Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Unternehmen, in dem Sie immer die richtigen Materialien zur richtigen Zeit zum bestmöglichen Preis haben. Keine Verzögerungen, keine unnötigen Kosten — nur ein reibungsloser Ressourcenfluss, der für einen reibungslosen Betrieb sorgt. Das ist die Stärke eines effizienten Beschaffungsprozesses.

Die Beschaffung ist mehr als nur der Einkauf von Waren und Dienstleistungen; sie ist eine strategische Funktion, die sich direkt auf die Effizienz, das Kostenmanagement und den Gesamterfolg Ihres Unternehmens auswirkt. Ganz gleich, ob Sie Rohstoffe beschaffen, Lieferantenverträge aushandeln oder Lieferantenbeziehungen verwalten, jeder Schritt des Prozesses spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Geschäftskontinuität.

Aber wie bewältigen Sie die Komplexität der Beschaffung ohne unnötige Verzögerungen oder zu hohe Ausgaben? In diesem Leitfaden lernen Sie die wichtigsten Schritte kennen, die einen optimierten Beschaffungsprozess ausmachen — von der Bedarfsermittlung bis hin zur Steuerung der Lieferantenleistung. Wenn Sie diese Phasen verstehen, können Sie intelligentere Kaufentscheidungen treffen, Kosten optimieren und engere Beziehungen zu zuverlässigen Anbietern aufbauen.

Um vollständig zu verstehen, wie die Beschaffung den Geschäftserfolg beeinflusst, sollten wir zunächst ihre Definition und Rolle für die betriebliche Effizienz verstehen.

Definition der Beschaffung und ihrer Rolle im Geschäftsbetrieb

Die Beschaffung ist der strukturierte Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten aus externen Quellen, um den betrieblichen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Dazu gehören die Identifizierung von Anforderungen, die Beschaffung von Lieferanten, die Aushandlung von Verträgen, die Verwaltung von Bestellungen und die Sicherstellung einer termingerechten Lieferung bei gleichzeitiger Wahrung der Kosteneffizienz und der Qualitätsstandards.

Im Geschäftsbetrieb spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Ressourcen bei Bedarf verfügbar sind, ohne zu viel auszugeben oder Abstriche bei der Qualität zu machen. Dies wirkt sich direkt auf die Kostenkontrolle, die Effizienz der Lieferkette und die allgemeine Geschäftsleistung aus.

Ein gut verwalteter Beschaffungsprozess hilft Unternehmen, Risiken zu reduzieren, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt zu wahren. Ganz gleich, ob es um die Beschaffung von Rohstoffen für die Herstellung oder den Einkauf von IT-Dienstleistungen für den täglichen Betrieb geht, die Beschaffung ist eine grundlegende Funktion, die das Unternehmenswachstum und die Nachhaltigkeit unterstützt.

Nachdem wir nun wissen, worum es bei der Beschaffung geht, wollen wir untersuchen, wie sie die betriebliche Effizienz und die langfristige Leistung eines Unternehmens direkt beeinflusst.

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Wie beeinflusst die Beschaffung die betriebliche Effizienz?

Die Beschaffung ist nicht mehr nur eine Kostenstelle, sie ist ein strategischer Faktor für die Geschäftseffizienz. Für Beschaffungsexperten beinhaltet die Optimierung der betrieblichen Effizienz eine Kombination aus Kostenkontrolle, Zusammenarbeit mit Lieferanten, Risikominderung und digitaler Transformation.

So können Einkaufsleiter die Effizienz über das Wesentliche hinaus steigern:

1. Verwenden Sie Predictive Analytics für Nachfrageprognosen

Fortgeschrittene Beschaffungsteams verwenden KI-gestützte prädiktive Analysen, um Nachfrageschwankungen zu antizipieren und die Beschaffungsstrategien entsprechend anzupassen. Dies hilft, Überbestände zu reduzieren, Engpässe zu minimieren und den Cashflow zu optimieren.

Unternehmen, die maschinelles Lernen in die Beschaffung integrieren, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil, indem sie die Prognosegenauigkeit und die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern.

2. Stärkung des Leistungsmanagements für Lieferanten

Neben der traditionellen Lieferantenbewertung implementieren führende Unternehmen Supplier Performance Scorecards und Supplier Relationship Management (SRM) -Programme, um Transparenz und kontinuierliche Verbesserung zu fördern.

