Das Beschaffungsprojektmanagement bezieht sich auf die strukturierte Planung, Ausführung und Überwachung von Einkaufsaktivitäten innerhalb des Lebenszyklus eines Projekts. Ganz gleich, ob Sie eine neue Anlage bauen, ein Produkt auf den Markt bringen oder ein IT-System implementieren — die Abstimmung der Beschaffung auf die Projektziele stellt sicher, dass die richtigen Waren und Dienstleistungen pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß den erwarteten Qualitätsstandards beschafft werden.

Warum ist das wichtig? Eine schlecht verwaltete Beschaffung ist eine Hauptursache für das Scheitern von Projekten. Verzögerungen bei der Lieferung von Lieferanten, Vertragsstreitigkeiten, Budgetüberschreitungen oder inkonsistente Lieferantenleistungen können Zeitpläne zum Scheitern bringen und die Kosten in die Höhe treiben. Laut einem Bericht des Project Management Institute sind es mehr als 37% der Misserfolge von Projekten stehen in direktem Zusammenhang mit einer unzureichenden Beschaffungsplanung.

Da Projekte immer komplexer werden, sich über mehrere Regionen erstrecken, mehrere Anbieter involviert sind und enge Termine haben, wird die Notwendigkeit eines strukturierten Beschaffungsprozesses nicht mehr verhandelbar. Ein effektives Projektmanagement trägt dazu bei, Risiken zu reduzieren, die Rechenschaftspflicht durchzusetzen und die Transparenz von der Auftragsvergabe bis zur endgültigen Lieferung aufrechtzuerhalten.

In diesem Artikel führen wir Sie durch alles, was Sie über das Beschaffungsmanagement innerhalb eines Projektrahmens wissen müssen, unabhängig davon, ob Sie Ihren Ansatz von Grund auf neu entwickeln oder bestehende Prozesse optimieren.

Projektbeschaffungsmanagement verstehen

Das Projektbeschaffungsmanagement unterscheidet sich vom Tagesgeschäft Beschaffungsvorgänge. Während die allgemeine Beschaffung die laufenden Geschäftsanforderungen unterstützt, konzentriert sich das Projektmanagement im Bereich Beschaffung auf die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die zur Erreichung bestimmter Projektziele innerhalb definierter Zeitrahmen und Budgets erforderlich sind.

In projektbasierten Umgebungen ist die Beschaffung von der Initiierung bis zum Abschluss in den Projektlebenszyklus eingebettet und wirkt sich direkt auf Lieferfristen, Kostenkontrolle und Qualitätssicherung aus.

So passt die Beschaffung in Ihren Projektablauf:

• Beschaffungsplanung: Du identifizierst, was beschafft werden muss, definierst Spezifikationen und ermittelst die besten Beschaffung Strategie: kaufen, bauen oder zusammenarbeiten.
• Beschaffung und Lieferantenauswahl: Sie bewerten und wählen Anbieter auf der Grundlage von Fähigkeiten, Konformität, Kosten und Kapazität aus. Ein strukturierter RFP- oder RFQ-Prozess trägt dazu bei, Transparenz und Übereinstimmung mit den Projektzeitplänen zu gewährleisten.
• Auftragsvergabe: Sobald der Anbieter ausgewählt ist, leitet die Beschaffung die Ausarbeitung und Verhandlung der Verträge. Dies gewährleistet klare Leistungen, Zeitpläne, SLAs, Strafen und Compliance-Klauseln.
• Ausführung und Überwachung der Beschaffung: Während der gesamten Projektdurchführung sind Sie Lieferantenbeziehungen verwalten, verfolgen Sie den Fortschritt und stellen Sie sicher, dass die zu erbringenden Leistungen eingehalten werden. Die Beschaffung spielt auch eine Rolle bei Minderung von Risiken, Umgang mit Änderungen und Beilegung von Streitigkeiten.
• Abschluss und Bewertung: Nach Abschluss des Projekts bewertet die Beschaffung die Leistung der Lieferanten und dokumentiert die daraus gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Initiativen.

