Unkontrollierte Ausgaben mögen wie eine kleine Prozesslücke erscheinen, aber in Wirklichkeit handelt es sich um eine der hartnäckigsten Wertverluste im Beschaffungswesen. Fremdausgaben, Käufe, die außerhalb Ihrer genehmigten Einkaufskanäle oder ausgehandelter Lieferantenvereinbarungen getätigt werden, können unbemerkt die Margen schmälern, Kategoriestrategien verzerren und die Leistung der Lieferanten untergraben.

Trotz gut etablierter Beschaffungsrichtlinien stellen eigenwillige Ausgaben selbst die ausgereiftesten Unternehmen vor Herausforderungen. Sie setzt Unternehmen Compliance-Risiken aus, schwächt die Lieferantenbeziehungen und schränkt den Überblick über die Gesamtausgaben ein, wodurch es schwieriger wird, das Betriebskapital zu optimieren und ESG- oder Risikokontrollen durchzusetzen.

Auf dem volatilen, kostenbewussten Markt von heute ist dies eine strategische Belastung. In diesem Artikel beleuchten wir die Ursachen und Folgen fremder Ausgaben und — was noch wichtiger ist — wir zeigen Ihnen, wie Sie diese durch eine Mischung aus Richtliniendurchsetzung, Prozessverbesserung und technologiegestützter Transparenz erkennen, kontrollieren und reduzieren können.

Was ist Maverick Spend?

Maverick Spend, auch als betrügerische, nicht vertraglich vereinbarte oder nicht verwaltete Ausgaben bezeichnet, sind das Äquivalent einer Lecke in Ihrer Lieferkette bei der Beschaffung. In Bezug auf die strategische Beschaffung sind Maverick-Ausgaben jede Transaktion, bei der etablierte Einkaufsrichtlinien nicht eingehalten werden, wie etwa die Beschaffung bei nicht zugelassenen Lieferanten, die Umgehung von E-Procurement-Systemen oder das Ignorieren von Vertragsbedingungen.

Es tritt auf, wenn Mitarbeiter außerhalb der zugelassenen Beschaffungskanäle einkaufen oder von ausgehandelten Lieferantenvereinbarungen abweichen. Dieses Verhalten ist zwar oft unbeabsichtigt, umgeht jedoch die Kontrollen, mit denen die Einhaltung von Vorschriften, Kosteneinsparungen und die Leistung der Lieferanten gefördert werden soll.

Diese Käufe mögen für sich genommen klein erscheinen, können aber zusammen einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben ausmachen, insbesondere in dezentralen oder schnell wachsenden Organisationen.

Ein Bericht von Spend Matters zeigt, dass eigenwillige Ausgaben die Beschaffungskosten um bis zu erhöhen können 20%, was in erster Linie auf verpasste Mengenrabatte, inkonsistente Zahlungsbedingungen und den Verlust der Kontrolle über die Leistung und Einhaltung der Vorschriften durch Lieferanten zurückzuführen ist.

Warum passiert Maverick Spend?

Selbst bei klar definierten Richtlinien entstehen Einzelkäufe häufig aufgrund betrieblicher Spannungen oder struktureller Lücken. Zu den häufigsten Ursachen gehören:

• Mangelndes politisches Bewusstsein oder mangelnde Schulung: Die Mitarbeiter verstehen möglicherweise nicht vollständig die Beschaffungsprotokolle oder die Bedeutung der Einhaltung von Vorschriften.
• Umständliche Beschaffungsabläufe: Komplexe oder langsame Genehmigungsprozesse führen häufig dazu, dass Teams Systeme zugunsten der Geschwindigkeit umgehen.
• Dringende oder Ad-hoc-Anforderungen: Wenn Geschäftsanforderungen schnell auftauchen, insbesondere im Vertrieb, Marketing oder Betrieb, können Einkaufsregeln unbeabsichtigt übersprungen werden.
• Dezentraler Einkauf: Ohne zentrale Aufsicht können lokale Teams Bequemlichkeit der Konsistenz vorziehen.

Arten von Maverick Spend

Nicht alle Ausgaben von Einzelgängern sind gleich hoch. Wenn Sie die verschiedenen Varianten verstehen, können Sie die richtigen Maßnahmen treffen:

• Unbekannt und unkontrolliert: Dies sind Käufe, die von nicht zugelassenen Lieferanten ohne vorherige Überprüfung oder Sichtbarkeit getätigt wurden. Sie stehen für höchste Konformität und höchste Risikoexposition.
• Teilweise bekannt und kontrolliert: Der Lieferant mag bekannt sein, aber die Transaktion findet außerhalb der vertraglich vereinbarten Bedingungen statt, z. B. wenn ein höherer Preis gezahlt wird, veraltete Lieferbedingungen verwendet werden oder die Budgetgrenzen überschritten werden.
• Bekannt und teilweise kontrolliert: Käufe erfolgen im Rahmen bestehender Verträge, weichen jedoch von den vereinbarten Bedingungen ab, zum Beispiel, Bestellung von Artikeln, die nicht in der ausgehandelten Produktliste enthalten sind oder die Volumenobergrenzen überschreiten.

