Beschaffungsverträge sind strategische Vermögenswerte. Unsachgemäß verwaltete Verträge können zu Lieferantenstreitigkeiten, verpassten Einsparungen, Versäumnissen bei der Einhaltung von Vorschriften und Betriebsverzögerungen führen. Ein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement kann jedoch die Leistung der Lieferanten verbessern, die Unternehmensführung stärken und die Kosteneffizienz während des gesamten Beschaffungsprozesses steigern.

Die Procurement Contract Management Software (PCMS) ist weit mehr als ein digitaler Aktenschrank. Die heutigen PCMS-Lösungen automatisieren, zentralisieren und optimieren jede Phase des Vertragslebenszyklus, von der Erstellung und Genehmigung bis hin zur Verlängerung und Leistungsverfolgung.

Die Implementierung eines starken PCMS beseitigt Engpässe, reduziert das rechtliche und finanzielle Risiko und ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Beschaffungs-, Rechts- und Finanzteams in Echtzeit. Dies führt zu mehr Transparenz, schnelleren Bearbeitungszeiten, stärkeren Lieferantenpartnerschaften und einer Beschaffungsfunktion, die den Geschäftswert steigert.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, was eine Software für das Management von Beschaffungsverträgen leistet, ihre wichtigsten Funktionen und Vorteile erläutern und Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auswählen können.

Was ist eine Software zur Verwaltung von Beschaffungsverträgen?

Die Procurement Contract Management Software ist eine digitale Lösung, mit der die Erstellung, Ausführung und Verwaltung von Beschaffungsverträgen während ihres gesamten Lebenszyklus optimiert werden kann. Durch die Zentralisierung vertragsbezogener Prozesse verbessert PCMS die Transparenz, gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und ermöglicht bessere Lieferantenbeziehungen.

Vorteile der Zentralisierung von Beschaffungsvertragsprozessen

Die Verwaltung von Beschaffungsverträgen auf verstreuten Systemen, gemeinsam genutzten Laufwerken und E-Mail-Threads mag auf den ersten Blick überschaubar erscheinen. Da Ihr Lieferantenstamm und Ihr Vertragsvolumen jedoch wachsen, kann dieser fragmentierte Ansatz zu schwerwiegenden Ineffizienzen und Risiken führen.

Zentralisierung Ihrer Beschaffung Vertragsmanagement Die zentrale, intelligente Plattform vereinfacht die Überwachung und verändert die Art und Weise, wie Ihre Teams zusammenarbeiten, die Vorschriften einhalten und die Ausgaben kontrollieren.

So bietet ein zentralisiertes Vertragssystem einen echten Mehrwert:

• Verbesserte Barrierefreiheit: Alle Beschaffungsverträge werden in einem sicheren, zentralen Repository gespeichert, sodass die Beteiligten jederzeit und von überall auf aktuelle Versionen zugreifen können.
• Verbesserte Compliance- und Auditbereitschaft: Durch die Zentralisierung werden Arbeitsabläufe standardisiert, die Einhaltung von Richtlinien durchgesetzt und Audits vereinfacht, sodass Sie interne Kontrollen und externe Vorschriften einhalten können.
• Risikominderung und proaktive Überwachung: Eine zentrale Ansicht ermöglicht es Teams, abgelaufene Vereinbarungen, Risiken bei Nichteinhaltung von Vorschriften oder ungünstige Bedingungen zu identifizieren, bevor sie zu rechtlichen oder finanziellen Problemen eskalieren.
• Optimierte Zusammenarbeit: Beschaffung, Recht, Finanzen und Betrieb können in Echtzeit in einem einheitlichen Arbeitsbereich zusammenarbeiten, was die Vertragszyklen beschleunigt und Missverständnisse reduziert.
• Bessere Daten und Berichterstattung: Eine zentrale Plattform bietet Ihnen Einblick in wichtige Vertragskennzahlen wie Verlängerungsfristen, Lieferantenleistung und Preisbedingungen und ermöglicht so intelligentere Entscheidungen und Prognosen.
• Kontrolle der Kosten: Da alle Vertragsdetails an einem Ort gespeichert sind, können Sie die Lieferantenpreise vergleichen, doppelte Verträge vermeiden und Möglichkeiten für Neuverhandlungen oder Konsolidierung identifizieren.