Unternehmen, die die Beschaffung frühzeitig in die Projektplanung integrieren, erreichen ihre Ziele mit größerer Wahrscheinlichkeit.

Sobald Sie verstanden haben, wie die Beschaffung Ihren gesamten Projektlebenszyklus unterstützt, besteht der nächste Schritt darin, die vier Schlüsselphasen zu meistern, die den Erfolg von der Planung bis zum Abschluss sicherstellen.

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Die vier Phasen des Projektbeschaffungsmanagements

Ein effektives Beschaffungsprojektmanagement folgt einem strukturierten Prozess. Jede Phase spielt eine entscheidende Rolle dabei, Ihr Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß den Qualitätserwartungen abzuwickeln.

1. Planen Sie das Beschaffungsmanagement

Diese grundlegende Phase gibt den Ton für alles, was folgt, an.

• Definieren Sie, was beschafft werden muss: Identifizieren Sie Waren, Dienstleistungen oder Fähigkeiten, die extern beschafft werden müssen, um die Projektziele zu erreichen.
• Entwickeln Sie einen Beschaffungsmanagementplan: Beschreiben Sie, wie die Beschaffung abgewickelt wird, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, welche Zeitpläne und Entscheidungsprotokolle gelten.
• Rollen und Verantwortlichkeiten klären: Sorgen Sie für eine Abstimmung zwischen Projektmanagern, Einkaufsteams und Stakeholdern, um Verzögerungen oder Doppelarbeit zu vermeiden.

2. Beschaffungen durchführen

Hier wird die Planung in Gang gesetzt.

• Angebote und Vorschläge einholen: Starten Sie RFIs, RFPs oder RFQs, um potenzielle Lieferanten einzubeziehen.
• Anbieter bewerten und auswählen: Verwenden Sie gewichtete Bewertungsmodelle oder Bewertungsmatrizen, um Vorschläge im Hinblick auf Kosten, Leistungsfähigkeit, Risiko und Konformität zu bewerten.
• Verträge aushandeln und vergeben: Finalisieren Sie die rechtlichen und kommerziellen Bedingungen und konzentrieren Sie sich dabei auf Leistungserwartungen, Lieferfristen, Strafen und Ausstiegsklauseln.

3. Beschaffungen kontrollieren

Diese Phase stellt sicher, dass Ihre Lieferantenbeziehungen produktiv und konform bleiben.

• Überwachen Sie die Vertragserfüllung: Verfolgen Sie die Ergebnisse anhand von KPIs, SLAs und Meilensteinen.
• Probleme proaktiv managen: Beseitigen Sie Bereichsüberschreitungen, Verzögerungen oder Streitigkeiten, bevor sie das Projekt gefährden.
• Änderungen nachverfolgen: Stellen Sie sicher, dass Vertragsänderungen von den relevanten Interessengruppen dokumentiert, überprüft und genehmigt werden.

4. Vergabe von Aufträgen abschließen

Der Abschluss ist genauso wichtig wie der Anpfiff.

• Bestätigen Sie, dass die Verpflichtungen erfüllt sind: Überprüfen Sie alle Leistungen, Abzeichnungen und Zahlungen.
• Führen Sie eine Überprüfung nach dem Projekt durch: Erfassen Sie Einblicke in die Lieferantenleistung und die Beschaffungsabwicklung.
• Ressourcen freigeben und Datensätze aktualisieren: Schließen Sie Verträge ab und speichern Sie Unterlagen für zukünftige Audits oder gewonnene Erkenntnisse.

Ein ordnungsgemäßer Abschlussprozess mindert das rechtliche Risiko und stärkt die Lieferantenbeziehungen für zukünftige Projekte.

Sobald Sie die Beschaffungsphasen geplant haben, besteht der nächste Schritt darin, einen soliden Beschaffungsmanagementplan zu erstellen, der jede Entscheidung und Aktivität präzise steuert.

