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Beim Lieferantenmanagement geht es um die Auswahl, das Onboarding und die effektive Verwaltung Ihrer Lieferanten oder Lieferanten. Es ist für Ihren Betrieb von entscheidender Bedeutung und wirkt sich auf Ihre Kosten, Produktionszeiten und Ihren Cashflow aus. Durch einen strukturierten Ansatz für Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, können Sie die Leistung Ihrer Lieferanten verbessern und langfristige, für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen aufbauen.

Wenn Sie sich darauf konzentrieren, das Beste aus Ihren Lieferanten herauszuholen und gleichzeitig starke Partnerschaften zu pflegen, können die Ergebnisse wegweisend sein. Sie werden in der Lage sein, die Kosten zu senken, die Produktqualität zu verbessern und eine widerstandsfähigere Lieferkette aufzubauen. Deshalb ist es so wichtig zu wissen, wie man Lieferanten effektiv verwaltet.

Ohne einen Feststoff Lieferantenmanagement Während dieses Prozesses könnte Ihr Unternehmen mit verspäteten Lieferungen, minderwertigen Waren, ungenauen Rechnungen oder sogar Reputationsrisiken konfrontiert sein. Sie können diese Herausforderungen jedoch vermeiden, indem Sie bewährte Verfahren implementieren und engere Lieferantenbeziehungen pflegen. Dies führt zu einer stärkeren Lieferantenbindung, qualitativ hochwertigeren Produkten und niedrigeren Kosten für Ihr Unternehmen.

In diesem Leitfaden lernen Sie umsetzbare Strategien kennen, mit denen Sie Lieferantenbeziehungen effektiv aufbauen und verwalten können, um Ihre Ziele zu erreichen und eine stärkere, zuverlässigere Lieferkette aufzubauen.

Was ist Lieferantenbeziehung?

Die Lieferantenbeziehung bezieht sich auf die strategische Zusammenarbeit und Verbindung zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten. Es beinhaltet Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Interaktionen, um sicherzustellen, dass beide Parteien ihre Ziele erreichen, wodurch eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft entsteht.

Eine gut gepflegte Lieferantenbeziehung garantiert die termingerechte Lieferung von Waren und Dienstleistungen und ist entscheidend für Kosteneffizienz, Innovation und Risikominderung.

Lieferantenbeziehungen gehen über den transaktionalen Austausch hinaus. Sie legen Wert auf Vertrauen, Transparenz und Zusammenarbeit.

Unternehmen, die starken Lieferantenbeziehungen Priorität einräumen, können von folgenden Vorteilen profitieren:

• Verbesserte Qualität und Zuverlässigkeit: Lieferanten priorisieren eher Kunden, die konsistente und respektvolle Beziehungen pflegen.
• Kosteneinsparungen: Langfristige Partnerschaften führen oft zu besseren Preisen, besseren Konditionen und optimierten Abläufen.
• Zugang zu Innovationen: Lieferanten können Erkenntnisse oder technologische Fortschritte austauschen, um ihre Produkte oder Prozesse zu verbessern.

Unternehmen wie Toyota und Apple sind beispielsweise dafür bekannt, die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten zu pflegen und so zu betrieblicher Effizienz und innovationsgetriebenem Wachstum beizutragen.

Nachdem Sie nun über Lieferantenbeziehungen Bescheid wissen, wollen wir uns die Rolle des Lieferantenbeziehungsmanagements ansehen.

Rolle der Lieferantenbeziehung

Verwaltung von Lieferantenbeziehungen ist entscheidend für die Effizienz und den Erfolg eines Unternehmens. Bei diesen Beziehungen geht es nicht nur um Transaktionen, sondern auch um Zusammenarbeit, Vertrauen und gegenseitiges Verständnis, was zu reibungsloseren Abläufen und langfristigen Vorteilen beiträgt.

Deshalb sind Lieferantenbeziehungen wichtig —

1. Unterstützung des täglichen Betriebs

Lieferanten liefern die Materialien, Komponenten oder Dienstleistungen, die für den Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich sind. Zuverlässige Lieferantenbeziehungen bedeuten gleichbleibende Qualität und pünktliche Lieferung, wodurch Verzögerungen und Betriebsunterbrechungen reduziert werden.

Beispiel: Einzelhandelsgiganten wie Walmart verlassen sich auf zuverlässige Lieferantenpartnerschaften, um einen reibungslosen Bestandsfluss durch Just-in-Time-Systeme aufrechtzuerhalten.

2. Hilfe bei der Kostenkontrolle

Gute Beziehungen zu Lieferanten können zu besseren Preisen, günstigen Zahlungsbedingungen und Mengenrabatten führen. Vertrauenswürdige Lieferanten bieten auch eher kostengünstige Lösungen an, wenn Herausforderungen auftreten.

Beispiel: Dell arbeitet eng mit seinen Lieferanten zusammen, um die Kosten zu kontrollieren und seine Lieferkette zu strukturieren, sodass das Unternehmen wettbewerbsfähige Preise aufrechterhalten kann.

3. Förderung von Zusammenarbeit und Innovation

Lieferanten haben oft wertvolle Einblicke in neue Technologien oder Materialien, die Ihre Produkte oder Prozesse verbessern könnten. Eine starke Beziehung fördert den offenen Dialog und die Zusammenarbeit, was zu Innovationen führt, von denen beide Seiten profitieren.

Beispiel: Apple arbeitet mit seinen Lieferanten zusammen, um fortschrittliche Komponenten wie Hochleistungschips oder Bildschirme zu entwickeln, die dem Unternehmen einen Marktvorteil verschaffen.

4. Reduzierung von Risiken

Lieferanten, die eng mit Ihrem Unternehmen verbunden sind, erfüllen mit größerer Wahrscheinlichkeit Qualitätsstandards und behördliche Anforderungen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Störungen, Waren schlechter Qualität oder Reputationsschäden.

Beispiel: Starbucks unterhält langfristige Partnerschaften mit seinen Kaffeelieferanten und unterstützt sie dabei, ethische Beschaffungspraktiken einzuhalten, wodurch Risiken im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit und öffentlicher Wahrnehmung minimiert werden.

5. Stärkung der Stabilität der Lieferkette

Unternehmen mit etablierten Lieferantenbeziehungen sind besser positioniert, um Materialien zu sichern und den Betrieb in Zeiten der Unsicherheit oder Krise wie einer Pandemie oder geopolitischer Ereignisse aufrechtzuerhalten. Es ist wahrscheinlicher, dass Lieferanten ihren langfristigen Partnern Vorrang vor weniger beständigen Kunden einräumen.

Beispiel: Während der globalen Lieferkettenunterbrechungen im Jahr 2020 könnten Unternehmen mit starken Lieferantenbeziehungen konsistenter auf kritische Materialien zugreifen als Unternehmen mit schwächeren Verbindungen.

6. Förderung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen

Lieferanten können einzigartige, hochwertige, maßgeschneiderte Materialien und Komponenten anbieten, die Ihre Produkte von anderen abheben. Dies kann Ihnen helfen, Ihren Kunden ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis zu bieten.

Beispiel: Luxusmarken wie Louis Vuitton sind auf vertrauenswürdige Lieferanten angewiesen, um hochwertige Materialien zu beziehen, die ihrem Ruf für Qualität und Handwerkskunst gerecht werden.

Der Aufbau solider Lieferantenbeziehungen ermöglicht es Unternehmen, einen konsistenten Betrieb aufrechtzuerhalten, Kosteneinsparungen zu erzielen und neue Ideen oder Produkte effektiver auf den Markt zu bringen. Lassen Sie uns einige Strategien für den Aufbau und das Management von Lieferantenbeziehungen untersuchen.

Strategien für den Aufbau und das Management von Lieferantenbeziehungen

Der Aufbau und die Verwaltung starker Lieferantenbeziehungen sind unerlässlich, um eine zuverlässige Lieferkette aufrechtzuerhalten und Geschäftsziele zu erreichen. Unternehmen können Vertrauen aufbauen, die Effizienz verbessern und Risiken reduzieren, indem sie ihre Lieferantenbeziehungen strategisch angehen.

Hier sind einige umsetzbare Strategien für den Aufbau und die Pflege effektiver Lieferantenpartnerschaften:

1. Klare Kommunikation

Stellen Sie eine offene und transparente Kommunikation mit Ihren Lieferanten her. Teilen Sie von Anfang an Ihre Erwartungen, Ziele und Anforderungen mit und fördern Sie wechselseitiges Feedback. Fehlkommunikation kann zu Missverständnissen, Verzögerungen oder sogar zu beschädigten Beziehungen führen, daher ist Klarheit entscheidend.

Beispiel: Regelmäßige Check-ins und gemeinsame Treffen können dazu beitragen, Bedenken auszuräumen und beide Parteien auf die Ziele abzustimmen.

2. Definieren Sie Leistungskennzahlen

Verwenden Sie messbare Kriterien wie Key Performance Indicators (KPIs), um die Leistung Ihrer Lieferanten zu bewerten. Kennzahlen wie Lieferzeit, Produktqualität, Kostenmanagement und Reaktionsfähigkeit zeigen deutlich, ob ein Lieferant Ihre Erwartungen erfüllt.

Tipp: Teilen Sie diese Kennzahlen Ihren Lieferanten mit, um Transparenz und gegenseitige Rechenschaftspflicht zu fördern.

3. Behandeln Sie Lieferanten als Partner

Betrachten Sie Ihre Lieferanten als strategische Partner und nicht nur als Anbieter. Binden Sie sie in wichtige Entscheidungen ein, geben Sie Feedback und würdigen Sie ihren Beitrag zu Ihrem Erfolg. Dieser Ansatz hilft, Vertrauen aufzubauen und langfristige Beziehungen zu stärken.

Beispiel: Unternehmen wie Toyota bauen kooperative Beziehungen auf, indem sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, um Prozesse zu verbessern und technisches Wissen auszutauschen.

4. Führen Sie regelmäßige Lieferantenüberprüfungen durch

Planen Sie regelmäßige Leistungsüberprüfungen mit Ihren Lieferanten ein, um zu besprechen, was funktioniert und wo Verbesserungen erforderlich sind. Nutzen Sie diese Bewertungen, um konstruktives Feedback zu geben und eventuell auftretende Herausforderungen anzugehen.

Beispiel: Führen Sie vierteljährliche oder jährliche Überprüfungen durch, um die Fortschritte zu überwachen und die Ziele gegebenenfalls neu auszurichten.

5. Diversifizieren Sie Ihre Lieferantenbasis

Vermeiden Sie es, sich zu sehr auf einen einzigen Lieferanten zu verlassen, da dies Ihr Unternehmen im Falle von Störungen erheblichen Risiken aussetzen kann. Die Pflege von Beziehungen zu mehreren Lieferanten kann Flexibilität bieten und potenzielle Risiken mindern.

Tipp: Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Lieferanten geografisch zu diversifizieren, um die Abhängigkeit von bestimmten Regionen zu verringern.

6. Entwickeln Sie langfristige Verträge

Langfristige Vereinbarungen schaffen Stabilität und Vertrauen und ermöglichen es beiden Parteien, für die Zukunft zu planen. Lieferanten bevorzugen eher Unternehmen, mit denen sie konsistente, kontinuierliche Beziehungen pflegen.

Beispiel: Erstellen Sie Verträge, die klare Bedingungen für Preise, Lieferpläne und Strafen bei Nichteinhaltung enthalten.

7. Investieren Sie in Technologie

Verwenden Sie Tools für das Lieferantenmanagement, um die Zusammenarbeit zu optimieren, die Leistung zu überwachen und Risiken zu managen. Plattformen wie Akirolabs bieten zentralisierte Datenspeicher-, Analyse- und Risikobewertungstools, um das Lieferantenmanagement zu vereinfachen.

Tipp: Die Automatisierung von Vertragsmanagement- und Auftragsverfolgungsprozessen kann Zeit sparen und Fehler reduzieren.

8. Arbeiten Sie gemeinsam an Innovationen

Ermutigen Sie Ihre Lieferanten, Ideen oder neue Technologien auszutauschen, die Ihre Produkte oder Prozesse verbessern könnten. Gemeinsame Innovationsbemühungen können Ihre Beziehung stärken und zu Wettbewerbsvorteilen führen.

Beispiel: Arbeiten Sie gemeinsam an der Produktentwicklung oder an nachhaltigen Praktiken, um den Marktanforderungen gerecht zu werden.

9. Probleme umgehend beheben

Wenn Probleme auftreten, sollten Sie diese sofort angehen und gemeinsam nach Lösungen suchen. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen und konzentrieren Sie sich auf die Problemlösung, um eine positive Beziehung aufrechtzuerhalten.

Tipp: Ein klarer Streitbeilegungsprozess in Ihren Verträgen kann den Umgang mit Konflikten erleichtern.

10. Gute Leistungen anerkennen und belohnen

Die Anerkennung von Lieferanten für herausragende Leistungen stärkt den guten Willen und motiviert sie, hohe Standards aufrechtzuerhalten. Die Prämien können von formellen Prämien bis hin zu langfristigen Partnerschaften oder besseren Vertragsbedingungen reichen.

Beispiel: Richten Sie ein Programm für Lieferantenauszeichnungen ein, um leistungsstarke Partner hervorzuheben.

Jetzt, da wir ein klares Verständnis der Strategien haben, die mit dem Aufbau und der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen verbunden sind, wollen wir uns ansehen, wie Akirolabs uns bei der Ausführung dieser Aufgabe helfen wird.

Wie kann Akirolabs beim Aufbau und der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen helfen?

Akirolabs ist eine strategische Beschaffungsplattform zur Stärkung der Lieferantenbeziehungen im Rahmen einer umfassenderen, wertorientierten Einkaufsstrategie. Obwohl es sich nicht um ein herkömmliches Tool für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) handelt, bietet sie den Einkaufsteams die Einblicke und Rahmenbedingungen, die sie benötigen, um Lieferanten strategisch einzubeziehen, Risiken zu bewerten und die Beiträge der Lieferanten an den Geschäftszielen auszurichten.

• Entwicklung einer Lieferantenstrategie
  Einkaufsteams können Lieferantenstrategien strukturieren, indem sie die Leistung der Lieferanten bewerten, Risiken identifizieren und sicherstellen, dass sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
• Sichtbarkeit der Lieferanten
  Eine zentrale Anlaufstelle für Leistungskennzahlen, Risikobewertungen und Historien der Zusammenarbeit von Lieferanten bietet einen klaren Überblick über die Beziehungen und Beiträge der Lieferanten.
• Lieferantenpräferenz und Leistungsmanagement
  Tools zur Erfassung von Lieferantenabhängigkeiten und -präferenzen helfen Einkaufsteams dabei, stärkere Partnerschaften aufzubauen und zu verstehen, wie Lieferanten ihr Unternehmen wahrnehmen.
• Strategische Szenariomodellierung für das Lieferantenmanagement
  Mithilfe der Szenariomodellierung können Einkaufsteams Kompromisse zwischen Kosten, Agilität, Belastbarkeit und Nachhaltigkeit analysieren, um Strategien zur Lieferantenbindung zu verfeinern.
• Zusammenarbeit und frühzeitige Einbindung von Interessengruppen
  Die Plattform unterstützt die kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Beschaffungsteams und Lieferanten und gewährleistet so eine strategische Ausrichtung und reibungslosere Verhandlungen.
• Risiko- und Leistungsverfolgung
  Integrierte Risikobewertungen bieten in Echtzeit Einblicke in lieferantenbedingte Störungen, Compliance-Herausforderungen und Marktschwankungen.
• ESG- und Nachhaltigkeitsüberlegungen
  Die Funktion Procurement with Purpose (PwP) hilft Unternehmen dabei, Nachhaltigkeitsfaktoren zu bewerten und in Strategien zur Lieferantenbindung zu integrieren.

Akirolabs helfen Sie Einkaufsteams, über das transaktionale Lieferantenmanagement hinauszugehen und Lieferantenbeziehungen zu einem wichtigen Bestandteil eines strategischen Einkaufsansatzes zu machen.

Fazit

Lieferantenbeziehungen gehen über Transaktionen hinaus — sie sind Partnerschaften, die Wachstum und Erfolg fördern. Ein starkes Lieferantenmanagement kann Kosten senken, die Qualität verbessern und Innovationen fördern. Sie können eine belastbare und zuverlässige Lieferkette aufbauen, indem Sie sich auf klare Kommunikation, Leistungsverfolgung und Zusammenarbeit konzentrieren. Behandeln Sie Ihre Lieferanten als Partner. Sie werden dazu beitragen, Ihr Unternehmen voranzubringen.

Sind Sie bereit, Ihre Lieferantenbeziehungen zu stärken? Buchen Sie noch heute eine Demo mit Akirolabs und entdecken Sie, wie unsere Plattform Ihren Lieferantenmanagementprozess vereinfachen und optimieren kann.

Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Unternehmen, in dem Sie immer die richtigen Materialien zur richtigen Zeit zum bestmöglichen Preis haben. Keine Verzögerungen, keine unnötigen Kosten — nur ein reibungsloser Ressourcenfluss, der für einen reibungslosen Betrieb sorgt. Das ist die Stärke eines effizienten Beschaffungsprozesses.

Die Beschaffung ist mehr als nur der Einkauf von Waren und Dienstleistungen; sie ist eine strategische Funktion, die sich direkt auf die Effizienz, das Kostenmanagement und den Gesamterfolg Ihres Unternehmens auswirkt. Ganz gleich, ob Sie Rohstoffe beschaffen, Lieferantenverträge aushandeln oder Lieferantenbeziehungen verwalten, jeder Schritt des Prozesses spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Geschäftskontinuität.

Aber wie bewältigen Sie die Komplexität der Beschaffung ohne unnötige Verzögerungen oder zu hohe Ausgaben? In diesem Leitfaden lernen Sie die wichtigsten Schritte kennen, die einen optimierten Beschaffungsprozess ausmachen — von der Bedarfsermittlung bis hin zur Steuerung der Lieferantenleistung. Wenn Sie diese Phasen verstehen, können Sie intelligentere Kaufentscheidungen treffen, Kosten optimieren und engere Beziehungen zu zuverlässigen Anbietern aufbauen.

Um vollständig zu verstehen, wie die Beschaffung den Geschäftserfolg beeinflusst, sollten wir zunächst ihre Definition und Rolle für die betriebliche Effizienz verstehen.

Definition der Beschaffung und ihrer Rolle im Geschäftsbetrieb

Die Beschaffung ist der strukturierte Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten aus externen Quellen, um den betrieblichen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Dazu gehören die Identifizierung von Anforderungen, die Beschaffung von Lieferanten, die Aushandlung von Verträgen, die Verwaltung von Bestellungen und die Sicherstellung einer termingerechten Lieferung bei gleichzeitiger Wahrung der Kosteneffizienz und der Qualitätsstandards.

Im Geschäftsbetrieb spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Ressourcen bei Bedarf verfügbar sind, ohne zu viel auszugeben oder Abstriche bei der Qualität zu machen. Dies wirkt sich direkt auf die Kostenkontrolle, die Effizienz der Lieferkette und die allgemeine Geschäftsleistung aus.

Ein gut verwalteter Beschaffungsprozess hilft Unternehmen, Risiken zu reduzieren, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt zu wahren. Ganz gleich, ob es um die Beschaffung von Rohstoffen für die Herstellung oder den Einkauf von IT-Dienstleistungen für den täglichen Betrieb geht, die Beschaffung ist eine grundlegende Funktion, die das Unternehmenswachstum und die Nachhaltigkeit unterstützt.

Nachdem wir nun wissen, worum es bei der Beschaffung geht, wollen wir untersuchen, wie sie die betriebliche Effizienz und die langfristige Leistung eines Unternehmens direkt beeinflusst.

Lesen Sie auch: Die Bedeutung der Beschaffungstransformation verstehen

Wie beeinflusst die Beschaffung die betriebliche Effizienz?

Die Beschaffung ist nicht mehr nur eine Kostenstelle, sie ist ein strategischer Faktor für die Geschäftseffizienz. Für Beschaffungsexperten beinhaltet die Optimierung der betrieblichen Effizienz eine Kombination aus Kostenkontrolle, Zusammenarbeit mit Lieferanten, Risikominderung und digitaler Transformation.

So können Einkaufsleiter die Effizienz über das Wesentliche hinaus steigern:

1. Verwenden Sie Predictive Analytics für Nachfrageprognosen

Fortgeschrittene Beschaffungsteams verwenden KI-gestützte prädiktive Analysen, um Nachfrageschwankungen zu antizipieren und die Beschaffungsstrategien entsprechend anzupassen. Dies hilft, Überbestände zu reduzieren, Engpässe zu minimieren und den Cashflow zu optimieren.

Unternehmen, die maschinelles Lernen in die Beschaffung integrieren, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil, indem sie die Prognosegenauigkeit und die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern.

2. Stärkung des Leistungsmanagements für Lieferanten

Neben der traditionellen Lieferantenbewertung implementieren führende Unternehmen Supplier Performance Scorecards und Supplier Relationship Management (SRM) -Programme, um Transparenz und kontinuierliche Verbesserung zu fördern.

Mithilfe der Leistungsverfolgung in Echtzeit können Beschaffungsteams Ineffizienzen proaktiv beheben, die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und Verträge auf der Grundlage von tatsächlichen KPIs und nicht auf Annahmen neu aushandeln.

3. Strategisches Kostenmanagement, das über Verhandlungen hinausgeht

Experten gehen über einfache Preissenkungen hinaus und konzentrieren sich auf die Gesamtbetriebskosten (TCO), Lebenszykluskostenanalysen und Value Engineering, um die Effizienz zu maximieren. Dazu gehören:

• Einbindung von Lieferanten in der frühen Phase der Produktentwicklung für eine kostengünstige Materialbeschaffung.
• Implementierung von Sollkostenmodellen, um die Lieferantenpreise mit Industriestandards zu vergleichen.
• Einführung einer Null-basierten Budgetierung, um den Beschaffungsbedarf von Grund auf zu bewerten, anstatt frühere Budgets zu wiederholen.

4. Digitale Beschaffung und Prozessautomatisierung

Branchenführer setzen zunehmend auf Procurement 4.0 und integrieren cloudbasierte Beschaffungssuiten, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und Blockchain für intelligente Verträge.

Diese Technologien reduzieren manuelle Eingriffe, eliminieren redundante Genehmigungen und sorgen für einen nahtlosen Source-to-Pay-Prozess (S2P), wodurch die Betriebsgeschwindigkeit und Genauigkeit erheblich verbessert werden.

5. Risikominderung durch diversifizierte Lieferketten

Experten wissen, dass Einzelquellenabhängigkeiten Unternehmen Risiken aussetzen. Eine solide Beschaffungsstrategie beinhaltet:

• Multisourcing und Nearshoring zur Reduzierung geopolitischer Risiken.
• Überwachung der finanziellen Gesundheit der Lieferanten, um Störungen durch Insolvenzen zu verhindern.
• Rahmen für die Krisenreaktion, die eine schnelle Lieferantensubstitution in Notfällen gewährleisten.

6. Einbettung von Nachhaltigkeit in Beschaffungsstrategien

Bei moderner Beschaffungseffizienz geht es nicht nur um Kosteneinsparungen, sondern auch um nachhaltige Beschaffung. Eine ESG-konforme Beschaffung gewährleistet eine langfristige Widerstandsfähigkeit, indem sie ethischer Beschaffung, Lieferantenvielfalt und der Reduzierung des CO2-Fußabdrucks Priorität einräumt.

