Haben Sie sich jemals gefragt, wie Unternehmen ihre Einkäufe verfolgen und reibungslose Transaktionen sicherstellen?

Hier kommen Purchase Orders (POs) ins Spiel.

Egal, ob Sie Käufer oder Verkäufer sind: Wenn Sie wissen, wie eine Bestellung funktioniert, können Sie unerwartete Kosten, fehlende Artikel und Kommunikationsfehler vermeiden.

In diesem Leitfaden erläutern wir, wie eine Bestellung funktioniert, welche Arten von POs es gibt und warum sie sowohl für Käufer als auch für Verkäufer unerlässlich sind. Am Ende werden Sie wissen, wie Sie PoS verwenden können, um Ihren Beschaffungsprozess zu rationalisieren und intelligentere Transaktionen sicherzustellen.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung (PO) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das von einem Käufer erstellt und an einen Verkäufer gesendet wird, um bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu einem vorher festgelegten Preis förmlich anzufordern. Es beschreibt die Einzelheiten des Kaufs und bereitet die Voraussetzungen für einen transparenten und einvernehmlich vereinbarten Umtausch.

Stellen Sie sich eine Bestellung als Ihren „Einkaufswagen“ auf einer E-Commerce-Website vor — sie ist im Wesentlichen eine Liste dessen, was Sie kaufen möchten. Es vermittelt die Absicht des Käufers, eine bestimmte Menge an Waren oder Dienstleistungen vom Lieferanten zu einem vereinbarten Preis zu kaufen.

Sobald der Verkäufer die Bestellung akzeptiert hat, wird sie in einen Vertrag umgewandelt, der die Verpflichtung zwischen beiden Parteien festigt.

Die Rolle der PO bei der Sicherstellung von Engagement und Schutz

Die Bedeutung einer PO liegt in ihrer Fähigkeit, die Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer zu festigen. Eine Bestellung sorgt für Klarheit und gegenseitiges Verständnis, indem sie die Einzelheiten einer Transaktion akribisch detailliert beschreibt. Sobald sie akzeptiert ist, wird sie zu einem rechtlich durchsetzbaren Vertrag, der beide Parteien schützt, indem sie:

• Schutz des Käufers: Eine Bestellung schützt Käufer vor unerwarteten Kostenerhöhungen oder Verzögerungen, indem sie den vereinbarten Preis und die vereinbarten Lieferbedingungen garantiert. Sie hilft auch bei der Haushaltsverwaltung, indem sie Mittel für die beabsichtigte Auftragsvergabe vorsieht und so eine Überschreitung der Ausgaben verhindert.
• Den Verkäufer schützen: Bei einer akzeptierten Bestellung hat der Verkäufer die Zusicherung, dass die Zahlung bei Erfüllung der Bestellung gemäß den vereinbarten Bedingungen erfolgt.
• Streitbeilegung: Bei Unstimmigkeiten dient die PO als zuverlässiger Bezugspunkt, der die vereinbarten Bedingungen klarstellt und die Lösung erleichtert. Es entsteht eine Papierspur, die als Bezugspunkt verwendet werden kann.
• Vermeidung doppelter Bestellungen: POs helfen dabei, doppelte Bestellungen und unerwartete Rechnungen zu vermeiden.
• Rationalisierung von Prozessen: Sie rationalisieren die Beschaffungsprozess und stellen Sie sicher, dass alle Käufe autorisiert sind.

Im Wesentlichen formalisiert die PO den Kaufprozess und ermöglicht so die Verfolgung des Fortschritts und die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien.

Ablauf der Bestellung

Nachdem Sie nun wissen, was eine Bestellung ist, gehen wir Schritt für Schritt durch, wie POs von der Anfrage zur Genehmigung übergehen, um ein nahtloses Einkaufserlebnis zu gewährleisten.