Schlüsselkomponenten eines Beschaffungsmanagementplans

Ein gut strukturierter Beschaffungsmanagementplan ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Projektbeschaffung. Er stellt sicher, dass Ihr Team an einem Strang zieht, Anbieter zur Rechenschaft gezogen werden und Risiken von Anfang bis Ende proaktiv gemanagt werden.

1. Ziele und Strategie der Beschaffung

• Setze dir klare Ziele: Definieren Sie, wie Erfolg unter Kostenkontrolle, Risikominderung, Nachhaltigkeit oder Lieferanteninnovation aussieht.
• Wählen Sie Ihren Sourcing-Ansatz: Entscheiden Sie sich für wettbewerbsfähige Angebote, bevorzugte Anbieter oder Verträge aus einer Hand?
• An den Projektumfang anpassen: Stellen Sie sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten wichtige Ergebnisse und Zeitpläne direkt unterstützen.

2. Auswahlkriterien und Bewertungsmethoden

• Definieren Sie Bewertungsmetriken: Kosten, Qualität, Vorlaufzeit, ESG-Konformität und Lieferantenzuverlässigkeit.
• Verwenden Sie standardisierte Bewertungsmodelle: Sorgen Sie für eine faire, konsistente und überprüfbare Lieferantenauswahl.
• Lieferanten vorqualifizieren: Reduzieren Sie das Risiko, indem Sie die Anbieter vor der Ausgabe überprüfen RFPs oder RFQs.

Die Aufnahme von ESG-Metriken in Ihre Lieferanten-Scorecard kann die langfristige Lieferantenleistung verbessern und das Risiko verringern.

3. Zeitpläne, Budgets und Risikomanagement

• Legen Sie wichtige Meilensteine fest: Legen Sie Beschaffungsfristen fest, die mit den gesamten Projektphasen übereinstimmen.
• Gliedern Sie die Haushaltszuweisungen: Geben Sie Kostenobergrenzen und Nachverfolgungsmethoden an, um Überschreitungen zu vermeiden.
• Entwickeln Sie Strategien zur Risikominderung: Identifizieren Sie potenzielle Verzögerungen bei der Beschaffung oder Lieferantenprobleme und bereiten Sie Eventualitäten vor.

4. Kommunikation und Einbindung der Interessengruppen

• Definieren Sie Kommunikationsprotokolle: Wer wird wie oft und über welche Kanäle auf dem Laufenden gehalten?
• Stakeholder frühzeitig einbeziehen: Beziehen Sie die Bereiche Recht, Finanzen, Compliance und Betrieb bereits in der Planungsphase mit ein.
• Eskalationswege klären: Sorgen Sie für eine schnelle Lösung von Problemen im Zusammenhang mit der Beschaffung, ohne das Projekt zum Scheitern zu bringen.

Sobald Ihr Beschaffungsmanagementplan erstellt ist, entfaltet sich der wahre Wert durch die messbaren Vorteile, die er während Ihres gesamten Projektlebenszyklus bietet.

Vorteile eines effektiven Projektbeschaffungsmanagements

Starke Beschaffungspraktiken sind strategische Hebel, die die Erfolgskennzahlen Ihres Projekts direkt beeinflussen.

1. Rechtzeitiger Erwerb von Waren und Dienstleistungen: Mit strukturierten Beschaffungszeitplänen und definierten Lieferantenrollen minimieren Sie Verzögerungen und halten wichtige Projektmeilensteine auf Kurs.
2. Kostenoptimierung und Budgetkontrolle: Eine effektive Beschaffung sorgt für wettbewerbsfähige Preise, verhindert die Einschränkung des Leistungsumfangs und schützt die Margen durch Vertragsdisziplin.
3. Verbesserte Qualität durch strategische Lieferantenauswahl: Wenn Sie Anbieter auf der Grundlage von Fähigkeiten, früheren Leistungs- und Qualitätszertifizierungen überprüfen, legen Sie die Messlatte für die zu erbringenden Leistungen höher und minimieren die Nacharbeit.
4. Risikominderung in der gesamten Lieferkette: Die Planung des Beschaffungsrisikos schützt Ihr Projekt vor Lieferengpässen, Verstößen gegen behördliche Auflagen oder Lieferanteninsolvenzen.
5. Erhöhtes Vertrauen der Stakeholder und Projekterfolg: Transparente Beschaffungsprozesse schaffen Vertrauen zwischen internen und externen Teams und fördern so eine bessere Zusammenarbeit und eine reibungslosere Ausführung.

