Die Beschaffung ist zu einer strategischen Funktion geworden, die sich direkt auf Ihre Margen, die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette und die Agilität Ihres Unternehmens auswirkt. In vielen Unternehmen erfolgt die Beschaffung jedoch immer noch in fragmentierten Silos, wobei nicht miteinander verbundene Tools und inkonsistente Prozesse alles von der Beschaffung bis zur Bezahlung der Lieferanten verlangsamen.

Die durchgängige Beschaffung ist ein einheitlicher, lebenszyklusorientierter Ansatz, der alle Phasen der Beschaffungsprozess. Und der Geschäftsszenario ist klar: Teams für digitale Beschaffung arbeiten bei 21% niedrigere Kosten als bei Wettbewerbern, was einem entspricht 6$ Millionen-Vorteil in einem Organisation im Wert von 10 Mrd. USD, während Sie benötigen 32% weniger Vollzeitstellen und sein 86% Es ist wahrscheinlicher, dass sie als strategische Partner angesehen werden.

Im Gegensatz dazu sehen sich Unternehmen, die auf veraltete Arbeitsabläufe angewiesen sind, mit langsameren Zykluszeiten, inkonsistenter Lieferantenleistung und verpassten Gelegenheiten, auf Marktveränderungen zu reagieren, konfrontiert.

Wenn Sie als Unternehmensleiter die Beschaffung modernisieren, die Transparenz verbessern und Beschaffungsentscheidungen direkt mit den Geschäftszielen verknüpfen möchten, ist es wichtiger denn je, den gesamten Beschaffungsprozess zu beherrschen.

Was ist ein durchgängiger Beschaffungslebenszyklus?

Der gesamte Beschaffungszyklus ist der gesamte Prozess des Erwerbs von Waren oder Dienstleistungen, von der Identifizierung der Geschäftsanforderungen bis zum Abschluss von Verträgen. Eine effektive Strukturierung gewährleistet nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern unterstützt auch strategische Ziele wie Kostensenkung, Risikominderung, ESG-Compliance und Lieferanteninnovation.

Nachdem Sie nun verstanden haben, was ein durchgängiger Beschaffungslebenszyklus beinhaltet, gehen wir die einzelnen Phasen durch, um zu sehen, wie sie den strategischen Wert in Ihrem gesamten Unternehmen steigern.

Die 10 Phasen des durchgängigen Beschaffungslebenszyklus

Ein gut strukturierter Beschaffungszyklus stärkt die Widerstandsfähigkeit, stärkt die Lieferantenbeziehungen und richtet die Beschaffung auf umfassendere Geschäftsziele aus. So gehen Sie das Ganze von Anfang bis Ende an:

1. Identifizierung und Erfassung der Anforderungen

Bevor Sie etwas beschaffen, definieren Sie, was das Unternehmen tatsächlich benötigt. Hier schafft Klarheit die Voraussetzungen für Effizienz.

• Arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen um sich an Bedürfnissen, Spezifikationen und Zeitplänen auszurichten.
• Prognostizieren Sie die Nachfrage auf der Grundlage historischer Daten, Markttrends und Geschäftsprioritäten.
• Dokumentieren Sie funktionale und technische Anforderungen, um eine Überschneidung des Geltungsbereichs zu vermeiden.

2. Lieferantenforschung und Präqualifizierung

Die Qualität Ihrer Lieferanten bestimmt die Qualität Ihrer Ergebnisse. Beeilen Sie sich nicht mit diesem Schritt.

• Führen Sie Marktforschung durch, um potenzielle Lieferanten zu identifizieren.
• Bewerten Sie Anbieter auf der Grundlage von Fähigkeiten, Risikoexposition, ESG-Ausrichtung und Kostenstruktur.
• Qualifizieren Sie Anbieter vorab, um sicherzustellen, dass sie die Compliance- und Leistungsstandards erfüllen.

Der Aufbau einer qualifizierten Lieferantenbasis reduziert das Risiko von Verzögerungen, Qualitätsproblemen und Verstößen gegen die Vorschriften.