Schritte im Prozess

Der Bestellvorgang kann zwar je nach Größe, Struktur und Ausgabenbedarf eines Unternehmens variieren, aber von der Feststellung des Bedarfs bis zur Zahlung gibt es gemeinsame Schritte:

1. Identifikation/Kaufanforderung benötigen: Eine Abteilung identifiziert einen Bedarf und erstellt eine Bestellanforderung, in der Artikel, Lieferant, Menge und geschätzte Kosten detailliert aufgeführt sind.
2. Zulassung: Die Anforderung wird zur Genehmigung durch die zuständigen Manager und die Buchhaltung weitergeleitet. Die Genehmigung gewährleistet die Übereinstimmung mit Budgets und Richtlinien.
3. Auswahl des Anbieters: Wenn ein Anbieter nicht vorab genehmigt wurde, findet ein Auswahlverfahren (möglicherweise mit Ausschreibungen) statt.
4. PO-Erstellung: Eine Bestellung wird auf der Grundlage der genehmigten Anforderung erstellt, einschließlich Bestellnummer, Daten, Artikeldetails, Preisen und Bedingungen.
5. Ausgabe: Die Bestellung wird an den Lieferanten gesendet, der sich formell zum Kauf verpflichtet.
6. Verbindlicher Vertrag: Nach der Annahme wird die Bestellung zu einem rechtsverbindlichen Vertrag.
7. Lieferung/Quittung: Der Lieferant liefert die Waren oder Dienstleistungen, die dann geprüft werden.
8. Dreiwege-Matching: Die Bestellung, die Rechnung und der Empfangsbericht werden verglichen, um die Richtigkeit sicherzustellen.
9. Bezahlung: Rechnungen werden gemäß den Bestellbedingungen geprüft und bezahlt.
10. PO-Schließung: Die Bestellung ist abgeschlossen und die Transaktion wird als abgeschlossen markiert.

Lesen Sie auch: Den Prozess, die Bedeutung und die Bedeutung des Lieferantenmanagements verstehen.

Arten von Bestellungen

Nicht alle Bestellungen sind gleich. Je nach Situation verwenden Unternehmen unterschiedliche Arten von POs. Lassen Sie uns die wichtigsten Varianten untersuchen und erläutern, wann die einzelnen verwendet werden sollten.

1. Bestellung (SPO)

Eine Standardbestellung (SPO) wird für einmalige Käufe verwendet, wenn der Käufer genau weiß, was er benötigt, einschließlich Menge und Preis. Sobald der Verkäufer die Bestellung akzeptiert hat, muss er die angegebene Bestellung ausführen. Diese eignen sich am besten für einfache, unkomplizierte Einkäufe.

2. Geplante Bestellung (PPO)

Eine geplante Bestellung (PPO) wird verwendet, wenn zukünftige Bedürfnisse vorhergesagt werden, ohne dass alle Details abgeschlossen sind. Es schätzt zukünftige Anforderungen und spezifiziert das Produkt und den allgemeinen Zeitrahmen. Mengen und genaue Liefertermine können später für die Bestandsplanung angepasst werden.

3. Rahmenbestellung (BPO)

Eine Blanket Purchase Order (BPO) gilt für wiederkehrende Käufe bei einem bestimmten Anbieter über einen bestimmten Zeitraum. Sie ermöglicht mehrere Lieferungen zu vorher festgelegten Preisen und legt ein Ausgabenlimit fest. BPOs eignen sich ideal für den laufenden Bedarf wie Bürobedarf, und werden nach Bedarf veröffentlicht.

4. Vertragsbestellung (CPO)

Eine Contract Purchase Order (CPO) legt spezifische Bedingungen für zukünftige Transaktionen fest. Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung, die Preis- und Qualitätsstandards festlegt. Käufe werden dann auf der Grundlage dieses Vertrags getätigt, häufig im Rahmen von Standardbestellungen, wodurch eine einheitliche Preisgestaltung und ein einheitlicher Service gewährleistet werden.

Vorteile der Verwendung von Bestellungen

Warum sollten Sie sich die Mühe machen, Bestellungen zu verwenden? Die Antwort liegt in ihren zahlreichen Vorteilen für Käufer und Verkäufer. Lassen Sie uns die wichtigsten Vorteile aufschlüsseln.