Das Projektbeschaffungsmanagement wird zu einem Wettbewerbsvorteil, wenn es richtig gemacht wird. Es ermöglicht intelligentere Entscheidungen, engere Lieferantenbeziehungen und vorhersehbarere Ergebnisse.

Die Vorteile des Projektbeschaffungsmanagements liegen auf der Hand, aber ihre Umsetzung ist nicht ohne Herausforderungen, insbesondere wenn es darum geht, mehrere Anbieter, Verträge und Interessengruppen unter Druck auszubalancieren.

Allgemeine Herausforderungen und wie man sie überwindet

Die Verwaltung der Beschaffung in komplexen Projekten bringt häufig operative und strategische Hürden mit sich. So können Sie diese proaktiv angehen:

Lieferantenbeziehungs- und Leistungsmanagement

Herausforderung: Falsch ausgerichtete Erwartungen und inkonsistente Leistungen können Zeitpläne und Budgets zum Scheitern bringen.
Lösung: Implementieren Sie formelle Lieferanten-Scorecards, führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch und fügen Sie Vertrags-SLAs hinzu, um Lieferanten zur Rechenschaft zu ziehen.

Steuerung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften

Herausforderung: Die Einhaltung der Vorschriften in allen Regionen und Kategorien kann überwältigend sein, insbesondere angesichts sich ändernder Vorschriften.
Lösung: Arbeiten Sie bei der Vertragsgestaltung eng mit den Rechtsteams zusammen, halten Sie sich über Branchenstandards auf dem Laufenden und nutzen Sie Beschaffungstools mit integrierten Compliance-Prüfungen

Umgang mit Änderungen des Umfangs und der Vertragsänderungen

Herausforderung: Projektverschiebungen erfordern oft schnelle Änderungen der Beschaffungsbedingungen, die den Fortschritt verzögern können, wenn sie nicht effizient abgewickelt werden.
Lösung: Sorgen Sie für Flexibilität in Verträgen und richten Sie einen formellen Change-Management-Prozess mit klaren Genehmigungsabläufen ein.

Sicherstellung einer klaren Kommunikation zwischen den Interessengruppen

Herausforderung: Fehlkommunikation zwischen Beschaffung, Projektmanagement, Finanzen und Anbietern führt zu Verzögerungen und Nacharbeiten.
Lösung: Richten Sie regelmäßige Statusaktualisierungen, zentralisierte Dokumentation und klare Rollen/Verantwortlichkeiten von Anfang an ein.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert eine Mischung aus Prozessen, Mitarbeitern und Technologie, die die Voraussetzungen für eine optimierte Ausführung und nachhaltige Lieferantenpartnerschaften schafft.

Die Bewältigung gängiger Herausforderungen im Beschaffungswesen ist nur ein Teil der Gleichung. Die Etablierung wiederholbarer, wirkungsvoller Verfahren ist der Schlüssel zum langfristigen Projekterfolg.

Best Practices für das Projektbeschaffungsmanagement

Die Einführung bewährter Strategien stellt sicher, dass Ihr Beschaffungsansatz konsistent einen Mehrwert bietet, Risiken mindert und Projekte auf Kurs hält:

1. Binden Sie Stakeholder von Anfang an ein

Durch die frühzeitige Zusammenarbeit mit den Rechts-, Finanz- und Betriebsteams wird die Beschaffung an den Projektzielen ausgerichtet, Nacharbeiten werden reduziert und die Anpassung an den Lieferanten verbessert.