3. Strategische Beschaffung und Ausschreibung

Sobald Sie tragfähige Lieferanten identifiziert haben, ist es an der Zeit, den Beschaffungsprozess strategisch einzuleiten.

• Problem RFPS/RFQs zugeschnitten auf die Projektziele.
• Definieren Sie im Voraus Auswahlkriterien und Gewichte.
• Nutzen Sie Ausschreibungen oder Verhandlungen, um den Wert zu steigern.

4. Bewertung und Lieferantenauswahl

In dieser Phase geht es darum, nicht nur den besten Preis, sondern auch die beste Passform auszuwählen.

• Vergleichen Sie Angebote mithilfe einer Balanced Scorecard (Preis, Qualität, Zeitrahmen, Risiko).
• Binden Sie funktionsübergreifende Teams in Evaluationen ein, um eine bessere Abstimmung zu erreichen.
• Dokumentieren Sie alle Entscheidungen im Hinblick auf Auditbereitschaft und Transparenz.

Eine starke Lieferantenauswahl ist der Eckpfeiler für langfristigen Wert, nicht nur für kurzfristige Einsparungen.

5. Vertragsverhandlung und Abschluss

Ein guter Vertrag schützt beide Parteien und ist der Garant für den Erfolg.

• Verhandeln Sie wichtige Bedingungen wie Preise, Lieferpläne, SLAs, Strafen, geistiges Eigentum und Ausstiegsklauseln.
• Passen Sie Verträge an Rechts-, Compliance- und ESG-Richtlinien an.
• Speichern und verfolgen Sie Verträge für Barrierefreiheit und Verlängerungen digital.

Ein strenger Vertrag reduziert Streitigkeiten und erzwingt die Rechenschaftspflicht während des gesamten Lebenszyklus.

6. Bestellung Erstellung und Genehmigung

Sobald die Verträge unterzeichnet sind, formalisieren Sie die Transaktion.

• Wandeln Sie Vereinbarungen in strukturierte Bestellungen (POs) um.
• Leiten Sie PoS auf der Grundlage der Ausgabengrenzwerte für entsprechende Genehmigungen weiter.
• Synchronisieren Sie mit ERP- oder Beschaffungsplattformen, um Transparenz zu gewährleisten.

Klare POs verhindern unbefugte Käufe und optimieren Zahlungen.

7. Auftragsabwicklung und Sendungsverfolgung

Jetzt ist es an der Zeit sicherzustellen, dass das, was Sie bestellt haben, wie erwartet ankommt.

• Stimmen Sie sich mit den Lieferanten für Versand, Lieferung und Dokumentation ab.
• Verfolgen Sie Lieferungen in Echtzeit, insbesondere für kritische Waren oder mehrstufige Lieferketten.
• Führen Sie nach Erhalt Qualitätsprüfungen durch.

Verspätete oder ungenaue Lieferungen sind oft auf eine schwache Sendungsverfolgung zurückzuführen, nicht auf ein Versagen des Lieferanten.

8. Rechnungsabgleich und Zahlungsabwicklung

Richtig und pünktlich zu bezahlen, ist sowohl für die Einhaltung der Vorschriften als auch für das Vertrauen der Lieferanten von Bedeutung.

• Rechnungen mit Bestellungen und Lieferbelegen abgleichen (dreifacher Abgleich)
• Unstimmigkeiten vor der Zahlung lösen
• Automatisieren Sie Genehmigungsworkflows, um den manuellen Aufwand zu reduzieren

Verspätete Zahlungen beeinträchtigen die Lieferantenbeziehungen und können zu Strafgebühren in Höhe des Rechnungswerts führen.

9. Leistungsüberwachung und Lieferantenmanagement

Die Beschaffung endet nicht mit der Bezahlung, sie entwickelt sich durch die Leistung.

• Überprüfen Sie die KPIs der Lieferanten: Lieferzeiten, Qualität, Reaktionsfähigkeit und Innovation.
• Führen Sie vierteljährliche oder jährliche Leistungsbewertungen der Lieferanten durch.
• Stellen Sie bei Bedarf Pläne für Abhilfemaßnahmen auf.

