Einführung

Wussten Sie, dass Unternehmen durchschnittlich 5% ihres Jahresumsatzes durch Betrug und Ineffizienzen bei der Beschaffung verlieren? Laut der Verband zertifizierter Betrugsprüfer (ACFE), schlecht verwaltete Einkaufsprozesse, wie das Überspringen von Genehmigungen oder das Erteilen nicht autorisierter Bestellungen, können im Hintergrund die Ressourcen Ihres Unternehmens belasten.

Eine der häufigsten, aber übersehenen Ursachen für Verwirrung ist das Missverständnis zwischen Bestellanforderungen und Bestellungen. Obwohl sie ähnlich klingen, kann ihre falsche Verwendung zu Budgetüberschreitungen, Compliance-Problemen und sogar zu angespannten Lieferantenbeziehungen führen.

In diesem Artikel erläutern wir die Unterschiede zwischen Anforderung im Vergleich zu Bestellung, erläutern ihre unterschiedlichen Zwecke, beschreiben ihre Typen und zeigen Ihnen, wie Sie durch den effektiven Einsatz beider Methoden Ihren Beschaffungsprozess optimieren und Ihr Geschäftsergebnis schützen können.

Was ist eine Bestellanforderung?

Eine Bestellanforderung ist ein internes Dokument, das innerhalb einer Organisation generiert wird, um formell die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen anzufordern. Es dient als erster Schritt im Einkaufsprozess und stellt sicher, dass jeder beabsichtigte Kauf ordnungsgemäß geprüft und genehmigt wird, bevor externe Verpflichtungen eingegangen werden.

Die Anforderung wird in der Regel von Mitarbeitern oder Abteilungen initiiert, die einen Bedarf feststellen. Sie beschreibt den benötigten Artikel oder die benötigte Dienstleistung, die geschätzten Kosten, die Menge und den Grund für den Kauf. Dieses Dokument ist ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt und wird niemals an Lieferanten gesendet. Nach der Einreichung durchläuft es eine Genehmigungskette, an der in der Regel die Abteilungsleiter, die Finanzabteilung oder das Einkaufsteam beteiligt sind, um zu überprüfen, ob der Kauf notwendig, budgetkonform und mit den Unternehmenszielen vereinbar ist.

Wenn eine Abteilung beispielsweise neue Softwarelizenzen benötigt, wird eine Kaufanforderung eingereicht, bevor Kontakt mit einem Lieferanten aufgenommen wird. Dieser Prozess hilft Unternehmen dabei, die Finanzkontrolle zu behalten, unbefugte Ausgaben zu verhindern und eine transparente, überprüfbare Übersicht über Kaufabsichten zu erstellen.

Nachdem wir nun herausgefunden haben, was eine Bestellanforderung ist und warum sie wichtig ist, wollen wir uns mit den verschiedenen Typen befassen, die Unternehmen verwenden, um den unterschiedlichen Beschaffungsanforderungen gerecht zu werden.

Arten von Bestellanforderungen

Es gibt verschiedene Arten von Bestellanforderungen, die jeweils auf unterschiedliche Einkaufsanforderungen innerhalb einer Organisation zugeschnitten sind.

1. Standard-Bestellanforderung

Dies ist der am häufigsten verwendete Typ und wird in der Regel für routinemäßige, einmalige Käufe eingereicht. Artikel wie Bürobedarf, Softwarelizenzen oder Ersatzgeräte fallen häufig unter diese Kategorie. Es enthält Details wie Artikelbeschreibung, Menge und geschätzte Kosten.

2. Vertrag, Kaufanforderung

Wird verwendet, wenn die angeforderten Artikel oder Dienstleistungen bereits durch einen bestehenden Vertrag mit einem Anbieter abgedeckt sind. Dieser Typ bezieht sich auf die Vertragsbedingungen, um einheitliche Preis-, Liefer- und Zahlungsbedingungen zu gewährleisten und so die Notwendigkeit wiederholter Verhandlungen zu vermeiden.