2. Sorgen Sie für Transparenz bei der Anbieterauswahl: 

• Standardisierte Bewertungskriterien und dokumentierte Bewertungsmethoden sorgen für Fairness und Überprüfbarkeit, was besonders in regulierten Branchen oder Projekten des öffentlichen Sektors wichtig ist.
• Sorgen Sie für ein offenes, gut dokumentiertes Ausschreibungsverfahren, um Compliance-Risiken zu reduzieren und Vertrauen zwischen den Teams aufzubauen.

3. Nutzen Sie Technologie für die Beschaffungsaufsicht

• Verwenden Sie digitale Beschaffungsplattformen, um RFx-Workflows zu automatisieren, Vertragsmeilensteine zu verfolgen und die Kommunikation mit Anbietern zu zentralisieren.
• Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Datengenauigkeit für die Berichterstattung und zukünftige Planung.

4. Verbessern Sie kontinuierlich die Beschaffungsprozesse

• Überprüfungen und Leistungsanalysen nach dem Projekt können Prozessengpässe oder Lieferantenprobleme aufdecken.
• Institutionalisieren Sie diese Erkenntnisse in zukünftigen Beschaffungsplänen, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen.

Indem Sie diese Best Practices in Ihre Einkaufsabteilung integrieren, positionieren Sie jedes Projekt und Ihr Unternehmen so, dass Sie bessere Ergebnisse, mehr Effizienz und messbare Auswirkungen erzielen.

Um Ihr Beschaffungsprojektmanagement von der Planung bis zur Ausführung zu rationalisieren und zu verbessern Akirolabs kann einen messbaren Unterschied machen.

Wie akirolabs das Projektmanagement im Einkauf unterstützt

Akirolabs eine Cloud-native, KI-gestützte Plattform, die speziell dafür entwickelt wurde, Beschaffungsstrategien in Geschäftsergebnisse auf Vorstandsebene umzusetzen. Ganz gleich, ob Sie ein einzelnes Projekt verwalten oder die Beschaffung mehrerer globaler Initiativen koordinieren, Akirolabs hilft Ihnen dabei, bei jedem Schritt Konsistenz, Zusammenarbeit und Rechenschaftspflicht aufzubauen.

1. Verwandeln Sie getrennte Pläne in ein zentralisiertes Betriebssystem für die Beschaffung

In vielen Organisationen lebt das Beschaffungsprojektmanagement in Tabellenkalkulationen, E-Mails und PowerPoint-Decks, was es fast unmöglich macht, die Ausführung zu verfolgen oder Teams aufeinander abzustimmen.

akirolabs transformiert dies, indem es Folgendes bereitstellt:

• EIN zentralisiertes, gesteuertes Repositorium für alle Beschaffungsstrategien und Projektpläne.
• Voll Versionskontrolle und Überprüfbarkeitund stellt sicher, dass nichts verloren geht oder falsch ausgerichtet wird.
• Live-Zusammenarbeit für Beschaffung, Finanzen, Recht und Betrieb in einem gemeinsamen Arbeitsbereich.

Das bedeutet, dass Ihr gesamtes Team mit derselben Informationsquelle arbeitet, sodass Missverständnisse und unterbrochene Prozesse vermieden werden.

2. Beschleunigen Sie die Lieferantenbewertung und die Beschaffungsentscheidungen

akirolabs ermöglicht es Ihnen, die Lieferantenauswahl zu beschleunigen, ohne Kompromisse bei Qualität oder Compliance einzugehen:

• Vorgefertigte Vorlagen zur Lieferantenbewertung, die auf die Risiko-, Kosten- und ESG-Ziele Ihres Projekts abgestimmt sind.
• KI-gestützte Marktinformationen, die Lieferantenrisiken, Leistungshistorie und regulatorische Bedenken in Echtzeit kennzeichnen.
• Strukturierte Bewertungsmodelle und Entscheidungsrahmen, die die Anbieterauswahl transparent und vertretbar machen.

Sie handeln schneller, reduzieren die Entscheidungsmüdigkeit und binden die richtigen Lieferanten mit Zuversicht in Ihre Projekte ein.

