Les décisions d'achat constituent la base des opérations de chaque organisation et, lorsqu'elles sont bien prises, elles créent une valeur durable tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Dans le contexte volatil et concurrentiel actuel, les achats ne se limitent pas à l'achat de biens ou de services, ils visent également à améliorer l'efficacité, à réduire les risques et à favoriser une croissance stratégique.

Pourtant, même les stratégies d'achat les mieux intentionnées peuvent échouer en raison de faux pas évitables. Qu'il s'agisse de choisir un fournisseur uniquement en fonction du prix ou de ne pas tenir compte de la conformité réglementaire, erreurs d'approvisionnement peut entraîner des économies manquées, des retards opérationnels, une atteinte à la réputation et une exposition inutile à des risques.

Cet article décrit les 10 plus courants erreurs d'approvisionnement fabriqués par des organisations de tous les secteurs. Plus important encore, il propose des conseils pratiques sur la manière de reconnaître et d'éviter ces pièges afin de mettre en place une fonction d'achat plus intelligente et plus agile qui stimule les performances et protège vos résultats.

TL ; SEC

• Quelles sont les erreurs d'approvisionnement et pourquoi elles sont importantes.
• Les causes courantes des erreurs d'approvisionnement.
• Les 10 principales erreurs que les organisations doivent éviter en matière d'achats.
• Des solutions pratiques pour chaque erreur.
• Comment des outils modernes tels qu'akirolabs contribuent à améliorer les achats.
• Derniers points à retenir pour transformer les achats en une fonction stratégique.

Que sont les erreurs d'approvisionnement ?

Les erreurs d'approvisionnement font référence à des erreurs, à des oublis ou à de mauvaises décisions prises au cours du processus d'approvisionnement et d'achat qui ont un impact négatif sur l'efficacité, la structure des coûts ou la stabilité de la chaîne d'approvisionnement d'une organisation. Il peut s'agir de choisir le mauvais fournisseur, de négliger les problèmes de conformité ou de ne pas prévoir la demande avec précision.

Si certaines erreurs sont mineures et faciles à corriger, d'autres peuvent entraîner des pertes financières importantes, des perturbations opérationnelles ou une atteinte à la réputation. Dans un environnement commercial concurrentiel et sensible aux coûts, même une seule erreur d'approvisionnement, telle que la signature d'un contrat mal négocié ou le recours à un fournisseur peu fiable, peut avoir des conséquences en cascade pour les départements et les parties prenantes.

En résumé, les erreurs d'approvisionnement ne sont pas simplement des défauts opérationnels, ce sont des risques stratégiques qui peuvent compromettre la croissance et la résilience d'une entreprise si rien n'est fait pour y remédier.

Comprendre quoi erreurs d'approvisionnement are n'est que le début. Pour y remédier efficacement, il est important d'identifier les causes profondes de ces problèmes en premier lieu.

Quelles sont les causes des erreurs d'approvisionnement ?

Les erreurs d'approvisionnement résultent souvent d'une combinaison de problèmes structurels, d'une visibilité limitée et d'erreurs humaines. L'une des causes principales est le recours excessif à des processus manuels tels que les feuilles de calcul, les e-mails et les systèmes fragmentés, ce qui peut entraîner des lacunes dans les données et des problèmes de communication.

L'absence de collaboration interfonctionnelle est une autre cause fréquente. Lorsque les décisions d'achat sont prises de manière cloisonnée, sans contribution financière, juridique ou opérationnelle, des considérations importantes telles que la conformité, l'alignement budgétaire ou les normes de qualité peuvent être négligées.

En outre, une formation insuffisante, des politiques d'achat peu claires et la pression visant à réduire les coûts rapidement peuvent amener les équipes à prendre des décisions réactives sans bien comprendre les implications à long terme.

Dans de nombreux cas, les organisations ne disposent tout simplement pas des outils et des cadres appropriés pour soutenir les achats stratégiques, ce qui entraîne des risques évitables qui nuisent à l'efficacité, à la valeur et à la confiance.

Avec une vision claire des causes sous-jacentes, les organisations peuvent désormais porter leur attention sur les erreurs d'achat les plus fréquentes qui menacent l'efficacité opérationnelle et l'impact stratégique.