3. Wiederkehrende Bestellanforderung

Konzipiert für wiederholte Käufe über einen bestimmten Zeitraum, z. B. monatliche Druckertinte, Reinigungsdienste oder planmäßige Wartungsarbeiten. Es optimiert den Genehmigungsprozess für Artikel, die regelmäßig benötigt werden, und spart Zeit und Verwaltungsaufwand.

4. Notfall-Kaufanforderung

Wird eingereicht, wenn Waren oder Dienstleistungen aufgrund dringender, ungeplanter Situationen wie Geräteausfälle oder Sicherheitsbedenken sofort benötigt werden. Diese werden häufig im Schnellverfahren genehmigt, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.

5. Anforderung eines Kapitalkaufs

Wird für hochwertige oder langfristige Investitionen wie Maschinen, Fahrzeuge oder IT-Infrastruktur verwendet. Diese erfordern in der Regel zusätzliche Unterlagen, Begründungen und Genehmigungen durch die Geschäftsleitung oder die Finanzabteilung, da sie sich erheblich auf das Kapitalbudget des Unternehmens auswirken.

Das Erkennen der Anforderungstypen hilft Ihnen dabei, Ihre internen Genehmigungsworkflows individuell anzupassen. Aber warum ist dieses Dokument für Ihre Beschaffungsstrategie so wichtig? Lassen Sie uns die Vorteile untersuchen.

Warum benötigen Sie eine Bestellanforderung?

Deshalb benötigen Sie eine Bestellanforderung -

1. Kontrolliert unbefugte Ausgaben

Bestellanforderungen stellen sicher, dass keine Käufe ohne die entsprechende Genehmigung getätigt werden. Indem Unternehmen vor der Mittelbindung eine Genehmigung verlangen, können sie impulsive oder unbefugte Ausgaben verhindern.

2. Unterstützt die Einhaltung des Budgets

Jede Anforderung wird anhand der Budgets und Ausgabenlimits der Abteilungen überprüft. Dieser Schritt hilft sicherzustellen, dass alle Einkäufe den Finanzplänen entsprechen und dass keine Abteilung ihre zugewiesenen Ressourcen überschreitet.

3. Erstellt einen klaren Audit-Trail

Anforderungen liefern dokumentierte Beweise dafür, wer was, wann und warum angefordert hat. Dies schafft Transparenz und unterstützt die Einhaltung der Vorschriften bei internen Audits oder Finanzprüfungen.

4. Verbessert die Koordination der Abteilungen

Durch das Einreichen formeller Anfragen können die Abteilungen dem Beschaffungsteam ihre Bedürfnisse mitteilen, wodurch das Risiko doppelter Bestellungen oder verpasster Anforderungen verringert wird.

5. Verbessert den Genehmigungsworkflow

Ein standardisierter Anforderungsprozess ermöglicht es dem Management, die Notwendigkeit, den Zeitpunkt und den Wert von Käufen zu beurteilen, was dazu beiträgt, Ausgaben auf der Grundlage der Unternehmensziele zu priorisieren.

6. Hilft bei der Prognose und Planung

Im Laufe der Zeit bieten Anforderungsdaten Einblicke in das Kaufverhalten. Diese Informationen sind wertvoll für die Bestandsplanung, Lieferantenverhandlungen und langfristige Finanzprognosen.

7. Verstärkt die internen Kontrollen

Der Anforderungsprozess erzwingt bei jedem Schritt die Rechenschaftspflicht. Die Mitarbeiter wissen, dass alle Einkäufe einem definierten Pfad folgen müssen. Das fördert die Disziplin und reduziert das Betrugsrisiko.

Mit ihren vielen Vorteilen bildet die Bestellanforderung die Grundlage für intelligente Kaufentscheidungen. Schauen wir uns als Nächstes an, wie dieser Prozess Schritt für Schritt abläuft.

