Wussten Sie, dass veraltete Beschaffungspraktiken Ihr Unternehmen jedes Jahr Tausende, wenn nicht Millionen kosten können?

Von ineffizienten Prozessen und steigenden Kosten bis hin zu Unterbrechungen der Lieferkette: Unternehmen, die ihre Beschaffungsstrategie nicht modernisieren, laufen Gefahr, hinter der Konkurrenz zurückzubleiben.

Aber hier sind die guten Nachrichten: Mit dem richtigen Ansatz kann die Beschaffung zu einem starken Motor für Kosteneinsparungen, Lieferanteninnovationen und Geschäftswachstum werden.

In diesem Artikel führen wir Sie durch sechs wichtige Schritte, mit denen Sie Ihr Einkaufserlebnis verbessern können. Dabei stützen wir uns auf datengestützte Erkenntnisse, Automatisierungsstrategien und Best Practices für den Aufbau einer belastbaren, leistungsstarken Lieferkette.

Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung ist der strategische Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten aus externen Quellen, um den betrieblichen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Es umfasst alles von der Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlung bis hin zum Einkauf, Risikomanagement und Kostenoptimierung.

Zu den wichtigsten Aspekten der Beschaffung gehören:

• Beschaffung und Lieferantenmanagement: Identifizierung zuverlässiger Lieferanten, Aushandlung von Verträgen und Pflege starker Beziehungen.
• Kostenkontrolle und Budgetierung: Sicherstellen, dass die Beschaffung den finanziellen Zielen entspricht und gleichzeitig die Ausgaben optimiert werden.
• Einhaltung von Vorschriften und Risikominderung: Einhaltung von Vorschriften, Nachhaltigkeitsstandards und ethischen Beschaffungspraktiken.
• Prozessautomatisierung und Effizienz: Nutzung von Technologie zur Rationalisierung von Einkauf, Rechnungsstellung und Genehmigungen.
• Strategische Wertschöpfung: Wir gehen über Kostensenkungen hinaus, um Innovation, Widerstandsfähigkeit und Wettbewerbsvorteile voranzutreiben.

Beschaffung versus Einkauf: Was ist der Unterschied?

Beschaffung und Einkauf werden zwar oft synonym verwendet, sind aber unterschiedlich:

Beschaffung

Einkauf

Strategischer, langfristiger Ansatz

Taktischer, kurzfristiger Fokus

Beinhaltet Lieferantenbewertung, Vertragsverhandlungen und Risikomanagement

Beinhaltet die Erteilung von Bestellungen und die Bearbeitung von Transaktionen

Zielt darauf ab, Kosten, Innovation und Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu optimieren

Konzentriert sich auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen nach Bedarf

Nachdem wir uns mit den Grundlagen befasst haben, wollen wir anhand von sechs wesentlichen Schritten untersuchen, wie die Beschaffungspraktiken verbessert werden können.

Warum ist es wichtig, die Beschaffungspraktiken zu verbessern?

1. Die Kosten veralteter Beschaffungsmethoden

Veraltete Beschaffungspraktiken stellen eine erhebliche Hürde für Unternehmen dar, die wettbewerbsfähig bleiben wollen. Sie tragen zu Ineffizienzen, erhöhten Kosten und verpassten strategischen Chancen bei.

Deshalb ist eine Modernisierung unerlässlich:

1. Betriebliche Ineffizienzen:

• Verzögerungen bei Kaufgenehmigungen und Auftragsabwicklung.
• Übermäßige manuelle Aufgaben verschwenden wertvolle Ressourcen.

2. Höhere Kosten:

• Mangelnde Ausgabentransparenz führt zu schlechten Lieferantenverhandlungen.
• Verpasste Gelegenheiten für kostensparende Alternativen und Skaleneffekte.

3. Wettbewerbsnachteile:

• Unfähigkeit, schnell auf Marktanforderungen zu reagieren.
• Eingeschränkter Zugang zu innovativen Lieferantenlösungen aufgrund veralteter Methoden.

Deloittes 2023 Umfrage zum globalen Chief Procurement Officer (CPO) stellt fest, dass 40% der Unternehmen die betriebliche Effizienz und die digitale Transformation als wichtige Prioritäten betrachten, um das Kategorienmanagement und die Zusammenarbeit mit Lieferanten besser zu ermöglichen, um die Gesamtkosten zu senken und den Wert zu steigern.

2. Steigende Herausforderungen in der Lieferkette

Die dynamische globale Lieferkettenlandschaft stellt Einkaufsteams vor neue Herausforderungen. Unternehmen müssen sich schnell anpassen, um ihre Widerstandsfähigkeit aufrechtzuerhalten und die betriebliche Kontinuität sicherzustellen.

