Présentation

L'approvisionnement ne se limite pas à l'achat, il s'agit de stratégie, d'efficacité et de maintien d'une longueur d'avance sur un marché concurrentiel. Les entreprises qui affinent leur processus d'approvisionnement ne se contentent pas de réduire les coûts ; elles renforcent les relations avec les fournisseurs, minimisent les risques et ouvrent de nouvelles opportunités de croissance.

À l'approche de 2025, les achats évoluent au-delà des méthodes traditionnelles. La transformation numérique, l'évolution de la dynamique du marché et les pressions en matière de durabilité obligent les entreprises à repenser leur approche. La question n'est pas simplement de savoir comment procéder aux achats, mais aussi de le faire de manière plus intelligente, plus rapide et plus stratégique.

Ce guide vous expliquera les étapes essentielles pour amélioration du processus d'approvisionnement en 2025. De plus, nous verrons comment des solutions de pointe telles que laboratoires d'akiro peut vous aider à rationaliser vos opérations, à réduire les inefficacités et à pérenniser votre stratégie d'approvisionnement.

Étapes pour améliorer votre processus d'approvisionnement en 2025

Voici les étapes qui peuvent vous aider amélioration du processus d'approvisionnement en 2025 -

1. Identifier les besoins en matière d'approvisionnement

Tout processus d'approvisionnement réussi commence par une compréhension claire des besoins de l'entreprise afin de s'assurer que les achats sont conformes aux objectifs opérationnels et aux contraintes financières.

Les équipes d'approvisionnement doivent collaborer étroitement avec les différents départements, tels que les opérations, les finances et la gestion de la chaîne d'approvisionnement, afin de déterminer :

• Quels sont les produits ou services requis ? Définissez les matériaux, équipements ou services spécifiques essentiels aux opérations commerciales.
• Quand en a-t-on besoin ? Établissez des délais d'approvisionnement pour éviter les retards et les ruptures de stock.
• Comment s'alignent-ils sur les objectifs de l'entreprise ? Assurez-vous que les achats soutiennent des objectifs stratégiques à long terme, tels que la réduction des coûts, la durabilité ou l'amélioration de la qualité.

Une évaluation bien définie des besoins en approvisionnement permet d'éviter les achats inutiles, d'éviter les stocks excédentaires, de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité. Les organisations qui s'appuient sur des données d'achat historiques, des études de marché et des analyses prédictives peuvent mieux anticiper la demande et ajuster leurs plans d'approvisionnement en conséquence.

Conseil : Utilisez des outils d'analyse des données et de prévision pour évaluer les tendances en matière d'approvisionnement et optimiser la gestion des stocks.

Lisez également : Étapes pour élaborer une stratégie d'approvisionnement efficace

2. Demande d'achat et approbation

Une fois les besoins d'approvisionnement identifiés, les employés ou les services doivent soumettre une demande d'achat (PR), une demande officielle qui lance le processus d'approvisionnement. Ce document sert d'autorisation interne aux équipes d'approvisionnement pour commencer à s'approvisionner en biens ou en services.

Un PR bien préparé doit inclure :

• Descriptions et spécifications des articles: Définissez clairement le produit ou le service requis pour garantir un approvisionnement précis.
• Coût estimé: Fournissez un budget approximatif pour l'aligner sur la planification financière.
• Quantité nécessaire: Spécifiez la quantité requise pour éviter les achats excessifs ou les pénuries.
• But de l'achat: Justifiez la nécessité de l'approvisionnement par rapport aux opérations commerciales.

Une fois soumis, le PR est soumis à un processus d'approbation au cours duquel les responsables, les équipes financières ou les chefs de service examinent et valident les éléments suivants :

• Nécessité de la demande
• Conformité aux politiques d'approvisionnement de l'entreprise
• Disponibilité du budget
• Harmonisation avec les objectifs commerciaux stratégiques

Les organisations peuvent améliorer leur efficacité en automatisant le flux de travail des demandes d'achat, en garantissant des approbations plus rapides, en minimisant les erreurs et en évitant les retards inutiles. Les systèmes d'approvisionnement numériques peuvent suivre les demandes en temps réel, fournir des alertes pour les approbations en attente et s'intégrer aux outils de gestion budgétaire pour améliorer le contrôle financier.