Indem Sie die Arten und Ursachen von Fremdausgaben in Ihrem Unternehmen identifizieren, können Sie damit beginnen, eine regelkonformere, kostengünstigere und transparentere Beschaffungsumgebung aufzubauen.

Nachdem Sie nun verstanden haben, was Maverick-Ausgaben sind und warum sie auftreten, besteht der nächste Schritt darin, die damit verbundenen Risiken zu bewerten. Obwohl außervertragliche Käufe auf kurze Sicht harmlos oder sogar hilfreich erscheinen, können ihre langfristigen Auswirkungen auf die finanzielle Gesundheit, die betriebliche Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erheblich sein und oft unterschätzt werden.

Risiken und Folgen von Maverick Spend

Finanzielle Auswirkungen

Bei eigenwilligen Ausgaben werden häufig ausgehandelte Lieferantenvereinbarungen umgangen, wodurch die Kostenvorteile, für die Sie hart gearbeitet haben, zunichte gemacht werden. Wenn Käufer den Vertrag nicht einhalten:

• Mengenrabatte gehen verlorenund untergräbt Skaleneffekte.
  
• Die Preisgestaltung wird inkonsistent, was die Kosten pro Einheit in allen Kategorien erhöht.
• Die Procure-to-Pay-Kosten steigen, da die Bearbeitung von Käufen, die nicht dem Standard entsprechen, in der Regel mehr manuelle Eingriffe erfordert.

Dies erhöht nicht nur die Betriebskosten, sondern macht auch Budgetierung und Prognosen weniger zuverlässig.

Operative Herausforderungen

Abgesehen von den Zahlen führen eigenwillige Ausgaben zu Reibungen, die interne Arbeitsabläufe und externe Beziehungen belasten können:

• Vertragstreue schwächt sich abwas die Durchsetzung von SLAs, Garantien oder ausgehandelten Servicebedingungen erschwert.
• Beziehungen zu Lieferanten leiden, da ein fragmentiertes Kaufverhalten zu widersprüchlicher Kommunikation oder zu unvorhersehbaren Bestellmengen führen kann.
• Die Sichtbarkeit der Ausgaben nimmt ab, wodurch Einkaufsteams daran gehindert werden, Daten für Kategorieanalysen, Lieferantenrationalisierung oder Kostenoptimierung zu konsolidieren.

Kurz gesagt, wenn jeder zu seinen eigenen Bedingungen kauft, verliert die Beschaffung ihre Fähigkeit, Ausgaben strategisch zu steuern.

Compliance und rechtliche Risiken

Die Beschaffung erfolgt nicht im luftleeren Raum. Unerwünschte Ausgaben setzen das Unternehmen umfassenderen Governance- und Reputationsrisiken aus:

• Nichteinhaltung behördlicher Auflagen wird zu einem Problem, wenn Käufe ESG-, Anti-Korruptions- oder branchenspezifische Standards nicht erfüllen.
• Beschaffung von ungeprüften Lieferanten kann zu minderwertigen Produkten, Datensicherheitslücken oder zur Nichteinhaltung von Arbeits- oder Nachhaltigkeitsstandards führen.
• In Branchen wie Gesundheitswesen, Verteidigung oder Pharmazie unerlaubte Beschaffung kann sogar dazu führen rechtliche Sanktionen oder Lizenzrisiken.

Die meisten Einkaufsleiter geben das Lieferantenrisiko als Hauptproblem an, und eigenwillige Ausgaben bleiben oft unter dem Radar der Standardrisikokontrollen.

Das Erkennen der Risiken uneigennütziger Ausgaben ist nur der erste Schritt. Der wahre Wert liegt in der Einrichtung von Systemen, die Ihnen helfen, dies zu verhindern. Lassen Sie uns untersuchen, welche strategischen Hebel Sie ergreifen können, um betrügerische Ausgaben unter Kontrolle zu bringen und die Beschaffungsleistung auf ganzer Linie zu verbessern.

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Strategien zur Kontrolle der Ausgaben von Maverick

Die folgenden Strategien sollen Ihnen helfen, Fremdausgaben in Ihren Beschaffungsprozessen zu identifizieren, zu reduzieren und zu verhindern und dabei die Einhaltung von Vorschriften, Effizienz und Kostenkontrolle zu verbessern.