Für Käufer:

• Verbesserte Bestandsverwaltung: PoS ermöglichen es Käufern, Bestellungen effektiv zu verfolgen, um eine pünktliche Lieferung zu gewährleisten und Fehlbestände oder Überbestände zu minimieren. Sie helfen, doppelte Bestellungen und unerwartete Rechnungen zu vermeiden.
• Vorteilhafte Zahlungsbedingungen: PoS können die Aushandlung besserer Zahlungsbedingungen mit Lieferanten erleichtern, den Cashflow optimieren und es Unternehmen ermöglichen, „jetzt zu kaufen, später zu zahlen“.
• Verbesserte Budgetkontrolle: Da POs vor Käufen eine Genehmigung einfordern, tragen sie dazu bei, die Ausgaben im Rahmen der zugewiesenen Budgets zu halten, unbefugte Ausgaben zu verhindern und einen besseren Überblick über die Ausgaben zu bieten.
• Sendungsverfolgung: PoS ermöglichen die Überwachung eingehender Bestellungen, einschließlich der Liefertermine, um sicherzustellen, dass die Lieferungen bei Bedarf ankommen.
• Detaillierter Audit-Trail: POs bieten interne/externe Audits und Compliance-Unterlagen an.
• Präzise Finanzverfolgung: POs ermöglichen die Kostenverfolgung und fundierte Entscheidungsfindung.
• Preisüberwachung: POs helfen dabei, plötzliche Preiserhöhungen zu erkennen und ermöglichen so ein besseres Kostenmanagement.

Für Verkäufer:

• Vereinfachte Inventarverwaltung: POs bieten Verkäufern präzise Bestellprognosen, die eine effiziente Bestandsplanung, reduzierte Lagerkosten und eine optimierte Auftragsabwicklung ermöglichen.
• Rechtliche Sicherheit: Akzeptierte Bestellungen dienen als rechtsverbindliche Verträge, die Verkäufern die Sicherheit bieten, dass sie bei Erfüllung der Bestellung bezahlen und Kredite gewähren können.
• Bessere Kundenbeziehungen: Die Bereitstellung von PoS optimiert die Kommunikation und sorgt für klare Erwartungen, wodurch stärkere und zuverlässigere Kundenbeziehungen gefördert werden.
• Optimierte Kommunikation: POs fördern klare und transparente Interaktionen mit Käufern.
• Detaillierter Audit-Trail: POs erstellen für Audits eine dokumentierte Aufzeichnung jedes Verkaufs.
• Präzise Finanzverfolgung: PoS optimieren Abstimmungen, Prognosen und Berichte.
• Verfolgen Sie Sendungen einfach: POs helfen dabei, Ihre Sendungen mit eindeutigen Bestellnummern zu verfolgen, die die Nachverfolgung Ihrer Sendung erleichtern.
• Spart Zeit: POs sparen Zeit, indem sie Hin und Her überflüssig machen und einen reibungslosen Kaufprozess für beide Parteien gewährleisten.

Eine Bestellung erstellen

Die Erstellung einer PO umfasst mehrere wichtige Schritte, um Genauigkeit, Klarheit und rechtliche Durchsetzbarkeit sicherzustellen. Unabhängig davon, ob Sie spezielle Software oder eine einfache Tabelle verwenden, ist es entscheidend, die wichtigsten Elemente zu berücksichtigen.

Wesentliche Elemente:

Eine umfassende Bestellung enthält in der Regel die folgenden wichtigen Details:

• PO-Nummer: Eine eindeutige Kennung für die einfache Nachverfolgung.
• Datum der Ausgabe: Gibt an, wann die Bestellung erstellt wurde.
• Informationen zum Käufer: Enthält den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des kaufenden Unternehmens.
• Informationen zum Verkäufer: Gibt den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Anbieters an.
• Aufgeschlüsselte Liste: Bietet eine klare Beschreibung jedes Artikels oder jeder bestellten Dienstleistung, einschließlich Menge, Stückpreis und Gesamtkosten.
• Lieferadresse: Gibt an, wohin die Waren geliefert werden sollen.
• Rechnungsadresse: Gibt an, wohin die Rechnung gesendet werden soll.
• Zahlungsbedingungen: Beschreibt den vereinbarten Zahlungsplan und die vereinbarten Zahlungsmethoden.
• Datum der Lieferung: Gibt den voraussichtlichen Liefertermin für die Waren oder Dienstleistungen an.
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Dazu gehören alle spezifischen Bedingungen für den Kauf.

