Die Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg jedes Unternehmens und gewährleistet die effiziente Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die den täglichen Betrieb und die strategischen Ziele vorantreiben. Diese wichtige Funktion ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. Von der Verwaltung der Lieferantenbeziehungen über das Kostenmanagement bis hin zur Einhaltung der sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften — Beschaffungsexperten haben oft viele komplexe Aufgaben unter einen Hut.

Ein aktuelles Umfrage unterstreicht die Prävalenz dieser Herausforderungen: Über 55% der Unternehmen berichten von Schwierigkeiten bei der Suche nach zuverlässigen Lieferanten. Darüber hinaus erschweren Probleme wie das Management von Lieferantenrisiken, die Anpassung an Marktschwankungen und die effektive Implementierung von Technologien die Beschaffungslandschaft zusätzlich.

Das Verständnis und die Beseitigung dieser Hindernisse sind von entscheidender Bedeutung, um die Beschaffung in einen wertorientierten Prozess umzuwandeln, der die betriebliche Effizienz und Widerstandsfähigkeit verbessert. Durch den Einsatz strategischer Ansätze und innovativer Instrumente können Unternehmen diese Herausforderungen bewältigen und sie in Wachstumschancen und Wettbewerbsvorteile umwandeln.

Was verstehen Sie über die Herausforderungen im Beschaffungswesen?

Herausforderungen bei der Beschaffung sind Hindernisse für den Erwerb der Waren, Dienstleistungen oder Ressourcen, die für den Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich sind. Diese Probleme sind auf interne Ineffizienzen, externe Marktfaktoren oder eine Kombination aus beidem zurückzuführen.

Diese verstehen Herausforderungen und Lösungen für die Beschaffung ist der Schlüssel, um sie zu überwinden und Ihre Beschaffungsprozesse zu verbessern.

• Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Risiken

Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Lieferanten zuverlässig und vertrauenswürdig sind. Das Risiko einer Lieferanteninsolvenz, geopolitischer Störungen oder inkonsistenter Qualität sind Herausforderungen, denen Sie wahrscheinlich regelmäßig begegnen.

• Balance zwischen Kostenkontrolle und Qualität

Es kann schwierig sein, Budgetbeschränkungen einzuhalten, ohne Kompromisse bei der Qualität von Waren oder Dienstleistungen einzugehen. Oft müssen Sie kreative Wege finden, um Effizienz und Wert in Einklang zu bringen.

• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Es kann überwältigend sein, komplexe Vorschriften einzuhalten und sicherzustellen, dass Ihre Beschaffungsaktivitäten den lokalen und internationalen Gesetzen entsprechen, insbesondere wenn Sie mit grenzüberschreitenden Lieferanten zusammenarbeiten.

• Technologie integrieren

Die Integration fortschrittlicher Beschaffungstools in Ihre bestehenden Systeme kann eine Herausforderung sein. Wenn Sie Ihr Team darin schulen, diese Technologien effektiv zu nutzen, kann dies den Prozess weiter verkomplizieren.

• Effektives Datenmanagement

Präzise Echtzeitdaten sind entscheidend, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Analyse von Beschaffungsdaten kann sich wie ein harter Kampf anfühlen, wenn Ihr Unternehmen mit isolierten Systemen oder veralteten Verfahren zu kämpfen hat.

• Förderung der Lieferantenvielfalt

Da soziale, ethische und ökologische Überlegungen immer wichtiger werden, können Sie Schwierigkeiten haben, eine vielfältige Lieferantenbasis zu finden und mit ihnen zusammenzuarbeiten, um diese Ziele zu erreichen.

• Anpassung an Marktvolatilität

Schwankende Preise, Unterbrechungen der Lieferkette und sich ändernde Kundenanforderungen erfordern, dass Sie agil bleiben und Ihre Beschaffungsstrategien schnell und effektiv anpassen.

Indem wir diese ansprechen Herausforderungen und Lösungen für die Beschaffung Sie können Ihre Beschaffungsprozesse direkt in einen strategischen Vorteil verwandeln.

