Einführung

Bei der Beschaffung geht es nicht nur um Einkäufe — es geht um Strategie, Effizienz und darum, in einem wettbewerbsintensiven Markt die Nase vorn zu haben. Unternehmen, die ihren Beschaffungsprozess verfeinern, senken nicht nur die Kosten, sondern bauen auch engere Lieferantenbeziehungen auf, minimieren Risiken und erschließen neue Wachstumschancen.

Mit dem Herannahen des Jahres 2025 entwickelt sich die Beschaffung über traditionelle Methoden hinaus. Die digitale Transformation, die sich ändernde Marktdynamik und der Nachhaltigkeitsdruck zwingen Unternehmen, ihren Ansatz zu überdenken. Die Frage ist nicht nur, wie man beschafft, sondern auch, wie man sie intelligenter, schneller und strategischer macht.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Schritte für Verbesserung des Beschaffungsprozesses im Jahr 2025. Außerdem werden wir untersuchen, wie innovative Lösungen Akirolabs kann Ihnen helfen, Abläufe zu rationalisieren, Ineffizienzen zu reduzieren und Ihre Beschaffungsstrategie zukunftssicher zu machen.

Schritte zur Verbesserung Ihres Beschaffungsprozesses im Jahr 2025

Hier sind die Schritte, die helfen können Verbesserung des Beschaffungsprozesses im Jahr 2025 -

1. Identifizieren Sie den Beschaffungsbedarf

Jeder erfolgreiche Beschaffungsprozess beginnt mit einem klaren Verständnis der Geschäftsanforderungen, um sicherzustellen, dass die Einkäufe den betrieblichen Zielen und finanziellen Einschränkungen entsprechen.

Einkaufsteams sollten eng mit verschiedenen Abteilungen wie Betrieb, Finanzen und Lieferkettenmanagement zusammenarbeiten, um Folgendes zu ermitteln:

• Welche Produkte oder Dienstleistungen werden benötigt? Definieren Sie bestimmte Materialien, Geräte oder Dienstleistungen, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind.
• Wann werden sie benötigt? Legen Sie Zeitpläne für die Beschaffung fest, um Verzögerungen und Lagerknappheit zu vermeiden.
• Wie stimmen sie mit den Geschäftszielen überein? Stellen Sie sicher, dass Käufe langfristige strategische Ziele wie Kostensenkung, Nachhaltigkeit oder Qualitätsverbesserung unterstützen.

Eine klar definierte Bewertung des Beschaffungsbedarfs hilft, unnötige Einkäufe zu vermeiden, überflüssige Bestände zu vermeiden, Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern. Unternehmen, die sich auf historische Einkaufsdaten, Marktforschung und prädiktive Analysen verlassen, können die Nachfrage besser vorhersehen und ihre Beschaffungspläne entsprechend anpassen.

Tipp: Verwenden Sie Datenanalyse- und Prognosetools, um Beschaffungstrends zu bewerten und die Bestandsverwaltung zu optimieren.

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2. Bestellanforderung und Genehmigung

Sobald der Beschaffungsbedarf ermittelt ist, sollten Mitarbeiter oder Abteilungen eine Bestellanforderung (PR) einreichen — eine formelle Anfrage, die den Beschaffungsprozess einleitet. Dieses Dokument dient als interne Autorisierung für Einkaufsteams, mit der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen zu beginnen.

Eine gut vorbereitete PR sollte Folgendes beinhalten:

• Artikelbeschreibungen und Spezifikationen: Definieren Sie klar das benötigte Produkt oder die Dienstleistung, um eine korrekte Beschaffung zu gewährleisten.
• Geschätzte Kosten: Geben Sie ein ungefähres Budget an, das an der Finanzplanung ausgerichtet ist.
• Benötigte Menge: Geben Sie den erforderlichen Betrag an, um Überkäufe oder Engpässe zu vermeiden.
• Zweck des Kaufs: Begründen Sie die Notwendigkeit der Beschaffung in Bezug auf den Geschäftsbetrieb.