Angesichts dieser Vorteile ist klar, dass es bei der Zentralisierung darum geht, eine agilere, informiertere und strategische Beschaffung Funktion. Schauen wir uns nun an, wie moderne Software den Vertragslebenszyklus von Anfang bis Ende optimiert.

Wie Software das Beschaffungsvertragsmanagement transformiert

Manuelle Vertragsprozesse haben in der Vergangenheit vielleicht funktioniert, aber heute behindern sie Ihre Einkaufsfunktion. Da das Vertragsvolumen steigt und die Lieferketten immer komplexer werden, führt die Verwendung von Tabellenkalkulationen, E-Mail-Ketten oder getrennten Dokumentensystemen zu mehr Problemen als zur Lösung.

Schauen wir uns die häufigsten Herausforderungen im manuellen Beschaffungsvertragsmanagement an und wie eine leistungsstarke Procurement Contract Management Software (PCMS) Ihnen hilft, diese zu bewältigen.

Herausforderungen manueller Beschaffungsvertragsprozesse

• Fehler und Auslassungen: Die manuelle Eingabe von Vertragsbedingungen, Lieferantendetails oder Genehmigungshinweisen führt häufig zu Tippfehlern, Inkonsistenzen oder fehlenden Informationen, wodurch Ihr Unternehmen einem rechtlichen oder finanziellen Risiko ausgesetzt ist.
• Verspätete Genehmigungen: Physisches oder E-Mail-basiertes Routing verlangsamt den Vertragszyklus, insbesondere wenn mehrere Interessengruppen beteiligt sind. Dies führt zu verpassten Terminen, verzögertem Onboarding und einer langsameren Amortisierungszeit.
• Mangelnde Sichtbarkeit: Ohne ein zentrales Dashboard oder Berichte in Echtzeit ist es schwierig, den Status eines Vertrags zu ermitteln, wer ihn verzögert oder wann er verlängert werden muss, was eher zu einem reaktiven als zu einem strategischen Management führt.
• Eingeschränkte Skalierbarkeit: Wenn Ihr Lieferantenstamm wächst, wird die manuelle Nachverfolgung, Aktualisierung und Prüfung von Verträgen unhaltbar, was zu Compliance-Lücken und verpassten Gelegenheiten führt.

Wie PCMS diese Probleme löst

Führende Plattformen wie Akirolabs haben Maßstäbe gesetzt, indem sie Funktionen anbieten, die Ineffizienzen beseitigen und eine strategischere Vertragsaufsicht ermöglichen.

• Automatisierte Arbeitsabläufe: PCMS-Plattformen leiten Verträge automatisch zur Erstellung, Überprüfung, Verhandlung und Genehmigung weiter, wodurch Zykluszeiten und administratives Hin und Her reduziert werden.
• Tracking und Benachrichtigungen in Echtzeit: Sie erhalten einen 360°-Überblick über Vertragsstatus, Versionshistorie und Verlängerungsdaten, sodass nichts übersehen wird.
• Zusammenarbeit in der Cloud: Interne Teams und externe Lieferanten können in Echtzeit mit gemeinsamen Arbeitsbereichen und sicheren Kommunikationstools zusammenarbeiten.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Durch den Wegfall manueller Nachverfolgung, Papierkram und Dateneingabe kann sich Ihr Team auf die Lieferantenstrategie, Kostenoptimierung und Wertschöpfung konzentrieren.
• Audit- und Compliance-Bereitschaft: Jede Aktion wird protokolliert und ist durchsuchbar, was Audits vereinfacht und Ihnen hilft, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

Mit diesen Funktionen macht die Software für das Beschaffungsvertragsmanagement Ihre Beschaffung intelligenter, schneller und besser auf Ihre Geschäftsziele ausgerichtet. Lassen Sie uns nun die spezifischen Funktionen untersuchen, auf die Sie bei der Bewertung einer Lösung achten sollten.

