In der heutigen schnelllebigen Welt geht es bei der Beschaffung nicht nur darum, Dinge zu kaufen, sondern es ist ein leistungsstarkes Tool, das Unternehmen hilft, Geld zu sparen, effizienter zu arbeiten und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Eine strenge Beschaffungsstrategie kann Kosten senken, die Lieferantenbeziehungen verbessern und Risiken reduzieren, was Unternehmen einen echten Vorteil verschafft.

Aber ohne einen klaren Plan kann die Beschaffung chaotisch, teuer und voller Probleme werden. Aus diesem Grund benötigen Unternehmen einen einfachen, strukturierten Ansatz, um bessere Beschaffungsentscheidungen zu treffen, Lieferanten mit Bedacht zu verwalten und dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft.

In diesem Artikel wird ein strukturierter Ansatz zur Entwicklung einer erfolgreichen Beschaffungsstrategie vorgestellt, der mit relevanten Statistiken angereichert ist, die die Bedeutung der einzelnen Schritte unterstreichen.

Was ist eine Beschaffungsstrategie?

Eine Beschaffungsstrategie ist ein strukturierter Ansatz für die Beschaffung und den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, der den umfassenderen Geschäftszielen eines Unternehmens entspricht. Sie beschreibt Prozesse, Techniken des Lieferantenmanagements und Methoden zur Ressourcenzuweisung, um Kosten zu optimieren, Risiken zu minimieren und die betriebliche Effizienz sicherzustellen.

Arten von Beschaffungsstrategien

1. Kostenorientierte Strategie

Es minimiert die Beschaffungskosten, indem es Großeinkäufe nutzt, bessere Tarife aushandelt oder Lieferanten konsolidiert. Dieser Ansatz ist ideal für Unternehmen, die der Rentabilität Priorität einräumen, erfordert jedoch ein sorgfältiges Management, um Qualitätseinbußen zu vermeiden.

2. Qualitätsorientierte Strategie

Es betont Beschaffung hochwertige Waren oder Dienstleistungen, auch zu höheren Kosten. Unternehmen setzen es häufig in Branchen wie dem Luxuseinzelhandel und der Luft- und Raumfahrt ein, in denen herausragende Produkte für Kundenzufriedenheit und Markenreputation von entscheidender Bedeutung sind.

3. Risikomanagement-Strategie

Es zielt darauf ab, Schwachstellen in der Lieferkette zu minimieren, indem die Lieferanten diversifiziert und Notfallpläne umgesetzt werden. Dieser Ansatz ist für Branchen, die anfällig für Störungen sind, wie z. B. das verarbeitende Gewerbe und die Pharmaindustrie, von entscheidender Bedeutung.

4. Nachhaltige Strategie

Eine nachhaltige Strategie integriert ökologische und soziale Aspekte in Beschaffungsentscheidungen. Indem Unternehmen ihre Produkte von umweltfreundlichen und ethischen Lieferanten beziehen, tragen sie zur CSR bei und erfüllen die wachsenden ESG-Compliance-Anforderungen.

5. Innovative Beschaffungsstrategie

Es priorisiert die Einführung modernster Technologien und fördert kollaborative Lieferantenpartnerschaften. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, sind häufig marktführend, indem sie die Produktdifferenzierung und die betriebliche Effizienz fördern.

Zweck der Beschaffungsstrategie

Eine klar definierte Beschaffungsstrategie dient mehreren Hauptzwecken, darunter:

• Kostenoptimierung: Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten durch strategische Beschaffungs- und Lieferantenverhandlungen.
• Risikomanagement: Minderung der Risiken im Zusammenhang mit Unterbrechungen der Lieferkette und Compliance-Problemen.
• Betriebliche Effizienz: Rationalisierung der Beschaffungsprozesse zur Steigerung der Produktivität.
• Nachhaltigkeitsziele: Unterstützung der Ziele der Unternehmensverantwortung durch ethische und nachhaltige Beschaffung.
• Wettbewerbsvorteil: Nutzung der strategischen Beschaffung, um die Konkurrenz zu übertreffen, indem ein höherer Wert erzielt wird.

Um eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie zu entwickeln, müssen Unternehmen einen strukturierten Ansatz verfolgen, der Unternehmen bei der Ausarbeitung und Umsetzung eines umfassenden und effektiven Beschaffungsrahmens unterstützt.

Wie baut man eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie auf?

Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung zum Aufbau einer effektiven Beschaffungsstrategie:

1. Führen Sie eine aktuelle Analyse durch

• Evaluieren Sie Prozesse auf Ineffizienzen: Bewerten Sie Arbeitsabläufe und Beschaffungspraktiken, um Engpässe und Ineffizienzen zu lokalisieren.
• Analysieren Sie Ausgabendaten und Kostenbewertungen: Ungefähr 82% der Einkaufsleiter berichten von einem schlechten Management der indirekten Ausgaben. Die Überprüfung dieser Daten bietet wertvolle Möglichkeiten zur Kosteneinsparung.
• Aktuelle Ausgaben dokumentieren: Die Führung umfassender Aufzeichnungen über die Beschaffungsaktivitäten liefert wichtige Erkenntnisse für die zukünftige Planung.