Durch den Aufbau stärkerer Lieferantenbeziehungen, die Nutzung datengestützter Erkenntnisse, Investitionen in Technologie und ein proaktives Risikomanagement können Sie diese Hindernisse überwinden und Ihrem Unternehmen ein bedeutendes Wachstum und eine bessere Widerstandsfähigkeit bieten.

Nachdem Sie nun über die Herausforderungen bei der Beschaffung Bescheid wissen, wollen wir uns die 10 häufigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Beschaffung ansehen.

10 gemeinsame Herausforderungen bei der Beschaffung

Die Beschaffung ist ein komplexer Prozess mit mehreren Herausforderungen, die den Betrieb stören und die organisatorische Effizienz beeinträchtigen können.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Herausforderungen im Beschaffungswesen und Einblicke in ihre Auswirkungen:

• Versorgungsrisiko

Das Versorgungsrisiko ist eines der dringendsten Probleme bei der Beschaffung. Es umfasst Themen wie die Insolvenz von Lieferanten, geopolitische Störungen und unvorhersehbare Ereignisse wie Naturkatastrophen oder Pandemien. Diese Risiken können zu Lieferengpässen, erhöhten Kosten und Betriebsverzögerungen führen.

• Dunkler Einkauf

Dark Purchasing bezieht sich auf nicht autorisierte oder nicht genehmigte Käufe, die außerhalb etablierter Beschaffungsprozesse getätigt werden. Diese Herausforderung führt häufig zu erhöhten Kosten, Compliance-Problemen und Ineffizienzen, da die Ausgabenmuster nicht transparent sind.

• Ungenaue Daten

Präzise Daten sind für effektive Beschaffungsentscheidungen unerlässlich. Herausforderungen und Lösungen für die Beschaffung wie isolierte Systeme, veraltete Aufzeichnungen und Fehler bei der manuellen Dateneingabe führen häufig zu Ineffizienzen und schlechten Entscheidungen.

• Fehlende interne Kommunikation

Eine schlechte Kommunikation zwischen den Abteilungen kann zu falsch ausgerichteten Zielen, unklaren Anforderungen und Verzögerungen bei den Beschaffungsprozessen führen. Eine effektive Zusammenarbeit ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Beschaffung den Unternehmenszielen entspricht.

• Verwaltung von Verträgen

Die effektive Verwaltung von Verträgen kann eine große Herausforderung sein, insbesondere wenn es sich um mehrere Lieferanten handelt. Zu den häufigsten Problemen gehören unklare Bedingungen, verpasste Termine und die Unfähigkeit, die Einhaltung von Verträgen nachzuverfolgen.

• Unterbrechungen der Lieferkette

Störungen in der Lieferkette, die durch Faktoren wie Naturkatastrophen, politische Instabilität oder Transportprobleme verursacht werden, können sich erheblich auf die Beschaffungsfristen und -kosten auswirken. Der Aufbau von Widerstandsfähigkeit und die Diversifizierung der Lieferanten sind wichtige Strategien zur Minderung dieser Risiken.

• Versäumnis, Technologie einzuführen

Im heutigen digitalen Zeitalter kann die Unfähigkeit, Beschaffungstechnologien zu nutzen, Effizienz und Transparenz beeinträchtigen. Widerstand gegen Veränderungen, mangelnde Schulung und hohe Implementierungskosten sind häufige Hindernisse.

• Kostenmanagement

Ein Gleichgewicht zwischen Kosteneinsparungen und Aufrechterhaltung der Qualität zu finden, ist eine ständige Herausforderung. Ineffizientes Kostenmanagement kann die Rentabilität beeinträchtigen und sich auf die Lieferantenbeziehungen auswirken.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Die Beschaffung muss sich in einem zunehmend komplexen regulatorischen Umfeld bewegen, einschließlich lokaler und internationaler Handelsgesetze. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu finanziellen Strafen und Reputationsschäden führen.

