L'environnement commercial est devenu extrêmement compétitif et il est devenu indispensable pour les organisations de tirer parti des informations basées sur les données pour optimiser les coûts, améliorer les performances des fournisseurs et améliorer l'efficacité des achats. L'analyse des dépenses d'approvisionnement est essentielle pour transformer les données brutes sur les dépenses en informations exploitables qui aident les entreprises à prendre des décisions éclairées.

Recherche menée par McKinsey montre que les entreprises dotées d'un puissant logiciel d'analyse des dépenses peuvent réaliser des économies allant jusqu'à 15 % et réduire de 65 % les délais de reporting et de rapprochement de fin de mois. Mais comment les organisations peuvent-elles mettre en œuvre une stratégie d'analyse des dépenses efficace ?

Dans ce guide, nous aborderons l'importance de l'analyse des dépenses, les principales étapes à suivre pour effectuer une analyse des dépenses, les outils technologiques et les indicateurs critiques qui aident les équipes d'approvisionnement à gagner en efficacité et à réduire les coûts.

Qu'est-ce que Spend Analytics ?

L'analyse des dépenses d'approvisionnement fait référence au processus systématique de collecte, de nettoyage et d'analyse des données d'approvisionnement afin de gagner en visibilité sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les opportunités de réduction des coûts.

Analyse des dépenses :

• Améliore les relations avec les fournisseurs : Fournit des informations sur les performances des fournisseurs, permettant ainsi une meilleure collaboration et des négociations contractuelles.
• Améliore l'efficacité opérationnelle : Identifie les inefficacités, réduit les risques liés à l'approvisionnement et rationalise les décisions d'achat.
• Soutient la prise de décision basée sur les données : Aide les organisations à prendre des décisions d'approvisionnement stratégiques sur la base d'informations précises sur les dépenses.

Pourquoi l'analyse des dépenses est-elle essentielle pour les achats ?

Les équipes d'approvisionnement sont soumises à une pression constante pour réduire les coûts, améliorer les performances des fournisseurs et améliorer l'efficacité de l'approvisionnement. L'analyse des dépenses joue un rôle crucial dans la réalisation de ces objectifs en fournissant des informations basées sur les données qui aident les organisations à prendre des décisions éclairées.

1. Identifier les opportunités de réduction des coûts

L'analyse efficace des dépenses permet aux entreprises d'identifier les inefficacités, d'éliminer les dépenses inutiles et d'identifier les opportunités d'économies.

• Aide les équipes d'approvisionnement à analyser les habitudes de dépenses afin de détecter les achats inutiles.
• Permet aux entreprises de renégocier les contrats et d'optimiser les contrats avec les fournisseurs.
• Selon McKinsey, les organisations qui tirent parti de l'analyse des dépenses réduisent efficacement leurs coûts d'approvisionnement de 15 %.

En ayant une vision plus claire des dépenses d'approvisionnement, les entreprises peuvent réaliser des économies et améliorer leur efficacité financière.

2. Améliorer les performances des fournisseurs et les stratégies d'approvisionnement

La gestion des relations avec les fournisseurs est un élément essentiel de l'approvisionnement stratégique. L'analyse des dépenses fournit des informations détaillées sur les performances des fournisseurs afin de faciliter la prise de décisions.

• Suit la fiabilité des fournisseurs, les délais de livraison et le respect des contrats.
• Aide les équipes d'approvisionnement à identifier les fournisseurs les plus performants tout en éliminant les fournisseurs les moins performants.
• Facilite la consolidation des fournisseurs, permettant aux organisations de tirer parti du pouvoir d'achat en gros pour de meilleurs prix.

Grâce à des données en temps réel sur les performances des fournisseurs, les équipes d'approvisionnement peuvent résoudre les problèmes de manière proactive et créer des réseaux de fournisseurs plus solides et plus fiables.

3. Fournir des informations exploitables pour la prise de décisions stratégiques

Un manque de visibilité sur les dépenses d'approvisionnement peut entraîner des opportunités manquées et un approvisionnement inefficace. L'analyse des dépenses permet aux responsables des achats de disposer d'informations exploitables en temps réel pour une prise de décision plus intelligente.

• Améliore la visibilité des dépenses directes et indirectes, ce qui permet une meilleure allocation budgétaire.
• Soutient la planification et les prévisions des achats à long terme.
• Aide les responsables des achats à aligner les stratégies d'approvisionnement sur les objectifs commerciaux globaux.