Auswahl der richtigen Funktionen: Was zeichnet großartige PCMS aus

Wenn Sie in eine Lösung für das Beschaffungsvertragsmanagement investieren, ist es unerlässlich, sicherzustellen, dass diese über den grundlegenden Speicher und die Aufgabenverteilung hinausgeht. Die richtige Software sollte Ihnen helfen, Prozesse zu rationalisieren, Risiken zu reduzieren, die Transparenz zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften in großem Maßstab zu unterstützen.

Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Bewertung der Procurement Contract Management Software (PCMS) achten sollten:

1. Automatisierte Vertragsgestaltung

Reduzieren Sie die Entwurfszeit und vermeiden Sie menschliche Fehler mit Tools, die Verträge in vorab genehmigter Rechts- und Beschaffungssprache erstellen. Dies beschleunigt die Bearbeitung und reduziert gleichzeitig die Zyklen der rechtlichen Überprüfung.

2. Vordefinierte, anpassbare Vorlagen

Sorgen Sie für Konsistenz zwischen Anbietern und Vertragstypen. Integrierte Vorlagen sorgen für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Beschaffungsstandards und machen das Onboarding neuer Benutzer schnell und kinderleicht.

3. Optimierte Überprüfungs- und Genehmigungsabläufe

Intelligente Routing-Funktionen senden Verträge automatisch in der richtigen Reihenfolge an die richtigen Stakeholder, was Genehmigungen beschleunigt und die Geschäfte auf Kurs hält.

4. Tools für Verhandlungen in Echtzeit

Verhandeln Sie direkt auf der Plattform mit Funktionen für Kommentare, Redlining und Versionskontrolle. Auf diese Weise wird Verwirrung vermieden, die Zusammenarbeit verbessert und der Zeitverlust durch Hin- und Herüberarbeitungen reduziert.

5. Rechtsverbindliche elektronische Signaturen

Die integrierte E-Signaturfunktion ermöglicht eine sichere, gesetzeskonforme und schnelle Unterzeichnung von Verträgen. Es sind keine Druck-, Scan- oder Drittanbieter-Tools erforderlich.

6. Benachrichtigungen zur Vertragsverfolgung und -verlängerung

Verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Termin. Ein gutes PCMS verfolgt Meilensteine wie Vertragslaufzeiten, Zahlungsfristen und Leistungsbeurteilungen und sendet automatische Benachrichtigungen, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten.

7. Lebenszyklusmanagement nach der Signatur

Die Arbeit Ihres Vertrags endet nicht mit der Unterzeichnung. Verwalte Verpflichtungen, bearbeite Änderungen, verfolge die Einhaltung der Lieferantenvorschriften und stelle sicher, dass Budgetprognosen und KPIs eingehalten werden — alles innerhalb der Plattform.

Diese Funktionen helfen dabei, die Beschaffung agiler und transparenter zu gestalten und auf die Unternehmensstrategie abzustimmen. Lassen Sie uns als Nächstes untersuchen, wie diese Funktionen den Mehrwert in verschiedenen Abteilungen steigern, von der Beschaffung über die Rechtsabteilung bis hin zu Finanzen und Betrieb.

Unternehmensweiter Mehrwert: Wie PCMS jede Abteilung unterstützt

Die Software für das Management von Beschaffungsverträgen ist ein strategisches Asset, das die funktionsübergreifende Ausrichtung, Effizienz und Risikominderung unterstützt. Von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Finanzplanung — die Vorteile von PCMS gehen weit darüber hinaus Beschaffung und Lieferantenmanagement.