Phasen, die an einer Bestellanforderung beteiligt sind

Der Prozess der Bestellanforderung spielt eine entscheidende Rolle bei der Einleitung eines kontrollierten und transparenten Beschaffungszyklus. Es hilft Unternehmen dabei, Bedürfnisse zu überprüfen, Budgetdisziplin durchzusetzen und unbefugte Ausgaben zu verhindern, bevor eine Kaufverpflichtung eingegangen wird.

Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte bei der Erstellung und Bearbeitung einer Bestellanforderung aufgeführt:

Identifizierung des Bedarfs

Eine Abteilung oder ein Mitarbeiter identifiziert die Anforderungen an ein Produkt oder eine Dienstleistung zur Unterstützung von Abläufen, Projekten oder internen Funktionen.

Erstellung der Bestellanforderung

Ein Anforderungsformular wird mit Details wie Artikelname, Menge, geschätzten Kosten, Zweck und allen bevorzugten Anbietern ausgefüllt. Dadurch wird die Anfrage intern formalisiert.

Einreichung zur Genehmigung

Die ausgefüllte Anforderung wird je nach Genehmigungshierarchie der Organisation den zuständigen Behörden, in der Regel Abteilungsleiter, Finanz- oder Beschaffungsabteilungen, vorgelegt.

Überprüfung und Genehmigung

Die Genehmigenden prüfen die Anforderung im Hinblick auf die geschäftliche Notwendigkeit, die Anpassung des Budgets und die Einhaltung der Richtlinien. Sie können Änderungen genehmigen, ablehnen oder beantragen.

Weiterleitung an das Einkaufsteam

Nach der Genehmigung wird die Anforderung an das Beschaffungs- oder Einkaufsteam gesendet, das die nächsten Schritte zur Beschaffung und Ausstellung einer Bestellung unternimmt.

Sobald eine Anforderung genehmigt wurde, beginnt die nächste Phase der Beschaffung, in der eine Bestellung an den ausgewählten Lieferanten ausgestellt wird. Lassen Sie uns aufschlüsseln, was eine Bestellung ist und wie sie funktioniert.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung (PO) ist ein formelles, rechtsverbindliches Dokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer ausgestellt wird und das die Absicht bestätigt, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu vereinbarten Bedingungen zu kaufen. Es dient als offizieller Vertrag zwischen den beiden Parteien, in dem genau festgelegt ist, was bestellt wird, zu welchem Preis und wann es geliefert werden soll. Sobald der Verkäufer die Bestellung akzeptiert, wird es zu einer vertraglichen Verpflichtung, die Bestellung wie angegeben zu erfüllen.

In der Regel enthält eine Bestellung Informationen wie Artikelbeschreibungen, Mengen, Einzelpreise, Liefertermine, Versandart, Zahlungsbedingungen sowie die Kontaktdaten des Käufers und Verkäufers. Sie wird erstellt, nachdem eine Bestellanforderung genehmigt wurde und das Beschaffungsteam einen Lieferanten ausgewählt hat. Die Bestellung bietet Klarheit und Rechtsschutz für beide Parteien, indem sie die Erwartungen im Voraus dokumentiert.

Wenn beispielsweise eine Abteilung eine Anfrage für Bürostühle eingereicht hat und die Anfrage genehmigt wurde, erteilt das Beschaffungsteam dem ausgewählten Lieferanten eine Bestellung, in der die Anzahl der Stühle, die Kosten pro Einheit, die Lieferfrist und der Zahlungsplan aufgeführt sind. Dadurch wird sichergestellt, dass der Lieferant genau das liefert, was angefordert wurde, und dass das Unternehmen eine klare Aufzeichnung der Transaktion hat. Ein gut verwalteter Bestellprozess reduziert Fehler, verbessert die Nachverfolgung und unterstützt die finanzielle Rechenschaftspflicht während des gesamten Beschaffungszyklus.

Genau wie Anforderungen variieren auch Bestellungen je nach Art der Transaktion. Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten von Bestellungen, die Unternehmen häufig verwenden.