10. Nachhaltigkeit und ethische Beschaffung

Da Nachhaltigkeit immer wichtiger wird, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, umweltfreundliche Materialien zu beschaffen und sicherzustellen, dass Lieferanten ethische Arbeitspraktiken einhalten. Es ist oft schwierig, diese Ziele mit Kosteneffizienz in Einklang zu bringen.

Indem du durchgehst Herausforderungen und Lösungen für die Beschaffung strategisch gesehen können Unternehmen einen robusteren und effizienteren Beschaffungsprozess einrichten.

Im nächsten Abschnitt werden wir sehen, wie verschiedene Herausforderungen im Beschaffungswesen bewältigt werden können.

Wie überwindet man die Herausforderungen im Beschaffungswesen?

Die Bewältigung der Herausforderungen im Beschaffungswesen erfordert einen praktischen Ansatz, eine intelligente Planung und die optimale Nutzung der verfügbaren Tools.

So können Sie die häufigsten Beschaffungsprobleme effektiv lösen:

1. Gehen Sie mit Versorgungsrisiken um

• Bewerten Sie die Lieferantenrisiken regelmäßig: Überwachen Sie die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten, indem Sie deren finanzielle Stabilität, Standortrisiken und Gesamtleistung überprüfen.
• Arbeiten Sie mit mehreren Lieferanten zusammen: Verlassen Sie sich bei wichtigen Artikeln nicht nur auf einen Lieferanten. Backups stellen sicher, dass Sie den Betrieb auch bei Störungen fortsetzen können.
• Verfolgen Sie Ihre Lieferkette: Verwenden Sie Tools oder Plattformen, die Ihnen einen klaren Überblick darüber geben, woher Ihre Waren stammen und welche potenziellen Risiken bestehen.

2. Kontrollieren Sie Dark Purchasing

• Verwenden Sie ein zentralisiertes System: Richten Sie eine einzige Plattform ein, auf der alle Käufe genehmigt und nachverfolgt werden müssen, um unbefugte Käufe zu vermeiden.
• Überwachen Sie die Ausgabenmuster: Überprüfe regelmäßig die Kaufberichte, um ungewöhnliche oder nicht genehmigte Ausgaben zu erkennen.
• Lege klare Regeln fest: Begrenzen Sie, wer in Ihrem Team Einkäufe tätigen kann, und stellen Sie sicher, dass die festgelegten Richtlinien eingehalten werden

3. Verbessern Sie die Datengenauigkeit

• Halten Sie Ihre Daten sauber: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Aufzeichnungen und beheben Sie Fehler, um genaue Beschaffungsdaten zu gewährleisten.
• Verwenden Sie ein System: Kombinieren Sie alle Ihre Einkaufsunterlagen in einem System, um Doppelarbeit oder fehlende Informationen zu vermeiden.
• Überprüfen Sie wichtige Daten noch einmal: Bevor Sie Entscheidungen treffen, vergewissern Sie sich, dass Ihre Daten aktuell und korrekt sind.

4. Stärken Sie die interne Kommunikation

• Verwenden Sie Tools für die Zusammenarbeit: Verwenden Sie Messaging-Apps oder Teamplattformen, auf denen alle an der Beschaffung Beteiligten problemlos kommunizieren und Updates austauschen können.
• Updates in Echtzeit teilen: Verwenden Sie Dashboards oder Berichte, die den Fortschritt, die Budgets und die Leistung Ihrer Lieferanten anzeigen, damit alle auf derselben Seite sind.
• Ermutigen Sie Teamsitzungen: Regelmäßige Teamgespräche sorgen für besseres Verständnis und reibungslosere Abläufe.