10 erreurs courantes à éviter en matière d'achats

Même les équipes d'approvisionnement les plus expérimentées ne sont pas à l'abri de faux pas. Mais reconnaître ces écueils courants constitue la première étape vers la mise en place d'un processus d'achat plus intelligent et plus résilient.

Vous trouverez ci-dessous dix erreurs d'approvisionnement que les organisations devraient éviter activement, et comment y remédier.

Erreur 1 : supposer que les économies de coûts sont toujours la priorité absolue

De nombreuses équipes d'approvisionnement accordent la priorité à la réduction des coûts, mais les priorités des parties prenantes sont souvent plus nuancées. Se concentrer uniquement sur le prix ne tient pas compte d'autres facteurs critiques tels que la rapidité, les performances, la conformité ou les relations avec les fournisseurs. Les stratégies d'approvisionnement qui ne correspondent pas aux objectifs du ministère ne parviennent souvent pas à gagner du terrain en interne. Les responsables des achats doivent plutôt commencer par comprendre les objectifs des parties prenantes et adapter les propositions de valeur en conséquence. L'alignement, et non les suppositions, est la clé du succès.

Erreur 2 : essayer de centraliser et de contrôler chaque achat

Tenter de gérer ou de contrôler manuellement chaque décision d'achat peut entraîner des blocages, un épuisement et une lenteur des cycles d'approvisionnement. Cela est particulièrement problématique dans les organisations qui ne disposent pas de systèmes évolutifs. Un approvisionnement efficace nécessite une segmentation, les dépenses à forte valeur ou à haut risque doivent être gérées de manière rigoureuse, tandis que les achats à faible risque peuvent être effectués via des canaux en libre-service ou automatisés. Une approche à plusieurs niveaux garantit l'agilité tout en maintenant la gouvernance.

Erreur 3 : s'attendre à ce que les parties prenantes engagent les achats de manière proactive

L'une des frustrations les plus courantes en matière d'achats est le manque d'engagement des parties prenantes. Mais l'engagement ne se fera pas automatiquement. Sans une sensibilisation proactive et une valeur démontrée, les achats risquent d'être contournés. Les équipes doivent identifier les opportunités pour prendre en charge les prochains renouvellements, les problèmes de performance des fournisseurs ou les problèmes de conformité, et proposer des solutions, et non des restrictions. Rendre les achats accessibles et solidaires renforce la crédibilité interne.

Erreur 4 : assister aux réunions des parties prenantes sans préparation

Participer à des réunions sans connaître suffisamment l'historique des fournisseurs, les données relatives aux dépenses ou les points de référence du marché peut nuire à la crédibilité des achats. Les parties prenantes s'attendent à ce que les achats fournissent des informations et des solutions, et non à être informées de zéro. L'accès aux rapports de dépenses, aux profils des fournisseurs et aux délais de renouvellement à l'avance positionne le service des achats en tant que partenaire stratégique. Être informé est la base de la confiance et de l'influence.

Erreur 5 : mettre trop l'accent sur le prix plutôt que sur le coût total et le risque

Se concentrer uniquement sur le prix le plus bas peut être une erreur coûteuse. Cela entraîne souvent des dépenses cachées à long terme, telles que des problèmes de mise en œuvre, des pannes de service ou des contrats rigides. Les meilleures équipes d'approvisionnement évaluent le coût total de possession (TCO), y compris la formation, le support, les risques opérationnels, les augmentations de renouvellement et la flexibilité de sortie. Les achats doivent également évaluer les facteurs de risque tels que la concentration des fournisseurs, l'exposition légale et le respect des SLA avant de finaliser tout accord.

Erreur 6 : ne pas étayer les décisions par des données

Les équipes achats ont souvent du mal à justifier leur valeur lorsque les décisions ne sont pas étayées par des données. Les remises, les améliorations des processus ou les mesures d'atténuation des risques doivent être comparées et contextualisées pour obtenir l'approbation de la direction. Les outils qui regroupent les données de performance des fournisseurs, les points de référence du secteur et les informations sur les prix peuvent aider à justifier les décisions et à renforcer la confiance des parties prenantes. Les données ne servent pas uniquement à générer des rapports, elles sont essentielles pour obtenir des approbations plus rapides et plus intelligentes.