Mithilfe der Leistungsverfolgung in Echtzeit können Beschaffungsteams Ineffizienzen proaktiv beheben, die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und Verträge auf der Grundlage von tatsächlichen KPIs und nicht auf Annahmen neu aushandeln.

3. Strategisches Kostenmanagement, das über Verhandlungen hinausgeht

Experten gehen über einfache Preissenkungen hinaus und konzentrieren sich auf die Gesamtbetriebskosten (TCO), Lebenszykluskostenanalysen und Value Engineering, um die Effizienz zu maximieren. Dazu gehören:

• Einbindung von Lieferanten in der frühen Phase der Produktentwicklung für eine kostengünstige Materialbeschaffung.
• Implementierung von Sollkostenmodellen, um die Lieferantenpreise mit Industriestandards zu vergleichen.
• Einführung einer Null-basierten Budgetierung, um den Beschaffungsbedarf von Grund auf zu bewerten, anstatt frühere Budgets zu wiederholen.

4. Digitale Beschaffung und Prozessautomatisierung

Branchenführer setzen zunehmend auf Procurement 4.0 und integrieren cloudbasierte Beschaffungssuiten, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und Blockchain für intelligente Verträge.

Diese Technologien reduzieren manuelle Eingriffe, eliminieren redundante Genehmigungen und sorgen für einen nahtlosen Source-to-Pay-Prozess (S2P), wodurch die Betriebsgeschwindigkeit und Genauigkeit erheblich verbessert werden.

5. Risikominderung durch diversifizierte Lieferketten

Experten wissen, dass Einzelquellenabhängigkeiten Unternehmen Risiken aussetzen. Eine solide Beschaffungsstrategie beinhaltet:

• Multisourcing und Nearshoring zur Reduzierung geopolitischer Risiken.
• Überwachung der finanziellen Gesundheit der Lieferanten, um Störungen durch Insolvenzen zu verhindern.
• Rahmen für die Krisenreaktion, die eine schnelle Lieferantensubstitution in Notfällen gewährleisten.

6. Einbettung von Nachhaltigkeit in Beschaffungsstrategien

Bei moderner Beschaffungseffizienz geht es nicht nur um Kosteneinsparungen, sondern auch um nachhaltige Beschaffung. Eine ESG-konforme Beschaffung gewährleistet eine langfristige Widerstandsfähigkeit, indem sie ethischer Beschaffung, Lieferantenvielfalt und der Reduzierung des CO2-Fußabdrucks Priorität einräumt.

Einkaufsteams, die Nachhaltigkeitskennzahlen in die Lieferantenbewertung integrieren, verbessern sowohl den Ruf des Unternehmens als auch die langfristige finanzielle Stabilität.

Nachdem wir ein klares Verständnis dafür haben, wie die Beschaffung die Effizienz steigert, wollen wir die wichtigsten Phasen eines strukturierten und effektiven Beschaffungsprozesses aufschlüsseln.

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Phasen des Beschaffungsprozesses

Ein effizienter Beschaffungsprozess folgt einem strukturierten Ansatz, um die reibungslose Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten und gleichzeitig die Kostenkontrolle, die Zuverlässigkeit der Lieferanten und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Im Folgenden sind die wichtigsten Phasen des Beschaffungsprozesses und ihre Bedeutung für die Optimierung des Geschäftsbetriebs aufgeführt.

1. Benötigt Anerkennung

Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Identifizierung und Definition der Anforderungen der Organisation. Diese Phase beinhaltet:

• Erkennen des Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen, sei es für Routinebetriebe, projektbezogene Anforderungen oder strategische Initiativen.
• Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern zur Festlegung von Spezifikationen, Mengen und Budgetüberlegungen.
• Prognostizieren Sie die Nachfrage auf der Grundlage historischer Daten und zukünftiger Geschäftsziele, um eine Über- oder Unterbeschaffung zu verhindern.

Ein proaktiver Prozess zur Bedarfserkennung gewährleistet eine zeitnahe Beschaffung und verhindert Betriebsunterbrechungen aufgrund von Ressourcenknappheit.

2. Bestellanforderung und Genehmigung

Sobald der Bedarf festgestellt wurde, wird eine formelle Bestellanforderung erstellt und zur Genehmigung eingereicht. Dies beinhaltet:

• Vorbereitung eines internen Bestellanforderungsdokuments, in dem die Artikelbeschreibung, die Menge, die geschätzten Kosten und die Begründung für die Beschaffung detailliert sind.
• Weiterleitung der Anfrage über geeignete Genehmigungskanäle, um sicherzustellen, dass sie den Budgetbeschränkungen und Geschäftsprioritäten entspricht.
• Implementierung automatisierter Genehmigungsworkflows zur Steigerung der Effizienz und zur Vermeidung unnötiger Verzögerungen.