En tirant parti des informations basées sur les données, les organisations peuvent prendre des décisions d'approvisionnement proactives, réduire les risques liés à l'approvisionnement et améliorer l'efficacité des opérations d'approvisionnement.

Principales étapes de l'analyse des dépenses

En suivant une approche systématique, les organisations peuvent garantir l'exactitude des données, des informations pertinentes et de meilleures décisions en matière d'achats.

Vous trouverez ci-dessous les principales étapes à suivre pour effectuer une analyse efficace des dépenses.

1. Identification et collecte de sources de données

La première étape de l'analyse des dépenses consiste à collecter des données provenant de sources multiples afin de garantir une vision complète des activités d'achat.

• Extrayez les données relatives aux dépenses des systèmes ERP, des logiciels d'approvisionnement, des factures fournisseurs et des rapports financiers.
• Assurez-vous que les données couvrent les détails des fournisseurs, les descriptions des produits, les volumes d'achats, les conditions contractuelles et les enregistrements de paiement.
• Consolidez les informations provenant de différents départements et unités commerciales afin d'éliminer les silos de données.

Pourquoi est-ce important ? : Un ensemble de données complet et centralisé est essentiel pour identifier les inefficacités en matière d'approvisionnement et les opportunités de réduction des coûts.

2. Extraction et nettoyage des données

Une fois les données collectées, elles doivent être nettoyées et normalisées pour éliminer les erreurs et les incohérences.

• Identifiez et éliminez les enregistrements dupliqués, les informations obsolètes et les transactions incomplètes.
• Standardisez les noms des fournisseurs, les descriptions des produits et les catégories de dépenses par souci de cohérence.
• Alignez les formats de données provenant de différentes sources pour garantir une intégration et une analyse fluides.

Pourquoi est-ce important ? : Des données propres améliorent la précision des rapports, ce qui facilite l'identification des tendances en matière de dépenses et des informations sur les performances des fournisseurs.

3. Enrichissement et catégorisation des données

Une fois les données propres en place, l'étape suivante consiste à enrichir et à classer les informations sur les dépenses afin de découvrir les principaux modèles et tendances.

• Segmentez les dépenses en fonction des départements, des catégories, des fournisseurs, des zones géographiques et des types d'achats.
• Identifiez les achats récurrents, les commandes groupées et les dépendances avec les fournisseurs afin d'améliorer les décisions d'approvisionnement.
• Utilisez des outils d'analyse pilotés par l'IA pour regrouper des transactions similaires et détecter les anomalies de dépenses.

Pourquoi est-ce important ? : Une catégorisation appropriée permet aux équipes d'approvisionnement de négocier de meilleurs contrats, de consolider les achats et d'améliorer les relations avec les fournisseurs.

4. Analyse pour des informations exploitables

La dernière étape consiste à transformer les données brutes en informations pertinentes qui orientent les décisions stratégiques en matière d'achats.

• Identifiez les opportunités de réduction des coûts en analysant les tendances en matière de dépenses et les inefficacités.
• Comparez les prix, les performances et la fiabilité des fournisseurs pour optimiser la sélection des fournisseurs.
• Comparez les coûts d'approvisionnement par rapport aux normes de l'industrie pour garantir des prix compétitifs.
• Tirez parti de l'analyse prédictive pour prévoir les besoins futurs en matière d'approvisionnement et atténuer les risques.

Pourquoi est-ce important ? : Une approche des achats axée sur les données permet aux organisations de réduire les coûts, d'améliorer l'efficacité et de renforcer les relations avec les fournisseurs.

En suivant ces étapes, les entreprises peuvent mieux comprendre leurs dépenses d'approvisionnement et prendre des mesures proactives pour améliorer leurs stratégies d'approvisionnement.

L'étape suivante consiste à explorer les différents types d'analyse des dépenses et la manière dont ils peuvent encore affiner les opérations d'achat.

Types d'analyse des dépenses

Explorons les principaux types d'analyse des dépenses et la manière dont ils contribuent à la réussite des achats.

1. Analyse des dépenses directes et indirectes

Une classification fondamentale de l'analyse des achats et des dépenses directes et indirectes aide les organisations à comprendre où va leur argent et comment il affecte les opérations.

Analyse des dépenses directes

• Couvre les achats essentiels à la production et à la prestation de services.
• Comprend les matières premières, les composants, les machines, l'emballage et la logistique.
• Aide les équipes d'approvisionnement à évaluer les performances des fournisseurs, à gérer les stocks et à optimiser les coûts de production.