Nach der Einreichung durchläuft die PR einen Genehmigungsprozess, bei dem Manager, Finanzteams oder Abteilungsleiter Folgendes überprüfen und validieren:

• Die Notwendigkeit der Anfrage
• Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens
• Verfügbarkeit des Budgets
• Ausrichtung auf strategische Geschäftsziele

Unternehmen können die Effizienz steigern, indem sie den Workflow für Bestellanforderungen automatisieren und so schnellere Genehmigungen sicherstellen, Fehler minimieren und unnötige Verzögerungen vermeiden. Digitale Beschaffungssysteme können Anfragen in Echtzeit verfolgen, Warnmeldungen bei ausstehenden Genehmigungen ausgeben und in Budgetmanagement-Tools integriert werden, um die Finanzkontrolle zu verbessern.

Tipp: Automatisieren Sie den Bestellanforderungsprozess mithilfe von Beschaffungssoftware, um Fehler zu reduzieren, schnellere Genehmigungen zu gewährleisten und Support zu bieten Verbesserung des Beschaffungsprozesses.

3. Budget- und Finanzierungsschecks

Ein wichtiger Schritt bei der Beschaffung besteht darin, sicherzustellen, dass jeder Einkauf dem Budget und der Finanzstrategie des Unternehmens entspricht. Ungeplante Ausgaben können Ressourcen belasten, zu Budgetüberschreitungen führen und die Finanzstabilität stören.

Dieser Schritt beinhaltet:

• Überprüfung der verfügbaren Mittel: Vergewissern Sie sich, dass für den angeforderten Kauf ein ausreichendes Budget zur Verfügung steht, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.
• Sicherstellen, dass die Kostenzuweisungen mit den finanziellen Zielen übereinstimmen: Käufe sollten die Geschäftsziele unterstützen, unabhängig davon, ob es sich um Kosteneffizienz, betriebliche Expansion oder Nachhaltigkeitsinitiativen handelt.
• Vermeidung unnötiger Ausgaben: Die Prüfung von Beschaffungsanfragen hilft dabei, überflüssige Käufe oder Einkäufe mit niedriger Priorität zu vermeiden und die Ausgaben zu optimieren.

Unternehmen, die Tools zur Ausgabenanalyse und Systeme zur Budgetverfolgung in Echtzeit integrieren, können die Beschaffungskosten proaktiv überwachen und so sicherstellen, dass die Ausgaben innerhalb der genehmigten Grenzen bleiben. Diese Tools helfen auch dabei, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren, finanzielle Ineffizienzen zu erkennen und die langfristige Budgetplanung zu verbessern.

Tipp: Legen Sie ein Beschaffungsbudget fest, das der finanziellen Situation und den strategischen Zielen Ihres Unternehmens entspricht.

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4. Anwerbung und Bewertung von Lieferanten

Die Auswahl der richtigen Lieferanten ist entscheidend für die Effizienz der Beschaffung und den langfristigen Geschäftserfolg. Ein gut strukturierter Lieferantenauswahlprozess stellt sicher, dass Unternehmen mit Anbietern zusammenarbeiten, die Qualitätsstandards erfüllen, pünktlich liefern und die Finanz- und Compliance-Anforderungen erfüllen.