2. Ermitteln Sie die organisatorischen Bedürfnisse

Die klare Definition der Geschäftsanforderungen gewährleistet die Abstimmung der Beschaffungsziele mit den Unternehmenszielen.

• An der Geschäftsstrategie ausrichten: Stellen Sie sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten die Mission und die Gesamtziele des Unternehmens ergänzen.
• Kategorisieren Sie den Beschaffungsbedarf: Nutzen Sie Tools wie die Kategorie Positionierungsmatrix um Geschäftsanforderungen zu priorisieren.
• Bewerten Sie die Bedingungen auf dem Angebotsmarkt: Verwenden Sie strategische Rahmenbedingungen wie Porters Five Forces, um Markttrends und den Lieferantenwettbewerb zu bewerten.

3. Stakeholder einbeziehen

Die Einbindung von Stakeholdern fördert die Zusammenarbeit und gewährleistet die Ausrichtung auf die Unternehmensziele.

• Identifizieren Sie die wichtigsten Interessengruppen und arbeiten Sie mit ihnen zusammen: Bauen Sie Beziehungen zu internen Teams, Lieferanten und externen Partnern auf.
• Managen Sie die Erwartungen Ihrer Stakeholder: Effektive Kommunikation hilft, Erwartungen aufeinander abzustimmen und Konflikte frühzeitig zu lösen.
• Nutzen Sie das Feedback der Stakeholder: Nutzen Sie die Erkenntnisse der Interessengruppen, um eine effektivere und besser abgestimmte Beschaffungsstrategie zu entwickeln.

4. Definieren Sie Geschäftsziele

Die Festlegung von Beschaffungszielen gibt eine klare Richtung vor und stellt sicher, dass die strategischen Prioritäten im Mittelpunkt stehen.

• Setze dir SMART-Ziele: Legen Sie spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Beschaffungsziele fest.
• Ziele an der Geschäftsstrategie ausrichten: Stellen Sie sicher, dass die Beschaffungsziele die umfassendere Mission und die Wachstumsziele des Unternehmens unterstützen.
• In CSA festgestellte Lücken beheben: Entwickeln Sie umsetzbare Strategien, um Schwächen und Ineffizienzen im Beschaffungswesen zu beheben.

5. Integrieren Sie Tools und Technologien

Moderne Technologien helfen dabei, Prozesse zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und die Entscheidungsfähigkeit zu verbessern.

• Nehmen Sie die Beschaffungssoftware an: Der globale Markt für Beschaffungssoftware wird voraussichtlich wachsen 18,28$ Milliarden bis 2032, was ihre Bedeutung für die Optimierung des Betriebs widerspiegelt.
• Verbessern Sie die Reaktionsfähigkeit mit agilen Systemen: Investieren Sie in Lösungen, die dynamische Marktveränderungen und skalierbare Abläufe unterstützen.
• Nutzen Sie digitale Tools: Datenanalysen liefern umsetzbare Erkenntnisse und verbessern so die strategische Entscheidungsfindung.

6. Strategie entwickeln und umsetzen

Ein umfassender und anpassungsfähiger Beschaffungsplan ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Ausführung.

• Erstellen Sie einen flexiblen Plan: Entwickeln Sie einen Beschaffungsplan, der sich an veränderte Marktbedingungen und Geschäftsprioritäten anpassen kann.
• Richtlinien definieren und kommunizieren: Beschreiben Sie klar die Beschaffungsrichtlinien und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten gut informiert sind.
• Schrittweise Implementierung: Führen Sie die Strategie schrittweise ein, um eine reibungslosere Einführung und ein reibungsloseres Änderungsmanagement zu gewährleisten.

7. Definieren Sie Erfolg und messen Sie Leistung

Durch die Verfolgung der Leistung wird sichergestellt, dass die Beschaffungsstrategien den Unternehmenszielen entsprechen.

• KPIs festlegen: Legen Sie Leistungsindikatoren wie Kosteneinsparungen, Lieferantenleistung und Lieferfristen fest, die auf die Geschäftsziele abgestimmt sind.
• Fortschritt überwachen: Verfolgen und analysieren Sie regelmäßig die Beschaffungsaktivitäten, um den Erfolg anhand der Ziele zu messen.
• Verfeinern Sie Strategien mithilfe von Erkenntnissen: Nutzen Sie datengestützte Erkenntnisse, um die Beschaffungsstrategie kontinuierlich zu optimieren.

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• Messen Sie Ihren Fortschritt: Verwende einfache Berichte auf der Plattform, um zu zeigen und zu kommunizieren, wie gut du deine Ziele erreichst.
• Umsetzbare Strategien: Entwickeln Sie maßgeschneiderte Strategien, um Ihre Prozesse zu rationalisieren, Kaufentscheidungen an den Zielen Ihres Unternehmens auszurichten und in einem zunehmend komplexen Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein.

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Fazit

Eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu optimieren, das Ressourcenmanagement zu verbessern und langfristiges Wachstum zu erzielen. Unternehmen können ihre Agilität verbessern und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern, indem sie Technologie integrieren, die Zusammenarbeit der Interessengruppen fördern und die Leistung messen. Die Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung stellt sicher, dass die Beschaffungsstrategie in einem sich entwickelnden Marktumfeld wirksam bleibt.

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