Comprendre les dépenses directes permet aux entreprises d'améliorer la fiabilité de la chaîne d'approvisionnement, de négocier de meilleurs contrats avec les principaux fournisseurs et d'améliorer l'efficacité de la production.

Analyse des dépenses indirectes

• Comprend toutes les dépenses non liées à la production, telles que les services informatiques, les fournitures de bureau, le marketing, les ressources humaines et la gestion des installations.
• Cela représente souvent 20 à 40 % des dépenses totales d'une entreprise, mais il est plus difficile à suivre en raison de la décentralisation des achats.
• Aide les entreprises à identifier les opportunités de réduction des coûts en consolidant les fournisseurs, en renégociant les contrats et en rationalisant les processus d'approvisionnement.

Une analyse efficace des dépenses indirectes permet de mieux contrôler le budget, de réduire les coûts opérationnels et d'accroître l'efficacité des achats.

2. Analyse des dépenses des fournisseurs et des catégories

Pour optimiser la gestion des fournisseurs et réduire les coûts, les organisations doivent analyser leurs dépenses par fournisseur et par catégorie.

Analyse des dépenses des fournisseurs

• Identifie quels fournisseurs reçoivent les dépenses les plus élevées et combien de fournisseurs sont utilisés pour des achats similaires.
• Aide les équipes d'approvisionnement à déterminer la fiabilité, les performances et l'efficacité des contrats des fournisseurs.
• Permet aux organisations d'évaluer la dépendance vis-à-vis des fournisseurs et de diversifier l'approvisionnement afin d'atténuer les risques.

Une analyse bien structurée des dépenses des fournisseurs permet aux entreprises de consolider leurs achats, de renforcer leurs relations avec les fournisseurs et de négocier de meilleures conditions.

Analyse des dépenses par catégorie

• Les dépenses de groupe sont divisées en catégories spécifiques telles que l'informatique, la logistique, le marketing ou les services professionnels.
• Aide les organisations à identifier les opportunités d'achats groupés, à éliminer les dépenses inutiles et à normaliser les achats entre les départements.
• Fournit des informations sur les fluctuations de coûts au niveau des catégories et les améliorations potentielles des processus.

L'analyse au niveau des catégories permet aux entreprises de rationaliser leurs stratégies d'approvisionnement, d'optimiser les contrats avec les fournisseurs et de découvrir les économies cachées.

3. Analyse des dépenses des divisions, des régions et des produits

Pour les grandes entreprises, l'analyse des dépenses doit aller au-delà des fournisseurs et des catégories pour examiner comment les différentes divisions, régions et gammes de produits contribuent aux dépenses globales.

Analyse des dépenses au niveau des divisions

• Récompose les coûts d'approvisionnement entre les différentes unités commerciales.
• Aide à déterminer quels départements dépensent trop ou sous-utilisent les ressources.
• Veille à ce que les dépenses soient conformes aux objectifs de l'entreprise et à la planification financière.

Identifie les écarts de coûts entre les unités commerciales et aide à optimiser les stratégies d'approvisionnement interfonctionnelles.

Analyse des dépenses régionales

• Analyse les dépenses d'approvisionnement par zone géographique afin de découvrir les variations de coûts et les inefficacités régionales.
• Aide les entreprises à évaluer si l'approvisionnement dans différentes régions peut réduire les coûts ou améliorer les performances des fournisseurs.
• Identifie les risques spécifiques à la région, tels que les défis logistiques, les facteurs géopolitiques ou les fluctuations monétaires.

L'analyse régionale favorise une meilleure sélection des fournisseurs, une meilleure gestion des risques et des stratégies d'approvisionnement mondiales.

Analyse des dépenses liées aux produits

• Se concentre sur les dépenses liées à des produits ou à des catégories de produits spécifiques.
• Aide les entreprises à évaluer les coûts de production, la fiabilité des fournisseurs et les tendances des prix pour chaque produit.
• Soutient l'analyse comparative des coûts et l'optimisation des prix afin de conserver un avantage concurrentiel.

Aide les organisations à aligner les achats sur la rentabilité des produits, à réduire les coûts de production et à améliorer les prévisions de coûts.

En appliquant les bonnes techniques d'analyse des dépenses, les entreprises peuvent améliorer la prise de décisions, optimiser les coûts et garantir la réussite à long terme de leurs achats.

L'étape suivante consiste à explorer les outils technologiques qui améliorent l'analyse des dépenses et aident les organisations à obtenir des informations sur les achats en temps réel et basées sur les données.

Exploration des outils technologiques pour l'analyse des dépenses

Voici comment la technologie transforme l'analyse des dépenses :

1. Avantages des logiciels d'automatisation et d'analyse

Les méthodes traditionnelles d'analyse des dépenses impliquent souvent des processus manuels fastidieux et sujets à des erreurs. L'automatisation de l'analyse des achats élimine les inefficacités, augmente la précision et accélère la prise de décision.

1. Réduit l'effort manuel et améliore la précision

• Automatise la collecte, la catégorisation et les rapports des données, minimisant ainsi les erreurs humaines.
• Permet aux équipes d'approvisionnement de consacrer moins de temps à la saisie des données et plus de temps aux initiatives stratégiques.

2. Des informations basées sur l'IA pour une prise de décision plus intelligente

• Les outils d'analyse pilotés par l'IA identifient les modèles, les anomalies et les opportunités de réduction des coûts plus rapidement que les méthodes traditionnelles.
• L'analyse prédictive permet de prévoir les tendances futures en matière de dépenses et d'optimiser les budgets.

2. Centralisation des données relatives aux dépenses grâce à des tableaux de bord en temps réel

Les équipes chargées des achats ont souvent du mal à gérer des données éparpillées sur plusieurs systèmes. Un tableau de bord centralisé d'analyse des dépenses fournit une source unique d'informations fiables, garantissant à toutes les parties prenantes un accès à des données d'approvisionnement à jour.

1. Améliore la visibilité et la transparence

• Regroupe les données des systèmes ERP, d'approvisionnement et de finances au sein d'une plateforme unifiée.
• Fournit un accès en temps réel aux habitudes de dépenses, aux performances des fournisseurs et à la conformité des contrats.

2. Permet une gestion proactive des dépenses

• Les responsables des achats peuvent suivre les coûts, identifier les tendances et remédier aux inefficacités avant qu'elles ne s'aggravent.
• Les tableaux de bord permettent aux utilisateurs de filtrer les données par catégories, départements, fournisseurs et zones géographiques pour obtenir des informations détaillées.

3. Intégration avec les systèmes ERP et d'approvisionnement

Pour optimiser la valeur de l'analyse des dépenses, les entreprises doivent intégrer ces informations dans leurs systèmes ERP et d'approvisionnement existants. Un système bien connecté améliore la collaboration et garantit des flux de données précis entre les services.

1. Améliore la précision et l'efficacité des données

• L'intégration ERP élimine les saisies de données dupliquées et synchronise les données relatives aux dépenses entre les équipes.
• Garantit que les équipes chargées des achats, des finances et de la chaîne d'approvisionnement travaillent avec les mêmes données précises et en temps réel.

2. Améliore la collaboration et la conformité

• Éliminez les silos en veillant à ce que les équipes des finances, des achats et de la chaîne d'approvisionnement partagent leurs informations.
• Automatise les contrôles de conformité et contribue à garantir le respect des politiques d'approvisionnement.

Nous allons maintenant explorer les indicateurs clés et les techniques de visualisation qui aident les entreprises à interpréter efficacement les analyses des dépenses et à agir en conséquence.

Indicateurs clés et techniques de visualisation pour l'analyse des dépenses

Les entreprises doivent suivre les indicateurs clés de performance (KPI) et utiliser des techniques de visualisation efficaces pour interpréter les données de manière efficace.

Explorons les indicateurs clés de performance essentiels et les méthodes de visualisation qui contribuent à la réussite des achats.

1. Indicateurs de performance clés (KPI) à suivre

• Visibilité des dépenses : Pourcentage des dépenses totales d'approvisionnement analysées.
• Économies de coûts : Réduction des coûts d'approvisionnement au fil du temps.
• Performances des fournisseurs : Taux de livraison dans les délais, indicateurs de qualité et conformité.

2. Techniques de visualisation pour de meilleures informations Graphiques à barres et graphiques circulaires :

• Simplifiez les données complexes sur les dépenses. Tableaux de bord interactifs : offrez un suivi en temps réel des performances en matière d'approvisionnement.