Astuce: Automatisez le processus de demande d'achat à l'aide d'un logiciel d'approvisionnement pour réduire les erreurs, accélérer les approbations et fournir une assistance amélioration du processus d'approvisionnement.

3. Contrôles du budget et du financement

Une étape clé de l'approvisionnement consiste à s'assurer que chaque achat correspond au budget et à la stratégie financière de l'entreprise. Les dépenses imprévues peuvent grever les ressources, entraîner des dépassements budgétaires et perturber la stabilité financière.

Cette étape implique :

• Vérifier les fonds disponibles: Vérifiez qu'un budget suffisant est alloué à l'achat demandé afin d'éviter des déficits financiers.
• Veiller à ce que la répartition des coûts soit conforme aux objectifs financiers: Les achats doivent soutenir les objectifs commerciaux, qu'il s'agisse de rentabilité, d'expansion opérationnelle ou d'initiatives de développement durable.
• Éviter les dépenses inutiles: L'examen des demandes d'approvisionnement permet d'éliminer les achats redondants ou peu prioritaires, optimisant ainsi les dépenses.

Les organisations qui intègrent des outils d'analyse des dépenses et des systèmes de suivi budgétaire en temps réel peuvent surveiller de manière proactive les coûts d'approvisionnement, en veillant à ce que les dépenses restent dans les limites approuvées. Ces outils permettent également d'identifier les opportunités de réduction des coûts, de détecter les inefficacités financières et d'améliorer la planification budgétaire à long terme.

Astuce: Établissez un budget d'approvisionnement adapté à la santé financière et aux objectifs stratégiques de votre entreprise.

Lisez également : Comprendre les avantages et l'importance de l'information sur le marché des achats

4. Sollicitation et évaluation des fournisseurs

Le choix des bons fournisseurs est essentiel à l'efficacité des achats et à la réussite commerciale à long terme. Un processus de sélection des fournisseurs bien structuré garantit que les organisations s'associent à des fournisseurs qui respectent les normes de qualité, livrent dans les délais et respectent les exigences financières et de conformité.

Les organisations doivent suivre les étapes clés suivantes :

1. Demande de devis (RFQ) ou proposition (RFP)
   1. Envoyez des appels d'offres ou des appels d'offres à des fournisseurs potentiels avec des spécifications claires, notamment les prix, les attentes en matière de qualité, les délais et les conditions contractuelles.
   2. Assurez-vous qu'une documentation détaillée est fournie pour éviter les malentendus et permettre des comparaisons de coûts précises.
2. Evaluer les capacités des fournisseurs
   1. Évaluez les fournisseurs en fonction de facteurs clés tels que la rentabilité, l'assurance qualité, la fiabilité, les délais de livraison et la conformité réglementaire.
   2. Au-delà de la tarification, pensez à l'innovation, à l'évolutivité et à la capacité des fournisseurs à répondre aux besoins commerciaux futurs.
3. Présélectionnez et sélectionnez
   1. Comparez les propositions à l'aide d'une matrice d'évaluation structurée.
   2. Effectuez une due diligence, y compris des vérifications d'antécédents, des évaluations de la santé financière et des audits de conformité.
   3. Si nécessaire, demandez des échantillons de produits ou des essais pour valider la qualité et la fiabilité.

Les organisations doivent également évaluer les facteurs de risque liés aux fournisseurs, tels que la stabilité financière, la réputation et le respect des réglementations de conformité.

• Stabilité financière: Évaluez la santé financière du fournisseur afin d'éviter les interruptions dues à une faillite ou à des problèmes de trésorerie.
• Réputation et fiabilité: Consultez les performances passées, la réputation du secteur et les témoignages de clients.
• Respect de la conformité: Assurez-vous que les fournisseurs respectent les exigences réglementaires, l'approvisionnement éthique et les initiatives de développement durable.

Astuce: Élaborez un tableau de bord des fournisseurs pour évaluer et comparer les fournisseurs en fonction d'indicateurs de performance clés (KPI).

5. Négociation de contrats et gestion des commandes

Une fois le fournisseur sélectionné, la négociation du contrat est une étape cruciale pour définir les attentes et protéger les deux parties. Un contrat d'approvisionnement bien structuré garantit la transparence, minimise les risques et établit la responsabilité dans les relations avec les fournisseurs.