1. Verbesserungen von Richtlinien und Prozessen

Ein starkes Fundament beginnt mit klaren Regeln. Ohne klar definierte Beschaffungsrichtlinien können selbst Mitarbeiter mit guten Absichten formelle Prozesse umgehen.

• Etablieren Sie solide Beschaffungsrichtlinien die beschreiben, wann und wie Mitarbeiter Einkäufe tätigen können.
• Legen Sie Genehmigungsworkflows und Ausgabengrenzwerte fest um diskretionäre Käufe zu kontrollieren und die Rechenschaftspflicht durchzusetzen.
• Dokumentieren Sie die Einkaufsbefugnis übersichtlich um Unklarheiten darüber zu vermeiden, wer was und bei wem kaufen kann.

Organisationen mit klar definierten Beschaffungsprozesse die Ausgaben für Verstöße gegen die Vorschriften sind deutlich niedriger als bei Unternehmen ohne Einhaltung der Vorschriften.

2. Schulung und Engagement der Mitarbeiter

Oft sind eigenwillige Ausgaben nicht auf Trotz zurückzuführen, sondern auf mangelndes Verständnis oder Frustration der Nutzer.

• Führen Sie regelmäßige Schulungen durch um die Mitarbeiter über genehmigte Beschaffungsabläufe und die Risiken ihrer Umgehung aufzuklären.
• Erstellen Sie eine Feedback-Schleife das ermutigt die Mitarbeiter, Schwachstellen im Beschaffungsprozess zu melden. Die Vereinfachung eines umständlichen Systems ist oft der schnellste Weg, um Verstöße zu vermeiden.
• Sensibilisierung für die Beschaffung fördern in allen Geschäftsbereichen, wobei konforme Ausgaben mit Geschäftsergebnissen wie Kostenkontrolle, Lieferantenqualität und Risikominderung verknüpft werden.

Gut informierte Mitarbeiter halten sich viel eher an Verfahren, wenn sie das „Warum“ hinter dem „Wie“ verstehen.

3. Technologie und Automatisierung

Digitale Tools können den manuellen Aufwand, der zu eigenwilligen Ausgaben führt, erheblich reduzieren.

• Stellen Sie eine E-Procurement-Plattform bereit das eine benutzerfreundliche Oberfläche, vorab genehmigte Lieferantenkataloge und Genehmigungen in Echtzeit bietet. Dadurch entfällt der Anreiz, das System zu verlassen.
• Verwenden Sie eine Ausgabenanalyse-Software um Kaufmuster zu verfolgen, nicht konforme Transaktionen zu erkennen und Risikokategorien zu identifizieren.
• Automatisieren Sie Genehmigungen und Budgetprüfungen um zu verhindern, dass Käufe ohne Aufsicht bearbeitet werden.

Untersuchungen der Hackett Group zeigen, dass Unternehmen, die digitale Einkaufstools verwenden, von schnelleren Einkaufszyklen berichten und 45% Reduzierung der Ausgaben von Betrügern.

4. Verwaltung der Lieferanten

Wenn Mitarbeiter nicht wissen, wer die bevorzugten Lieferanten sind, oder nicht einfach auf sie zugreifen können, greifen sie häufig auf Alternativen zurück.

• Pflegen Sie eine aktuelle Liste zugelassener Anbieter mit vorab ausgehandelten Konditionen, Preisen und Serviceniveaus.
• Stellen Sie sicher, dass Lieferantenkataloge eingebettet sind direkt in Ihrem E-Procurement-System.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung Ihrer Lieferanten, um auf Probleme hinzuweisen, die Nutzer dazu veranlassen, nach Alternativen außerhalb des Vertragsnetzwerks zu suchen.

Durch eine strategische Ausrichtung der Lieferanten werden nicht nur außervertragliche Käufe eingedämmt, sondern auch stärkere Lieferantenbeziehungen aufgebaut, die den langfristigen Wert unterstützen.

Die Kontrolle uneigennütziger Ausgaben erfordert kein Mikromanagement und erfordert Transparenz, Struktur und Zusammenarbeit. Jetzt werden wir untersuchen, wie Plattformen wie Akirolabs Ihnen helfen können, diese Strategien in großem Maßstab zu operationalisieren.

Wie Akirolabs Ihnen hilft, Maverick-Ausgaben zu vermeiden

Viele Unternehmen versuchen, die Ausgaben von Außenseitern zu kontrollieren, indem sie die Genehmigungsverfahren verschärfen oder politische Memos herausgeben. Ohne strategische Ausrichtung und Transparenz in Echtzeit sind diese Bemühungen jedoch oft unzureichend. Das ist wo Akirolabs bietet eine transformative Lösung.

akirolabs ist ein generatives KI-gestütztes Betriebssystem für Einkaufsstrategien, das Ausgabendisziplin direkt in Ihre Beschaffungsprozesse integriert. Es verhindert betrügerische Ausgaben an der Wurzel, anstatt sie erst im Nachhinein zu bekämpfen.