Unternehmen sollten die folgenden wichtigen Schritte befolgen:

1. Angebotsanfrage (RFQ) oder Angebot (RFP)
   1. Senden Sie Angebotsanfragen oder Angebotsanfragen an potenzielle Lieferanten mit klaren Spezifikationen, einschließlich Preisen, Qualitätserwartungen, Lieferzeiten und Vertragsbedingungen.
   2. Stellen Sie sicher, dass eine detaillierte Dokumentation bereitgestellt wird, um Missverständnisse zu vermeiden und genaue Kostenvergleiche zu ermöglichen.
2. Evaluieren Sie die Fähigkeiten Ihrer Lieferanten
   1. Beurteilen Sie Anbieter anhand wichtiger Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Qualitätssicherung, Zuverlässigkeit, Lieferfristen und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
   2. Denken Sie nicht nur an die Preisgestaltung, sondern auch an Innovation, Skalierbarkeit und Fähigkeit der Lieferanten, zukünftige Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
3. Auswahlliste und Auswahl
   1. Vergleichen Sie Vorschläge mithilfe einer strukturierten Bewertungsmatrix.
   2. Führen Sie Due-Diligence-Prüfungen durch, einschließlich Zuverlässigkeitsüberprüfungen, Finanzanalysen und Compliance-Prüfungen.
   3. Fordern Sie bei Bedarf Musterprodukte oder Probeläufe an, um Qualität und Zuverlässigkeit zu überprüfen.

Unternehmen sollten auch Risikofaktoren für Lieferanten wie finanzielle Stabilität, Ruf und Einhaltung von Compliance-Vorschriften bewerten.

• Finanzielle Stabilität: Beurteilen Sie die finanzielle Situation des Lieferanten, um Störungen aufgrund von Konkurs- oder Cashflow-Problemen zu vermeiden.
• Ruf und Zuverlässigkeit: Sehen Sie sich frühere Leistungsnachweise, den Ruf der Branche und Kundenreferenzen an.
• Einhaltung der Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass die Lieferanten die gesetzlichen Anforderungen, ethische Beschaffung und Nachhaltigkeitsinitiativen einhalten.

Tipp: Entwickeln Sie eine Lieferanten-Scorecard, um Anbieter anhand von Leistungskennzahlen (KPIs) zu bewerten und zu vergleichen.

5. Vertragsverhandlung und Auftragsmanagement

Sobald ein Lieferant ausgewählt ist, ist die Vertragsverhandlung ein entscheidender Schritt, um die Erwartungen zu definieren und beide Parteien zu schützen. Ein gut strukturierter Beschaffungsvertrag gewährleistet Transparenz, minimiert Risiken und legt Rechenschaftspflicht in den Lieferantenbeziehungen fest.

Zu den wichtigsten Elementen der Vertragsverhandlungen gehören:

• Preisgestaltung und Zahlungsbedingungen: Erläutern Sie klar und deutlich die vereinbarten Preise, Zahlungspläne und Strafen für verspätete Zahlungen oder Kostenschwankungen.
• Lieferpläne: Legen Sie genaue Zeitpläne für die Auftragsabwicklung fest, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.
• Erwartungen an die Qualität: Definieren Sie Produktspezifikationen, Leistungsbenchmarks und Qualitätskontrollmaßnahmen.
• Klauseln zur Risikominderung: Schließen Sie Bedingungen ein, die Stornierungsbedingungen, Lieferantenstrafen, Garantien und höhere Gewalt beinhalten, um unvorhergesehene Risiken zu bewältigen.

Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, müssen die Einkaufsteams die Auftragsabwicklung und die Lieferantenkoordination effizient verwalten:

• Bestellungen (POs) generieren und ausgeben: Formalisieren Sie die Beschaffungstransaktion mit einer detaillierten Dokumentation.
• Verfolgen Sie Lieferungen in Echtzeit: Überwachen Sie den Lieferstatus und gehen Sie proaktiv mit potenziellen Verzögerungen um.
• Stellen Sie die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicher: Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung der Lieferanten und die Vertragstreue.

Tipp: Verwenden Sie E-Procurement-Systeme, um Verträge zu verwalten und die Auftragsverfolgung zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern.

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6. Rechnungsabgleich und Zahlungsabwicklung

Sobald Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, ist die Sicherstellung einer korrekten Rechnungsverarbeitung von entscheidender Bedeutung, um die Finanzkontrolle und starke Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten. Ungenaue oder verspätete Zahlungen können zu Störungen, Streitigkeiten und zusätzlichen Kosten für das Unternehmen führen.