Erreur 7 : ignorer l'importance de la réputation de l'approvisionnement

La perception interne des achats joue un rôle majeur dans la manière dont les équipes sont engagées. Lorsque les achats sont considérés comme un obstacle plutôt que comme un facteur de valeur, les unités commerciales évitent de les impliquer. Cela entraîne des dépenses inconsidérées, des risques contractuels et des synergies manquées. Les professionnels de l'approvisionnement doivent gérer activement leur réputation en étant réactifs, consultatifs et axés sur les résultats. Le fait d'être considéré comme un partenaire, et non comme un responsable de l'application des politiques, améliore la collaboration à long terme.

Erreur 8 : intervenir trop tard dans les renouvellements

L'implication des achats de dernière minute dans les renouvellements de contrats réduit le pouvoir de négociation et limite les options alternatives. N'ayant pas le temps d'évaluer les besoins ou le marché, les entreprises finissent par accepter des hausses de prix ou des renouvellements automatiques par défaut. Un calendrier de renouvellement bien tenu, avec des délais de 90 à 180 jours, permet aux équipes de réévaluer de manière proactive les performances des fournisseurs, de recueillir des commentaires internes et de préparer des stratégies de négociation bien à l'avance.

Erreur 9 : Ne pas communiquer une valeur stratégique au-delà de l'épargne

Lorsque le seul KPI des achats est la réduction des coûts, la fonction risque d'être reléguée au second plan à mesure que les objectifs commerciaux évoluent. En réalité, les achats jouent un rôle essentiel pour favoriser la croissance, accélérer le retour sur investissement et garantir la résilience opérationnelle. Les dirigeants doivent communiquer leur impact stratégique au moyen de mesures telles que le temps d'activation des fournisseurs, l'atténuation des risques, l'alignement ESG et le soutien à l'innovation. Plus les achats sont liés aux résultats commerciaux, plus ils deviennent indispensables.

Erreur 10 : ne pas s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise

À mesure que les organisations se développent et que les marchés évoluent, les stratégies d'approvisionnement doivent évoluer. Les processus rigides ou les outils obsolètes ne permettent souvent pas de prendre en charge une expansion rapide, de nouvelles réglementations ou l'évolution des besoins des parties prenantes. Les achats doivent rester agiles, en adoptant de nouvelles technologies telles que l'IA, en actualisant les évaluations des fournisseurs et en s'alignant en permanence sur les priorités de l'entreprise. La stagnation est le moyen le plus rapide de perdre de l'influence et de prendre du retard.

Pour éviter ces écueils, il faut bien plus qu'une prise de conscience, il faut disposer des outils, des cadres et des technologies appropriés pour prendre des décisions d'achat plus intelligentes, plus rapides et plus harmonisées.

Comment akirolabs peut-il vous aider en matière d'achats ?

akirolabs transforme les achats d'une fonction de coût tactique en un outil commercial stratégique. Sa plateforme alimentée par l'IA fournit aux équipes d'approvisionnement les informations, les flux de travail et les outils de collaboration nécessaires pour prendre des décisions plus intelligentes et plus rapidement. Voici comment procéder :

1. Intelligence de marché alimentée par l'IA

akirolabs aide les équipes à garder une longueur d'avance sur les évolutions du marché en analysant en permanence les sources de données externes pour fournir des informations en temps réel sur les fournisseurs, les catégories et les tendances du marché. Il vous permet de prendre des décisions d'approvisionnement fondées sur les données et de découvrir des opportunités que la recherche manuelle pourrait manquer.

2. Conception de stratégies basée sur des scénarios

Avec akirolabs, les responsables des achats peuvent simuler différentes stratégies d'approvisionnement à l'aide de la modélisation de scénarios dynamiques. Cela vous permet d'évaluer les compromis entre les coûts, les risques, l'impact ESG et les performances des fournisseurs, avant de vous engager dans une ligne de conduite.