In dieser Phase wird die Kontrolle über die Beschaffungsausgaben eingeführt und sichergestellt, dass die Einkäufe den finanziellen und operativen Zielen des Unternehmens entsprechen.

3. Bewertung und Auswahl von Lieferanten

Die Auswahl des richtigen Lieferanten ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Produktqualität, Wirtschaftlichkeit und zuverlässigen Service. Diese Phase beinhaltet:

• Identifizierung des Lieferanten: Recherchieren Sie potenzielle Lieferanten anhand der benötigten Waren/Dienstleistungen.
• Angebotsanfrage (RFQ) oder Angebotsanfrage (RFP): Einholen von Angeboten und Vorschlägen von Lieferanten, die in die engere Wahl kommen.
• Bewertung und Vergleich: Bewertung von Lieferanten auf der Grundlage von Preisen, Produktqualität, Lieferfristen und Einhaltung von Industriestandards.
• Verhandlung und Vertragsabschluss: Sicherung günstiger Konditionen, Preisverhandlung und Formalisierung von Vereinbarungen durch Verträge.

Ein strategischer Lieferantenauswahlprozess minimiert Risiken, gewährleistet Kosteneffizienz und fördert langfristige Lieferantenbeziehungen.

4. Verwaltung der Bestellungen

Nach Auswahl des Lieferanten wird die Bestellung (PO) ausgestellt, um die Beschaffung formell zu autorisieren. Dieser Schritt beinhaltet:

• Erstellung und Versand der Bestellung an den ausgewählten Lieferanten mit detaillierten Produktspezifikationen, vereinbarten Preisen und Lieferbedingungen.
• Auftragsverfolgung und Lieferantenkoordination, um eine termingerechte Erfüllung sicherzustellen und mögliche Verzögerungen zu beheben.
• Empfang und Prüfung der Waren/Dienstleistungen bei der Lieferung, um Qualität, Konformität und Menge anhand der Bestellung zu überprüfen.

Ein gut verwalteter Bestellprozess stellt sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt bleiben und gleichzeitig Unstimmigkeiten und Streitigkeiten reduziert werden.

5. Rechnungs- und Zahlungsabwicklung

Sobald Waren oder Dienstleistungen eingegangen und verifiziert sind, wird die Lieferantenrechnung zur Zahlung bearbeitet.

Diese Phase besteht aus:

• Dreiwege-Matching: Beim Vergleich der Bestellung, der Lieferantenrechnung und der Waren wurde eine Notiz angezeigt, um die Richtigkeit sicherzustellen, bevor die Zahlung genehmigt wird.
• Genehmigung und Versöhnung: Überprüfung von Unstimmigkeiten (falls vorhanden), Behebung von Problemen und Sicherstellung der Einhaltung der Zahlungsbedingungen.
• Zahlungsabwicklung: Freigabe der Zahlung an den Lieferanten gemäß den vereinbarten Bedingungen und Führung der Finanzunterlagen für Audits.

Ein ordnungsgemäßes Rechnungsmanagement verhindert Überzahlungen, reduziert finanzielle Risiken und sorgt für gute Lieferantenbeziehungen.

6. Aktivitäten nach der Beschaffung

Über den Abschluss der Transaktion hinaus müssen die Einkaufsteams die Leistung der Lieferanten bewerten und Aufzeichnungen für zukünftige Verbesserungen führen. Dies beinhaltet:

• Bewertung der Lieferantenleistung: Überprüfung der Lieferfristen, der Produktqualität und der Einhaltung der Vertragsbedingungen.
• Dokumentation und Einhaltung der Vorschriften für die Beschaffung: Archivierung von Verträgen, Rechnungen und Prüfprotokollen zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur späteren Bezugnahme.
• Kontinuierliche Verbesserung: Analyse von Beschaffungsdaten, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern und zukünftige Beschaffungsstrategien zu optimieren.

Die Analyse nach der Beschaffung stellt sicher, dass die aus früheren Einkäufen gewonnenen Erkenntnisse genutzt werden, um die Effizienz und die Entscheidungsfindung in zukünftigen Beschaffungszyklen zu verbessern.