Einkaufsteams, die Nachhaltigkeitskennzahlen in die Lieferantenbewertung integrieren, verbessern sowohl den Ruf des Unternehmens als auch die langfristige finanzielle Stabilität.

Nachdem wir ein klares Verständnis dafür haben, wie die Beschaffung die Effizienz steigert, wollen wir die wichtigsten Phasen eines strukturierten und effektiven Beschaffungsprozesses aufschlüsseln.

Lesen Sie auch: Die Vorteile und die Bedeutung von Beschaffungsmarktinformationen verstehen

Phasen des Beschaffungsprozesses

Ein effizienter Beschaffungsprozess folgt einem strukturierten Ansatz, um die reibungslose Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten und gleichzeitig die Kostenkontrolle, die Zuverlässigkeit der Lieferanten und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Im Folgenden sind die wichtigsten Phasen des Beschaffungsprozesses und ihre Bedeutung für die Optimierung des Geschäftsbetriebs aufgeführt.

1. Benötigt Anerkennung

Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Identifizierung und Definition der Anforderungen der Organisation. Diese Phase beinhaltet:

• Erkennen des Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen, sei es für Routinebetriebe, projektbezogene Anforderungen oder strategische Initiativen.
• Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern zur Festlegung von Spezifikationen, Mengen und Budgetüberlegungen.
• Prognostizieren Sie die Nachfrage auf der Grundlage historischer Daten und zukünftiger Geschäftsziele, um eine Über- oder Unterbeschaffung zu verhindern.

Ein proaktiver Prozess zur Bedarfserkennung gewährleistet eine zeitnahe Beschaffung und verhindert Betriebsunterbrechungen aufgrund von Ressourcenknappheit.

2. Bestellanforderung und Genehmigung

Sobald der Bedarf festgestellt wurde, wird eine formelle Bestellanforderung erstellt und zur Genehmigung eingereicht. Dies beinhaltet:

• Vorbereitung eines internen Bestellanforderungsdokuments, in dem die Artikelbeschreibung, die Menge, die geschätzten Kosten und die Begründung für die Beschaffung detailliert sind.
• Weiterleitung der Anfrage über geeignete Genehmigungskanäle, um sicherzustellen, dass sie den Budgetbeschränkungen und Geschäftsprioritäten entspricht.
• Implementierung automatisierter Genehmigungsworkflows zur Steigerung der Effizienz und zur Vermeidung unnötiger Verzögerungen.

In dieser Phase wird die Kontrolle über die Beschaffungsausgaben eingeführt und sichergestellt, dass die Einkäufe den finanziellen und operativen Zielen des Unternehmens entsprechen.

3. Bewertung und Auswahl von Lieferanten

Die Auswahl des richtigen Lieferanten ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Produktqualität, Wirtschaftlichkeit und zuverlässigen Service. Diese Phase beinhaltet:

• Identifizierung des Lieferanten: Recherchieren Sie potenzielle Lieferanten anhand der benötigten Waren/Dienstleistungen.
• Angebotsanfrage (RFQ) oder Angebotsanfrage (RFP): Einholen von Angeboten und Vorschlägen von Lieferanten, die in die engere Wahl kommen.
• Bewertung und Vergleich: Bewertung von Lieferanten auf der Grundlage von Preisen, Produktqualität, Lieferfristen und Einhaltung von Industriestandards.
• Verhandlung und Vertragsabschluss: Sicherung günstiger Konditionen, Preisverhandlung und Formalisierung von Vereinbarungen durch Verträge.

Ein strategischer Lieferantenauswahlprozess minimiert Risiken, gewährleistet Kosteneffizienz und fördert langfristige Lieferantenbeziehungen.

4. Verwaltung der Bestellungen

Nach Auswahl des Lieferanten wird die Bestellung (PO) ausgestellt, um die Beschaffung formell zu autorisieren. Dieser Schritt beinhaltet:

• Erstellung und Versand der Bestellung an den ausgewählten Lieferanten mit detaillierten Produktspezifikationen, vereinbarten Preisen und Lieferbedingungen.
• Auftragsverfolgung und Lieferantenkoordination, um eine termingerechte Erfüllung sicherzustellen und mögliche Verzögerungen zu beheben.
• Empfang und Prüfung der Waren/Dienstleistungen bei der Lieferung, um Qualität, Konformität und Menge anhand der Bestellung zu überprüfen.

Ein gut verwalteter Bestellprozess stellt sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt bleiben und gleichzeitig Unstimmigkeiten und Streitigkeiten reduziert werden.

5. Rechnungs- und Zahlungsabwicklung

Sobald Waren oder Dienstleistungen eingegangen und verifiziert sind, wird die Lieferantenrechnung zur Zahlung bearbeitet.

Diese Phase besteht aus:

• Dreiwege-Matching: Beim Vergleich der Bestellung, der Lieferantenrechnung und der Waren wurde eine Notiz angezeigt, um die Richtigkeit sicherzustellen, bevor die Zahlung genehmigt wird.
• Genehmigung und Versöhnung: Überprüfung von Unstimmigkeiten (falls vorhanden), Behebung von Problemen und Sicherstellung der Einhaltung der Zahlungsbedingungen.
• Zahlungsabwicklung: Freigabe der Zahlung an den Lieferanten gemäß den vereinbarten Bedingungen und Führung der Finanzunterlagen für Audits.

Ein ordnungsgemäßes Rechnungsmanagement verhindert Überzahlungen, reduziert finanzielle Risiken und sorgt für gute Lieferantenbeziehungen.

6. Aktivitäten nach der Beschaffung

Über den Abschluss der Transaktion hinaus müssen die Einkaufsteams die Leistung der Lieferanten bewerten und Aufzeichnungen für zukünftige Verbesserungen führen. Dies beinhaltet:

• Bewertung der Lieferantenleistung: Überprüfung der Lieferfristen, der Produktqualität und der Einhaltung der Vertragsbedingungen.
• Dokumentation und Einhaltung der Vorschriften für die Beschaffung: Archivierung von Verträgen, Rechnungen und Prüfprotokollen zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur späteren Bezugnahme.
• Kontinuierliche Verbesserung: Analyse von Beschaffungsdaten, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern und zukünftige Beschaffungsstrategien zu optimieren.

Die Analyse nach der Beschaffung stellt sicher, dass die aus früheren Einkäufen gewonnenen Erkenntnisse genutzt werden, um die Effizienz und die Entscheidungsfindung in zukünftigen Beschaffungszyklen zu verbessern.

Diese Beschaffungsphasen sind zwar entscheidend für den betrieblichen Erfolg, der Einsatz fortschrittlicher Technologie kann jedoch die Prozesse weiter rationalisieren und die Entscheidungsfindung verbessern.

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Wie kann Akirolabs beim Beschaffungsprozess helfen?

Bei der Beschaffung geht es nicht mehr nur um Kosteneinsparungen — es geht darum, langfristige Werte zu schaffen, Innovationen voranzutreiben und sich an den Geschäftszielen auszurichten.

Akirolabs, eine preisgekrönte KI-gestützte Beschaffungsplattform, verwandelt die Beschaffung von einer taktischen Notwendigkeit in ein strategisches Kraftpaket.

Mit KI-gestützten Funktionen können Beschaffungsteams tiefere Einblicke gewinnen, Abläufe rationalisieren und fundiertere Entscheidungen treffen.

• Datengestützte Entscheidungsfindung

Nutzen Sie KI-gestützte Analysen, um aussagekräftige Erkenntnisse aus Ausgabendaten, Lieferantenleistungen und Markttrends zu gewinnen. Eine intelligentere, schnellere Entscheidungsfindung führt zu Kostenoptimierung und verbesserten Beschaffungsstrategien.

• Beschleunigte Strategieentwicklung

Mit Akirolabs' Die Beschaffungsteams des KI-Co-Piloten AkiroAssist können schnell und präzise maßgeschneiderte, datengestützte Strategien entwickeln und die Beschaffungsbemühungen an den Unternehmenszielen ausrichten.

• Erweiterte Szenariomodellierung

Bewerten Sie Kompromisse zwischen Kosten, Qualität und Nachhaltigkeit, indem Sie mehrere Beschaffungsszenarien simulieren. Die KI-gestützte Modellierung gewährleistet optimale Beschaffungsergebnisse und mindert gleichzeitig Risiken.

• Reibungslose funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Optimieren Sie die Kommunikation und bringen Sie die Stakeholder mit zentralisierten Tools zusammen, die eine bessere Teamarbeit, Transparenz und Effizienz in Beschaffungsprozessen fördern.

• Stärkere Lieferantenbeziehungen

KI hilft dabei, leistungsstarke Lieferanten zu identifizieren, Risiken zu bewerten und Partnerschaften für eine langfristige Wertschöpfung zu optimieren, um Zuverlässigkeit und Widerstandsfähigkeit der Lieferkette sicherzustellen.

• Nachhaltige Beschaffungsstrategien

Integrieren Sie ESG-Kennzahlen (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) in Beschaffungsentscheidungen, um Beschaffungsstrategien nachhaltiger zu gestalten und sie an den Zielen der Unternehmensverantwortung auszurichten.

• Leistungsverfolgung in Echtzeit

Verwenden Sie interaktive Dashboards, um wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu überwachen, den Beschaffungsfortschritt zu verfolgen und Strategien zur kontinuierlichen Verbesserung dynamisch anzupassen.

• KI-gestützte Innovation

Gehen Sie über traditionelle Beschaffungsansätze hinaus, indem Sie KI nutzen, um Kosteneinsparungsmöglichkeiten, Innovationspotenziale und kontinuierliche Prozessverbesserungen zu erkunden.

Fazit

Ein klar definierter Beschaffungsprozess ist mehr als nur der Einkauf — er ist eine strategische Funktion, die Kosteneffizienz, Betriebskontinuität und starke Lieferantenpartnerschaften gewährleistet. Jeder Schritt, von der Identifizierung der Bedürfnisse bis zur Bewertung der Lieferantenleistung, spielt eine entscheidende Rolle bei der Minimierung von Risiken und der Maximierung des Nutzens.

Durch die Einführung strukturierter Beschaffungspraktiken können Unternehmen die Finanzkontrolle verbessern, Abläufe rationalisieren und die Entscheidungsfindung verbessern. Die Nutzung datengestützter Erkenntnisse, Automatisierung und strategischer Beschaffung ermöglicht es Unternehmen, über den transaktionalen Einkauf hinauszugehen und einen agileren, nachhaltigeren und zukunftsfähigeren Beschaffungsrahmen aufzubauen.

Die Beherrschung dieser Beschaffungsphasen ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu stärken und Beschaffungsstrategien an langfristigen Geschäftszielen auszurichten. So wird die Beschaffung als wichtiger Wachstumstreiber und Wettbewerbsvorteil positioniert.

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KI im Einkauf verändert die Art und Weise, wie die Beschaffung abgewickelt wird, und macht Prozesse schneller und effizienter. Traditionell erforderte die Beschaffung einen umfangreichen manuellen Aufwand für die Lieferantenauswahl, das Vertragsmanagement, die Konformitätsprüfungen und die Risikobewertung. Mit KI-gestützten Technologien können Sie viele Aufgaben automatisieren, Kosten senken und Risiken effektiver managen.

Bei KI im Einkauf geht es nicht nur um Automatisierung — sie bringt Intelligenz in die Entscheidungsfindung ein, indem sie große Datenmengen analysiert, Muster identifiziert und Trends vorhersagt. Maschinelles Lernen hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lieferanten, Robotic Process Automation (RPA) erledigt sich wiederholende Aufgaben und Natural Language Processing (NLP) extrahiert wichtige Informationen aus Verträgen. So können Sie sich auf kritischere Aspekte der Beschaffung konzentrieren, anstatt Zeit mit Routinearbeiten zu verbringen.

In diesem Artikel wird untersucht, wie KI die Beschaffung umgestaltet, welche Technologien diese Veränderungen vorantreiben, welche Vorteile sie mit sich bringen und welche Schritte Sie unternehmen können, um KI in Ihre Beschaffungsstrategie zu integrieren.

Was ist KI in der Beschaffung?

In der Beschaffung, KI bezieht sich auf die Verwendung fortschrittlicher Technologien und Algorithmen, um Aufgaben, die traditionell manuell erledigt werden, schneller, genauer und effizienter zu erledigen. Mit KI können Sie Routineprozesse automatisieren, große Datensätze analysieren und strategischere, datengestützte Entscheidungen treffen.

Die Beschaffung umfasst mehrere komplexe Aufgaben, wie z. B. die Bewertung von Lieferanten, die Verwaltung von Verträgen, die Minderung von Risiken und die Kostenoptimierung. Das schiere Datenvolumen und die Notwendigkeit von Erkenntnissen in Echtzeit machen KI für die Verbesserung der Beschaffungsabläufe wertvoll. Mithilfe von KI können Sie Ressourcen effektiver zuweisen, Abläufe rationalisieren und Risiken besser managen als mit manuellen Methoden.

Das Hauptziel von KI in der Beschaffung besteht darin, verschiedene Aspekte des Prozesses zu automatisieren und zu verbessern, sodass Sie:

• Treffen Sie bessere Entscheidungen mithilfe datengestützter Erkenntnisse
• Sparen Sie Zeit, indem Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren
• Senken Sie die Kosten durch intelligentere Beschaffungsstrategien
• Bauen Sie engere Lieferantenbeziehungen mit prädiktiven Analysen auf
• Managen Sie Risiken und halten Sie die Vorschriften ein

Diese Umstellung vereinfacht Ihre Arbeitsbelastung und hilft Ihnen, sich auf strategische Prioritäten statt auf manuelle Aufgaben zu konzentrieren. Nachdem wir nun über KI im Einkauf Bescheid wissen, wollen wir uns einige Beispiele ansehen.

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Beispiele für KI im Einkauf

Die Verwaltung mehrerer Lieferanten und komplexer Verträge kann überwältigend sein, aber KI hilft, diese Herausforderungen zu vereinfachen, indem Prozesse automatisiert und datengestützte Empfehlungen gegeben werden. Anstatt stundenlang nach Anbietern zu suchen, können Sie eine KI-gestützte Sourcing-Plattform verwenden, um Lieferantendaten, Markttrends und vergangene Leistungen zu analysieren. Auf diese Weise können Sie schnell und effizient fundierte Entscheidungen treffen.

KI transformiert die Beschaffungsabläufe auf verschiedene Weise, darunter:

• Intelligente Beschaffung

KI-gestützte Beschaffungsplattformen analysieren Lieferantendatenbanken, historische Daten und Markttrends, um die besten Lieferanten für Ihre Bedürfnisse zu empfehlen. KI hilft Ihnen bei der Auswahl der effizientesten und kostengünstigsten Anbieter, indem Faktoren wie Preis, Qualität und Zuverlässigkeit bewertet werden.

• Prädiktive Analytik für Nachfrageprognosen

KI-Algorithmen bewerten historische Verkaufsdaten, Markttrends und externe Faktoren (wie wirtschaftliche Veränderungen oder Wetterbedingungen), um die Nachfrage genau vorherzusagen. Auf diese Weise können Sie die Lagerbestände optimieren, Verschwendung reduzieren und Lagerknappheit oder Überbestände vermeiden.

• Automatisierte Vertragsanalyse

KI-gestützte Vertragsmanagementsysteme können Verträge überprüfen, wichtige Bedingungen extrahieren und potenzielle Risiken oder Compliance-Probleme kennzeichnen. Dies reduziert den manuellen Aufwand, verbessert die Vertragsgenauigkeit und minimiert rechtliche Risiken, sodass Sie mehr Vertrauen in das Vertragsmanagement haben.

• Intelligente Bewertung der Lieferantenleistung

KI verfolgt kontinuierlich die Leistung der Lieferanten, indem sie wichtige Kennzahlen wie Lieferzeiten, Qualitätsstandards, Preistrends und Kundenfeedback analysiert. Anhand von Erkenntnissen in Echtzeit können Sie entscheiden, ob Sie Lieferantenpartnerschaften fortsetzen oder überdenken möchten.

• Automatisierte Bearbeitung von Bestellungen

KI kann Daten aus Bestellungen extrahieren, Informationen validieren und Transaktionen innerhalb Ihres Unternehmenssystems automatisch verarbeiten. Dadurch werden manuelle Fehler vermieden, die Auftragsabwicklung beschleunigt und ein reibungsloser Ablauf der Beschaffungsabläufe gewährleistet.

• KI-gestützte virtuelle Assistenten

KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten reagieren schnell auf Ihre Anfragen und bieten Ihnen sofortigen Zugriff auf Lieferantendetails, Vertragsbedingungen, Preisverlauf und andere wichtige Informationen. Anstatt Aufzeichnungen zu durchsuchen, können Sie in Sekundenschnelle genaue Einblicke erhalten und so Ihre Produktivität steigern. Die Integration von KI in die Beschaffung kann Abläufe vereinfachen, Fehler reduzieren und dazu beitragen, intelligentere Entscheidungen zu treffen. Lassen Sie uns nun etwas über die verschiedenen Arten von KI-Technologien lernen, die bei der Beschaffung zum Einsatz kommen.

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Arten von KI-Technologien in der Beschaffung

KI transformiert die Beschaffung mit verschiedenen Technologien, die Ihnen helfen, Aufgaben zu automatisieren, Daten zu analysieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten KI-Technologien, mit denen Sie Ihre Beschaffungsprozesse verbessern können:

1. Maschinelles Lernen (ML) für prädiktive Beschaffung

Maschinelles Lernen ermöglicht es Ihnen, historische Daten zu analysieren und Muster zu identifizieren, um Lieferantenleistung, Preistrends und Nachfrageänderungen vorherzusagen. ML lernt kontinuierlich aus neuen Daten und hilft Ihnen dabei:

• Finden Sie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung
• Prognostizieren Sie Lieferantenrisiken und Lieferverzögerungen
• Optimieren Sie die Beschaffungsausgaben auf der Grundlage vergangener Einkäufe
• Verbessern Sie die Lieferantenauswahl mit datengestützten Erkenntnissen

Beispiel:
Sie können eine ML-gestützte Beschaffungsplattform verwenden, um die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten zu bewerten, indem Sie frühere Leistungskennzahlen wie Pünktlichkeitsraten, Preiskonsistenz und Produktqualität analysieren.

2. Natural Language Processing (NLP) für das Vertrags- und Lieferantenmanagement

Natural Language Processing (NLP) hilft KI dabei, die menschliche Sprache zu verstehen und zu interpretieren, was Ihnen das Vertrags- und Lieferantenmanagement erleichtert. Es ermöglicht Ihnen:

• Analysieren Sie Verträge: KI-Tools können wichtige Klauseln, Bedingungen und Verpflichtungen extrahieren und so potenzielle Risiken oder Compliance-Probleme kennzeichnen.
• Verbessern Sie die Lieferantenkommunikation: KI-Chatbots und virtuelle Assistenten können Lieferantenanfragen bearbeiten und bei Verhandlungen helfen.

Beispiel:
Ein NLP-basiertes KI-Tool kann innerhalb von Minuten Tausende von Lieferantenverträgen scannen und auf nicht konforme Bedingungen oder Unstimmigkeiten hinweisen, die Sie überprüfen müssen.

3. Robotic Process Automation (RPA) für Beschaffungsabläufe

Robotic Process Automation (RPA) hilft Ihnen bei der Automatisierung sich wiederholender Beschaffungsaufgaben, wie z. B.:

• Bearbeitung von Bestellungen
• Rechnungen mit Kaufanfragen abgleichen
• Genehmigung von Standardtransaktionen
• Extraktion und Validierung von Lieferantendaten

RPA reduziert manuelle Fehler und beschleunigt Routineaufgaben, sodass Sie mehr Zeit für strategischere Aufgaben haben.

Beispiel:
Ein RPA-Bot kann automatisch Bestellungen generieren, sie anhand von Budgetlimits validieren und zur Genehmigung senden — ohne dass Sie eingreifen müssen.

4. KI-gestützte prädiktive Analytik für Nachfrageprognosen

Mithilfe von Predictive Analytics können Sie die zukünftige Nachfrage prognostizieren, indem historische Beschaffungsdaten, Markttrends und externe Faktoren analysiert werden. Mit KI-gestützten Prognosen können Sie:

• Optimieren Sie die Lagerbestände
• Unterbrechungen der Lieferkette verhindern
• Passen Sie die Beschaffungsstrategien an die prognostizierte Nachfrage an

Beispiel:
Ein KI-gestütztes Prognosetool kann die saisonale Nachfrage nach Rohstoffen auf der Grundlage vergangener Verkaufsdaten vorhersagen und hilft Ihnen so, Engpässe oder Überbestände zu vermeiden.

5. Kognitive Beschaffung für intelligente Entscheidungen

Cognitive Procurement kombiniert ML, NLP und Big-Data-Analysen, um Ihnen zu helfen, Beschaffungsentscheidungen in Echtzeit zu treffen. Es ermöglicht Ihnen:

• Holen Sie sich Beschaffungsempfehlungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten
• Identifizieren Sie die besten Beschaffungsstrategien mithilfe von KI-Erkenntnissen
• Erkennen Sie Einkaufsbetrug, indem Sie Anomalien bei Finanztransaktionen erkennen

Beispiel:
Ein KI-gestütztes kognitives Beschaffungssystem kann Lieferantenangebote analysieren und den kostengünstigsten Anbieter auf der Grundlage vergangener Leistungen, Preistrends und Vertragsbedingungen empfehlen.

6. KI-gestützte Ausgabenanalyse zur Kostenoptimierung

KI-gestützte Ausgabenanalysetools helfen Ihnen bei der Kategorisierung und Analyse von Beschaffungsausgaben und erleichtern Ihnen so Folgendes:

• Erkennen Sie ineffiziente Ausgabenmuster
• Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung
• Stellen Sie sicher, dass die Beschaffungsrichtlinien eingehalten werden

Beispiel:
KI kann die Beschaffungsausgaben automatisch abteilungsübergreifend klassifizieren, unnötige Ausgaben erkennen und Ihnen helfen, Ihr Budget zu optimieren.

7. Blockchain- und KI-Integration für eine sichere Beschaffung

Die Kombination aus KI und Blockchain verbessert die Beschaffungssicherheit, indem sie für Transparenz sorgt und Betrug reduziert. Mit KI können Sie:

• Automatisieren Sie die Ausführung intelligenter Verträge
• Verifizieren Sie die Referenzen und Zertifizierungen der Lieferanten
• Erkennen Sie betrügerische Transaktionen in Beschaffungsprozessen

Beispiel:
Ein KI-gestütztes Blockchain-System kann die Echtheit von Lieferantentransaktionen verfolgen und so sicherstellen, dass Ihre Einkaufsunterlagen sicher und manipulationssicher bleiben.

8. KI-gestützte virtuelle Assistenten für Beschaffungsteams

KI-gestützte virtuelle Assistenten und Chatbots vereinfachen Ihre Beschaffungsaufgaben durch:

• Sofortiger Zugriff auf Lieferantendaten und Vertragsbedingungen
• Automatisierung von Kaufanfragen und Genehmigungen
• Beantwortung von Fragen rund um die Beschaffung in Echtzeit

Beispiel:
Ein Einkaufs-Chatbot kann sofort Lieferantendetails abrufen, Preise vergleichen und Anbieter vorschlagen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. So sparen Sie wertvolle Zeit bei der manuellen Recherche.