Eine kontinuierliche Lieferantenbewertung hilft dabei, vom transaktionalen Einkauf zu strategischen Partnerschaften überzugehen.

10. Verlängerung oder Schließung des Vertrags

Der letzte Schritt ist entweder der Beginn eines neuen Zyklus oder eine Chance, sauber auszusteigen.

• Überprüfen Sie die Leistung, bevor Sie die Bedingungen verlängern oder neu aushandeln.
• Stellen Sie sicher, dass alle Verpflichtungen erfüllt wurden.
• Schließen Sie Verträge formell ab und aktualisieren Sie die Dokumentation.

Ein gut verwalteter Abschluss gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und bereitet Sie auf zukünftige Beschaffungsentscheidungen vor.

Nachdem Sie nun gesehen haben, wie sich der Beschaffungszyklus entwickelt, schauen wir uns den konkreten Geschäftswert an, den dieser strukturierte Ansatz in Bezug auf Kosten, Compliance und strategische Auswirkungen bieten kann.

Lesen Sie auch Die wichtigsten Schritte im Beschaffungsprozess verstehen

Vorteile einer durchgängigen Beschaffung

Ein gut orchestrierter Beschaffungsprozess beinhaltet den Aufbau eines Wettbewerbsvorteils. Wenn jeder Schritt von der Planung bis zur Zahlung aufeinander abgestimmt ist, wird Ihr Unternehmen agiler, kostengünstiger und widerstandsfähiger.

1. Geringere Kosten durch strategische Beschaffung

Eine durchgängige Beschaffung verbessert den Überblick über die Gesamtausgaben und macht es einfacher, Ineffizienzen zu erkennen und bessere Konditionen auszuhandeln.

• Unternehmen mit ausgereiften Beschaffungsprozessen reduzieren ihre Ausgaben um bis zu 45%.
• Strategische Beschaffung ermöglicht Mengenrabatte, bessere Zahlungsbedingungen und weniger Einzelkäufe.
• Bessere Prognosen reduzieren die Zahl der Notkäufe, die oft mit einem Kostenaufschlag von 20-30% verbunden sind.

2. Bessere Lieferantenleistung und stärkere Beziehungen

Wenn Lieferanten während des gesamten Lebenszyklus proaktiv verwaltet werden, verbessert sich die Leistung und die Partnerschaften vertiefen sich.

• Klare Erwartungen, KPIs und Feedback-Schleifen führen zu einer höheren Lieferzuverlässigkeit und weniger Streitfällen.
• Programme für bevorzugte Lieferanten und Leistungsbeurteilungen verbessern die Zusammenarbeit und Innovation.
• Wenn Sie Vertrauen zu wichtigen Anbietern aufbauen, werden die Vorlaufzeiten reduziert und die Kontinuität bei Störungen gewährleistet.

3. Schnellere Zykluszeiten und höhere Effizienz

Ein integrierter Prozess verhindert Verzögerungen bei der Übergabe, manuelle Genehmigungen und doppelte Arbeit.

• Durch die Automatisierung von Beschaffungsabläufen können die Zykluszeiten um bis zu reduziert werden 50%.
• Standardisierte Vorlagen und Genehmigungspfade reduzieren Engpässe.
• Teams verbringen weniger Zeit mit der Verwaltung und mehr mit strategischer Beschaffung, Lieferantenbindung und Risikomanagement.

4. Geringeres Risiko und bessere Einhaltung der Vorschriften

Eine fragmentierte Beschaffung setzt Ihr Unternehmen Risiken aus, und strukturierte Prozesse helfen dabei, die Lücken zu schließen.

• Definierte Schritte und Dokumentationen stellen die Einhaltung interner Kontrollen, Prüfanforderungen und regulatorischer Rahmenbedingungen sicher.
• Einblicke in den Hintergrund der Lieferanten, Verträge und ESG-Bewertungen helfen dabei, Anbieter mit hohem Risiko zu erkennen, bevor Probleme auftreten.
• Proaktiv Vertragsmanagement reduziert Rechtsstreitigkeiten und kostspielige Versäumnisse.