So erreicht Akirolabs dies:

1. Strategieorientierte Ausgabenkontrolle von Anfang an

akirolabs stellt sicher, dass alle Kategorienstrategien auf genehmigten Lieferanten, Budgets und Beschaffungslogik basieren. Diese Klarheit von Anfang an bietet den Mitarbeitern einen klaren Rahmen, um sich effektiv mit den Ausgaben auseinanderzusetzen, Unklarheiten zu vermeiden und Einkäufe außerhalb des Vertrags zu minimieren. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Vorab abgestimmte Lieferantenlisten, wichtige Leistungsindikatoren und Werthebel.
• Von Stakeholdern genehmigte Ziele, die eine gesetzeskonforme Umsetzung fördern.
• Ausgabenbücher, die darauf ausgelegt sind, die Beschaffungsaktivitäten an den Geschäftsergebnissen auszurichten.

2. Einblick in Ausgabenabweichungen in Echtzeit

akirolabs ermöglicht es Beschaffungsteams, Ausgaben, die außerhalb der Strategie liegen, mithilfe von Anomalieerkennung und Dashboards auf Kategorieebene frühzeitig zu erkennen. Dieser Ansatz ist mehr als reaktive Überwachung; er bietet strategische Überwachung. Zu den wichtigen Funktionen gehören:

• Live-Dashboards, in denen betrügerische Käufe nach Kategorie, Region oder Benutzer hervorgehoben werden.
• KI-gestützte Erkenntnisse, die frühe Anzeichen von eigenwilligem Verhalten erkennen.
• Warnmeldungen für Category Manager, bevor Abweichungen zu kostspieligen Trends eskalieren.

3. Die gemeinsame Kreation von Stakeholdern fördert die Akzeptanz

akirolabs bezieht Geschäftsanwender aktiv in die Entwicklung von Beschaffungsstrategien ein. Wenn Interessenvertreter an der Definition von Beschaffungsentscheidungen beteiligt sind, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich an die Regeln halten, da sie die Verantwortung dafür tragen. Dies wird unterstützt durch:

• Kollaborative Workflows, die Einkaufs-, Finanz- und Betriebsteams aufeinander abstimmen.
• Individuell anpassbare Vorlagen, die das Engagement von Stakeholdern vereinfachen.
• Die Einhaltung von Richtlinien wird zu einem festen Bestandteil des Prozesses und nicht zu einem von außen erzwungenen Mandat.

4. Ausführung in der Kategorie „Closed-Loop“

akirolabs gewährleistet die Transparenz der Beschaffung über die Strategieerstellung hinaus, indem es die Ausführung in Echtzeit verfolgt. Dies ermöglicht eine rechtzeitige Kurskorrektur, bevor Verstöße eskalieren. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Integrierte Ausführungsverfolgung, Meilensteinüberwachung und KPI-Dashboards.
• Vollständige Rückverfolgbarkeit der Kategorienstrategie und des Kaufverhaltens.
• Strategischer Schutz vor Außenseitern für risikoreiche Kategorien wie Marketing, IT und Außenausgaben.

Sind Sie bereit, die Lücken in Ihrer Beschaffungsstrategie zu schließen? Buchen Sie Ihre Demo mit akirolabs und übernehmen Sie proaktiv die Kontrolle über die Ausgaben von Außenseitern.

Fazit

Unkontrollierte Ausgaben treiben die Kosten in die Höhe, untergraben die Einhaltung von Vorschriften, untergraben die Lieferantenbeziehungen und schwächen die Beschaffungsstrategie. Aber mit der richtigen Kombination aus Politik, Technologie und Prozessdisziplin können Sie die Kontrolle zurückgewinnen und betrügerische Ausgaben in eine Quelle strategischen Werts verwandeln.

Erstellen Sie zunächst klare Einkaufsrichtlinien, binden Sie die Mitarbeiter durch konsistente Schulungen ein und nutzen Sie Daten, um das Ausgabenverhalten zu überwachen. Am wichtigsten ist, dass Sie Ihre Teams mit den richtigen Tools ausstatten.

Sind Sie bereit, eigenwillige Ausgaben einzudämmen und die Einkaufsleistung zu verbessern? Entdecken Sie wie Akirolabs kann Ihnen helfen, die Kontrolle zu zentralisieren, die Sichtbarkeit zu verbessern und betrügerische Käufe effizient und in großem Umfang zu verhindern.

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