3. Planification collaborative des achats

Les achats ne sont pas effectués de manière isolée. akirolabs associe des parties prenantes interfonctionnelles au processus grâce à des flux de travail structurés, des tableaux de bord partagés et des enquêtes auprès des parties prenantes. Cela favorise l'alignement entre les stratégies d'approvisionnement et les objectifs commerciaux.

4. Hub stratégique centralisé

Toutes les stratégies d'approvisionnement, les plans de catégories et les données des fournisseurs sont centralisés en un seul endroit. Cela garantit la cohérence, la visibilité et le contrôle des versions au sein des équipes internationales, sans avoir à parcourir des feuilles de calcul ou des fichiers éparpillés.

5. Métriques ESG et de risque intégrées

akirolabs permet aux organisations d'intégrer les objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) et l'évaluation des risques dans leurs stratégies d'approvisionnement dès le premier jour. Cela garantit la conformité et soutient des chaînes d'approvisionnement plus durables et résilientes.

6. Spécialement conçu pour les achats stratégiques

Contrairement aux systèmes ERP ou aux outils d'approvisionnement de base, akirolabs est spécialement conçu pour les achats stratégiques. Il ne se contente pas de suivre les transactions, il vous aide à concevoir des stratégies d'approvisionnement à long terme et tournées vers l'avenir qui génèrent de la valeur à l'échelle de l'entreprise.

Que vous cherchiez à aligner les achats sur les objectifs de l'entreprise, à optimiser les performances des catégories ou à pérenniser votre stratégie d'approvisionnement, Akirolabs fournit les informations et l'infrastructure nécessaires pour y parvenir, à grande échelle.

Prêt à éliminer les coûts erreurs d'approvisionnement? Découvrez comment akirolabs peut vous aider à mettre en place une fonction achats plus intelligente et plus stratégique.

Conclusion

Ce qui était autrefois une tâche de back-office est aujourd'hui l'un des principaux moteurs de la réussite commerciale, si elle est bien menée. Les erreurs les plus courantes en matière d'achats aujourd'hui, qu'il s'agisse de supposer que les économies de coûts constituent toujours la priorité ou d'ignorer l'automatisation, sont souvent dues à des mentalités dépassées, à une visibilité limitée et à un mauvais alignement des parties prenantes.

Pour éviter ces écueils, il faut modifier la façon dont les équipes achats pensent et fonctionnent. Cela nécessite de poser les bonnes questions, d'utiliser les données pour prendre des décisions, de renforcer la confiance des parties prenantes et de mettre en œuvre des processus évolutifs et technologiques qui évoluent avec l'organisation.

Les responsables des achats qui adoptent cette approche vont au-delà du contrôle des coûts pour devenir des moteurs stratégiques de croissance. En identifiant et en corrigeant ces erreurs fondamentales, ils font passer la fonction achats d'une fonction de support à une puissance créatrice de valeur, capable de générer des résultats commerciaux, de la résilience et de l'impact réels. Pour en savoir plus, planifiez une consultation gratuite avec akirolabs.

FAQs

1. Pourquoi les erreurs d'approvisionnement sont-elles si importantes ?

Les erreurs d'approvisionnement peuvent avoir de graves conséquences, notamment des pertes financières, des retards dans la chaîne d'approvisionnement, des violations de la conformité et une atteinte à la réputation. Même de petites erreurs, comme le fait de ne pas renouveler un contrat fournisseur à temps, peuvent entraîner des perturbations opérationnelles majeures.

2. Comment les entreprises peuvent-elles réduire les erreurs d'approvisionnement ?

Les entreprises peuvent réduire les erreurs d'approvisionnement en automatisant les tâches manuelles, en renforçant la collaboration entre les services, en mettant en place des systèmes de renouvellement proactifs, en utilisant l'analyse des données pour orienter les décisions et en investissant dans des plateformes telles qu'akirolabs pour les achats axés sur la stratégie.

3. Est-il toujours important de se concentrer sur les économies de coûts dans les achats ?

Oui, mais cela ne devrait pas être le seul objectif. Les stratégies d'approvisionnement modernes donnent la priorité au coût total de possession, à la fiabilité des fournisseurs, à la conformité et à la création de valeur à long terme, en particulier sur des marchés complexes et dynamiques.