5. Bessere Ausrichtung auf die Geschäftsziele

Die Beschaffung ist nicht mehr nur eine Kostenstelle, sie ist ein Motor für Wachstum, Widerstandsfähigkeit und Transformation.

• Kategorie Strategien kann Unternehmensziele wie ESG, Innovation oder Lokalisierung direkt unterstützen.
• Die funktionsübergreifende Planung stimmt die Beschaffung mit den Finanz-, Betriebs- und Nachhaltigkeitszielen ab.
• Eine bessere Zusammenarbeit der Interessengruppen führt zu intelligenteren, zeitnaheren Entscheidungen.

Die Vorteile einer durchgängigen Beschaffung sind zwar beträchtlich, ihre Realisierung ist jedoch nicht immer einfach. Verschiedene Herausforderungen können den Fortschritt verzögern, wenn sie nicht proaktiv angegangen werden.

Die wichtigsten Herausforderungen bei der durchgängigen Beschaffung

Selbst die am besten gemeinten Beschaffungsstrategien können Schwierigkeiten bei der Umsetzung haben, wenn sie nicht durch die richtigen Systeme, Fähigkeiten und Strukturen unterstützt werden. Hier stoßen die meisten Unternehmen auf Hindernisse.

1. Mangelnde Prozessstandardisierung in allen Teams

Die Beschaffung wird fragmentiert und inkonsistent, wenn jede Abteilung oder Region ihren eigenen Regeln folgt.

• Das Fehlen standardisierter Prozesse ist ein großes Hindernis für die Effizienz.
• Inkonsistente Dokumentationen und Arbeitsabläufe erhöhen Fehler, Verzögerungen und Compliance-Risiken.
• Durch die Fragmentierung ist es schwierig, sie zu konsolidieren und auszugeben.

2. Schlechte Sichtbarkeit in der gesamten Lieferkette

Ohne durchgängige Transparenz in Echtzeit basieren Beschaffungsentscheidungen oft auf unvollständigen Daten.

• Nur 6% der Unternehmen geben an, dass ihre Lieferkette vollständig transparent ist.
• Systeme, die nicht miteinander verbunden sind, schränken Ihre Tracking-Fähigkeit ein verbringen, überwachen Sie die Leistung oder erkennen Sie Risiken frühzeitig.
• Eingeschränkte Erkenntnisse führen eher zu reaktiver Brandbekämpfung als zu proaktiver Planung oder unternehmensweiter Skalierung von Best Practices.

3. Unzureichendes Engagement der Interessengruppen

Die Beschaffung kann nicht in einem Silo ablaufen, doch viele Teams haben Schwierigkeiten, sich mit internen Partnern oder Endbenutzern abzustimmen.

• Eine falsche Ausrichtung der Interessengruppen führt zu falschen Prioritäten, Änderungen in letzter Minute und Widerständen gegen die Annahme.
• Wenn die Interessengruppen nicht frühzeitig einbezogen werden, nehmen Umfang und Verzögerungen zu.
• Engagementlücken schwächen das Vertrauen in den strategischen Wert der Beschaffung.

4. Engpässe im Lieferantenmanagement

Viele Unternehmen konzentrieren sich stark auf die Beschaffung, sind jedoch unzureichend, wenn es um die kontinuierliche Lieferantenleistung und das Risikomanagement geht.

• Nur wenige Unternehmen verfügen über eine Risikostrategie für Lieferanten.
• Ohne aktive Überwachung bleiben Leistungsschwächen oder Compliance-Fehler unbemerkt, bis es zu spät ist.
• Manuelle Onboarding- und Bewertungsprozesse für Lieferanten belasten Ressourcen und verzögern Zeitpläne.

5. Technologische Lücken und Werkzeugüberlastung

Ironischerweise kann es genauso schädlich sein, zu viele unzusammenhängende Beschaffungsinstrumente zu haben, wie keine zu haben.

• Unterschiedliche Systeme führen zu Datensilos, Redundanzen und Integrationsproblemen.
• Die übermäßige Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen oder älteren Tools beeinträchtigt die Skalierbarkeit und Genauigkeit.
• Technologie sollte Entscheidungen vereinfachen, nicht erschweren.