Arten von Bestellungen

Verschiedene Geschäftsszenarien erfordern unterschiedliche Arten von Bestellungen. Das Verständnis dieser Variationen hilft Unternehmen, für jede Transaktion die richtige Struktur zu wählen, was die Effizienz und die Lieferantenkoordination verbessert. Im Folgenden sind die vier am häufigsten verwendeten Arten von Bestellungen aufgeführt:

1. Standardbestellung: Dies ist die häufigste Art von Bestellung, die für einmalige Käufe mit klar definierten Details verwendet wird. Es gibt genau an, was gekauft wird, die Menge, der vereinbarte Preis, der Lieferplan und die Zahlungsbedingungen. Zum Beispiel die Bestellung von 100 Einheiten Büromaterial bei einem Lieferanten mit einem festgelegten Liefertermin.

2. Pauschalbestellung: Eine Pauschalbestellung wird für wiederkehrende Käufe beim gleichen Anbieter über einen bestimmten Zeitraum verwendet. Anstatt mehrere einzelne Bestellungen auszustellen, legt der Käufer eine Höchstmenge oder ein Gesamtausgabenlimit fest, sodass mehrere Lieferungen im Rahmen einer einzigen Bestellung möglich sind. Es ist ideal für häufig genutzte Waren oder Dienstleistungen wie Reinigungsmittel oder Wartungsarbeiten.

3. Geplante Bestellung: Dieser Typ beschreibt die voraussichtlichen Käufe im Voraus, einschließlich der voraussichtlichen Liefertermine und Mengen. Er ähnelt zwar einer Standardbestellung, die tatsächliche Lieferung wird jedoch erst bestätigt, wenn ein Ablieferauftrag erteilt wird. Es hilft bei der langfristigen Planung von Großprojekten oder saisonalen Bedürfnissen.

4. Vertrag, Bestellung: Eine Vertragsbestellung enthält keine Angaben zu Artikeln oder Mengen, sondern legt die Bedingungen für zukünftige Käufe fest. Sobald die Vertragsbestellung abgeschlossen ist, können im Rahmen dieser Bestellung spezifische Standardbestellungen ausgestellt werden. Es wird in der Regel in strategischen Einkaufsbeziehungen oder mit Anbietern verwendet, die im Laufe der Zeit vereinbarte Preis- und Serviceniveaus anbieten.

Wenn Sie diese PO-Typen verstehen, können Sie Ihre Strategien zur Lieferantenbindung maßschneidern. Aber warum ist die Erteilung einer Bestellung so wichtig? Folgendes macht es zu einem unverzichtbaren Instrument in der Beschaffung.

Warum benötigen Sie eine Bestellung?

Eine Bestellung ist mehr als nur ein Transaktionsdokument. Es ist ein wichtiges Instrument, um Kontrolle, Klarheit und Rechenschaftspflicht im Beschaffungsprozess sicherzustellen. Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen Bestellungen als Standardbestandteil seines Einkaufsworkflows verwenden:

1. Erstellt eine rechtsverbindliche Vereinbarung: Sobald eine Bestellung vom Verkäufer akzeptiert wurde, wird sie zu einem rechtsgültigen Vertrag. Dies schützt beide Parteien, indem die Erwartungen in Bezug auf Preis, Menge, Lieferung und Zahlungsbedingungen klar umrissen werden.

2. Verbessert die Genauigkeit der Bestellung: Indem sie genau dokumentieren, was bestellt wird, reduzieren POs das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen zwischen Käufern und Lieferanten. Beide Seiten haben einen Bezugspunkt, um die Bestelldetails zu bestätigen.

3. Ermöglicht eine bessere Budgetverfolgung: Bestellungen helfen Finanzteams dabei, die Ausgaben im Vergleich zu den Budgets zu überwachen. Jede genehmigte Bestellung ist eine Mittelbindung, was die Prognose der Kosten und die Verwaltung des Cashflows erleichtert.

4. Verbessert die Inventarplanung: Wenn PoS an Inventarsysteme gebunden sind, helfen sie Unternehmen dabei, eingehende Bestände zu antizipieren, die Lagerung zu planen und Engpässe oder Überbestände zu vermeiden.