1. Weltweite Störungen:

• Ereignisse wie COVID-19 haben Schwachstellen in Form von Lieferverzögerungen und Materialknappheit aufgezeigt.
• Naturkatastrophen, geopolitische Spannungen und regulatorische Änderungen stellen weiterhin Risiken dar.

2. Komplexe Marktdynamik:

• Schwankende Rohstoffpreise und Wechselkurse.
• Erhöhte Nachfrage nach ethischen und nachhaltigen Beschaffungspraktiken.

3. Wachsende Kundenerwartungen:

• Druck, schnellere und kosteneffizientere Produkte und Dienstleistungen zu liefern.
• Steigende Erwartungen an Transparenz und Nachhaltigkeit in Beschaffungsprozessen.

Angesichts dieser Herausforderungen und Chancen wird die Einführung moderner Beschaffungspraktiken zu einer strategischen Notwendigkeit. Unternehmen benötigen umsetzbare Maßnahmen, um die Beschaffung in eine wertorientierte Funktion umzuwandeln, die Effizienz zu steigern und widerstandsfähige Lieferketten aufzubauen.

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6 wichtige Schritte für eine leistungsstarke Beschaffung

Um wettbewerbsfähig und widerstandsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen strategische Beschaffungsansätze verfolgen. Dazu gehören die Nutzung von Technologie, die Förderung der Zusammenarbeit und die Rationalisierung Beschaffungsprozesse für Effizienz.

Indem Unternehmen wichtige Schritte befolgen, können sie mehr Wert erschließen, Risiken minimieren und betriebliche Exzellenz in ihren Einkaufsfunktionen erreichen.

Schritt 1: Richten Sie eine einheitliche Kerndatenplattform ein

Die Zentralisierung von Einkaufsdaten ist unerlässlich, um einen umfassenden Überblick über die Leistung der Lieferanten, die Ausgabenmuster und die Marktchancen zu erhalten.

Vorteile eines einheitlichen Datenkerns:

• Verbesserte Genauigkeit: Reduziert Fehler, die durch inkonsistente oder fragmentierte Daten verursacht werden.
• Schnellere Entscheidungsfindung: Ermöglicht Einblicke in Echtzeit für Agile Beschaffungsstrategien.
• Verbesserte Sichtbarkeit: Bietet einen umfassenden Überblick über die Beschaffungsaktivitäten für eine bessere Überwachung und Prognose.

Bewährte Verfahren:

• Integrieren Sie Beschaffungsdaten in ERP-, CRM- und Finanzsysteme, um einen nahtlosen Datenaustausch zu gewährleisten.
• Implementieren Sie robuste Data-Governance-Frameworks, um die Datenqualität und -sicherheit aufrechtzuerhalten.
• Schulen Sie Beschaffungsteams in der Dateninterpretation, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Schritt 2: Erstellen Sie einen dynamischen Informationsfluss

Starr Beschaffungsprozesse sind schlecht gerüstet, um plötzliche Störungen oder Marktschwankungen zu bewältigen.
Vorteile eines dynamischen Informationsflusses:

• Schnellere Reaktionszeiten: Schnelle Identifizierung und Behebung von Störungen in der Lieferkette.
• Agile Entscheidungsfindung: Befähigung der Beschaffungsteams, Beschaffungsstrategien im Handumdrehen anzupassen.

So implementieren Sie:

• Richten Sie klare Kommunikationsprotokolle zwischen Abteilungen wie Vertrieb, Finanzen und Beschaffung ein.
• Verwenden Sie Tools für die digitale Zusammenarbeit, um den Datenaustausch und die Diskussion in Echtzeit zu ermöglichen.
• Planen Sie regelmäßige funktionsübergreifende Treffen ein, um die Herausforderungen und Chancen im Beschaffungswesen zu erörtern.

Schritt 3: Automatisieren Sie manuelle Prozesse

Manuelle Beschaffungsprozesse sind zeitaufwändig, fehleranfällig und ineffizient.

Die wichtigsten Vorteile der Automatisierung:

• Kosteneffizienz: Laut dem Umfrage zu I&O-Führungskräften von Gartner 2021, 80% der Befragten betrachten die Automatisierung als eine der wichtigsten Taktiken zur Kostenoptimierung.
• Zeitersparnis: Schnellere Bearbeitung von Bestellungen, Genehmigungen und Zahlungen.
• Weniger Fehler: Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler bei der Dateneingabe und Rechnungsverarbeitung.

So führen Sie Folgendes aus:

• Implementieren Sie KI-gestützte Beschaffungssoftware, um Aufgaben wie die Genehmigung von Anforderungen, das Onboarding von Lieferanten und den Rechnungsabgleich zu erledigen.
• Automatisieren Sie die Compliance-Verfolgung, um die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien und -vorschriften sicherzustellen.
• Aktualisieren und optimieren Sie regelmäßig automatisierte Workflows für eine kontinuierliche Verbesserung.

Schritt 4: Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit wichtigen Lieferanten

Starke Lieferantenbeziehungen sind entscheidend für Innovation und Effizienz der Lieferkette.

Vorteile einer starken Zusammenarbeit mit Lieferanten:

• Bessere Produktqualität: Es ist wahrscheinlicher, dass Lieferanten Qualitätsstandards erfüllen, wenn Beziehungen gepflegt werden.
• Kosteneinsparungen: Kooperationspartnerschaften führen oft zu günstigen Preisen und Konditionen.
• Verbesserte Leistung der Lieferkette: Verkürzte Vorlaufzeiten und verbesserte Lieferpläne.

So erreichen Sie:

• Führen Sie regelmäßige Bewertungen der Lieferantenleistung anhand von Kennzahlen wie Lieferzeiten, Qualitätswerten und Serviceniveaus durch.
• Fördern Sie offene Kommunikationskanäle für Feedback, Problemlösungen und gemeinsame Innovationsbemühungen.
• Entwickeln Sie langfristige Verträge mit wichtigen Lieferanten, um Vertrauen und gegenseitige Wachstumschancen aufzubauen.

Schritt 5: Einführung eines automatisierten, verbraucherähnlichen Einkaufsmodells

Beschaffungssysteme sollten so intuitiv und benutzerfreundlich sein wie beliebte Verbraucher-Apps.

Warum es wichtig ist:

• Verbesserte Benutzerakzeptanz: Mitarbeiter verfolgen mit größerer Wahrscheinlichkeit Beschaffungsprozesse, wenn das System einfach zu bedienen ist.
• Verbesserte Konformität: Vereinfachte Prozesse fördern die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien.

Tipps zur Umsetzung:

• Wählen Sie Plattformen mit Self-Service-Optionen, die es Mitarbeitern ermöglichen, Kaufanfragen unabhängig zu erstellen.
• Entscheiden Sie sich für Lösungen mit mobilen Funktionen, die Beschaffungsaktivitäten von unterwegs aus ermöglichen.
• Integrieren Sie Funktionen wie personalisierte Dashboards und Guided Buying, um die Benutzererfahrung zu vereinfachen.

Schritt 6: Erweitern Sie die Planungsfunktionen mit datengestützten Erkenntnissen

Eine proaktive Planung ist unerlässlich, um die Beschaffungsstrategien auf umfassendere Geschäftsziele abzustimmen.

Wichtige Schwerpunktbereiche:

• Ausgabenanalyse: Identifizieren Sie Muster und Trends, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzuzeigen.
• Marktanalyse: Antizipieren Sie Preisschwankungen, Lieferantenrisiken und neue Trends.
• Nachfrageprognose: Prognostizieren Sie den zukünftigen Beschaffungsbedarf, um Fehlbestände oder Überbestände zu vermeiden.

Bewährte Verfahren:

• Verwenden Sie Tools für prädiktive Analysen, um die Nachfrage zu prognostizieren und Beschaffungsstrategien zu optimieren.
• Entwickeln Sie Notfallpläne auf der Grundlage von Markttrends und Lieferantenrisiken.
• Planen Sie regelmäßige Überprüfungen der Beschaffungspläne ein, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Geschäftszielen entsprechen.

akirolabs: Bringen Sie Ihr Beschaffungsspiel auf die nächste Stufe

Um die sechs oben beschriebenen Schritte, insbesondere in Bezug auf Datenzentralisierung, Automatisierung und Zusammenarbeit mit Lieferanten, zu operationalisieren, benötigen Unternehmen mehr als getrennte Tools. Sie benötigen ein einheitliches System, das speziell für die Beschaffungsstrategie entwickelt wurde. Akirolabs füllt diese kritische Lücke, indem sie als KI-fähige Plattform dient, die jede Phase der strategischen Beschaffung digitalisiert und steuert, von der Kategorieanalyse bis zur Ausführungsverfolgung.

Konzipiert für strategische Beschaffung

akirolabs ist kein transaktionales Sourcing-Tool. Es funktioniert wie ein Cloud-natives Betriebssystem für Kategorienstrategie, entwickelt, um funktionsübergreifende Teams in den Bereichen Beschaffung, Finanzen, Forschung und Entwicklung sowie Nachhaltigkeit zu unterstützen. Dank des rollenbasierten Designs können Teams mithilfe strukturierter Workflows und integrierter Intelligenz gemeinsam Kategorienstrategien entwickeln, anpassen und überwachen.

Was zeichnet Akirolabs aus

1. Einheitlicher Daten- und Analysekern

akirolabs konsolidiert interne Ausgabendaten, Lieferanteninformationen und externe Marktsignale in einer einzigen Oberfläche. Auf diese Weise können Einkaufsteams:

• Analysieren Sie die Lieferantenleistung mithilfe integrierter Tools wie SWOT, PESTLE und Risiko-Heatmaps
• Integrieren Sie ERP, Lieferantenrisikosysteme und Market Intelligence-Feeds direkt in den Strategie-Workflow
• Führen Sie datengestützte Chancenanalysen und Szenariovergleiche durch.

2. Automatisierung mit strategischem Kontext

Im Gegensatz zu generischen Automatisierungsplattformen bettet Akirolabs Automatisierung in den strategischen Prozess ein:

• KI-gestützte Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen (via Akiro Assist)
• Vorkonfigurierte Vorlagen für Kategorienplanung, Stakeholder-Umfragen und Nachverfolgung von Initiativen
• Versionskontrolle, Audit-Trails und rollenbasierte Genehmigungen sorgen für reibungslose Governance.

3. Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern in Echtzeit

akirolabs macht das Hin und Her zwischen E-Mails und Dokumenten überflüssig:

• Teams arbeiten in gemeinsamen digitalen Arbeitsbereichen mit Tagging, Kommentaren und In-App-Chat zusammen
• Befragungen und Genehmigungen von Interessenvertretern sind in jede Strategiephase eingebettet
• Führungskräfte können auf Live-Dashboards und Zusammenfassungen zugreifen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

4. Umsetzung der Strategie und Verfolgung der Auswirkungen

Die meisten Beschaffungsinstrumente hören bei der Planung auf. Akirolabs gewährleistet die Umsetzung durch:

• Aufschlüsselung von Strategien in Initiativen mit Zeitplänen, KPIs und Eigenverantwortung
• Verfolgung von Kosteneinsparungen, Risikominderung und ESG-Auswirkungen in Echtzeit
• Verknüpfung strategischer Absichten mit messbaren Ergebnissen in allen Kategorien und Regionen

Das Ergebnis: Beschaffung als strategischer Wegbereiter

Für Unternehmen, die ihre Beschaffung modernisieren wollen, bietet Akirolabs die Grundlage für die Umsetzung intelligenterer, schnellerer und kollaborativerer Beschaffungsstrategien. Es unterstützt alles, von der Planung auf hoher Ebene bis hin zur Ausführung vor Ort, und macht es einfacher, die Kostenoptimierung voranzutreiben, die Rechenschaftspflicht der Lieferanten sicherzustellen und die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu stärken.

Durch die Einführung einer Plattform wie Akirolabs können Unternehmen über reaktive Einkaufsmodelle hinausgehen und einen proaktiven, datenorientierten Beschaffungsansatz verfolgen, der mit Wachstum und Komplexität skaliert.

Sind Sie bereit, Ihre Beschaffungsstrategie zu revolutionieren? Akirolabs ist die Lösung.

Fazit

Bei der Beschaffung geht es darum, Werte zu schaffen, Innovationen voranzutreiben und Widerstandsfähigkeit aufzubauen. Indem Unternehmen diese sechs Schritte befolgen und KI-gestützte Einkaufstools wie Akirolabs nutzen, können sie Kosten senken, ohne Abstriche bei der Qualität machen zu müssen, die Lieferantenbeziehungen für langfristigen Erfolg stärken und die Effizienz durch Automatisierung und datengestützte Entscheidungen verbessern.

Darüber hinaus können Unternehmen Lieferkettenrisiken mindern und Störungen immer einen Schritt voraus sein, um Stabilität in einem unberechenbaren Markt zu gewährleisten. Verbessern Sie Ihre Beschaffungsstrategie mit Akirolabs um nachhaltiges Wachstum zu ermöglichen, die betriebliche Agilität zu verbessern und Ihr Unternehmen für langfristigen Erfolg zu positionieren.

Sie möchten Ihre Beschaffungsstrategie revolutionieren? Buchen Sie noch heute eine Demo und eröffnen neue Wachstums- und Effizienzchancen.