Diese Beschaffungsphasen sind zwar entscheidend für den betrieblichen Erfolg, der Einsatz fortschrittlicher Technologie kann jedoch die Prozesse weiter rationalisieren und die Entscheidungsfindung verbessern.

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Wie kann Akirolabs beim Beschaffungsprozess helfen?

Bei der Beschaffung geht es nicht mehr nur um Kosteneinsparungen — es geht darum, langfristige Werte zu schaffen, Innovationen voranzutreiben und sich an den Geschäftszielen auszurichten.

Akirolabs, eine preisgekrönte KI-gestützte Beschaffungsplattform, verwandelt die Beschaffung von einer taktischen Notwendigkeit in ein strategisches Kraftpaket.

Mit KI-gestützten Funktionen können Beschaffungsteams tiefere Einblicke gewinnen, Abläufe rationalisieren und fundiertere Entscheidungen treffen.

• Datengestützte Entscheidungsfindung

Nutzen Sie KI-gestützte Analysen, um aussagekräftige Erkenntnisse aus Ausgabendaten, Lieferantenleistungen und Markttrends zu gewinnen. Eine intelligentere, schnellere Entscheidungsfindung führt zu Kostenoptimierung und verbesserten Beschaffungsstrategien.

• Beschleunigte Strategieentwicklung

Mit Akirolabs' Die Beschaffungsteams des KI-Co-Piloten AkiroAssist können schnell und präzise maßgeschneiderte, datengestützte Strategien entwickeln und die Beschaffungsbemühungen an den Unternehmenszielen ausrichten.

• Erweiterte Szenariomodellierung

Bewerten Sie Kompromisse zwischen Kosten, Qualität und Nachhaltigkeit, indem Sie mehrere Beschaffungsszenarien simulieren. Die KI-gestützte Modellierung gewährleistet optimale Beschaffungsergebnisse und mindert gleichzeitig Risiken.

• Reibungslose funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Optimieren Sie die Kommunikation und bringen Sie die Stakeholder mit zentralisierten Tools zusammen, die eine bessere Teamarbeit, Transparenz und Effizienz in Beschaffungsprozessen fördern.

• Stärkere Lieferantenbeziehungen

KI hilft dabei, leistungsstarke Lieferanten zu identifizieren, Risiken zu bewerten und Partnerschaften für eine langfristige Wertschöpfung zu optimieren, um Zuverlässigkeit und Widerstandsfähigkeit der Lieferkette sicherzustellen.

• Nachhaltige Beschaffungsstrategien

Integrieren Sie ESG-Kennzahlen (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) in Beschaffungsentscheidungen, um Beschaffungsstrategien nachhaltiger zu gestalten und sie an den Zielen der Unternehmensverantwortung auszurichten.

• Leistungsverfolgung in Echtzeit

Verwenden Sie interaktive Dashboards, um wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu überwachen, den Beschaffungsfortschritt zu verfolgen und Strategien zur kontinuierlichen Verbesserung dynamisch anzupassen.

• KI-gestützte Innovation

Gehen Sie über traditionelle Beschaffungsansätze hinaus, indem Sie KI nutzen, um Kosteneinsparungsmöglichkeiten, Innovationspotenziale und kontinuierliche Prozessverbesserungen zu erkunden.

Fazit

Ein klar definierter Beschaffungsprozess ist mehr als nur der Einkauf — er ist eine strategische Funktion, die Kosteneffizienz, Betriebskontinuität und starke Lieferantenpartnerschaften gewährleistet. Jeder Schritt, von der Identifizierung der Bedürfnisse bis zur Bewertung der Lieferantenleistung, spielt eine entscheidende Rolle bei der Minimierung von Risiken und der Maximierung des Nutzens.

Durch die Einführung strukturierter Beschaffungspraktiken können Unternehmen die Finanzkontrolle verbessern, Abläufe rationalisieren und die Entscheidungsfindung verbessern. Die Nutzung datengestützter Erkenntnisse, Automatisierung und strategischer Beschaffung ermöglicht es Unternehmen, über den transaktionalen Einkauf hinauszugehen und einen agileren, nachhaltigeren und zukunftsfähigeren Beschaffungsrahmen aufzubauen.

Die Beherrschung dieser Beschaffungsphasen ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu stärken und Beschaffungsstrategien an langfristigen Geschäftszielen auszurichten. So wird die Beschaffung als wichtiger Wachstumstreiber und Wettbewerbsvorteil positioniert.

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