vereinbarten Terminen erhalten. So reduzieren Sie Streitigkeiten und fördern Sie den Goodwill.

Durch die Rationalisierung der Zahlungsprozesse stärken Unternehmen das Vertrauen ihrer Lieferanten und stärken langfristige Partnerschaften.

3. Fördern Sie eine offene Kommunikation mit digitalen Plattformen für die Zusammenarbeit mit Lieferanten

Digitale Plattformen für die Zusammenarbeit mit Lieferanten zentralisieren alle Lieferanteninteraktionen, verbessern die Reaktionszeiten und verbessern die Entscheidungsfindung.

Zu den Hauptmerkmalen der Plattformen für die Zusammenarbeit mit Lieferanten gehören:

• Instant Messaging und Updates in Echtzeit sorgen für eine reibungslose Kommunikation.
• Gemeinsame Nutzung von Dokumenten für Verträge, Compliance-Aufzeichnungen und Leistungsberichte, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
• KI-gestützte Erkenntnisse, um Verbesserungen der Lieferantenleistung und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung vorzuschlagen.

Plattformen wie SAP Ariba, Jaggaer und Coupa helfen Unternehmen dabei, Lieferantenbeziehungen digital zu verwalten, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.

4. Führen Sie regelmäßige Leistungsbeurteilungen und Risikobewertungen durch

Der Aufbau starker Lieferantenbeziehungen bedeutet, die Anbieter für Qualität, Pünktlichkeit und Einhaltung der Vorschriften zur Rechenschaft zu ziehen. Regelmäßige Bewertungen der Lieferantenleistung tragen dazu bei, hohe Standards aufrechtzuerhalten und Risiken zu minimieren.

• Verwenden Sie Scorecards und Dashboards, um Lieferanten-KPIs wie Liefertreue, Produktqualität und Reaktionsfähigkeit zu verfolgen.
• Automatisieren Sie Konformitätsprüfungen, um sicherzustellen, dass Lieferanten die regulatorischen Anforderungen und ethischen Beschaffungsrichtlinien einhalten.
• Richten Sie Frühwarnsysteme für potenzielle Störungen ein, z. B. finanzielle Instabilität oder geopolitische Risiken, die den Betrieb von Lieferanten beeinträchtigen.

Durch die proaktive Überwachung der Lieferantenleistung können Sie potenzielle Probleme erkennen, bevor sie eskalieren, und eine konsistente Stabilität der Lieferkette sicherstellen.

5. Bauen Sie langfristige Partnerschaften für gegenseitiges Wachstum auf

Unternehmen, die in den Bereichen Innovation, Kostenoptimierung und Risikominderung eng mit Lieferanten zusammenarbeiten, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil.

• Binden Sie Lieferanten in die Produktentwicklung ein, um die Qualität zu verbessern und die Produktionskosten zu senken.
• Verhandeln Sie langfristige Vereinbarungen für bessere Preise, Mengenrabatte und Liefersicherheit.
• Erkennen und belohnen Sie leistungsstarke Lieferanten, um kontinuierliche Verbesserung und Loyalität zu fördern.

Wenn Sie Lieferanten als strategische Partner und nicht nur als Anbieter betrachten, bieten Sie mehr Effizienz, Widerstandsfähigkeit und Innovationsmöglichkeiten.

Schritt 7: Ausführen, Überwachen und kontinuierliche Verbesserung

Selbst die am besten geplanten Strategien müssen überwacht und angepasst werden, um in einer sich schnell entwickelnden Geschäftslandschaft wirksam zu bleiben. Unternehmen, die sich für kontinuierliche Verbesserungen einsetzen, können ihre Kosten optimieren, die Effizienz steigern und Risiken effektiver mindern.

So stellen Sie sicher, dass Ihre digitale Einkaufsstrategie dynamisch und ergebnisorientiert bleibt:

1. Nutzen Sie mehrere Geschäftsfunktionen für eine reibungslose Ausführung

Eine erfolgreiche Transformation der Beschaffung erfordert eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Einkaufsteams können nicht isoliert arbeiten. Sie müssen sich mit den Bereichen Finanzen, IT, Betrieb und anderen wichtigen Akteuren abstimmen, um die unternehmensweite Einführung voranzutreiben.