5. Verträge effektiv verwalten

• Verfolgen Sie die Vertragsfristen: Verwende Erinnerungen oder Tools, um über Vertragsverlängerungen und Ablaufdaten auf dem Laufenden zu bleiben.
• Verwenden Sie Standardvorlagen: Halten Sie vorgefertigte Vertragsvorlagen bereit, um Verwirrung oder Fehler zu vermeiden.
• Verträge regelmäßig überprüfen: Prüfen Sie immer Ihre Vereinbarungen mit Lieferanten, um sicherzustellen, dass diese weiterhin Ihren Anforderungen entsprechen.

6. Bereiten Sie sich auf Störungen der Lieferkette vor

• Plan für Notfälle: Erstellen Sie Backup-Pläne für Verzögerungen oder Engpässe, einschließlich der Bereitstellung alternativer Lieferanten.
• Überwachen Sie Änderungen in der Lieferkette: Überwachen Sie das Wetter, politische Ereignisse oder andere Faktoren, die sich auf Ihre Vorräte auswirken könnten.
• Eng mit Lieferanten zusammenarbeiten: Bauen Sie enge Beziehungen zu Ihren Lieferanten auf, damit diese Ihnen bei Störungen Priorität einräumen.

7. Nutzen Sie neue Technologien

• Trainiere dein Team: Bringen Sie Ihrem Team den Umgang mit neuen Tools bei, damit es sich sicher fühlt und effizient arbeiten kann.
• Fangen Sie klein an: Führen Sie jeweils ein Tool oder eine Funktion ein, um Ihr Team nicht zu überfordern.
• Wählen Sie Einfache Tools: Verwenden Sie Systeme, die leicht zu verstehen sind und den Bedürfnissen Ihres Teams entsprechen.

8. Steuern Sie Ihre Kosten intelligent

• Schauen Sie sich die Gesamtkosten an: Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Preis, sondern berücksichtigen Sie auch andere Kosten wie Lieferung, Wartung oder Lagerung, wenn Sie Entscheidungen treffen.
• Rabatte aushandeln: Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, um bessere Preise zu erzielen, insbesondere für langfristige Verträge oder Großbestellungen.
• Automatisieren Sie die Abrechnung: Verwende Tools, um Rechnungen automatisch mit Bestellungen abzugleichen, sodass du nur für das bezahlst, was du erhalten hast.

9. Halten Sie sich an die Regeln

• Kenne die Regeln: Bleiben Sie über lokale und internationale Gesetze im Zusammenhang mit der Beschaffung auf dem Laufenden.
• Verwenden Sie Compliance-Tools: Verwenden Sie Tools, mit denen Sie Ihre Einkäufe anhand von Vorschriften überprüfen und Probleme melden, bevor sie zu Problemen werden.
• Führen Sie regelmäßige Audits durch: Überprüfen Sie Ihre Prozesse, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Regeln einhalten.

10. Unterstützen Sie eine nachhaltige und ethische Beschaffung

• Arbeiten Sie mit verantwortungsvollen Lieferanten zusammen: Wählen Sie Lieferanten, die ethischen Praktiken folgen und sich um die Umwelt kümmern.
• Wählen Sie recycelte Produkte: Nehmen Sie wann immer möglich recycelte oder umweltfreundliche Materialien in Ihre Beschaffung auf.
• Verfolgen Sie Ihre Wirkung: Verwenden Sie einfache Tools, um die ökologischen und sozialen Auswirkungen Ihres Unternehmens in der Lieferkette zu überwachen.

Das Befolgen dieser Schritte vereinfacht Ihren Beschaffungsprozess, vermeidet häufig auftretende Probleme und stellt sicher, dass Ihr Betrieb reibungslos läuft.

Wie hilft Akirolabs bei den häufigsten Herausforderungen im Beschaffungswesen?

Bei Akirolabs, wir verstehen die Hürden, mit denen Sie bei der Beschaffung konfrontiert sind. Mit fast einem Jahrhundert gebündelter Branchenexpertise aus erster Hand haben wir diese Herausforderungen aus nächster Nähe gesehen. Aus diesem Grund haben wir unsere Plattform so konzipiert, dass sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfacht, die Transparenz verbessert und Sie in die Lage versetzt, intelligentere, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die zu messbaren Ergebnissen führen.