Dieser Schritt beinhaltet:

• Vergleich von Rechnung, Bestellung und Lieferschein: Bei diesem Prozess, der auch als dreiseitiger Abgleich bezeichnet wird, wird überprüft, ob die Rechnung mit der genehmigten Bestellung (PO) und den tatsächlich erhaltenen Waren/Dienstleistungen übereinstimmt.
• Rechnungen vor der Zahlung genehmigen: Eine gründliche Überprüfung verhindert betrügerische Transaktionen, falsche Rechnungen und doppelte Zahlungen.
• Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP): Der Einsatz digitaler Rechnungslösungen beschleunigt Lieferantenzahlungen, reduziert manuelle Fehler und erhöht die Effizienz.

Warum ist eine genaue Zahlungsabwicklung wichtig?

• Stellen Sie sicher, dass die Finanzrichtlinien und vertraglichen Vereinbarungen eingehalten werden.
• Beugt Strafen bei Zahlungsverzug vor und pflegt gesunde Lieferantenbeziehungen.
• Verbessert das Cashflow-Management, indem sichergestellt wird, dass die Zahlungen den Budgetprognosen entsprechen.

Viele Unternehmen setzen KI-gestützte Rechnungsverarbeitungslösungen ein, um Inkonsistenzen zu erkennen, Fehler zu kennzeichnen und Genehmigungen zu automatisieren, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht wird.

Tipp: Verwenden Sie KI-gestützte Rechnungsverarbeitungssoftware, um Fehler zu erkennen und Überzahlungen zu verhindern.

7. Aufbewahrung von Aufzeichnungen nach der Beschaffung

Die Beschaffung endet nicht mit Zahlungen, da eine ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen unerlässlich ist, um die Transparenz aufrechtzuerhalten, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und zukünftige Beschaffungsentscheidungen zu optimieren. Eine genaue Dokumentation hilft Unternehmen dabei, ihre Ausgaben zu verfolgen, die Leistung ihrer Lieferanten zu bewerten und sich auf Audits vorzubereiten.

Zu den wichtigsten Vorteilen der Führung von Beschaffungsaufzeichnungen gehören:

• Audits und Einhaltung der Finanzvorschriften: Organisierte Aufzeichnungen stellen die Einhaltung interner Richtlinien und behördlicher Anforderungen sicher und reduzieren so das Risiko von Verstößen.
• Leistungsbewertung von Lieferanten: Historische Daten helfen dabei, die Zuverlässigkeit der Lieferanten, die Pünktlichkeit der Lieferungen und die gleichbleibende Qualität zu beurteilen.
• Zukünftige Beschaffungsplanung: Die Überprüfung vergangener Beschaffungsmuster hilft dabei, Beschaffungsstrategien zu optimieren, bessere Verträge auszuhandeln und die Kosteneffizienz zu verbessern.

Unternehmen sollten digitale Aufzeichnungen führen über:

• Bestellanforderungen und Genehmigungen Verfolgen Sie alle Beschaffungsanfragen und deren Autorisierungsstatus.
• Lieferantenvereinbarungen und -verträge: Speichern Sie Vertragsbedingungen, Preisdetails und Service Level Agreements (SLAs).
• Rechnungen und Zahlungen: Führen Sie Aufzeichnungen über alle Finanztransaktionen für Budgetanalysen und Prüfprotokolle.
• Lieferbelege und Qualitätsprüfberichte: Dokumentieren Sie die Produktqualität und stellen Sie sicher, dass die Spezifikationen eingehalten werden.

Viele Unternehmen verwenden heute Cloud-basierte Beschaffungsmanagementsysteme, um Beschaffungsdaten sicher zu speichern und in Echtzeit darauf zuzugreifen. Diese Systeme verbessern die Zugänglichkeit, reduzieren den Papierkram und ermöglichen einen nahtlosen Datenabruf für Berichte und Entscheidungen.