Die Bewältigung dieser gemeinsamen Herausforderungen beginnt mit der Einführung bewährter Best Practices, die den Betrieb rationalisieren und den langfristigen strategischen Wert steigern.

Best Practices für eine effektive durchgängige Beschaffung

Um die Beschaffung als Value Center zu leiten, benötigen Sie einen proaktiven, strukturierten Ansatz, der auf Transparenz, Zusammenarbeit und Kontrolle basiert.

1. Standardisieren und dokumentieren Sie jeden Schritt: Konsistenz sorgt für Effizienz und reduziert den Spielraum für Fehler. Richten Sie einen reproduzierbaren Beschaffungsprozess ein und dokumentieren Sie ihn abteilungsübergreifend. Verwenden Sie zentralisierte Vorlagen und Checklisten, um Unklarheiten zu minimieren.
2. Beziehen Sie Stakeholder frühzeitig und häufig ein: Beschaffungsentscheidungen sollten niemals isoliert getroffen werden. Binden Sie Geschäftsbereiche, Finanzen und Rechtsabteilung schon früh in der Planungsphase ein. Stimmen Sie sich über Anforderungen, Prioritäten und KPIs ab, bevor Sie sich an Anbieter wenden.
3. Priorisieren Sie Lieferantenbeziehungen, nicht nur Verträge: Strategische Partnerschaften übertreffen ständig transaktionale Käufe. Bewerten Sie Lieferanten auf der Grundlage von Preis, Zuverlässigkeit, Innovation und ESG-Ausrichtung. Implementieren Sie Leistungsbeurteilungen und Feedback-Schleifen, um die gegenseitige Verbesserung voranzutreiben.
4. Integrieren Sie Echtzeit-Transparenz in jeder Phase: Was Sie nicht sehen können, können Sie nicht optimieren. Integrieren Sie die Beschaffung in Ihre ERP-, Finanz- und Lieferkettensysteme. Verwenden Sie Dashboards, um Zeitpläne, Budgeteinhaltung und Lieferantenleistung zu überwachen.
5. Konzentrieren Sie sich auf kontinuierliche Verbesserungen, nicht auf einmalige Korrekturen: Gute Beschaffung ist iterativ und verfeinert. Führen Sie nach jedem wichtigen Beschaffungszyklus oder jeder Zusammenarbeit mit Lieferanten eine Bestandsaufnahme durch. Verfolgen und überprüfen Sie KPIs regelmäßig, um Engpässe oder Wertveränderungen zu erkennen. Erfahrene Einkaufsteams überprüfen ihre Strategie vierteljährlich, nicht jährlich.

Durch die Umsetzung dieser Best Practices legen Sie den Grundstein für einen nachhaltigen Einkaufserfolg. Schauen wir uns nun an, wie Akirolabs hilft Ihnen, diesen Erfolg mit Präzision und Wirkung zu skalieren.

Wie akirolabs Ihre durchgängige Beschaffung verbessert

Die Beschaffung erfordert heute mehr als Compliance und Kostenkontrolle; sie erfordert Agilität, Intelligenz und funktionsübergreifende Ausrichtung. Akirolabs ermöglicht es Ihrem Team, einen intelligenteren, schnelleren und strategischeren Beschaffungszyklus von Anfang bis Ende durchzuführen.

So geht's Akirolabs verbessert jede Phase des Beschaffungsprozesses:

1. Strategische Klarheit von Anfang an

Bevor mit der Beschaffung begonnen wird, hilft Ihnen Akirolabs mit datengestützten Erkenntnissen dabei, Bedürfnisse zu identifizieren. Integrierte Tools wie Ausgabenanalyse, Lieferantenkartierung und Marktinformationen sorgen für Klarheit darüber, was Sie kaufen, von wem und warum. Dadurch wird sichergestellt, dass die Erfassung der Anforderungen auf Geschäftsprioritäten und Marktsignalen in Echtzeit basiert.