Die Integration von KI-Technologien in die Beschaffung kann den manuellen Aufwand reduzieren, genauere Entscheidungen treffen und Abläufe rationalisieren, um die Effizienz zu steigern. Im folgenden Abschnitt werden wir die Vorteile von KI in der Beschaffung untersuchen.

Lesen Sie auch: Strategische Sourcing-Strategien: Top-Beispiele und Prozesse

Vorteile von KI in der Beschaffung

KI im Einkauf revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Lieferketten verwalten, indem sie Aufgaben automatisiert, die Entscheidungsfindung verbessert und Abläufe optimiert. Sie können die Beschaffung rationalisieren, Kosten senken und die Effizienz verbessern, indem Sie KI-gestützte Technologien wie maschinelles Lernen, prädiktive Analytik, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) einsetzen.

Hier sind die wichtigsten Vorteile, die KI für Ihren Beschaffungsprozess bietet:

1. Kostensenkung und Ausgabenoptimierung

KI hilft Ihnen dabei, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren, indem sie Ausgabenmuster, Preistrends bei Lieferanten und Ineffizienzen bei der Beschaffung analysiert. KI-gestützte Ausgabenanalysetools kategorisieren Ausgaben, erkennen unnötige Ausgaben und schlagen Möglichkeiten zur Kostensenkung vor.

Beispiel:
KI kann Ihre bisherigen Einkaufsdaten analysieren, um Überzahlungen zu erkennen, günstigere alternative Lieferanten zu empfehlen und Strategien für den Großeinkauf zur Kostensenkung vorzuschlagen.

2. Verbesserte Effizienz und Automatisierung der Beschaffung

KI automatisiert sich wiederholende Beschaffungsaufgaben wie Bestellgenehmigungen, Rechnungsabgleich und Vertragsanalysen. Dies reduziert den manuellen Aufwand, beseitigt Fehler und beschleunigt die Beschaffungszyklen.

Beispiel:
RPA kann Lieferantenrechnungen automatisch verarbeiten, Details überprüfen und sie mit Bestellungen abgleichen, wodurch Sie weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben aufwenden müssen.

3. Verbesserte Lieferantenauswahl und -management

KI bewertet die Leistung von Lieferanten, indem sie wichtige Kennzahlen wie Preisverlauf, Lieferfristen, Produktqualität und Compliance-Aufzeichnungen analysiert. Auf diese Weise können Sie bei der Auswahl und Verwaltung von Lieferanten datengestützte Entscheidungen treffen.

Beispiel:
Ein KI-gestütztes Tool zur Lieferantenbewertung kann Anbieter mit hohem Risiko kennzeichnen und leistungsfähigere Lieferanten vorschlagen, sodass Sie die zuverlässigsten Partner auswählen können.

4. Risikominderung und Betrugserkennung

KI hilft Ihnen beim Management von Beschaffungsrisiken, indem potenzielle Lieferantenprobleme, Marktschwankungen und betrügerische Aktivitäten identifiziert werden. KI-gestützte Tools analysieren historische Transaktionen und kennzeichnen verdächtige Aktivitäten, um die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien sicherzustellen.

Beispiel:
Ein KI-Betrugserkennungssystem kann doppelte Rechnungen und nicht autorisierte Transaktionen erkennen und hilft Ihnen so, finanzielle Risiken zu reduzieren und Beschaffungsbetrug zu verhindern.

5. Bessere Nachfrageprognosen und Bestandsoptimierung

KI-gestützte prädiktive Analysen bewerten historische Daten, Markttrends und externe Faktoren (wie wirtschaftliche Veränderungen), um genaue Nachfrageprognosen zu erstellen. Dies hilft Ihnen, optimale Lagerbestände aufrechtzuerhalten und Lagerknappheit oder Überkäufe zu vermeiden.

Beispiel:
KI kann saisonale Nachfrageschwankungen vorhersagen, sodass Sie Bestellungen entsprechend anpassen und Ihre Lagerbestände ausgleichen können.

6. Marktinformationen und strategische Beschaffung in Echtzeit

KI verfolgt kontinuierlich globale Lieferkettentrends, Preisänderungen und Lieferantenrisiken und bietet Ihnen Einblicke in Echtzeit. Auf diese Weise können Sie proaktive Beschaffungsentscheidungen treffen und schnell auf Marktschwankungen reagieren.

Beispiel:
Eine KI-gestützte Beschaffungsplattform kann Sie über bevorstehende Preiserhöhungen für Rohstoffe informieren, sodass Sie bessere Angebote aushandeln oder den Lieferanten wechseln können, bevor die Kosten steigen.

7. Einhaltung von Vorschriften und Vertragsmanagement

KI-gestützte Vertragsmanagementsysteme überprüfen Verträge automatisch, extrahieren wichtige Bedingungen und heben Compliance-Risiken hervor. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Beschaffungsprozesse den Branchenvorschriften und internen Richtlinien entsprechen.

Beispiel:
KI kann Tausende von Lieferantenverträgen innerhalb von Minuten scannen und Unstimmigkeiten und potenzielle Rechtsrisiken erkennen, sodass Sie Compliance-Probleme vermeiden können.

8. Verbesserte Entscheidungsfindung mit datengestützten Erkenntnissen

KI konsolidiert Einkaufsdaten aus mehreren Quellen und hilft Ihnen so, fundierte strategische Entscheidungen zu treffen. KI-gestützte Dashboards bieten in Echtzeit Einblicke in die Leistung von Lieferanten, das Ausgabenverhalten und die Strategien zur Kosteneinsparung.

Beispiel:
Ein KI-gestütztes Dashboard kann die Preistrends der Lieferanten verfolgen und Ihnen Echtzeitanalysen bieten, sodass Sie bessere Verträge aushandeln können.

9. Höhere Transparenz und Rechenschaftspflicht

KI sorgt für Transparenz in der Beschaffung, indem Transaktionen, Lieferantenbewertungen und Vertragsverhandlungen digital aufgezeichnet werden. Dies trägt dazu bei, Korruption, Angebotsmanipulationen und unethische Beschaffungspraktiken zu reduzieren.

Beispiel:
Ein Blockchain-integriertes KI-System kann jeden Schritt des Beschaffungsprozesses verfolgen, um Transparenz zu gewährleisten und Manipulationen bei Lieferantentransaktionen zu verhindern.

10. Verbesserte Benutzererfahrung und Produktivität

KI-gestützte virtuelle Assistenten und Chatbots verbessern Ihr Einkaufserlebnis, indem sie Anfragen sofort beantworten, Kaufanfragen automatisieren und Lieferantenverhandlungen unterstützen.

Beispiel:
Ein KI-Chatbot kann schnell die Vertragsdetails von Lieferanten abrufen, Preise vergleichen und optimale Kaufentscheidungen vorschlagen, wodurch Sie wertvolle Zeit für Recherchen und Verhandlungen sparen.

Die Integration von KI in die Beschaffung kann manuelle Arbeit reduzieren, Kosten senken, die Entscheidungsfindung verbessern und Ihren gesamten Beschaffungsprozess rationalisieren.

Lesen Sie auch: Der vollständige Leitfaden zum Verständnis der 4 Reifegrade im Einkauf

Wie hilft Akirolabs bei Beschaffungsstrategien mithilfe von KI?

Akirolabs revolutioniert die Beschaffung, indem sie sie von einer Transaktionsfunktion in einen strategischen Wert- und Nachhaltigkeitstreiber verwandelt. Unsere KI-gestützte SaaS-Plattform hilft Ihnen dabei, Ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und Beschaffungsentscheidungen an den Zielen Ihres Unternehmens auszurichten. Akirolabs nutzt KI, um die Entscheidungsfindung zu verbessern, die Effizienz zu verbessern und bessere Ergebnisse zu erzielen.

So nutzt Akirolabs KI, um Ihre Strategien für Beschaffungskategorien zu verbessern:

• KI-gestützte strategische Beschaffung: Nutzen Sie das Potenzial der KI, um beispiellose Marktinformationen bereitzustellen. Die Plattform integriert fortschrittliches Webcrawling und Datenanalysen und bietet Ihnen Einblicke von führenden Anbietern von Einkaufsinformationen.
• Akiro Assist: Greifen Sie auf personalisierte Beratung zu, analysieren Sie Strategien präzise und treffen Sie datengestützte Entscheidungen mit AkiroGPT, unserem strategischen Co-Piloten.
• Strategische Beschaffung: KI stellt sicher, dass Sie versteckte Chancen aufdecken, die Leistung Ihrer Lieferanten in Echtzeit verfolgen und intelligentere Einkaufsergebnisse erzielen.
• Beschleunigte Strategieerstellung: KI-gestützte Tools beschleunigen die Strategieerstellung und helfen Ihrem Beschaffungsteam, intelligentere Entscheidungen zu treffen.
• Prädiktive Analytik: Identifizieren Sie Trends, wählen Sie die besten Lieferanten aus und prognostizieren Sie Ihren Beschaffungsbedarf genau.
• Szenariomodellierung für intelligentere Entscheidungen: Evaluieren Sie mehrere Beschaffungsszenarien, bevor Sie eine Entscheidung treffen, bewerten Sie potenzielle Ergebnisse, wägen Sie Risiken ab und wählen Sie auf der Grundlage datengestützter Erkenntnisse die vorteilhafteste Option aus.
• KI-gestützte Prozesse: Optimieren Sie Ihre Prozesse mit KI-gestützten Anleitungen und Empfehlungen, die sich an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen anpassen.
• Unkategorischer Ansatz: Mit einem flexiblen und anpassungsfähigen Ansatz, der auf KI basiert, können Sie einzigartige Beschaffungsherausforderungen effektiv bewältigen.
• Kapazitätslücken mit KI schließen: Schließt Qualifikationslücken, indem Ihre Category Manager mit den Tools und Erkenntnissen ausgestattet werden, die sie benötigen, um fundierte Kaufentscheidungen zu treffen.

Integration von KI in wichtige Aspekte des Beschaffungsprozesses, Akirolabs stellt sicher, dass Ihre Beschaffungsstrategien datengesteuert, effizient und auf Ihre strategischen Ziele abgestimmt sind. Die Leistungsfähigkeit der KI bietet erweiterte Einblicke und optimierte Arbeitsabläufe, sodass Sie jeden Schritt Ihrer Strategie optimieren können.

Fazit

KI wandelt die Beschaffung von einer Transaktionsfunktion in eine strategische Geschäftsgrundlage um. Durch die Integration von KI-gestützten Technologien wie maschinellem Lernen, prädiktiver Analytik, robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) können Sie Beschaffungsabläufe rationalisieren, das Lieferantenmanagement verbessern und datengestützte Entscheidungen präzise treffen.

Anstatt sich ausschließlich auf Kostensenkungen zu konzentrieren, können Sie mit KI Nachfrageschwankungen proaktiv vorhersagen, potenzielle Risiken identifizieren und Beschaffungsstrategien optimieren. Mit KI-gestützten Erkenntnissen können Beschaffungsteams über traditionelle Methoden hinausgehen und einen agileren, effizienteren und wertorientierteren Ansatz verfolgen.

Sind Sie bereit, das Potenzial von KI in der Beschaffung zu erleben? Vereinbaren Sie noch heute eine Demo!

Wenn Sie jemals „Beschaffung“ und „Beschaffung“ synonym verwendet haben, sind Sie nicht allein. Viele Unternehmen verwischen die Grenzen zwischen diesen beiden wesentlichen Funktionen der Lieferkette. Wenn Sie jedoch ihre Unterschiede verstehen, können Sie Ihre Abläufe optimieren, Kosten senken und die Lieferantenbeziehungen verbessern.

Während sich die Beschaffung auf die Identifizierung und Auswahl der richtigen Lieferanten konzentriert, ist die Beschaffung der umfassendere Prozess der effizienten Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Wenn Sie beides beherrschen, wird ein reibungsloser Ablauf Ihrer Lieferkette gewährleistet, Risiken reduziert und Kosteneinsparungen maximiert.

In diesem Artikel werden wir ihre unterschiedlichen Rollen und wichtigsten Unterschiede untersuchen und herausfinden, wie der Einsatz von Technologie beide verbessern kann.

Den Unterschied zwischen Beschaffung und Beschaffung verstehen

Sowohl die Beschaffung als auch die Beschaffung spielen eine entscheidende Rolle im Lieferkettenmanagement, dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken.

Beschaffung dreht sich alles um die Identifizierung, Bewertung und Einbindung von Lieferanten, während die Beschaffung den Einkauf und die Verwaltung des Akquisitionsprozesses umfasst.

Diese Unterscheidung ist von entscheidender Bedeutung, da die Beschaffung sicherstellt, dass ein Unternehmen die besten Lieferanten und Preise erhält, während die Beschaffung sicherstellt, dass Einkäufe von der Bestellung bis zur Zahlung effizient verwaltet werden.

Zusammen helfen diese Prozesse Unternehmen dabei, Kosten zu senken, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und die Abläufe in der Lieferkette zu optimieren.

Was ist Sourcing?

Die Beschaffung ist der strategische Prozess, bei dem Lieferanten identifiziert, bewertet und engagiert werden, um die besten Produkte oder Dienstleistungen zu optimalen Preisen zu sichern. Dies wirkt sich direkt auf Kosteneinsparungen, die Qualitätssicherung und die Stabilität der Lieferkette aus.

Unternehmen, die strategische Beschaffung implementieren, können die Beschaffungskosten erheblich senken und gleichzeitig die Gesamtleistung der Lieferanten verbessern. Zu den Hauptaktivitäten bei der Beschaffung gehören Marktforschung, Lieferantenbewertung, Verhandlungen, Vertragsmanagement und Lieferantenbeziehungsmanagement.

Jetzt, wo wir die Sourcing-Profis sind, wollen wir uns mit den Einzelheiten der Beschaffung befassen!

Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung ist der komplette Prozess des Erwerbs von Waren und Dienstleistungen, der alles von der Bedarfsermittlung bis hin zur Zahlung abdeckt. Sie spielt eine direkte Rolle bei der Kostenkontrolle, der Einhaltung der Vorschriften und der betrieblichen Effizienz.

Das Beschaffungsprozess umfasst mehrere wichtige Schritte, darunter Bedarfsermittlung, Beschaffung, Verhandlung, Auftragserstellung, Wareneingang und Qualitätsprüfungen sowie Rechnungsbearbeitung.

Eine gut strukturierte Beschaffungsfunktion stellt sicher, dass Unternehmen zu hohe Ausgaben vermeiden, Abläufe rationalisieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.

Lesen Sie auch Leitfaden zur Identifizierung von Beschaffungskategorien und -typen

Sobald Sie mit den Grundlagen vertraut sind, lassen Sie uns sie noch weiter aufschlüsseln. Bist du bereit für eine Herausforderung?

Strategisches und taktisches Sourcing: Was ist der Unterschied?

Die Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle im Lieferkettenmanagement, aber nicht alle Beschaffungsstrategien sind gleich. Unternehmen verfolgen in der Regel entweder einen strategischen oder taktischen Ansatz, abhängig von ihren Zielen, Zeitplänen und Einkaufsprioritäten.

Strategische Beschaffung ist ein proaktiver, langfristiger Ansatz, der sich auf die Optimierung der Beschaffungskosten, der Lieferantenbeziehungen und des Risikomanagements konzentriert. Er umfasst gründliche Marktanalysen, datengestützte Entscheidungen und eine kontinuierliche Lieferantenbewertung, um nachhaltige Einkaufsvorteile zu erzielen.

Hauptmerkmale der strategischen Beschaffung:

• Langfristiger Fokus: Baut stabile, wertorientierte Lieferantenbeziehungen auf, anstatt den niedrigsten Preis anzustreben.
• Datengestützte Entscheidungsfindung: Verwendet Analysen und historische Daten, um Lieferanten auf der Grundlage von Qualität, Zuverlässigkeit und Wirtschaftlichkeit auszuwählen.
• Zusammenarbeit mit Lieferanten: Führt Verhandlungen und Partnerschaften, von denen beide Parteien profitieren, und gewährleistet eine konsistente Versorgung und ein verbessertes Serviceniveau.
• Kostenoptimierung: Reduziert die Gesamtbetriebskosten (TCO), anstatt sich nur auf den ursprünglichen Kaufpreis zu konzentrieren.
• Risikominderung: Identifiziert und mindert potenzielle Unterbrechungen der Lieferkette und gewährleistet so die Geschäftskontinuität.

Zum Beispiel Ein globales Produktionsunternehmen führt vor der Unterzeichnung langfristiger Verträge einen gründlichen Lieferantenbewertungs- und Verhandlungsprozess durch. Durch die Analyse vergangener Beschaffungsdaten, Markttrends und Leistungskennzahlen der Lieferanten wählen sie Lieferanten aus, die die beste Kombination aus Kosten, Qualität und Zuverlässigkeit bieten. Dieser Ansatz führt zu konsistenten Kosteneinsparungen und zur Stabilität der Lieferkette.

Taktische Beschaffung ist ein kurzfristiger, reaktiver Ansatz, der darauf ausgerichtet ist, den unmittelbaren Beschaffungsbedarf zu möglichst niedrigen Kosten zu decken. Es beinhaltet oft eine schnelle Lieferantenauswahl, minimale Marktforschung und preisorientierte Kaufentscheidungen.

Hauptmerkmale von Tactical Sourcing:

• Kurzfristiger Fokus: Priorisiert sofortige Kosteneinsparungen und nicht langfristigen Lieferantenbeziehungen.
• Preisorientierte Entscheidungsfindung: Wählt Lieferanten häufig ausschließlich auf der Grundlage des niedrigsten Preises aus, ohne langfristige Vorteile in Betracht zu ziehen.
• Minimales Engagement der Lieferanten: Arbeitet auf Transaktionsbasis, ohne langfristige Partnerschaften aufzubauen.
• Schnelle Ausführung: Zielt darauf ab, dringende Einkaufsbedürfnisse ohne umfangreiche Verhandlungen zu erfüllen.
• Eingeschränkte Risikominderung: Reagiert auf Probleme, sobald sie auftreten, anstatt Störungen proaktiv zu verhindern.

Zum Beispiel, ein Einzelhandelsunternehmen erlebt plötzlich einen Anstieg der Nachfrage nach einem bestimmten Produkt. Anstatt eine langfristige Lieferantenbewertung durchzuführen, kaufen sie schnell Inventar beim kostengünstigsten Lieferanten ein, um die unmittelbare Nachfrage zu decken. Dies entspricht zwar kurzfristigen Bedürfnissen, kann aber in Zukunft zu höheren Kosten, Instabilität der Lieferkette oder Qualitätsproblemen führen.

Obwohl beide Ansätze in unterschiedlichen Szenarien wichtig sind, erzielen Unternehmen, die der strategischen Beschaffung Priorität einräumen, auf lange Sicht tendenziell größere Kosteneinsparungen, betriebliche Stabilität und stärkere Lieferantenbeziehungen.

Lesen Sie auch Unterschiede zwischen strategischer und taktischer Beschaffung in der Beschaffung

Bereit für einen direkten Vergleich von Beschaffung und Beschaffung? Schauen wir uns an, wie sie wirklich im Vergleich zueinander abschneiden.

Hauptunterschiede zwischen Beschaffung und Beschaffung

Während sich die Beschaffung auf die Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten konzentriert, befasst sich die Beschaffung mit Einkauf, Vertragsmanagement und Zahlungsabwicklung. Beide spielen eine entscheidende Rolle bei der Kostenoptimierung, dem Lieferantenmanagement und der betrieblichen Effizienz.

Aspekt

Beschaffung

Beschaffung

Definition

Der strategische Prozess der Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten.

Der komplette Prozess des Erwerbs von Waren und Dienstleistungen, von der Bestellung bis zur Zahlung.

Primärer Fokus

Die besten Lieferanten finden und günstige Konditionen aushandeln.

Den Einkaufsprozess effizient verwalten und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen.

Geltungsbereich

Lieferantenidentifikation, Marktforschung, Vertragsverhandlungen.

Bestellungen, Rechnungsbearbeitung, Lieferantenmanagement und Zahlung.

Strategisch gegen Taktik

Strategisch: Konzentriert sich auf langfristige Lieferantenbeziehungen und Kostenoptimierung.

Taktik: Sorgt für eine reibungslose betriebliche Ausführung von Käufen.

Wichtigste Aktivitäten

- Marktforschung und Lieferantenbewertung

- Aushandeln von Preisen und Verträgen

- Verwaltung von Lieferantenbeziehungen

- Bearbeitung von Bestellungen

- Sicherstellung der Qualitätskontrolle und Einhaltung der Vorschriften

- Verwaltung von Lieferantenzahlungen und Logistik

Rolle bei der Kosteneffizienz

Konzentriert sich darauf, den Lieferanten durch strategische Verhandlungen den besten Wert zu bieten.

Stellt sicher, dass die Käufe dem Budget entsprechen, und minimiert unnötige Kosten.

Auswirkungen auf die Lieferkette

Sorgt für eine zuverlässige und kostengünstige Versorgungsbasis, um Risiken zu reduzieren.

Optimiert Einkaufsprozesse, um die betriebliche Effizienz zu steigern.

Technologieintegration

Verwendet KI-gestützte Tools für Lieferantenanalysen und Marktinformationen.

Nutzt Plattformen zur Einkaufsautomatisierung zur Ausgabenverfolgung und Prozessoptimierung.

Zeithorizont

Langfristig: Konzentriert sich auf den Aufbau starker Lieferantenpartnerschaften für einen nachhaltigen Wert.

Kurzfristig: Verwaltet den täglichen Beschaffungsbedarf und sorgt für pünktliche Zahlungen.

Beispiel für einen Anwendungsfall

Ein Unternehmen bewertet und wählt neue Rohstofflieferanten aus, um die Kosten zu senken und die Qualität zu verbessern.

Ein Unternehmen verarbeitet Bestellungen und Rechnungen für Büromaterial und Büroausstattung.

Haben Sie sich jemals gefragt, wie diese Prozesse Ihre Lieferkette festigen? Hier ist der Überblick.

Wie Beschaffung und Beschaffung das Lieferkettenmanagement stärken

Sowohl die Beschaffung als auch die Beschaffung sind entscheidend für den Aufbau einer belastbaren, kostengünstigen und effizienten Lieferkette. Unternehmen, die diese Funktionen effektiv integrieren, können Unterbrechungen in der Lieferkette minimieren, die Kosten optimieren und die Lieferantenbeziehungen verbessern, wodurch letztlich die allgemeine Geschäftsleistung verbessert wird.

1. Risikominderung und Widerstandsfähigkeit der Lieferkette

• Diversifiziert die Lieferantenbasis, um die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter zu verringern und Risiken aufgrund geopolitischer, wirtschaftlicher oder natürlicher Störungen zu mindern.
• Verbessert die Versorgungskontinuität durch Beschaffung aus mehreren Regionen und Sicherstellung von Ersatzlieferantenoptionen.
• Stellt die Einhaltung regulatorischer Standards sicher, um rechtliche oder betriebliche Risiken zu vermeiden.
• Reduziert Betrug und Sicherheitslücken in der Lieferkette durch gründliche Lieferantenüberprüfungen und Vertragsmanagement.