So profitieren verschiedene Abteilungen von der Implementierung:

Beschaffung

PCMS optimiert den gesamten Lebenszyklus von Lieferantenverträgen, von der Erstellung und Verhandlung bis hin zur Verlängerung, und ermöglicht es den Beschaffungsteams:

• Standardisieren Sie die Vertragssprache und die Konformitätsprüfungen.
• Beschleunigen Sie das Onboarding und reduzieren Sie die Zykluszeiten.
• Überwachen Sie die Lieferantenleistung und die vertraglichen Verpflichtungen in Echtzeit.

Das heißt Beschaffung kann weniger Zeit damit verbringen, Unterschriften nachzujagen, und mehr Zeit damit verbringen, eine Lieferantenstrategie zu entwickeln.

Lesen Sie auch Schritte zur Einführung einer erfolgreichen digitalen Beschaffungsstrategie

Rechtliches

Rechtsteams erhalten eine bessere Kontrolle und weniger Brandschutzübungen. Eine zentrale Vertragsbibliothek mit Versionskontrolle und vorab genehmigten Klauseln hilft ihnen dabei:

• Minimiere das rechtliche Risiko und die Haftung.
• Verkürzen Sie die Bearbeitungszeit von Verträgen.
• Stellen Sie die Durchsetzbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in großem Umfang sicher.

Automatisierte Genehmigungsworkflows befreien die Rechtsabteilung zudem von sich wiederholenden Prüfungen, sodass sie sich auf strategische Beratungsaufgaben konzentrieren können.

Finanzen und Betrieb

Mit einer einzigen Informationsquelle für alle vertraglichen Verpflichtungen erhalten Finanz- und Betriebsteams klarere Einblicke in:

• Künftige Zahlungsbedingungen, Vertragsverbindlichkeiten und Cashflow-Prognosen.
• Budgetplanung und Anpassung der Ausgaben an die Vertragsbedingungen.
• Operative KPIs sind an Service Level Agreements (SLAs) und die Leistung der Anbieter gebunden.

Diese Transparenz ermöglicht es den Teams, proaktive, fundierte Entscheidungen zu treffen und Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden.

Verkäufe

Vertriebsteams verwenden häufig Beschaffungsverträge, die an kundenorientierte Leistungen oder Dienstleistungen von Drittanbietern gebunden sind. PCMS-Plattformen, die in CRM-Tools integriert sind, ermöglichen ihnen:

• Greifen Sie während der Verhandlungen auf relevante Lieferantenvereinbarungen zu.
• Stellen Sie sicher, dass der Anbieter für das Onboarding von Kunden bereit ist.
• Passen Sie die Beschaffungszeitpläne an die Markteinführungsstrategien an.

Ein gut implementiertes PCMS wird zu einer gemeinsamen digitalen Infrastruktur, die Agilität, Rechenschaftspflicht und Abstimmung in Ihrem Unternehmen verbessert. Schauen wir uns als Nächstes an, wie PCMS-Tools bewertet werden können und was die besten Tools von anderen unterscheidet.

Auswahl des richtigen PCMS: Worauf Sie bei einer hochwirksamen Lösung achten sollten

Der Schlüssel liegt darin, eine Lösung zu finden, die Ihre aktuellen Herausforderungen bewältigt und mit dem Wachstum, der Komplexität und den strategischen Zielen Ihres Unternehmens Schritt hält.

Hier sind die kritischen Faktoren, die Sie bei der Bewertung der Procurement Contract Management Software (PCMS) berücksichtigen sollten:

1. Benutzerfreundliche Oberfläche

Eine leistungsstarke Plattform bedeutet wenig, wenn Ihr Team es vermeidet, sie zu nutzen. Suchen Sie nach Software mit einem klaren, intuitiven Design, das die Lernkurve minimiert. Die besten Lösungen bieten geführte Arbeitsabläufe, benutzerfreundliche Dashboards und eine Self-Service-Vertragssuche, die allesamt zu einer höheren Akzeptanz in allen Abteilungen führen.