Tools zum Erstellen von POs:

• Software für Bestellungen: Eine spezielle PO-Software bietet automatisierte Workflows, Genehmigungsprozesse, Lieferantenmanagement und Berichtsfunktionen. Dies ist ideal für größere Unternehmen mit komplexen Beschaffungsanforderungen.
• Word- oder Excel-Vorlagen: Für kleinere Unternehmen kann die Verwendung vorgefertigter Vorlagen in Microsoft Word oder Excel eine kostengünstige Lösung sein. Diese Vorlagen können angepasst und für die zukünftige Verwendung gespeichert werden.

POs im Vergleich zu verwandten Dokumenten verstehen

Bestellungen funktionieren nicht isoliert — sie werden oft mit Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten verwechselt. Hier erfahren Sie, wie sie sich vergleichen und wo sie jeweils in die Liste passen Beschaffungsprozess.

Bestellung im Vergleich zu Rechnung

Merkmal

Bestellung

Rechnung

Ersteller

Käufer

Verkäufer

Zweck

Anfrage zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen

Zahlungsaufforderung für Waren oder Dienstleistungen

Zeitlicher Ablauf

Vor der Transaktion

Nach der Bereitstellung von Waren/Dienstleistungen

Schlüsselfunktion

Angebot zum Kauf

Bitte um Zahlung

Bestellung im Vergleich zu Bestellanforderung

Merkmal

Bestellung

Bestellanforderung

Ersteller

Käufer (Einkaufsabteilung)

Interner Mitarbeiter/Abteilung

Zweck

Formelle Bestellung an einen Verkäufer

Interne Kaufanfrage

Geltungsbereich

Extern (an Anbieter gesendet)

Intern

Schlüsselfunktion

Autorisiert einen Kauf

Fordert die Genehmigung für einen möglichen Kauf an

Bestellung im Vergleich zu Kundenauftrag

Merkmal

Bestellung

Verkaufsauftrag

Ersteller

Käufer

Verkäufer

Zweck

Anfrage zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen

Bestätigung der Auftragsannahme

Zeitlicher Ablauf

Vom Käufer gesendet

Erstellt vom Verkäufer nach Erhalt der Bestellung

Schlüsselfunktion

Initiiert den Kaufprozess

Bestätigt und verpflichtet sich zur Ausführung der Bestellung

Automatisierung und Verbesserung des Bestellprozesses

Angesichts des technologischen Fortschritts entfernen sich Unternehmen von manuellen PoS und setzen auf Automatisierung. Schauen wir uns an, wie die Automatisierung die Genauigkeit, Effizienz und das gesamte Beschaffungsmanagement verbessert.

Vorteile der Automatisierung von PoS

• Zeitersparnis: Die Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben und entlastet das Personal für strategische Aktivitäten.
• Reduzierung von Fehlern: Automatisierte Systeme minimieren menschliche Fehler, indem sie die Datenkonsistenz sicherstellen.
• Verfolgung in Echtzeit: Bietet Transparenz in Echtzeit für proaktive Überwachung und schnellere Entscheidungen.
• Kosteneinsparungen: Optimierte Prozesse senken die Kosten und geben Teams mehr Zeit für wichtige Analysen.