2. Kostenkontrolle und Finanzoptimierung

• Strategisches Sourcing hilft, bessere Verträge auszuhandeln und die Beschaffungskosten zu senken.
• Die Beschaffung gewährleistet einen kostengünstigen Einkauf, indem sie die Ausgaben überwacht und eigenwillige Ausgaben verhindert.
• Großeinkäufe und Lieferantenpartnerschaften senken die Kosten und verbessern Skaleneffekte.
• Datenanalysen in Echtzeit ermöglichen intelligentere Kaufentscheidungen, reduzieren Verschwendung und verbessern die Budgetzuweisung.

3. Betriebseffizienz und optimierte Prozesse

• Die Automatisierung der Beschaffung reduziert manuelle Fehler, beschleunigt die Auftragsabwicklung und verbessert die Genauigkeit.
• Digitale Sourcing-Tools verbessern die Lieferantenbewertung, die Vertragsverhandlungen und die Leistungsverfolgung.
• E-Procurement-Plattformen integrieren Beschaffung und Beschaffung und sorgen so für reibungslose Transaktionen und Compliance.
• Eine verbesserte Auftragsgenauigkeit und eine verbesserte Bestandsverwaltung reduzieren Fehlbestände und überflüssige Lagerkosten.

4. Management und Zusammenarbeit mit Lieferanten

• Engere Lieferantenbeziehungen führen zu einem besseren Serviceniveau, besseren Preisen und einer besseren Zuverlässigkeit.
• Langfristige Partnerschaften mit Lieferanten fördern Innovation, Nachhaltigkeit und gegenseitiges Wachstum.
• Bessere Kommunikation und Transparenz fördern das Vertrauen und reduzieren Konflikte und Ineffizienzen in der Lieferkette.
• Die Automatisierung ermöglicht die Nachverfolgung der Lieferantenleistung in Echtzeit und gewährleistet so die Rechenschaftspflicht und kontinuierliche Verbesserung.

5. Wettbewerbsvorteil und Marktagilität

• Unternehmen, die Beschaffung und Beschaffung aufeinander abstimmen, sind besser an Marktschwankungen und Verbraucheranforderungen anpassbar.
• Eine verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten treibt Innovationen voran und ermöglicht schnellere Produkteinführungen und maßgeschneiderte Lösungen.
• Datengestützte Entscheidungen verbessern Prognosen und Nachfrageplanung und reduzieren so Engpässe in der Lieferkette.
• Eine gut strukturierte Beschaffungs- und Beschaffungsstrategie verbessert den Ruf der Marke, indem sie die Einhaltung ethischer Einkaufs- und Nachhaltigkeitsvorschriften sicherstellt.

Bist du jetzt bereit, technisch versiert zu werden? So verändert Technologie das Spiel.

Nutzung von Technologie bei Beschaffung und Beschaffung

Die Technologie hat sowohl die Beschaffung als auch die Beschaffung verändert und Prozesse effizienter und datengesteuerter gemacht.

1. KI-gestützte Lieferantenanalysen und Risikomanagement

• Prognostiziert Lieferkettenrisiken durch Analyse von Markttrends, Lieferantenleistung und historischen Daten.
• Identifiziert alternative Lieferanten und optimale Beschaffungsstrategien und reduziert so die Abhängigkeit von Anbietern mit hohem Risiko.
• Verbessert die Lieferantenauswahl durch automatisierte Bewertungssysteme, die auf Preisgestaltung, Qualität und Zuverlässigkeit basieren.
• Nutzt prädiktive Analysen, um Nachfrageschwankungen vorherzusagen und die Beschaffungsplanung zu optimieren.

2. Automatisierte Einkaufs- und Einkaufszyklusoptimierung

• Beseitigt manuelle Fehler und Ineffizienzen in Beschaffungsabläufen.
• Automatisiert die Genehmigung von Bestellungen, die Rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement und reduziert so die Zykluszeiten.
• Verbessert die Effizienz der Beschaffung durch robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA).
• Gewährleistet die Nachverfolgung von Bestellungen und Lieferantenleistungen in Echtzeit und verbessert so die betriebliche Agilität.

3. Ausgabenanalyse und Kostenoptimierung

• Bietet einen Überblick über die Beschaffungsausgaben in Echtzeit und ermöglicht so eine bessere Budgetkontrolle und Prognose.
• Identifiziert Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, indem Preisschwankungen, Vertragslücken und unnötige Ausgaben erkannt werden.
• Reduziert die Ausgaben von Außenseitern, indem vorab genehmigte Lieferantenverträge und Preisrichtlinien durchgesetzt werden.
• KI-gestützte Erkenntnisse helfen Beschaffungsteams, bessere Angebote auszuhandeln und Lieferantenverträge zu optimieren.

4. Cloud-basierte Beschaffung und Zusammenarbeit mit Lieferanten

• Zentralisierte Cloud-Plattformen ermöglichen es mehreren Teams, von überall auf Beschaffungsdaten zuzugreifen.
• Ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen Käufern und Lieferanten und verbessert so die Zusammenarbeit und Transparenz.
• Verfolgt die Einhaltung der ESG-Standards (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) durch Lieferanten, um eine ethische Beschaffung zu fördern.
• Automatisiert Leistungsprüfungen und Vertragsverlängerungen von Lieferanten und gewährleistet so die langfristige Zuverlässigkeit der Lieferanten.

5. Blockchain und Cybersicherheit im Einkauf

• Die Blockchain-Technologie sichert Transaktionen, verhindert Betrug und gewährleistet eine transparente Vertragsausführung.
• Intelligente Verträge automatisieren und durchsetzen Beschaffungsvereinbarungen und reduzieren so Streitigkeiten und Verzögerungen.
• Fortschrittliche Cybersicherheitsmaßnahmen schützen sensible Beschaffungsdaten vor unbefugtem Zugriff.

Nutzen Sie noch heute KI-, Automatisierungs- und Cloud-basierte Beschaffungslösungen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und die Kosteneffizienz zu steigern!

Wie verbessert Akirolabs die Beschaffung und Beschaffung für Unternehmen?

Akirolabs Verbessern Sie die Beschaffung und Beschaffung für Unternehmen durch die KI-gestützte SaaS-Plattform, die für strategisches Beschaffungs- und Kategoriemanagement konzipiert ist. So bietet es einen Mehrwert:

1. KI-gestützte strategische Beschaffung

akirolabs integriert KI-gestützte Tools wie AkiroAssist (sein firmeneigenes großes Sprachmodell) und Strategic Scenario Modeling, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und datengestützte Erkenntnisse zu liefern, die die Beschaffungsstrategien an den übergeordneten Geschäftszielen ausrichten.

2. Erweiterte und kollaborative Beschaffung

akirolabs fördert einen kollaborativen Ansatz, indem Stakeholder aus verschiedenen Funktionen (F&E, Finanzen, Marketing und Betrieb) frühzeitig und kontinuierlich während des gesamten Beschaffungsprozesses einbezogen werden. Dadurch wird der Wissensaustausch institutionalisiert, die Sichtbarkeit erhöht und Beschaffungsentscheidungen an den Geschäftsanforderungen ausgerichtet.

3. Höherer Geschäftswert und Kosteneffizienz

akirolabs ermöglicht es Einkaufsteams, durch umsetzbare Beschaffungs- und Kategoriestrategien einen 4- bis 5-mal höheren Geschäftswert zu erzielen.

KI-gestützte Prozesse reduzieren die Zeit für die Strategieentwicklung um bis zu 50% und ersetzen wochen-/monatelange manuelle Arbeit durch KI-gestützte Erkenntnisse und Szenariomodellierung.

4. Umfassendes Kategorie- und Lieferantenmanagement

Die Plattform bietet Tools wie Ausgabenanalyse, Marktinformationen, Lieferantenpräferenzen und Vertragsanalysen zur Bewertung von Kostentreibern und Risiken und zur Sicherstellung einer optimierten Lieferantenbasis.

Die Funktionen zur Lieferantenstrategie bieten eine 360°-Lieferantensicht und konsolidieren die Ansichten der Lieferanten (Key Account Management) weltweit, um Partnerschaften zu stärken und Risiken zu minimieren.

5. Szenariobasierte Entscheidungsfindung

Im Gegensatz zu traditionellen Frameworks wie der Kraljic Matrix Akirolabs führt die strategische Szenariomodellierung ein, um Beschaffungsstrategien in mehreren Dimensionen (Kosten, Belastbarkeit, Nachhaltigkeit, Agilität) zu bewerten und zu optimieren.

KI ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Sourcing-Strategien wie Best-Cost Country Sourcing (BCCS) mit Local-for-Local (L4L) Sourcing zu vergleichen und so fundierte Kompromisse einzugehen.

6. Nachhaltigkeit und ESG-Integration

Das Modul Procurement with Purpose (PwP) integriert ESG-Aspekte (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) in Beschaffungsentscheidungen.

Unternehmen können den CO2-Fußabdruck, die Abfallreduzierung und die nachhaltige Lieferantenbeschaffung verfolgen und so die Beschaffung an den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens ausrichten.

7. Erweitertes Risikomanagement

Das Risiko ist in den Beschaffungsrahmen von Akirolabs eingebettet und umfasst Tools für die PESTLE-Analyse, Porter's 5 Forces, SWOT-Bewertungen und die Risikokartierung von Lieferanten.

KI-gestützte Erkenntnisse identifizieren und mindern proaktiv Risiken (z. B. Störungen der Lieferkette und geopolitische Faktoren) in Echtzeit.

8. Effiziente und skalierbare Digitalisierung der Beschaffung

Akirolabs macht die Abhängigkeit von fragmentierten Tools (Excel, PowerPoint) überflüssig, indem die Beschaffungsabläufe in einer Cloud-basierten, KI-gestützten Workbench zentralisiert werden.

Es bietet eine zentrale Informationsquelle für Kategoriestrategien, gewährleistet einen nahtlosen Wissenstransfer und reduziert Redundanzen zwischen Teams.

9. KI-gestützte Marktinformationen

akirolabs scannt kontinuierlich Millionen von externen Quellen (Nachrichten, Berichte, Lieferantendaten) und taggt automatisch relevante Einblicke in strategische Tools wie PESTLE, SWOT und Porter's 5 Forces.

KI lernt aus Benutzerinteraktionen (Likes, Dislikes), um Empfehlungen im Laufe der Zeit zu verfeinern und zu personalisieren.

10. Skalierbarkeit und Flexibilität der globalen Beschaffung

Die Plattform unterstützt mehrstufige globale Kategorienstrategien und gewährleistet so die Abstimmung auf regionaler und lokaler Ebene und unterhält gleichzeitig ein zentrales Beschaffungsverzeichnis von Pepsico Functional RFP.

Unternehmen können globale Strategien bis hin zu Geschäftseinheiten (BU), Sektoren oder Regionen kaskadieren und gleichzeitig die strategische Kohärenz wahren.

Mit Akirolabs, können Sie die Beschaffung von einer Kostenstelle in einen strategischen Wachstumsförderer verwandeln.

Fazit

Das Erkennen der Unterschiede zwischen Beschaffung und Beschaffung ist für jedes Unternehmen, das seine Lieferkette optimieren möchte, von entscheidender Bedeutung. Während die Beschaffung sicherstellt, dass Unternehmen mit den besten Lieferanten zu wettbewerbsfähigen Preisen zusammenarbeiten, verwaltet die Beschaffung den Akquisitionsprozess effizient. Zusammen sorgen sie für Kosteneinsparungen, verbessern die Lieferantenbeziehungen und sorgen für reibungslose Betriebsabläufe.

Durch die strategische Integration beider Funktionen und die Nutzung technologiegetriebener Lösungen wie Akirolabs, können Unternehmen langfristige finanzielle Stabilität und Widerstandsfähigkeit ihrer Lieferkette erreichen.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Beschaffungs- und Beschaffungsstrategie zu optimieren. Möchten Sie Ihren Beschaffungsprozess zukunftssicher machen?

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Wenn Sie für Beschaffungsentscheidungen verantwortlich sind, ist es wichtig, den besten Wert für Ihre Investition zu erzielen. So wie Sie Optionen für Privatkäufe vergleichen würden, ist eine sorgfältige Bewertung der Anbieter entscheidend für den Erfolg Ihrer Geschäftsprojekte.

Sie verlassen sich häufig auf formelle Dokumente wie Angebotsanfragen (RFQs) und Vorschläge (RFPs), um fundierte Entscheidungen zu treffen und den richtigen Anbieter auszuwählen. Diese Tools helfen Ihnen dabei, potenzielle Anbieter zu beurteilen und den perfekten Anbieter für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Aber wie entscheidet man sich zwischen einer RFQ und einer RFP? In diesem Artikel erhalten Sie ein umfassendes Verständnis der Unterschiede zwischen diesen beiden Tools, sodass Sie sicher das richtige für Ihr nächstes Projekt auswählen können.

Was ist RFQ?

Eine Angebotsanfrage ist ein Dokument, in dem während der Beschaffung detaillierte Preisinformationen für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung gesammelt werden. Es ist besonders nützlich, wenn Ihre Anforderungen klar sind und Sie keine zusätzlichen Informationen über das Produkt oder die Dienstleistung benötigen. Je nach Komplexität Ihrer Beschaffungsanforderungen können Sie unabhängig oder zusammen mit einer Ausschreibung eine Angebotsanfrage senden.

In der Regel finden Sie die Preise, Zahlungsbedingungen und detaillierten Produkt- oder Servicespezifikationen des Anbieters in einer Angebotsanfrage. Möglicherweise wenden Sie sich an eine Angebotsanfrage, wenn Sie genau wissen, wonach Sie suchen, ein definiertes Budget haben und bereit sind, zu kaufen.

Wenn Ihr Hauptaugenmerk auf dem Preis liegt und Sie sich bereits für die genauen Funktionen oder Spezifikationen entschieden haben, die Sie benötigen, kann die Verwendung einer Angebotsanfrage Ihnen helfen, den Anbieterauswahlprozess zu optimieren. Durch das Sammeln mehrerer Angebotsanfragen können Sie Ihre Optionen schnell evaluieren und anhand der Kosten die beste auswählen.

Aber wie unterscheidet sich eine RFQ von einer RFP? Schauen wir uns als Nächstes die RFPs an.

Was ist RFP?

Ein RFP (Request for Proposal) ist ein Dokument, das die Einzelheiten eines Projekts beschreibt und Anbieter auffordert, Vorschläge einzureichen, wie sie damit umgehen würden. Im Gegensatz zu einer Angebotsanfrage, bei der es hauptsächlich um die Preisgestaltung geht, geht eine Angebotsanfrage tiefer in die allgemeinen Projektanforderungen ein, einschließlich Zeitrahmen, Arbeitsumfang und erforderlichem Fachwissen.

Wenn Anbieter auf Ihre Ausschreibung antworten, enthalten ihre Vorschläge in der Regel alles, was Sie wissen müssen — wie sie Ihr Projekt angehen wollen, wie sie das Problem lösen und wie hoch die Kosten ihrer Dienstleistungen sind.

Sie können ein RFP in Situationen verwenden, in denen:

• Das Projekt ist komplex: Eine Ausschreibung enthält eine detaillierte Beschreibung Ihrer Bedürfnisse und ist somit ideal für Projekte, die eine umfassende Lösung erfordern.
• Sie vergleichen mehrere Dienstleister: Wenn Sie verschiedene Anbieter evaluieren, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für eine Reihe von Dienstleistungen zu finden, kann Ihnen eine Angebotsanfrage dabei helfen, den Entscheidungsprozess zu vereinfachen und eine kluge Auswahl zu treffen.

Kurz gesagt, RFPs eignen sich perfekt für Projekte, bei denen der Preis nicht der einzige Faktor ist und Sie ein klares Verständnis dafür benötigen, wie Anbieter Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen können.

Lassen Sie uns nun schnell die Unterschiede zwischen RFQs und RFPs untersuchen.

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RFQ gegen. RFP — Was ist der Unterschied?

Der Hauptunterschied zwischen einer Angebotsanfrage und einer Angebotsanfrage liegt in ihrem Zweck und der Art der Informationen, auf die Sie sich konzentrieren:

• RFQ (Angebotsanfrage): Sie verwenden dies, um detaillierte Preisinformationen für bestimmte, klar definierte Produkte oder Dienstleistungen zu erhalten. Es ist perfekt für einfache Käufe, bei denen die Kosten der Hauptfaktor sind, den Sie vergleichen müssen.
• RFP (Angebotsanfrage): Daran wenden Sie sich, wenn Sie detaillierte Vorschläge für komplexere Projekte benötigen. Eine Ausschreibung hilft Ihnen dabei, nicht nur die Preisgestaltung, sondern auch Faktoren wie die Herangehensweise, Erfahrung und Arbeitsqualität des Anbieters zu bewerten. Es ist ideal, wenn die Lösung nicht vordefiniert ist und Sie möchten, dass Anbieter kreative Ideen oder Fachwissen anbieten.

Einfach ausgedrückt, sollten Sie eine Angebotsanfrage verwenden, wenn Sie genau wissen, was Sie benötigen und den besten Preis wünschen. Wählen Sie andererseits eine Ausschreibung, wenn Sie einen umfassenderen Plan und eine Bewertung benötigen, die über die Kosten hinausgehen. Letztlich liegt es an Ihnen, zu entscheiden, welche Lösung Ihren spezifischen Anforderungen am besten entspricht — eine Angebotsanfrage oder eine Angebotsanfrage.

Wie wähle ich zwischen RFP und RFQ?

Die Wahl zwischen einer RFQ (Request for Quote) und einer RFP (Request for Proposal) hängt ganz von den spezifischen Bedürfnissen und der Art Ihres Projekts ab. So können Sie entscheiden, welches Sie verwenden möchten, indem Sie einige wichtige Faktoren berücksichtigen:

Hier sind die wichtigsten Faktoren, die bei der Entscheidung, welches verwendet werden soll, zu berücksichtigen sind:

1. Komplexität des Projekts

Wann sollte eine Angebotsanfrage verwendet werden: Wenn Ihr Projekt unkompliziert ist und Sie genau wissen, was Sie benötigen, ist eine Angebotsanfrage die beste Option. Dies eignet sich gut für Einkäufe, bei denen es um klar definierte Produkte oder Dienstleistungen geht, wie z. B. Büromaterial oder Standardausstattung. In diesem Fall liegt Ihr Fokus in erster Linie auf der Preisgestaltung, da die Lieferbestandteile kaum Spielraum für Abweichungen lassen.

Wann sollte ein RFP verwendet werden: Für komplexere Projekte, die maßgeschneiderte Lösungen erfordern, sollten Sie sich für eine Ausschreibung entscheiden. Wenn Sie beispielsweise ein maßgeschneidertes Softwareentwicklungsprojekt oder eine groß angelegte Marketingkampagne starten, benötigen Sie von Anbietern detaillierte Vorschläge, wie sie Ihre Anforderungen erfüllen können. Aufgrund der Komplexität des Projekts müssen Sie neben den Kosten auch mehrere Faktoren berücksichtigen.

2. Kriterien für die Bewertung

Wenn der Preis die Priorität hat: Wenn die Kosten der Hauptfaktor für Ihre Entscheidung sind, ist eine Angebotsanfrage der richtige Weg. Dies ist ideal für Situationen, in denen Qualität, Methodik oder die Erfahrung des Anbieters zweitrangig sind, wenn es darum geht, den besten Preis zu erzielen. Mit einer Angebotsanfrage können Sie Angebote schnell vergleichen und die günstigste Option auswählen, die Ihren Anforderungen entspricht.

Wenn mehrere Faktoren eine Rolle spielen: Wenn Ihre Entscheidung von einer Mischung von Faktoren abhängt — wie der Qualität der Lösung eines Anbieters, seinem Projektansatz oder seiner Erfolgsbilanz — sollten Sie eine Ausschreibung verwenden. Beispielsweise sind die Kosten nur ein Teil der Gleichung, wenn Sie eine Baufirma für ein neues Gebäude beauftragen oder einen Berater für ein strategisch projekt. Sie müssen auch das Fachwissen des Anbieters und die Art und Weise, wie er das Projekt durchführen will, bewerten.

3. Kenntnis des Marktes

Wenn Sie den Markt verstehen: Wenn Sie sich der Spezifikationen des Produkts oder der Dienstleistung, die Sie benötigen, sicher sind und wissen, was der Markt bietet, ist eine Angebotsanfrage das richtige Tool. Dies eignet sich gut für Routinekäufe, bei denen die Anforderungen standardisiert und gut dokumentiert sind, z. B. bei der Beschaffung von Rohstoffen oder IT-Geräten.

Wenn Sie Lieferanteninformationen benötigen: Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Ansatz am besten geeignet ist, oder wenn Sie möchten, dass Anbieter kreative Lösungen vorschlagen, entscheiden Sie sich für eine Ausschreibung. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie planen die Einführung neuer Technologien oder die Umsetzung einer Nachhaltigkeitsinitiative. In diesem Fall ermöglicht eine Ausschreibung Anbietern, ihr Fachwissen unter Beweis zu stellen und innovative Strategien vorzuschlagen, die Sie möglicherweise nicht in Betracht gezogen haben.

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Wie schreibe ich eine effektive Angebotsanfrage?

Eine Angebotsanfrage sollte klar und präzise sein und sich auf Preise und Spezifikationen konzentrieren. Um sicherzustellen, dass die Anbieter genaue Angebote unterbreiten, sollten Sie die folgenden Schlüsselelemente berücksichtigen:

1. Halte es einfach und präzise
   • Verwenden Sie eine einfache Sprache, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.
   • Geben Sie die Produkt- oder Servicespezifikationen deutlich an.
   • Vermeiden Sie unnötige Details, die sich nicht auf die Preise oder die Lieferung auswirken.
2. Spezifizieren Sie die Erwartungen an Menge, Qualität und Lieferung
   • Definieren Sie die genaue Anzahl der benötigten Artikel oder Dienstleistungen.
   • Erwähnen Sie Qualitätsstandards, Branchenzertifizierungen oder erforderliche Compliance-Maßnahmen.
   • Beschreiben Sie den voraussichtlichen Liefertermin und die Versandanforderungen.
3. Fügen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Transparenz hinzu
   • Listen Sie die Zahlungsbedingungen, Garantiedetails und Vertragsverpflichtungen auf.
   • Legen Sie Strafen für verspätete Lieferung oder Nichteinhaltung der Spezifikationen fest.
   • Klären Sie ab, ob das niedrigste Gebot automatisch gewinnt oder ob zusätzliche Faktoren berücksichtigt werden.
4. Geben Sie eine Einreichungsfrist und Kontaktinformationen an
   • Legen Sie eine feste Frist fest, um alle Angebote zu erhalten.
   • Bieten Sie Anbietern eine Anlaufstelle an, um Zweifel vor der Einreichung zu klären.

Beispiel für ein RFQ-Format:

• Name der Firma: [Ihr Firmenname]
• Beschreibung des Produktes/der Dienstleistung: [Geben Sie eindeutig den benötigten Artikel oder die benötigte Dienstleistung an]
• Erforderliche Menge: [Geben Sie die Anzahl der Einheiten an]
• Zeitplan für die Lieferung: [Voraussichtlicher Liefertermin]
• Zahlungsbedingungen: [Netto 30, Vorauszahlung usw.]
• Frist für die Einreichung: [Datum und Uhrzeit]
• Kontaktinformationen: [E-Mail und Telefonnummer]

Wie schreibe ich ein effektives RFP

Eine Ausschreibung sollte über die Preisgestaltung hinausgehen und Anbieter dazu auffordern, Lösungen, Konzepte und Fachwissen vorzuschlagen. Je detaillierter und strukturierter Ihre Ausschreibung ist, desto besser werden die Antworten sein.

1. Definieren Sie den Arbeitsumfang und die gewünschten Ergebnisse
   • Beschreiben Sie klar das Problem, das Sie lösen möchten, oder den Service, den Sie benötigen.
   • Geben Sie die wichtigsten Ergebnisse, erwarteten Ergebnisse und Leistungsbenchmarks an.
   • Geben Sie Hintergrundinformationen zu Ihrer Organisation und zu den Projektzielen an, um den Anbietern den Kontext zu vermitteln.
2. Geben Sie Bewertungskriterien für die Lieferantenauswahl an
   • Nennen Sie Faktoren, die Sie zur Bewertung von Vorschlägen verwenden werden, wie z. B.:
     • Erfahrung und Expertise in ähnlichen Projekten.
     • Methodologie und Vorgehensweise.
     • Einhaltung der Industriestandards.
     • Wirtschaftlichkeit (nicht nur niedrigster Preis).
   • Weisen Sie jedem Faktor eine Gewichtung zu, um einen ausgewogenen Bewertungsprozess zu gewährleisten.
3. Fragen Sie nach detaillierten Projektzeitplänen und Methoden
   • Fordern Sie die Anbieter auf, zu erläutern, wie sie das Projekt durchführen werden.
   • Fordern Sie einen Zeitplan mit Meilensteinen an, um den Fortschritt zu verfolgen.
   • Fragen Sie nach Risikomanagementstrategien, wenn das Projekt potenzielle Herausforderungen birgt.
4. Preisaufschlüsselung und Zahlungsbedingungen anfordern
   • Fragen Sie nicht nur nach den Gesamtkosten, sondern nach einer Aufschlüsselung der Gebühren, einschließlich Arbeits-, Material- und Zusatzkosten.
   • Definieren Sie akzeptable Zahlungsstrukturen (z. B. Zahlungen auf Meilensteinbasis).
5. Fügen Sie Richtlinien für die Einreichung und Kontaktinformationen hinzu
   • Geben Sie das Format an, in dem Anbieter Vorschläge einreichen sollen (PDF, Word, Online-Portal).
   • Geben Sie eine Frist an und geben Sie an, an wen Sie sich bei Fragen wenden können.

Beispiel für ein RFP-Format:

• Titel des Projekts: [Ihr Projektname]
• Überblick über das Unternehmen: [Kurze Einführung in Ihr Unternehmen]
• Umfang des Projekts: [Beschreibung dessen, was getan werden muss]
• Erwartete Ergebnisse: [Was Sie vom Anbieter erwarten]
• Bewertungskriterien: [Wie werden Vorschläge bewertet]
• Budgetbereich (optional): [Allgemeine Preisspanne, falls zutreffend]
• Frist für die Einreichung: [Datum und Uhrzeit]
• Kontaktinformationen: [E-Mail und Telefonnummer]

Lesen Sie auch: Den Prozess, die Bedeutung und die Bedeutung des Lieferantenmanagements verstehen

Fazit

Die Wahl zwischen RFQs und RFPs ist ein wichtiger Schritt im Beschaffungsprozess. Angebotsanfragen eignen sich am besten für einfache, preisorientierte Einkäufe, während RFPs ideal für komplexe Projekte sind, die detaillierte Lösungen und das Fachwissen des Anbieters erfordern. Wenn Sie die Anforderungen und Ziele Ihres Projekts verstehen, können Sie einen reibungslosen Beschaffungsprozess sicherstellen und die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Lösung finden.

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Heute stehen Einkaufsteams vor wachsenden Herausforderungen wie manuellen Prozessen, verstreuten Daten und mangelnder Transparenz. Diese können zu 20-30% höheren Betriebskosten und verpassten Innovationschancen führen. Laut McKinsey können Unternehmen, die digitale Beschaffungsstrategien anwenden, die Beschaffungskosten um bis zu 10 bis 15% senken und gleichzeitig die Effizienz steigern 20-30%.

Digitale Beschaffungstechnologie bietet eine transformative Lösung. Durch die Implementierung von Automatisierung, künstlicher Intelligenz (KI) und Datenanalysen können Unternehmen die Beschaffung rationalisieren, die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern und intelligentere Entscheidungen in Echtzeit treffen. Digitale Tools senken die Kosten und ermöglichen es Unternehmen, Risiken zu minimieren und ungenutzte Werte zu erschließen.

In diesem Leitfaden werden Sie mit den wichtigsten Strategien, Tools und neuen Trends zur Modernisierung Ihrer Beschaffungsprozesse vertraut gemacht. Ganz gleich, ob es Ihr Ziel ist, Ineffizienzen zu bekämpfen, die Leistung zu verbessern oder Lieferantenrisiken zu managen, die digitale Beschaffung ist die Zukunft, die Ihnen zum Erfolg verhelfen kann. Lassen Sie uns herausfinden, wie.

Was ist digitale Beschaffungstechnologie?

Die digitale Beschaffungstechnologie nutzt fortschrittliche Tools wie künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung und Analytik, um den Beschaffungsprozess zu rationalisieren und zu verbessern. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Beschaffung, Einkauf und Lieferantenmanagement können Unternehmen schnellere, effizientere und transparentere Beschaffungsvorgänge durchführen und gleichzeitig die Kosten senken.

Der Anwendungsbereich der digitalen Beschaffungstechnologie erstreckt sich über den gesamten Beschaffungslebenszyklus, der in drei Hauptphasen unterteilt werden kann: Von der Planung zur Strategie (Strategischer Einkauf), Von der Quelle bis zum Vertrag (S2C), und Procure-to-Pay (P2P).

1. Von der Planung zur Strategie (strategische Beschaffung)

Diese Phase konzentriert sich auf die Abstimmung der Beschaffungsziele mit den Unternehmenszielen durch strategische Planung und Analyse.

• Beschaffungsstrategie: Fortschrittliche digitale Tools ermöglichen es Unternehmen, Ausgabendaten und Markttrends zu analysieren, um Beschaffungsstrategien zu definieren, die auf umfassendere Geschäftsziele abgestimmt sind.
• Verwaltung der Kategorien: Digitale Beschaffungsplattformen optimieren die Ausgaben, indem sie verwandte Produkte und Dienstleistungen für die strategische Beschaffung gruppieren. Dies gewährleistet bessere Lieferantenverhandlungen und Kosteneinsparungen.
• Strategische Beschaffungsinstrumente: Plattformen wie Akirolabs helfen dabei, Lieferanten zu bewerten, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern und durch effektive strategische Planung langfristigen Wert zu schaffen.

Die digitale Beschaffung in dieser Phase ermöglicht es Unternehmen, die Beschaffung als strategischen Motor für Innovation und Wachstum zu betrachten.

2. Von der Quelle zum Vertrag (S2C)

Die S2C-Phase konzentriert sich auf die Beschaffung und das Vertragsmanagement, um die Einhaltung der Vorschriften und die Wirtschaftlichkeit sicherzustellen.

• Beschaffung: Digitale Tools unterstützen die datengestützte Lieferantenauswahl, indem sie fortschrittliche Analysen, Lieferantenscorecards und automatisierte Prozesse für die Lieferantenfindung und -bewertung bereitstellen.
• Vertragsmanagement: Digitale Beschaffungssysteme ermöglichen die Erstellung, Verhandlung, Speicherung und Überwachung von Verträgen, wodurch Risiken reduziert, die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet und Vertragsverlängerungen vereinfacht werden.

Durch den Einsatz von S2C-Tools können Unternehmen intelligentere Beschaffungsentscheidungen treffen und das Vertragsmanagement optimieren, was zu besseren Lieferantenbeziehungen und minimierten Risiken führt.

3. Procure-to-Pay (P2P)

Diese letzte Phase umfasst Einkaufs- und Zahlungsprozesse, wobei der Schwerpunkt auf Automatisierung und Lieferantenleistungsmanagement liegt.

• Einkauf: Automatisierte Systeme wickeln Bestellungen, Genehmigungen und die Rechnungsverarbeitung ab, reduzieren manuelle Fehler und verbessern die betriebliche Effizienz.
• Lieferantenmanagement: Digitale Plattformen stärken die Lieferantenbeziehungen, indem sie Kommunikation, Zusammenarbeit und Leistungsverfolgung in Echtzeit ermöglichen.
• Datenanalyse: Analysetools bieten umsetzbare Erkenntnisse, um die Leistung von Lieferanten zu überwachen, Ausgaben zu verfolgen und Möglichkeiten zur Kostenoptimierung zu identifizieren.

P2P-Tools sorgen für einen nahtlosen, durchgängigen Beschaffungsprozess und verbessern so sowohl die Effizienz als auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Der Transformationspfad: Von traditionell zu digital

Der Übergang von der traditionellen zur digitalen Beschaffungstechnologie ist ein transformativer Prozess, der die Art und Weise, wie Sie Beschaffung, Einkauf und Lieferanteninteraktionen verwalten, neu definiert.

Die traditionelle Beschaffung basiert häufig auf manuellen Prozessen und papierbasierten Arbeitsabläufen. Sie ist langsam, fehleranfällig und schwer skalierbar. Diese Ineffizienzen können zu höheren Kosten, Verzögerungen und einem eingeschränkten Überblick über Ihre Ausgaben und die Leistung Ihrer Lieferanten führen.

Ihr Übergang zur digitalen Beschaffung beginnt mit der Identifizierung von Ineffizienzen in Ihren aktuellen Systemen. Sie können damit beginnen, sich wiederholende Aufgaben wie Bestellungen, Genehmigungen und Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Durch die Einführung zentralisierter Plattformen konsolidieren Sie Beschaffungsdaten, verbessern die Transparenz und stellen die Einhaltung von Prozessen sicher. In dieser Phase ist es wichtig, Arbeitsabläufe zu rationalisieren, Ihr Team zu schulen und die Unterstützung der Interessengruppen zu gewinnen, um eine reibungslose Transformation zu gewährleisten.

Vollständig digitale Beschaffungstechnologie ist das ultimative Ziel, bei dem fortschrittliche Lösungen wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen, Blockchain und Cloud-Technologien sind vollständig in Ihre Beschaffungsabläufe integriert. Diese Tools helfen Ihnen dabei, Prozesse von Anfang bis Ende zu automatisieren, Entscheidungen in Echtzeit zu treffen, Risiken proaktiv zu managen und effektiver mit Ihren Lieferanten zusammenzuarbeiten.

Mit prädiktiven Analysen können Sie die Nachfrage prognostizieren und die Lagerbestände optimieren, um sicherzustellen, dass Sie potenziellen Herausforderungen und Ineffizienzen immer einen Schritt voraus sind.

Durch die Einführung der digitalen Beschaffung verschaffen Sie sich erhebliche strategische Vorteile. Sie können die Kosten senken, die betriebliche Effizienz steigern und stärkere, transparentere Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufbauen.

Digitale Tools helfen auch dabei, die Beschaffungsaktivitäten an den Nachhaltigkeitszielen auszurichten, sodass Sie ökologische und soziale Auswirkungen verfolgen und minimieren können. Das Ergebnis ist mehr agile und belastbare Einkaufsfunktion die sich an dynamische Marktbedingungen anpassen und schnell auf Veränderungen reagieren können.

Durch den Übergang von der traditionellen zur digitalen Beschaffung können Sie Ihre Abläufe modernisieren, sich als Innovator positionieren und langfristige Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen.

Da Sie einen klaren Weg zur digitalen Beschaffung vor Augen haben, besteht Ihr nächster Schritt darin, die Tools und Technologien zu erkunden, mit denen diese Transformation umgesetzt werden kann.

Wichtige Tools und Technologien für die digitale Transformation der Beschaffung

Die Wahl der richtigen digitalen Beschaffungstechnologie gewährleistet eine reibungslose und erfolgreiche Transformation. Diese Tools helfen Ihnen, Prozesse zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und intelligentere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Hier sind die Schlüsseltechnologien, die die moderne Beschaffung prägen:

1. E-Procurement-Plattformen

E-Procurement-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Ihren Beschaffungsprozess zu automatisieren und zu rationalisieren, manuelle Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Diese Plattformen decken den gesamten Beschaffungszyklus ab, vom Lieferantenmanagement bis hin zur Nachverfolgung der Beschaffungsaktivitäten in Echtzeit. Durch die Zentralisierung Ihrer Daten bieten Ihnen E-Procurement-Tools einen besseren Überblick über die Ausgaben und die gesamte Einkaufsleistung.

2. Cloud-Lösungen

Cloud-basierte Beschaffungssysteme bieten die Flexibilität und Skalierbarkeit, die für den Zugriff auf Beschaffungstools und -daten von überall aus erforderlich sind. Sie machen eine lokale Infrastruktur überflüssig, sparen Zeit und Geld und sorgen gleichzeitig für eine nahtlose Integration mit anderen Systemen. Mit regelmäßigen Updates schützen Cloud-Lösungen Ihre Daten und bieten die neuesten Funktionen.

3. Apps für Mobilgeräte

Mobile Beschaffungs-Apps ermöglichen es Ihnen, Einkäufe zu genehmigen, Bestellungen zu verfolgen und mit Lieferanten zu kommunizieren, egal wo Sie sich befinden. Diese Mobilität stellt sicher, dass Ihre Beschaffungsprozesse reibungslos ablaufen, auch wenn Sie unterwegs sind. Mobile Tools helfen Ihnen dabei, schnellere Entscheidungen zu treffen und den Komfort für Sie und Ihr Team zu verbessern.

4. Datenanalyse

Mit fortschrittlichen Analysetools können Sie Ihre Einkaufsdaten analysieren, Trends aufdecken und Ihre Ausgaben optimieren. Mit prädiktiven Analysen und KI können Sie die Nachfrage prognostizieren, Anomalien erkennen und intelligentere Entscheidungen treffen. Dies hilft Ihnen, Kosten zu sparen und verbessert Ihre Fähigkeit, Risiken effektiv zu managen.

Sobald Sie die richtigen Tools für Ihr Unternehmen identifiziert haben, können Sie mit der Implementierung effektiver Strategien beginnen, um den Wert Ihrer digitalen Beschaffungstechnologie zu maximieren. Lassen Sie uns als Nächstes diese Strategien untersuchen.

Strategien der digitalen Beschaffung

Digitale Beschaffungstechnologie Strategien sind für moderne Unternehmen, die ihre Effizienz steigern wollen, unerlässlich.

Hier sind einige wichtige Strategien, die Sie in Betracht ziehen sollten:

1. Implementieren Sie E-Procurement-Systeme

E-Procurement-Systeme automatisieren und zentralisieren den gesamten Beschaffungsprozess, von der Anforderung bis zur Zahlung (auch bekannt als Procure-to-Pay oder P2P). Durch die Einführung von E-Procurement können Sie die Beschaffungs- und Einkaufsphasen rationalisieren, Genehmigungsabläufe beschleunigen und menschliche Fehler reduzieren. Mit zentralisierten Daten können Sie auch eine bessere Kontrolle über Ausgaben und Berichterstattung behalten.

Was du erreichen kannst:

• Beseitigen Sie manuellen Papierkram, indem Sie Anforderungen, Genehmigungen, Bestellungen (POs) und Rechnungen digitalisieren.
• Nutzen Sie eine einheitliche Plattform, um alle Beschaffungsaktivitäten zu verfolgen und zu verbessern Sichtbarkeit und Compliance.
• Verkürzen Sie die Beschaffungszykluszeiten und senken Sie die Kosten, indem Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren.

2. Nutzen Sie Datenanalysen und Ausgabenmanagement

Mit fortschrittlichen Analysetools können Sie Ausgaben überwachen, Ineffizienzen identifizieren und Optimierungsmöglichkeiten aufdecken. Sie helfen Ihnen dabei, Beschaffungsdaten zu analysieren, Budgets effektiv zu verwalten und strategische Entscheidungen zu treffen, um Kosten zu sparen.

Was du erreichen kannst:

• Verfolgen Sie wichtige Beschaffungskennzahlen wie Gesamtausgaben, Ausgaben für Kategorien und Lieferantenleistung.
• Verwenden Sie prädiktive Analysen, um Ausgabenmuster und Lieferantenverhalten zu prognostizieren.
• Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, z. B. die Konsolidierung von Lieferanten oder die Neuverhandlung von Verträgen.

3. Verbessern Sie das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)

SRM-Tools ermöglichen es Ihnen, engere, kooperativere Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufzubauen und so einen gegenseitigen Nutzen und eine verbesserte Leistung sicherzustellen. Sie können Lieferantendaten zentralisieren, KPIs überwachen und die Kommunikation verbessern, um bessere Einkaufsergebnisse zu erzielen.

Was du erreichen kannst:

• Zentralisieren Sie Lieferanteninformationen wie Verträge, Compliance-Aufzeichnungen und Leistungsbenchmarks.
• Verbessern Sie die Kommunikation mit Echtzeit-Updates, Leistungs-Scorecards und Feedback-Schleifen.
• Bauen Sie langfristige Partnerschaften auf, indem Sie das Vertrauen stärken, Risiken reduzieren und Innovationen fördern.

4. Verbessern Sie die Sichtbarkeit der Lieferkette

Eine durchgängige Transparenz der Lieferkette gibt Ihnen in Echtzeit Einblicke in den Status von Bestellungen, Inventar und Lieferantenleistung. Dies stellt sicher, dass Sie Probleme proaktiv identifizieren und lösen können, bevor sie sich auf Ihren Betrieb auswirken.

Was du erreichen kannst:

• Überwachen Sie den Waren- und Dienstleistungsfluss entlang der Lieferkette in Echtzeit.
• Identifizieren Sie Störungen wie Versandverzögerungen und mindern Sie Risiken proaktiv.
• Optimieren Sie Nachfrageprognosen und Bestandsmanagement, um Überbestände oder Engpässe zu vermeiden.

5. Setzen Sie Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) ein

Durch die Integration von Automatisierung und KI in Ihre Beschaffungsprozesse können Sie manuelle Aufgaben eliminieren, Fehler reduzieren und intelligentere Entscheidungen treffen. KI-Tools analysieren Daten, um die Lieferantenauswahl, das Risikomanagement und die allgemeine Einkaufseffizienz zu verbessern.

Was du erreichen kannst:

• Automatisieren Sie Aufgaben wie Bestellungen, Genehmigungen, Rechnungsstellung und Vertragsanalysen mithilfe von Robotic Process Automation (RPA).
• Nutzen Sie KI, um Datensätze zu analysieren und die Lieferantenauswahl und das Ausgabenmanagement zu optimieren.
• Treffen Sie datengestützte Entscheidungen mit präskriptiven Empfehlungen auf der Grundlage historischer Daten.

6. Setzen Sie Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) ein

Digitale Marktplätze bieten Ihnen Zugang zu einem globalen Pool von Lieferanten, sodass Sie Produkte vergleichen, wettbewerbsfähige Preise aushandeln und Innovationen fördern können. Mithilfe digitaler Marktplätze können Sie die Beschaffungs- und Lieferantenbewertungsprozesse optimieren.

Was du erreichen kannst:

• Vereinfachen Sie die Lieferantensuche und den Produktvergleich, um die Beschaffungsvorlaufzeiten zu verkürzen.
• Erzielen Sie Kosteneinsparungen durch wettbewerbsfähige Angebote.
• Greifen Sie auf ein vielfältiges Lieferantennetzwerk zu, um Innovation und Flexibilität bei der Beschaffung zu fördern.

7. Implementieren Sie mobile Beschaffungslösungen

Mobile Einkaufstools ermöglichen es Ihnen, Arbeitsabläufe zu verwalten, Anfragen zu genehmigen und von überall aus mit Lieferanten zu kommunizieren. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Ihre Beschaffungsaktivitäten reibungslos ablaufen, auch wenn Sie unterwegs sind.

Was du erreichen kannst:

• Erhalten Sie Echtzeitzugriff auf Beschaffungsdaten und Genehmigungen für eine schnellere Entscheidungsfindung.
• Reduzieren Sie Verzögerungen bei Genehmigungen und Auftragserteilungen mit Workflows von unterwegs.
• Verbessern Sie die Produktivität, indem Sie jederzeit und überall kommunizieren können.

8. Führen Sie Risikomanagement- und Compliance-Tools ein

Risikomanagement-Tools helfen Ihnen dabei, Lieferantenrisiken proaktiv einzuschätzen, die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen und sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette gegen Störungen gewappnet bleibt.

Was du erreichen kannst:

• Identifizieren und mindern Sie lieferantenbezogene Risiken wie finanzielle Instabilität und Nichteinhaltung von Vorschriften.
• Automatisieren Sie Konformitätsprüfungen, um Branchenvorschriften zu erfüllen.
• Erhalten Sie Benachrichtigungen über potenzielle Störungen in der Lieferkette und beheben Sie diese schnell.

9. Verwenden Sie Predictive Analytics für Nachfrageprognosen

Mithilfe von Predictive Analytics können Sie die Nachfrage genau vorhersagen, indem Sie historische Daten und externe Trends analysieren. Auf diese Weise können Sie den Bestand optimieren und die Beschaffungsaktivitäten effektiver planen.

Was du erreichen kannst:

• Verwenden Sie KI-gestützte Algorithmen, um Beschaffungsbedürfnisse und Nachfrageschwankungen zu antizipieren.
• Optimieren Sie die Lagerbestände, um Über- oder Unterbestände zu verhindern.
• Verbessern Sie die Budgetplanung und verhandeln Sie bessere Konditionen mit Lieferanten.

10. Setzen Sie sich für kontinuierliche Verbesserung und digitale Transformation ein

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und der digitalen Transformation fördern. Die regelmäßige Bewertung und Optimierung Ihrer Prozesse kann die Effizienz steigern und langfristige Innovationen vorantreiben.

Was du erreichen kannst:

• Optimieren Sie kontinuierlich die Beschaffungsabläufe, um sich an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen.
• Fördern Sie die Einführung neuer Tools und Technologien zur Steigerung der Produktivität.
• Richten Sie Ihre Beschaffungsziele auf umfassendere Geschäftsziele aus.

Durch die Implementierung dieser Strategien können Sie Ihre Beschaffungsabläufe modernisieren, die Transparenz verbessern und eine Beschaffungsfunktion einrichten, die Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bietet.

Jetzt, da wir die Strategien kennen, können wir mehr über die neuen Trends in der digitalen Beschaffung verstehen.

Neue Trends in der digitalen Beschaffung

Digitale Beschaffungstechnologie entwickelt sich rasant, angetrieben durch technologische Fortschritte und den wachsenden Bedarf an Effizienz, Nachhaltigkeit und Widerstandsfähigkeit der Lieferketten. Hier sind die wichtigsten Trends, die die Zukunft der Beschaffung prägen:

1. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML)

KI und ML revolutionieren die Beschaffung, indem sie Aufgaben automatisieren und intelligentere Entscheidungen ermöglichen.

• Sie helfen Ihnen dabei, Prozesse wie Nachfrageprognosen, Lieferantenrisikobewertung und Ausgabenanalysen zu optimieren.
• KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten verbessern das Benutzererlebnis, indem sie die Kommunikation optimieren und Anfragen in Echtzeit lösen.
• Algorithmen für maschinelles Lernen verbessern kontinuierlich die Beschaffungsstrategien, indem sie vergangene Daten analysieren und zukünftige Trends vorhersagen.

2. Blockchain-Technologie

Blockchain bietet unübertroffene Transparenz und Sicherheit in der Beschaffung und in der Lieferkette.

• Es bietet ein manipulationssicheres Transaktionsbuch, das Betrug reduziert und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet.
• Intelligente Verträge automatisieren und durchsetzen Beschaffungsvereinbarungen, sparen Zeit und reduzieren Fehler.
• Blockchain gewährleistet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit, ethische Beschaffung und Rechenschaftspflicht in der Lieferkette.

3. Nachhaltigkeits- und ESG-Ziele (Umwelt, Soziales, Unternehmensführung)

Nachhaltigkeit wird in der Beschaffung zu einer Top-Priorität und hilft Ihnen, sich auf ökologische und soziale Verantwortung zu konzentrieren.

• Digitale Tools verfolgen die Nachhaltigkeitsleistung der Lieferanten und messen den CO2-Fußabdruck von Beschaffungsaktivitäten.
• Unternehmen legen zunehmend Wert auf die Beschaffung von ethischen und nachhaltigen Lieferanten, um regulatorischen Anforderungen und Verbraucheranforderungen gerecht zu werden.
• Datenanalysen helfen dabei, Beschaffungsstrategien zu optimieren, um sie an den ESG-Zielen auszurichten.

4. Prädiktive und präskriptive Analytik

Die Analytik verlagert sich von deskriptiv (was ist passiert) zu prädiktiven (was passieren wird) und präskriptiv (was als Nächstes zu tun ist).

• Predictive Analytics identifiziert Trends wie Preisschwankungen oder Nachfragespitzen und hilft Ihnen so, proaktive Beschaffungsentscheidungen zu treffen.
• Präskriptive Analysen liefern umsetzbare Empfehlungen, z. B. zur optimalen Lieferantenauswahl oder zu Strategien zur Kosteneinsparung.
• Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, Risiken zu reduzieren und Chancen zu nutzen.

5. Cloud-basierte Plattformen für die Zusammenarbeit

Cloud-Technologie ist von zentraler Bedeutung für die Modernisierung von Beschaffungsprozessen und die Förderung der Zusammenarbeit.

• Cloud-basierte Systeme bieten Ihnen Echtzeitzugriff auf Einkaufsdaten und helfen Ihnen so, bessere Entscheidungen zu treffen und effektiver zu kommunizieren.
• Sie lassen sich nahtlos in Ihre Unternehmenstools integrieren und sorgen so für reibungslose Arbeitsabläufe in Ihren Abteilungen.
• Diese Plattformen verbessern auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten und verbessern die Effizienz und Abstimmung.

6. Integration des Internet der Dinge (IoT)

IoT-Geräte verbessern die Transparenz von Beschaffung und Lieferkette, indem sie Echtzeitdaten bereitstellen.

• Sensoren verfolgen die Versandbedingungen, den Lagerbestand und die Lieferzeiten und reduzieren so Unterbrechungen.
• IoT-fähige Systeme verbessern die Bestandsverwaltung, indem sie genaue Aktualisierungen in Echtzeit bereitstellen.
• Diese Geräte unterstützen die vorausschauende Wartung und helfen Ihnen, Ausfallzeiten zu minimieren und Kosten zu senken.

7. Hyperautomatisierung

Hyperautomation kombiniert KI, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und Analytik, um komplexe Beschaffungsaufgaben zu automatisieren.

• Es macht manuelle Eingriffe in die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement und die Lieferantenbewertung überflüssig.
• Hyperautomatisierung verbessert die Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit, sodass sich die Beschaffungsteams auf strategische Aktivitäten konzentrieren können.

8. Beschaffung als Service (PaaS)

Viele Unternehmen wenden sich an PaaS-Anbieter, um Beschaffungsfunktionen auszulagern.

• Diese Anbieter bieten Fachwissen, fortschrittliche Technologien und Zugang zu umfangreichen Lieferantennetzwerken.
• PaaS-Modelle senken die Kosten, steigern die Effizienz und ermöglichen es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Die Übernahme dieser neuen Trends kann die Beschaffung zu einem strategischen Motor für Wachstum, Widerstandsfähigkeit und Innovation machen. Wenn Unternehmen diesen Trends immer einen Schritt voraus sind, bleiben sie auf einem sich ständig weiterentwickelnden globalen Markt wettbewerbsfähig.

Jetzt werden wir einen kurzen Blick auf die verschiedenen Herausforderungen der digitalen Transformation werfen.

Herausforderungen der digitalen Transformation

Die digitale Transformation eröffnet enorme Chancen für Innovation und Wachstum. Sie bringt jedoch auch erhebliche Herausforderungen mit sich, die angegangen werden müssen, um erfolgreich zu sein.

Hier sind die wichtigsten Herausforderungen, mit denen Sie auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation konfrontiert sein könnten:

1. Fehlen einer Change-Management-Strategie

Ohne einen klaren Change-Management-Plan kann der Widerstand Ihres Teams und Ihrer Stakeholder den Fortschritt verlangsamen oder zum Scheitern bringen. Das Versäumnis, die Ursachen von Widerständen anzugehen oder den Wert der Transformation zu kommunizieren, kann zu Verwirrung, Rückzug und zum Scheitern von Projekten führen.

2. Komplexe Software und Technologie

Unternehmenssoftwarelösungen sind oft komplex und schwierig zu implementieren oder in Ihre bestehenden Systeme zu integrieren. Die Einführung erfolgt nur langsam, wenn Ihr Team diese Tools als einschüchternd oder schwierig zu verwenden empfindet. Es ist leicht, die Zeit und die Ressourcen zu unterschätzen, die zur Bewältigung dieser Herausforderungen erforderlich sind, was Ihr Projekt ins Stocken bringen kann.

3. Förderung der Einführung neuer Tools und Prozesse

Ihr Team dazu zu bringen, sich auf neue Tools und Prozesse einzulassen, kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn es mit den aktuellen Arbeitsmethoden vertraut ist. Widerstand entsteht oft aus Angst vor Veränderungen, mangelnder Schulung oder Skepsis gegenüber dem Wert neuer Technologien. Um dies zu überwinden, sind eine starke Führung und eine klare Kommunikation erforderlich.

4. Kontinuierliche Entwicklung der Kundenbedürfnisse

Die Kundenerwartungen ändern sich ständig — manchmal schneller, als Sie Änderungen umsetzen können. Wenn Sie sich nicht schnell an diese wechselnden Anforderungen anpassen können, sind Ihre Lösungen möglicherweise veraltet, sodass Sie wichtige Chancen verpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

5. Fehlen einer Strategie für die digitale Transformation

Der Einstieg in die digitale Transformation ohne eine klare Strategie oder Roadmap führt oft zu Ressourcenverschwendung, falsch ausgerichteten Bemühungen und unklaren Zielen. Ohne die richtige Anleitung riskieren Sie, den falschen Technologien oder Prozessen Priorität einzuräumen, sodass Ihre Transformation unvollständig oder ineffektiv wird.

6. Mangel an geeigneten IT-Kenntnissen

Die digitale Transformation erfordert qualifizierte IT-Experten für die Verwaltung von Cybersicherheit, Softwareintegration, Datenmigration und Analytik. Wenn Ihrem Team diese Fähigkeiten fehlen, kann es bei Ihrem Projekt zu Verzögerungen oder Rückschlägen kommen. Sie können diese Lücke schließen, indem Sie Ihr Team einstellen, weiterbilden oder an Experten auslagern.

7. Sicherheitsbedenken

Die Umstellung auf Cloud-basierte Systeme und die Konsolidierung von Daten können Ihr Risiko für Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen erhöhen. Wenn Ihre Cybersicherheitsmaßnahmen nicht stark genug sind, riskieren Sie finanzielle Verluste, Betriebsstörungen und Reputationsschäden.

8. Kulturelle Denkweise

Der Widerstand gegen Veränderungen kann ein großes Hindernis sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen über langjährige Prozesse und veraltete Systeme verfügt. Eine Mentalität der „alten Schule“ kann den Fortschritt verlangsamen, da Mitarbeiter und Führungskräfte möglicherweise zögern, Automatisierung und neue Technologien anzunehmen.

9. Isolierte Organisationsstruktur

Schlechte Zusammenarbeit und Kommunikation können zu einem ernsten Hindernis werden, wenn Ihre Abteilungen unabhängig voneinander arbeiten. Isolierte Strukturen verhindern den reibungslosen Daten- und Ideenfluss und untergraben so den Erfolg Ihrer Initiativen zur digitalen Transformation.

Diese Herausforderungen sind real und können den Fortschritt verlangsamen. Das größere Risiko besteht jedoch darin, nichts zu tun. Im heutigen, sich schnell verändernden Geschäftsumfeld laufen Unternehmen, die zögern, sich zu modernisieren, Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten, Wettbewerbsvorteile zu verlieren und Möglichkeiten zur langfristigen Wertschöpfung zu verpassen. Die digitale Transformation ist keine Wahl mehr — sie ist eine Notwendigkeit.

Untersuchungen zeigen, dass allein die digitale Transformation im strategischen Einkauf einen 4- bis 5-mal höheren Geschäftswert generieren kann. Unternehmen, die sich nicht anpassen, haben oft mit Ineffizienzen, isolierten Entscheidungsprozessen und veralteten Prozessen zu kämpfen, die das Wachstum einschränken. Wie Peter Drucker bekanntermaßen sagte: „Die größte Gefahr in turbulenten Zeiten ist nicht die Turbulenz — es besteht darin, mit der Logik von gestern zu handeln.“ Zu lange haben sich Beschaffung und Category Management auf traditionelle Ansätze verlassen, die den heutigen dynamischen Marktbedingungen nicht mehr gerecht werden.

Bei akirolabs sind wir uns dieser Herausforderungen bewusst und bieten mehr als nur eine Plattform — wir bieten ein strukturiertes System, das Einkaufsteams hilft, Hindernisse zu überwinden und ihre Transformation zu beschleunigen. Mit dem richtigen Ansatz wird die digitale Transformation zu einem Katalysator für Effizienz, Agilität und langfristigen Erfolg. Im nächsten Schritt geht es nicht nur darum, Schritt zu halten — es geht darum, voranzugehen.

Wie kann Akirolabs dazu beitragen, die digitale Transformation Ihrer Beschaffungsprozesse zu optimieren?

akirolabs ist eine führende Plattform, die sich auf digitale Beschaffungstechnologien spezialisiert hat und die Beschaffungsabläufe modernisiert und verbessert.

So kann Akirolabs die digitale Transformation Ihrer Beschaffungsprozesse optimieren -

1. KI-gestützte Strategieentwicklung

Akirolabs verwendet künstliche Intelligenz um die Erstellung von Kategorienstrategien zu automatisieren, was Ihnen Zeit spart und manuelle Prozesse überflüssig macht. Die Plattform analysiert Beschaffungsdaten, um Risiken, Chancen und strategische Optionen zu identifizieren und sicherzustellen, dass Ihre Strategien mit den umfassenderen Unternehmenszielen übereinstimmen.

Was du gewinnst:

• Automatisierte Strategieerstellung, die auf Ihre Beschaffungsanforderungen zugeschnitten ist.
• Klare Identifizierung von Chancen und Risiken durch datengestützte Erkenntnisse.
• Richten Sie die Beschaffungsaktivitäten auf Ihre Geschäftsziele aus, um Effizienz und Wert zu steigern.

2. Kollaborativer Beschaffungsworkflow

Mit akirolabs können Sie Silos aufbrechen und die Zusammenarbeit zwischen funktionsübergreifenden Teams in Echtzeit fördern. Der einheitliche Arbeitsbereich der Plattform ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und hilft allen Beteiligten bei der Entscheidungsfindung, insbesondere in komplexen Beschaffungsszenarien, an einem Strang zu ziehen.

Was du gewinnst:

• Optimierte Arbeitsabläufe, die Kommunikation und Transparenz verbessern.
• Visionieren Fähigkeiten zur Abstimmung der Interessengruppen auf die Ziele und Strategien der Beschaffung.
• Bessere Ergebnisse durch kollaborative Strategieumsetzung.

3. Wertverfolgung und Geschäftsberichterstattung

akirolabs hilft Ihnen dabei, den Wert Ihrer Beschaffungsstrategien zu überwachen und zu messen. Es ist Werteverfolgung und Geschäftsberichterstattung Funktionen bieten klare, umsetzbare Erkenntnisse, die den Beitrag des Einkaufs zum Unternehmen belegen.

Was du gewinnst:

• Verfolgung der Einsparungen und des Werts, der durch Beschaffungsinitiativen erzielt wurde, in Echtzeit.
• Umfassende Geschäftsberichte, die den ROI und die Leistungsverbesserungen aufzeigen.
• Datengestützte Erkenntnisse, um die Beschaffung auf die Geschäftsziele der Führungsebene abzustimmen.

4. Prüfung und Visionierung

akirolabs vereinfacht den Auditprozess, indem es die Beschaffungsdaten zentralisiert und die Einhaltung aller Aktivitäten sicherstellt. Es ist Visionieren Mithilfe dieser Tools können Sie klare langfristige Ziele für Ihre Einkaufsfunktion festlegen und gleichzeitig den Fortschritt verfolgen.

Was du gewinnst:

• Durchgängiger Einblick in die Beschaffungsaktivitäten für eine einfache Prüfung.
• Strategische Weitsicht zur Erstellung umsetzbarer, langfristiger Beschaffungspläne.
• Bessere Unternehmensführung und Risikominderung durch transparente Berichterstattung.

5. Marktinformationen und Ausgabenmanagement

Akirolabs hilft dir beim Harness Marktinformationen um Trends immer einen Schritt voraus zu sein und die besten strategischen Möglichkeiten zu identifizieren. Mit fortschrittlichen Tools für das Ausgabenmanagement können Sie die Beschaffungsausgaben analysieren und Budgets optimieren.

Was du gewinnst:

• Zugriff auf Markteinblicke in Echtzeit für intelligentere Beschaffung und Verhandlungen.
• Optimierung der Beschaffungsausgaben zur Maximierung der Kosteneinsparungen.
• Strategische Optionen für eine bessere Entscheidungsfindung auf der Grundlage genauer Datenanalysen.

6. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das Ihre digitale Transformation beginnt, oder ein großes Unternehmen mit einer ausgereiften Beschaffungsfunktion, akirolabs skaliert und passt sich an Ihre Bedürfnisse an. Der modulare Aufbau stellt sicher, dass Sie die Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können.

Was du gewinnst:

• Eine flexible Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst.
• Einfache Integration in bestehende Beschaffungsabläufe.
• Individuell anpassbare Funktionen, die auf Ihre Branche und Ihre Ziele abgestimmt sind.

7. Vereinfachung des Übergangs zur digitalen Beschaffung

Der Übergang von der traditionellen zur digitalen Beschaffung kann eine Herausforderung sein, aber Akirolabs macht ihn reibungslos. Seine benutzerfreundliche Oberfläche, Ausbildung, und Support-Tools helfen Ihnen und Ihrem Team, sich schnell anzupassen.

Was du gewinnst:

• Ein reibungsloser Onboarding-Prozess, der eine schnelle Einführung digitaler Tools gewährleistet.
• Intuitive Arbeitsabläufe, die Lernkurven reduzieren und die Effizienz steigern.
• Kontinuierlicher Support zur Maximierung der Funktionen und Vorteile der Plattform.

Akirolabs bewältigt die zentralen Herausforderungen der Beschaffungstransformation — wie Ineffizienz, mangelnde Zusammenarbeit und Datensilos — und unterstützt Unternehmen dabei, ihre digitalen Einkaufsziele zu erreichen. Seine innovativen Funktionen und sein strategischer Fokus machen es zu einem wertvollen Instrument für jedes Unternehmen, um seine Beschaffungsprozesse zu modernisieren und zu optimieren.

Fazit

Digitale Beschaffungstechnologie ist nicht mehr nur eine betriebliche Notwendigkeit, sondern ein strategischer Wegbereiter für Wachstum, Effizienz und Innovation. Mithilfe von KI-, Automatisierungs- und Datenanalysetechnologien können Unternehmen Beschaffungsprozesse rationalisieren, Kosten senken und belastbare Lieferketten aufbauen, die sich an den Nachhaltigkeits- und Unternehmenszielen orientieren.

Plattformen wie Akirolabs bieten Unternehmen KI-gestützte Strategien, Echtzeitanalysen und kollaborative Workflows. Sie vereinfachen den Übergang zur digitalen Beschaffung und helfen Unternehmen, auf einem sich ständig weiterentwickelnden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Angesichts der zunehmenden Herausforderungen ist die Einführung eines digitalen Einkaufsansatzes für den langfristigen Erfolg unerlässlich.

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Haben Sie sich jemals gefragt, wie Unternehmen ihre Einkäufe verfolgen und reibungslose Transaktionen sicherstellen?

Hier kommen Purchase Orders (POs) ins Spiel.

Egal, ob Sie Käufer oder Verkäufer sind: Wenn Sie wissen, wie eine Bestellung funktioniert, können Sie unerwartete Kosten, fehlende Artikel und Kommunikationsfehler vermeiden.

In diesem Leitfaden erläutern wir, wie eine Bestellung funktioniert, welche Arten von POs es gibt und warum sie sowohl für Käufer als auch für Verkäufer unerlässlich sind. Am Ende werden Sie wissen, wie Sie PoS verwenden können, um Ihren Beschaffungsprozess zu rationalisieren und intelligentere Transaktionen sicherzustellen.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung (PO) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das von einem Käufer erstellt und an einen Verkäufer gesendet wird, um bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu einem vorher festgelegten Preis förmlich anzufordern. Es beschreibt die Einzelheiten des Kaufs und bereitet die Voraussetzungen für einen transparenten und einvernehmlich vereinbarten Umtausch.

Stellen Sie sich eine Bestellung als Ihren „Einkaufswagen“ auf einer E-Commerce-Website vor — sie ist im Wesentlichen eine Liste dessen, was Sie kaufen möchten. Es vermittelt die Absicht des Käufers, eine bestimmte Menge an Waren oder Dienstleistungen vom Lieferanten zu einem vereinbarten Preis zu kaufen.

Sobald der Verkäufer die Bestellung akzeptiert hat, wird sie in einen Vertrag umgewandelt, der die Verpflichtung zwischen beiden Parteien festigt.

Die Rolle der PO bei der Sicherstellung von Engagement und Schutz

Die Bedeutung einer PO liegt in ihrer Fähigkeit, die Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer zu festigen. Eine Bestellung sorgt für Klarheit und gegenseitiges Verständnis, indem sie die Einzelheiten einer Transaktion akribisch detailliert beschreibt. Sobald sie akzeptiert ist, wird sie zu einem rechtlich durchsetzbaren Vertrag, der beide Parteien schützt, indem sie:

• Schutz des Käufers: Eine Bestellung schützt Käufer vor unerwarteten Kostenerhöhungen oder Verzögerungen, indem sie den vereinbarten Preis und die vereinbarten Lieferbedingungen garantiert. Sie hilft auch bei der Haushaltsverwaltung, indem sie Mittel für die beabsichtigte Auftragsvergabe vorsieht und so eine Überschreitung der Ausgaben verhindert.
• Den Verkäufer schützen: Bei einer akzeptierten Bestellung hat der Verkäufer die Zusicherung, dass die Zahlung bei Erfüllung der Bestellung gemäß den vereinbarten Bedingungen erfolgt.
• Streitbeilegung: Bei Unstimmigkeiten dient die PO als zuverlässiger Bezugspunkt, der die vereinbarten Bedingungen klarstellt und die Lösung erleichtert. Es entsteht eine Papierspur, die als Bezugspunkt verwendet werden kann.
• Vermeidung doppelter Bestellungen: POs helfen dabei, doppelte Bestellungen und unerwartete Rechnungen zu vermeiden.
• Rationalisierung von Prozessen: Sie rationalisieren die Beschaffungsprozess und stellen Sie sicher, dass alle Käufe autorisiert sind.

Im Wesentlichen formalisiert die PO den Kaufprozess und ermöglicht so die Verfolgung des Fortschritts und die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien.

Ablauf der Bestellung

Nachdem Sie nun wissen, was eine Bestellung ist, gehen wir Schritt für Schritt durch, wie POs von der Anfrage zur Genehmigung übergehen, um ein nahtloses Einkaufserlebnis zu gewährleisten.

Schritte im Prozess

Der Bestellvorgang kann zwar je nach Größe, Struktur und Ausgabenbedarf eines Unternehmens variieren, aber von der Feststellung des Bedarfs bis zur Zahlung gibt es gemeinsame Schritte:

1. Identifikation/Kaufanforderung benötigen: Eine Abteilung identifiziert einen Bedarf und erstellt eine Bestellanforderung, in der Artikel, Lieferant, Menge und geschätzte Kosten detailliert aufgeführt sind.
2. Zulassung: Die Anforderung wird zur Genehmigung durch die zuständigen Manager und die Buchhaltung weitergeleitet. Die Genehmigung gewährleistet die Übereinstimmung mit Budgets und Richtlinien.
3. Auswahl des Anbieters: Wenn ein Anbieter nicht vorab genehmigt wurde, findet ein Auswahlverfahren (möglicherweise mit Ausschreibungen) statt.
4. PO-Erstellung: Eine Bestellung wird auf der Grundlage der genehmigten Anforderung erstellt, einschließlich Bestellnummer, Daten, Artikeldetails, Preisen und Bedingungen.
5. Ausgabe: Die Bestellung wird an den Lieferanten gesendet, der sich formell zum Kauf verpflichtet.
6. Verbindlicher Vertrag: Nach der Annahme wird die Bestellung zu einem rechtsverbindlichen Vertrag.
7. Lieferung/Quittung: Der Lieferant liefert die Waren oder Dienstleistungen, die dann geprüft werden.
8. Dreiwege-Matching: Die Bestellung, die Rechnung und der Empfangsbericht werden verglichen, um die Richtigkeit sicherzustellen.
9. Bezahlung: Rechnungen werden gemäß den Bestellbedingungen geprüft und bezahlt.
10. PO-Schließung: Die Bestellung ist abgeschlossen und die Transaktion wird als abgeschlossen markiert.

Lesen Sie auch: Den Prozess, die Bedeutung und die Bedeutung des Lieferantenmanagements verstehen.

Arten von Bestellungen

Nicht alle Bestellungen sind gleich. Je nach Situation verwenden Unternehmen unterschiedliche Arten von POs. Lassen Sie uns die wichtigsten Varianten untersuchen und erläutern, wann die einzelnen verwendet werden sollten.

1. Bestellung (SPO)

Eine Standardbestellung (SPO) wird für einmalige Käufe verwendet, wenn der Käufer genau weiß, was er benötigt, einschließlich Menge und Preis. Sobald der Verkäufer die Bestellung akzeptiert hat, muss er die angegebene Bestellung ausführen. Diese eignen sich am besten für einfache, unkomplizierte Einkäufe.

2. Geplante Bestellung (PPO)

Eine geplante Bestellung (PPO) wird verwendet, wenn zukünftige Bedürfnisse vorhergesagt werden, ohne dass alle Details abgeschlossen sind. Es schätzt zukünftige Anforderungen und spezifiziert das Produkt und den allgemeinen Zeitrahmen. Mengen und genaue Liefertermine können später für die Bestandsplanung angepasst werden.