2. Anpassung und Flexibilität

Jedes Unternehmen hat eigene Beschaffungsrichtlinien, Genehmigungshierarchien und Risikoschwellenwerte. Wählen Sie eine Plattform für konfigurierbare Vorlagen, rollenbasierte Berechtigungen, Klauselbibliotheken und Regeln zur Workflow-Automatisierung, die auf Ihr Geschäftsmodell zugeschnitten sind.

3. Nahtlose Integrationen

Ihr PCMS sollte sich problemlos in Kernsysteme wie ERP (z. B. SAP, Oracle), CRM (z. B. Salesforce), Dokumentenmanagement-Tools und E-Signatur-Plattformen integrieren lassen. Diese Integrationen beseitigen Datensilos und ermöglichen funktionsübergreifende Transparenz, sodass Finanz-, Rechts- und Betriebsdaten in Echtzeit auf Vertragsdaten zugreifen können.

4. Skalierbarkeit und Leistung

Denke langfristig. Kann die Software einen Anstieg des Vertragsvolumens bewältigen? Unterstützt sie Verträge mit mehreren Regionen oder mehreren Sprachen? Ein skalierbares PCMS ist unerlässlich, wenn Ihre Lieferantenbasis oder Ihre geografische Präsenz wachsen.

5. Sicherheit auf Unternehmensebene

Verträge enthalten hochsensible Informationen: Lieferantenpreise, finanzielle Bedingungen und geistiges Eigentum. Die von Ihnen gewählte Plattform muss Folgendes bieten:

• Ende-zu-Ende Verschlüsselung
• SOC 2- oder ISO 27001-Zertifizierung
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Detaillierte Audit-Trails

Dies ist nicht verhandelbar, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufrechtzuerhalten.

6. Analytik und Berichterstattung

Erstklassige Plattformen ermöglichen Einblicke. Wählen Sie ein Tool, das Echtzeit-Dashboards, Risikowarnungen, Verlängerungsprognosen und Leistungsanalysen bietet und Ihnen hilft, Vertragsdaten in verwertbare Informationen umzuwandeln.

Die Wahl des richtigen PCMS ist eine strategische Investition. Es sollte Ihr Team in die Lage versetzen, die Automatisierung zu ermöglichen, die Einhaltung von Vorschriften zu stärken und sich nahtlos mit dem breiteren technischen Stack verbinden zu lassen, der Ihre Beschaffungsfunktion steuert. Schauen wir uns an, wie eine Plattform wie Akirolabs vereint diese Funktionen, um ein intelligenteres, schnelleres und strategischeres Vertragsmanagement zu unterstützen.

Wie akirolabs das Einkaufs- und Vertragsmanagement verbessert

Akirolabs wurde für Unternehmen entwickelt, die Beschaffungsverträge nicht nur effizient, sondern auch strategisch verwalten möchten. Es zentralisiert Vertragsabläufe, verankert die Einhaltung von Richtlinien und verknüpft jede Vertragsmaßnahme mit der Lieferantenstrategie und den Geschäftsergebnissen.

So hilft Akirolabs Ihren Teams dabei, Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten:

1. Bettet Verträge in strategische Beschaffungsinitiativen ein

In Akirolabs sind Verträge keine isolierten Dokumente. Sie sind in Beschaffungs- und Kategoriestrategien eingebettet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Verpflichtungen der Lieferanten, die Preisgestaltung und die für die Einhaltung der Vorschriften erforderlichen Maßnahmen direkt mit den strategischen Zielen und geplanten Ergebnissen übereinstimmen.

2. Automatisiert Arbeitsabläufe und Genehmigungen, ohne die Kontrolle zu verlieren

Die Plattform unterstützt konfigurierbare Routing-Regeln, die auf Vertragstyp, Wertschwellen, Geschäftsbereichen oder regionalen Richtlinien basieren. Die Beteiligten erhalten automatische Eingabeaufforderungen, wobei die vollständige Rückverfolgbarkeit und die Prüfprotokolle für jede Genehmigung gewahrt bleiben.