5. Unterstützt Audit und Compliance: Ein gut dokumentierter Bestellverlauf erleichtert die Nachverfolgung von Einkaufsaktivitäten, die Überprüfung von Zahlungen und die Einhaltung interner Richtlinien oder externer Prüfanforderungen.

6. Stärkt die Lieferantenbeziehungen: Klare und konsistente Bestellungen fördern die Professionalität und stärken das Vertrauen der Lieferanten. Anbieter schätzen es, präzise Anweisungen und Zeitpläne zu erhalten, die zu reibungsloseren Transaktionen führen.

Sobald die Bedeutung von POs klar ist, ist es hilfreich, die Schritte zu verstehen, die zu ihrer Verwaltung erforderlich sind. Lassen Sie uns die Phasen eines Bestellvorgangs durchgehen.

Phasen, die an einer Bestellung beteiligt sind

Sobald eine Bestellanforderung genehmigt wurde, geht der Beschaffungsprozess in die Ausführungsphase über und die Bestellung wird initiiert. Die Bestellung stellt sicher, dass alle Auftragsdetails vereinbart und dokumentiert werden, bevor ein Lieferant Waren oder Dienstleistungen liefert. Diese Phase bringt Rechtsklarheit und logistische Koordination in den Einkaufsprozess. Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte bei der Verwaltung einer Bestellung aufgeführt:

Überprüfung der genehmigten Anforderung

Das Beschaffungsteam überprüft die genehmigte Anforderung, um den Bedarf, die Spezifikationen und alle speziellen Anforderungen zu bestätigen, die von der anfordernden Abteilung festgestellt wurden.

Lieferantenauswahl und Angebotserstellung

Basierend auf internen Richtlinien oder Listen bevorzugter Anbieter wählt das Team einen geeigneten Anbieter aus. Angebote können angefordert werden, sofern sie nicht bereits in der Anforderung enthalten sind.

Erstellung einer Bestellung

Es wird eine detaillierte Bestellung generiert, in der Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise, Lieferbedingungen, Zahlungsplan und alle anderen vereinbarten Bedingungen aufgeführt sind.

Interne Genehmigung (falls erforderlich)

In einigen Organisationen muss die Bestellung selbst eine zusätzliche interne Genehmigungsebene durchlaufen, bevor sie versendet wird, insbesondere bei großen oder hochwertigen Einkäufen.

Ausgabe an den Verkäufer

Die endgültige Bestellung wird an den ausgewählten Lieferanten gesendet. Nach der Annahme wird sie zu einer rechtsverbindlichen Vereinbarung für Lieferung und Zahlung.

Auftragserfüllung durch den Verkäufer

Der Verkäufer bearbeitet die Bestellung und liefert die Waren oder Dienstleistungen wie in der Bestellung beschrieben.

Empfang und Prüfung

Bei der Lieferung überprüft das Empfangsteam die Sendung, um sicherzustellen, dass sie den Spezifikationen der Bestellung in Bezug auf Qualität, Menge und Zustand entspricht.

Rechnungsabgleich und Zahlungsabwicklung

Der Lieferant reicht eine Rechnung ein, die mit der Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen wird. Wenn alle Datensätze übereinstimmen, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.

Da sowohl Anforderungen als auch Bestellungen klar definiert sind, ist es an der Zeit, sie miteinander zu vergleichen, um zu sehen, wie sie im Beschaffungsworkflow zusammenarbeiten.