3. Rahmenbestellung (BPO)

Eine Blanket Purchase Order (BPO) gilt für wiederkehrende Käufe bei einem bestimmten Anbieter über einen bestimmten Zeitraum. Sie ermöglicht mehrere Lieferungen zu vorher festgelegten Preisen und legt ein Ausgabenlimit fest. BPOs eignen sich ideal für den laufenden Bedarf wie Bürobedarf, und werden nach Bedarf veröffentlicht.

4. Vertragsbestellung (CPO)

Eine Contract Purchase Order (CPO) legt spezifische Bedingungen für zukünftige Transaktionen fest. Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung, die Preis- und Qualitätsstandards festlegt. Käufe werden dann auf der Grundlage dieses Vertrags getätigt, häufig im Rahmen von Standardbestellungen, wodurch eine einheitliche Preisgestaltung und ein einheitlicher Service gewährleistet werden.

Vorteile der Verwendung von Bestellungen

Warum sollten Sie sich die Mühe machen, Bestellungen zu verwenden? Die Antwort liegt in ihren zahlreichen Vorteilen für Käufer und Verkäufer. Lassen Sie uns die wichtigsten Vorteile aufschlüsseln.

Für Käufer:

• Verbesserte Bestandsverwaltung: PoS ermöglichen es Käufern, Bestellungen effektiv zu verfolgen, um eine pünktliche Lieferung zu gewährleisten und Fehlbestände oder Überbestände zu minimieren. Sie helfen, doppelte Bestellungen und unerwartete Rechnungen zu vermeiden.
• Vorteilhafte Zahlungsbedingungen: PoS können die Aushandlung besserer Zahlungsbedingungen mit Lieferanten erleichtern, den Cashflow optimieren und es Unternehmen ermöglichen, „jetzt zu kaufen, später zu zahlen“.
• Verbesserte Budgetkontrolle: Da POs vor Käufen eine Genehmigung einfordern, tragen sie dazu bei, die Ausgaben im Rahmen der zugewiesenen Budgets zu halten, unbefugte Ausgaben zu verhindern und einen besseren Überblick über die Ausgaben zu bieten.
• Sendungsverfolgung: PoS ermöglichen die Überwachung eingehender Bestellungen, einschließlich der Liefertermine, um sicherzustellen, dass die Lieferungen bei Bedarf ankommen.
• Detaillierter Audit-Trail: POs bieten interne/externe Audits und Compliance-Unterlagen an.
• Präzise Finanzverfolgung: POs ermöglichen die Kostenverfolgung und fundierte Entscheidungsfindung.
• Preisüberwachung: POs helfen dabei, plötzliche Preiserhöhungen zu erkennen und ermöglichen so ein besseres Kostenmanagement.

Für Verkäufer:

• Vereinfachte Inventarverwaltung: POs bieten Verkäufern präzise Bestellprognosen, die eine effiziente Bestandsplanung, reduzierte Lagerkosten und eine optimierte Auftragsabwicklung ermöglichen.
• Rechtliche Sicherheit: Akzeptierte Bestellungen dienen als rechtsverbindliche Verträge, die Verkäufern die Sicherheit bieten, dass sie bei Erfüllung der Bestellung bezahlen und Kredite gewähren können.
• Bessere Kundenbeziehungen: Die Bereitstellung von PoS optimiert die Kommunikation und sorgt für klare Erwartungen, wodurch stärkere und zuverlässigere Kundenbeziehungen gefördert werden.
• Optimierte Kommunikation: POs fördern klare und transparente Interaktionen mit Käufern.
• Detaillierter Audit-Trail: POs erstellen für Audits eine dokumentierte Aufzeichnung jedes Verkaufs.
• Präzise Finanzverfolgung: PoS optimieren Abstimmungen, Prognosen und Berichte.
• Verfolgen Sie Sendungen einfach: POs helfen dabei, Ihre Sendungen mit eindeutigen Bestellnummern zu verfolgen, die die Nachverfolgung Ihrer Sendung erleichtern.
• Spart Zeit: POs sparen Zeit, indem sie Hin und Her überflüssig machen und einen reibungslosen Kaufprozess für beide Parteien gewährleisten.

Eine Bestellung erstellen

Die Erstellung einer PO umfasst mehrere wichtige Schritte, um Genauigkeit, Klarheit und rechtliche Durchsetzbarkeit sicherzustellen. Unabhängig davon, ob Sie spezielle Software oder eine einfache Tabelle verwenden, ist es entscheidend, die wichtigsten Elemente zu berücksichtigen.

Wesentliche Elemente:

Eine umfassende Bestellung enthält in der Regel die folgenden wichtigen Details:

• PO-Nummer: Eine eindeutige Kennung für die einfache Nachverfolgung.
• Datum der Ausgabe: Gibt an, wann die Bestellung erstellt wurde.
• Informationen zum Käufer: Enthält den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des kaufenden Unternehmens.
• Informationen zum Verkäufer: Gibt den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Anbieters an.
• Aufgeschlüsselte Liste: Bietet eine klare Beschreibung jedes Artikels oder jeder bestellten Dienstleistung, einschließlich Menge, Stückpreis und Gesamtkosten.
• Lieferadresse: Gibt an, wohin die Waren geliefert werden sollen.
• Rechnungsadresse: Gibt an, wohin die Rechnung gesendet werden soll.
• Zahlungsbedingungen: Beschreibt den vereinbarten Zahlungsplan und die vereinbarten Zahlungsmethoden.
• Datum der Lieferung: Gibt den voraussichtlichen Liefertermin für die Waren oder Dienstleistungen an.
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Dazu gehören alle spezifischen Bedingungen für den Kauf.

Tools zum Erstellen von POs:

• Software für Bestellungen: Eine spezielle PO-Software bietet automatisierte Workflows, Genehmigungsprozesse, Lieferantenmanagement und Berichtsfunktionen. Dies ist ideal für größere Unternehmen mit komplexen Beschaffungsanforderungen.
• Word- oder Excel-Vorlagen: Für kleinere Unternehmen kann die Verwendung vorgefertigter Vorlagen in Microsoft Word oder Excel eine kostengünstige Lösung sein. Diese Vorlagen können angepasst und für die zukünftige Verwendung gespeichert werden.

POs im Vergleich zu verwandten Dokumenten verstehen

Bestellungen funktionieren nicht isoliert — sie werden oft mit Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten verwechselt. Hier erfahren Sie, wie sie sich vergleichen und wo sie jeweils in die Liste passen Beschaffungsprozess.

Bestellung im Vergleich zu Rechnung

Merkmal

Bestellung

Rechnung

Ersteller

Käufer

Verkäufer

Zweck

Anfrage zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen

Zahlungsaufforderung für Waren oder Dienstleistungen

Zeitlicher Ablauf

Vor der Transaktion

Nach der Bereitstellung von Waren/Dienstleistungen

Schlüsselfunktion

Angebot zum Kauf

Bitte um Zahlung

Bestellung im Vergleich zu Bestellanforderung

Merkmal

Bestellung

Bestellanforderung

Ersteller

Käufer (Einkaufsabteilung)

Interner Mitarbeiter/Abteilung

Zweck

Formelle Bestellung an einen Verkäufer

Interne Kaufanfrage

Geltungsbereich

Extern (an Anbieter gesendet)

Intern

Schlüsselfunktion

Autorisiert einen Kauf

Fordert die Genehmigung für einen möglichen Kauf an

Bestellung im Vergleich zu Kundenauftrag

Merkmal

Bestellung

Verkaufsauftrag

Ersteller

Käufer

Verkäufer

Zweck

Anfrage zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen

Bestätigung der Auftragsannahme

Zeitlicher Ablauf

Vom Käufer gesendet

Erstellt vom Verkäufer nach Erhalt der Bestellung

Schlüsselfunktion

Initiiert den Kaufprozess

Bestätigt und verpflichtet sich zur Ausführung der Bestellung

Automatisierung und Verbesserung des Bestellprozesses

Angesichts des technologischen Fortschritts entfernen sich Unternehmen von manuellen PoS und setzen auf Automatisierung. Schauen wir uns an, wie die Automatisierung die Genauigkeit, Effizienz und das gesamte Beschaffungsmanagement verbessert.

Vorteile der Automatisierung von PoS

• Zeitersparnis: Die Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben und entlastet das Personal für strategische Aktivitäten.
• Reduzierung von Fehlern: Automatisierte Systeme minimieren menschliche Fehler, indem sie die Datenkonsistenz sicherstellen.
• Verfolgung in Echtzeit: Bietet Transparenz in Echtzeit für proaktive Überwachung und schnellere Entscheidungen.
• Kosteneinsparungen: Optimierte Prozesse senken die Kosten und geben Teams mehr Zeit für wichtige Analysen.

Strategien zur Verfolgung und Verbesserung von POs durch Systemintegration

• Integrieren Sie in Buchhaltungssysteme: Die Integration des PO-Systems in die Buchhaltungssoftware optimiert die Rechnungsverarbeitung, automatisiert den Abgleich und gewährleistet eine genaue Finanzberichterstattung.
• Lieferantenportale: Lieferantenportale ermöglichen es Anbietern, Bestellungen einzusehen, Rechnungen einzureichen und den Zahlungsstatus online zu verfolgen, wodurch die Kommunikation verbessert und manuelle Anfragen reduziert werden.
• Leistungskennzahlen: Richten Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) ein, um die Effektivität des Bestellprozesses zu messen, z. B. Bestellzykluszeit, Rechnungsgenauigkeit und Kosteneinsparungen.
• Reguläre Bewertungen: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen des PO-Prozesses durch, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren, bewährte Verfahren umzusetzen und sich an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen.
• Automatisierte Arbeitsabläufe: Implementieren Sie automatisierte Workflows, um Bestellungen zur Genehmigung weiterzuleiten, Rechnungen abzugleichen und Benachrichtigungen auszulösen, um den Prozess zu rationalisieren.
• Mobile Erreichbarkeit: Bieten Sie mobilen Zugriff auf das PO-System, sodass Benutzer Bestellungen von überall aus erstellen, genehmigen und verfolgen können, was die Reaktionsfähigkeit verbessert.
• Automatisierter Dreiwege-Matching: Integrieren Sie Systeme, um den Drei-Wege-Abgleich für die Überprüfung von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferbelegen zu automatisieren und so die Sicherheit zu erhöhen.

Bewährte Methoden im Bestellmanagement

Um die Effektivität von Bestellungen zu maximieren, müssen Unternehmen bestimmte bewährte Verfahren befolgen. Im Folgenden finden Sie einige von Experten unterstützte Strategien zur Verbesserung des PO-Managements und zur Vermeidung häufiger Fallstricke.

• Standardisieren Sie Ihren Prozess: Richten Sie für jeden Kauf einen klaren und wiederholbaren Bestellvorgang ein, einschließlich Richtlinien und erforderlicher Details.
• Evaluieren und verbessern Sie den aktuellen PO-Prozess: Überprüfen Sie das PO-Management, analysieren Sie Herausforderungen und verfolgen und melden Sie Aktivitäten, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.
• Interne und externe Bestätigung erhalten: Teilen Sie die Bedürfnisse mit und bestätigen Sie die Bestelldetails für eine korrekte und pünktliche Lieferung.
• Stellen Sie die Qualität bei der Lieferung sicher: Prüfen Sie die Waren nach Erhalt, notieren Sie Ausnahmen und priorisieren Sie die Qualität während des gesamten Prozesses.
• Ausgaben verfolgen und auswerten: Analysieren Sie Einkaufsdaten, um die Effektivität zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Überwachen Sie die Leistung Ihrer Lieferanten: Bewerten Sie die Lieferantenleistung anhand von KPIs, um Qualität und Zuverlässigkeit sicherzustellen.
• Prognostizierte Nachfrage: Analysieren Sie Daten, um die zukünftige Nachfrage vorherzusagen und die Lagerbestände entsprechend anzupassen.
• Legen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest: Definieren Sie Rollen für alle am Bestellvorgang beteiligten Mitarbeiter, um Fehler und Verzögerungen zu minimieren.
• Optimieren Sie den Genehmigungsprozess: Automatisieren Sie Genehmigungsprozesse, reduzieren Sie Genehmigungsquoten oder delegieren Sie Befugnisse, um Verzögerungen zu minimieren.
• Verwenden Sie die Software zur Auftragsverwaltung: Automatisieren Sie Beschaffungsprozesse mit PO-Software, um Aktivitäten zu zentralisieren und die Nachverfolgung in Echtzeit zu ermöglichen.

Lesen Sie auch: Wichtige KPIs und Metriken für den Einkauf, die 2025 gemessen werden müssen

Fazit

Ein gut verwalteter Bestellprozess bietet einen strukturierten Rahmen für die Beschaffung und gewährleistet eine klare Kommunikation, eine genaue Nachverfolgung und rechtlich einwandfreie Transaktionen.

Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das einfache Vorlagen verwendet, oder ein großes Unternehmen, das ausgefeilte Automatisierungstools nutzt, die Implementierung von Best Practices im PO-Management kann die Effizienz erheblich verbessern, Kosten senken und engere Lieferantenbeziehungen fördern.

Indem Unternehmen die Macht von Bestellungen nutzen und kontinuierlich nach Prozessverbesserungen streben, können sie erheblichen Mehrwert erschließen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Um Ihre Beschaffungsstrategie auf die nächste Stufe zu heben, sollten Sie sich überlegen, wie Akirolabs kann Ihre PO-Prozesse mit KI-gestützter Marktinformation, kollaborativen Workflows und Echtzeit-Dashboards revolutionieren.

Vereinbaren Sie noch heute eine Demo um zu erfahren, wie Akirolabs Ihre Beschaffungsstrategie verändern kann.

Bei der Beschaffung geht es nicht mehr nur um den Kauf von Waren und Dienstleistungen, sie ist zu einem wichtigen Faktor für den Geschäftserfolg geworden. Unternehmen, die einen strategischen Beschaffungsansatz verfolgen, können ihre Kosten um bis zu senken 20%, verbessern Sie die Leistung Ihrer Lieferanten und reduzieren Sie die Risiken in der Lieferkette. Ohne einen klaren Rahmen kann die Beschaffung jedoch komplex, ineffizient und kostspielig werden.

Hier kommt der 7-stufige strategische Beschaffungsprozess ins Spiel. Dieser strukturierte Ansatz hilft Unternehmen dabei, die besten Lieferanten zu identifizieren, effektiv zu verhandeln und die Beschaffungsabläufe zu optimieren.

In diesem Artikel werden wir jeden Schritt aufschlüsseln, von der Erstellung von Kategorieprofilen bis hin zur kontinuierlichen Verbesserung, damit Sie eine leistungsstarke Beschaffungsstrategie entwickeln können, die langfristigen Mehrwert bietet.

Was ist strategisches Sourcing?

Strategische Beschaffung ist ein systematischer und datengesteuerter Beschaffungsansatz, der über den bloßen Kauf von Waren und Dienstleistungen hinausgeht. Es konzentriert sich auf die Optimierung der Kosten, die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und die Reduzierung von Risiken, indem Markttrends analysiert, Lieferanten bewertet und Beschaffungsentscheidungen an langfristigen Geschäftszielen ausgerichtet werden.

Im Gegensatz zur traditionellen Beschaffung, bei der häufig nur die Kostenreduzierung im Vordergrund steht, verfolgt die strategische Beschaffung eine ganzheitliche Sichtweise, bei der Faktoren wie Qualität, Zuverlässigkeit, Nachhaltigkeit und Risikomanagement berücksichtigt werden.

Schritt 1: Profilieren Sie die Kategorie

Bevor Unternehmen sich mit der Lieferantenauswahl befassen, müssen sie ihre Ausgabenmuster und Beschaffungskategorien verstehen.

• Identifizieren und kategorisieren Sie Beschaffungsmöglichkeiten: Ermitteln Sie, welche Waren und Dienstleistungen unverzichtbar sind und wo strategische Beschaffung den größten Mehrwert bringen kann.
• Analysieren Sie Ausgaben und Volumen: Evaluieren Sie Beschaffungsdaten, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren und die Verhandlungsmacht mit Lieferanten zu verbessern.
• Beurteilen Sie den aktuellen Stand von Rohstoffen und Dienstleistungen: Verstehen Sie die interne Nachfrage, Lieferantenabhängigkeiten und historische Einkaufstrends, um einen effektiven Beschaffungsplan zu erstellen.

Durch die Erstellung von Profilen für Beschaffungskategorien legen Unternehmen die Grundlage für bessere Einkaufsentscheidungen und Lieferantenpartnerschaften.

Schritt 2: Angebotsmarktanalyse

Eine gründliche Marktanalyse hilft Unternehmen dabei, Lieferantenoptionen zu bewerten, Risiken einzuschätzen und Möglichkeiten zur Kostenoptimierung zu identifizieren.

• Recherchieren und bewerten Sie potenzielle Lieferanten: Machen Sie sich eingehend mit Markttrends, Lieferantenkapazitäten und wettbewerbsfähigen Preisstrukturen vertraut.
• Verwenden Sie Kraljics Matrix für die Lieferantenbewertung: Kategorisieren Sie Lieferanten auf der Grundlage von Risiko und Rentabilität, um die Einkaufsprioritäten festzulegen.
• Berücksichtigen Sie die Kaufkraft und die Marktpositionierung: Beurteilen Sie Ihre Verhandlungsmacht auf dem Markt, um bessere Konditionen auszuhandeln und Lieferkettenrisiken zu mindern.

Eine gut durchgeführte Marktanalyse stellt sicher, dass Unternehmen Lieferanten auswählen, die sich an langfristigen Beschaffungszielen orientieren.

Schritt 3: Entwickeln Sie eine Beschaffungsstrategie

Mit datengestützten Erkenntnissen aus der Erstellung von Kategorienprofilen und Marktforschung können Unternehmen nun eine effektive Beschaffungsstrategie entwickeln.

• Bestimmen Sie Sourcing-Meilensteine und RFx-Prozesse: Legen Sie klare Ziele für die Beschaffung fest, einschließlich Kostensenkungen, Risikomanagement und Nachhaltigkeit.
• Bewerten Sie die Fähigkeiten und Eignung der Lieferanten: Beurteilen Sie Faktoren wie Finanzstabilität, technologische Fähigkeiten und Skalierbarkeit.
• Erläutern Sie die Geschäftsziele und Lieferantenanforderungen: Passen Sie die Einkaufsziele an die allgemeine Geschäftsstrategie an, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu gewährleisten.

Eine klar definierte Beschaffungsstrategie stellt sicher, dass Unternehmen Lieferanten auswählen, die sowohl unmittelbare als auch langfristige Bedürfnisse erfüllen.

Lesen Sie auch Strategische Sourcing-Strategien: Top-Beispiele und Prozesse

Schritt 4: RFP veröffentlichen und Vorschläge analysieren

Die Phase der Angebotsanfrage (RFP) ist entscheidend für die Auswahl des richtigen Lieferanten auf der Grundlage der wichtigsten Geschäftsanforderungen.

• RFP-Dokumente verwalten und veröffentlichen: Stellen Sie klare, strukturierte Ausschreibungen bereit, in denen die Geschäftsanforderungen, die erwarteten Ergebnisse und die Bewertungskriterien dargelegt werden.
• Lieferantenvorschläge sammeln und analysieren: Vergleichen Sie Angebote auf der Grundlage von Kosten, Qualität, Konformität und Mehrwertdiensten.
• Nutzen Sie das Feedback Ihrer Lieferanten für fundierte Entscheidungen: Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, um Angebote zu verfeinern und die Beschaffungsstrategie zu verbessern.

Ein strukturierter RFP-Prozess stellt sicher, dass Unternehmen Lieferanten auswählen, die das beste Gleichgewicht zwischen Qualität, Kosten und Zuverlässigkeit bieten.

Schritt 5: Lieferanten verhandeln und auswählen

Sobald die Lieferantenvorschläge geprüft wurden, müssen Unternehmen die Bedingungen aushandeln und die Vereinbarungen abschließen.

• Führen Sie umfassende Verhandlungen: Decken Sie wichtige Aspekte wie Preisgestaltung, Serviceniveau, Lieferfristen und Vertragsflexibilität ab.
• Arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen: Binden Sie die Teams für Beschaffung, Finanzen und Betrieb ein, um Lieferanten auszuwählen, die den Unternehmenszielen entsprechen.
• Lieferanten auf der Grundlage der Verhandlungsergebnisse in die engere Wahl ziehen: Wählen Sie Partner, die Compliance-Anforderungen, Kostenziele und Qualitätsstandards erfüllen.

Die strategische Lieferantenauswahl minimiert Risiken, erhöht die betriebliche Effizienz und sorgt für langfristigen Einkaufserfolg.

Schritt 6: Implementierung und Integration

Die Integration ausgewählter Lieferanten in bestehende Abläufe erfordert eine sorgfältige Ausführung und Zusammenarbeit.

• Sorgen Sie für eine effektive Kommunikation während der Lieferantenintegration: Sorgen Sie für klare Onboarding-Prozesse und stellen Sie wichtige Ansprechpartner her.
• Erleichtern Sie die erfolgreiche Umsetzung von Lieferantenvereinbarungen: Überwachen Sie die Leistung in der Anfangsphase, um Probleme proaktiv anzugehen.
• Lieferanten in den regulären Geschäftsbetrieb und in Besprechungen einbeziehen: Etablieren Sie eine langfristige Zusammenarbeit, indem Sie Lieferanten in strategische Diskussionen einbeziehen.

Eine reibungslose Umsetzungsphase stärkt die Lieferantenbeziehungen und stellt sicher, dass die Einkaufsziele effizient erreicht werden.

Schritt 7: Benchmarking und kontinuierliche Verbesserung

Die Beschaffung ist kein einmaliger Prozess und erfordert eine kontinuierliche Bewertung und Optimierung.

• Bewerten Sie regelmäßig die Lieferantenleistung anhand von KPIs: Verfolgen Sie Faktoren wie Kosteneinsparungen, Liefergenauigkeit und Einhaltung der Vorschriften.
• Optimieren Sie Strategien für eine effiziente Beschaffung: Verwenden Sie Datenanalysen, um Beschaffungsprozesse zu verfeinern und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
• Identifizieren Sie Verbesserungen und gehen Sie proaktiv auf Leistungsprobleme ein: Förderung einer offenen Kommunikation mit Lieferanten zur Verbesserung der Servicequalität.

Kontinuierliches Benchmarking stellt sicher, dass Unternehmen wettbewerbsfähig, anpassungsfähig und widerstandsfähig in ihrem Sourcing-Ansatz bleiben.

akirolabs: Verbesserung Ihres strategischen Beschaffungsprozesses

Akirolabs Verwandeln Sie die Beschaffung in eine strategische Funktion, optimieren Sie Ihre Prozesse und richten Sie Einkaufsentscheidungen an den Zielen Ihres Unternehmens aus. Diese KI-gestützte Plattform vereinfacht die Beschaffung, ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und bietet die Einblicke, die Sie für intelligentere und schnellere Entscheidungen benötigen.

So verbessert Akirolabs Ihren strategischen Beschaffungsprozess:

• KI-gestützte Marktinformationen: Entdecken Sie versteckte Möglichkeiten und treffen Sie datengestützte Entscheidungen mit unserem fortschrittlichen Webcrawling, unserer Datenanalyse und AkiroAssist, Ihrem strategischen Co-Piloten.
• Szenario-Modellierung: Evaluieren Sie mehrere Beschaffungsszenarien, um die Kosten zu optimieren, die Qualität auszugleichen und Risiken zu minimieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Strategien zukunftsorientiert und belastbar sind.
• Kollaborativer Arbeitsablauf: Sorgen Sie mit unseren intuitiven Arbeitsabläufen und robusten Umfragetools für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Stakeholdern in Ihrem gesamten Unternehmen und stimmen Sie Ihre Beschaffungsstrategien auf die Unternehmensziele ab.
• Beschaffung mit Zweck: Integrieren Sie ein umfassendes ESG-Framework, um die Nachhaltigkeitsleistung zu verfolgen und Ihre Kategoriestrategien an den umfassenderen ESG-Zielen Ihres Unternehmens auszurichten.
• Zentraler Hub: akirolabs zentralisiert alle Plan-to-Strategie-Prozesse für die strategische Beschaffung und das Category Management.
• Abstimmung der Interessengruppen: Die Plattform fördert eine nahtlose Teamarbeit und Abstimmung, indem sie alle relevanten Interessengruppen einbezieht.
• Transparenz und Einhaltung der Vorschriften: Die Plattform erleichtert die Nachverfolgung von Entscheidungen und gewährleistet Transparenz und Compliance.
• Datengestützte Entscheidungen: Greifen Sie an einem zentralen Ort auf Ausgabendaten zu und nutzen Sie sie, die sich nahtlos in Ihr bevorzugtes Ausgabenanalysetool integrieren lassen.
• Umsetzbare Strategien: Erstellen Sie klare Lieferantenstrategien, verfolgen Sie Fortschritte und treffen Sie intelligentere Entscheidungen, die Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten.
• Proaktives Risikomanagement: Planen Sie potenzielle Risiken ein und machen Sie Ihren Betrieb mit Funktionen zur Szenariomodellierung zukunftssicher.
• Messbarer Wert: Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Initiativen, messen Sie die Ergebnisse und stellen Sie sicher, dass Ihre Beschaffungsstrategie Ihre Geschäfts- und Nachhaltigkeitsziele unterstützt.

Mit Akirolabs, können Sie die Plattform an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und so eine reibungslose Integration und optimale Leistung gewährleisten.

Fazit

Die Implementierung eines 7-stufigen strategischen Beschaffungsprozesses ist für Unternehmen unerlässlich, die Kosten senken, die Lieferantenbeziehungen verbessern und Risiken mindern möchten. Der Erfolg bei der Beschaffung endet jedoch nicht bei der Umsetzung, sondern erfordert kontinuierliche Verbesserung, Technologieintegration und datengestützte Entscheidungsfindung.

Um die Nase vorn zu haben, müssen Unternehmen regelmäßig die Leistung ihrer Lieferanten vergleichen, Beschaffungsstrategien optimieren und Technologien nutzen, um die Effizienz zu steigern. Durch die Integration KI-gesteuerter Beschaffungsplattformen wie Akirolabs können Unternehmen ihre Beschaffungsabläufe rationalisieren, neue Möglichkeiten zur Kosteneinsparung erschließen und stärkere, widerstandsfähigere Lieferketten aufbauen.

Sind Sie bereit, Ihre Sourcing-Strategie zu revolutionieren? Buchen Sie noch heute eine Demo um die Beschaffung zu rationalisieren, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern und Einsparungen zu maximieren.

In der Geschäftswelt, in der jeder Dollar zählt, kann die Beherrschung des Beschaffungsprozesses ein entscheidender Faktor sein.

Im Mittelpunkt dieses Prozesses steht die Angebotsanfrage (RFQ) — Ihr Ticket, um wettbewerbsfähige Angebote von Lieferanten für die Waren und Dienstleistungen zu erhalten, die Ihr Unternehmen benötigt.

Eine effektive Angebotsanfrage sichert jedoch nicht nur den besten Preis. Sie baut starke Partnerschaften mit Anbietern auf und bereitet die Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte.

Aber seien wir ehrlich: Das Navigieren im Angebotsanforderungsprozess kann sich wie ein entmutigendes Labyrinth anfühlen. Angesichts der komplexen Dokumentation und der Notwendigkeit, sich zwischen verschiedenen Interessengruppen abzustimmen, ist es leicht, überfordert zu werden.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die einzelnen Schritte zur Erstellung eines effektiven Angebotsanforderungsprozesses und geben Ihnen Einblicke, um ihn reibungsloser und effizienter zu gestalten.

Was ist eine Angebotsanfrage (RFQ)?

Eine Angebotsanfrage (RFQ), manchmal auch als Ausschreibung (IFB) bezeichnet, ist ein formelles Dokument, das Unternehmen verwenden, um Preisangebote von Lieferanten für bestimmte Aufgaben oder Projekte einzuholen.

Angebotsanfragen sind bei der Beschaffung von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Unternehmen, die eine konsistente Versorgung mit Standardprodukten benötigen. Sie können unabhängig voneinander oder als Teil eines umfassenderen Ausschreibungsverfahrens (RFP) ausgestellt werden.

Eine Angebotsanfrage dient Käufern als strukturiertes Mittel, um detaillierte Preisinformationen und Konditionen von potenziellen Anbietern einzuholen. Durch die Standardisierung der angeforderten Informationen erleichtern Angebotsanfragen den Vergleich von Angeboten, sodass Unternehmen fundierte Kaufentscheidungen treffen können.

Eine gut ausgearbeitete Angebotsanfrage erfasst wichtige Details wie:

• Kosten für Lieferanten
• Zahlungsbedingungen
• Spezifikationen des Produkts

Arten von RFQs

Das Verständnis der Arten von Angebotsanfragen kann Unternehmen dabei helfen, den effektivsten Ansatz für ihre Beschaffungsanforderungen zu wählen. Zu den vier Haupttypen gehören:

1. Angebot öffnen

Alle qualifizierten Anbieter können Angebote einreichen, wodurch der Wettbewerb gefördert wird, da die Anbieter ihre Preise bis zum Angebotsschluss an die Angebote der Wettbewerber anpassen können.

• Profi: Ein verstärkter Wettbewerb kann zu niedrigeren Preisen führen.
• Nachteil: Es kann das Risiko von Absprachen zwischen Anbietern bestehen.

2. Versiegeltes Gebot

Die Antworten der Anbieter bleiben vertraulich, bis alle Einreichungen eingegangen sind, um eine faire Auswahl zu gewährleisten.

• Profi: Minimiert unangemessenen Einfluss und fördert die Transparenz.
• Nachteil: Mangelnde Sichtbarkeit kann zu weniger wettbewerbsfähigen Preisen führen.

3. Eingeladenes Angebot

Nur ausgewählte Anbieter werden aufgefordert, Angebote einzureichen, was häufig auf bestehenden Beziehungen basiert.

• Profi: Rationalisiert den Beschaffungsprozess mit vertrauenswürdigen Lieferanten.
• Nachteil: Schränkt den Wettbewerb ein, was möglicherweise zu höheren Kosten führt.

4. Umgekehrte Auktion

Anbieter konkurrieren, indem sie in einer dynamischen Online-Umgebung zunehmend niedrigere Angebote einreichen.

• Profi: Effizient und kostengünstig, bietet sofortigen Einblick in die Marktpreise.
• Nachteil: Wenn Sie sich auf den Preis konzentrieren, werden möglicherweise wichtige Faktoren wie Qualität und Service übersehen.

RFQ gegen RFP

Sowohl Angebotsanfragen als auch Angebotsanfragen sind zwar wichtige Instrumente in der Beschaffung, dienen aber unterschiedlichen Zwecken:

Merkmal

RFQ (Angebotsanfrage)

RFP (Angebotsanfrage)

Zweck

Um Preisinformationen für bestimmte Waren/Dienstleistungen zu sammeln

Um detaillierte Vorschläge zur Lösung eines allgemeinen Bedarfs einzuholen

Art des Produkts/der Dienstleistung

Standardisierte, klar definierte Produkte oder Dienstleistungen

Komplexe, kreative oder maßgeschneiderte Lösungen

Schwerpunkt des Dokuments

Spezifische Anforderungen und Preise

Geschäftsanforderungen, Ziele und mögliche Lösungen

Kriterien für die Auswahl

Hauptsächlich Kosten

Mehrere Kriterien, einschließlich Effektivität, Kosten und ROI

Formatieren

Vorlagen- oder Tabellenformat mit Einzelposten

Prosaformat, das Flexibilität bei den Antworten der Anbieter ermöglicht

Antworten des Anbieters

Detaillierte Preisinformationen und Bedingungen

Umfassende Vorschläge für die Feinheiten des Projekts

Anwendungsfälle

Direkte Käufe, einfache Beschaffungsbedürfnisse

Langfristige Projekte, die eine detaillierte Lieferantenbewertung erfordern

Warum sollten Sie eine Angebotsanfrage verwenden?

Die Verwendung einer Angebotsanfrage bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen effizient beschaffen möchten. Hier sind einige wichtige Gründe, die die Implementierung eines Angebotsanforderungsprozesses in Betracht ziehen sollten:

• Optimierter Beschaffungsprozess: Eine Angebotsanfrage hilft dabei, den Beschaffungsprozess abzuschließen, indem Ihre Bedürfnisse und Erwartungen klar definiert werden. Diese Klarheit stellt sicher, dass die Lieferanten Ihre Anforderungen verstehen, was reibungslosere Interaktionen ermöglicht und Missverständnisse reduziert.
• Kostenfokus: Angebotsanfragen sind so konzipiert, dass sie die bestmöglichen Preise für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen sicherstellen. Sie sind besonders wirksam, wenn:
  • Sie haben eine Liste qualifizierter Anbieter.
  • Sie wissen genau, was Sie kaufen möchten.
  • Der Preis ist das Hauptkriterium für die Auswahl.
  • Sie planen, in großen Mengen zu kaufen.
  • Die Produkte müssen nicht angepasst werden.
  • Zusätzliche Dienstleistungen oder Wartungsarbeiten sind nicht erforderlich.

Beispielsweise kann die Verwendung einer Angebotsanfrage für Wartungs-, Reparatur- und Betriebsbestände (MRO) zu erheblichen Einsparungen führen.

• Einfacher Vergleich von Zitaten: Das standardisierte RFQ-Format ermöglicht unkomplizierte Angebotsvergleiche von Anbietern. Da Lieferanten aufgefordert werden, detaillierte Preisinformationen, einschließlich der Einzelkosten in einer Preistabelle, einzureichen, können Unternehmen leicht beurteilen, welcher Anbieter das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
• Präqualifizierte Lieferantenbeziehungen: Angebotsanfragen sind besonders nützlich, wenn Sie bereits eine vorqualifizierte Lieferantenliste haben. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nur Angebote von seriösen Anbietern einholen, die Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen können.
• Vorteile des Großeinkaufs: Wenn Unternehmen in großen Mengen einkaufen, können Unternehmen mithilfe von Angebotsanfragen bessere Preise auf der Grundlage größerer Bestellmengen aushandeln. Dies kann im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
• Klarheit der Spezifikationen: Eine Angebotsanfrage dient als unkompliziertes Vorbestellungsformular, das die Produktspezifikationen klar definiert — vom Stil über die Größe bis hin zum Design. Dieser Detaillierungsgrad hilft Anbietern, genau zu verstehen, was erforderlich ist, und ermöglicht es ihnen, genaue Angebote zu unterbreiten.
• Effiziente Entscheidungsfindung: Unternehmen können schnell fundierte Entscheidungen treffen, indem sie Angebote von mehreren Lieferanten einholen. Der RFQ-Prozess trägt zur Rationalisierung des Beschaffungsmanagements bei, indem er wichtige Daten bereitstellt, die für die Bewertung potenzieller Lieferanten erforderlich sind.

Verbindung zum Category Management

Identifizierung des Bedarfs an Angebotsanfragen in einem strategischen Kontext

Angebotsanfragen spielen eine entscheidende Rolle in der strategischen Beschaffung und im Category Management. Wenn Angebotsanfragen in eine umfassendere Kategoriestrategie integriert werden, können sie als leistungsstarke Tools für Folgendes dienen:

• Marktanalyse: Erfassung von Preisinformationen, um Markttrends zu verstehen.
• Bewertung des Lieferanten: Bewertung der Fähigkeiten und der Wettbewerbsfähigkeit der Lieferanten.
• Kostenoptimierung: Nutzung des Wettbewerbs, um die Preise in etablierten Kategorien zu senken.
• Risikomanagement: Diversifizierung der Lieferantenbasis in kritischen Kategorien.

Die Rolle von RFQ im strategischen Einkauf und im Category Management

Im Zusammenhang mit dem Category Management sind Angebotsanfragen nicht nur Transaktionsinstrumente, sondern strategische Hebel, die:

• Innovation vorantreiben: Ermutigen Sie Lieferanten, neue Lösungen oder Technologien vorzuschlagen.
• Unterstützen Sie Nachhaltigkeitsziele: Schließen Sie Kriterien für ökologische und soziale Verantwortung ein.
• Steigern Sie die Wertschöpfung: Konzentrieren Sie sich auf die Gesamtbetriebskosten und nicht nur auf den Kaufpreis.
• Stärken Sie die Lieferantenbeziehungen: Nutzen Sie Angebotsanfragen als Plattform für offenen Dialog und Zusammenarbeit.

Abstimmung der RFQ-Prozesse auf den Reifegrad des Category Managements

In dem Maße, in dem Unternehmen ihren Category Management-Ansatz weiterentwickelt haben, sollten sich die Prozesse für Angebotsanfragen zu folgenden Punkten weiterentwickeln:

• Werden Sie zielgerichteter: Konzentrieren Sie sich auf Kategorien, in denen Angebotsanfragen den größten strategischen Wert bieten können.
• Integrieren Sie erweiterte Analysen: Nutzen Sie datengestützte Erkenntnisse, um die Strategie für Angebotsanfragen und die Lieferantenauswahl zu unterstützen.
• Unterstützen Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Binden Sie Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen ein, um sicherzustellen, dass die allgemeinen Geschäftsziele eingehalten werden.
• Ermöglichen Sie kontinuierliche Verbesserung: Verwenden Sie die Erkenntnisse aus jedem Angebotsanforderungszyklus, um die Kategorienstrategien zu verfeinern.

Eine schrittweise Anleitung zur Erstellung eines effektiven Angebotsanforderungsprozesses

Die Erstellung eines effektiven Angebotsanforderungsprozesses (RFQ) umfasst mehrere wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass die Beschaffungsanforderungen effizient erfüllt werden. Hier finden Sie eine umfassende Anleitung, die Ihnen hilft, sich durch den Angebotsanforderungsprozess zu bewegen. Er wird mit einem Spiel mit Schlangen und Leitern verglichen, bei dem Sie mit jedem Schritt Ihrem Ziel näher kommen.

1. Vorbereitung des RFQ-Dokuments

Eine gut ausgearbeitete Angebotsanfrage sollte mit einer Einführung in Ihr Unternehmen und einer klaren Bedarfserklärung beginnen. Dieser Rahmen ermöglicht es Lieferanten, ihre Angebote effektiv zu präsentieren, sodass Käufer die beste Lösung auswählen können.

Zu den wichtigsten Komponenten gehören:

• Definition von Produkten oder Dienstleistungen: Spezifizieren Sie detaillierte Anforderungen, einschließlich Qualitätsrichtlinien und Mengen.
• Anforderungen an die Lieferung: Erläutern Sie die Zeitpläne für die Lieferung.
• Zahlungsbedingungen: Geben Sie die Zahlungserwartungen klar an.
• Gebotstypen definieren: Entscheiden Sie sich für die Art des Bietverfahrens — Offenes Gebot, Versiegeltes Gebot, Eingeladenes Gebot oder umgekehrte Auktion.
• Bewertungsmethode: Beschreiben Sie, wie Angebote bewertet werden.
• Vertragsbedingungen: Geben Sie alle erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen an.
• Anforderungen für die Einreichung: Geben Sie klare Anweisungen, wie und wann Angebote einzureichen sind.
• Legen Sie ein Budget und eine Kontaktstelle fest: Legen Sie ein Budget für die Beschaffung fest und benennen Sie eine Kontaktperson für alle Anfragen.

Tipp: Verwenden Sie eine standardisierte Vorlage in einem Format wie Excel, um Angebote einfach vergleichen zu können und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden. Diese Vorbereitung erspart Ihnen später im Prozess Zeit und Frust.

2. Identifizierung und Auswahl von Anbietern

Stellen Sie fest, ob Ihre Angebotsanfrage allen potenziellen Bietern offensteht oder auf eine vorqualifizierte Liste beschränkt ist. Dieser Schritt ist entscheidend für das Risikomanagement:

• Offene oder geschlossene Liste: Offene Ausschreibungen fördern den Wettbewerb, während geschlossene Ausschreibungen den Prozess rationalisieren können.
• Recherchieren Sie nach qualifizierten Anbietern: Führen Sie gründliche Bewertungen potenzieller Lieferanten auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und bisherigen Leistungen durch.
• Risikobeurteilung: Bewerten Sie die finanziellen und betrieblichen Risiken, die mit jedem Anbieter verbunden sind.

3. Die Angebotsanfrage versenden

Die Verteilung der Angebotsanfrage erfordert eine klare Kommunikation:

• Anweisungen zum Ausfüllen: Geben Sie detaillierte Richtlinien für das Ausfüllen der Angebotsanfrage an und legen Sie die Einreichungsfristen fest.
• Klärungsprozess: Ermöglichen Sie den Anbietern, während der Angebotserstellung Fragen zu stellen, und stellen Sie sicher, dass sie über alle erforderlichen Informationen verfügen.
• Automatisierte Lösungen: Erwägen Sie den Einsatz von E-Sourcing-Software, um den Vertrieb zu automatisieren und die Antworten effizient zu verwalten. Dies kann die Kommunikation rationalisieren, insbesondere bei Frage-und-Antwort-Sitzungen.

4. Empfangen und Analysieren von Antworten

Sobald Angebote eingegangen sind, behandeln Sie diese vertraulich:

• Bewährte Methoden für das Öffnen von Geboten: Öffnen Sie alle Angebote sofort nach Ablauf der Einreichungsfrist, um die Transparenz zu gewährleisten.
• Konsistente Bewertung: Verwenden Sie etablierte Kriterien, um Einreichungen fair zu bewerten, und konzentrieren Sie sich dabei auf Preis, Qualität und Einhaltung der Anforderungen. Dokumentieren Sie alle in dieser Phase ergriffenen Maßnahmen.
• Systematisches Tracking: Führen Sie organisierte Aufzeichnungen über alle Antworten, um einen einfachen Vergleich zu ermöglichen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

5. Auswahl des erfolgreichen Lieferanten

Die Auswahl des richtigen Lieferanten erfordert eine sorgfältige Bewertung:

• Effiziente Bewertungsvorlagen: Verwenden Sie Vorlagen, um den Bewertungsprozess zu optimieren. Dies erleichtert den schnellen Vergleich von Anbietern.
• Einhaltung der niedrigsten Preise: Stellen Sie sicher, dass das ausgewählte Angebot alle Kriterien erfüllt und gleichzeitig wettbewerbsfähige Preise bietet. Bei kleineren Verhandlungen kann ein Klärungsprozess erforderlich sein.
• Dokumentation: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über den Bewertungsprozess, einschließlich der Anzahl der Angebote und der an der Entscheidungsfindung beteiligten Ausschussmitglieder.

6. Benachrichtigung aller Teilnehmer

Nach der Auswahl eines Lieferanten:

• Empfehlen Sie erfolglosen Lieferanten: Informieren Sie diejenigen, die nicht ausgewählt wurden, und geben Sie konstruktives Feedback für zukünftige Verbesserungen. Dadurch wird der gute Wille gewahrt und es könnten sich zukünftige Chancen ergeben.
• Beziehungen pflegen: Danke allen Teilnehmern für ihre Bemühungen; positive Beziehungen können für zukünftige Projekte von Vorteil sein.

Verwenden Sie Akirolabs, um die strategische Entscheidungsfindung in Ihrem RFQ-Prozess zu verbessern

Akirolabs bietet unschätzbare Unterstützung bei der Entscheidung, wann und wie Angebotsanfragen strategisch eingesetzt werden sollten:

1. Nutzung der KI-gestützten Strategieerstellung

Die KI-gestützte Plattform von akirolabs unterstützt Einkaufsteams, indem sie prädiktive Analysen verwendet, um den optimalen Zeitpunkt für die Initiierung von Angebotsanfragen zu ermitteln, der sowohl auf den Marktbedingungen als auch auf internen Bedürfnissen basiert. Sie hilft auch dabei, anhand der Merkmale der Kategorie und der Unternehmensziele die effektivste Angebotsart (offene, versiegelte, eingeladene oder umgekehrte Auktion) zu identifizieren.

2. Entwickeln Sie integrierte Strategien

akirolabs hilft dabei, Kategorien- und Lieferantenstrategien im Voraus zu definieren, indem es Informationen wie die Anforderungen der Interessengruppen, Kostenstrukturen und Marktinformationen sammelt und sicherstellt, dass die RFQ-Entscheidungen mit Ihren strategischen Einkaufszielen übereinstimmen.

3. Fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Nutzen Sie kollaborative Tools, um vielfältige Beiträge von Teams aus den Bereichen Finanzen, Forschung und Entwicklung, Marketing und Produktion einzubeziehen, um einen umfassenden Prozess zur Erstellung von Angebotsanfragen zu gewährleisten, der den organisatorischen Anforderungen entspricht.

4. Modellieren Sie strategische Szenarien

akirolabs ermöglicht es Beschaffungsteams, Kompromisse (z. B. Kosten und Nachhaltigkeit) mithilfe von Szenariomodellierungen zu bewerten. Dies hilft bei der Entwicklung von Angebotsanfragen und gewährleistet die Ausrichtung auf die langfristigen Unternehmensziele, sodass fundiertere Entscheidungen auf der Grundlage strategischer Prioritäten getroffen werden können.

5. Optimieren Sie die Genehmigungsabläufe

akirolabs ermöglicht es Beschaffungsteams, die Versionskontrolle zu verwalten und den Genehmigungsprozess zu optimieren. So wird sichergestellt, dass jede Angebotsanfrage vor der Veröffentlichung überprüft und validiert wird. Dies gewährleistet Konsistenz, reduziert Engpässe und beschleunigt den gesamten Angebotszyklus, was zu einer schnelleren Entscheidungsfindung und reibungsloseren Beschaffungsabläufen führt.

Fazit

Ein gut strukturierter Angebotsanforderungsprozess ist mehr als nur eine Beschaffungsformalität — er ist ein strategisches Instrument, das Unternehmen dabei unterstützt, Kosten zu optimieren, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Von der Vorbereitung bis zur Lieferantenauswahl spielt jeder Schritt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung von Effizienz und wertorientierten Ergebnissen.

Akirolabs helfen Sie Einkaufsteams dabei, festzustellen, wann eine Angebotsanfrage der richtige Ansatz ist. Mit KI-gestützten Analysen, Tools für die Zusammenarbeit und Analysen von Geschäftsanforderungen stellt Akirolabs sicher, dass Angebotsanfragen als strategischer Werthebel und nicht nur als Routineprozess genutzt werden.

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