Les principaux éléments de la négociation d'un contrat sont les suivants :

• Tarification et conditions de paiement: Décrivez clairement les prix, les calendriers de paiement et les pénalités convenus en cas de retard de paiement ou de variation de coûts.
• Horaires de livraison: définissez des délais précis pour l'exécution des commandes afin d'éviter toute interruption des opérations.
• Attentes de qualité: Définissez les spécifications des produits, les critères de performance et les mesures de contrôle qualité.
• Clauses d'atténuation des risques: Incluez des conditions concernant les politiques d'annulation, les pénalités des fournisseurs, les garanties et les cas de force majeure pour gérer les risques imprévus.

Une fois le contrat signé, les équipes achats doivent gérer efficacement le traitement des commandes et la coordination des fournisseurs :

• Générer et émettre des bons de commande (PO): Formalisez la transaction d'achat avec une documentation détaillée.
• Suivez les envois en temps réel: Surveillez l'état des livraisons et gérez les retards potentiels de manière proactive.
• Garantir le respect des termes du contrat: Passez régulièrement en revue les performances des fournisseurs et le respect des contrats.

Astuce: Utilisez des systèmes d'achats électroniques pour gérer les contrats et automatiser le suivi des commandes pour une plus grande efficacité.

Lisez également : Comprendre les achats MRO : approvisionnement, achats et gestion des catégories

6. Correspondance des factures et traitement des paiements

Une fois les biens ou les services livrés, il est essentiel de garantir un traitement précis des factures pour maintenir le contrôle financier et des relations solides avec les fournisseurs. Des paiements inexacts ou retardés peuvent entraîner des perturbations, des litiges et des coûts supplémentaires pour l'organisation.

Cette étape implique :

• Comparaison de la facture, du bon de commande et du reçu de livraison: Également connu sous le nom de rapprochement tripartite, ce processus permet de vérifier que la facture correspond au bon de commande approuvé et aux biens/services réellement reçus.
• Approuver les factures avant le paiement: Un examen approfondi permet d'éviter les transactions frauduleuses, les facturations incorrectes et les paiements en double.
• Automatiser les processus des comptes fournisseurs (AP): L'utilisation de solutions de facturation numérique accélère les paiements des fournisseurs, réduit les erreurs manuelles et améliore l'efficacité.

Pourquoi la précision du traitement des paiements est-elle importante ?

• Assurez-vous que la conformité avec les politiques financières et les accords contractuels est maintenue.
• Prévient les pénalités de retard de paiement et entretient des relations saines avec les fournisseurs.
• Améliore la gestion des flux de trésorerie en veillant à ce que les paiements soient conformes aux prévisions budgétaires.

De nombreuses organisations adoptent des solutions de traitement des factures basées sur l'IA pour détecter les incohérences, signaler les erreurs et automatiser les approbations, réduisant ainsi la charge de travail administrative et augmentant la précision.

Conseil : Utilisez un logiciel de traitement des factures basé sur l'IA pour détecter les erreurs et éviter les trop-payés.

7. Tenue des dossiers après l'achat

Les achats ne s'arrêtent pas aux paiements, car une bonne tenue de registres est essentielle pour maintenir la transparence, garantir la conformité et optimiser les décisions d'achat futures. Une documentation précise aide les organisations à suivre les dépenses, à évaluer les performances des fournisseurs et à se préparer aux audits.

Les principaux avantages de la tenue à jour des dossiers d'achats sont les suivants :

• Audits et conformité financière: Les dossiers organisés garantissent le respect des politiques internes et des exigences réglementaires, réduisant ainsi les risques de non-conformité.
• Évaluation des performances des fournisseurs: Les données historiques permettent d'évaluer la fiabilité des fournisseurs, les taux de livraison dans les délais et la cohérence de la qualité.
• Planification des achats futurs: L'examen des anciens modèles d'approvisionnement permet d'optimiser les stratégies d'approvisionnement, de négocier de meilleurs contrats et d'améliorer la rentabilité.