2. Intelligentere Lieferantenstrategie und Szenarioplanung

akirolabs ermöglicht es Teams, verschiedene Beschaffungsstrategien zu modellieren — global oder lokal, Single- oder Dual-Source-Strategien — und Kompromisse in Bezug auf Kosten, Risiko, Widerstandsfähigkeit und Nachhaltigkeit zu visualisieren. Mit KI-gestützten Tools zur Szenariomodellierung und Lieferantenpräferenzen entwickeln Sie die richtigen Lieferanten- und Kategorienstrategien, die auf den langfristigen Wert ausgerichtet sind.

3. Integrierte funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Stakeholderbefragungen, App-interne Zusammenarbeit und rollenbasierte Ansichten sorgen für eine Abstimmung zwischen den Teams in den Bereichen Beschaffung, Finanzen, Betrieb und ESG. Im Gegensatz zu herkömmlichen Tools, die die Strategieentwicklung isolieren, macht es Akirolabs einfach, Beschaffungsstrategien abteilungsübergreifend zu einem frühen Zeitpunkt des Prozesses gemeinsam zu erstellen und zu validieren.

4. Integriertes Risiko und ESG bei jedem Schritt

Risiko und ESG werden nicht im Nachhinein verfolgt — sie sind vom ersten Tag an in die Strategie integriert. akirolabs beinhaltet Tools zur Visualisierung von Lieferantenrisiken und zur Simulation von ESG-Kompromissen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass verantwortungsvolle Beschaffungsentscheidungen getroffen werden, bevor Verträge abgeschlossen werden, und nicht später nachträglich angepasst werden.

5. Von der Strategie zur Umsetzung ohne Lücken

Sobald eine Strategie definiert ist, setzt Akirolabs sie in umsetzbare Initiativen mit klaren Eigentümern, Zeitplänen und KPIs um. Integrierte Projektverfolgung, Gantt-Diagramme und Leistungs-Dashboards ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt zu überwachen und Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen. So stellen Sie sicher, dass Strategien nicht nur in PowerPoint bleiben, sondern auch umgesetzt werden.

6. Sichtbarkeit in Echtzeit für Führungskräfte und Teams

Mithilfe von Dashboards und Zusammenfassungen kann jeder Stakeholder sehen, was geplant ist, was in Bearbeitung ist und welcher Nutzen erzielt wird, ob es sich um Kosteneinsparungen, Risikominderung oder ESG-Leistung handelt.

7. Wiederverwendung und Verwaltung von Strategien

Jede Strategie wird mit vollständiger Versionskontrolle, Rückverfolgbarkeit und Leistungsergebnissen gespeichert. Sie können erfolgreiche Strategien regionsübergreifend klonen, sie lokal anpassen und vermeiden, das Rad neu zu erfinden. Es ist strukturiertes Wissensmanagement für die Unternehmensbeschaffung.

Akirolabs bringt Struktur, Geschwindigkeit und strategische Ausrichtung in jede Phase Ihres Beschaffungszyklus. Sie wechseln von fragmentierten Prozessen zu einer vernetzten, datengestützten Engine, die den Unternehmenswert steigert.

Buchen Sie eine Demo mit akirolabs und erfahren Sie, wie wir führenden Unternehmen helfen, intelligentere Entscheidungen in Bezug auf Beschaffung, Strategie und Lieferantenleistung zu treffen.

Fazit

Bei der Beherrschung der durchgängigen Beschaffung geht es nicht nur darum, Kästchen anzukreuzen, sondern auch darum, messbare Auswirkungen in Bezug auf Kosten, Geschwindigkeit und strategischen Wert zu erzielen. Wenn Sie Ihren Beschaffungszyklus vereinheitlichen, Ineffizienzen direkt angehen und sich an den Geschäftsprioritäten orientieren, hört die Beschaffung auf, reaktiv zu sein und wird zu einem Wachstumsmotor.

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Einkaufsergebnisse zu übernehmen? akirolabs hilft Ihnen, bei jedem Schritt der Reise Komplexität in Klarheit und Absicht in Wirkung umzuwandeln.

Fordern Sie noch heute eine Demo an. Lassen Sie uns Ihre Beschaffungsstrategie in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln.