Les achats directs, tels que les matières premières et les fournitures de fabrication, occupent souvent une place centrale lorsque l'on pense à l'approvisionnement. Mais qu'en est-il de tout ce dont votre entreprise a besoin pour fonctionner ?

Qu'il s'agisse de fournitures de bureau, de services informatiques, de frais de voyage ou de campagnes marketing, les achats indirects représentent une part importante du budget de votre entreprise. Pourtant, de nombreux responsables des achats d'entreprise ont du mal à renforcer la visibilité et le contrôle des catégories indirectes.

Depuis 2011, les dépenses indirectes ont augmenté d'environ 7 % chaque année dans le monde entier. En fait, l'approvisionnement indirect représente généralement environ 10 % du chiffre d'affaires total du secteur de la vente au détail, variant selon le sous-secteur et le format. Sans stratégie claire, les coûts deviennent incontrôlables, les fournisseurs se multiplient et la conformité passe au second plan.

Cet article vous guidera à travers six étapes cruciales pour maîtriser les achats indirects. Ces étapes vous permettront de prendre le contrôle, de réaliser des économies et d'améliorer votre efficacité.

Qu'est-ce que l'approvisionnement indirect ?

Les achats indirects font référence à l'achat de biens et de services qui ne sont pas directement liés à la fabrication ou à la production de produits, mais qui sont essentiels aux opérations commerciales quotidiennes. Contrairement à l'approvisionnement direct, qui a un impact sur le produit final, l'approvisionnement indirect soutient l'infrastructure, la productivité des employés et la prestation de services.

Le rôle des achats indirects

Lorsqu'ils sont gérés de manière stratégique, les achats indirects deviennent un facteur clé de la satisfaction des parties prenantes, de la visibilité des coûts et de l'agilité opérationnelle, en particulier dans les entreprises complexes et multiservices.

Une stratégie d'achats indirects optimisée peut conduire à :

• Réductions de coûts importantes grâce à des contrats fournisseurs consolidés.
• Renforcer les relations avec les fournisseurs, améliorer les niveaux de service et la fiabilité.
• Amélioration de la conformité en réduisant les dépenses non autorisées.

Principales catégories d'achats indirects

Les achats indirects couvrent un large éventail de biens et de services. Ces catégories peuvent permettre de réaliser d'importantes économies de coûts, d'améliorer l'efficacité et de renforcer les partenariats avec les fournisseurs lorsqu'elles sont gérées efficacement. Cependant, les dépenses peuvent être fragmentées sans une approche structurée, ce qui entraîne un gaspillage de ressources et des coûts cachés.

Voici certaines des catégories d'achats indirects les plus critiques :

• Fournitures et équipement de bureau: Qu'il s'agisse de papeterie de tous les jours, de mobilier de bureau de grande valeur ou de postes de travail ergonomiques, ces achats permettent aux employés de rester productifs. Sans approvisionnement centralisé, vous risquez de payer trop cher pour des articles peu prioritaires ou de travailler avec un trop grand nombre de fournisseurs redondants.
• Services informatiques et logiciels: Cette catégorie comprend le cloud computing, les solutions de cybersécurité, les outils de collaboration et les abonnements SaaS. 80 % des entreprises s'appuyant désormais sur des outils basés sur le cloud, l'approvisionnement informatique non surveillé peut entraîner des licences logicielles inutiles, des risques de sécurité et une hausse des coûts.
• Services publics et frais généraux: L'électricité, l'eau, Internet et les services de sécurité sont essentiels mais souvent négligés dans les stratégies d'approvisionnement. La négociation de contrats à long terme ou le passage à des solutions économes en énergie peuvent générer des réductions de coûts substantielles.
• Voyages et événements: Les voyages d'affaires, l'hébergement, les conférences et les programmes de formation des employés constituent des postes budgétaires importants pour de nombreuses entreprises. Les entreprises sont confrontées à des prix incohérents et à des dépenses excessives en l'absence de politiques de voyage centralisées ou de contrats avec des fournisseurs privilégiés.
• Marketing et publicité: Cette catégorie comprend les médias payants, la création de contenu, les services de marque et les campagnes de relations publiques. Les budgets marketing peuvent rapidement devenir incontrôlables. Il est donc crucial d'aligner les achats sur les objectifs marketing pour optimiser le retour sur investissement.

Chacune de ces catégories présente des défis uniques, mais elles vous offrent également la possibilité de rationaliser vos dépenses, de négocier de meilleurs contrats et de gagner en efficacité. Maintenant que nous avons couvert les principaux domaines de dépenses indirectes, explorons les défis courants auxquels les entreprises sont confrontées pour les gérer efficacement.

Les défis courants liés à la gestion des dépenses indirectes et les moyens de les surmonter

En l'absence d'une approche structurée, la gestion des achats indirects peut sembler être une bataille ardue permanente. Contrairement aux achats directs, où les achats sont étroitement surveillés et adaptés aux besoins de production, les dépenses indirectes sont souvent décentralisées, incohérentes et sujettes à des inefficacités. Si rien n'est fait, elle peut épuiser les budgets, réduire la visibilité des coûts et compliquer les relations avec les fournisseurs si rien n'est fait.

Voici quelques-unes des plus défis communs votre entreprise peut être confrontée lors de la gestion des dépenses indirectes :

Absence de processus d'approbation officiel

En l'absence d'une politique d'approvisionnement claire, les achats peuvent être effectués sans supervision appropriée, ce qui entraîne des dépenses inutiles, des dépassements de budget et des risques de conformité. Les employés peuvent commander des fournitures, des logiciels ou des services en fonction de leurs préférences personnelles plutôt que de besoins stratégiques.

Pour les opérations à l'échelle de l'entreprise, ces inefficacités s'aggravent rapidement dans toutes les unités commerciales, exposant les organisations à des risques d'audit et à des fuites de coûts.

La mise en place d'un flux d'approbation structuré garantit que toutes les dépenses sont conformes aux objectifs commerciaux.

Dépenses non-conformistes

franc-tireur, ou dépenses malhonnêtes, se produisent lorsque les employés contournent les canaux d'approvisionnement approuvés et effectuent des achats de manière indépendante. Cela se traduit souvent par des coûts plus élevés, des remises sur volume manquées et des risques de sécurité accrus (en particulier pour les achats liés à l'informatique).

Cela est particulièrement problématique pour les responsables des achats mondiaux qui s'efforcent de maintenir les normes de conformité et d'achat dans toutes les régions.

Un système d'achat centralisé et une formation des employés sur les politiques d'approvisionnement peuvent réduire les dépenses non conformistes et générer des économies de coûts.

Processus d'approvisionnement complexes

Les employés trouveront des moyens de contourner votre système d'approvisionnement s'il est lent, trop bureaucratique ou difficile à utiliser. La lourdeur des processus d'approbation, les formalités administratives excessives et les systèmes obsolètes sont source d'inefficacité et de résistance.

La solution ? Automatiser les flux de travail, utiliser des outils d'approvisionnement en ligne et simplifier les étapes d'approbation pour rendre la conformité plus facile et plus intuitive.

Surcharge de fournisseurs et contrats redondants

Sans gestion adéquate des fournisseurs, les entreprises travaillent souvent avec un trop grand nombre de fournisseurs pour le même produit ou service, ce qui entraîne une fragmentation des contrats, des opportunités de réduction des coûts manquées et une complexité administrative.

La consolidation des fournisseurs et la négociation d'accords à long terme avec des partenaires clés peuvent améliorer l'efficacité et réduire les coûts.

La bonne nouvelle, c'est que ces défis peuvent être surmontés grâce à la bonne stratégie. En mettant en œuvre une approche d'approvisionnement structurée, les entreprises peuvent mieux contrôler leurs dépenses, améliorer leur efficacité et renforcer leurs relations avec les fournisseurs. Découvrons maintenant les étapes clés pour gérer efficacement les catégories d'achats indirects.

Lisez également : Différences entre les dépenses directes et indirectes en matière d'achats

Les 6 étapes clés d'une stratégie d'achats indirects à fort impact

Une gestion efficace des achats indirects permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d'améliorer l'efficacité opérationnelle, de réduire les risques et de garantir des décisions de dépenses plus intelligentes. Pourtant, sans stratégie bien définie, vous pouvez souvent être confronté à des données fragmentées, à des dépenses incontrôlées et à des relations inefficaces avec les fournisseurs.

En mettant en œuvre une approche structurée, vous pouvez transformer les achats indirects en un puissant moteur de valeur commerciale. Voici comment procéder :

Étape 1 : Élaborez et communiquez un processus d'achat clair

Une politique d'achats bien définie constitue la base d'une stratégie d'achats indirects efficace. Les employés peuvent effectuer des achats ponctuels sans directives claires, ce qui entraîne des économies et des problèmes de conformité.

Pour éviter cela, procédez comme suit :

• Établissez des processus d'approbation structurés en fonction de seuils de dépenses.
• Offrez une formation sur les achats pour vous assurer que les employés comprennent les politiques.
• Créez une documentation transparente qui décrit les directives d'achat et les fournisseurs préférés.

Un fort processus d'approvisionnement garantit la cohérence, la responsabilité et le contrôle des coûts dans tous les départements.

Étape 2 : centraliser et suivre les données relatives aux dépenses pour plus de transparence

L'un des principaux défis de la gestion des dépenses indirectes est le manque de visibilité. Les équipes d'approvisionnement ont du mal à suivre les dépenses sans données centralisées, ce qui entraîne des inefficacités et des opportunités d'économies manquées.

Pour améliorer la transparence et le contrôle :

• Mettez en œuvre un système de gestion des dépenses pour suivre et classer les dépenses.
• Regroupez les achats auprès de fournisseurs privilégiés pour maximiser les remises.
• Utilisez des analyses en temps réel pour identifier les habitudes de dépenses et les domaines à améliorer.

Pour les CPO, la consolidation des dépenses indirectes dans un environnement de données unique contribue à la planification stratégique, à la responsabilisation des parties prenantes et à l'amélioration des négociations avec les fournisseurs.

Étape 3 : Procéder à une analyse des dépenses pour identifier les opportunités de réduction des coûts

De nombreuses entreprises dépensent trop pour les achats indirects simplement parce qu'elles n'analysent pas régulièrement où va leur argent. La réalisation d'une analyse des dépenses permet d'identifier les dépenses inutiles et les opportunités de réduction des coûts.

Demandez-vous :

• Plusieurs équipes achètent-elles des objets similaires séparément ? La consolidation des fournisseurs peut réduire les coûts.
• Payez-vous pour des logiciels ou des services sous-utilisés ? L'optimisation des modèles de licence peut permettre de réaliser des économies.
• Renouvelez-vous régulièrement des contrats aux mêmes tarifs ? La négociation de meilleures conditions peut améliorer la valeur.

Vous pouvez prendre des mesures proactives pour optimiser votre stratégie d'approvisionnement en identifiant les inefficiences.

Étape 4 : Simplifier la sélection des fournisseurs pour améliorer les coûts et la qualité

Travailler avec un trop grand nombre de fournisseurs entraîne souvent des contrats redondants, une fragmentation des achats et une réduction du pouvoir de négociation. Un processus rationalisé de sélection des fournisseurs garantit de meilleurs prix, une meilleure qualité de service et une efficacité accrue.

Pour affiner votre stratégie en matière de fournisseurs :

• Limitez le nombre de fournisseurs redondants dans chaque catégorie afin de générer des remises sur volume.
• Évaluez les fournisseurs en fonction de leur rentabilité, de leur fiabilité de service et de leur évolutivité.
• Établissez des critères de performance des fournisseurs pour garantir une qualité et une valeur constantes.

La gestion stratégique des fournisseurs se renforce relations avec les fournisseurs tout en veillant à ce que votre entreprise bénéficie des meilleures conditions possibles.

Étape 5 : Renforcez votre processus de négociation pour réaliser des économies maximales

Les achats indirects offrent de nombreuses opportunités de négociation si vous savez comment les exploiter. Les équipes d'approvisionnement qui négocient de manière proactive les prix, les conditions de paiement et les conditions contractuelles bénéficient d'avantages financiers importants.

Améliorez votre stratégie de négociation en :

• Utiliser les données relatives aux dépenses pour justifier de meilleurs ajustements de prix et de contrats.
• Développer des partenariats à long terme avec les fournisseurs afin de garantir des avantages exclusifs.
• Introduire des contrats basés sur les performances pour aligner les objectifs des fournisseurs sur les besoins de votre entreprise.

Une stratégie de négociation bien exécutée vous permet de maximiser la valeur tout en minimisant les dépenses inutiles. Les équipes d'approvisionnement des entreprises peuvent également utiliser des données de référence intercatégories et des indices sectoriels pour tirer parti des négociations à forte valeur ajoutée.

Étape 6 : Tirer parti de la technologie d'approvisionnement pour améliorer l'efficacité

La technologie transforme les achats en automatisant les flux de travail, en améliorant la conformité et en fournissant des informations en temps réel. Investir dans un logiciel d'approvisionnement peut améliorer la visibilité, accélérer la prise de décision et réduire le travail manuel.

Pensez à mettre en œuvre :

• Des analyses basées sur l'IA pour un suivi et des prévisions intelligents des dépenses.
• Plateformes d'approvisionnement automatisées pour améliorer l'efficacité et garantir la conformité.
• Solutions basées sur le cloud pour un accès en temps réel aux données d'approvisionnement, quel que soit le lieu.

Avec la bonne technologie, vous pouvez rationaliser les opérations, minimiser les risques et optimiser votre stratégie d'approvisionnement indirect.

En adoptant une approche structurée des achats indirects, vous pouvez aller au-delà de la simple réduction des coûts et créer une valeur stratégique à long terme. Une stratégie d'approvisionnement bien gérée permet non seulement de réaliser des économies, mais aussi d'améliorer l'efficacité, de réduire les risques et de renforcer les relations avec les fournisseurs. Explorons maintenant les meilleures pratiques pour réussir les achats indirects.

Meilleures pratiques pour réussir vos achats indirects

Une stratégie d'achats indirects bien structurée ne se limite pas à réduire les coûts ; elle vise à améliorer l'efficacité, à garantir la conformité et à générer de la valeur à long terme. Lorsque vous adoptez les meilleures pratiques d'approvisionnement, vous pouvez mieux contrôler les dépenses, minimiser les risques et renforcer les relations avec les fournisseurs.

Pour tirer le meilleur parti de votre stratégie d'achats indirects, tenez compte des meilleures pratiques suivantes :

1. Investissez dans l'automatisation pour minimiser les erreurs et améliorer l'efficacité

Manuel approvisionnement les processus prennent du temps, sont sujets à des erreurs et sont difficiles à adapter. En tirant parti de l'automatisation, les entreprises peuvent :

• Réduisez les erreurs humaines dans les bons de commande et les approbations.
• Accélérez les cycles d'approvisionnement grâce à des flux de travail numériques.
• Renforcez la conformité en acheminant automatiquement les achats par l'intermédiaire de fournisseurs approuvés.

Les outils d'automatisation aident à éliminer les goulots d'étranglement et permettent aux équipes d'approvisionnement de se concentrer sur la prise de décisions stratégiques plutôt que sur des tâches répétitives.

2. Suivez les habitudes de dépenses pour identifier les opportunités de réduction des coûts

Les dépenses invisibles constituent un défi majeur en matière d'achats indirects, c'est-à-dire des dépenses qui passent inaperçues sans supervision appropriée. En analysant régulièrement les données relatives aux dépenses, les entreprises peuvent :

• Identifiez les problèmes d'efficacité tels que les achats en double ou les dépenses inutiles.
• Identifiez les opportunités de réduction des coûts en consolidant les achats auprès de moins de fournisseurs.
• Assurez l'alignement du budget en suivant les dépenses par rapport aux prévisions.

Grâce à une compréhension claire des tendances en matière de dépenses, les entreprises peuvent prendre des décisions fondées sur des données afin d'optimiser les coûts d'approvisionnement.

3. Sensibiliser les employés pour les encourager à dépenser de manière responsable

Les dépenses incontrôlées se produisent souvent lorsque les employés ne connaissent pas les politiques d'approvisionnement. Pour empêcher les achats non autorisés et garantir le respect des stratégies d'achat :

• Organisez régulièrement des sessions de formation sur les politiques d'approvisionnement et les meilleures pratiques.
• Fournissez des directives d'approvisionnement faciles d'accès pour normaliser les achats.
• Encouragez la collaboration entre les équipes d'approvisionnement et les départements pour garantir l'alignement.

Les employés qui comprennent le processus d'approvisionnement sont plus susceptibles de suivre les bonnes procédures, ce qui réduit les dépenses inconsidérées et améliore l'efficacité globale.

En intégrant ces meilleures pratiques à votre stratégie d'approvisionnement, vous ne vous contentez pas de réduire les coûts ; vous créez une approche structurée, évolutive et stratégique de la gestion des dépenses indirectes. Voyons ensuite comment des solutions d'approvisionnement innovantes telles que laboratoires d'akiro peut faire passer votre stratégie au niveau supérieur en intégrant des informations et une automatisation pilotées par l'IA.

akirolabs : une approche plus intelligente et axée sur les données pour les achats indirects

Les achats indirects souffrent souvent de processus fragmentés, d'une visibilité limitée et d'une application des politiques incohérente. laboratoires d'akiro répond à ces défis en proposant une plateforme SaaS modulaire alimentée par l'IA qui permet aux équipes de l'entreprise de gérer les dépenses indirectes avec structure, précision et collaboration.

La plateforme prend en charge chaque étape du cycle de vie des achats indirects grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Développement de stratégies et gouvernance centralisées : akirolabs constitue une source unique d'informations pour toutes les stratégies de catégories, y compris les catégories indirectes telles que l'informatique, les voyages, le marketing et les services de bureau. Il élimine le besoin de feuilles de calcul déconnectées en stockant les stratégies dans un référentiel régi et contrôlé par version qui s'aligne sur les taxonomies organisationnelles.
• Analyse intégrée des dépenses et modélisation de scénarios : La plateforme se connecte aux systèmes ERP et d'analyse des dépenses existants pour consolider et classer les dépenses indirectes. À l'aide d'outils intégrés, les équipes d'approvisionnement peuvent analyser les habitudes de dépenses, identifier les inefficacités et simuler des scénarios d'approvisionnement afin de découvrir des opportunités de réduction des coûts.
• Rationalisation des fournisseurs et suivi des performances : akirolabs contribue à réduire la duplication des fournisseurs en permettant la notation des fournisseurs, l'alignement des contrats et la consolidation stratégique. Les équipes d'approvisionnement peuvent évaluer les performances des fournisseurs en termes de niveaux de service, de mesures de conformité et de stabilité financière afin de soutenir des partenariats à long terme.
• Recommandations stratégiques basées sur l'IA : L'assistant IA intégré, AkiroAssist, fournit des suggestions contextuelles pour améliorer la qualité de la stratégie, optimiser la sélection des fournisseurs et aligner les dépenses sur les objectifs commerciaux. Il améliore la prise de décisions en combinant des informations de marché en temps réel avec des données de performance historiques.
• Soutien aux initiatives d'approvisionnement interfonctionnelles : La plateforme permet aux utilisateurs de développer des stratégies BeyondCategory pour des initiatives qui concernent plusieurs départements, telles que des programmes de développement durable ou des achats marketing centralisés. Cela garantit la coordination entre les parties prenantes et la cohérence entre les unités commerciales.
• Collaboration intégrée et engagement des parties prenantes : Des fonctionnalités telles que la cartographie des parties prenantes, la distribution des enquêtes et le partage des informations permettent aux achats d'impliquer des départements tels que l'informatique, les ressources humaines, les finances et le marketing tout au long du processus de création de la stratégie. Cela favorise l'alignement, la responsabilité et une prise de décision plus rapide.

Avec laboratoires d'akiro, les achats indirects deviennent une fonction reproductible et axée sur les informations qui favorise le contrôle des coûts, la conformité aux politiques et la création de valeur à l'échelle de l'entreprise. Il remplace les achats ad hoc par des stratégies structurées collaboratives, transparentes et évolutives entre les régions et les départements.

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Conclusion

Maîtriser les achats indirects ne consiste pas seulement à réduire les coûts ; il s'agit de créer une fonction d'achat plus intelligente, plus agile et axée sur les données, qui favorise la réussite commerciale à long terme. Les entreprises qui adoptent l'automatisation, l'analyse et la gestion stratégique des fournisseurs obtiennent un avantage concurrentiel en réduisant les inefficacités, en minimisant les risques et en maximisant la valeur.

L'époque des achats réactifs est révolue. En mettant en œuvre des processus structurés, en tirant parti de la technologie alimentée par l'IA et en entretenant de solides relations avec les fournisseurs, vous pouvez prendre le contrôle total de vos dépenses indirectes, améliorer la transparence et atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité.

Le moment est venu d'agir. Ne laissez pas les dépenses indirectes non gérées épuiser vos ressources ; rationalisez, automatisez et optimisez avec laboratoires d'akiro.

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