Strategien zur Verfolgung und Verbesserung von POs durch Systemintegration

• Integrieren Sie in Buchhaltungssysteme: Die Integration des PO-Systems in die Buchhaltungssoftware optimiert die Rechnungsverarbeitung, automatisiert den Abgleich und gewährleistet eine genaue Finanzberichterstattung.
• Lieferantenportale: Lieferantenportale ermöglichen es Anbietern, Bestellungen einzusehen, Rechnungen einzureichen und den Zahlungsstatus online zu verfolgen, wodurch die Kommunikation verbessert und manuelle Anfragen reduziert werden.
• Leistungskennzahlen: Richten Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) ein, um die Effektivität des Bestellprozesses zu messen, z. B. Bestellzykluszeit, Rechnungsgenauigkeit und Kosteneinsparungen.
• Reguläre Bewertungen: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen des PO-Prozesses durch, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren, bewährte Verfahren umzusetzen und sich an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen.
• Automatisierte Arbeitsabläufe: Implementieren Sie automatisierte Workflows, um Bestellungen zur Genehmigung weiterzuleiten, Rechnungen abzugleichen und Benachrichtigungen auszulösen, um den Prozess zu rationalisieren.
• Mobile Erreichbarkeit: Bieten Sie mobilen Zugriff auf das PO-System, sodass Benutzer Bestellungen von überall aus erstellen, genehmigen und verfolgen können, was die Reaktionsfähigkeit verbessert.
• Automatisierter Dreiwege-Matching: Integrieren Sie Systeme, um den Drei-Wege-Abgleich für die Überprüfung von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferbelegen zu automatisieren und so die Sicherheit zu erhöhen.

Bewährte Methoden im Bestellmanagement

Um die Effektivität von Bestellungen zu maximieren, müssen Unternehmen bestimmte bewährte Verfahren befolgen. Im Folgenden finden Sie einige von Experten unterstützte Strategien zur Verbesserung des PO-Managements und zur Vermeidung häufiger Fallstricke.

• Standardisieren Sie Ihren Prozess: Richten Sie für jeden Kauf einen klaren und wiederholbaren Bestellvorgang ein, einschließlich Richtlinien und erforderlicher Details.
• Evaluieren und verbessern Sie den aktuellen PO-Prozess: Überprüfen Sie das PO-Management, analysieren Sie Herausforderungen und verfolgen und melden Sie Aktivitäten, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.
• Interne und externe Bestätigung erhalten: Teilen Sie die Bedürfnisse mit und bestätigen Sie die Bestelldetails für eine korrekte und pünktliche Lieferung.
• Stellen Sie die Qualität bei der Lieferung sicher: Prüfen Sie die Waren nach Erhalt, notieren Sie Ausnahmen und priorisieren Sie die Qualität während des gesamten Prozesses.
• Ausgaben verfolgen und auswerten: Analysieren Sie Einkaufsdaten, um die Effektivität zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Überwachen Sie die Leistung Ihrer Lieferanten: Bewerten Sie die Lieferantenleistung anhand von KPIs, um Qualität und Zuverlässigkeit sicherzustellen.
• Prognostizierte Nachfrage: Analysieren Sie Daten, um die zukünftige Nachfrage vorherzusagen und die Lagerbestände entsprechend anzupassen.
• Legen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest: Definieren Sie Rollen für alle am Bestellvorgang beteiligten Mitarbeiter, um Fehler und Verzögerungen zu minimieren.
• Optimieren Sie den Genehmigungsprozess: Automatisieren Sie Genehmigungsprozesse, reduzieren Sie Genehmigungsquoten oder delegieren Sie Befugnisse, um Verzögerungen zu minimieren.
• Verwenden Sie die Software zur Auftragsverwaltung: Automatisieren Sie Beschaffungsprozesse mit PO-Software, um Aktivitäten zu zentralisieren und die Nachverfolgung in Echtzeit zu ermöglichen.

Lesen Sie auch: Wichtige KPIs und Metriken für den Einkauf, die 2025 gemessen werden müssen

Fazit

Ein gut verwalteter Bestellprozess bietet einen strukturierten Rahmen für die Beschaffung und gewährleistet eine klare Kommunikation, eine genaue Nachverfolgung und rechtlich einwandfreie Transaktionen.

Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das einfache Vorlagen verwendet, oder ein großes Unternehmen, das ausgefeilte Automatisierungstools nutzt, die Implementierung von Best Practices im PO-Management kann die Effizienz erheblich verbessern, Kosten senken und engere Lieferantenbeziehungen fördern.

Indem Unternehmen die Macht von Bestellungen nutzen und kontinuierlich nach Prozessverbesserungen streben, können sie erheblichen Mehrwert erschließen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Um Ihre Beschaffungsstrategie auf die nächste Stufe zu heben, sollten Sie sich überlegen, wie Akirolabs kann Ihre PO-Prozesse mit KI-gestützter Marktinformation, kollaborativen Workflows und Echtzeit-Dashboards revolutionieren.

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