3. Beschleunigt die Ausarbeitung mit Klauselbibliotheken und vorab genehmigten Vorlagen

Akirolabs ermöglicht es Rechts- und Beschaffungsteams, eine zentrale Klauselbibliothek zu verwalten. Benutzer können Verträge mithilfe vorab genehmigter Vorlagen zusammenstellen, was das Hin und Her mit rechtlichen Fragen reduziert und gleichzeitig die Durchsetzbarkeit und Standardisierung gewahrt bleibt.

4. Ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit mit Rechts-, Finanz- und Lieferantenvertretern

Interne und externe Stakeholder können Verträge in einem gemeinsamen Arbeitsbereich überprüfen, kommentieren und überarbeiten. Die Versionskontrolle stellt sicher, dass es nur eine einzige Informationsquelle gibt, während die Zugriffsberechtigungen für Vertraulichkeit und Kontrolle sorgen.

5. Verfolgt Verpflichtungen, Verlängerungen und Lieferanten-KPIs in einem Arbeitsbereich

Nach der Unterzeichnung verfolgt Akirolabs weiterhin die Leistung der Lieferanten, die Verlängerungstermine und die Meilensteine des Serviceniveaus. Auf diese Weise kann die Beschaffung rechtzeitig vor Ablauf oder Eskalation auf Abweichungen reagieren und die Bedingungen neu aushandeln.

6. Liefert beschaffungsbezogene Berichte und strategische Einblicke

akirolabs verknüpft Vertragsdaten mit umfassenderen Beschaffungsanalysen. Sie können die vertraglich vereinbarten Ausgaben anhand des Budgets abgleichen, die Einhaltung der Lieferantenvorschriften anhand verschiedener Kategorien verfolgen und die Vertragsergebnisse direkt mit Kennzahlen zur Kosteneinsparung oder Risikominderung verknüpfen.

7. Lässt sich nahtlos in ERP-, Rechts- und Dokumentensysteme integrieren

Die Plattform ist mit wichtigen ERP-Plattformen (SAP, Oracle), E-Signatur-Tools und internen Dokumentenablagen verbunden. Dadurch wird sichergestellt, dass Vertragsdaten zwischen Beschaffung, Finanzen und Rechtsabteilung ohne Doppelarbeit oder Verzögerung fließen.

Warum das für Ihr Unternehmen wichtig ist

Wenn Ihr Team Lieferantenverträge in Silos verwaltet, Genehmigungen einholt oder aufgrund mangelnder Transparenz riskiert, dass die Vorschriften nicht eingehalten werden, bietet Akirolabs eine strukturierte und strategische Alternative. Es macht das Vertragsmanagement von einem reaktiven Verwaltungsaufwand zu einem Motor für Einkaufsleistung, Unternehmensführung und Kosteneffizienz.

Buchen Sie noch heute eine Demo um zu erfahren, wie Akirolabs Ihre Einkaufs- und Vertragsmanagementstrategie modernisieren und Verträge in Katalysatoren für den Geschäftswert verwandeln kann.

Fazit

Eine Investition in eine Software zur Verwaltung von Beschaffungsverträgen ermöglicht intelligentere, schnellere und regelkonformere Entscheidungen in Ihrem gesamten Unternehmen. Mit der richtigen Plattform können Sie Engpässe beseitigen, Risiken reduzieren, Lieferantenbeziehungen stärken und datengestützte Erkenntnisse gewinnen, die den langfristigen Wert steigern.

Der Erfolg hängt jedoch davon ab, ob Sie sich für eine Lösung entscheiden, die auf die Herausforderungen von heute und die Chancen von morgen zugeschnitten ist. Nehmen wir an, Sie sind bereit, fragmentierte Prozesse und manuelles Vertragsmanagement hinter sich zu lassen. In diesem Fall Akirolabs bietet die intelligenten, automatisierten und kollaborativen Tools, die Sie benötigen, um aus jedem Beschaffungsvertrag einen Wachstumstreiber und Wettbewerbsvorteil zu machen.