Les organisations doivent conserver des dossiers numériques sur :

• Demandes d'achat et approbations Suivez toutes les demandes d'approvisionnement et leur statut d'autorisation.
• Contrats et contrats avec les fournisseurs: stockez les conditions contractuelles, les détails des prix et les accords de niveau de service (SLA).
• Factures et paiements: Conservez une trace de toutes les transactions financières à des fins d'analyse budgétaire et de pistes d'audit.
• Reçus de livraison et rapports d'inspection de la qualité: Documentez la qualité du produit et garantissez le respect des spécifications.

De nombreuses organisations utilisent désormais des systèmes de gestion des achats basés sur le cloud pour stocker et accéder en toute sécurité aux données d'approvisionnement en temps réel. Ces systèmes améliorent l'accessibilité, réduisent les formalités administratives et permettent une extraction fluide des données pour les rapports et la prise de décisions.

Conseil : Mettez en œuvre un système de gestion des achats basé sur le cloud pour stocker et récupérer les données d'approvisionnement sans effort.

Lisez également : Indicateurs clés de performance et indicateurs essentiels à mesurer en 2025

Comment akirolabs peut-il aider à l'approvisionnement ?

laboratoires d'akiro transforme les achats d'une tâche de routine en une puissance stratégique qui favorise l'efficacité, la durabilité, l'innovation et amélioration du processus d'approvisionnement. Notre plateforme vous fournit les outils et les informations nécessaires pour moderniser les processus, améliorer la prise de décision et aligner les achats sur les objectifs commerciaux.

Voici comment akirolabs renforce la stratégie d'approvisionnement :

• Informations de marché alimentées par l'IA : Il s'agit d'une fonctionnalité essentielle. La plateforme intègre une exploration Web avancée et des analyses de données. Grâce à l'accès aux données en temps réel, vous pouvez garder une longueur d'avance sur les tendances du marché et ajuster vos stratégies en conséquence. Avec AkiroAssist, notre copilote stratégique, vous pouvez accéder à des conseils personnalisés, analyser les stratégies avec précision et prendre des décisions fondées sur des données.
• Hub centralisé : akirolabs constitue une source unique d'informations fiables pour les informations sur les achats, en éliminant les feuilles de calcul et les PowerPoints déconnectés ; stocke l'historique des stratégies par catégories, les données des fournisseurs et les décisions passées pour garantir la rétention des connaissances et un apprentissage continu
• Modélisation de scénarios stratégiques : akirolabs remplace les matrices demande-offre obsolètes (par exemple, la matrice de Kraljic) par une modélisation de scénarios dynamiques, permettant aux équipes d'approvisionnement de simuler et de comparer plusieurs stratégies d'approvisionnement
• Mesurez vos progrès : Utilisez des rapports simples sur la plateforme pour montrer et communiquer dans quelle mesure vous atteignez vos objectifs.
• Stratégies réalisables : Développez des stratégies personnalisées pour rationaliser vos processus, aligner les décisions d'achat sur les objectifs de votre entreprise et prospérer dans un environnement commercial de plus en plus complexe.

laboratoires d'akiro est là pour vous aider à transformer les achats en une fonction stratégique qui favorise l'innovation, l'efficacité et la durabilité.

Conclusion

L'approvisionnement en 2025 ne se limite plus à la réduction des coûts, mais à l'efficacité, à l'agilité et à la croissance stratégique. Les entreprises qui affinent leurs processus d'approvisionnement, de l'identification des besoins à l'évaluation des fournisseurs, en passant par la gestion des contrats et le traitement des paiements, peuvent réaliser des économies supplémentaires, atténuer les risques et améliorer les relations avec les fournisseurs.

En utilisant des solutions pilotées par l'IA comme akirolabs, vous pouvez automatiser des processus fastidieux, obtenir des informations en temps réel et pérenniser votre stratégie d'approvisionnement. Les bons outils ne se contentent pas de rationaliser les opérations, ils font de l'approvisionnement un avantage concurrentiel.

Il est temps de passer à la vitesse supérieure en matière d'achats. Commencez à mettre en œuvre ces meilleures pratiques dès aujourd'hui et découvrez comment akirolabs peut vous aider à améliorer votre efficacité, votre innovation et votre succès à long terme.

Réservez une démo dès maintenant et transformez vos achats pour 2025 !