Tipp: Implementieren Sie ein Cloud-basiertes Beschaffungsmanagementsystem, um Beschaffungsdaten mühelos zu speichern und abzurufen.

Lesen Sie auch: Wichtige KPIs und Metriken für den Einkauf, die 2025 gemessen werden müssen

Wie kann Akirolabs bei der Beschaffung helfen?

Akirolabs verwandelt die Beschaffung von einer Routineaufgabe in ein strategisches Kraftpaket, das Effizienz, Nachhaltigkeit, Innovation und Verbesserung des Beschaffungsprozesses. Unsere Plattform bietet Ihnen die richtigen Tools und Einblicke, um Prozesse zu modernisieren, die Entscheidungsfindung zu verbessern und die Beschaffung an den Geschäftszielen auszurichten.

So unterstützt Akirolabs die Einkaufsstrategie:

• KI-gestützte Marktinformationen: Dies ist eine Kernfunktion. Die Plattform integriert fortschrittliches Webcrawling und Datenanalyse. Mit dem Zugriff auf Echtzeitdaten können Sie den Markttrends immer einen Schritt voraus sein und Ihre Strategien entsprechend anpassen. Mit AkiroAssist, unserem strategischen Co-Piloten, können Sie auf personalisierte Beratung zugreifen, Strategien präzise analysieren und datengestützte Entscheidungen treffen.
• Zentraler Hub: akirolabs dient als zentrale Informationsquelle für Einkaufsinformationen und macht getrennte Tabellenkalkulationen und PowerPoints überflüssig. Speichert historische Kategorienstrategien, Lieferantendaten und frühere Entscheidungen, um Wissensspeicherung und kontinuierliches Lernen zu gewährleisten
• Strategische Szenariomodellierung: akirolabs ersetzt veraltete Nachfrage-Angebots-Matrizen (z. B. Kraljic Matrix) durch dynamische Szenariomodellierung, sodass Einkaufsteams mehrere Beschaffungsstrategien simulieren und vergleichen können
• Messen Sie Ihren Fortschritt: Verwende einfache Berichte auf der Plattform, um zu zeigen und zu kommunizieren, wie gut du deine Ziele erreichst.
• Umsetzbare Strategien: Entwickeln Sie maßgeschneiderte Strategien, um Ihre Prozesse zu rationalisieren, Kaufentscheidungen an den Zielen Ihres Unternehmens auszurichten und in einem zunehmend komplexen Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein.

Akirolabs hilft Ihnen dabei, die Beschaffung in eine strategische Funktion umzuwandeln, die Innovation, Effizienz und Nachhaltigkeit vorantreibt.

Fazit

Bei der Beschaffung im Jahr 2025 geht es nicht mehr nur um Kostensenkung — es geht um Effizienz, Agilität und strategisches Wachstum. Unternehmen, die ihre Beschaffungsabläufe verfeinern — von der Bedarfsermittlung über die Lieferantenbewertung bis hin zur Vertragsverwaltung und Zahlungsabwicklung — können größere Kosteneinsparungen erzielen, Risiken mindern und die Lieferantenbeziehungen verbessern.

Durch den Einsatz KI-gesteuerter Lösungen wie Akirolabs können Sie langwierige Prozesse automatisieren, Einblicke in Echtzeit gewinnen und Ihre Beschaffungsstrategie zukunftssicher machen. Die richtigen Tools rationalisieren nicht nur den Betrieb — sie machen die Beschaffung zu einem Wettbewerbsvorteil.

Es ist an der Zeit, die Beschaffung auf die nächste Stufe zu heben. Beginnen Sie noch heute mit der Implementierung dieser Best Practices und erfahren Sie, wie Akirolabs Ihnen helfen kann, Effizienz, Innovation und langfristigen Erfolg zu steigern.

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