• Finanzteams stellen sicher, dass die digitale Beschaffung mit den Prozessen für Budgetierung, Kostenkontrolle und Finanzberichterstattung in Einklang steht.
• IT-Abteilungen stellen die technische Infrastruktur bereit, die für Beschaffungssoftware, Cybersicherheit und Integration in bestehende Unternehmenssysteme erforderlich ist.
• Betriebs- und Lieferkettenteams arbeiten bei Beschaffungsentscheidungen zusammen, um Logistik, Bestandsmanagement und Lieferantenleistung zu optimieren.

Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit hilft, Ineffizienzen zu vermeiden, sorgt für eine reibungslose Technologieeinführung und stimmt die Beschaffungsziele mit den allgemeinen Geschäftszielen ab.

2. Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), um den Erfolg zu messen

Um die Auswirkungen der digitalen Beschaffung zu bewerten, müssen Unternehmen relevante KPIs und Einkaufsanalysen verfolgen. Die Leistungsverfolgung in Echtzeit hilft dabei, Stärken und Schwächen zu identifizieren und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Zu den wichtigsten KPIs für die Beschaffung gehören:

• Kosteneinsparungen und Verwaltung der Ausgaben: Verfolgen Sie die Senkung der Beschaffungskosten, verbesserte Lieferantenpreise und den Prozentsatz der strategisch verwalteten Gesamtausgaben.
• Leistung und Einhaltung von Vorschriften durch Lieferanten: Messen Sie die termingerechten Lieferraten, die Einhaltung von Verträgen und die Geschwindigkeit der Problemlösung.
• Zykluszeit der Beschaffung: Analysieren Sie die Zeit, die für den Abschluss von Beschaffungs-, Einkaufs- und Zahlungsprozessen benötigt wird.
• Akzeptanzrate digitaler Beschaffungstools: Beurteilen Sie, wie effektiv Mitarbeiter und Lieferanten die neuen digitalen Beschaffungslösungen nutzen.

Durch die Nutzung von Datenanalysen erhalten Sie tiefere Einblicke in die Effektivität Ihrer Beschaffung und können fundierte Optimierungsentscheidungen treffen.

3. Passen Sie Strategien auf der Grundlage von Dateneinblicken und Markttrends an

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen einen agilen Ansatz verfolgen, indem sie ihre Beschaffungsprozesse auf der Grundlage von Erkenntnissen in Echtzeit verfeinern.

• Überwachen Sie die Bedingungen auf dem Lieferantenmarkt mithilfe von prädiktiven Analysen, um Risiken wie Preisschwankungen, geopolitische Störungen oder Lieferengpässe zu antizipieren.
• Nutzen Sie KI-gestützte Erkenntnisse, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren, Lieferantenbeziehungen zu konsolidieren und bessere Verträge auszuhandeln.
• Aktualisieren Sie kontinuierlich die Beschaffungsrichtlinien, um den sich ändernden Geschäftsprioritäten, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Nachhaltigkeitszielen Rechnung zu tragen.

4. Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Innovation

Sie müssen eine Innovationskultur fördern, in der Mitarbeiter aktiv nach neuen Effizienzsteigerungen suchen, digitale Tools nutzen und sich an die sich ändernden Einkaufstrends anpassen.

• Fördern Sie die Schulung und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter in digitalen Beschaffungstechnologien, KI und Automatisierungstools.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Beschaffungsabläufe, um Ineffizienzen, Engpässe und veraltete manuelle Prozesse zu vermeiden.
• Vergleichen Sie sich mit Branchenführern, um neuen Trends und Best Practices immer einen Schritt voraus zu sein.

Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Beschaffungsprozesse können Sie langfristigen Erfolg, Belastbarkeit und nachhaltige Kostenoptimierung sicherstellen.