Obtenir des résultats grâce à l'analyse des dépenses

Le suivi des KPI et la visualisation des données d'approvisionnement n'apportent de la valeur que s'ils permettent d'obtenir des informations exploitables. Les équipes d'approvisionnement doivent utiliser l'analyse des dépenses pour optimiser les coûts, améliorer les relations avec les fournisseurs et améliorer les stratégies d'approvisionnement.

1. Identifier les tendances et les opportunités en matière de réduction des coûts

• Aide les équipes d'approvisionnement à repérer les domaines de dépenses excessives et d'inefficacité.
• Permet les achats en gros et les négociations avec les fournisseurs pour de meilleurs prix et des remises sur volume.
• Soutient la consolidation des dépenses en identifiant les relations fournisseurs qui se chevauchent.

2. Améliorer les processus d'approvisionnement et la gestion des contrats

• Garantit une meilleure conformité des contrats grâce à un suivi basé sur les données des engagements des fournisseurs.
• Aide à renégocier les contrats en fonction des données de performance et des tendances du marché.
• Réduit les risques liés à la chaîne d'approvisionnement en identifiant les fournisseurs qui ne répondent souvent pas aux attentes.

3. Soutenir les décisions stratégiques en matière d'approvisionnement

• Aligne les stratégies d'approvisionnement avec les objectifs de croissance à long terme de l'entreprise.
• Aide les organisations à s'adapter aux évolutions du marché et aux risques liés aux fournisseurs de manière proactive.
• Identifie les opportunités de passer d'un approvisionnement réactif à un approvisionnement stratégique.

Maintenant, voyons comment laboratoires d'akiro fournit aux entreprises des solutions d'analyse des dépenses pilotées par l'IA, les aidant à atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité en matière d'achats et de réduction des coûts.

akirolabs : Renforcer l'analyse des dépenses d'approvisionnement

laboratoires d'akiro est une plateforme alimentée par l'IA qui simplifie les efforts d'approvisionnement, facilite la collaboration et vous fournit les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions plus intelligentes et plus rapidement. akirolabs vous aide à prendre le contrôle et à transformer votre stratégie d'achat, en veillant à ce qu'elle soit une fonction axée sur la valeur.

Caractéristiques principales :

• Hub centralisé : Collaborez dans un hub central avec akirolabs, vous pouvez centraliser tous les processus du plan à la stratégie pour répondre à vos besoins stratégiques en matière d'achats et de gestion des catégories.
• Accès aux données sur les dépenses : akirolabs s'intègre parfaitement à votre outil d'analyse des dépenses préféré, vous permettant d'accéder aux données sur les dépenses et de les exploiter en un seul endroit centralisé.
• Élaborez des stratégies pour les fournisseurs : Vous pouvez créer des stratégies claires pour les fournisseurs, suivre les progrès et prendre des décisions plus intelligentes qui ajoutent de la valeur à votre entreprise.
• Réduisez les risques de manière proactive : Grâce aux fonctionnalités de modélisation de scénarios, vous pouvez planifier les risques potentiels et pérenniser vos opérations.
• Suivez et atteignez vos objectifs: Utilisez des outils simples pour voir ce qui fonctionne et les domaines dans lesquels vous avez le plus d'impact.
• Informations sur les données : Utilisez les informations issues des données pour trouver les bons leviers afin de maximiser la valeur commerciale.
• Transformation des achats : akirolabs fait des achats une fonction stratégique axée sur la valeur.

Avec laboratoires d'akiro, les achats ne sont pas simplement une tâche transactionnelle ; ils deviennent un élément clé des objectifs stratégiques de votre organisation. Choisir akirolabs contribue à améliorer l'ensemble de votre processus d'approvisionnement en fournissant des informations en temps réel sur vos KPI d'approvisionnement.

Conclusion

L'analyse des dépenses d'approvisionnement n'est plus un outil supplémentaire ; c'est un outil essentiel pour réduire les coûts, améliorer les relations avec les fournisseurs et améliorer l'efficacité des achats. Les organisations peuvent prendre des décisions fondées sur les données qui favorisent la réussite à long terme en suivant un processus structuré d'analyse des dépenses, en tirant parti de la technologie et en suivant les principaux indicateurs de performance clés.

Vous souhaitez passer à la vitesse supérieure en matière d'analyse des achats ? laboratoires d'akiro fournit des outils basés sur l'IA pour vous aider à optimiser les dépenses, à améliorer la collaboration avec les fournisseurs et à mettre en place des stratégies de réduction des coûts.

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