Bestellung im Vergleich zu Bestellanforderung

Hier ist ein kurzer Hinweis zu Anforderung im Vergleich zu Bestellung -

Aspekt Bestellanforderung/BestellungZweck Initiiert die interne Anfrage zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen Formalisiert die externe Verpflichtung zum Einkauf Phase in BearbeitungDer erste Schritt im Beschaffungsworkflow folgt der Genehmigung der Anforderung; löst den tatsächlichen Einkauf aus, der von einem Mitarbeiter oder einer Abteilung erstellt wurde, die Waren/Dienstleistungen benötigt Das Einkaufs- oder Einkaufsteam wird von Abteilungsleitern, Finanzen oder Beschaffung zur internen Genehmigung geprüft. Lieferant (zur Bestätigung der Bestellung) Zielgruppenintern — nur innerhalb des Unternehmens verwendet Extern — gesendet an Anbieter oder LieferantenDokumententypInformell und unverbindlich, formell und rechtlich BindingContentFocusErforderlicher Artikel, geschätzte Kosten, Begründung der AnfrageEndpreis, Menge, Liefertermin, ZahlungsbedingungenAnwendungsfallWird verwendet, um vor dem Kauf eine interne Genehmigung einzuholen Benutzt, um eine offizielle Bestellung bei einem Anbieter aufzugeben Auswirkung auf das Budget VorläufigWird zur Bewertung der Budgetauswirkungen vor der VerpflichtungBestätigt die budgetierten Ausgaben und weist Mittel zuRechtliche VerpflichtungWird ein rechtsgültiger Vertrag, sobald er vom Anbieter akzeptiert wurdeLink zur Beschaffung auslöst Das Beschaffungsteam beginnt mit der Beschaffung. Endgültiges Dokument, das das Beschaffungsteam zur Erfüllung eines kaufen

Dieser Vergleich verdeutlicht ihre unterschiedlichen Rollen und wie sie sich gegenseitig ergänzen. Lassen Sie uns mit ein paar abschließenden Gedanken dazu abschließen, wie der effektive Einsatz von beiden zum Einkaufserfolg beiträgt.

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Fazit

Verstehen Anforderung im Vergleich zu Bestellung ist unerlässlich für den Aufbau eines transparenten, effizienten und rechenschaftspflichtigen Beschaffungsprozesses. Während eine Bestellanforderung als interne Anfrage zur Bestätigung der Notwendigkeit einer Bestellung dient, formalisiert eine Bestellung diese Anfrage in einer rechtsverbindlichen Vereinbarung mit einem Lieferanten.

Zusammen bilden diese beiden Dokumente einen strukturierten Arbeitsablauf, der Unternehmen dabei hilft, Ausgaben zu kontrollieren, Fehler bei der Beschaffung zu vermeiden, die Einhaltung von Vorschriften aufrechtzuerhalten und die Lieferantenbeziehungen zu stärken. Durch die Implementierung klarer Prozesse sowohl für Anforderungen als auch für Bestellungen und den Einsatz von Automatisierung, wo immer möglich, können Unternehmen den Einkauf rationalisieren, die Budgetgenauigkeit verbessern und die betriebliche Kontinuität sicherstellen.

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Häufig gestellte Fragen

1. Können Bestellanforderungen und Bestellungen in kleineren Organisationen kombiniert werden?

Ja, in kleinen Unternehmen mit minimaler Beschaffungskomplexität werden der Anforderungs- und Bestellprozess oft in einem einzigen Schritt kombiniert, um Zeit zu sparen. Dies kann jedoch die Sichtbarkeit und Kontrolle einschränken, insbesondere wenn das Unternehmen wächst.

2. Wer ist für die Überwachung der Einhaltung von Anforderungen und Bestellungen verantwortlich?

In der Regel stellt das Beschaffungs- oder Finanzteam sicher, dass die Bestellung mit der genehmigten Anforderung übereinstimmt. Sie überprüfen, ob Mengen, Kosten und Lieferantendetails übereinstimmen, bevor Zahlungen ausgestellt oder verarbeitet werden.

3. Was passiert, wenn ein Kauf ohne Anforderung oder Bestellung getätigt wird?

Dies wird als eigenwilliger Kauf bezeichnet und kann zu schwerwiegenden Problemen wie Budgetüberschreitungen, Prüfungsrisiken, verpassten Rabatten oder Beschaffungsbetrug führen. Unternehmen implementieren häufig Richtlinien oder Automatisierungstools, um solche Käufe zu erkennen oder zu verhindern.