Bei einer gut umgesetzten digitalen Beschaffungsstrategie geht es nicht nur um die Einführung neuer Technologien, sondern auch um die kontinuierliche Überwachung, Verbesserung und Anpassung, um den Wert zu maximieren. Aber wie können Sie dies in großem Maßstab erreichen? Akirolabs ist Ihr KI-gestützter Partner für Einkaufsinnovationen.

akirolabs: Wir treiben Ihre digitale Beschaffungstransformation voran

Mit Akirolabs, können Sie die Beschaffung von einer transaktionalen Funktion in einen strategischen Motor für Wert, Nachhaltigkeit und Innovation verwandeln. Unsere Plattform bietet die Tools und Einblicke, die Sie benötigen, um Prozesse zu modernisieren, die Entscheidungsfindung zu verbessern und die Beschaffung an Ihren umfassenderen Geschäftszielen auszurichten.

So unterstützen wir Sie bei der Transformation Ihrer Beschaffung:

• Zentralisierter und transparenter Betrieb: Ersetzen Sie fragmentierte Arbeitsabläufe durch eine einheitliche Plattform, die alle Beschaffungsaktivitäten an einem transparenten Ort zusammenführt.
• KI-gestützte Einblicke: Nutzen Sie unsere fortschrittlichen Analyse- und KI-Funktionen, um Trends zu identifizieren, Ergebnisse zu prognostizieren und intelligentere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
• Proaktives Risikomanagement: Planen Sie Unterbrechungen ein und mindern Sie Risiken mithilfe von Szenariomodellierungen, um die Widerstandsfähigkeit Ihrer Lieferkette sicherzustellen.
• Kollaborative Arbeitsabläufe: Fördern Sie die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen mit intuitiven Tools, die die Beschaffungsstrategien an den Prioritäten des Unternehmens ausrichten.
• Nachhaltigkeitsintegration: Integrieren Sie ESG-Kriterien (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) in Beschaffungsprozesse, um ethische und nachhaltige Ziele zu erreichen.
• Dynamische Anpassungsfähigkeit: Verfeinern Sie kontinuierlich Strategien, um sich an die sich ändernden Marktbedingungen anzupassen und sicherzustellen, dass Ihre Beschaffung relevant und effektiv bleibt.
• Gestärkte Teambereitschaft: Überbrücken Sie Kapazitätslücken mit automatisierter Handlungsanleitung und optimierten Arbeitsabläufen und stellen Sie sicher, dass Ihr Team auf strategische, hochwertige Initiativen vorbereitet ist.
• Messbare Ergebnisse: Verfolgen Sie KPIs, überwachen Sie den Fortschritt und kommunizieren Sie den Stakeholdern mithilfe übersichtlicher Berichtstools den Wert der Transformation im Beschaffungswesen.

Durch eine Partnerschaft mit Akirolabs, können Sie das volle Potenzial der Beschaffung ausschöpfen und so Effizienz, Innovation und langfristigen Erfolg fördern. Lassen Sie uns Ihnen helfen, die Beschaffung als strategische Grundlage für Ihr Unternehmen neu zu definieren.

Fazit

Bei der Einführung einer digitalen Beschaffungsstrategie geht es nicht nur um die Einführung neuer Tools, sondern auch darum, neu zu definieren, wie Ihr Unternehmen die Ausgaben kontrolliert, die Lieferantenbeziehungen stärkt und Risiken mindert.

Um erfolgreich zu sein, benötigen Sie eine klare Roadmap: Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse, nutzen Sie Echtzeitdaten und integrieren Sie intelligente Technologien, um Effizienz und Kosteneinsparungen zu erzielen. Eine gut umgesetzte Strategie rationalisiert nicht nur die Beschaffung, sondern verschafft Ihrem Unternehmen auch einen Wettbewerbsvorteil.

Buchen Sie noch heute eine Demo mit akirolabs, um die Beschaffung zu automatisieren, die Sichtbarkeit zu verbessern und langfristigen Wert zu erschließen.