So helfen wir Ihnen bei der Bewältigung gängiger Herausforderungen im Beschaffungswesen:

• Optimieren Sie Ihre Prozesse: Vergessen Sie veraltete Tabellen und fragmentierte Tools. Unsere Plattform zentralisiert alle Beschaffungsaktivitäten und reduziert so Ineffizienzen und manuelle Fehler.
• Verschaffen Sie sich Einblicke in Echtzeit: Verschaffen Sie sich mit fortschrittlichen Analysen und Dashboards einen klaren Überblick über Ihre Kostentreiber, Budgetplanung und Ausgabenmuster.
• Effektives Management von Lieferantenrisiken: Verwenden Sie unsere robusten Tools, um die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten zu bewerten, die Dynamik der Kaufkraft zu beurteilen und die Verhandlungsmacht zu stärken, um sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette widerstandsfähig bleibt.
• Reibungslos zusammenarbeiten: Kollaborationsfunktionen, effiziente Zugänglichkeit und intuitive Arbeitsabläufe sorgen für eine reibungslose Abstimmung der Stakeholder und machen es zu einem zentralen Speicherort, während ineffektive Kommunikationsströme vermieden werden.
• Optimieren Sie das Vertragsmanagement: Verfolgen Sie Vertragsverlängerungen mit einer klaren Übersicht über Eigentümerschaft und Geschäftsbereichszuweisung und optimieren Sie so die Strategieumsetzung. Sorgen Sie für Transparenz bei Verhandlungen und reduzieren Sie die Risiken in Ihrem gesamten Unternehmen.
• Treffen Sie datengestützte Entscheidungen: Nutzen Sie unsere KI-gestützten Analysen, um die Leistung zu vergleichen, Trends zu identifizieren und die besten Strategien für Ihre Ziele auszuwählen.
• Mühelos skalieren: Ganz gleich, ob Sie Ihr Geschäft ausbauen oder global expandieren, unsere Plattform passt sich Ihren Bedürfnissen an, ohne Kompromisse bei der Konsistenz einzugehen.
• Bieten Sie Mehrwert, der über Kosteneinsparungen hinausgeht: Konzentrieren Sie sich auf Nachhaltigkeit, Lieferantenvielfalt und Innovation und erreichen Sie gleichzeitig Ihre finanziellen Ziele.

Mit Akirolabs, können Sie von der reaktiven Problemlösung zur proaktiven strategischen Planung übergehen und so sicherstellen, dass Ihre Beschaffung die Effizienz, Kosteneinsparungen und den langfristigen Geschäftserfolg fördert.
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Fazit

Die Beschaffung ist eine wichtige Funktion, die, wenn sie optimiert wird, für jedes Unternehmen zu erheblichem Wert und Effizienz führen kann. Der Weg dorthin ist jedoch oft mit Versorgungsrisiken, Datenungenauigkeiten, Kommunikationslücken und Widerständen gegen die Einführung neuer Technologien verbunden.

Wenn Sie diese häufigen Hindernisse verstehen und proaktive Strategien wie den Einsatz von Technologie, die Verbesserung der internen Kommunikation und den Aufbau belastbarer Lieferantenbeziehungen umsetzen, können Sie die Beschaffung von einem reaktiven Prozess in ein strategisches Kraftpaket verwandeln. Die Bewältigung dieser Herausforderungen rationalisiert die Abläufe und positioniert Ihr Unternehmen für langfristigen Erfolg.

Sind Sie bereit, Ihre Herausforderungen im Einkauf direkt anzugehen? Erfahren Sie, wie strategische Lösungen, modernste Technologie und verbesserte Zusammenarbeit Ihre Prozesse optimieren und den langfristigen Erfolg fördern können.

Buchen Sie noch heute eine Demo um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Beschaffungsstrategie in einen Wettbewerbsvorteil umzuwandeln!