3. Managen Sie die Ausführung der Projektbeschaffung mit Transparenz

Die Beschaffung endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung. Akirolabs unterstützt die lückenlose Nachverfolgung der Ausführung mit:

• Dashboards zur Nachverfolgung von Initiativen die jedem Beschaffungsmeilenstein Eigentümer, Termine und KPIs zuweisen.
• Gantt-Diagramme und Fortschrittsberichte werden verwendet, um den Projektstatus in Echtzeit zu visualisieren.
• Automatisierte Zusammenfassungen die Kennzahlen zu Kosten, Risiko und Lieferantenleistung zusammenfassen, um der Unternehmensführung einen besseren Überblick zu verschaffen.

Sie erhalten Live-Einblicke, keine nachträglichen Berichte, sodass Sie Probleme lösen können, bevor sie sich auf Ihr Projekt auswirken.

4. Stärken Sie das Risiko-, ESG- und Compliance-Management

Das Beschaffungsrisiko ist keine einmalige Bewertung, sondern ein kontinuierlicher Überwachungsprozess. Akirolabs hilft Ihnen:

• Lieferantenrisiken abbilden über Kategorien, Regionen und Projekte hinweg.
• Integrieren ESG-Metriken in Lieferanten-Scorecards und in die Entscheidungsfindung.
• Stellen Sie sicher Vertragserfüllung und Unternehmensführung durch strukturierte Genehmigungsworkflows.

Sie schützen Ihr Projekt vor Unterbrechungen der Lieferkette, Strafen bei Nichteinhaltung von Vorschriften und Reputationsrisiken.

5. Ermöglichen Sie die funktionsübergreifende Ausrichtung der Interessengruppen

Der Erfolg der Beschaffung hängt von der Abstimmung zwischen den Teams ab, nicht nur von der Prozesseffizienz. akirolabs bietet:

• Tools für die rollenbasierte Zusammenarbeit die Stakeholder in jeder Phase einbeziehen — von der Erfassung der Anforderungen bis zur Vertragsgenehmigung.
• Individuell anpassbare Umfragen und Stakeholder-Mapping um sicherzustellen, dass Geschäftsanforderungen erfasst und validiert werden.
• Funktionen für plattforminterne Kommunikation die E-Mail-Ketten und isoliertes Feedback eliminieren.
  

Sie bauen echte funktionsübergreifende Eigenverantwortung auf und stellen sicher, dass Beschaffungsentscheidungen auf die Projekt- und Geschäftsprioritäten abgestimmt sind.

6. Unterstützen Sie die kontinuierliche Verbesserung durch Wiederverwendung von Strategien und Lernschleifen

Akirolabs hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihre Beschaffung heute zu verwalten, sondern stärkt Ihre Kapazitäten für morgen:

• Speichern und Wiederverwendung erfolgreicher Beschaffungsstrategien projektübergreifend, ohne das Rad neu erfinden zu müssen.
• Dokument gelernte Lektionen und wenden Sie sie auf zukünftige Beschaffungspläne an.
• Benchmark-Leistung über Geschäftsbereiche, Kategorien oder Lieferanten hinweg.

Sie institutionalisieren Best Practices und kontinuierliche Verbesserung, macht die Beschaffung zu einem Treiber für wiederholbare Werte in Ihrer gesamten Organisation.

Sind Sie bereit, Ihr Beschaffungsprojektmanagement zu verbessern? Buchen Sie noch heute eine Akirolabs-Demo und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen, intelligenter zu planen, schneller auszuführen und mit Zuversicht zu liefern.

Fazit

Das Projektbeschaffungsmanagement ist ein strategischer Hebel, der den Projekterfolg vorantreibt. Wenn Sie die Beschaffung rationalisieren, Lieferantenrisiken proaktiv managen und vom ersten Tag an alle Beteiligten einbeziehen, halten Sie nicht nur den Zeitplan ein, sondern führen auch mit Zuversicht, kontrollieren die Kosten und steigern die Leistung auf ganzer Linie.

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